Capitulo III: Captura de eventos económicos

Los registros contables y las partidas débito y crédito

Los registros contables constituyen la base del sistema financiero de toda empresa, ya que
permiten documentar y organizar cada transacción económica de forma cronológica y
sistemática. A través de ellos se obtiene información útil para elaborar los estados
financieros, realizar análisis de rentabilidad y cumplir con las obligaciones fiscales. Además,
los registros contables sirven para evaluar la eficiencia de las operaciones internas, mantener
evidencia documental y garantizar la transparencia en el manejo de los recursos.

El libro mayor representa un registro central donde se agrupan las transacciones por
cuentas específicas, reflejando los aumentos y disminuciones de los diferentes elementos del
activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Este sistema facilita la preparación de los
estados financieros, ya que permite conocer en todo momento el saldo actualizado de cada
cuenta. Su correcta elaboración asegura la coherencia entre los distintos informes contables y
financieros de la organización.

Las cuentas contables funcionan como medios de acumulación de información sobre

un mismo concepto económico, como puede ser el efectivo, las cuentas por cobrar o los
gastos operativos. Cada cuenta posee dos secciones: el débito (lado izquierdo), donde se
registran los aumentos de activos o disminuciones de pasivos, y el crédito (lado derecho),
donde se reflejan las operaciones contrarias. Este sistema de doble partida garantiza que toda
transacción mantenga el equilibrio contable.

Las partidas débito y crédito son esenciales para determinar los saldos de cada
cuenta. Si los débitos superan los créditos, la cuenta presenta un saldo deudor; si los créditos
son mayores, el saldo es acreedor. Esta metodología permite identificar con precisión el
efecto de cada operación sobre la situación financiera de la empresa. Asimismo, facilita el
control interno, la rendición de cuentas y la toma de decisiones basadas en información
confiable y verificable.
Ejemplo: Vamos a determinar el saldo de la cuenta Efectivo en caja y banco, tomando en
cuenta las siguientes transacciones;
1. Aporte de capital realizado al banco x por el Sr. Juan con un valor de 30,000.00 RD$
2. Compra de muebles mediante cheque del banco x por un valor de 11,000.00 RD$
3. Pago de salario en efectivo a recepcionista por 17,000.00 RD$

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El Diario y la Utilidad Neta

El diario es el registro cronológico donde se anotan día a día todas las transacciones de una
empresa. Su función principal es servir como punto de partida para el registro contable, antes
de que la información sea transferida a las cuentas del mayor. En el diario se registran los
débitos y créditos de cada operación, y cada asiento incluye una breve descripción del evento
económico.
El proceso de traslado consiste en actualizar las cuentas del mayor con la información
registrada en el diario. Este procedimiento permite reflejar en el mayor los efectos reales de
las transacciones, lo que facilita la elaboración de los estados financieros. Aunque en
sistemas manuales este proceso se realiza después del registro en el diario, en sistemas
computarizados ocurre de manera automática e instantánea.
Por otro lado, la utilidad neta se define como el aumento en el patrimonio del propietario
resultante de las operaciones rentables del negocio. Esta utilidad no implica necesariamente
un movimiento de efectivo, sino que refleja el efecto global de los ingresos y gastos. En
términos contables, la utilidad neta se determina comparando los ingresos obtenidos por la
venta de bienes o servicios con los costos y gastos incurridos.

El ingreso y su reconocimiento contable

El ingreso se define como el precio de los bienes vendidos o de los servicios prestados
durante un periodo contable determinado. Este representa un incremento en el patrimonio del
propietario, ya que implica un aumento en los activos totales de la empresa sin que se
modifiquen los pasivos. La obtención de ingresos ocurre cuando un negocio entrega bienes o
presta servicios a sus clientes y recibe a cambio efectivo o derechos de cobro, reflejando así
un incremento bruto en el patrimonio.

En cuanto al momento en que debe registrarse el ingreso, se aplica el principio de

realización, el cual establece que el ingreso debe reconocerse cuando los bienes han sido
vendidos o los servicios prestados. Esto se debe a que en ese momento el proceso de
generación de ganancias se ha completado y el valor de la transacción puede determinarse
objetivamente. Antes de la venta, solo puede estimarse el valor de los bienes o servicios;
después de ella, el paso restante es el cobro, que normalmente es seguro.

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Los gastos y su reconocimiento contable

Los gastos se definen como los costos de los bienes y servicios utilizados en el proceso de
obtención de ingresos. Estos incluyen conceptos como salarios, publicidad, alquiler, servicios
públicos y depreciación de activos. Su función principal es permitir a las empresas atraer y
atender a los clientes, lo que posibilita la generación de ingresos. En términos contables, los
gastos implican una disminución del patrimonio del propietario, ya sea por una reducción
de activos o por un incremento en los pasivos.

El reconocimiento de los gastos se basa en el principio de asociación, que establece que los
gastos deben registrarse en el mismo periodo en que se reconocen los ingresos que ayudaron
a generar. Este principio requiere que los gastos estén relacionados directamente con la
generación de ingresos, respetando así una base de "causa y efecto". Por ejemplo, los costos
de publicidad se asocian con las ventas generadas en ese mismo periodo. Este principio
permite una medición más precisa de la utilidad neta de un periodo contable.

Las reglas de débito y crédito para ingresos y gastos se basan en el principio de que los
ingresos incrementan el patrimonio del propietario, mientras que los gastos lo disminuyen. En
consecuencia, los aumentos en el patrimonio se registran como créditos y las disminuciones
como débitos. Aplicando este criterio, los ingresos se contabilizan mediante créditos por
representar un aumento patrimonial, y los gastos se registran mediante débitos al implicar una
disminución del mismo.

La base de causación en la contabilidad establece que los ingresos deben

reconocerse cuando se ganan y los gastos cuando los bienes o servicios se utilizan,
independientemente de los flujos de efectivo. Su propósito principal es medir la rentabilidad
de las actividades económicas realizadas durante un periodo contable. Este enfoque se
sustenta en el principio de asociación, que busca relacionar los ingresos con los gastos
incurridos para generarlos, proporcionando una visión más precisa de la rentabilidad
económica. En contraste, la base contable de efectivo registra los ingresos y gastos
únicamente cuando se recibe o se paga dinero, lo que limita su capacidad para reflejar
fielmente la rentabilidad de las operaciones empresariales durante un periodo determinado.

El ciclo contable y el balance de prueba

El ciclo contable comprende el conjunto de procedimientos que permiten registrar, clasificar
y resumir la información financiera de una empresa de manera sistemática y periódica. Inicia
con el registro de las transacciones en el diario y culmina con la elaboración de los estados
financieros. Este proceso incluye etapas como el pase al mayor, la preparación del balance de
prueba, los ajustes de fin de periodo, el registro de asientos de cierre y la elaboración de un
nuevo balance de prueba después del cierre.

El balance de prueba, por su parte, tiene como finalidad verificar la exactitud aritmética de
los registros contables. En él se comparan los totales de débitos y créditos de las cuentas del
mayor, los cuales deben coincidir para asegurar la corrección de los asientos realizados. Este
instrumento constituye una herramienta fundamental dentro del ciclo contable, ya que

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permite detectar errores y garantizar la confiabilidad de la información financiera antes de
proceder con la elaboración de los estados finales.

Los asientos de ajuste

En el ciclo contable, los asientos de ajuste constituyen una etapa esencial para garantizar que
los ingresos y gastos se reconozcan en el período contable correspondiente. Muchas
transacciones comerciales tienen efectos que se extienden a lo largo de varios períodos, por lo
que no basta con registrarlas al momento en que ocurren. Por ejemplo, la compra de seguros
o equipo con utilidad a largo plazo requiere ajustes contables periódicos.

Inicialmente, los costos asociados a estos activos se registran como tales, ya que se espera
que generen beneficios económicos futuros. Sin embargo, a medida que estos activos se
utilizan, sus costos deben convertirse en gastos del período en que efectivamente se
consumen los bienes o servicios. Este proceso se realiza mediante los asientos de ajuste al
final de cada período contable, cuyo propósito es asignar correctamente los ingresos y gastos
a su período correspondiente.

Los asientos de ajuste ajustan los saldos de diversas cuentas, permitiendo reflejar con mayor
precisión la situación financiera de la empresa. Existen distintos tipos de asientos de ajuste,
algunos relacionados con gastos y otros con ingresos devengados o diferidos. Aunque una
empresa puede requerir múltiples ajustes, en este caso se ejemplifica con un negocio que
realiza tres ajustes al cierre del 31 de diciembre, relacionados con los gastos.

Cierre de Cuentas Temporales de Patrimonio

El cierre de cuentas "temporales" tiene como objetivo aumentar el patrimonio del propietario
y regularizar las cuentas de ingresos y gastos. Al finalizar el periodo contable, estas cuentas
se trasladan a cuentas de resultados, lo que implica una transferencia de los saldos
correspondientes a un estado financiero de carácter definitivo.

Se subraya que los saldos de ingresos, gastos y otros resultados de operaciones deben ser
transferidos a la cuenta de resultados, liquidando los saldos a cero en las cuentas temporales.
Esta transferencia se realiza con el fin de reflejar de forma precisa el patrimonio y los
resultados financieros del periodo.

El procedimiento establecido implica devolver el saldo de las cuentas de ingresos a cero y

transferir el crédito correspondiente a la cuenta de resultados. De esta manera, se asegura que
los saldos correspondientes sean adecuados para el próximo ciclo contable.

El proceso de cierre de cuentas puede resumirse en los siguientes pasos:

1. Cerrar las cuentas de ingresos: Los saldos de estas cuentas se transfieren a la cuenta
de Resultados.
2. Cerrar las cuentas de gastos: Similar a los ingresos, los saldos de las cuentas de
gastos también se transfieren a la cuenta de Resultados.

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 3. Cerrar la cuenta de Resultados: El saldo de esta cuenta se transfiere a la cuenta de
capital del propietario, reflejando el impacto de los resultados del periodo sobre el
patrimonio.
4. Cerrar la cuenta de Retiros del propietario: El saldo de esta cuenta se transfiere a
la cuenta de capital del propietario, asegurando que el monto de los retiros se
contabilice dentro del patrimonio final reflejado en el balance general.

Capitulo IV: Preparación de un informe anual

El informe anual de las empresas que cotizan en la bolsa de valores es un documento

obligatorio que debe ser publicado tanto para los accionistas como para el público en general.
Este informe incluye estados financieros comparativos de varios años y proporciona
información adicional sobre la situación financiera de la empresa, sus operaciones y sus
perspectivas futuras. Previo a su emisión, los estados financieros deben ser auditados por una
firma de contadores públicos certificados (CPA) para garantizar su veracidad. La compañía y
los CPA deben colaborar estrechamente en la preparación de estos informes.

Necesidad de asientos de ajuste

Al medir los ingresos y preparar los estados financieros, se dividen en varios periodos
contables. Para obtener información útil para tomar decisiones, es crucial realizar asientos de
ajuste al final de cada periodo. Estos asientos se utilizan para reconocer las transacciones que
no se registraron adecuadamente durante el periodo, como los ingresos o gastos que no
coinciden exactamente con el momento en que se devengan. Además, son esenciales para
ajustar los ingresos y los gastos de manera precisa y reflejar correctamente las ganancias y
pérdidas de la empresa.

Tipos de asientos de ajuste:

1. Asientos para reparar costos registrados previamente: Estos ajustes se realizan

para corregir gastos que se registran en el periodo contable, pero que no corresponden
a ese periodo, como gastos adelantados o ingresos no devengados. Estos asientos
ajustan las cuentas para reflejar el gasto o ingreso en el periodo correspondiente.
2. Asientos para repartir el ingreso o ganado: Estos asientos se registran cuando el
ingreso generado no se ha reconocido completamente en el periodo en que se generó,
o cuando los servicios relacionados no se han prestado aún. De este modo, se ajusta el
reconocimiento de ingresos de acuerdo a las normativas contables vigentes.
3. 3. Asientos para registrar los gastos acumulados: Este tipo de asiento se aplica
cuando se incurre en un gasto en el periodo contable, pero aún no se ha recibido una
factura o no se ha realizado un pago efectivo hasta un periodo futuro. Estos gastos se
registran mediante un asiento de ajuste al final del periodo contable, con un débito a la
cuenta de gasto apropiada (como gastos de intereses o gastos de salarios) y un crédito
al pasivo correspondiente. De esta forma, se reconoce el gasto, aunque no se haya
producido el pago inmediato.
4. 4. Asientos para registrar el ingreso no contabilizado: Este asiento se realiza
cuando se obtiene o se ha causado un ingreso durante el periodo, pero este aún no se

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 ha registrado contablemente ni se ha recibido el pago. Este ingreso, por lo tanto, se
debe reconocer al final del periodo mediante un asiento de ajuste. Se registra mediante
un débito a Cuentas por cobrar y un crédito a Ingresos ganados, lo que refleja el
derecho a recibir ese ingreso, aunque no haya sido cobrado en efectivo.

Los asientos de ajuste constituyen un aspecto fundamental en la contabilidad, ya que

permiten reflejar de manera precisa los cambios en el patrimonio de la entidad,
específicamente en términos de ingresos y gastos. Estos asientos son utilizados para ajustar
las cuentas del balance general y de los resultados, ya sea en el contexto de activos o pasivos.
Es importante destacar que los asientos de ajuste no solo comprenden el reconocimiento de
ingresos o gastos, sino que también requieren un cambio correlativo en los elementos del
balance, lo cual subraya su importancia en la correcta presentación de la situación financiera
de la entidad.

Los asientos de ajuste se basan en los principios de la contabilidad de causación, lo que

implica que se registran los efectos de las transacciones y eventos que ya han ocurrido, pero
que no se reflejan en las facturas mensuales o transacciones al final del periodo. Esto es
especialmente relevante en situaciones como el gasto por depreciación, el cual debe ser
estimado y registrado de manera precisa, aunque no se haya producido una transacción
tangible. En consecuencia, los asientos de ajuste requieren una comprensión profunda de los
conceptos contables y deben ser elaborados por personal capacitado, como los controladores
o contadores profesionales, dado que el registro adecuado de estas operaciones es esencial
para mantener la fiabilidad de los estados financieros y garantizar la precisión de la
información contable presentada.

Algunos asientos de ajustes son:

• Costos Registrados Distribuidos: Se refieren a la asignación de un gasto durante un

periodo contable. Cuando se adquiere un activo, el costo se distribuye entre la cuenta de
activo y la de gasto según su utilización.

• Gastos Prepagados: Son pagos anticipados por servicios que se consumirán en el futuro,
como rentas o seguros. Inicialmente se registran como activos y luego se convierten en gastos
conforme se consumen.

• Suministros de Almacén: Se incluyen los costos relacionados con los suministros utilizados
en la empresa. Estos se registran inicialmente como activos y se convierten en gastos cuando
se utilizan.

• Pólizas de Seguro: Son consideradas como gastos prepagados. A medida que transcurre el
tiempo, el costo del seguro se va reconociendo como gasto a medida que el servicio se
consume.

• Depreciación de Edificios: El proceso de registrar el gasto de depreciación al final de un

periodo contable es un ejemplo de un asiento de ajuste que distribuye un costo registrado.

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Este asiento se utiliza para reflejar la depreciación de un inmueble, como el edificio de la,
cuyo valor disminuye con el tiempo debido al uso y envejecimiento.

Efectos de los asientos de ajuste

Los asientos de ajuste tienen como principal efecto actualizar los saldos de las cuentas para
reflejar de manera precisa la situación financiera y los resultados de la empresa al final de un
período contable, asegurando que los ingresos y gastos se imputen al período correcto según
el principio de devengo. Esto genera una imagen fiel y veraz de la salud financiera de la
empresa y proporciona datos fiables para la toma de decisiones.

• Actualización de cuentas:

Aseguran que los saldos de los activos, pasivos, ingresos y gastos reflejen su valor real al
cierre del período. Por ejemplo, se registra el gasto del seguro mensual o la depreciación de
un activo.

• Aplicación del principio de devengo:

Permiten que los ingresos y gastos se reconozcan en el período en que se ganan o se incurren,
independientemente de cuándo se reciba o pague el efectivo. Esto corrige las transacciones
que afectan a más de un período contable, como los gastos pagados por anticipado.

• Mejora de la precisión financiera:

Proporcionan datos más exactos y fiables en los estados financieros. Sin estos ajustes, los
ingresos podrían inflarse o los gastos subestimarse, dando una visión errónea de la
rentabilidad y la posición financiera.

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