H&L, en su constante búsqueda de
innovación y mejora continua,
adquirió una APP llamada
Rindegastos la cual simplifica y
agiliza todo el proceso de
legalización de anticipos,
reembolsos de caja, con el fin
reducir el tiempo dedicado a tareas
de legalización de gastos.
Puedes completar todo el proceso
en minutos en lugar de horas, con
mayor precisión y todo al alcance de
tu mano.
¿PORQUÉ RINDEGASTOS?
La compañía que realizó el desarrollo de Rindegastos,
actualmente tiene vinculados a más de 4.700 empresas en
toda Latinoamérica, brindando una solución innovadora,
ágil y rápida para los rendidores o legalizadores.
Su Objetivo principal es el de Optimizar procesos de las
empresas para simplificar la vida de sus trabajadores,
permitiendo que puedan dedicar su tiempo a lo que
realmente les importa.
BENEFICIOS
1. Legalizaciones de gastos libres de papel.
2. Legalizaciones de gastos de manera automática vía
celular.
3. Legalizaciones de gastos 24 horas al día disponible en la
web
4. Seguimiento al proceso de aprobación y pago en tiempo
real.
5. Control y auditoria exhaustivo de todos los gastos
legalizados en la organización a través de caja menor.
¿QUÉ ES UN RENDIDOR?
Es el encargado de legalizar los recursos entregados por
conceptos de viáticos, cajas menores y otros criterios o
conceptos por el cual la compañía le haya entregado algún
dinero.
¿QUÉ ES UN APROBADOR?
Es persona delegada por la organización (coordinador,
gerente de cuenta) para que realice la revisión de los gastos
enviados por el Rendidor, los cuales deben cumplir con las
políticas establecidas por la compañía, el aprobador tiene el
rol de aprobar o rechazar los gastos.
PARA DAR INICIO AL PROCESO
Para que inicie el proceso de legalización de gastos en la APP de rindegastos
el área financiera le notificará a través del correo ya sea corporativo (si el
colaborador tiene asignado) o al registrado en nuestra base de datos.
Este es el primer paso para tener acceso a la App, La notificación les llegara
de la siguiente manera y en spam.
FORMAS DE ACCEDER A LA
APLICACIÓN
PODEMOS ACCEDER DESDE DE CUALQUIER
COMPUTADOR
En el buscador escribimos (rendigastos) [Link]
Debemos diligenciar los datos (Usuario y Contraseña)
esta información nos llegó al correo (spam) en días
anteriores
Antes de iniciar el proceso de
rendición de gastos en la APP es
importante solicitar la creación los
proveedores, si es la primera vez que
realizamos la compra o servicio.
Hacer la solicitud al siguiente correo:
creacionproveedores@[Link]
Se debe adjuntar el Rut con fecha de impresión del año en curso.
Se dará respuesta a la solicitud a más tardar en 24 horas.
Por favor enviar los siguientes datos al correo
creacionproveedores@[Link] para su
correspondiente creación:
si por algún motivo es imposible obtener copia del Rut
se debe enviar la siguiente información:
❖ Tipo de identificación (Nit o cédula)
❖ Numero de NIT o cedula (con DV si aplica)
❖ Nombres
❖ Apellidos
❖ Dirección
❖ Teléfono
❖ Correo
❖ Código CIIU (Actividad comercial)
❖ Responsabilidades tributarias
ESTE PASO SE REALIZAR PARA EVITAR QUE SE
DEVUELVA LA LEGALIZACIÓN POR FALTA DE CREAR
LOS PROVEEDORES.
FASES DEL RENDIDOR
Una vez ingresamos, visualizamos la pantalla de la
siguiente manera:
RENDIDOR: Es quien realiza la legalización de los gastos
(Anticipos, Cajas menores, Reembolsos)
¿Que son las políticas?
Es la relación que debo hacer de
acuerdo al tipo de gastos.
Ejemplo:
1. Si mi gasto corresponde a un
cliente y como rendidor se que
es cobro al cliente, la política que
debo seleccionar es
“CLIENTES HONOR COBRO”
Las políticas se asocian
según al centro de costos
que pertenezca el
rendidor.
SELECCIÓN DE POLÍTICAS
Una vez clasificados los gastos, es decir separado por
políticas, procedemos a subir la factura a la plataforma:
Los soportes se pueden adjuntar en pdf, foto, archivo XML)
SELECCIÓN DE POLÍTICAS
Puedo subir los gastos desde
mi teléfono sólo es tomar la
foto o seleccionar las
siguientes opciones
Para Subir la factura (Gasto), debo hacer los siguientes
pasos:
1. CREAR GASTO
2. SELECCIONAR LA POLITICA AL QUE PERTENECE EL GASTO
3. SELECCIONAMOS SCANIT (Que es el robot)
SCANIT esta buscando datos para llenar los campos
automáticos
SCANIT, término el proceso de cruce de datos y pudo extraer la siguiente
información
Debemos dar clic en BORRADOR para confirmar los datos, es
decir, revisar el soporte que se cargo y que la información este
de manera correcta, como es el Nit, Nombre del Proveedor, el
valor del gasto.
PODEMOS EVIDENCIAR QUE EL GASTO TIENE
VALIDACIONES (INCONSISTENCIAS)
• Muy importante revisar las validaciones, debido a que hay campos que
son obligatorios y se deben diligenciar para garantizar que el gasto se
cargue de manera exitosa.
.
Para realizar las correcciones de las inconsistencias debemos seleccionar
“Editar Gasto”.
REVISIÓN DE VALIDACIONES O
INCONSISTENCIAS
Es importante confirmar el NIT del proveedor, debido a
que de esta manera podemos confirmar si esta creado en
Seven.
Se debe seleccionar el centro de costos que pertenece el gasto. (Con lo
anterior es necesario realizar una correcta separación de los gastos
porque todo esta enlazado con políticas)
Se debe seleccionar el área a la cual pertenece el gasto relacionado
Se debe seleccionar la sucursal es la ciudad dónde se ejecuta
el gasto. (esta información la podemos encontrar en la
factura)
Que es la Categoría
En rindegastos es la descripción del gasto, se debe
tener en cuanta la siguiente relación.
De acuerdo con lo anterior seleccionó el tipo de gasto, para el ejemplo es el ítem de
“CASINO Y RESTAURANTE”
Es necesario tener en cuenta el tipo de gasto y el tipo de política seleccionada
De acuerdo con lo anterior seleccionó el tipo de gasto, para el ejemplo es el ítem de
“CASINO Y RESTAURANTE”
Una vez diligenciado todas las inconsistencias, procedemos a guardar el gasto
Nos debe quedar de la siguiente manera
ASÍ NOS DEBEN APARECER LOS DATOS QUE
DILIGENCIAMOS
Una vez ya terminamos de crear todos los gastos por políticas,
procedemos hacer el informe
Como Rendidores podemos verificar la información antes de enviar el
informe al Aprobador.
1. Nombre del proveedor
2. Estado, este debe estar en borrador
3. La política que seleccione al momento de crear el gasto.
4. Categoría (el concepto del gasto)
5. Total (este es el valor que legaliza (este debe ser el valor ya realizadas
las retenciones)
CREAR EL INFORME
Dar clic en Informes, si lo hacemos desde el
computador, esta en la parte izquierda de la pantalla, o
desde el celular parte derecha.
CREAR INFORME COMPUTADOR
CREAR INFORME CELULAR
VISTA PRELIMINAR DEL INFORME
En esta parte podemos visualizar los gastos que tenemos asociados en la política con
la que creamos cada gasto, el valor que vamos a legalizar o a reembolsar, es
importante seleccionar los gastos para que el sistema los asocie.
DEBEMOS REVISAR LAS
VALIDACIONES DEL INFORME
FONDO_ DE DÓNDE VIENEN LOS RECUERSO, ANTICIPOS, CAJA MENOR,
REEMBOLSO.
Se debe seleccionar el tipo de legalización según
corresponda
|
Luego de realizar todas las validaciones
debemos “Guardar los cambios”
Una vez terminado el informe,
procedemos a enviar el informe a
nuestro aprobador, es decir
quien nos aprueban los gastos
Si, llegas a tener alguna duda con el
proceso de Rendidor estos son los canales
de comunicación.
601 325 8880 Ext. 2205
acastillo@[Link]
Alan Castillo
CICLO DEL APROBADOR