Definición de necesidades

Desarrollo de proveedores ←→ Requisitos de proveedores

Planificación de compras

Solicitud de cotizaciones

Evaluación de cotizaciones

Autorización de compras

Emisión de órdenes de compra

Recepción / Control

No conformidades

Evaluación de proveedores

Cierre de compra
1. Definición de Necesidades
Objetivo:

Identificar qué se necesita comprar para un proyecto específico.

Pasos:

1. Recepción de solicitud interna de requerimiento (por proyecto).

2. Especificar claramente:
o Bienes o servicios
o Cantidad
o Características técnicas
o Tiempo de entrega requerido
o Presupuesto referencial
3. Clasificar el requerimiento según el tipo de proyecto y urgencia.

📌 Resultado: Requerimiento formal con datos completos.

2. Desarrollo de Proveedores
Objetivo:

Contar con un banco de proveedores calificados y alineados con los valores de IES
Internacional.

Pasos:

1. Identificación de proveedores potenciales:

o Investigaciones de mercado
o Ferias
o Recomendaciones
2. Solicitud de información (RFI):
o Carta de presentación
o Catálogos
o Certificaciones (cuando aplique)
3. Creación de lista de proveedores pre-calificados.
4. Registro en base de datos interna.

📌 Resultado: Base de datos de proveedores con perfil completo.

3. Definición de Requisitos para Proveedores
Objetivo:

Establecer condiciones claras para trabajar con los proveedores.

Requisitos clave:

✔ Capacidad técnica
✔ Experiencia comprobable
✔ Certificaciones o estándares (seguridad, calidad, etc.)
✔ Condiciones de entrega
✔ Política de precios
✔ Condiciones de pago
✔ Responsabilidad ambiental y social

📌 Resultado: Documento de requisitos mínimos para proveedores.

4. Planificación de Compras
Objetivo:

Coordinar necesidades de compras con tiempos y flujo de recursos.

Pasos:

1. Revisar cronograma del proyecto.

2. Determinar priorización de compras (urgente / normal).
3. Estimar presupuesto total por compras.
4. Preparar calendario de compras y entregas.
5. Identificar riesgos potenciales en suministro.

📌 Entregable: Plan de compras de proyecto alineado con tiempos de ejecución.

5. Solicitud de Cotizaciones
Objetivo:

Obtener propuestas comerciales de proveedores.

Pasos:

1. Preparar Solicitud de Cotización (RFQ) con especificaciones claras.

2. Enviar a un mínimo de 3 proveedores (cuando sea aplicable).
3. Establecer fecha límite de recepción.
4. Validar recepción y confirmar propuestas completas.

📌 Entregable: Carpeta con cotizaciones recibidas.

6. Evaluación de Cotizaciones
Criterios de evaluación:

✔ Precio
✔ Tiempo de entrega
✔ Calidad técnica
✔ Condiciones de pago
✔ Garantías
✔ Reputación del proveedor

Resultado:

 Selección de proveedor
 Registro de decisión

📌 Entregable: Evaluación comparativa y proveedor seleccionado.

7. Autorización interna
Objetivo:

Garantizar que las compras tengan aprobación formal según presupuesto y políticas.

Pasos:

1. Preparar documento con propuesta de compra.

2. Revisar con el gerente de proyectos / dirección financiera.
3. Obtener firmas o autorizaciones correspondientes.

📌 Entregable: Orden de compra autorizada.

8. Emisión de Órdenes de Compra (PO)
Objetivo:

Formalizar el compromiso de compra con el proveedor.

Contenido mínimo de la PO:

✔ Nombre y datos del proveedor

✔ Descripción de bienes/servicios
✔ Cantidad y precios
✔ Tiempos de entrega
✔ Condiciones de pago
✔ Referencia del proyecto

📌 Entregable: Orden de Compra firmada y enviada.

9. Recepción y Control de Productos / Servicios

Objetivo:

Verificar que lo comprado cumpla especificaciones.

Pasos:

1. Recepción física de productos/servicios.

2. Inspección de calidad:
o Cantidad correcta
o Características técnicas
o Funcionalidad
3. Generación de reporte de recepción.
4. Registro de entrada en inventario / control documental.

📌 Entregable: Acta de recepción conforme o no conforme.

10. Gestión de No Conformidades

Objetivo:

Manejar productos o servicios que no cumplen.

Pasos:

1. Registrar no conformidad:
o ¿Qué no cumple?
o Evidencia
o Impacto
2. Clasificar si es:
o Rechazo
o Reparación
o Ajuste
3. Notificar al proveedor.
4. Seguimiento de acciones correctivas.
5. Cerrar no conformidad cuando se valide solución.

📌 Entregable: Registro de no conformidad con acciones y cierre.

11. Evaluación de Proveedores

Objetivo:

Medir desempeño para futuras decisiones.

Indicadores comunes:

✔ Calidad de entrega
✔ Cumplimiento de tiempos
✔ Flexibilidad y respuesta
✔ Documentación oportuna
✔ Atención a no conformidades

Pasos:

1. Calificar tras cada entrega.

2. Mantener historial de desempeño.
3. Revisar lista de proveedores activos.
4. Generar alertas para proveedores con bajo desempeño.

📌 Entregable: Scorecard / evaluación anual de proveedores.

12. Cierre de Compra y Retroalimentación

Objetivo:
Concluir formalmente el ciclo de compra.

Pasos:

1. Confirmar facturación y pago.

2. Archivar documentación.
3. Revisión posterior con gerencia (lecciones aprendidas).
4. Ajuste de procesos si corresponde.

📌 Entregable: Archivo del ciclo completo y reporte de análisis.

PROCESO INTEGRAL DEL ÁREA DE COMPRAS

Empresa: IES Internacional

Documento maestro del proceso de compras, diseñado para empresas orientadas a
proyectos con presupuestos variables (desde proyectos pequeños hasta proyectos de alta
inversión).

1. DEFININICIÓN DE NECESIDADES DE COMPRA

(DESARROLLO EXTENSO)

1.1 Objetivo Estratégico

Garantizar que toda compra realizada por IES Internacional responda a una necesidad real,
justificada y alineada al alcance técnico, económico y contractual de cada proyecto,
evitando compras innecesarias, sobrecostos, reprocesos y riesgos financieros.

Este paso es la base de todo el proceso de compras. Un error aquí se traduce en

desviaciones de costo, retrasos y conflictos con proveedores y clientes.

1.2 Alcance
Aplica a:

 Todos los proyectos activos y futuros de IES Internacional.

 Compras de bienes, materiales, equipos, servicios técnicos, subcontrataciones y
logística.
 Proyectos con presupuestos desde montos bajos hasta proyectos de alta inversión
(millones de pesos).

1.3 Roles y Responsabilidades

Área de Proyectos / Ingeniería

 Identificar la necesidad real.

 Definir especificaciones técnicas completas.
 Validar compatibilidad con el alcance del proyecto.

Área de Compras

 Revisar claridad y viabilidad de la solicitud.

 Verificar que no existan duplicidades o alternativas.
  Asegurar trazabilidad documental.

Área Financiera / Dirección

 Validar impacto presupuestal.

 Autorizar en función del monto.

1.4 Proceso Paso a Paso Detallado

Paso 1: Identificación de la necesidad

 El responsable del proyecto detecta una necesidad específica.

 Se valida que la necesidad esté dentro del alcance contratado con el cliente.
 Se evalúa si es una compra nueva o una reposición.

Paso 2: Elaboración de Solicitud Interna de Compra (SIC)

La SIC es obligatoria y debe contener como mínimo:

 Nombre del proyecto

 Código del proyecto
 Cliente final
 Responsable solicitante
 Justificación técnica de la compra
 Descripción detallada del bien o servicio
 Cantidad exacta
 Especificaciones técnicas (normas, marcas sugeridas, modelos, tolerancias)
 Fecha requerida en sitio
 Presupuesto estimado o rango
 Impacto en el cronograma si no se compra

Paso 3: Validación inicial por Compras

 Revisión de información completa.

 Validación de que las especificaciones sean claras y medibles.
 Identificación de riesgos de suministro.

Paso 4: Clasificación según criticidad y monto

Compras de bajo monto / baja criticidad:

 Flujo simplificado.
 Menos niveles de autorización.
Compras de alto monto / alta criticidad:

 Análisis técnico detallado.

 Revisión financiera.
 Comité de compras.

1.5 Controles Clave

 Ninguna compra sin SIC aprobada.
 Trazabilidad proyecto–compra–proveedor.
 Registro histórico para auditoría.

1.6 Riesgos Comunes y Mitigación

Riesgo Mitigación

Especificaciones incompletas Checklist técnico obligatorio

Compras fuera de alcance Validación con proyecto

Sobreprecio Planeación temprana

Urgencias no justificadas Clasificación de criticidad

1.7 Entregables
 Solicitud Interna de Compra aprobada
 Registro en sistema de compras

2. DESARROLLO DE PROVEEDORES

2.1 Objetivo
Contar con una base sólida de proveedores confiables, competitivos y alineados a los
valores y requerimientos técnicos de IES Internacional.

2.2 Identificación de proveedores

 1. Investigación de mercado.
2. Referencias de proyectos anteriores.
3. Recomendaciones técnicas.
4. Proveedores locales, nacionales e internacionales.

2.3 Proceso de alta

1. Solicitud de información al proveedor (RFI):
o Datos fiscales
o Portafolio de productos/servicios
o Experiencia comprobable
o Certificaciones (si aplica)
o Capacidad operativa
2. Evaluación documental.
3. Registro en la base de proveedores.

2.4 Clasificación de proveedores

 Estratégicos
 Críticos
 Ocasionales

2.5 Entregables
 Base de datos de proveedores autorizados.

3. DEFINICIÓN DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES

3.1 Objetivo
Establecer reglas claras para garantizar calidad, cumplimiento y transparencia.

3.2 Requisitos mínimos

 Cumplimiento técnico
 Capacidad financiera
 Cumplimiento legal y fiscal
 Compromiso con tiempos de entrega
 Condiciones comerciales claras

3.3 Formalización
 1. Elaboración de documento de requisitos.
2. Aprobación interna.
3. Comunicación a proveedores.

3.4 Entregables
 Documento de Requisitos para Proveedores.

4. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS POR PROYECTO

4.1 Objetivo
Alinear las compras con el cronograma del proyecto y el presupuesto aprobado.

4.2 Pasos
1. Análisis del cronograma del proyecto.
2. Identificación de compras críticas.
3. Definición de fechas clave.
4. Estimación de riesgos de suministro.
5. Elaboración del Plan de Compras del Proyecto.

4.3 Entregables
 Plan de Compras aprobado.

5. SOLICITUD DE COTIZACIONES

5.1 Objetivo
Obtener propuestas comparables y competitivas.

5.2 Proceso
1. Elaboración de RFQ.
2. Envío a proveedores calificados.
3. Recepción y validación de cotizaciones.
5.3 Entregables
 Carpeta de cotizaciones.

6. EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

6.1 Objetivo
Seleccionar la mejor opción técnica y económica.

6.2 Criterios
 Precio
 Calidad
 Tiempo de entrega
 Condiciones comerciales
 Historial del proveedor

6.3 Entregables
 Cuadro comparativo
 Proveedor seleccionado

7. AUTORIZACIÓN DE COMPRA

7.1 Objetivo
Garantizar control financiero y jerárquico.

7.2 Proceso
1. Preparación de propuesta de compra.
2. Revisión presupuestal.
3. Aprobación según nivel de monto.

7.3 Entregables
 Autorización formal.
8. EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA

8.1 Objetivo
Formalizar el compromiso con el proveedor.

8.2 Contenido
 Datos del proveedor
 Descripción detallada
 Precio y condiciones
 Referencia al proyecto

8.3 Entregables
 Orden de Compra emitida.

9. RECEPCIÓN Y CONTROL DE PRODUCTOS /

SERVICIOS

9.1 Objetivo
Verificar cumplimiento técnico y documental.

9.2 Pasos
1. Recepción física.
2. Inspección técnica.
3. Registro documental.

9.3 Entregables
 Acta de recepción.
10. GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES

10.1 Objetivo
Corregir desviaciones sin afectar el proyecto.

10.2 Proceso
1. Registro de no conformidad.
2. Análisis de causa.
3. Acción correctiva.
4. Cierre.

10.3 Entregables
 Registro de no conformidad cerrado.

11. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

11.1 Objetivo
Mejorar continuamente el desempeño del suministro.

11.2 Indicadores
 Calidad
 Tiempo
 Servicio
 Cumplimiento

11.3 Entregables
 Scorecard de proveedor.

12. CIERRE DE COMPRA Y LECCIONES APRENDIDAS

12.1 Objetivo
Cerrar el ciclo y mejorar procesos futuros.

12.2 Proceso
1. Validación de facturación y pago.
2. Archivo documental.
3. Retroalimentación.

12.3 Entregables
 Expediente de compra cerrado.

FIN DEL DOCUMENTO