Curso: Contabilidad y Presupuestos
Sesión 2:
Cuentas contables: concepto, clasificación y función
(Complemento)
Cuenta Contable
• Una cuenta contable es un registro detallado y ordenado que clasifica y agrupa todas las transacciones económicas
de una empresa relacionadas con un concepto específico, como el dinero en efectivo, las ventas o los gastos. Sirven
para controlar el patrimonio y el resultado de una compañía, permitiendo elaborar estados financieros para tomar
decisiones informadas.
• Su estructura permite registrar cada transacción en el "debe" o el "haber" para mantener un control preciso y
proporcionar una visión clara de la situación financiera y patrimonial de la entidad. Por ello, las cuentas contables
son el fundamento del sistema de contabilidad financiera de un negocio y la ausencia de estas implica un
obstáculo en el registro de las operaciones económicas, análisis y generación de los estados financieros.
• A través de las cuentas contables podemos obtener información acerca del origen, así como la fecha y el destino de
los movimientos económicos que corresponden a las partidas del patrimonio neto de la empresa, así como de la
situación del activo y del pasivo. Es decir, nos permitirá conocer además de los ingresos y gastos de la compañía, el
aumento y disminución de las distintas partidas, además del balance inicial y el valor de salida de un bien.
¿Por qué registrar la información financiera en cuentas contables?
• El registro de la información financiera en las cuentas contables es esencial para tu empresa porque te permite
conocer el motivo por el cual una cuenta incrementa o reduce su saldo. Los datos que se obtienen de las
cuentas permiten construir el estado financiero y la toma de decisiones de tu empresa; lo cual, te posibilitará invertir
adecuadamente los recursos.
Cuenta Contable
Elementos de una Cuenta Contable
Debe: Una cuenta contable se divide en dos columnas. En la columna de la izquierda se irán realizando las anotaciones de las
transacciones que supongan un ingreso por parte de la compañía
.
Haber: en la columna de la derecha se anotan todas las transacciones que supongan un gasto o una carga para la compañía.
Nombre: en cada una de las partidas del debe y haber se deberá registrar, por ejemplo, la compra o venta de maquinaria, las cuentas
bancarias de las que dispongan la empresa, los créditos o la materia prima comprada, entre otros.
Saldo: es el resultado de la diferencia entre él debe y el haber. Existen tres tipos de saldos:
Saldo deudor: cuando él debe es mayor que el haber.
Saldo acreedor: cuando el haber es mayor que él debe.
Saldo nulo: cuando él debe y el haber son iguales, se conoce como cuenta saldada.
La forma más fácil de iniciar el proceso de registro de los movimientos contables que se presentan en las organizaciones con el
desarrollo de su objeto social es el uso de las cuentas T, las cuales facilitan el poder visualizar las acciones realizadas durante cada
periodo.
Cuenta Contable
Las cuentas contables se caracterizan por:
Tener un nombre, contenido y código en la parte superior.
Así, se diferencian de las demás.
Poseer la fecha en la que se realizó la operación.
Describir el concepto de pago.
Detallar el monto a pagar.
Registrar los abonos y el monto restante, en los casos en
los que no se ha completado el total.
Informar el libro de contabilidad del cual proviene la
operación que se realiza.
Estas características hacen que las cuentas contables sean
organizadas y se pueda identificar el tipo de transacción
que se realizó. Lo anterior, permite que tengas control del
negocio y asegurar el crecimiento de éste.
Cuenta Contable
Las cuentas contables cumplen funciones esenciales para una empresa, como registrar y clasificar las transacciones financieras de
manera organizada, monitorear la evolución de los activos, pasivos, ingresos y gastos, y proporcionar información detallada sobre el
patrimonio y las operaciones económicas. Su propósito fundamental es ofrecer una imagen clara de la situación financiera,
facilitando el análisis, la toma de decisiones y la elaboración de los estados financieros.
Funciones principales de las cuentas contables:
Registro y organización: Permiten registrar todas las operaciones económicas en categorías específicas, creando un orden
cronológico y un control financiero de la empresa.
Seguimiento de elementos financieros: Sirven para anotar los aumentos y disminuciones de los activos (bienes y derechos),
pasivos (obligaciones), ingresos y gastos de la entidad.
Análisis financiero: Al clasificar las transacciones, las cuentas contables facilitan la interpretación de los movimientos financieros y
la evaluación del desempeño del negocio.
Base para estados financieros: Son el fundamento para la creación de los estados financieros, como el balance general y el
estado de resultados, que ofrecen una visión completa de la salud económica de la empresa.
Apoyo en la toma de decisiones: La información organizada que brindan las cuentas contables permite a los gerentes tomar
decisiones informadas sobre la gestión y dirección del negocio.
En resumen, las cuentas contables son instrumentos que estructuran la información financiera, permitiendo un control efectivo y una
comprensión clara de la situación económica de una empresa.
Cuenta Contable
Clasificación de las cuentas contables
Las cuentas contables se clasifican en tres grupos principales: Cuentas Reales o de Balance (Activo, Pasivo y Patrimonio), Cuentas
Nominales o de Resultados (Ingresos, Gastos y Costos) y Cuentas de Orden (Deudoras – Acreedoras). Esta clasificación es
fundamental para entender los bienes, derechos, obligaciones, resultados económicos de la empresa y para la elaboración de los
estados financieros.
1. Cuentas reales o de balance
En las Cuentas Reales se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado de
Situación Financiera y se les llama “cuentas reales” porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus
balances.
Representan valores tangibles como las propiedades, y las obligaciones; forman parte del Balance General de la empresa. Las
cuentas reales, a su vez, pueden ser de: Activo, Pasivo y Patrimonio.
Cuenta Contable
a. Cuentas de activo, representa los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes,
entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles, los inmuebles y los vehículos; los derechos, las cuentas por
cobrar y los créditos a su favor.
Características de las cuentas del activo, estar en capacidad de generar beneficios o servicios y bajo el control de la empresa,
generar un derecho de reclamación.
Movimiento de las cuentas de activo, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen y se cancelan;
en el Haber, por lo general, su saldo es débito.
b. Cuentas de pasivo, representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro. Son las deudas por
pagar por cualquier concepto.
Características de las cuentas de pasivo, la obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.
Existe una deuda con un beneficio cierto.
Movimiento de las cuentas de pasivo, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan
en el Deber, por lo general su saldo es crédito.
Cuenta Contable
c. Cuentas de Patrimonio, representa los aportes de los dueños o del dueño para constituir la empresa, y además incluye las utilidades, las
reservas, las pérdidas, que afectan el patrimonio de la empresa.
Características de las cuentas de patrimonio, está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. Se
incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
Movimiento de las cuentas de patrimonio, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en él
Debe, por lo general su saldo es crédito.
Cuenta Contable
2. Cuentas Nominales, de resultados o transitorias
En las Cuentas Nominales se incluyen los Ingresos, Costos y Gastos. Estas últimas se usan en el Estado de Resultados (también
llamado Estado de Ganancias y/o Pérdidas). Se les llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir,
que solo se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero.
Estas cuentas tienen origen en las operaciones del negocio. Ocasionan el aumento o disminución del patrimonio. Son transitorias
porque su duración está limitada al ciclo contable, comprendido entre el 1ro. de enero al 31 de diciembre, de un mismo año. Estas
cuentas representan el resultado de una empresa al final del ejercicio contable, ya que por medio de ellas se conocen las ganancias
o pérdidas del ejercicio contable. Está compuesta por los ingresos y egresos (gastos y costos).
Cuentas nominales, de resultado o transitorias, las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de
un ejercicio contable dan a conocer las utilidades , costos y gastos, y son transitorias porque cancelan al cierre del periodo contable.
Comprende las cuentas del Estado de resultados : Ingresos, Gastos y Costo de Ventas.
Cuentas de ingresos, representa los recursos que obtiene la empresa al explotar su objeto social, ya sea que estos se realicen a
crédito o de contado. Están representados por las ventas de mercancías o la prestación de servicios con el ánimo de obtener una
ganancia.
Características de las cuentas de ingreso, son susceptibles de generar ganancias.
Movimiento de las cuentas de ingreso, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se
cancelan en él Debe, por lo general su saldo es crédito.
Cuenta Contable
Cuentas de gastos, representa los pagos que debe hacer la empresa para poder explotar su objeto social, como lo son los
servicios públicos, los empleados, los impuestos diferentes al IVA, constituyen una disminución de las utilidades por que estos
valores no son recuperables.
Características de gasto, susceptibles de disminuir las utilidades o generar una pérdida. No son recuperables.
Movimiento de las cuentas de gasto, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen y se
cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito.
Cuenta Contable
Cuentas de costo de ventas, representa el valor de los artículos adquiridos con el ánimo de ser vendidos (objeto social).
Características de costo de ventas, están en capacidad de generar utilidades y son recuperables en el momento de la venta
del artículo.
Movimiento de las cuentas de costo de ventas, estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen
y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito.
Cuenta Contable
3. Cuentas de Orden, deudoras y acreedoras
Las cuentas de orden deudoras y acreedoras son registros contables que controlan bienes, derechos, obligaciones o
contingencias que podrían afectar la situación financiera de una entidad, sin impactar directamente su patrimonio o resultados
hasta que se confirme la operación. Las cuentas deudoras controlan bienes y valores entregados o derechos adquiridos,
mientras que las cuentas acreedoras controlan bienes y valores recibidos y compromisos adquiridos.
Son un grupo de cuentas utilizadas para registrar operaciones y condiciones que no afectan directamente los valores contables
de los activos, pasivos o el patrimonio de la empresa, pero que requieren un registro para control interno, recordatorios o para
hechos contingentes que pueden devenir en valores reales en el futuro.
Las cuentas deudoras registran derechos o bienes que la empresa posee (como fianzas emitidas), mientras que las acreedoras
registran responsabilidades u obligaciones (como bienes recibidos en consignación). Ambas se complementan para mantener
la partida doble y se utilizan para registrar asuntos contingentes y valores de control.
Cuentas de Orden Deudoras
Propósito, representan bienes, derechos o valores que la empresa posee o sobre los que tiene derechos, pero que no se
incluyen en el balance principal porque su resultado es incierto o no amerita su activación.
Ejemplos:
Bienes y valores entregados en garantía.
Derechos sobre instrumentos financieros y derivados.
Bienes dados de baja que todavía requieren control interno.
Comitente cuenta de mercancías (cuando las mercancías están en consignación).
Cuenta Contable
Cuentas de Orden Acreedoras
Propósito, controlan bienes y valores recibidos por la empresa, así como compromisos o responsabilidades futuras.
Ejemplos:
• Bienes y valores recibidos en custodia o garantía.
• Compromisos sobre instrumentos financieros y derivados.
• Contratos que implican obligaciones futuras.
Cuál es la función de las cuentas de orden deudoras y acreedoras
Control interno, permiten llevar un registro detallado de bienes, valores, o situaciones que la empresa tiene o que le afectan,
pero que aún no forman parte de sus estados financieros.
Registro de contingencias, se usan para registrar derechos y obligaciones que pueden materializarse en el futuro, como
garantías otorgadas o documentos descontados.
Valores de control, ayudan a controlar bienes que no pertenecen a la empresa o valores emitidos por ella.
Registro Contable de Transacciones
En pocas palabras, es una herramienta para registrar las operaciones comerciales que realiza el ente económico, teniendo en
cuenta el principio de partida doble, el cual determina que cuando se registra una cuenta en él debe se debe registrar una
contrapartida en el haber. Todo hecho económico se debe registrar en el momento en que se origina, ya sea que este se pague
en forma inmediata o se pague después. Existen varios momentos en los cuales se realizan estos registros entre los cuales
tenemos:
.
Registro Contable de Transacciones
Naturaleza de las cuentas contables
Estudiar la naturaleza de las cuentas es fundamental para lograr hacer asientos contables con éxito, además de ser esencial
para poder analizar los saldos finales en el balance de comprobación.
Cuando una cuenta contable está en su naturaleza, significa que el valor de esta cuenta estará incrementando. Cuando no está
en su naturaleza, significa que el valor de la cuenta estaría disminuyendo.
Plan Contable Empresarial
La contabilidad es un área muy importante para todo tipo de entidad. Mantener un ordenado y correcto registro de las
diferentes transacciones financieras genera una adecuada gestión y así cumplir con diferentes obligaciones legales y
tributarias. Una herramienta fundamental para lograr este orden necesario es el Plan Contable General Empresarial (PCGE).
En el presente explicaremos el funcionamiento y la composición del PCGE.
El PCGE es un catálogo de cuentas emitido por el consejo normativo de contabilidad, este catálogo de cuentas está
contemplado bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
El PCGE se compone de un listado detallado de cuentas y subcuentas, cada una con una descripción y un código específico.
Esta estructura estandarizada permite una mayor claridad y transparencia en la información financiera.
Los objetivos del PCGE son:
1. La acumulación de información sobre los hechos económicos que una empresa debe registrar según las actividades
que realiza, de acuerdo con una estructura de códigos que cumpla con el modelo contable oficial en el Perú, que es el que
corresponde a las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF.
2. Proporcionar a las empresas los códigos contables para el registro de sus transacciones, que les permitan, tener un
grado de análisis adecuado; y con base en ello, obtener estados financieros que reflejen su situación financiera, resultados de
operaciones y flujos de efectivo.
3. Proporcionar a los organismos supervisores y de control, información estandarizada de las transacciones que las
empresas efectúan.
Plan Contable Empresarial
Estructura del PCGE
El primer paso para lograr dominar el PCGE es conocer su estructura. Al familiarizarnos con la estructura, nos será más
sencillo encontrar las cuentas contables necesarias para realizar los diferentes asientos contables.
El PCGE se estructura de la siguiente forma:
Plan Contable Empresarial
Es necesario también conocer cómo las cuentas se encuentran estructuradas de manera jerárquica.
Nomenclatura de las cuentas en el Perú
La nomenclatura de las cuentas contables en Perú sigue el Plan Contable General Empresarial que clasifica las
cuentas por elementos y utiliza un sistema de códigos de cinco o más dígitos para una estructura detallada. El primer
dígito representa la clase (1 al 9), los siguientes dígitos la cuenta, subcuenta, divisionaria y su divisionaria. Por ejemplo,
el primer dígito '1' es el elemento Activo, '11' es el grupo Activo Disponible, '1101' es la cuenta Caja, y 1101.01 es la
subcuenta Oficina Principal.
Plan Contable Empresarial
Estructura de la Nomenclatura
Primer dígito (Clase): Indica el grupo principal de la cuenta.
1: Activo Disponible y Exigible
2: Activo Realizable
3: Activo Inmovilizado
4: Pasivo
5: Patrimonio Neto
6: Gastos por naturaleza
7: Ingresos
8: Saldos intermediarios de gestión
9: Contabilidad analítica de explotación (gastos por función)
0: Cuentas de orden
Dos dígitos (Cuenta): Representan el grupo al que pertenece cada elemento. Por ejemplo, el '11' en "11 DISPONIBLE" indica
el grupo de activos disponibles.
Tres dígitos (Subcuenta): Desglosan la cuenta en grupos más específicos. Por ejemplo, en "1101 CAJA", el '01' representa
las oficinas.
Cuatro dígitos (Divisionaria): Detallan aún más la subcuenta.
Cinco dígitos (Su divisionaria): Ofrecen el nivel de detalle más alto y permiten registros específicos.
Plan Contable Empresarial
Ejemplo de Nomenclatura
Tomando la cuenta "Caja", su nomenclatura en el PCGE es:
1: (Activo)
11: (Disponible)
1101: (Caja)
1101.01: (Oficina Principal)
1101.01.01: (Billetes y monedas)
Ejercicios:
1. En la cuenta de Activo, la compra de un carro por S/ 9,000,000 representa el primer registro, la
adquisición de otro vehículo por la suma de S/ 21,000,000 significa otro registro y aumenta la cuenta, sumado al valor
anterior da un movimiento débito por valor de S/ 30,000,000. Al realizar la venta del primer vehículo, se registra S/
9,000,000 en el haber, porque constituye una disminución del activo. El movimiento crédito es de S/ 9.000.000.
El saldo de la cuenta de Activo se calcula mediante la diferencia entre débitos y créditos, es decir :
30,000,000 – 9,000,000 = 21,000,000
Como mayores son los débitos, entonces el saldo es de débito.
Ejercicios:
2. La empresa tiene una deuda por S/ 3,500,000. Este valor constituye El primer registro en el Haber de Proveedores
Nacionales, otra deuda Por S/ 8,000,000 representa un aumento de la deuda, esto es, otro registro crédito que sumado
al anterior da un movimiento crédito por S/ 11,500,000 al cancelar la primera deuda, por S/ 3.500.000, Proveedores se
debita por este valor, porque constituye una disminución en el Pasivo.
Para calcular el saldo de la cuenta de Pasivo se establece la diferencia entre créditos y débitos, es decir :
11,500,000 – 3,500,000 = 8,000,000
Como mayores son los créditos, entonces el saldo es de crédito.
Ejercicios:
3. Para constituir una empresa, tres socios Aportan S/ 1,000,000, S/ 2,000,000 y S/ 4,000,000 respectivamente.
Al contabilizar los aportes se registran en el Haber Por ser un aumento en el Patrimonio. Se retira el socio que aporto
S/ 1,000,000, por ser esta una disminución del Patrimonio, el valor se registra en él debe.
Para calcular el saldo en una cuenta de patrimonio se Establece la diferencia entre créditos y débitos, así :
7,000,000 – 1,000,000 = 6,000,000
Por ser mayores los créditos el saldo es crédito.
Ejercicios:
4. Se reciben S/ 700,000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local para los meses de junio, julio y agosto. Estos
valores se registran en el haber porque representan un ingreso.
Al sumar los ingresos registrados en la columna del Haber se obtiene el saldo crédito por la suma de $ 2.100.000.