Instituto Técnico Comercial
Superior de la Nación "Tte.
Armando de Palacios" - INCOS
La Paz.
CARRERA DE CONTADURÍA GENERAL
TEMA: CONTROL
GRUPO Nº 9
Materia : Administración General
Paralelo: 1CDN
Estudiantes: Marco Quispe Hermosa
Jose Antonio Callisaya Hermosa
Tabla de contenido
1.- Introducción
2.- ¿Qué es control?
3.- Importancia y Caracterisitca
3.1.- Importancia del control en la administración
3.2.-Características del control en la administración
4.- Tecnicas y estándares de control
4.1.-Técnicas de control en la administración
4.2.- Estándares de control en la administración
4.3.-Relación entre técnicas y estándares
5.- El control como sistema de control
6.- Requisitos previos de control y sistemas de control interno
6.1.-Requisitos previos de control.-
6.2.-Sistemas de control interno
6.2.1.-Objetivos del control interno
6.2.2.- Componentes del sistema de control
interno
6.2.3.-Importancia del control interno
7.- Caso 1
7.1.- Aplicación del control en una empresa comercial
7.1.1.- Análisis del caso
8.- Conclusion
1.- Introducción.
El control en la administración es una función fundamental dentro del
proceso administrativo, ya que permite verificar que las actividades de
una organización se desarrollen conforme a lo planificado. A través del
control, las empresas pueden supervisar el desempeño de sus
operaciones, comparar los resultados obtenidos con los objetivos
establecidos y detectar posibles desviaciones o errores. Esta función no
solo se limita a observar, sino que también implica la toma de
decisiones correctivas para mejorar el rendimiento y garantizar el
cumplimiento de las metas. En un entorno cada vez más competitivo, el
control se convierte en una herramienta clave para asegurar la
eficiencia, la productividad y el éxito de cualquier organización.
2.- ¿Qué es Control?
El control en la administración es una función esencial del
proceso administrativo que consiste en supervisar, medir y
evaluar el desempeño de las actividades dentro de una
organización, con el propósito de asegurar que se cumplan los
objetivos establecidos previamente en la planificación. Este
proceso permite comparar los resultados reales con los
resultados esperados, identificando posibles desviaciones,
errores o fallas que puedan afectar el logro de las metas.
El control no se limita únicamente a observar o revisar lo que
sucede dentro de la empresa, sino que también implica la
toma de decisiones correctivas, es decir, la aplicación de
acciones que permitan mejorar el rendimiento y corregir
cualquier situación que se aleje de lo planificado. De esta
manera, se busca mantener el orden, la eficiencia y la
productividad en todas las áreas de la organización.
Además, el control es un proceso continuo que se realiza en
todos los niveles administrativos, desde los niveles operativos
hasta los niveles gerenciales. Gracias a esta función, los
administradores pueden anticiparse a los problemas, reducir
riesgos y asegurar el uso adecuado de los recursos disponibles,
como el tiempo, el dinero y el personal.
3.- Importancia y Caracteristicas.
3.1.- Importancia del control en la administración
El control en la administración es de gran importancia porque
permite a las organizaciones asegurar que todas sus
actividades se desarrollen de acuerdo con los planes
establecidos. Sin esta función, sería difícil saber si los
objetivos se están cumpliendo o si existen problemas que
puedan afectar el funcionamiento de la empresa.
En primer lugar, el control ayuda a cumplir los objetivos
organizacionales, ya que permite verificar si los resultados
obtenidos coinciden con lo planificado. Esto es fundamental
para mantener el rumbo de la empresa y evitar desviaciones
que puedan generar pérdidas o ineficiencias.
También es importante porque contribuye a mejorar la
eficiencia y productividad, al identificar errores, fallas o
procesos innecesarios. Gracias al control, se pueden hacer
ajustes oportunos que optimicen el uso de los recursos, como
el tiempo, el dinero y el trabajo del personal.
Otra de sus grandes ventajas es que permite la detección
temprana de problemas. Al monitorear constantemente las
actividades, los administradores pueden anticiparse a
situaciones negativas y tomar decisiones antes de que estas se
agraven.
Además, el control facilita la toma de decisiones, ya que
proporciona información clara y precisa sobre el desempeño
de la organización. Con estos datos, los responsables pueden
elegir las mejores acciones para mejorar los resultados.
Por último, el control es clave para mantener el orden y la
disciplina organizacional, ya que establece normas y
estándares que deben cumplirse, promoviendo la
responsabilidad y el compromiso de todos los miembros de la
empresa.
3.2.-Características del control en la administración
El control presenta diversas características que lo convierten
en una función fundamental dentro de la administración:
Una de sus principales características es que es un proceso
continuo, es decir, no se realiza una sola vez, sino que se aplica
de manera permanente durante el desarrollo de las
actividades de la organización.
Otra característica importante es que es preventivo y
correctivo. Es preventivo porque busca evitar errores antes de
que ocurran, y correctivo porque permite solucionar los
problemas cuando ya se han presentado.
El control también es universal, ya que se aplica en todos los
niveles de la organización, desde los trabajadores operativos
hasta los altos directivos. Todos deben estar sujetos a algún
tipo de control para garantizar el buen funcionamiento
general.
Asimismo, es un proceso flexible, porque debe adaptarse a los
cambios del entorno, a las necesidades de la empresa y a las
diferentes situaciones que puedan presentarse.
Otra característica es que el control está basado en
estándares, lo que significa que siempre se compara el
desempeño real con un punto de referencia previamente
establecido, como metas, objetivos o indicadores.
Además, el control debe ser objetivo, es decir, debe basarse en
datos reales y medibles, evitando opiniones subjetivas que
puedan distorsionar los resultados.
Finalmente, el control es orientado a resultados, ya que su
principal propósito es asegurar el cumplimiento de los
objetivos organizacionales y mejorar el desempeño general de
la empresa.
4.-Tecnicas y estándares de control
4.1.-Técnicas de control en la administración
Las técnicas de control son herramientas y métodos que
utilizan los administradores para evaluar el desempeño de las
actividades dentro de una organización, con el fin de verificar
si se están cumpliendo los objetivos y aplicar correcciones
cuando sea necesario.
Existen diversas técnicas de control, entre las más
importantes se encuentran:
Una de las principales es el control presupuestario, que
consiste en comparar los ingresos y gastos reales con los que
se habían planificado. Esto permite detectar excesos de gasto o
falta de recursos y tomar decisiones para mejorar la situación
financiera.
Otra técnica es el uso de indicadores de desempeño (KPIs),
que son medidas cuantitativas que permiten evaluar el
rendimiento de distintas áreas, como ventas, producción o
servicio al cliente. Por ejemplo, cantidad de productos
vendidos, tiempo de entrega o nivel de satisfacción del cliente.
También se encuentra la auditoría, que es una revisión
detallada de las operaciones, registros y procesos de la
empresa. Puede ser interna (realizada por la propia
organización) o externa (realizada por personas ajenas a la
empresa), y ayuda a detectar errores, fraudes o ineficiencias.
El control de calidad es otra técnica importante, ya que se
enfoca en verificar que los productos o servicios cumplan con
ciertos estándares establecidos, garantizando la satisfacción
del cliente.
Asimismo, existen los informes y reportes administrativos,
que son documentos que contienen información sobre el
desempeño de la organización. Estos permiten a los directivos
analizar la situación y tomar decisiones informadas.
Otra técnica es la observación directa, donde los supervisores
revisan personalmente cómo se realizan las actividades, lo que
permite identificar fallas en tiempo real.
También se utiliza el análisis de datos, que consiste en
estudiar información estadística para evaluar el rendimiento y
detectar tendencias o problemas.
Finalmente, el control mediante sistemas tecnológicos ha
cobrado gran importancia en la actualidad, utilizando
software y herramientas digitales para monitorear procesos
en tiempo real, como sistemas contables, de inventario o de
gestión empresarial.
4.2.- Estándares de control en la administración
Los estándares de control son criterios, normas o puntos de
referencia que se establecen previamente para medir el
desempeño de las actividades dentro de una organización.
Sirven como base para comparar los resultados reales y
determinar si se están cumpliendo los objetivos.
Los estándares pueden clasificarse en diferentes tipos:
Los estándares cuantitativos son aquellos que pueden medirse
numéricamente, como la cantidad de productos vendidos, el
tiempo de producción o el nivel de ingresos. Son los más
utilizados porque permiten una evaluación objetiva.
Por otro lado, los estándares cualitativos se refieren a aspectos
que no se pueden medir fácilmente con números, como la
calidad del servicio, la satisfacción del cliente o el clima
laboral.
También existen los estándares de tiempo, que establecen
cuánto debe durar una actividad o proceso, por ejemplo, el
tiempo de entrega de un producto.
Los estándares de costos determinan cuánto se debe gastar en
la realización de una actividad, ayudando a controlar los
recursos financieros.
Asimismo, están los estándares de calidad, que definen las
características que debe cumplir un producto o servicio para
ser aceptado.
Otra clasificación importante es la de estándares de
desempeño, que indican el nivel de rendimiento esperado de
los trabajadores o de un área específica.
Los estándares deben cumplir ciertas condiciones para ser
efectivos: deben ser claros, medibles, realistas, alcanzables y
específicos, de manera que puedan servir como una guía útil
para evaluar el desempeño.
4.3.-Relación entre técnicas y estándares
Las técnicas y los estándares de control están estrechamente
relacionados. Los estándares establecen qué se espera lograr,
mientras que las técnicas permiten medir y evaluar si esos
estándares se están cumpliendo. Sin estándares no habría un
punto de comparación, y sin técnicas no se podría realizar el
control de manera efectiva.
5.- El control como sistema de control
El control como sistema de control en la administración se
refiere a un conjunto organizado de elementos, procesos y
herramientas que trabajan de manera integrada para
supervisar, evaluar y corregir las actividades de una
organización. No se trata solo de una acción aislada, sino de
un proceso continuo y estructurado que permite asegurar que
todo funcione correctamente y en concordancia con los
objetivos establecidos.
Este sistema está compuesto por diferentes partes que
interactúan entre sí, tales como la planificación, la medición
del desempeño, la comparación de resultados y la aplicación
de acciones correctivas. Todos estos elementos forman un
ciclo que se repite constantemente, lo que permite mantener el
control en todas las áreas de la organización.
Una de las principales características del control como sistema
es que funciona mediante un proceso de retroalimentación
(feedback). Esto significa que la información obtenida al
evaluar los resultados se utiliza para hacer ajustes y mejorar
el desempeño en el futuro. Gracias a esta retroalimentación, la
organización puede adaptarse a los cambios y corregir errores
de manera oportuna.
Dentro del sistema de control se pueden identificar varias
etapas fundamentales. En primer lugar, se establecen los
estándares o metas, que sirven como punto de referencia.
Luego, se realiza la medición del desempeño, donde se
recopila información sobre las actividades realizadas.
Posteriormente, se lleva a cabo la comparación de resultados,
analizando si existen diferencias entre lo planificado y lo
ejecutado. Finalmente, se aplican acciones correctivas, que
buscan solucionar los problemas detectados y mejorar el
funcionamiento de la organización.
El control como sistema también implica la participación de
todos los niveles de la empresa, desde los trabajadores hasta
los directivos. Cada uno cumple un rol importante en la
supervisión y cumplimiento de las actividades, lo que permite
un control más efectivo y completo.
Además, este sistema puede apoyarse en herramientas
tecnológicas que facilitan la recopilación y análisis de
información en tiempo real, haciendo que el control sea más
rápido, preciso y eficiente.
6.- Requisitos previos de control y sistemas de control interno
6.1.-Requisitos previos de control.-
Para que el control en la administración sea efectivo, es
necesario que existan ciertos elementos previos que permitan
su correcta aplicación. Sin estos requisitos, el control pierde
sentido o se vuelve ineficiente.
Uno de los principales requisitos es la existencia de una
planificación clara, ya que no se puede controlar algo si no se
ha definido previamente qué se quiere lograr. Los objetivos,
metas y estrategias deben estar bien establecidos para servir
como base del control.
Otro requisito fundamental es contar con estándares
definidos, es decir, criterios o puntos de referencia que
permitan comparar los resultados reales. Estos estándares
deben ser claros, medibles y alcanzables para que el control
sea útil.
También es importante disponer de información confiable y
oportuna. El control depende en gran medida de los datos que
se recolectan, por lo que estos deben ser precisos y obtenidos
en el momento adecuado para poder tomar decisiones
correctas.
La estructura organizacional es otro requisito clave. Debe
existir una adecuada distribución de funciones y
responsabilidades, de modo que cada persona sepa qué debe
hacer y quién es responsable de cada actividad.
Además, se requiere la existencia de sistemas de comunicación
eficientes, que permitan transmitir información entre los
diferentes niveles de la organización. Una buena
comunicación facilita la detección de problemas y la
aplicación de soluciones.
Otro aspecto importante es la capacitación del personal, ya
que los trabajadores deben tener los conocimientos y
habilidades necesarios para cumplir con sus funciones y
participar en el proceso de control.
Asimismo, es necesario contar con herramientas y métodos
adecuados, como sistemas tecnológicos, reportes o
indicadores, que faciliten la medición y evaluación del
desempeño.
Finalmente, es indispensable que exista una cultura
organizacional orientada al control, donde se promueva la
responsabilidad, el cumplimiento de normas y la mejora
continua.
6.2.-Sistemas de control interno
El sistema de control interno es el conjunto de políticas,
normas, procedimientos y mecanismos establecidos dentro de
una organización con el fin de proteger sus recursos,
garantizar la confiabilidad de la información y asegurar el
cumplimiento de los objetivos.
Este sistema es fundamental para el buen funcionamiento de
la empresa, ya que permite prevenir errores, detectar
irregularidades y reducir riesgos, como fraudes o pérdidas
económicas.
6.2.1.-Objetivos del control interno
El sistema de control interno tiene varios objetivos
importantes:
Proteger los activos de la empresa (dinero, equipos, información,
etc.).
Garantizar la exactitud y confiabilidad de la información
financiera y administrativa.
Promover la eficiencia en las operaciones.
Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y políticas internas.
6.2.2.- Componentes del sistema de control interno
Un sistema de control interno está compuesto por varios
elementos:
Ambiente de control: Es la base del sistema. Incluye valores,
ética, disciplina y la actitud de la administración hacia el control.
Evaluación de riesgos: Identificación y análisis de los posibles
riesgos que pueden afectar a la organización.
Actividades de control: Son las acciones concretas que se
implementan para prevenir o corregir errores (autorizaciones,
revisiones, controles físicos, etc.).
Información y comunicación: Se refiere a la generación y
transmisión de información necesaria para el control.
Supervisión o monitoreo: Consiste en evaluar constantemente si
el sistema de control interno está funcionando correctamente.
6.2.3.-Importancia del control interno
El control interno es esencial porque ayuda a mantener el
orden dentro de la organización, evita pérdidas, mejora la
toma de decisiones y fortalece la confianza tanto interna como
externa (clientes, inversionistas, autoridades).
Además, permite que la empresa opere de manera más
segura, eficiente y transparente.
7.- Caso 1
7.1.- Aplicación del control en una empresa comercial
Una empresa dedicada a la venta de productos electrónicos
establece como objetivo principal aumentar sus ventas
mensuales en un 20%. Para lograrlo, el gerente realiza una
planificación donde define estrategias como promociones,
publicidad en redes sociales y mejoras en la atención al
cliente.
Sin embargo, para asegurar que estas estrategias funcionen
correctamente, la empresa implementa un sistema de control
que le permita evaluar el desempeño de sus actividades.
En primer lugar, se establecen estándares de control, como la
meta de ventas mensuales, el número de clientes atendidos por
día y el nivel de satisfacción del cliente. Estos estándares
sirven como base para medir los resultados.
Posteriormente, se aplican técnicas de control, como el
registro diario de ventas, encuestas de satisfacción y reportes
semanales. A través de estos métodos, el gerente obtiene
información sobre el desempeño real de la empresa.
Después de un mes, al realizar la comparación de resultados,
se observa que las ventas solo aumentaron en un 10%, lo que
indica que no se alcanzó el objetivo planteado. Gracias al
control, se identifica que uno de los principales problemas es
la falta de capacitación del personal en atención al cliente.
Ante esta situación, se toman acciones correctivas, como
capacitar a los empleados, mejorar las estrategias de
promoción y ajustar los horarios de atención para atraer más
clientes.
Además, la empresa cuenta con un sistema de control interno,
que incluye supervisión constante, control de inventarios y
revisión de ingresos, lo que ayuda a evitar pérdidas y mejorar
la eficiencia.
Gracias a la aplicación del control, la empresa logra
identificar sus debilidades, corregir errores y mejorar su
desempeño en los siguientes meses, acercándose
progresivamente al cumplimiento de su objetivo.
7.1.1.- Análisis del caso
Este caso demuestra la importancia del control en la
administración, ya que permite:
Evaluar si los objetivos se están cumpliendo
Detectar problemas a tiempo
Tomar decisiones correctivas
Mejorar el desempeño organizacional
Asimismo, se observa cómo el control no es una actividad
aislada, sino un proceso continuo que involucra estándares,
técnicas y sistemas de control interno.
8.- conclusión
En conclusión, el control en la administración es una función
fundamental que permite asegurar el cumplimiento de los
objetivos organizacionales mediante la supervisión, evaluación
y corrección de las actividades realizadas dentro de una
empresa. A lo largo del desarrollo del tema, se ha podido
comprender que el control no actúa de manera aislada, sino
que forma parte de un proceso continuo que se relaciona
directamente con la planificación, la organización y la
dirección.
Asimismo, se ha destacado la importancia del control como
una herramienta clave para mejorar la eficiencia, detectar
errores a tiempo, optimizar el uso de los recursos y facilitar la
toma de decisiones. Sus diversas características, como ser un
proceso continuo, flexible, objetivo y orientado a resultados,
permiten su aplicación en todo tipo de organizaciones y en
todos los niveles administrativos.
Por otro lado, las técnicas de control y los estándares
establecidos cumplen un papel esencial, ya que permiten
medir el desempeño y compararlo con lo planificado,
garantizando así un adecuado seguimiento de las actividades.
De igual manera, los requisitos previos del control aseguran
que este proceso se realice de manera efectiva, mientras que
los sistemas de control interno fortalecen la seguridad, la
transparencia y la confiabilidad dentro de la organización.
Finalmente, mediante el análisis del caso práctico, se evidencia
cómo el control contribuye a identificar problemas, aplicar
soluciones y mejorar el desempeño empresarial. En conjunto,
todos estos elementos demuestran que el control es
indispensable para el buen funcionamiento, el crecimiento y el
éxito de cualquier organización en un entorno cada vez más
exigente y competitivo.