Módulo 1: EL MERCADO
Unidad 1: Motivos para adoptar la nube
Introducción
La computación en la nube nace como la sucesora de la computación en red. Su
paradigma incorpora aspectos de la computación en mainframes, distribuida y en red.
Se la considera un cambio de paradigma del antiguo entorno de mainframe a la
arquitectura basada en “thin clients”, clientes pequeños y livianos que acceden a un
poder altísimo de cómputo en algún sitio remoto.
La computación en la nube se desarrolla en grandes centros de datos alojados por una
sola organización que brinda servicios a otros clientes. Estos servicios son flexibles, bajo
demanda y de pago por uso.
Recientemente, los proveedores de servicios en la nube están ofreciendo una amplia
gama de soluciones a las empresas que les permiten solucionar rápidamente
problemáticas comunes que se presentaban en la ingeniería tradicional. Las compañías
están trasladando sus servicios, aplicaciones e infraestructura de TI a una arquitectura
basada en la nube debido a diversas razones que veremos en esta lectura.
Entenderemos las principales motivaciones de las industrias y de las compañías a
trasladarse a un entorno basado en la nube y cuáles son los principales bloqueantes
ante los que los tomadores de decisiones tienen que enfrentarse. De la misma manera,
conoceremos cuáles son las principales herramientas con las que cuentan los gerentes
para llevar adelante un proceso de adopción en la nube.
Como premisa para la lectura y, para la materia, la nube no es la famosa “bala de
plata”. Es un paradigma que ofrece muchísimas soluciones y beneficios, pero las
empresas deben ser precavidas y cuidadosas en su adopción para poder aprovechar su
poder al máximo y reducir los riesgos que esta conlleva.
“Cloud se trata de cómo implementas la computación, no de dónde” – Paul Maritz, CEO
de VMWare.
Economía en la nube – CapEx vs. OpEx
Antes de comenzar a hablar de los beneficios pertinentes sobre migrar a la nube y los
riesgos que los ejecutivos tienen en mente, vamos a aclarar algunos conceptos sobre
cómo se administra y planifica la parte económica y financiera de utilizarla en las
compañías. De igual manera, profundizaremos aún más este tópico en el módulo 4 de la
materia.
Cada empresa tiene sus propias ideas sobre la mejor manera de determinar el ROI en
la nube. Para la mayoría, son gastos de capital (CapEx) versus gastos operativos
(OpEx). La computación en la nube cambia el gasto de TI a un modelo de pago por uso,
como la facturación de servicios públicos; solo se paga por lo que usa, cuando lo usa.
Para nuevas empresas o nuevas aplicaciones, este argumento bien establecido es sólido.
¿Por qué comprar hardware, espacio de centro de datos, energía y software de soporte
cuando se pueden alquilar por hora a una tasa de utilización más alta? Para las
empresas, sin embargo, la decisión no es tan simple.
Las empresas han invertido en centros de datos y equipos que ya están instalados en sus
respectivas salas y parcialmente amortizados. Para estas organizaciones, identificar y
tomar las decisiones económicas correctas requiere una investigación adicional sobre los
costos y beneficios detallados de una nube empresarial.
La Figura 1 muestra los desafíos del modelo tradicional. La línea azul da cuenta de las
compras de hardware que se completan periódicamente para aumentar la capacidad
antes de la utilización proyectada. La flecha roja indica el costo que una empresa
soporta en exceso de capacidad, mientras que el área sombreada en rojo representa el
peligro de subestimar la utilización.
Figura 1. Costos de infraestructura tradicional vs Cloud.
Fuente: Cloud Technology Partners. (s.f). Recuperada de [Link]
La mayoría de las empresas tienen tasas de utilización de hardware significativamente
inferiores al 20% debido al exceso de capacidad requerida para manejar la demanda
máxima. Como tal, muchas compañías llevan hasta 5 veces el espacio requerido para
hardware, redes y centros de datos durante los ciclos comerciales de estado
estacionario. Si la demanda informática es irregular, las tasas de utilización fuera de los
ciclos máximos suelen ser inferiores al 10%. Como resultado, las empresas están
gastando mucho más en computación y almacenamiento de lo necesario. La Figura 1
muestra el modelo tradicional donde la nube cambia los gastos fijos de CapEx a gastos
OpEx variables. Para comprender el valor total de la nube para su empresa, debemos
mirar más allá de los beneficios de CapEx vs. OpEx y evaluar otros factores de valor en
juego.
Motivación para la adopción
Las empresas, según su tamaño, industria, regulaciones, estado financiero actual, relación
con la tecnología, entre otros factores; poseen diferentes visiones respecto a migrar a la
nube. Cada uno de los gerentes posee una mirada particular en relación con este asunto
y tiene en mente distintos beneficios y riesgos de realizar una migración. De cualquier
manera, los motivos para subirse a la nube son múltiples, aquí vamos a enumerar los más
importantes que son aquellos que aplican a cualquier industria, tamaño y coyuntura
organizacional.
Reducción de costos
Como vimos en el punto anterior, el ahorro inicial de costos es uno de los beneficios más
obvios de pasar a la nube. Al sumar el costo de poseer, alimentar y reparar equipos de
TI y todos los demás costos impredecibles de poseer una infraestructura de TI, se
consigue la diferencia rápidamente. Sin mencionar todo el tiempo que se necesita para
mantener dicha infraestructura.
Con la nube, como vimos, solo estamos pagando por lo que se está utilizando. Esto
extiende el costo con el tiempo. Compramos lo que necesitamos y lo desactivamos
cuando ya no lo necesitamos. Al pasar a la nube es más que mejorar el resultado final,
el beneficio real se obtiene cuando se invierte sabiamente los recursos (tiempo y dinero)
que se han liberado.
Figura 2. Reducción de costos de Skype for Business implementando tecnologías de
Cloud Computing.
Fuente: Intrado. (s.f). Recuperada de [Link]
Eficiencia
La eficiencia consiste en eliminar pasos innecesarios para optimizar los procesos con el
fin de aumentar la productividad. Con la nube, el equipo puede acceder a los
documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, haciendo que la colaboración
sea más eficiente, ya que la nube no es una entidad física, sino una vasta red de
servidores remotos en todo el mundo que están unidos para operar como un solo
sistema.
Esto significa que se puede acceder a los datos y archivos desde cualquier dispositivo
con acceso a Internet y que los empleados ya no están obligados a trabajar en la
oficina. Esto también brinda una ventaja competitiva a las organizaciones al permitirles
a los miembros un equilibrio flexible entre trabajo y vida.
Figura 3: Cloud Computing
Agilidad
La computación en la nube permite a las empresas concentrarse más en sus objetivos
comerciales principales, en lugar de mantener un entorno de TI. Esto posibilita responder
a las necesidades del mercado más rápido, incrementar la productividad y tener un Go-
ToMarket mucho más competitivo. Las tecnologías en la nube son más fáciles de mejorar
e intercambiar para adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales. A través
del paradigma DevOps el que rápidamente introduciremos, es posible automatizar gran
parte de los procesos de integración y despliegue para reducir los tiempos de
integración de días a minutos.
En otras palabras, una mayor agilidad puede beneficiar a toda la experiencia de los
clientes al facilitar la introducción de cambios inminentes, reducción de riesgos e
incorporación de nuevas funcionalidades.
Confianza
Finalmente, con la nube uno puede estar seguro de que la red siempre estará segura. La
nube ofrece la mejor infraestructura en términos de seguridad, confianza y cumplimiento
de normativas. Las soluciones serán mantenidas por proveedores que han construido sus
negocios en torno a la protección de datos.
Muchas de las normativas más famosas (ISO 27001, PCI, HIPAA, entre otras), están
cubiertas en su mayoría por todos los proveedores de nube pública. El modelo de
“responsabilidad compartida” permite que las compañías y los proveedores de nube
definan los alcances de sus responsabilidades en el cumplimiento de normas, mejores
prácticas de seguridad, etc.
Con la nube, las empresas pueden innovar más rápido, reducir riesgos y adaptarse a
las necesidades empresariales en constante cambio utilizando la probada estrategia de
nube híbrida y multi-nube.
Por ejemplo, el modelo de responsabilidad compartida de Amazon Web Services se
compone de la siguiente manera:
Figura 4. Modelo de responsabilidad compartida de AWS.
Fuente: [Imagen sin título sobre modelo de responsabilidad compartida de AWS] (s.f.). Recuperada de
[Link]
Responsabilidad de AWS en relación con la "seguridad de la
nube": AWS es responsable de proteger la infraestructura que ejecuta
todos los servicios provistos en la nube de AWS. Esta infraestructura está
conformada por el hardware, el software, las redes y las instalaciones
que ejecutan los servicios de la nube de AWS.
Responsabilidad del cliente en relación con la
"seguridad en la nube": la responsabilidad del cliente estará
determinada por los servicios de la nube de AWS que el cliente
seleccione. Esto determina el alcance del trabajo de configuración a
cargo del cliente como parte de sus responsabilidades de seguridad. Por
ejemplo, un servicio como Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) se
clasifica como Infraestructura como servicio (IaaS) y, como tal, requiere
que el cliente realice todas las tareas de administración y configuración
de seguridad necesarias (…). (Amazon Web Services, 2019,
[Link]
Tendencias y análisis de mercado
Las siguientes estadísticas fueron obtenidas a través de distintos estudios, simplemente,
nos dan un panorama general de lo que está ocurriendo a nivel mundial con esta
tendencia. Obviamente, la realidad latinoamericana y argentina está situada en un
estadío anterior a las grandes potencias tecnológicas como Estados Unidos, China o
Europa.
Amazon Web Services es el proveedor líder en la nube con una participación de
mercado del 32%. (Canalys)
También conocida como AWS, la división de computación en la nube de Amazon ha sido
líder en el mercado de la industria de la nube durante varios años.
Cuando se lanzó en 2006, solo proporcionaba un servicio. Ahora la compañía ofrece
más de 140 servicios a sus clientes. Un hecho interesante es que AWS representa el
13% de las ventas totales de Amazon.
Tabla 1. Tendencias y análisis de mercado
Proveedor Q4 2018 Q4 2018 Q4 2017 Q4 2017 Crecimiento
(Mil millones Participación (Mil millones Participación anual
USD) de mercado USD) de mercado
AWS 7,3 32,3% 5,0 32,2% +46,3%
Microsoft 3,7 16,5% 2,1 13,7% +81,7%
Azure
Google 2,2 9,5% 1,2 7,6% +73,8%
Cloud
Alibaba 1,0 4,2% 0,6 3,5% +27,8%
Cloud
IBM Cloud 0,8 3,6% 0,6 4,2% +27,6%
Otros 7,7 33,8% 6,1 38,9% +26,7%
Total 22,7 100% 15,6 100% +45,6%
Los centros de datos en la nube procesarán el 94% de las cargas de trabajo en 2021
(Fuente: Cisco).Esta estadística resume el futuro de la Web. Las tendencias de la
computación en la nube muestran un crecimiento año tras año desde su introducción.
Eventualmente, en algún momento en el futuro cercano, los centros de datos tradicionales
serán obsoletos.
Figura 5. Distribución de cargas de trabajo 2016–2021.
Fuente: Cisco. (s.f). Cisco Global Cloud Index: Forecast and Methodology, 2016–2021 White Paper. Recuperada de
[Link]
El negocio promedio ejecuta el 38% de las cargas de trabajo en la nube pública y el
41% en la nube privada (RightScale).
Por lo general, las empresas ejecutan una parte más significativa de sus cargas de
trabajo en una nube privada (46%) y una porción más pequeña (33%) en la nube
pública.
Las estadísticas de computación en la nube también muestran que el gasto en la nube
pública está creciendo tres veces más rápido que el uso de la nube privada. Por lo
tanto, los expertos anticipan la disparidad entre los dos para crecer.
Proporcionar acceso a los datos desde cualquier lugar es la razón principal para la
adopción de la nube (Sysgroup).
Vivimos en una era de trabajadores remotos y horarios de trabajo flexibles. La
capacidad de trabajar fuera de la oficina hace que las empresas sean más globales y
estén más conectadas.
Es por eso que el 42% de ellos dice que proporcionar acceso a los datos en cualquier
momento y en cualquier lugar es el principal impulsor de la adopción de la nube.
La recuperación ante desastres (38%), la flexibilidad (37%) y el alivio del trabajo del
personal de TI (36%) también se encuentran entre las principales respuestas.
La privacidad y la seguridad son los dos obstáculos principales para la adopción de la
nube (Logicmonitor, IDC).
Casi dos tercios de las organizaciones ven la seguridad como el mayor desafío para la
adopción de la nube. Los problemas de privacidad y normativas, junto con la
gobernanza y el cumplimiento de los servicios en la nube preocupan a más del 60% de
las empresas.
Otro de los hechos de cloud computing menos conocidos es que más de la mitad de las
organizaciones carecen de personal con experiencia en la nube y esto constituye uno de
los principales desafíos para la adopción de la nube.
Figura 6. ¿Cuáles son los mayores desafíos para que las organizaciones se comprometan con la nube en la actualidad?
Fuente: LogicMonitor. (s.f.). Cloud Vision 2020: The future of the cloud. Recuperada de [Link]/wp-
content/uploads/2017/12/[Link]
Unidad 2: Herramientas para empresas
Comenzar con lo simple
En la unidad anterior estuvimos analizando los diferentes desafíos, tendencias y
beneficios de trabajar y de migrar cargas de trabajo a la nube. Por otra parte, las
empresas pueden comenzar con su proceso de adopción, simplemente utilizando
herramientas que les permitan aumentar su productividad y garantizar la colaboración
entre los miembros de los equipos de trabajo. Estas herramientas implican un primer
acercamiento a todos los beneficios que estuvimos trabajando, pero de una manera
mucho más simple y controlada: empresas administradas por terceros que exponen su
producto como un servicio y que permiten su uso a través de un modelo de suscripción.
Es importante tener presente que el uso de estas herramientas en diferentes
organizaciones no significa el afamado “estoy en la nube”. Adoptar este tipo de
productos es un acercamiento a las herramientas de trabajo más utilizadas a nivel
mundial pero la definición de estar en la nube implica migrar todas las cargas de
trabajo (internas y externas) y cambiar las metodologías de trabajo, incluyendo los
roles y responsabilidades de las personas.
Descubriendo las posibilidades
La nube ha representado grandes ventajas para el trabajo de las
empresas y los profesionales, sin importar el área a la que pertenezcan.
Y es que las herramientas para trabajar en la nube son variadas y muy
diversas, cubriendo así un amplio espectro de servicios.
El usarlas implica ahorrar costos, así como mejorar la
protección de los datos de las empresas. Incluso se puede decir que son
capaces de iniciar nuevas formas de trabajo para que todo un equipo
colabore entre sí. Son muchas las ventajas de estas y la profundidad de
su impacto notable.
(…) El propósito principal de la nube es el acceso
instantáneo y en todo momento a los datos almacenados, para así
disponer de estos sin importar la ubicación del usuario, simplemente con
cualquier tipo de dispositivo con acceso a internet: celulares, tablets,
computadoras, etc.
Definición de herramientas en la nube
Cuando hablamos de herramientas en la nube, estamos refiriéndonos a
los servicios que emplean a la nube como sitio de almacenaje principal.
Son el medio de acceso para que los usuarios puedan depositar su
información en internet.
(…) Las herramientas en la nube sirven para una
infinidad de tareas, bien pueden ser usadas para simple distracción,
como con propósitos educativos o laborales.
Muchas de ellas no están diseñadas para un fin en
específico en estas áreas, pero al contar con una versatilidad amplia
pueden servir para todos estos propósitos.
Herramientas de almacenamiento
Cuando se habla de la nube, muchos de los servicios más mencionados pertenecen a
esta categoría. La razón detrás de esto es que son cientos las herramientas que
permiten almacenar toda la información en servidores externos a las compañías, lo que
supone una ventaja en términos de administración, colaboración y gestión de
información. Esta información puede estar compuesta por documentos de texto, música,
videos, fotos, etc. También pueden ser descargados por cualquier que tenga acceso a la
clave de algún usuario. Algunas empresas con estrictos requerimientos de normativas y
cumplimiento (como por ejemplo los bancos en Argentina), están limitadas a almacenar
su información en productos cuyo servidor físico esté fuera del país de residencia. Es por
ello que aquí se presenta una barrera en la adopción de estas tecnologías.
Algunos ejemplos de herramientas de almacenamiento son:
Tabla 2. Herramientas de almacenamiento
Producto IDrive SugarSync Dropbox Microsoft Box Google
Apple
OneDrive Drive
iCloud
Drive
Énfasis Backups Simplicidad, Compatibilidad Aplicaciones Uso para las Colaboración Usuarios
fácil de Office empresas, de
usar compatibilidad Apple
Límite del 2Gb Ilimitado Ilimitado 15Gb 5Gb 5Tb 15Gb
tamaño de
archivos
Almacenamiento 5Gb Ninguno 2Gb 5Gb 10Gb 15Gb 5Gb
gratuito
Edición online No No Si Si Si Si Si
Versionado de Si Si Si Si Si Si Si
archivos
Aplicación para Si Si Si Si Si Si Si
Windows
App iOS Si Si Si Si Si Si Si
App Android Si Si Si Si No Si Si
Las mejores soluciones de almacenamiento en la nube funcionan bien con otras
aplicaciones y servicios, haciendo que la experiencia de ver o editar los archivos
empresariales se sienta natural, como si no estuviesen en línea. Especialmente en la
configuración empresarial, el usuario desea que su otro software y aplicaciones puedan
recuperar o acceder a sus archivos, por lo que asegurarse de usar un servicio que se
autentique fácilmente con las otras herramientas que se usan es un gran problema. Box
y Dropbox son particularmente fuertes en este sentido.
La gama de capacidades de los servicios de almacenamiento basados en la nube es
increíble. Muchos de ellos se especializan en un área específica. Por ejemplo, Dropbox y
SugarSync se centran en mantener una carpeta sincronizada accesible en todas partes.
SpiderOak enfatiza en la seguridad. Algunos servicios de almacenamiento en la nube,
como Apple iCloud, Google Drive y Microsoft OneDrive, son generalistas y ofrecen no
solo sincronización de carpetas y archivos, sino también reproducción de contenido y
sincronización de dispositivos. Estos productos incluso funcionan como software de
colaboración, ofreciendo coedición de documentos en tiempo real.
Figura 7. Cuadrante mágico de Gartner, herramientas de colaboración de contenido.
Fuente: Gartner. (2018). Recuperada de [Link]
2018?_tk=blog&_camp=gartnermq&_net=blog
Distintos pero superpuestos en algunos casos con el almacenamiento en la nube son los
servicios de respaldo en línea. Algunos de estos, como Carbonite, tienen que ver con la
recuperación ante desastres, mientras que IDrive combina ese objetivo con las
capacidades de sincronización y uso compartido.
De hecho, la mayoría de los servicios en la nube ofrecen cierto nivel de respaldo, casi
como consecuencia de su función prevista. Se deduce lógicamente que cualquier archivo
cargado en un servicio en la nube también está protegido contra fallas de disco, ya que
hay copias de ellos en la nube. Pero los verdaderos servicios de respaldo en línea
pueden respaldar todos los archivos de su computadora, no solo aquellos en una
estructura de carpetas sincronizadas.
Mientras que la sincronización se trata de administrar archivos seleccionados, la copia
de seguridad tiende a ser una reproducción masiva, por si acaso. Con la sincronización,
el usuario elige los documentos que pueda necesitar y los mantiene en la nube para un
fácil acceso. Con la copia de seguridad, protege todo lo que cree que puede lamentar
perder. El acceso fácil e inmediato no está garantizado con la copia de seguridad en
línea, ni es el punto.
Figura 8. Captura de pantalla de Carbonite para realizar respaldos de datos.
Fuente: Compared And Reviewed (s.f.). Recuperada de
[Link]
services/screenshots/carbonite/
Herramientas de redacción de documentos
Para la ejecución de trabajo colaborativo en la nube, las herramientas de edición de
texto son de una enorme utilidad en las empresas. La versatilidad de su tipo de
extensión es óptima y, asimismo, representa un ahorro para las empresas que no tienen
que invertir en este aspecto.
El movimiento hacia la oficina sin papel continúa, con innumerables formatos digitales,
diseños y opciones de archivo.
Si bien Microsoft Office sigue siendo el jugador dominante cuando se trata de crear,
editar y publicar documentos, hay muchas alternativas. Algunos compiten en precios,
pero otros ofrecen características adicionales que no están disponibles en Microsoft
Office y, por lo tanto, sirven para mejorar esa experiencia en lugar de reemplazarla.
Este es especialmente el caso en el que se deben trabajar múltiples formatos de
documentos o incluso fusionarlos, firmarlos o manipularlos fuera de las capacidades
normales de Word. Además, algunos introducen capas adicionales para editar en
integraciones de diseño que son innovadoras pero necesarias para ciertas industrias
Estas son algunas de las principales opciones, alternativas o complementos para la
oficina digital que quizás se deba considerar adoptar para mejorar las capacidades de
administración de documentos.
Google Docs
Es muy probable que todos hayamos terminado en un Google Doc en
algún momento de nuestra vida profesional. Se nota fuertemente la
expansión constante de las capacidades dentro de Docs a lo largo de los
años.
Las opciones de edición y estilo inteligentes son
abundantes, lo que permite personalizar los documentos más que nunca.
Más de cien fuentes gratuitas, más la capacidad de incluir enlaces,
imágenes y dibujos para una mayor personalización. Google Docs ofrece
una buena variedad de plantillas para comenzar, adecuadas para
informes, CV, posters y más.
Sin embargo, el verdadero punto de venta de Docs ha
sido su factor de accesibilidad, con múltiples usuarios capaces de editar,
anotar y chatear a través de un documento donde sea que se encuentren.
La aplicación Docs también permite editar fácilmente a través de
dispositivos móviles y tablets y ni siquiera necesita una conexión constante
para trabajar.
Todos los cambios se guardan automáticamente a
medida que escribe y una herramienta de historial de revisiones nos
muestra tanto las versiones anteriores del documento como quién realizó
los cambios.
Finalmente, Google Docs está completamente integrado
con Word, por lo que los documentos se pueden convertir fácilmente de
una plataforma a otra. Google Docs es gratuito para uso personal, pero
si se desea utilizar G Suite para empresas, estas deben contratarlo.
Figura 9. Funcionalidades que la herramienta promociona en su sitio principal
Fuente: Google Docs. (s.f.). Sitio principal. Recuperada de [Link]
Evernote
Reduciendo un poco los lienzos, Evernote, se especializa
en tomar notas, archivar y compartir. Ha sido ampliamente adoptado en
diversos lugares de trabajo (y por individuos) durante varios años.
A pesar de su composición digital, puede procesar
notas escritas a mano, así como recibos y archivos de audio y hace que
todo sea accesible tanto en dispositivos de escritorio como móviles.
También tiene el factor de colaboración, con usuarios capaces de
trabajar en cuadernos compartidos que se actualizan instantáneamente
en la edición.
Evernote está disponible para empresas con modelos
básicos, plus y premium. Esto amplía el almacenamiento en la oferta
gratuita y facilita compartir contenido, digitalizar documentos
importantes, capturar tormentas de ideas centradas en imágenes y
realizar un seguimiento de las finanzas.
Figura 10. Principal título del sitio de Evernote.
Fuente: Evernote. (s.f.). Sitio principal. Recuperada de [Link]
WPS Office
WPS Office es un conjunto de herramientas de oficina
all-in-one con una gama completa de funciones de edición y gestión de
documentos.
Si bien la versión para PC tiene una versión gratuita
básica y una versión paga más avanzada, la versión móvil de WPS
Office es gratuita y está respaldada por anuncios no intrusivos, aunque
se puede pagar una suscripción para eliminarlos.
Donde WPS Office se destaca es la gran cantidad de
tipos de archivos diferentes que se pueden editar o administrar, desde la
amplia gama de tipos de documentos hasta formatos de archivos
adicionales como PDF y XML, así como una cantidad de tipos de archivos
de programación.
Es fácil convertir archivos de Office entre tipos,
documentos, hojas de cálculo o presentaciones y hay un editor y
administrador de PDF totalmente funcional incluido de forma gratuita.
Los archivos se pueden guardar automáticamente en la
nube a través de varios servicios, como Google Drive, DropBox y
OneDrive (Itching, 2019, [Link]
edicion-y-gestion-de-documentos-de-2019/).
Herramientas de comunicación
La comunicación claramente es una de las áreas más beneficiadas. Desde los
proveedores de mail, con su propio servidor e infraestructura totalmente administrada
(este es el caso de Gmail o Microsoft Outlook) hasta las herramientas de comunicación
en tiempo real, como lo son Slack, Google Hangouts o Microsoft Teams.
Herramientas de servicio de correo electrónico
A pesar del auge de las redes sociales, el servicio de correo electrónico gratuito sigue
siendo el centro de la comunicación empresarial en Internet. Como tal, es importante
evaluar los mejores servicios de correo electrónico disponibles y hacer una elección que
se adapte a las necesidades de las compañías.
A pesar de los inconvenientes y desafíos ocasionales, la falta de conocimiento de otros
proveedores de servicios de correo electrónico potentes y gratuitos, los mantiene
pegados a solo uno o dos.
En la elección de servicios de correo electrónico, hay que valorar los filtros de spam
efectivo, suficiente espacio de almacenamiento, interfaz fácil de usar, acceso móvil y, tal
vez, la disponibilidad de un cliente de escritorio.
Figura 11. Comparación de los principales proveedores de servicio de correo electrónico.
Fuente: WiseStamp. (s.f.). How to choose the best email client. Recuperada de[Link]
the-best-email-client/
Herramientas de servicio de chat
La comunicación y colaboración es crucial en un trabajo en equipo. Lo necesitamos para
entendernos, para poder establecer metas y expectativas claras para los proyectos y
para estar siempre al tanto del trabajo. Una de las mejores herramientas para mejorar
estos pilares es el chat.
Las personas usan el chat para diversos fines, ya sean asuntos privados o comerciales o
ambos. Pero el uso de dicho software se ha vuelto extremadamente popular durante la
última década en el mundo de los negocios. Las razones para eso son obvias, el chat
mejora la comunicación y la colaboración no solo entre equipos, sino también entre
clientes, partes interesadas o incluso organizaciones. Es una forma rápida y fácil de
comunicarse, compartir información o archivos. También ayuda a mantenerse
organizado.
Los equipos necesitan chatear más que nunca, con la acumulación de diversas tareas,
proyectos y correos electrónicos, el intercambio de información y la escritura de cosas
son inevitables para mantenerse al tanto del trabajo. Toda organización debería usar el
chat para mejorar la productividad y la colaboración de los equipos. No hay otra
forma de realizar un seguimiento de todo el proceso sin chat.
Vamos a presentar algunas de las herramientas más populares de chat de la industria.
Slack: es uno de los programas de chat más populares para equipos. Disponible como
una aplicación en línea y para dispositivos móviles, Slack permite conectarse con el
equipo desde cualquier lugar. La aplicación permite crear canales para diferentes
equipos, proyectos o clientes. Se puede tener una conversación grupal o individual. Si se
está buscando un archivo o chat específico, se puede buscar fácilmente en el historial.
Slack se integra con varias herramientas para una mejor colaboración.
Figura 12. Ejemplo de interfaz de usuario de Slack.
Fuente: Slack. (s.f.). Sitio principal. Recuperada de [Link]
HeySpace: HeySpace es una innovadora aplicación de gestión de tareas con chat.
Combina Trello y Slack para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos.
Gracias a su diseño, se pueden ver tres tableros en un solo lugar: su equipo y espacios
(diferentes canales), chat, lista de tarjetas con tareas. Se puede convertir fácilmente
parte de la conversación en una tarea y ajustar sus detalles (establecer fecha, asignar
personas, agregar etiquetas, descripción, archivos, comentar sobre ella). La
característica de espacios de trabajo permite crear muchos espacios, si, por ejemplo, se
trabaja para varias organizaciones o tiene clientes diferentes.
Figura 13. Ejemplo de interfaz de usuario de HeySpace.
Fuente: Timecamp. (s.f.). Top 10 software chats for teams. Recuperada de [Link]
software-for-teams/
[Link]: solución interesante para los equipos que buscan su propia forma de crear
un chat adecuado. Esta herramienta es excelente para alojar de forma privada el
propio servicio de chat o para desarrolladores que desean crear y desarrollar sus
propias plataformas de chat. Si las empresas tienen un equipo creativo y desean crear
su propia solución, deben elegir [Link].
Herramientas de gestión de proyectos y tareas
Una de las dimensiones que más han adoptado las organizaciones son las herramientas
de gestión de proyectos y tareas. Es fácil administrar usuarios, equipos, proyectos,
tareas, entregables, prioridades, entre otros. Esta industria ha crecido mucho en los
últimos 10 años y es básicamente una de las decisiones más importantes para la
mayoría de las organizaciones. Hay ciertos aspectos que hay que tener en cuenta
cuando se elige una de estas herramientas, ya que existen muchas disponibles en el
mercado.
Colaboración en equipo: qué tan bien colaboran los equipos determina si los proyectos
cumplen con los plazos o no. El trabajo en equipo efectivo es el núcleo de cada proceso
de gestión de proyectos, ágil o no.
Un buen software de gestión de proyectos permite que los equipos se comuniquen de
manera fácil y efectiva. Necesitan compartir fácilmente ideas, opiniones, recursos o
incluso archivos para realizar el trabajo rápidamente. Integraciones con herramientas de
comunicación o funcionalidades nativas son un diferencial en estas herramientas.
Por lo tanto, si la colaboración en equipo no está en el software de gestión de
proyectos, definitivamente no es la mejor opción.
Características innovadoras: la gestión de proyectos es un proceso dinámico.
Innovaciones en los procesos y avances ocurren todo el tiempo.
Es por eso que se debe elegir una aplicación de administración de proyectos que
continúe implementando características innovadoras con regularidad. Estos podrían ser
cosas como una función wiki integrada, una aplicación de notas, un gráfico de Gannt
incorporado, entre otras.
Personalización: cada empresa es diferente, cada fuerza laboral es diferente y cada
proyecto es diferente. La aplicación de gestión de proyectos debe adaptarse a esta
realidad. Tiene que ser personalizable, es decir que debe tener personalización sobre
diseños, temas, vistas, hitos, etc.
La herramienta de gestión de proyectos debe adaptarse a la empresa y equipo.
Facilidad de uso: si la herramienta no es fácil de usar, simplemente no vale la pena. Su
equipo perderá horas averiguando cómo usarlo y agotará sus niveles de productividad.
Hoja de ruta del producto enfocado en el cliente: un excelente software de gestión de
proyectos siempre tiene una visión para su futuro. Tiene que haber un conjunto de ideas
y objetivos que estén planeados para el futuro. Si no hay una hoja de ruta del proyecto,
esta no es una herramienta que busque lograr mucho.
Además, esta hoja de ruta debe basarse en lo que desean los usuarios. Entonces, hay
que buscar una herramienta que mantenga las opiniones y comentarios de los clientes en
el centro de la hoja de ruta de innovación y producto.
Figura 14. Funcionalidades de las principales herramientas de gestión de proyectos.
Fuente: Toptal. (s.f.). Project Management Tools Comparison: Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike.
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