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MACROS EN EXCEL
¿Qué es una macro de Excel?
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de
acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre
disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los
textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para
eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications
(VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la
funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de
computadoras, Excel provee de una herramienta especial que
permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles
del lenguaje de programación.
Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas
repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Para qué sirve una macro en Excel
¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro
nos ayuda a automatizar aquellas tareas que
hacemos repetidamente. Una macro es una
serie de instrucciones que son guardadas dentro
de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas
cuando lo necesitemos.
Automatización de tareas
Seguramente estás familiarizado con procesos
de automatización en el ámbito industrial. Un
ejemplo muy claro son las plantas
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ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La
automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del
tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos
utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.
¿Cómo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for
Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos
ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA
no es nada complicado y se
puede lograr fácilmente. Lo
que toma un poco más de
tiempo es pulir nuestras
habilidades de
programación. Lo que
quiero decir con esto es
que para ser un buen
programador de macros
debes dedicar tiempo en
resolver múltiples
problemas en donde
puedas llevar al límite el
lenguaje VBA.
Creación de una macro
Las macros se crean con el
Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en
Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con
tan solo un clic.
Introducción a las Macros
Ten en cuenta que uno de los principales beneficios de las macros de Excel, es poder automatizar las tareas que
realizamos en nuestro día a día, y los ahorros que logramos por medio de la automatización nos permitirán ser más
eficientes en nuestro trabajo, o en la actividad en la que nos encontremos.
Sin bien las macros son temas avanzados de Excel, tan pronto como hayas comenzado con las macros y la programación
en VBA, encontrarás que el Excel se puede convertir en una herramienta muy útil para resolver problemas complejos.
Muchos de los temas de Excel Avanzado, suelen ser complicados, en particular para alguien que no está familiarizado
con la programación, en la siguiente lista de artículos se encuentran algunos de los que podrían considerarse como
esenciales para comenzar a aprender, a fin de lograr una buena Introducción al uso de las Macros, te recomendamos
revisar los siguientes artículos con los que puedes comenzar a dominar las macros.
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Paso 1: Activar la barra de herramientas Programador
La barra de herramientas necesaria para trabajar con macros está oculta en el Excel por defecto. Por lo tanto, para
empezar a crear nuestra macro es necesario activar esta barra de herramientas.
La ruta a seguir para activarla es: Archivo – Opciones – Personalizar cinta de opciones y activar la casilla “Programador”.
Habilitar ficha programador
Paso 2: Habilitar las macros
Otra opción por defecto en Excel es que las macros se deshabilitan automáticamente. Para trabajar con macros es
necesario cambiar esta opción. Para ello, debemos seguir la siguiente ruta: En la pestaña Programador, seleccionar la
herramienta Seguridad de macros. En la nueva ventana que aparecerá, seleccionar la opción Habilitar todas las macros y
dar click en Aceptar.
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Habilitar Macros
Paso 3: Crear la macro con el grabador
Una forma muy simple de crear una macro es utilizando el grabador de macros. Esta herramienta permite que cualquier
acción que nosotros realicemos en el libro de Excel sea codificada en el VBA. Utilizar el grabador es una muy buena
manera de empezar a familiarizarnos con las macros, pero nos limita a únicamente las acciones que se pueden realizar
directamente con las herramientas visibles del Excel. Por lo que más adelante, será necesario ingresar los códigos
manualmente.
Para empezar a grabar nuestra macro, debemos seguir los siguientes pasos: en la pestaña “Programador”, seleccione la
herramienta “Grabar macro”. Le aparecerá una ventana donde deberá colocar el nombre, método abreviado,
descripción y ubicación de la macro.
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En primer lugar, póngale un nombre a la macro que pueda recordarle la utilidad de este (pues a la hora de trabajar con
varias macros, necesitará recordar para que sirve cada una). En método abreviado se le da la opción de crear un atajo
para ejecutar la macro (esta característica es opcional). Luego, le da la opción de elegir dónde guardar la macro. Puede
elegir entre Libro nuevo, Este libro o Libro de macros personal. Esta última opción permite guardar la macro en una
“carpeta personal” a la cual podemos acceder desde cualquier libro de Excel con el que trabajemos, pero únicamente
desde la computadora en la que la hayamos creado. Con las otras dos opciones la macro se guardará en un libro
específico y la podremos utilizar en cualquier computadora pero solamente para ese archivo. Finalmente, también nos
da la opción de agregar alguna descripción sobre la macro que vamos a crear (esto también es opcional, pero es útil
como un recordatorio de la función de la macro). Una vez que damos Aceptar, se ha empezado a grabar nuestra macro.
Podrán ver que donde dieron click a “Grabar macro” ahora aparece la opción “Detener macro”.
Paso 4: Grabar la macro
Ya prendido el grabador de macros, puede proceder a realizar toda la secuencia de acciones que desee que realice la
macro. Por ejemplo: cambiar el formato de un texto, eliminar una columna o una fila, borrar contenido de una celda,
etc. Una vez que ya hayamos realizado todas las acciones que queremos que ejecute la macro, debemos seleccionar la
opción Detener grabación (ubicada en la pestaña Programador).
Esta nueva macro la puede observar en el editor de Visual Basic. En la misma pestaña Programador, al abrir la
herramienta de Visual Basic le aparecerá la ventana para editar. Para ver la macro creada con el grabador, deberá
seleccionar el proyecto Módulo1, entre las opciones de la barra de proyectos ubicada a la izquierda. Conforme vaya
creando más macros con el Grabador, se irán agregando esos códigos a este proyecto llamado Módulo1. También puede
editar cualquier macro ya creada o incluso crear una nueva manualmente.
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Paso 5: Ejecutar la macro
La forma más directa de poder poner en acción la macro que hemos creado es con el método abreviado o atajo que nos
permitía establecer al crear una macro con el grabador. Si es que utilizamos esta opción, para ejecutarla sólo es
necesario aplicar la combinación de teclas y la macro realizará automáticamente toda la secuencia de acciones que le
indicamos.
En caso de que no haya definido un método abreviado, podrá ejecutar la macro de la siguiente manera. Dentro de la
pestaña Programador, al lado de la herramienta Visual Basic podrá ver la opción de “Macros”. Al seleccionarla le
aparecerá una nueva ventana con la lista de todas las macros disponibles. Elija la macro que desee realizar y seleccione
la opción ejecutar.
¡Y listo! Ya ha creado y puesto en acción su primera macro.