Informática

Extracurricular

Centro de Política Educativa

.4.
Planilla de cálculo
Informática Extracurricular

Contenido

4.1. Concepto ............................................................................................................ 3

4.1.1. Planilla de cálculo ................................................................................................. 3
4.1.2. Historia .................................................................................................................. 5
4.1.3. Ejemplos ............................................................................................................... 6
4.2. Primeros pasos .................................................................................................. 7
4.2.1. Acceso .................................................................................................................. 7
4.2.2. Pantalla ................................................................................................................. 7
4.2.3. Creación y apertura ............................................................................................... 9
4.2.4. Trabajar con una planilla ....................................................................................... 9
4.2.5. Guardado e impresión ......................................................................................... 10
4.2.6. Configuración de página...................................................................................... 10
4.3. Formato ............................................................................................................ 11
4.3.1. Herramientas de fuente ....................................................................................... 11
4.3.2. Herramientas de alineación ................................................................................. 14
4.3.3. Herramientas de número ..................................................................................... 17
4.4. Edición de grilla ............................................................................................... 20
4.4.1. Buscar y reemplazar ........................................................................................... 20
4.4.2. Copiar y mover .................................................................................................... 21
4.4.3. Eliminar e insertar ............................................................................................... 23
4.5. Fórmulas y funciones ...................................................................................... 25
4.5.1. Fórmulas ............................................................................................................. 25
4.5.2. Funciones ........................................................................................................... 26
4.5.3. Copia de fórmulas ............................................................................................... 30
4.6. Ordenar y filtrar ................................................................................................ 31
4.6.1. Ordenar ............................................................................................................... 31
4.6.2. Filtrar ................................................................................................................... 34
4.7. Gráficos ............................................................................................................ 37
4.7.1. Concepto............................................................................................................. 37
4.7.2. Tipos ................................................................................................................... 39
4.7.3. Gráficos en Excel ................................................................................................ 41
4.8. Inmovilización de paneles ............................................................................... 43
4.8.1. Concepto............................................................................................................. 43
4.8.2. Inmovilización en Excel ....................................................................................... 45
Cuestionario ............................................................................................................ 47
Trabajo práctico ...................................................................................................... 48

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.1. Concepto

4.1.1. Planilla de cálculo

Una planilla de cálculo, hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento

que por su utilidad y practicidad se ha hecho muy popular en los últimos tiempos.
Planilla de cálculo: tipo de documento que permite manipular datos en tablas
compuestas por celdas, normalmente organizadas en una matriz
bidimensional de filas y columnas.
Las columnas son conjuntos verticales de celdas, y se identifican con letras.
Comienzan con la “A” y al llegar a la “Z” pasan a “AA”. Al alcanzar “AZ” pasan a “BA” y así
sucesivamente. Las filas son conjuntos horizontales de celdas, y se identifican con números,
comenzando con el “1”.
Una celda es la intersección entre una columna y una fila. Se identifica por el nombre
de ambas, por ejemplo, la celda ubicada en la columna B y la fila 3 se denomina “B3”. El
número de la fila se escribe pegado al nombre de la columna, sin espacios ni guiones. De
esta manera podemos identificar cualquier celda de la planilla: A1, M22, BF837, RL54285,
etc.
Las celdas son las unidades de información que pueden contener tanto valores fijos
como fórmulas. Los valores fijos pueden ser números, textos y fechas, entre otros. Las
fórmulas son operaciones con valores fijos y/o el contenido de otras celdas.

Esquema de una planilla de cálculo. En este ejemplo, los nombres, precios y cantidades de los
productos son valores fijos, mientras que los montos muestran resultados de fórmulas.

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Por ejemplo, una celda puede contener valores fijos como el número “5”, el texto
“Informática” o la fecha “25 de mayo de 1995”. Y también puede contener fórmulas como
“sumar el contenido de las celdas C3 y C4” o “calcular cuántas letras tiene el texto de la
celda “F12”. En el caso de las fórmulas, la celda mostrará el resultado de la operación.
La cantidad de columnas y filas varía según la planilla de cálculo, y ha ido creciendo
con el tiempo. Actualmente una planilla puede tener más de diez mil columnas y más de un
millón de filas.
Cuando se modifica el contenido de alguna celda, se vuelven a calcular
automáticamente todas las fórmulas que hacen referencia a ella. Es un procedimiento que
se repite tantas veces como sea necesario: cada celda recalculada de esta manera, dispara
el recálculo de todas las fórmulas que hacen referencia a ella, y así hasta que no quede
nada más por volver a calcular. Esta funcionalidad clave se denomina recalculación
automática, y es una de las características principales de una planilla de cálculo.
Otro concepto que surge de este esquema de columnas y filas es el de “rango”. Un
rango es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Se identifica con los nombres de
las celdas de los extremos superior izquierdo e inferior derecho, separados por “:” (dos
puntos). Por ejemplo, C3:E6 es un rango formado por doce celdas, desde la columna C
hasta la E y desde la fila 3 hasta la 6 inclusive.
Cuando las celdas que componen un rango pertenecen a una única fila, se dice que el
rango es horizontal; por ejemplo, C3:E3. Cuando las celdas pertenecen a una única
columna, se dice que el rango es vertical; por ejemplo, C3:C6. También se pueden
referenciar rangos de múltiples columnas y filas.

Ejemplos de rangos de celdas en una planilla de cálculo. A1:A5 es un rango vertical; C2:F2 es
un rango horizontal, y C4:E6 es un rango de múltiples columnas y filas.

Habitualmente, los archivos informáticos generados por programas de planillas de

cálculo se llaman “libros”, y cada libro puede contener varias “hojas”, cada una de las cuales
es una planilla de cálculo. Esto facilita el trabajo cuando tenemos varias grillas, por ejemplo,
una de estudiantes, otra de comisiones y otra de aulas. Al tenerlas a todas integradas en un
mismo archivo, podemos referenciar fácilmente celdas de diferentes planillas, sin necesidad
de invocar a otros archivos.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.1.2. Historia

La primera descripción del concepto de hoja de cálculo data de 1961, para la

simulación de modelos de presupuesto. Recién en 1978 saldría al mercado VisiCalc,
considerada como la primera hoja de cálculo con características modernas.
En 1982 Microsoft lanzó Multiplan, y al año siguiente apareció un clásico: Lotus 1-2-3,
que alcanzaría una gran popularidad a mediados de la década de 1980, contribuyendo en
gran medida a la consolidación de las PC en las oficinas. El nombre 1-2-3 representaba las
tres principales capacidades del producto: planilla de cálculo, gráficos y base de datos.
En 1988 fue lanzado Quattro, considerado como el sucesor de Lotus 1-2-3. De hecho,
su nombre, que significa ‘cuatro’ en italiano, era una referencia a estar “un paso por encima”
de Lotus 1-2-3. En 1990 pasó a llamarse Quattro Pro.
Paralelamente, Microsoft desarrollaba una nueva hoja de cálculo que denominó Excel.
La primera versión fue lanzada en 1985 para las computadoras de Apple y en 1987 para
Windows. A comienzos de la década de 1990 Excel ya era la planilla más popular.
En 2001 apareció OpenOffice, un paquete de software con licencia de código abierto
que incluía la planilla de cálculo Calc. En 2010 desembarcó LibreOffice, también de código
abierto, que incluyó la planilla de cálculo LibreOffice Calc. En 2006 apareció Google
Spreadsheets, una planilla de cálculo online rebautizada en 2012 como Google Sheets.

Cuatro planillas de cálculo históricas. Arriba a la izquierda, VisiCalc (1978) y a la derecha

Microsoft Multiplan (1982); abajo a la izquierda Lotus 1-2-3 (1983) y a la derecha Quattro
(1988) en una versión Pro de la década de 1990.

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4.1.3. Ejemplos

LibreOffice Calc
LibreOffice Calc es la planilla de cálculo de código abierto del paquete de software
LibreOffice. Está publicada bajo licencia que garantiza la libertad de compartir y modificar y
que sea libre para todos sus usuarios.
Calc usa por defecto el formato ODS (Open Document Sheet u hoja de documento
abierto), pero es capaz de abrir y guardar documentos en decenas de otros formatos.

Apache OpenOffice Calc

OpenOffice Calc es una planilla de cálculo multiplataforma que forma parte del
conjunto de aplicaciones Apache OpenOffice, lanzado en 2012 y compatible con Microsoft
Excel.

Microsoft Excel
Excel es la planilla de cálculo de Microsoft, y viene integrado en el paquete ofimático
Microsoft Office. Su formato nativo XLS está ampliamente difundido, habiéndose convertido
en un estándar de facto. La primera versión salió al mercado en 1985.

Google Sheets
Google Sheets es una planilla de cálculo en línea incluida en el paquete de software
gratuito que ofrece Google dentro de su servicio Drive. También está disponible como
aplicación móvil y como herramienta de escritorio. Es compatible con los formatos de
archivo de Microsoft Office.

Google Sheets.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.2. Primeros pasos

Como caso práctico de planilla de cálculo usaremos Microsoft Excel, que viene
integrado en el paquete de oficina Microsoft Office.

Evolución de los íconos de Microsoft Excel.

4.2.1. Acceso

Para acceder a Excel seguimos el mismo procedimiento ya visto con Word: podemos
hacerlo a través del icono verde que mezcla las letras “X” y “L” (que en inglés se pronuncian
“ex-el”), que puede estar en el escritorio y/o en la barra de tareas de Windows.
O bien, a través del Menú Inicio, mediante la ventana de búsqueda o siguiendo el
camino: “Todos los programas”, “Microsoft Office”, “Microsoft Excel”.

4.2.2. Pantalla

Al abrir Microsoft Excel, nos encontramos con la pantalla principal, con las
características de toda ventana dentro del ambiente de Microsoft Windows.
El botón de Office, la cinta de opciones, el zoom y las barras de herramientas de
acceso rápido, de título y de desplazamiento, son idénticos a los ya vistos para Microsoft
Word.
Debajo de la cinta de opciones se encuentra la zona de trabajo, que cuenta con una
barra de fórmulas, la grilla de columnas y filas, las solapas para pasar a las demás hojas del
libro, y las herramientas ya conocidas: barra de desplazamiento y zoom.

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Pantalla de Microsoft Excel 2007.

Pantalla de Microsoft Excel 2016.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.2.3. Creación y apertura

Creación de libros
Para crear un libro de Excel, hay que ir a la solapa “Archivo” (o al botón de Office en
Excel 2007), luego seleccionar “Nuevo” y por último “Libro en blanco”. Es un procedimiento
similar al visto para Word.

Apertura de libros
Para abrir un libro existente, también hay que ir a la solapa “Archivo” (o al botón de
Office en Word 2007) y luego seleccionar “Abrir”. Nos mostrará una ventana donde
podremos buscar y seleccionar el libro que queremos abrir.

4.2.4. Trabajar con una planilla

Para ingresar datos en una celda, la seleccionamos con un clic y ya podemos escribir
en ella. Si la celda ya tiene un dato y queremos editarlo, debemos hacer doble-clic sobre la
celda.
Todo funciona de una manera muy intuitiva, pudiendo seleccionar columnas y filas
haciendo clic sobre sus nombres, y también conjuntos de celdas, filas y columnas
abarcándolos con el mouse.
Para pasar de una planilla a otra dentro del mismo libro, debemos hacer clic sobre la
solapa correspondiente, en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Se puede modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas. Para cambiar el
ancho de una columna, hay que posicionar el puntero del mouse en el borde derecho del
encabezado que tiene la letra que la identifica, y arrastrarlo hacia la derecha para aumentar
el ancho o hacia la izquierda para reducirlo.

Modificación del ancho de una columna.

Para modificar el alto de una fila, se sigue el mismo procedimiento ubicando el puntero
del mouse en el borde inferior del número que la identifica, y arrastrándolo hacia arriba o
hacia abajo.

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4.2.5. Guardado e impresión

Guardado de libros
Para guardar un libro de Excel debemos seguir el mismo procedimiento que para
guardar un documento de Word: ir a la solapa “Archivo” (o al botón de Office en Word 2007)
y luego seleccionar “Guardar”. En Excel 2007 nos mostrará una ventana en la cual nos
pedirá tres datos: dónde guardar el libro, qué nombre le asignamos, y con qué formato lo
queremos guardar. A partir de Excel 2016, primero nos mostrará una ventana con opciones
y las últimas carpetas utilizadas; al hacer clic en “Examinar” abrirá una ventana similar a la
descripta para Excel 2007.
Igual que con los documentos de Word, en la parte superior encontraremos un mini
Explorador de Archivos para indicar dónde queremos guardar el libro. Y más abajo podemos
ingresar el nombre que queremos asignarle al libro y el tipo o formato con el que queremos
guardarlo. La opción tipo de archivo permite seleccionar formatos ajenos a Excel, como PDF
y ODS.

Impresión de libros y planillas

El procedimiento para imprimir un libro es similar al utilizado en Word para imprimir un
documento. Vamos a la solapa “Archivo” (o al botón de Office en Word 2007) y luego
seleccionamos “Imprimir”. Se abrirá la ventana de impresión, que nos permitirá seleccionar
la impresora -si es que hay más de una conectada, como suele ocurrir en las oficinas-, la
cantidad de copias, a una cara o doble faz, y qué parte del libro queremos imprimir: sólo las
celdas seleccionadas, sólo las hojas activas o todo el libro.

4.2.6. Configuración de página

El tamaño de página, su orientación y los márgenes se establecen exactamente igual

que en Microsoft Word.
Hay que tener en cuenta que configurar la hoja de papel representa establecer
limitaciones. Al tener definida una escala y un espacio de trabajo, pasamos a estar limitados
en cuanto a cantidad de columnas y filas por hoja. Por eso, la configuración de página tiene
sentido si la planilla va a ser impresa en algún momento. Si no es el caso, no hace falta
establecer ninguna limitación.

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4.3. Formato

De la misma manera que en Word podemos cambiar la apariencia de un documento,

en Excel también podemos modificar el tipo de letra, el color, la alineación, los bordes y el
formato de cada celda y su contenido.
Algunas de las herramientas más usadas para modificar la apariencia de una planilla
de cálculo son las de “Fuente”, “Alineación” y “Número”, que se encuentren en la solapa
“Inicio” de la cinta de opciones.

Ubicación de las herramientas de fuente, alineación y número.

4.3.1. Herramientas de fuente

Las herramientas de fuente permiten establecer el formato de las letras, números y

símbolos del contenido de cada celda, además de los bordes y el color de fondo de éstas.

Conjunto de herramientas de fuente.

Las herramientas “fuente”, “tamaño”, “negrita”, “cursiva”, “subrayado” y “color de
fuente” son las mismas que en Microsoft Word, por lo que no las describiremos nuevamente.

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Color de relleno
Establece el color de fondo de la celda, funcionando de manera similar a “la
denominada “sombreado” que se encuentra en el conjunto de herramientas de párrafo del
menú “Inicio” de Word.

Bordes
Los bordes son las líneas que rodean a una celda o a un rango de celdas. Desde una
celda en particular hasta la planilla completa, los bordes se pueden configurar para que
tengan diferentes grosores, estilos de línea y colores, o bien que no sean visibles.
Cuando no se definen bordes ni color de relleno, se ven líneas grises muy finas que
dividen las celdas, generando la grilla. Si se establece un color de relleno, estas líneas dejan
de estar visibles.

Arriba, celdas sin color de relleno; abajo, con relleno blanco. A la izquierda: sin bordes; en
el centro: borde grueso negro en el exterior y bordes punteados azules en el interior y a la
derecha: bordes verticales verdes dobles y horizontales rojos discontinuos.

Para añadir bordes a un rango de celdas, primero

se selecciona el mismo y luego vamos a la solapa “Inicio”,
conjunto de herramientas “Fuente” y activamos el menú
desplegable del botón “Bordes”. Nos mostrará un listado
de configuraciones predeterminadas de bordes, por
ejemplo “Sin borde”, “Borde inferior”, “Todos los bordes” o
“Borde exterior grueso”. Podemos seleccionar una de
ellas, o bien vamos a “Más bordes” para configurarlos de
manera manual.
Al hacer clic en “Más bordes”, Excel abre la ventana
de diálogo de formato de celdas, con la solapa “Borde”
seleccionada.
Allí tenemos un sector para configurar la línea del
borde, en cuanto a su estilo (continuo, punteado,
discontinuo, grueso, doble, etc.) y su color. Este último se
selecciona abriendo el menú desplegable.
Una vez que tenemos definida la línea, tenemos
que indicar cómo queremos aplicar ese formato a nuestra
selección de celdas. Para esto tenemos esquemas
preestablecidos: “Ninguno” (quita los bordes existentes),
“Contorno” (lo aplica al perímetro, es decir, a los cuatro
lados exteriores de la selección) e “Interior” (lo aplica a
todos los bordes interiores).

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

También podemos
aplicar el formato de
manera manual, a
través del cuadro que
se muestra en el sector
“Borde”. El recuadro
que se muestra allí
representa el rango de
celdas que tenemos
seleccionado en nuestra
planilla. Los segmentos
exteriores del recuadro
son el perímetro del
rango, y los interiores
representan a todos los
bordes horizontales y
verticales del interior de
nuestra selección de
celdas.
Cuadro de diálogo de bordes.
Por ejemplo, si
hacemos clic en el
segmento horizontal superior, estaremos definiendo el borde de arriba de nuestro rango de
celdas. Y si hacemos clic en el segmento vertical del medio, estaremos definiendo el formato
de todos los bordes verticales del interior de nuestra selección.
Por último, hacemos clic en el botón “Aceptar” y todo lo que definimos en el cuadro de
diálogo será transferido al rango seleccionado en nuestra planilla de cálculo.

A la izquierda, un ejemplo de configuración de bordes en la ventana de diálogo. A la derecha, el

resultado obtenido en nuestra selección de celdas en la planilla de cálculo.

Cuadro de diálogo
Haciendo clic en el botón de cuadro de diálogo, que se encuentra en el extremo
inferior derecho del sector de herramientas de Fuente, se abre la correspondiente ventana
de configuración. Allí tenemos disponibles las mismas herramientas para establecer la
fuente, su tamaño, su color y las demás características, como negrita, cursiva, subrayado,
tachado, subíndice y superíndice. Además, posee una ventana de vista previa, que nos
permite saber cómo se verá el contenido de las celdas seleccionadas, en caso de aplicar la
configuración que estamos definiendo.

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4.3.2. Herramientas de alineación

Las herramientas de alineación permiten combinar celdas, definir la orientación y la

alineación horizontal y vertical de sus contendidos y ajustar éstos al tamaño de las celdas.

Conjunto de herramientas de alineación.

Alineación
De manera similar a la alineación de párrafos en un procesador de texto, el contenido
de una celda también puede alinearse a izquierda, al centro y a la derecha. Pero en el caso
de una planilla de cálculo, la alineación será con respecto a los límites de la celda, en lugar
de los márgenes de la hoja, como ocurre en Word.
Pero además, el contenido de una celda puede alinearse con respecto a los bordes
superior e inferior de la misma. Surgen así dos tipos de alineación: la horizontal, similar a la
de un procesador de texto, y la vertical. Tenemos entonces:
• Alineación horizontal: izquierda, centrada y derecha.
• Alineación vertical: superior, media e inferior.
Ambos tipos de alineación
se pueden combinar, dando
lugar a nueve posibilidades. Por
ejemplo, “horizontal izquierda y
vertical media” u “horizontal
centrada y vertical inferior”.
Algunas alineaciones son
asumidas automáticamente por
Excel según el tipo de datos
que contengan las celdas, por
ejemplo los números tienen Tipos de alineación horizontal y vertical, y sus nueve
alineación a derecha y los combinaciones posibles.
textos a izquierda; no obstante,
esto también se puede modificar.

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Orientación
Con la herramienta orientación se puede cambiar el ángulo del contenido de una
celda. Normalmente éste es de 0º, es decir, el texto se muestra horizontal. Pero se puede
cambiar rotándolo con cualquier ángulo. En particular, un ángulo de 90º (ascendente de
manera vertical) puede ser útil para ahorrar ancho de columna.

Ajustar texto
En ciertas ocasiones, puede ser que el contenido de la celda exceda las dimensiones
de la misma. En el ejemplo de abajo, la celda A1 tiene el texto “Informática Extracurricular”,
que es más largo que el ancho de la columna A. Mientras la celda B1 esté vacía, el
contenido de A1 se mostrará sobre ella sin problemas, como ocurre en el caso de la
izquierda. Pero si B1 no está vacía, como ocurre en el caso del centro, entonces el
contenido de A1 se mostrará truncado. Para solucionar esta situación, podríamos agrandar
el ancho de la columna A hasta que la frase “Informática Extracurricular” se vea completa.
Otra alternativa, sin modificar el ancho de la columna, consiste en aplicar el “ajuste de texto”
a la celda A1, para que muestre su contenido en diferentes renglones como se muestra en
el caso de la derecha.

Efecto de la herramienta ajustar texto.

Sangría
Excel brinda la posibilidad de establecer sangría izquierda dentro de cada celda. Una
forma fácil de hacerlo es a través de los botones de aumentar y disminuir sangría.

Combinar y centrar
En Excel es posible combinar varias celdas, transformándolas en una sola. Puede ser
un rango horizontal, vertical o también de múltiples filas y columnas. Esta funcionalidad
generalmente se usa para que un título sobre una tabla de datos abarque varias columnas.
Para combinar un grupo de celdas contiguas, primero las seleccionamos y luego
hacemos clic en el botón “Combinar y centrar”. Como su nombre lo indica, esta herramienta
no sólo combina las celdas seleccionadas, sino que también aplica alineación horizontal
centrada a su contenido.
Si más de una de las celdas seleccionadas tiene datos, la combinación de celdas
conservará el valor superior izquierdo y eliminará los demás. En ese caso, Excel primero
nos avisará para que confirmemos la operación.

Efecto de la herramienta combinar y centrar.

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Informática Extracurricular

Cuadro de diálogo
A través del cuadro de diálogo del conjunto de herramientas alineación, tenemos
acceso a las mismas funcionalidades de ese grupo, organizadas y presentadas por
sectores:
• Sector “Alineación de
texto”: permite alinear el
contenido de la celda de
manera horizontal y
vertical, y establecer la
sangría.
• Sector “Control de texto”:
permite hacer ajuste de
texto, combinar celdas y
reducir hasta ajustar. En
este caso, “combinar
celdas” sólo combina y no
centra, como sí ocurre con
el botón “combinar y
centrar” presente en la
cinta de opciones. La
opción “reducir hasta
ajustar” reduce el tamaño
de la fuente hasta que el
texto entra en el ancho de
la columna.
• Sector “De derecha a Ventana de diálogo del conjunto de herramientas “Alineación”.
izquierda”: permite definir
el orden de lectura del contenido de la celda. Se usa para lenguajes que se leen de
derecha a izquierda, como el árabe y el hebreo.
• Sector “Orientación”: misma funcionalidad que la disponible en la cinta de opciones, pero
permite establecer el ángulo a mano girando una línea o bien indicando la cantidad de
grados. Desde Excel 2007, la altura de la fila se ajusta automáticamente para adaptarla al
alto generado por el cambio de orientación.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.3.3. Herramientas de número

Dependiendo de lo que representa, un mismo dato contenido en una celda puede

requerir mostrarse de diferentes maneras. Por ejemplo, el número 1970 podría mostrarse de
las siguientes maneras:
• 1970 si es un año, se escribe sin separador de miles.
• 1.970 el número se escribe con separador de miles.
• 1.970,00 en algunos casos se puede definir cierta cantidad de decimales.
• $ 1.970 si es una cantidad de pesos, se escribe con el signo $ y separador de miles.
En todos los casos, el dato contenido en la celda es el mismo: el número 1.970. Lo
que cambia es el modo en que se muestra, según lo que representa.
De la manera análoga, una misma expresión puede significar más de una cosa, por
ejemplo:
• 5/3 fracción “cinco tercios”
• 5/3 fecha “5 de marzo”
• 5/3 el texto “cinco barra tres”
Entonces, también necesitamos poder decirle a Excel qué tipo de dato es lo que
contiene una celda.
Para todo esto Excel ofrece el conjunto de herramientas de número, en la solapa
“Inicio”. En los inicios de las planillas de cálculo se usaban para definir el formato de los
números, y les quedó la denominación. Pero actualmente sirven para definir cualquier
categoría de dato, como fecha, hora o texto.
Como siempre, para aplicar esta herramienta, primero seleccionamos el rango de
celdas y luego procedemos a seleccionar el formato.

Conjunto de herramientas de número.

Formato de número
Esta herramienta muestra opciones de formato de número. Se desplegará un listado
de formatos predefinidos, por ejemplo:
• General: muestra el valor de la celda con su formato por defecto. Si son cifras, lo
interpretará como número, con o sin decimales, según haya o no una coma; si hay alguna
letra o símbolo, lo considerará como texto; etc.
• Número: muestra el valor con dos decimales y sin separador de miles.
• Moneda: similar a número, pero con el signo “$” a la izquierda.

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Informática Extracurricular

• Contabilidad: similar a moneda, pero con los signos “$” alineados a la izquierda.
• Fecha corta: muestra el formato estándar de fecha “dd/mm/aaaa”, por ejemplo
“18/06/2002”.
• Fecha larga: muestra los nombres del día y del mes, por ejemplo: “martes, 18 de junio de
2002”.
• Porcentaje: muestra los números como porcentajes, es decir, lo multiplica por cien y
agrega el símbolo “%” a la derecha. Por ejemplo, el número 0,75 lo muestra como 75%.
• Fracción: interpreta “a/b” como una fracción con numerador “a” y denominador “b”. Las
fracciones impropias (donde a es mayor que b) las muestra como número mixto, es decir,
con la parte entera correspondiente y a continuación la fracción propia (donde a es menor
que b).
• Científica: muestra el valor de la celda en notación científica o coma flotante, por ejemplo:
643.000 6,43E+05 = 6,43 x 105
0,0004 4,00E-04 = 4 x 10−4
• Texto: interpreta el contenido de la celda como texto, aunque posea números. Hay que
tener en cuenta que tomado como texto, “123” es menor que “45”, pero como número es
al revés.

Formato de contabilidad
El botón de formato de contabilidad, identificado con el signo “$”, es una forma corta y
directa de asignar a las celdas seleccionadas el formato contabilidad, descripto más arriba.

Porcentaje
El botón de porcentaje, identificado con el signo “%”, es una forma corta y directa de
asignar a las celdas seleccionadas el formato porcentaje, descripto más arriba.

Separador de miles
Muestra los números con separador de miles. Tengamos en cuenta que nuestro
separador de miles tradicional es el punto (“.”), mientras en otros países, principalmente de
habla inglesa, se usa la coma (“,”). Sin embargo, la norma internacional establece que se
prescinda de esos signos y que la separación se haga mediante espacios en blanco:
• 12.345 “.” (punto) Uso habitual en Argentina, el resto de Sudamérica y Europa.
• 12,345 “,” (coma) Uso habitual en Estados Unidos, Australia, India y Reino Unido.
• 12 345 “ “ (blanco) Uso sugerido por el Sistema Internacional de Unidades.

Aumentar/Disminuir decimales
Estos botones permiten aumentar y disminuir la cantidad de decimales con que se
muestra un número, sin necesidad de ir a la configuración de ese formato.

Cuadro de diálogo
Como en otros grupos de funcionalidades, con el botón ubicado en el ángulo inferior
derecho del conjunto de herramientas de número, tenemos la posibilidad de abrir el cuadro
de diálogo correspondiente.
La ventana nos muestra un sector izquierdo donde podemos seleccionar la categoría
de datos, y un sector derecho donde podemos establecer la configuración de la categoría
seleccionada. Las categorías son las que ya vimos, pero en el cuadro de diálogo tenemos
libertad para hacer configuraciones manuales. Las categorías disponibles son:
• General: no permite ninguna configuración, porque muestra el valor de la celda con su
formato por defecto.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

• Número: permite definir la

cantidad de posiciones
decimales, si se usa o no
separador de miles y el
formato de números
negativos (con signo
menos, con color rojo o
ambos a la vez).
• Moneda: permite definir
la cantidad de posiciones
decimales, el signo de
moneda ($, €, £, ¥, etc.) y
el formato de números
negativos.
• Contabilidad: permite
definir la cantidad de
posiciones decimales y el
signo de moneda.
• Fecha: permite
seleccionar el formato a
través de un listado de Ventana de diálogo de número.
opciones, por ejemplo
“13/09/2004” o “lunes, 13
de septiembre de 2004”.
• Hora: permite seleccionar el formato a través de un listado de opciones, por ejemplo
“14:45” y “2:45 pm”.
• Porcentaje: permite definir la cantidad de posiciones decimales.
• Fracción: permite definir la cantidad de dígitos del numerador y el denominador, o
expresarla redondeando a medios, cuartos, octavos, etc.
• Científica: permite definir la cantidad de posiciones decimales.
• Texto: no permite ninguna configuración, porque trata el contenido de la celda como si
fuese texto, aunque posea números.
• Especial: permite definir formatos especiales, como un código postal.
• Personalizada: permite crear formatos personalizados.

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Informática Extracurricular

4.4. Edición de grilla

Al igual que Word, Excel provee diferentes herramientas para buscar y reemplazar
contendido de celdas, copiar y mover datos, e insertar y eliminar celdas, filas, columnas y
planillas completas.

4.4.1. Buscar y reemplazar

En el conjunto de herramientas “Edición” de la solapa “Inicio” tenemos el botón

“Buscar y seleccionar”, que abre una serie de opciones para, entre otras cosas, buscar y
reemplazar datos en todo un libro o en una hoja en particular. Estas herramientas son
particularmente útiles cuando trabajamos con planillas de cálculo con gran cantidad de
información, donde se dificulta la localización manual de datos.

Buscar
La opción “Buscar”
abre un cuadro de diálogo
que nos permite ingresar el
dato que queremos buscar.
Con el botón “Opciones”
nos muestra u oculta más
parámetros que sirven para
configurar el alcance y la
precisión de la búsqueda:
una ventana para decir si
queremos hacerlo en todo
el libro o sólo en la hoja Cuadro de diálogo de buscar, con opciones desplegadas.
actual, y dos casillas de
verificación para indicar importantes criterios de búsqueda:
• Coincidir mayúsculas y minúsculas: el dato que estamos buscando debe coincidir con el
contenido de la celda considerando mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si hay una
celda que contiene el texto “Informática” y buscamos “info”, lo encontrará sólo si la casilla
está desmarcada. Si está marcada, para que lo encuentre deberíamos buscar “Info”.
• Coincidir con el contenido de toda la celda: el dato que estamos buscando debe ser igual
al contenido completo de la celda. Por ejemplo, si hay una celda que contiene el texto
“Informática” y buscamos “info”, lo encontrará sólo si la casilla está desmarcada. Si está
marcada, para que lo encuentre deberíamos buscar “Informática” o “informática”.
El uso combinado de ambas casillas de verificación otorga una mayor potencia,
flexibilidad y exactitud a las búsquedas.

20
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Reemplazar
“Reemplazar” muestra
un cuadro de diálogo similar
al de “Buscar”, de hecho es
el mismo pero abierto en la
solapa “Reemplazar”. Igual
que en la opción de
búsqueda, posee el espacio
para ingresar lo que
queremos buscar, la
ventana para seleccionar
dónde queremos hacerlo, y
las casillas de verificación Cuadro de diálogo de reemplazar, con opciones desplegadas.
para definir la exactitud.
Lo que agrega es una ventana para ingresar el dato con el cual queremos reemplazar
cada ocurrencia del texto buscado, y los botones para realizar todos los reemplazos
automáticamente, para ir reemplazando de a uno con confirmación en cada caso, para
buscar todas las ocurrencias y para ir buscando de a una.

4.4.2. Copiar y mover

De una manera análoga a Word, en Excel se puede copiar y mover fácilmente el

contenido de las celdas. Básicamente se sigue el mismo procedimiento: copiar y pegar para
la funcionalidad de copia, y cortar y pegar para la de mover. Las diferentes alternativas para
hacerlo, también son similares.
Lo primero es seleccionar la celda, el rango, la columna, la fila, o el conjunto de
columnas o filas que queremos copiar o cortar. Lo hacemos de esta manera:
• Selección de una celda: clic sobre la celda, o ubicarla con las flechas del teclado.
• Selección de rango: abarcándolo con el mouse, es decir, clic en la celda de un vértice, sin
soltar arrastrar hasta el vértice opuesto y soltar.
• Selección de columna: clic en la letra que identifica a la columna.
• Selección de fila: clic en el número que identifica a la fila.
• Selección de varias columnas: abarcándolas con el mouse, es decir, clic en la letra que
identifica a la primera columna, sin soltar arrastrar hasta la última y soltar.
• Selección de varias filas: abarcándolas con el mouse, es decir, clic en el número que
identifica a la primera fila, sin soltar arrastrar hasta la última y soltar.
• Selección de toda la hoja: clic en el botón que se encuentra a la izquierda de la “A” que
identifica a la columna del extremo izquierdo, y arriba del “1” que identifica a la fila del
extremo superior.
Una vez que tenemos seleccionada nuestra celda o conjunto de celdas, podemos
proceder a copiar o cortar.

21
Informática Extracurricular

Copiar
Los métodos para copiar celdas son similares a los
disponibles en el procesador de texto Word para copiar
bloques de texto:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Portapapeles”,
botón “Copiar”.
• Botón derecho sobre cualquiera de las celdas Herramientas portapapeles.
seleccionadas y “Copiar”.
• Tecla Control (Ctrl) y tecla “C”.
La herramienta “copiar formato”, identificada con la escobita y presente en el conjunto
de herramientas “Portapapeles” del menú “Inicio”, permite copiar el formato de una celda a
otras, evitando tener que repetir configuraciones como negrita, cursiva o color. Primero
seleccionamos la celda modelo, hacemos clic en la escobita y, al hacer clic en otra celda, le
transferimos el formato. Para transferir un formato a varias celdas, podemos hacer doble clic
en la escobita y luego un clic en cada celda a la que le queremos copiar el formato de la
celda modelo. Para finalizar, hacemos un clic nuevamente en la escobita.

Cortar
Si lo que queremos es cortar la celda o el conjunto de celdas, porque nuestro objetivo
es moverlas en lugar de copiarlas, los métodos son:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Portapapeles”, botón “Cortar”.
• Botón derecho sobre cualquiera de las celdas seleccionadas y “Cortar”.
• Tecla Control (Ctrl) y tecla “X”.

Pegar
Para pegar lo que hemos copiado o cortado, primero hacemos clic en la celda donde
queremos que aparezca el contenido, y luego procedemos de manera similar a Word:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Portapapeles”, botón “Pegar”.
• Botón derecho y “Pegar”.
• Tecla Control (Ctrl) y tecla “V”.
Hay que tener en cuenta que si lo que pegamos es más de una celda, la celda
seleccionada como destino será la del extremo superior izquierdo del área de pegado.
Una alternativa al copiar/cortar y pegar es arrastrar con el mouse. Al seleccionar una
celda, podemos “capturarla” con el mouse haciendo clic en cualquiera de sus bordes y, sin
soltar el botón del mouse, la
arrastramos hasta otra ubicación
y allí la soltamos. Esta acción
mueve el contenido. Si al
momento de soltar mantenemos
presionada la tecla Control (Ctrl), Esquema de bordes de una celda seleccionada.
la acción será copiar.
También podemos copiar arrastrando la celda desde el pequeño cuadradito negro que
aparece en su extremo inferior derecho, de una celda seleccionada, denominado
“controlador de relleno”.
Para copiar columnas o filas es lo mismo: podemos utilizar el menú, el botón derecho y
también el atajo con la tecla Ctrl.

22
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.4.3. Eliminar e insertar

En Excel se pueden insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas. El

procedimiento es sencillo, pero hay que tener claros algunos conceptos para no cometer
errores que pueden afectar la consistencia de los datos.

Eliminar
Lo primero a tener en cuenta es que “borrar” no es lo mismo que “eliminar” en una
planilla de cálculo. Cuando borramos algo, nos referimos al contenido de las celdas: éstas
siguen existiendo igual que antes, sólo quedaron vacías. En cambio, cuando eliminamos
algo, estamos quitando no sólo el contenido de esas celdas, sino también esa parte de la
estructura de la hoja de cálculo. Es decir, al eliminar borramos contenido y también a las
celdas mismas.
Para borrar el contenido de una celda, un rango, una fila, una columna, conjuntos de
filas o columnas o toda la hoja, simplemente seleccionamos lo que queremos borrar, de la
manera ya vista para la funcionalidad de copiar, y procedemos de una de estas formas:
• Botón “Suprimir” o “Delete” del teclado.
• Botón derecho y “Borrar contenido”.
Para eliminar una celda, un rango, una fila, una columna, conjuntos de filas o
columnas, toda la hoja o una solapa, seleccionamos lo que queremos eliminar y
procedemos de una de estas formas:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Celdas” y opción “Eliminar”.
• Botón derecho y “Eliminar”.
Como una planilla no puede quedar con un “hueco”, algo tendrá que llenar el espacio
que ocupaban las celdas que eliminamos. Si hicimos desaparecer una columna, todas las
columnas que se encuentran a la derecha se moverán un lugar hacia la izquierda para llenar
ese espacio, quedando automáticamente renombradas para que no falte ninguna letra. Por
ejemplo, si eliminamos la columna B, se producirá un corrimiento de modo que la columna C
pasará a ocupar el lugar de la B que eliminamos, la D pasará a ser C, y así sucesivamente.
Lo mismo pasa al eliminar una fila, generándose un corrimiento hacia arriba de las filas
que se encuentran debajo de la que eliminamos.
El mayor cuidado hay que tenerlo si queremos eliminar una celda o conjunto de celdas
que no sea una columna o una fila completa. Al intentar hacerlo, Excel nos preguntará cómo
queremos llenar el “hueco” que generaremos en la hoja, ofreciéndonos opciones:
• Desplazar las celdas de la derecha una columna hacia la izquierda.
• Desplazar las celdas de abajo una fila hacia arriba.
• Eliminar toda la fila donde se encuentra la celda seleccionada.
• Eliminar toda la columna donde se encuentra la celda seleccionada.
Las dos opciones finales son equivalentes a la eliminación de filas y columnas. Pero
las dos primeras opciones implican desplazamientos de datos que pueden afectar la
integridad de la información guardada en la grilla. Supongamos que nuestra hoja de cálculo
es un listado de estudiantes, donde cada columna tiene un dato, por ejemplo nombre, DNI,
carrera y domicilio, y cada fila posee los datos de un estudiante diferente. Si eliminamos una

23
Informática Extracurricular

celda que contenía el DNI de un estudiante, y optamos por desplazar celdas hacia la
izquierda, ese estudiante pasará a tener su carrera en la columna de los DNI, y su domicilio
en la columna de las carreras. Y si optamos por desplazar celdas hacia arriba, la celda que
eliminamos pasará a tener el DNI del siguiente estudiante, y así hasta la última fila que
quedará sin DNI. Por eso la eliminación de celdas sólo debe hacerse si en una hoja hay
diferentes sectores de datos independientes, por lo que los desplazamientos de filas y/o
columnas no afecten la consistencia de los datos.
Para eliminar una solapa, hacemos clic con botón derecho sobre la misma y
seleccionamos “Eliminar”. Dado que esta acción no tiene vuelta atrás, Excel nos advertirá
mediante un mensaje en pantalla, que se eliminará permanentemente la hoja. Confirmamos
la acción y habremos completado la eliminación de la solapa.

Insertar
Para insertar una celda en medio de una hoja de cálculo, hay que abrir un espacio que
requiere el corrimiento de celdas hacia la derecha o hacia abajo, por lo que tenemos el
mismo problema descripto para la eliminación de celdas. Tras seleccionar la celda donde
queremos insertar una nueva, podemos seguir de dos maneras:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Celdas” y opción “Insertar”.
• Botón derecho e “Insertar”.
Igual que en el caso de eliminar celdas, Excel nos preguntará cómo queremos hacer el
corrimiento: hacia la derecha, hacia abajo, toda la fila o toda la columna.
Para insertar una columna, seleccionamos la columna que quedará inmediatamente a
la derecha de la nueva y continuamos con una de estas opciones:
• Menú “Inicio”, conjunto de herramientas “Celdas” y opción “Insertar”.
• Botón derecho y “Eliminar”.
Por ejemplo, si queremos insertar una columna entre la B y la C, tenemos que
seleccionar la C y luego insertar la nueva columna.
Para las filas es el mismo procedimiento: si queremos insertar una fila entre la 5 y la 6,
seleccionamos la 6 y luego insertamos la nueva fila.
Para insertar una nueva hoja al libro, lo hacemos con el botón “Hoja nueva”,
normalmente identificado con un “+” en el sector de solapas que se encuentra abajo y a la
izquierda de la grilla de celdas.

24
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.5. Fórmulas y funciones

4.5.1. Fórmulas

Como se explicó al hablar del concepto de una planilla de cálculo, las celdas pueden
contener tanto valores fijos como fórmulas.
Supongamos que tenemos una celda con el precio unitario de un paquete de yerba,
digamos $ 200, a su derecha otra celda con la cantidad de paquetes que vamos a comprar,
por ejemplo 3, y queremos tener una tercera celda con el total que tendremos que pagar.
Una forma de hacerlo es multiplicar por nuestra cuenta 200 x 3, y escribir el resultado que es
600 en la tercera celda. Pero si hacemos esto, no estamos aprovechando la capacidad de
realizar operaciones matemáticas que tiene una planilla de cálculo.
Para aprovechar esa capacidad de cálculo, podemos hacer que Excel haga la cuenta.
En nuestro ejemplo, tendríamos “200” en la primera celda, “3” en la segunda, y en la tercera
ingresaríamos la cuenta “200 x 3”, para que el cálculo lo haga Excel. Así, la planilla de
cálculo nos mostraría también el número 600, pero ya no sería un número fijo calculado por
nosotros, sino el resultado de una fórmula, ahorrándonos tener que hacer la cuenta por
afuera.
Es mejor que la primera opción, sin embargo, ¿qué pasa si ahora queremos comprar 4
paquetes de yerba en lugar de 3? Deberíamos ir a la celda que tiene la fórmula “200 x 3” y
cambiarla por “200 x 4”. Y esta modificación la tendríamos que hacer cada vez que
cambiemos la cantidad de paquetes, y también cada vez que se modifique el precio unitario
del producto.
Para solucionar esto, en lugar de escribir la fórmula con los valores fijos “200” y “3”,
podríamos armarla haciendo referencia a las celdas donde se encuentran esos números,
por ejemplo, indicándole a Excel: “multiplicá el contenido de la celda donde está el valor
unitario, por el contenido de la celda donde está la cantidad”. Presentada de esta manera, la
fórmula mostrará siempre el total a pagar: si cambiamos el precio unitario y/o la cantidad, la
fórmula volverá a ser calculada por Excel, gracias a la propiedad fundamental de las
planillas de cálculo que vimos al comienzo de la unidad: la recalculación automática.

Al usar fórmulas sin valores fijos, con referencias a los contenidos de otras celdas, no
sólo nos despreocupamos de tener que calcularlas, sino también de tener que modificarlas
si alguno de los valores fijos cambia.
Sólo nos falta poder indicarle a Excel que lo que estamos escribiendo en una celda es
una fórmula y no un valor fijo. “A1 x B1” aparentemente es una fórmula que multiplica el

25
Informática Extracurricular

contenido de A1 por el de B1, pero podría ser también un valor fijo, por ejemplo un código
de producto “a uno equis be uno”. Para que no existan ambigüedades, tenemos que indicar
explícitamente que se trata de una fórmula, y para eso se utiliza el “=” (signo “igual”) a la
izquierda. Entonces, “A1 x B1” es un texto, mientras que “= A1 x B1” es una fórmula.
En los ejemplos anteriores usamos la tradicional “x” para indicar una multiplicación, sin
embargo, en el mundo de las planillas de cálculo se utilizan otros símbolos para representar
a los operadores aritméticos básicos. Éstos son los que se usan en Excel:
+ (signo más) Suma
- (guión medio) Resta
* (asterisco) Multiplicación
/ (barra) División
Estos son algunos ejemplos de fórmulas con operadores aritméticos básicos, y de qué
manera se pueden combinar:
= A1 * 3 Multiplicar el contenido de la celda A1 por el número 3.
= E12 + F4 - U25 Sumar los contenidos de E12 y F4, y al resultado restarle el contenido
de U25.
= E7 - H65 / B3 Primero divide el contenido de H65 por el de B3, y luego le resta el
resultado de esa división al contenido de E7. En este caso hay que
recordar el orden en que se evalúan las operaciones aritméticas:
primero las multiplicaciones y divisiones, y luego las sumas y restas.
= ( E7 - H65 ) / B3 Mismo caso que el anterior, pero con la resta entre paréntesis, forzando
a que se calcule primero, y luego el resultado se divida por el contenido
de B3.
Es posible combinar y repetir números, referencias a celdas y operadores aritméticos
como uno quiera, para armar todo tipo de fórmulas que involucren sumas, restas,
multiplicaciones y divisiones.

4.5.2. Funciones

Con los operadores aritméticos básicos tenemos resuelta buena parte de los cálculos
simples. Pero imaginemos que tenemos que sumar las cantidades que figuran en miles de
líneas de una planilla. Con la fórmula “= A1 + A2 + A3…” la tarea se volvería impracticable.
Y si necesitamos calcular el coseno de un ángulo, la cantidad de letras que tiene una frase,
o qué día de semana fue una determinada fecha, las fórmulas con operadores básicos se
quedan cortas.
Para estos cálculos que van más allá de simples sumas, restas, multiplicaciones y
divisiones, existen las funciones, que son un tipo particular de fórmula predefinida. Las
funciones poseen sintaxis, es decir, una manera específica de ser escritas.

Esquema de sintaxis de una función.

26
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Por ejemplo, las siguientes sumas son equivalentes; la de arriba usa operadores
aritméticos básicos, y la de abajo la función “Suma” con el rango correspondiente:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15+A16+A17+A18
=SUMA(A1:A18)
La cantidad y el tipo de los parámetros depende de lo que haga la función. Por
ejemplo, una función que calcula el coseno debe recibir como parámetro los grados del
ángulo; una función que calcula los n caracteres de la izquierda de un texto deberá recibir el
texto y la cantidad de caracteres que queremos.
Algunas funciones pueden recibir parámetros de diferentes maneras. Por ejemplo, la
función “Suma” puede recibir una cantidad variable de referencias a celdas separadas por
punto y coma, también puede recibir un rango de celdas, o bien una combinación celdas y
rangos. Todos son válidos y en todos los casos la función procederá a sumar los contenidos
de todas las celdas referenciadas, ya sea individualmente o mediante rangos, para mostrar
el resultado.
Para facilitar la inserción de funciones, Excel provee un completo catálogo organizado
por rubros, en la solapa “Fórmulas”.

Solapa “Fórmulas”.
Haciendo clic en cada rubro, como “Financieras” o “Texto”, se despliega el listado de
funciones correspondiente. Desde el mismo, podemos seleccionar la que necesitemos.
También se puede buscar
funciones a través del botón
“Insertar función”. En este caso,
se abrirá una ventana donde
podemos escribir una palabra
para buscar las funciones
relacionadas. Excel mostrará
un listado de resultados, desde
el cual podemos seleccionar la
función que necesitamos.
Dada la gran cantidad de
funciones disponibles en Excel
y en otras planillas de cálculo
actuales, la búsqueda es muy
útil tanto si desconocemos la
existencia de una función que
sirva para una determinada
acción, como si sabemos de su
existencia pero no recordamos Ventana de búsqueda de funciones.
su nombre.

27
Informática Extracurricular

Una vez que

hayamos encontrado
la función que
estábamos buscando,
ya sea por medio de
alguno de los listados
por rubros, o a través
del botón “Insertar
función”, se abrirá una
ventana con los
diferentes parámetros
requeridos, que nos
ayudará a completar Ventana de ayuda con los parámetros de una función.
correctamente el
llamado a la función.
Esto es muy útil porque nos ayuda a respetar la sintaxis de cada función, permitiendo
completar todos los parámetros en el orden establecido. En la imagen de ejemplo hemos
seleccionado la función “Redondear”, y la ventana de ayuda nos indica que tenemos que
definir dos parámetros: el número a redondear y la cantidad de decimales a la que se desea
redondear.
Las funciones se pueden combinar, invocándose unas dentro de otras. A esto se lo
denomina anidamiento de funciones. Ante un primer vistazo puede parecer complicado, pero
conociendo el concepto de función y viendo la sintaxis de cada una, podemos entender lo
que se está haciendo.

Ejemplo de anidamiento de funciones

Existen cientos de funciones en Excel; algunas ampliamente usadas por todos, como
Suma o Redondeo, y otras muy específicas para ciertos campos profesionales. Incluso se
pueden bajar paquetes de funciones para ciertos negocios.
Dependiendo de tu carrera, algunas funciones te pueden resultar familiares y útiles,
mientras que otras probablemente no las uses nunca. A continuación, mencionamos sólo
algunas de las funciones de Excel, por rubros.

Funciones de fecha y hora

• AÑO(f) Devuelve el año de la fecha f. En inglés se denomina “YEAR”.
• DIA(f) Devuelve el día de una fecha f. En inglés se denomina “DAY”.
• FECHA(a;m;d) Devuelve la fecha armada a partir del año a, el mes m y el día
d. En inglés se denomina “DATE”.
• HOY() Devuelve la fecha actual. No requiere parámetros, pero los
paréntesis se escriben igual. En inglés se denomina “TODAY”.
• MES(f) Devuelve el mes de una fecha f. En inglés se denomina
“MONTH”.

28
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Funciones matemáticas y trigonométricas

• COS(n) Devuelve el coseno del ángulo de n grados.
• LN(n) Devuelve el logaritmo natural del número n.
• LOG(n;b) Devuelve el logaritmo en base b del número n.
• LOG10(n) Devuelve el logaritmo en base 10 del número n.
• PI() Devuelve el valor de la constante π (pi). No requiere
parámetros, pero los paréntesis se escriben igual.
• POTENCIA(n;p) Devuelve n elevado a la potencia p. En inglés es “POWER”.
• RAIZ(n) Devuelve la raíz cuadrada de n. En inglés se denomina “SQRT”
por square root, raíz cuadrada.
• REDONDEAR(n,d) Redondea el número n dejándolo con d decimales. En inglés se
denomina “ROUND”.
• SENO(n) Devuelve el seno del ángulo de n grados. En inglés es “SIN”.
• SUMA(rango) Suma todos los números del rango de celdas. En inglés “SUM”.
• TAN(n) Devuelve la tangente del ángulo de n grados.
• TRUNCAR(n) Quita la parte decimal o fraccionaria al número n, dejándolo con
su parte entera. En inglés se denomina “TRUNC”.

Funciones estadísticas
• CONTAR(rango) Cuenta dentro del rango la cantidad de celdas que contienen
números. En inglés se denomina “COUNT”.
• DESVESTA(rango) Desviación estándar del rango. En inglés es “STDEVA”.
• GAUSS(n) Devuelve un 0.5 menos que la distribución acumulativa normal
estándar a partir del número n.
• MAX(rango) Devuelve el valor máximo del rango.
• MIN(rango) Devuelve el valor mínimo del rango.
• PROMEDIO(rango) Devuelve el promedio del rango. En inglés es “AVERAGE”.
• VARA(rango) Calcula la varianza del rango.

Funciones de texto
• CONCATENAR(t1;t2;…) Une los textos t1, t2, etc. en uno solo. En inglés se denomina
“CONCATENATE”.
• DERECHA(t;n) Devuelve los n caracteres de la derecha del texto t. En inglés
se denomina “RIGHT”.
• IZQUIERDA(t;n) Devuelve los n caracteres de la izquierda del texto t. En inglés
se denomina “LEFT”.
• LARGO(t) Devuelve la cantidad de caracteres del texto t. En inglés se
denomina “LEN”.
• MAYUSC(t) Convierte el texto t a mayúsculas. En inglés es “UPPER”.
• MINUSC(t) Convierte el texto t a minúsculas. En inglés es “LOWER”.

Funciones financieras
• PAGO(t;n;v) Devuelve el pago de un préstamo, donde t es la tasa, n es la
cantidad de pagos y v es el valor actual. En inglés es “PMT”.
• TASA(n;p;v) Devuelve la tasa de interés, donde n es el número de períodos,
p es el pago y v es el valor actual. En inglés es “RATE”.
• [Link](t;p) Devuelve la tasa de interés nominal anual, donde t es la tasa
efectiva y p el número de períodos. En inglés es “NOMINAL”.
• TIR(v1;v2...) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para los
valores v1, v2, etc. En inglés se denomina “IRR”.

29
Informática Extracurricular

Suma
Siendo una de las funciones más usadas,
“Suma” está disponible también a través del
botón “autosuma”, identificado por la letra griega
sigma mayúscula (“Σ”). Lo encontramos en la
solapa “Inicio”, herramientas de “Edición”, y
también en la solapa “Fórmulas”, conjunto de
herramientas “Biblioteca de funciones”.
Al hacer clic en este botón, Excel inserta
una función Suma. Además, si detecta que hay
números en las celdas que se encuentran arriba Inserción de la función SUMA a través del
o a la izquierda, entonces también incluirá el botón de autosuma en B5. Al encontrar
rango correspondiente como parámetro. números en celdas cercanas, Excel propone
automáticamente el rango B2:B4.

4.5.3. Copia de fórmulas

Cuando dentro de una fórmula hacemos referencia a una celda, nosotros la vemos con
su nombre, por ejemplo “A2”. Pero para Excel, este tipo de referencia es relativa a la
posición, es decir, no es una referencia al contenido específicamente de A2, sino al
contenido de la
celda que se
encuentra a cierta
cantidad de
columnas hacia la
izquierda o hacia
la derecha, y a
cierta cantidad de
filas hacia arriba o
hacia abajo.
En el caso expuesto como ejemplo, nosotros vemos en C2 la fórmula “=A2*B3”, pero
para Excel es “multiplicar el contenido de la celda que está dos columnas a la izquierda por
el contenido de la celda que está una fila hacia abajo y una columna a la izquierda”. El
resultado es el mismo, pero esta forma de referenciar a otras celdas es fundamental para
facilitar la copia de fórmulas.
Pensemos en este otro ejemplo.
Tenemos números en las columnas A y B,
y queremos que la columna C tenga el
producto de los números de A y B para esa
misma fila. Entonces, escribimos la primera
fórmula en C1: “=A1*B1”. Ahora queremos
hacer lo mismo en las demás filas, y
lógicamente pensamos que sería más fácil
si pudiésemos copiar la formula que ya escribimos en C1. Si esa fórmula hiciera referencia
de manera fija a A1 y B1, no nos serviría, porque C2 quedaría multiplicando a A1 y B1 en
lugar de a A2 y B2. Lo mismo con C3, C4 y todos los demás. Pero como Excel maneja las
referencias relativas a la posición, C1 en realidad no apunta a A1 y B1, sino a “dos a la
izquierda por uno a la izquierda”. Esto nos permite copiar la fórmula de C1 a C2, C3 y las
demás celdas, y que cada una multiplique los valores que están en su misma fila.

30
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.6. Ordenar y filtrar

Al trabajar con grandes volúmenes de datos, se vuelve imprescindible tanto ordenar

una planilla por diferentes criterios, como filtrarla para trabajar sólo con una parte de los
datos que cumplan con ciertas condiciones. Todas las hojas de cálculo modernas ofrecen
avanzadas herramientas para ordenar y filtrar los datos contenidos en sus grillas.
Excel permite ordenar y filtrar los datos de sus planillas de cálculo a través de las
herramientas homónimas ubicadas en la solapa Datos.

Ubicación de las herramientas para ordenar y filtrar, dentro de la cinta de opciones.

4.6.1. Ordenar

El ordenamiento es una parte esencial de las planillas de cálculo. Nos resulta cómodo
y útil ver un listado de personas con sus apellidos por orden alfabético, o productos con sus
precios desde el más barato hasta el más caro.
Excel permite ordenar una grilla por diferentes criterios y niveles. Supongamos que
tenemos estos datos cargados en una planilla, y queremos ordenarlos por la cantidad de
viviendas (columna C), de mayor a menor.

Planilla de datos que usaremos como ejemplo. La fila 1 muestra los títulos o encabezados de las
columnas, mientras las demás filas contienen datos.

31
Informática Extracurricular

Primero hay que seleccionar el conjunto de celdas a ordenar, lo que podemos hacer
abarcando el área con el mouse. Conviene incluir la fila de títulos o encabezados de las
columnas, que en este caso sería la fila 1. Entonces, seleccionamos con el mouse las
celdas desde A1 hasta G15, como ya vimos en el punto 4.4.2. Otra opción es seleccionar las
columnas que tienen datos, que en el ejemplo van desde A hasta G. Esto más práctico si el
listado tiene muchas filas. Luego vamos a la solapa “Datos”, conjunto de herramientas
“Ordenar y filtrar”, y hacemos clic en el botón “Ordenar”.
Se abrirá el
cuadro de diálogo
de Ordenar. En
su sector superior
derecho muestra
la casilla de
verificación “Mis
datos tienen
encabezados”; si
la marcamos,
estamos diciendo
que la fila
superior del área Cuadro de diálogo de “Ordenar”. Arriba a la derecha marcamos la casilla de
seleccionada es verificación “Mis datos tienen encabezados” y hemos desplegado el listado
de encabezados de encabezados para establecer el ordenamiento.
de las columnas;
por lo tanto, Excel hará referencia a las mismas a través de estos nombres, que en nuestro
ejemplo son “Material predominante”, “Rubro”, “Viviendas”, etc. y no incluirá esa fila en el
ordenamiento de datos. Si, por el contrario, no marcamos la casilla de verificación, Excel
entenderá que todas las celdas que seleccionamos son de datos, hará referencia a las
columnas por sus nombres de base (A, B, C…) e incluirá a todas las filas de nuestra
selección en el ordenamiento de datos. Como nosotros incluimos esta fila de encabezados
en el área seleccionada, marcamos la casilla de verificación para que Excel la interprete de
esa manera.
Más abajo, la misma ventana de diálogo de Ordenar muestra tres listados
desplegables:
• Columna: permite seleccionar las columnas cuyos datos servirán para ordenar todo el
conjunto de celdas. Si más arriba hemos marcado la casilla de verificación “Mis datos
tienen encabezados”, el listado desplegable de columnas mostrará los títulos o
encabezados de las mismas; si no, mostrará sólo las letras que identifican a las
columnas. En nuestro ejemplo hemos seleccionado un área incluyendo los títulos de la
fila 1, por lo tanto el listado
• Ordenar según: permite optar entre ordenar según el valor o el color de la celda, según el
color de la fuente, y otros criterios.
• Orden: permite establecer la orientación del ordenamiento: ascendente (“A a Z” para
textos; “de menor a mayor” para números y “de más antiguos a más recientes” para
fechas) o descendente (“Z a A” para textos; “de mayor a menor” para números y “de más
recientes a más antiguos” para fechas). También podemos seleccionar “Lista
personalizada” para ordenar por nombres de días y meses, o incluso generar nuestras
propias secuencias de palabras y números.
Nuestra intención es ordenar la grilla por la cantidad de viviendas y de mayor a menor,
por lo tanto, en el listado desplegable “Columna” seleccionamos “Viviendas”, en “Ordenar
según” elegimos “Valores de celda” y en “Orden” seleccionamos “De mayor a menor” para
establecer el ordenamiento descendente.

32
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Al hacer clic en “Aceptar”, Excel ordena el conjunto de celdas siguiendo la

configuración que hemos indicado, quedando de esta manera:

Planilla ordenada según los datos de la columna “Viviendas”, de mayor a menor.

También podemos establecer más de un nivel de ordenamiento. En nuestro ejemplo,

podríamos querer que el listado esté ordenado por rubro de manera alfabética, y dentro de
cada uno, por cantidad de viviendas me mayor a menor.
Igual que
en el ejemplo
anterior, abrimos
la ventana de
diálogo, esta vez
seleccionamos la
columna con
título “Rubro” y le
asignamos el
orden “A a Z”.
Pero como ahora
hay un nivel más
de ordenamiento,
hacemos clic en “Agregar nivel” para que aparezca una segunda línea donde podemos
establecer un nuevo criterio. Seleccionamos la columna “Viviendas” con orden “de mayor a
menor” y hacemos “Aceptar”. Ahora Excel mostrará la grilla ordenada por rubro de manera
alfabética, y dentro de cada uno, por cantidad de viviendas me mayor a menor.

Planilla ordenada por rubro de manera alfabética, y en un segundo nivel por cantidad de
viviendas me mayor a menor.

33
Informática Extracurricular

Otra manera de ordenar, más simple pero menos flexible, es

utilizando los botones “AZ” y “ZA” que se encuentran junto al botón
“Ordenar”.
Primero seleccionamos una celda cualquiera de la columna a
través de la cual queremos ordenar la grilla. Luego hacemos clic en
el botón “AZ” si queremos ordenar de manera ascendente o “ZA”
para orden descendente. Excel procederá a ordenar automáticamente toda la grilla de datos
siguiendo el criterio elegido.

4.6.2. Filtrar

Cuando trabajamos con una planilla de cálculo, es habitual que necesitemos hacer
operaciones y obtener resultados a partir de un subconjunto de datos. Volviendo a la planilla
que usamos como ejemplo para ordenar, imaginemos que necesitamos trabajar con el rubro
“Chapa” y hacer cálculos exclusivamente con los datos de esas filas. A tal fin, Excel provee
una de sus herramientas más utilizadas: el filtro. Su objetivo, como indica su nombre, es
filtrar la grilla para que veamos sólo los datos que necesitemos. En resto de la información
no se borra; sólo deja de estar visible mientras tengamos aplicado el filtro.
Las operaciones de filtrado de una planilla de cálculo requieren la realización de dos
pasos:
1. Crear los controles para poder filtrar.
2. Aplicar uno o más filtros a la planilla.
Entonces, comencemos por la creación de los controles de filtrado. Seleccionamos
cualquier celda de la grilla de datos, vamos al menú “Datos”, conjunto de herramientas
“Ordenar y filtrar” y hacemos clic en el botón “Filtro”, identificado con un embudo.
Veremos que en los encabezados de las columnas han aparecido pequeños botones
con flechas o triángulos apuntando hacia abajo. Son los controles de filtrado, que permiten
aplicar los filtros.

Planilla con los controles de filtrado creados en los encabezados de cada columna.

Ahora sí, con los controles de filtrado creados, podemos aplicar cualquier filtro,
configurándolo por columna a través del control correspondiente.

34
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Al hacer clic en un control de filtrado, se despliega

un menú que en la parte inferior muestra una lista de los
datos que contiene la columna correspondiente, sin
repetir y con casillas de verificación. Marcamos los que
queremos ver y Excel mostrará sólo las filas que
contengan en esa columna los valores marcados.
Habíamos dicho que queríamos trabajar sólo con
las líneas que tuvieran rubro “Chapa”, por lo tanto
debemos hacer clic en el control de filtrado de la columna
“Rubro”. En el menú desplegado encontraremos los cinco
datos que posee esa columna. Tené en cuenta que, si
bien nuestro listado tiene 14 filas de datos, esa columna
tiene sólo cinco valores diferentes que se repiten. Sólo
tenemos que marcar la casilla de verificación “Chapa”.
Como inicialmente todas las casillas aparecen marcadas,
podemos desmarcar las otras cuatro (“Losa”, Menú desplegado al hacer clic
“Membrana”, etc.), o bien desmarcar la casilla de arriba en el control de filtrado de la
que dice “(Seleccionar todo)” para que todas las casillas columna “Rubro”.
queden desmarcadas, y luego marcar “Chapa”. De una u
otra manera, al hacer clic en el botón “Aceptar”, Excel nos mostrará la planilla filtrada de
modo que sólo estén visibles las filas que contienen el valor “Chapa” en la columna “Rubro”.

Planilla con filtro aplicado en la columna “Rubro”.

Para recordarnos que hay un filtro

aplicado, Excel cambia el diseño del botón de
la columna correspondiente. Además, los
números de las filas cambian a color azul,
recordándonos que hay un filtro aplicado y,
consecuentemente, pueden existir filas que no
se muestran.
Podemos seguir aplicando filtros en
otras columnas, y en cada caso nuestra
planilla podría mostrar menos filas.
También podemos aplicar un filtro
usando la ventana de búsqueda del menú
desplegable. Si escribimos algo allí, el listado
con casillas de verificación mostrará sólo los
ítems que contengan lo que hayamos
ingresado. De esta manera, podemos reducir
la cantidad de ítems para encontrar de
manera más fácil lo que buscamos.
Por ejemplo, si buscamos la palabra La búsqueda de “fibro” en el filtro de la
“fibro”, el listado de ítems con casilla de columna A, reduce el listado de ítems a los
verificación se reducirá a los dos que dos que contienen “fibrocemento”.
contienen la palabra “fibrocemento”.

35
Informática Extracurricular

Excel también permite realizar

filtros más complejos. Dentro del mismo
menú desplegable, arriba de la ventana
de búsqueda, tenemos una herramienta
de filtrado que se adapta al contexto: si
los datos de la columna son números,
incluyendo los formatos de moneda,
contabilidad, fracción y hora, se llama
“Filtros de número”, si contiene fechas,
aparece como “Filtros de fecha”, y si son
textos o combinaciones de textos y
números, figura como “Filtros de texto”.
Según cada caso, mostrará
opciones compatibles con el formato
correspondiente:
• Filtros de texto: “Es igual a”, “No es
igual a”, “Comienza con”, “Termina
con”, “Contiene” o “No contiene”. Menú desplegable de la columna “Vivienda”.
• Filtros de número: “Es igual a”, “No es Como esa columna contiene números, el filtro
igual a”, “Mayor que”, “Mayor o igual avanzado se llama “Filtro de números” y contiene
que”, “Menor que”, “Entre”, “Superior opciones compatibles con ese formato.
al promedio”, etc.
• Filtros de fecha: “Antes”, “Después”, “Hoy”, “Mañana”, “Ayer”, “Este trimestre”, “Semana
pasada”, “Próximo año”, etc.
Aplicando estas herramientas avanzadas, tenemos mucha más libertad para filtrar una
planilla de cálculo. Por ejemplo, podemos hacer que Excel muestre sólo las filas que tengan
una cantidad de viviendas mayor a 100.000, una cantidad de cemento menor a 50.000 y que
el material predominante no contenga “teja”.

Resultado tras filtrar por “Viviendas” mayor a 100.000, “Cemento” menor a 50.000 y “Material
predominante” que no contenga “teja”.

Para desaplicar un filtro, hacemos clic en el botón

de control de filtrado de la columna y marcamos la casilla
de verificación “(Seleccionar todo)”. Para hacer lo mismo
en toda la planilla en un solo paso, vamos al menú
“Datos”, conjunto de herramientas “Ordenar y filtrar” y
seleccionamos “Borrar”. Tené en cuenta que desmarcar
el botón “Filtro” (el embudo) no sólo anula la aplicación de los filtros, sino que también quita
los controles de filtrado. Por eso si sólo querés desaplicar los filtros pero conservando los
botones de filtrado en cada columna, tenés que hacerlo con el botón “Borrar”.

36
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.7. Gráficos

Las herramientas de gráficos de una planilla de cálculo constituyen todo un capítulo,

por su utilidad y flexibilidad, por su capacidad para hacer comprender mejor la información y
por ser uno de los elementos que pueden transformar una hoja informal en gran un trabajo
profesional.

4.7.1. Concepto

El análisis de datos numéricos puede ser todo un desafío para el cerebro humano. Los
números son abstracciones que representan cantidades o magnitudes; y como tales, deben
ser interpretadas. Sabemos que el 3 es mayor que el 2, pero eso es una interpretación que
requirió una decodificación de cada símbolo. En cambio, si vemos un grupo de tres
monedas y otro de dos, la comparación de magnitudes es instantánea y no requiere ninguna
decodificación. Esto es así porque el cerebro humano procesa e interpreta naturalmente los
tamaños, las formas y los colores. Millones de años de evolución lo hicieron posible,
mientras que los números son una invención muy reciente para nuestra historia biológica.
Con un par de números no hay mucha diferencia, pero si tenemos secuencias de
varias decenas de números, nos resultará complicado interpretarlos para detectar el máximo
y el mínimo, aproximar un promedio o determinar si la tendencia de la secuencia es
creciente o decreciente. En cambio, si representamos esos números mediante líneas o
barras de colores, esas interpretaciones serán mucho más sencillas.
En 1963, la antigua aerolínea Pam Am utilizó un gráfico para visualizar la cantidad
mensual de pasajeros internacionales desde 1949 y poder pronosticar la demanda de
aviones. La diferencia entre la grilla numérica y su representación gráfica es notable. Nos
resulta muy difícil interpretar los números de la planilla de la izquierda, pero en el gráfico de
la derecha rápidamente advertimos la variación estacional en cada año y la tendencia
creciente de la cantidad de pasajeros. ¿Qué representación de la información te resulta más
fácil de percibir?

Cantidad mensual de pasajeros de Pan Am, mostrada a la izquierda en una grilla

numérica, y a la derecha a través de un gráfico.

37
Informática Extracurricular

Las planillas de cálculo manejan información numérica en una grilla de celdas, donde
podemos realizar todo tipo de operaciones. No obstante, esos números no dejan de ser
abstracciones que deben ser decodificadas igual que en el cuadro de la izquierda de Pan
Am. Por eso, todas las hojas de cálculo modernas tienen incorporadas potentes
herramientas para la creación de gráficos, que permiten mostrar la misma información pero
de manera visual, de modo que pueda ser interpretada fácilmente por nuestros cerebros.
Veamos algunos ejemplos. A la izquierda tenemos datos mostrados como números en
una grilla. A la derecha, la misma información está representada a través de diferentes tipos
de gráficos.

Datos numéricos vs. gráficos.

Además de facilitar la comprensión de los datos y las relaciones que existen entre
ellos, y de permitir reconocer, analizar y comparar visual y rápidamente el estado y/o la
evolución de una o varias magnitudes, los gráficos son uno de los elementos que
transforman el aspecto de una planilla de cálculo, haciéndola ver más profesional.
Por eso, a la hora de presentar datos en una planilla de cálculo, siempre conviene
agregar uno o más gráficos para hacer más fácil la compresión y, por qué no, más atractiva
la estética de nuestro trabajo.
Existen muchos tipos de gráficos. Dependiendo de las características de los datos que
queremos mostrar, algunos gráficos se adaptarán mejor a nuestros objetivos, o bien serán
más convenientes que otros.

38
 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.7.2. Tipos

Entre las decenas de tipos de gráficos, éstos son los más usados y conocidos, con
capacidad para adaptarse a cualquier grilla tradicional de datos.

Gráficos de barras y de columnas

Un gráfico de barras o de columnas muestra la información a través de rectángulos
que son proporcionales a los valores que representan. En general se los denomina “de
barras” cuando los rectángulos son horizontales, y “de columnas” cuando son verticales.
Imaginemos una
grilla con la cantidad de
inscriptos a la UNAJ en
un año determinado,
por instituto. Serían
tres números: uno por
cada instituto. Un Gráfico de columnas básico
gráfico de barras o de
columnas puede mostrar esta información de manera muy simple, a través de tres
rectángulos, cada uno de los cuales corresponde a la cantidad de inscriptos de un instituto.
Ahora imaginemos que ampliamos la
grilla agregando los inscriptos por instituto de
dos años más. Tenemos entonces tres años, y
por cada año habrá tres números: uno por cada
instituto. ¿Cómo podemos mostrar esta
información a través de barras o columnas? En
principio, podemos asignar diferentes colores Grilla con tres grupos de datos.
para diferenciar a los institutos, y mostrar tres
grupos de datos: uno por cada año. En base a esto, tenemos tres subtipos de gráfico de
barras y de columnas:
• Barras/Columnas agrupadas: por cada año, muestra los tres rectángulos uno al lado del
otro, representando a cada instituto. Es ideal para comparar los valores individuales de
inscripciones por instituto.
• Barras/Columnas apiladas: por cada año, muestra tres rectángulos uno arriba del otro
(“apilados”), representando a cada instituto. Es ideal para comparar los valores totales de
inscripciones por año.
• Barras/Columnas 100% apiladas: por cada año, muestra tres rectángulos uno arriba del
otro (“apilados”), representando los porcentajes de inscriptos a cada instituto. En lugar de
mostrar cantidades, muestra porcentajes, por lo tanto, todas las columnas alcanzan el
mismo alto, que es el 100%. Es ideal para comparar proporciones de inscripciones por
año.

De izquierda a derecha: gráficos de columnas agrupadas, apiladas y 100% apiladas.

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Informática Extracurricular

Gráficos circulares
Un gráfico circular o “de torta” es ideal para mostrar porcentajes y proporciones de una
única serie de datos. Se usa cuando interesa no solamente mostrar una cantidad, sino su
proporción respecto del total.
Estos gráficos no
son recomendables
para comparar valores,
dado que nuestra
capacidad para percibir
diferencias entre áreas
de sectores circulares Gráfico circular o “de torta”.
es mucho menor que
entre barras y columnas. En cambio, es muy usado para mostrar proporciones, por ejemplo
resultados de elecciones, municipios de procedencia de los estudiantes o composición de la
atmósfera.

Gráficos lineales
Los gráficos de línea se utilizan principalmente para representar la evolución de una o
más variables a lo largo del tiempo, permitiendo un análisis visual de los datos, facilitando
las comparaciones y haciendo más evidentes las tendencias.
Para construir un gráfico lineal se utiliza un sistema de coordenadas cartesianas,
donde el eje X (horizontal) normalmente representa al tiempo, y el eje Y (vertical) a los
valores. Por ejemplo, si tenemos la cantidad de inscriptos por año de UNAJ, podemos
representarlos a través de un gráfico donde el eje horizontal tenga los años y el vertical las
cantidades de inscriptos. Para cada año en el eje X, habrá una cantidad de inscriptos en el
eje Y, generándose un punto en el sistema cartesiano. Uniendo todos los puntos, se obtiene
una línea que representa la evolución de esos valores a través del tiempo.

Gráfico de línea.

Los gráficos lineales pueden mostrar varios grupos de datos. Por ejemplo, si tenemos
la cantidad de inscriptos por año y por instituto, se pueden trazar tres líneas.

Otros gráficos
Existen muchos tipos de gráficos, algunos muy específicos para ciertos tipos de datos.
Entre ellos, gráficos de jerarquía, de cascada, de superficie, radiales, de dispersión, de
burbujas, de áreas, histogramas… Todos siguen criterios similares y tienen los mismos
objetivos y utilidad práctica. No obstante, los más usados son los que hemos analizado:
gráficos de columnas y barras, circulares y lineales.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.7.3. Gráficos en Excel

Excel provee todo un arsenal de herramientas para gráficos, que van desde las
versiones más simples y automáticas hasta las más complejas, con libertad para hacer todo
tipo de configuraciones y modificaciones.
Mostrar datos a través de un gráfico, en su versión simple y automática, es muy fácil
en Excel. El procedimiento tiene dos pasos:
1. Seleccionar el área de datos. Con el mouse, abarcamos las celdas que contienen los
datos que queremos mostrar en el gráfico. Incluí en la selección los encabezados de las
columnas y las descripciones de cada fila, para que Excel pueda utilizarlos al armar el
gráfico. Si seleccionás sólo las celdas de datos, el gráfico se generará igual, pero sin
nombres ni referencias.

Si seleccionamos sólo los datos, Excel armará el gráfico sin nombres ni referencias.

Si también seleccionamos los encabezados de las columnas y las descripciones de las filas, Excel
armará el gráfico usando esos datos en las referencias de color y en los rótulos de las columnas.

2. Elegir el tipo de gráfico. Las herramientas de gráficos de Excel se encuentran en el menú

“Insertar”, conjunto “Gráficos”.

Dependiendo de su versión, Excel

muestra las herramientas de diferentes
maneras, pero siempre aparecen los
botones correspondientes a cada tipo de
gráfico y también disponemos del cuadro de
diálogo. En el caso de las últimas versiones,
también tenemos disponible un botón de
gráficos recomendados

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Informática Extracurricular

Al hacer clic en el botón de algún tipo de

gráfico, se despliega el menú correspondiente, con
las diferentes opciones tanto de subtipo como
estéticas.
En el caso de los gráficos de columna y de
barra, tenemos las tres opciones de subtipo ya
analizadas: agrupadas, apiladas y 100% apiladas. En
cuanto a la estética, Excel ofrece la visualización 2D
clásica y también varias versiones 3D con prismas,
cilindros, conos y pirámides.
Si seleccionamos el botón de gráfico circular,
podemos optar por el clásico 2D, diseños 3D y
anillos, que son similares pero sin la parte central de
la “torta”. Este último tipo de gráfico es el único
circular que permite mostrar más de una serie de
datos, apelando a anillos concéntricos.
Para el tipo de gráfico lineal podemos optar por
la vista con o sin marcadores, que son los puntos
con la ubicación de cada par de coordenadas; líneas
3D que se ven como cintas; gráficos de área que Menú desplegable del botón de
son lo mismo que los lineales pero con la superficie gráfico de columnas y barras.
bajo la línea pintada con colores.
Haciendo clic en el botón de gráficos recomendados, Excel ofrece un conjunto
personalizado de gráficos que considera que se ajustan de manera óptima al tipo de datos
seleccionado.
A través del botón de cuadro de diálogo, vamos a acceder a la ventana de
configuración de las herramientas de gráficos, con gran nivel de detalle.
En las últimas
versiones de Excel hay
dos solapas: la de
recomendaciones, que
muestra lo mismo que
si hacemos clic en el
botón de gráficos
recomendados, y la de
“Todos los gráficos”,
que sirve para buscar
y seleccionar entre
todos los tipos y
subtipos que haya
disponibles.
Una vez que
hemos seleccionado y
aceptado el tipo de
gráfico, éste aparece
Cuadro de diálogo abierto en la solapa “Gráficos recomendados”.
en la grilla. Los
formatos y colores son
asignados automáticamente por Excel, pero pueden ser modificados. Para hacerlo,
seleccionamos el gráfico con un clic y vamos a las opciones del menú, o bien hacemos clic
con el botón derecho para abrir el menú contextual.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.8. Inmovilización de paneles

4.8.1. Concepto

Las planillas de cálculo

suelen tener organizados
sus datos de modo que cada
línea es un ítem, por
ejemplo una persona, un
municipio o un producto, y
cada columna es un atributo
del ítem, por ejemplo, el
DNI, la población o el valor
unitario, según corresponda.
Esto implica que en la parte Esquema tradicional de una planilla de cálculo.
superior de la planilla habrá
una o varias filas que contendrán los encabezados de cada columna, que sirven para
entender los datos que se muestran abajo. Y en las filas, cada item tendrá a la izquierda una
o varias columnas con los datos más significativos del item, como puede ser apellido,
nombre y DNI si se trata de una persona, o código y nombre de material si se trata de un
producto.
Observá la siguiente planilla con información del censo de 2010 sobre de municipios
bonaerenses. Las filas 1 y 2 contienen los encabezados de cada columna, y a partir de la fila
3 tenemos los datos, a razón de un municipio por línea. La columna A contiene el dato clave
que identifica a cada municipio: su nombre. Por ejemplo, en la línea 8 tenemos a Avellaneda
y podemos ver que el 54% de sus hogares tiene computadora.

Las filas 1 y 2 son de encabezados, mientras desde la fila 3 hacia abajo hay datos.
La columna A tiene el dato clave de cada fila: el nombre del municipio.

Si nos movemos por la planilla hacia abajo, utilizando la barra de desplazamiento o

scroll vertical, dejaremos de ver las filas superiores, que son las que contienen los títulos.
Esto no es bueno porque perdemos la referencia del significado de los datos. Por ejemplo,
en la columna E vemos que Bahía Blanca tiene 1.688… ¿Pero 1.688 qué? No lo sabemos,
porque perdimos de vista el título de esa columna.

43
Informática Extracurricular

Al desplazarnos hacia abajo, perdemos de vista los títulos de las columnas.

Tenemos que volver a desplazarnos hasta arriba para ver que ese número
corresponde a la cantidad de hogares sin heladera.
De manera análoga, si nos desplazamos por la planilla hacia la derecha, perdemos de
vista del dato clave de cada línea, que es el nombre del municipio. En el siguiente ejemplo,
podemos ver que el número 71.743 de la fila 6 corresponde a hogares con computadora,
pero no sabemos a qué municipio pertenece ese dato.

Al desplazarnos hacia la derecha, perdemos de vista los datos más significativos de cada ítem.

Por supuesto si nos desplazamos tanto de manera horizontal como vertical, perdemos
de vista ambas referencias a la vez: dado un dato, no sabemos qué es ni a qué municipio
corresponde.

Al desplazarnos hacia abajo y hacia la derecha, perdemos de vista tanto los títulos de las
columnas como los datos más significativos de cada ítem.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

4.8.2. Inmovilización en Excel

Para evitar perder de vista los títulos de las columnas y los datos más significativos de
cada ítem, Excel posee la herramienta “inmovilizar paneles”, que permite mantener siempre
visibles ciertas filas y columnas de modo que no sean afectadas por nuestros
desplazamientos horizontales y/o verticales por la hoja de cálculo.
En nuestro ejemplo, supongamos que queremos inmovilizar las dos filas superiores
que contienen los títulos de las columnas, y la columna A que contiene los datos clave de
cada fila, de modo que, aunque nos desplacemos por la planilla, estos sectores o “paneles”
permanezcan siempre en el mismo lugar.

Los paneles que queremos inmovilizar están formados por las filas 1 y 2 y por la columna A.

Para hacerlo, el primer paso es seleccionar la celda que se encuentra en la fila

inmediatamente por debajo y a la derecha de las filas y columnas que queremos inmovilizar.
Como queremos fijar las filas 1 y 2 y la columna A, la celda que debemos seleccionar se
encuentra en la fila 3 y en la columna B. Por lo tanto, la celda en cuestión es la B3. La
seleccionamos haciendo clic sobre ella.

Primer paso: seleccionar la celda que se encuentra inmediatamente por debajo de las
filas y a la derecha de las columnas que queremos inmovilizar.

El segundo paso es ir al conjunto de herramientas “Ventana” del menú “Vista”, hacer

clic en el botón “Inmovilizar” y seleccionar “Inmovilizar paneles”.

45
Informática Extracurricular

Segundo paso: en la solapa Vista, conjunto de herramientas Ventana, hacemos clic

en “Inmovilizar” y luego en “Inmovilizar paneles”.

La inmovilización de paneles ya está hecha. Podemos verificar que los

desplazamientos verticales y horizontales ya no afectan a las filas 1 y 2 ni a la columna A,
respectivamente.

Nos desplazamos hacia abajo y a la derecha, pero las filas 1 y 2 y la columna A se mantienen fijas,
quedando siempre visibles los encabezados de las columnas y los datos significativos de las filas.
Para quitar la inmovilización de paneles, seguimos el mismo procedimiento: vamos al
conjunto de herramientas “Ventana” del menú “Vista”, hacemos clic en el botón “Inmovilizar”
y seleccionamos “Movilizar paneles”.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

Cuestionario

1) ¿Cómo se identifican las 5) ¿Cuáles de estas acciones se

columnas y las filas en una pueden hacer con el conjunto de
planilla de cálculo? herramientas “Número”? (Hay 3
a. Las columnas se identifican respuestas correctas)
con números y las filas con a. Establecer con qué formato se
letras muestra una fecha
b. Las columnas se identifican b. Mostrar un número con formato
con letras y las filas con moneda, con un “$” adelante
números c. Indicar que “3/4” se
2) ¿Cuál representa una celda? interprete como fracción,
como fecha o como texto
a. B:35
d. Establecer la alineación
b. B35
vertical de los números
c. 35B
dentro de una celda
d. B-35
e. Insertar una función que sume
e. 35-B
automáticamente las celdas
f. 35:B
numéricas adyacentes
3) ¿Cómo se llama el archivo
6) ¿Cuáles son planillas de
generado por Excel?
cálculo? (Hay 3 respuestas
a. Hoja correctas)
b. Libro
a. LibreOffice Calc
c. Carpeta
b. LibreOffice Impress
d. Folio
c. LibreOffice Writer
4) ¿Qué hace la herramienta d. Microsoft Excel
“Ajustar texto”? e. Prezi
a. Reduce el tamaño del texto f. Google Sheets
hasta que pueda verse g. Google Forms
completo h. Microsoft Word
b. Cambia la orientación del
texto para que se lea de
manera vertical
c. Muestra el texto en varios
renglones para poder verlo
completo
d. Recorta el texto al tamaño
del ancho de la celda

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Informática Extracurricular

Trabajo práctico
1) Creá un libro de Excel en blanco. Observá los componentes de la ventana:
la cinta de opciones, la grilla de celdas con las columnas y las filas;
las barras de desplazamiento y las solapas de hojas.
2) Ingresá los siguientes datos a la grilla:

3) Observá cómo editar una celda: verificá lo que pasa si hacés clic sobre
una celda y lo que pasa si hacés doble clic.
4) Asigná a todas las celdas de la planilla la fuente Arial tamaño 13.
5) Combiná y centrá las celdas A1, B1, C1 y D1. Tu apellido, que estaba en
la celda A1, tiene que quedar dentro de la celda combinada. Asigná a la
celda combinada color de relleno rojo y color de fuente amarillo.
6) A toda la línea 2 aplicale formato negrita y cursiva con ajuste de texto
y alineación vertical superior y horizontal derecha.
7) Aplicá orientación “ángulo ascendente” o “45º” a la celda E1 (donde se
encuentra tu número de DNI).
8) Ingresá tu fecha de nacimiento en la celda F1. Asignale un formato
largo, para que se muestre con nombre de día y mes, por ejemplo, si la
fecha fuese el 15/6/1980, que muestre “domingo 15 de junio de 1980”.
Nota: si la celda muestra “########”, algún tipo de error o no ves la
fecha completa, podés agrandar el ancho de la columna F para que la
fecha se vea correctamente.
9) Ingresá en la celda D3 una fórmula que multiplique el valor unitario
(B3) por la cantidad (C3). Tiene que ser una fórmula con operador
aritmético básico, y no una función. Copiá la fórmula a las celdas D4 y
D5.
Nota: observá cómo quedaron las fórmulas. Las podés ver en la barra de
fórmulas (arriba de las letras que identifican a las columnas) o
haciendo doble-clic en la celda. Pese a haber copiado una fórmula que en
D3 hacía referencia a celdas de la fila 3, al pegarla en D4 y D5 pasó a
hacer referencia a celdas de las filas 4 y 5, respectivamente. Si no
tenés claro por qué pasa esto, repasalo en el punto 4.5.3. de la teoría.
10) Al rango A3:D5 aplicale los siguientes bordes: extremos superior e
inferior gruesos de color azul; horizontales intermedios con línea
punteada negra.
11) Insertá en la celda D6 la función “SUMA”, para sumar el contenido de las
celdas D3, D4 y D5, utilizando el rango correspondiente.
12) Asigná a las celdas D3, D4, D5 y D6 el formato de moneda, con signo “$”
y 2 decimales.

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 Unidad 4 - Planilla de cálculo

13) Ordená la grilla de datos (A3:D5) por cantidad de menor a mayor.

Nota: recordá que si seleccionás también los encabezados de la fila 2,
tendrás que marcar la casilla de verificación “Mis datos tienen
encabezados”. Verificá que la secuencia de productos quede así: café,
azúcar y leche.
14) Insertá un gráfico circular (“de torta”) cuyas porciones representen a
los valores unitarios de los tres productos. El gráfico tiene que tener
el título “Valor unitario” y referencias mostrando qué producto
representa cada color.
Nota: recordá seleccionar no sólo las tres celdas que contienen los
valores unitarios, sino también los títulos de las columnas A y B y los
nombres de los productos, para que Excel arme el gráfico con las
referencias y los nombres correspondientes.
15) Establecé inmovilización de paneles de modo que las filas 1 y 2 no sean
afectadas por el desplazamiento vertical de la planilla, y que la
columna A no sea afectada por el desplazamiento horizontal.
16) Creá un filtro sobre los encabezados de las cuatro columnas (A2:D2) y
aplicalo usando el filtro de número (no uses las casillas de
verificación) para que sólo se vean los productos con valor unitario
mayor a 100.
Nota: debería dejar de verse el azúcar. Tené en cuenta que el gráfico
del ejercicio 14 se adaptará automáticamente a las filas visibles.

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