Tutorial de MS Project: 11 pasos para crear el plan de proyecto
perfecto.
¿Eres principiante en Microsoft Project? En ese caso, este tutorial de MS
Project es perfecto para ti. En 11 sencillos pasos, aprenderás los conceptos
básicos más importantes de MS Project para crear tu plan de proyecto.
Además, y esto es fundamental, evitarás los errores comunes desde el principio:
aquellos que suelen generar preocupación, incertidumbre y pérdida de tiempo
entre los nuevos usuarios. ¡Nuestro tutorial de MS Project te garantiza que esto no
te sucederá! En el futuro, podrás pasar de gestionar proyectos individuales a
supervisar portafolios, integrar tus planes de MS Project con herramientas de
gestión de proyectos (PPM) y beneficiarte de datos agregados, crear paneles de
control ejecutivos y alinear el trabajo con las prioridades del portafolio.
También puedes descargar este artículo en formato PDF en el primer capítulo del
mismo .
Tutorial de MS Project: 11 pasos de un vistazo
1. Definir el inicio del proyecto
2. Defina el modo de tarea
3. Crear tareas
4. Estructurar las tareas del proyecto
5. Introduzca la duración de la tarea y los hitos.
6. Tareas de enlace
7. Definir recursos
8. Asignar recursos
9. Utilice plazos de entrega en lugar de restricciones de tareas.
10. Establecer línea de base
11. Mostrar resumen de la tarea del proyecto
Paso 1: Definir el inicio del proyecto
TRAS CREAR TU PROYECTO, COMIENZA CON EL PASO 1 DE NUESTRO TUTORIAL DE
MS PROJECT: INTRODUCIR LA FECHA DE INICIO. ESTO ES ESPECIALMENTE
IMPORTANTE, YA QUE MS PROJECT ESTABLECE POR DEFECTO LA FECHA DE INICIO
DE TODAS LAS TAREAS RECIÉN CREADAS. EN LA PRÁCTICA, ESTO SIGNIFICA QUE EL
CÁLCULO DE TODO EL PROYECTO SE BASA EN LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO.
COMO ALTERNATIVA, PUEDE INTRODUCIR LA FECHA DE FINALIZACIÓN DEL
PROYECTO. EN ESTE CASO, MS PROJECT CALCULARÁ AUTOMÁTICAMENTE LA FECHA
DE INICIO DEL PROYECTO.
NOTA: EN GENERAL, NO SE RECOMIENDA UTILIZAR EL CÁLCULO DE LA FECHA DE
FINALIZACIÓN DEL PROYECTO DURANTE SU DESARROLLO. DE HECHO, LOS
RETRASOS PUEDEN PROVOCAR QUE LAS TAREAS PENDIENTES QUEDEN RELEGADAS
AL PASADO.
EN UNA FASE INICIAL DE PLANIFICACIÓN, PUEDE SER ÚTIL ESTABLECER LA
PLANIFICACIÓN CON EL CÁLCULO DE LA FECHA DE FINALIZACIÓN. ESTO PERMITE
CALCULAR UNA FECHA DE INICIO TEÓRICA Y, POR LO TANTO, OBTENER
INFORMACIÓN VALIOSA SOBRE CUÁNDO COMENZAR EL PROYECTO. SIN EMBARGO,
EL CÁLCULO NO INCLUIRÁ UN MARGEN DE TIEMPO. POR LO TANTO,
POSTERIORMENTE DEBERÁ VOLVER A CALCULAR DESDE LA FECHA DE INICIO DEL
PROYECTO Y ESTABLECER UNA FECHA LÍMITE (VÉASE EL PASO 9 ).
NOTA:
AL CALCULAR LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO, TODAS LAS TAREAS COMIENZAN
LO ANTES POSIBLE. POR LO TANTO, SE CALCULA LA FECHA DE FINALIZACIÓN MÁS
TEMPRANA POSIBLE PARA EL PROYECTO (CÁLCULO HACIA ADELANTE).
AL CALCULAR LA FECHA DE FINALIZACIÓN DEL PROYECTO, TODAS LAS TAREAS
COMIENZAN LO MÁS TARDE POSIBLE. POR LO TANTO, SE CALCULA LA FECHA DE
INICIO MÁS TARDÍA POSIBLE PARA EL PROYECTO (CÁLCULO INVERSO).
PARA ESTABLECER LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT,
PROCEDA DE LA SIGUIENTE MANERA:
1. CREA UN PROYECTO O ABRE UN PROYECTO EXISTENTE.
2. ABRE LA PESTAÑA PROYECTO .
3. ACTIVE EL BOTÓN INFORMACIÓN DEL PROYECTO .
4. SELECCIONE UNA FECHA EN EL CAMPO FECHA DE INICIO O INTRODUZCA LA FECHA
MANUALMENTE.
5. CONFIRMAR CON OK .
Figura: Apertura de la información del proyecto y configuración de la fecha de inicio del proyecto.
Si existen tareas en su plan de proyecto, las tareas sin un predecesor vinculado se
Descarga gratuita en PDF: Tutorial de MS Project: 11 pasos para crear el plan
perfecto para tu proyecto de MS Project.
Paso 2: Definir el modo de tarea
LO IMPORTANTE: ANTES DE EMPEZAR A CREAR LAS TAREAS, DEBE CONFIGURAR UN MODO
DE PLANIFICACIÓN ADECUADO. MS PROJECT OFRECE DOS VARIANTES DIFERENTES PARA
ELLO:
PROGRAMACIÓN MANUAL (CONFIGURACIÓN PREDETERMINADA)
▪ LA FECHA DE INICIO, LA FECHA DE FINALIZACIÓN Y LA DURACIÓN LAS ESTABLECE EL
DIRECTOR DEL PROYECTO. MICROSOFT PROJECT NO MODIFICA ESTOS DATOS.
▪ SE MOSTRARÁN ADVERTENCIAS SI LOS VALORES INTRODUCIDOS PROVOCAN CONFLICTOS
DE PROGRAMACIÓN.
PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA
▪ EN ESTE MODO, MS PROJECT CALCULA LAS TAREAS UTILIZANDO RELACIONES,
RESTRICCIONES, CALENDARIOS Y OTROS FACTORES DE PLANIFICACIÓN.
NUESTRO CONSEJO: CONFIGURE EL MODO "PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA" COMO
PREDETERMINADO Y SOLO CAMBIE A "PROGRAMACIÓN MANUAL" CUANDO SEA NECESARIO.
PUEDE CAMBIAR EL MODO DE PLANIFICACIÓN EN CUALQUIER MOMENTO.
USTED TIENE LA OPCIÓN: EL MODO DE TAREA SE PUEDE DEFINIR PARA UNA DE LAS
SIGUIENTES OPCIONES:
▪ TODOS LOS PROYECTOS NUEVOS
▪ UN PROYECTO INDIVIDUAL
▪ TAREAS INDIVIDUALES DENTRO DE UN PROYECTO
PARA DEFINIR EL MODO DE TAREA PARA TODOS LOS PROYECTOS NUEVOS , HAGA CLIC
EN ARCHIVO > OPCIONES > PROGRAMACIÓN EN MS PROJECT.
EN EL ÁREA DE OPCIONES DE PROGRAMACIÓN PARA ESTE PROYECTO, SELECCIONE TODOS
LOS PROYECTOS NUEVOS EN LA LISTA DESPLEGABLE. DESPUÉS DE ESTO, PUEDE
SELECCIONAR EL MODO DE PROGRAMACIÓN DESEADO EN TAREAS NUEVAS CREADAS .
Figura: Opciones de programación en MS Project
Además, puede cambiar el modo de un proyecto individual en la tabla de entrada de su plan de
proyecto. También puede ajustar el modo de tarea de las tareas individuales a través de la
columna Modo de tarea .
Paso 3: Crear tareas
EN EL SIGUIENTE PASO, YA PUEDES EMPEZAR A CREAR LAS TAREAS INDIVIDUALES.
EMPIEZA POR CONSIDERAR QUÉ TAREAS SON NECESARIAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS
DE TU PROYECTO.
NUESTRO CONSEJO: AL AÑADIR TAREAS , ELIGE NOMBRES CORTOS Y CONCISOS QUE LAS
DESCRIBAN CON LA MAYOR PRECISIÓN POSIBLE. ESTO ES ESPECIALMENTE IMPORTANTE SI
TRABAJAS CON MICROSOFT PROJECT SERVER O PROJECT ONLINE , ADEMÁS DE LA VERSIÓN
LOCAL DE MS PROJECT. EN ESTE CASO, LOS EMPLEADOS QUE LES ASIGNES LAS TAREAS PODRÁN
INFORMARLES POSTERIORMENTE POR SU CUENTA. LOS NOMBRES CORTOS Y CONCISOS SON
MÁS FÁCILES DE RECORDAR Y SIMPLIFICAN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE INFORMES.
LEA NUESTRO ARTÍCULO SOBRE EL PROYECTO DE JUBILACIÓN EN LÍNEA EN 2026 .
SIEMPRE DEFINA LAS TAREAS EN PRESENTE. POR EJEMPLO, NOMBRE UNA TAREA COMO
«DESARROLLAR APLICACIÓN DE BASE DE DATOS» O «REDACTAR ESPECIFICACIÓN». EN CAMBIO,
NOMBRE LOS HITOS EN PASADO, POR EJEMPLO, «ESPECIFICACIÓN CREADA».
POR SUPUESTO, MS PROJECT OFRECE DIFERENTES OPCIONES PARA CREAR TAREAS. PUEDE
INTRODUCIR LOS NOMBRES DE LAS TAREAS EN LA TABLA DE ENTRADA O UTILIZAR LOS
BOTONES DE LA PESTAÑA TAREAS .
Figura: Diferentes opciones para crear tareas
Paso 4: Estructurar las tareas del proyecto
UNA ESTRUCTURA LÓGICA Y RELACIONADA CON EL CONTENIDO ES INDISPENSABLE EN UN
BUEN PLAN DE PROYECTO.
MS PROJECT TE PERMITE ESTRUCTURAR TU PLAN DE PROYECTO APLICANDO SANGRÍA A LAS
TAREAS MEDIANTE LAS LLAMADAS TAREAS DE RESUMEN . EN ESTE CASO, LAS TAREAS DE
RESUMEN REPRESENTAN LAS FASES DE TU PROYECTO.
LA VENTAJA ES QUE, EN LAS TAREAS DE RESUMEN PROGRAMADAS AUTOMÁTICAMENTE,
VALORES COMO LA DURACIÓN , EL TRABAJO , EL INICIO , EL FIN Y EL COSTE SE PROGRAMARÁN EN
FUNCIÓN DE LAS SUBTAREAS. DE ESTE MODO, SIEMPRE TENDRÁ UNA VISIÓN GENERAL DE LAS
FASES INDIVIDUALES SIN NECESIDAD DE REVISAR TODAS LAS TAREAS.
ASÍ DE FÁCIL ES:
▪ PUEDE SELECCIONAR LAS TAREAS DESEADAS Y USAR LAS FLECHAS EN LA
PESTAÑA TAREAS PARA MOVERLAS HACIA ADENTRO O HACIA AFUERA O
▪ UTILICE LAS FLECHAS HACIENDO CLIC CON EL BOTÓN DERECHO EN UNA TAREA.
▪ LOS USUARIOS AVANZADOS PUEDEN UTILIZAR LA OPCIÓN DE SANGRAR O DESSANGRAR LAS
TAREAS MEDIANTE EL ATAJO DE TECLADO (ALT + MAYÚS + TECLAS DE FLECHA).
FIGURA: DIFERENTES OPCIONES PARA TAREAS DE SANGRÍA
TRAS ESTRUCTURAR TUS TAREAS, PUEDES SEGUIR AJUSTANDO LA VISTA PARA QUE
SOLO SE MUESTREN LAS TAREAS DE UN NIVEL DETERMINADO.
POR EJEMPLO, SI PREFIERE UNA VISIÓN GENERAL DE LAS FASES, PUEDE LIMITAR
FÁCILMENTE LA VISTA AL PRIMER NIVEL DEL ESQUEMA. PARA ELLO, VAYA A LA
PESTAÑA VISTA Y ACTIVE EL BOTÓN ESQUEMA . A CONTINUACIÓN, SELECCIONE EL
NIVEL DE ESQUEMA DESEADO.
FIGURA: ELECCIÓN DE UN NIVEL DE ESQUEMA
NUESTRO CONSEJO DE LECTURA: TODO LO QUE NECESITAS SABER SOBRE LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT) .
Paso 5: Introduzca la duración de la tarea
y los hitos.
TRAS CREAR Y ESTRUCTURAR TODAS LAS TAREAS NECESARIAS EN LOS PASOS ANTERIORES, ES
PRECISO CONSIDERAR LA DURACIÓN DE CADA UNA. MÁS CONCRETAMENTE: ¿CUÁNTO TIEMPO
SE REQUIERE PARA COMPLETAR CADA TAREA?
ASÍ ES COMO SE ESTABLECE LA DURACIÓN DE LAS TAREAS:
INTRODUZCA EL NÚMERO DE DÍAS CORRESPONDIENTE EN EL CAMPO DURACIÓN . TAMBIÉN ES
POSIBLE ESPECIFICAR UN NIVEL DE DETALLE MAYOR O MENOR (POR EJEMPLO, HORAS O
SEMANAS). SIN EMBARGO, ESTO SOLO SE RECOMIENDA EN CASOS EXCEPCIONALES.
EL FINAL DE LAS TAREAS SE CALCULA AUTOMÁTICAMENTE EN FUNCIÓN DE LOS DÍAS
LABORABLES DEFINIDOS. SI NO DESEA TENER EN CUENTA LOS DÍAS NO LABORABLES, PUEDE
USAR LA ABREVIATURA E (TIEMPO TRANSCURRIDO) (P. EJ., 10 EDAYS). ESTO RESULTA ÚTIL
PARA PROCESOS PASIVOS (COMO EL TIEMPO DE SECADO DEL HORMIGÓN) QUE NO DEPENDEN
DE LOS DÍAS FESTIVOS. TAMBIÉN PUEDE INTRODUCIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS
(HACIENDO DOBLE CLIC EN LA TAREA) A TRAVÉS DE LA INFORMACIÓN DE LA TAREA .
NUESTRO CONSEJO: NO INTRODUZCA MANUALMENTE LAS FECHAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
DE LAS TAREAS. MS PROJECT CALCULA AUTOMÁTICAMENTE ESTA INFORMACIÓN EN FUNCIÓN
DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO, LA DURACIÓN DE LA TAREA Y LOS VÍNCULOS.
FIGURA: DURACIÓN DE ENTRADA
NOTA:
▪ LA DURACIÓN ES EL PERÍODO DE TIEMPO QUE SE TARDA EN COMPLETAR UNA TAREA, NO EL
NÚMERO DE HORAS O DÍAS DE TRABAJO NECESARIOS.
▪ POR DEFECTO, MS PROJECT ASIGNA UNA DURACIÓN ESTIMADA DE "¿1 DÍA?" (SE PUEDE
CAMBIAR EN LAS OPCIONES).
▪ PLANIFIQUE LAS TAREAS INTRODUCIENDO LA DURACIÓN Y LOS VÍNCULOS
CORRESPONDIENTES ENTRE ELLAS, ESTABLECIENDO RELACIONES DE
PREDECESOR Y SUCESOR .
▪ UTILICE EL MODO DE PROGRAMACIÓN "PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA" Y DEJE QUE MS
PROJECT CALCULE LAS FECHAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN .
ASÍ ES COMO SE DEFINEN LOS HITOS:
AL INTRODUCIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS, TAMBIÉN PUEDES DEFINIR HITOS. UNA TAREA
SE CONVERTIRÁ AUTOMÁTICAMENTE EN UN HITO SI INTRODUCES UNA DURACIÓN DE 0. LOS
HITOS DEFINEN LOS PUNTOS CLAVE MÁS IMPORTANTES DE TU PROYECTO Y SUELEN UBICARSE
AL FINAL DE CADA FASE.
Figura: Creación de hitos
Paso 6: Vincular tareas
AL CREAR TAREAS, YA HABRÁS NOTADO LO SIGUIENTE: TODAS LAS TAREAS COMIENZAN
CON LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO.
EL SIGUIENTE PASO ES IMPLEMENTAR LAS DEPENDENCIAS LÓGICAS DE LAS TAREAS CON
ENLACES EN LA LÍNEA DE TIEMPO. POR EJEMPLO, UN DESARROLLADOR SOLO PUEDE
COMENZAR A DESARROLLAR UNA APLICACIÓN UNA VEZ QUE SE HAYA COMPLETADO LA
ESPECIFICACIÓN CORRESPONDIENTE (COMO TODOS SABEMOS, NO FUNCIONA TAN BIEN
DE FORMA ESPONTÁNEA).
POR LO TANTO, NOS ENCONTRAMOS ANTE UNA SUCESIÓN SECUENCIAL DE TAREAS.
AQUÍ ES DONDE ENTRAN EN JUEGO LAS DENOMINADAS RELACIONES DE FIN A INICIO .
ELIGE ENTRE DIFERENTES TIPOS DE ENLACES.
MS PROJECT TE OFRECE LA OPCIÓN DE ELEGIR ENTRE DIFERENTES TIPOS DE ENLACES
PARA ESCENARIOS ESPECIALES. AQUÍ TIENES UNA DESCRIPCIÓN GENERAL:
Figura: Los diferentes tipos de relaciones entre tareas
FIGURA: VISUALIZACIÓN DE LAS RELACIONES ENTRE TAREAS EN MS PROJECT
AHORA, SELECCIONA LAS TAREAS QUE DESEAS VINCULAR.
COMO SUELE OCURRIR EN MS PROJECT, EXISTEN VARIAS OPCIONES PARA
VINCULAR TAREAS.
▪ HAZ DOBLE CLIC EN LA TAREA > PESTAÑA PREDECESORES : AQUÍ PUEDES
SELECCIONAR LA TAREA PREDECESORA CORRESPONDIENTE MEDIANTE UN MENÚ
DESPLEGABLE. TAMBIÉN PUEDES SELECCIONAR EL TIPO DE ENLACE MEDIANTE
UN MENÚ DESPLEGABLE. ADEMÁS, PUEDES ESTABLECER UN INTERVALO DE
TIEMPO (RETRASO). SIN EMBARGO, ESTO NO DEBE ENTENDERSE COMO UN
MARGEN DE TIEMPO QUE SE PUEDA AGOTAR, SINO COMO UN INTERVALO FIJO
(POR EJEMPLO, DESPUÉS DE PINTAR, SE DEBE MANTENER UN INTERVALO DE 2
DÍAS PARA QUE LA PINTURA SE SEQUE. NO SE PUEDEN COLGAR CUADROS ANTES
DE ESE TIEMPO).
▪ ENTRADA DIRECTA DEL TIPO DE ENLACE EN LA COLUMNA PREDECESOR : EN
ESTE CASO, PUEDE SELECCIONAR EL PREDECESOR MEDIANTE EL MENÚ
DESPLEGABLE. TAMBIÉN ES POSIBLE INTRODUCIR EL NÚMERO DE FILA DE LA
TAREA QUE SE VA A ENLAZAR DIRECTAMENTE EN LA CELDA. LOS TIPOS DE
ENLACE DISTINTOS DE FIN-A-INICIO DEBEN INTRODUCIRSE MEDIANTE UNA
ABREVIATURA DESPUÉS DEL NÚMERO DE FILA DE LA TAREA ENLAZADA (P.
EJ., 1SS = INICIO-A-INICIO CON LA TAREA 1 ).
▪ CON EL RATÓN EN EL DIAGRAMA DE GANTT: TAMBIÉN PUEDE CREAR UN VÍNCULO
ARRASTRANDO EL RATÓN DE UNA TAREA A OTRA. DE ESTA FORMA, SE CREA
AUTOMÁTICAMENTE UNA RELACIÓN DE FIN A INICIO (FS) . HACIENDO DOBLE CLIC
EN LA LÍNEA DEL VÍNCULO, PUEDE CAMBIAR EL TIPO Y EL RETRASO DEL VÍNCULO .
Figura: Creación de un enlace (ejemplo de plan de proyecto)
FIGURA: ICONO DE ENLACE QUE APARECE AL VINCULAR TAREAS MEDIANTE LA
OPCIÓN C) DE LA FIGURA ANTERIOR.
▪ SELECCIÓN DE PREDECESORES Y SUCESORES MEDIANTE EL ICONO DE ENLACE :
CON ESTE MÉTODO, SELECCIONE DOS TAREAS Y HAGA CLIC EN EL ICONO DE
ENLACE EN LA PESTAÑA TAREA .
Figura: Creación de un enlace mediante el icono de enlace (ejemplo de plan de proyecto)
Consejo de lectura: Todo lo que necesitas saber sobre Project for the Web
Becoming Planner
Paso 7: Definir los recursos
EN LOS 6 PASOS ANTERIORES, DEFINISTE EL CRONOGRAMA DE TU PROYECTO. PARA PODER
CUMPLIR CON LOS PLAZOS PREVISTOS Y CONTROLAR LOS COSTOS Y MATERIALES, DEBES
PENSAR AHORA EN LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN.
PRIMERO, ELABORA UN PLAN GENÉRICO.
AL COMENZAR A PLANIFICAR SU PROYECTO, ES POSIBLE QUE AÚN NO ESTÉ CLARO QUÉ
RECURSOS ESPECÍFICOS FORMARÁN PARTE DE SU EQUIPO. EL USO DE RECURSOS
GENÉRICOS LE BRINDA LA OPORTUNIDAD DE EVALUAR SUS NECESIDADES DE RECURSOS
CON ANTICIPACIÓN.
ASÍ ES COMO FUNCIONA: PARA AGREGAR RECURSOS, MS PROJECT LE PROPORCIONA LA
TABLA DE RECURSOS CON LOS TIPOS DE RECURSOS . AQUÍ, PUEDE CREAR LOS SIGUIENTES
RECURSOS EN FORMATO DE TABLA:
▪ RECURSOS DEL PERSONAL
▪ RECURSOS DE COSTO
▪ RECURSOS MATERIALES
PARA ABRIR LA TABLA DE RECURSOS, HAGA CLIC EN LA PESTAÑA VISTA Y ACTIVE EL
BOTÓN RECURSO: TABLA .
TAMBIÉN PUEDE ESTABLECER UNA TARIFA ESTÁNDAR PARA LOS RECURSOS DE PERSONAL .
DE ESTA FORMA, LOS COSTOS CORRESPONDIENTES SE CALCULARÁN AUTOMÁTICAMENTE
AL ASIGNAR EL RECURSO. EN EL CASO DE LOS RECURSOS MATERIALES , INTRODUZCA EL
COSTO POR ARTÍCULO .
AL HACER CLIC EN AGREGAR NUEVA COLUMNA , PUEDE AGREGAR COLUMNAS ADICIONALES,
COMO GENÉRICO , SI DESEA CLASIFICAR UN RECURSO COMO UN RECURSO GENÉRICO (POR
EJEMPLO, DESARROLLADOR, GERENTE DE PROYECTO, ETC.).
Figura: Recurso: Tabla
Descarga gratuita en PDF: Tutorial de MS Project: 11 pasos para crear el plan
perfecto para tu proyecto de MS Project.
Paso 8: Asignar recursos
MIENTRAS TANTO, YA HAS REUNIDO TUS RECURSOS. AHORA, TE GUSTARÍA ASIGNAR
A LOS EMPLEADOS ADECUADOS A LAS TAREAS.
Y ASÍ ES COMO FUNCIONA: A TRAVÉS DE LA PESTAÑA VISTA Y EL BOTÓN DIAGRAMA
DE GANTT , VUELVA AL DIAGRAMA DE GANTT . AQUÍ, TIENE LAS SIGUIENTES
OPCIONES PARA ASIGNAR RECURSOS:
▪ ENTRADA DIRECTA EN LA COLUMNA NOMBRE DEL RECURSO
▪ MEDIANTE EL BOTÓN ASIGNAR RECURSOS EN LA PESTAÑA RECURSOS.
▪ EN EL FORMULARIO DE TAREAS : VISTA DE DETALLES : PARA ELLO, VAYA A
LA PESTAÑA VISTA , MARQUE LA CASILLA DETALLES Y SELECCIONE LA VISTA
CORRESPONDIENTE. EL FORMULARIO APARECERÁ DEBAJO DE LA TABLA DE
TAREAS Y SIEMPRE ESTARÁ EN EL CONTEXTO DE LA TAREA SELECCIONADA.
FIGURA: ASIGNACIÓN DE RECURSOS
NOTA:
CUANDO SE ASIGNAN LOS RECURSOS, SE CALCULA EL TRABAJO (COLUMNA
TRABAJO ). EL CÁLCULO SE BASA EN LA FÓRMULA:
TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES * HORAS/DÍA
EJEMPLO: LA DURACIÓN DE UNA TAREA ES DE 5 DÍAS. EL TIEMPO DE TRABAJO ES DE
8 HORAS DIARIAS / 40 HORAS SEMANALES. EL RECURSO ESTÁ DISPONIBLE AL 100%
PARA EL TRABAJO DEL PROYECTO.
5 DÍAS (DURACIÓN) * 1 (UNIDADES 100%) * 8 HORAS (TIEMPO DE TRABAJO POR DÍA) =
40 HORAS (TRABAJO)
NUESTRO CONSEJO DE LECTURA: AQUÍ ENCONTRARÁ MUCHOS ARTÍCULOS
SOBRE GESTIÓN DE RECURSOS .
Paso 9: Utilice plazos de entrega en lugar
de restricciones de tareas.
ES PROBABLE QUE ALGUNAS DE SUS TAREAS E HITOS ESTÉN SUJETOS A FECHAS DE
ENTREGA FIJAS.
MS PROJECT OFRECE LA OPCIÓN DE DEFINIR PLAZOS FIJOS PARA LAS TAREAS E
HITOS. PARA ELLO, SE UTILIZA EL TIPO DE RESTRICCIÓN " DEBE FINALIZAR EL".
EL PROBLEMA CON ESTA OPCIÓN ES QUE PUEDE GENERAR INCONSISTENCIAS EN
EL PLAN DEL PROYECTO. ESTO SE DEBE A QUE LAS FECHAS DE FINALIZACIÓN NO
CAMBIAN SI LAS TAREAS PREDECESORAS VINCULADAS SE RETRASAN. POR LO
TANTO, PODRÍA OCURRIR QUE UNA TAREA CON UNA RESTRICCIÓN COMIENCE ANTES
DE LA FECHA DE FINALIZACIÓN DE SU PREDECESORA.
AFORTUNADAMENTE, EXISTE UNA SOLUCIÓN MEJOR PARA ESTE CASO:
LA CREACIÓN DE PLAZOS DE ENTREGA .
AL UTILIZAR PLAZOS, LAS TAREAS O HITOS CORRESPONDIENTES NO SON "FIJOS",
SINO QUE TIENEN EN CUENTA SUS VÍNCULOS LÓGICOS Y SE MODIFICARÁN EN
CONSECUENCIA SI PROCEDE .
PERO NO SE PREOCUPE. EN LA COLUMNA INDICADOR, MS PROJECT
SEÑALA CLARAMENTE CUÁNDO SE INCUMPLIRÁ UN PLAZO SEGÚN EL ESTADO
ACTUAL DE LA PLANIFICACIÓN. ESTO LE PERMITE, COMO GESTOR DE PROYECTOS,
TOMAR LAS MEDIDAS OPORTUNAS CON ANTELACIÓN. ADEMÁS, EL PLAZO SE
MUESTRA CON UN INDICADOR GRÁFICO (FLECHA VERDE) EN EL DIAGRAMA DE
GANTT.
NUESTRO CONSEJO: PARA ESTABLECER PLAZOS, CONVIENE AÑADIR LA
COLUMNA «FECHA LÍMITE» A LA TABLA DE ENTRADA. COMO ALTERNATIVA, TAMBIÉN
PUEDE GESTIONAR LOS PLAZOS EN EL CUADRO DE DIÁLOGO «INFORMACIÓN DE LA
TAREA» .
Figura: Establecer plazos
¿Te interesan otras herramientas? Lee la descripción general de las
herramientas de administración de proyectos de Microsoft .
Paso 10: Establecer la línea base
CON LOS PASOS ANTERIORES, HA CREADO UN PLAN DE PROYECTO COMPLETO. SIN
EMBARGO, ANTES DE COMENZAR CON LA IMPLEMENTACIÓN, DEBE GUARDAR EL ESTADO DE
PLANIFICACIÓN INICIAL .
SEAMOS HONESTOS: MUY POCOS PROYECTOS SE DESARROLLAN AL 100% SEGÚN LO
PLANEADO, Y SIN DUDA QUERRÁS ESTABLECER UNA COMPARACIÓN ENTRE LO PREVISTO Y
LO REAL DURANTE EL PROYECTO O AL FINALIZARLO.
PARA ESTE TIPO DE COMPARACIÓN ENTRE OBJETIVOS Y RESULTADOS REALES CON MS
PROJECT, LA HERRAMIENTA OFRECE LA FUNCIONALIDAD DE LÍNEA BASE CON DIVERSOS
INFORMES. PERMITE GUARDAR HASTA 11 LÍNEAS BASE PARA EL PROYECTO . LA PRIMERA
LÍNEA BASE SE SUELE GUARDAR TRAS LA PLANIFICACIÓN INICIAL. DURANTE LA FASE DE
IMPLEMENTACIÓN, SE PUEDEN GUARDAR LÍNEAS BASE ADICIONALES.
FIGURA: LÍNEAS DE BASE
LAS LÍNEAS BASE SE GUARDAN EN COLUMNAS SEPARADAS. LAS LÍNEAS BASE MÁS
IMPORTANTES DE UN VISTAZO:
▪ INICIO PREVISTO (0-10)
▪ FINALIZACIÓN PREVISTA (0-10)
▪ DURACIÓN PREVISTA (0-10)
▪ TRABAJO PLANIFICADO (0-10)
▪ COSTE PREVISTO (0-10)
POR CIERTO, LAS VARIACIONES TAMBIÉN SE CALCULAN AUTOMÁTICAMENTE:
▪ VARIACIÓN INICIAL
▪ VARIACIÓN DE ACABADO
▪ VARIACIÓN DE DURACIÓN
▪ VARIACIÓN DEL TRABAJO
▪ VARIACIÓN DE COSTOS
ASÍ ES COMO FUNCIONA: PARA ESTABLECER UNA LÍNEA BASE, VAYA A LA
PESTAÑA PROYECTO Y ACTIVE EL BOTÓN ESTABLECER LÍNEA BASE . SELECCIONE LA
LÍNEA BASE QUE DESEA ESTABLECER Y CONFIRME CON ACEPTAR. TAMBIÉN ES
POSIBLE GUARDAR SOLO CIERTAS TAREAS EN LA LÍNEA BASE.
Figura: Establecer línea base
Nuestro consejo: Abra la pestaña Vista y seleccione Diagrama de Gantt:
Seguimiento de Gantt para comparar su planificación actual con la línea base. La
línea base se mostrará en forma de barras grises en el Diagrama de Gantt.
Paso 11: Mostrar resumen de la tarea del
proyecto
PARA REALIZAR UN SEGUIMIENTO DEL PROYECTO EN SU CONJUNTO, ES
RECOMENDABLE MOSTRAR LA DENOMINADA TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO .
TRAS SU ACTIVACIÓN, SE MOSTRARÁ EN LA FILA 0. PROPORCIONA INFORMACIÓN
VALIOSA SOBRE EL INICIO, LA FINALIZACIÓN, EL TRABAJO REALIZADO, LA
DURACIÓN Y EL COSTE TOTAL DEL PROYECTO.
DE ESTA FORMA, SIEMPRE TENDRÁS UNA VISIÓN GENERAL SIN NECESIDAD DE
HACER LOS CÁLCULOS MANUALMENTE. POR CIERTO, EL CÁLCULO FUNCIONA
EXACTAMENTE IGUAL QUE PARA LAS TAREAS DE RESUMEN. SOLO QUE, EN ESTE
CASO, SE REFIERE A TODAS LAS TAREAS DE TU PROYECTO.
PARA MOSTRAR LA TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO, CAMBIE A LA
PESTAÑA FORMATO DEL DIAGRAMA DE GANTT Y MARQUE LA CASILLA TAREA DE
RESUMEN DEL PROYECTO EN EL GRUPO MOSTRAR/OCULTAR .
Figura: Mostrar resumen de la tarea del proyecto
Descarga especial: Ventajas de MS Project Server / Project Online sobre MS
Project Standard
Conclusión – Tutorial de MS Project: 11
pasos para un plan de proyecto perfecto
EN ESTE TUTORIAL DE MS PROJECT, HAS APRENDIDO A CREAR UN BUEN PLAN DE PROYECTO EN
11 SENCILLOS PASOS, LO QUE TE PROPORCIONARÁ UNA BASE EXCELENTE PARA SEGUIR
TRABAJANDO EN TU PROYECTO.
AHORA YA CONOCES LA SECUENCIA CORRECTA PARA CONFIGURAR UN PROYECTO Y SABES
CÓMO:
▪ ESTABLECER UNA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO
▪ CREAR, PROGRAMAR Y ESTRUCTURAR TAREAS E HITOS.
▪ DEFINIR LOS RECURSOS Y ASIGNAR TAREAS.
▪ GESTIONAR PLAZOS FIJOS
▪ GUARDA LOS VALORES DE REFERENCIA PARA SUPERVISAR EL ÉXITO.
LOS CONSEJOS PRÁCTICOS HAN EXPLICADO A QUÉ DEBES PRESTAR ATENCIÓN Y QUÉ DEBES
EVITAR.
NUESTROS CONSEJOS FINALES:
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MADUREZ EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS.