Requerimientos del sistema SICOP
Requisitos, procedimientos, configuraciones y consideraciones que se deben tener en cuenta para
poder utilizar el Sistema Integrado de compras Públicas de forma idónea.
Sistema Operativo.
Windows XP o superior.
Navegadores web compatibles.
Google Chrome versión 60 o superior .
Mozilla Firefox.
Controladores
Driver firma digital, el cual permite al equipo reconocer la lectora y tarjeta inteligente
Dispositivo
Smartcard Reader y tarjeta inteligente emitida por el Sistema Nacional de Firma Digital
de Costa Rica.
Requerimientos del sistema para poder utilizar el componente de firma.
Sistema Operativo.
Windows XP o superior.
Navegadores web compatibles.
Google Chrome versión 60 o superior .
Mozilla Firefox.
Controladores
Driver firma digital, el cual permite al equipo reconocer la lectora y tarjeta inteligente
Java
A partir de la versión 3.0.4 no se requiere instalarlo.
Dispositivo
Smartcard Reader y tarjeta inteligente emitida por el Sistema Nacional de Firma Digital
de Costa Rica.
Registro de Proveedores.
SICOP utiliza un sistema para registrar proveedores llamado Sistema Electrónico de
Reconocimiento (SER) para que el representante Legal de la empresa registre información acerca
de quiénes son sus apoderados y representantes legales, así como quiénes son sus colaboradores.
Este es el primer paso para que un proveedor, ya sea físico o jurídico, pueda formar parte del
registro de proveedores del sistema SICOP, posterior a este registro en SER, el Representante
Legal debe dirigirse a SICOP .
S.E.R se encarga de establecer las autorizaciones para que puedan realizar diferentes tramites en
los procesos de compras públicas electrónicas en SICOP. Todo el personal autorizado de una
empresa deben estar registrados en el S.E.R, antes de iniciar los trámites de compra y venta de
bienes y servicios en SICOP.
Para ingresar a este enlace, En la página principal de SICOP se debe dar click en “Enlace al ser”
Registro de personas jurídicas en el S.E.R
El usuario para registrar una persona jurídica en el sistema, en el menú de la izquierda
en el apartado “Reg.P.Física/jurídica” oprime la opción “Reg. Persona física o jurídica”
El sistema despliega la pantalla “Registro de persona jurídica o física” el usuario oprime
sobre la opción [Persona Jurídica] la cual permite realizar el registro de una empresa y
sus representantes, apoderados, empleados o personas con poderes especiales.
Esta acción llevará al usuario a una pantalla de registro donde debe digitar el número de
cédula jurídica y presionar el botón “Consultar”. El sistema verificará e informará al
usuario si la empresa está registrada
Se despliega la “Información del Progreso del Trámite” donde se indica si la empresa se
encuentra registrada o no en SER. En caso que no se encuentre, el usuario oprime el
botón “Validar”.
El sistema solicitará la clave del certificado digital, para confirmar que el número de
cédula jurídica ingresado corresponde a la del titular de la persona jurídica o tiene el
poder para realizar el registro.
El sistema como medida de seguridad realiza el proceso de firma digital. El sistema le
indica si debe realizar la compra de una certificación literal, en caso de no haberla
comprado anteriormente.
El sistema despliega la pantalla llamada “Registro de persona física o jurídica”, en la cual
se debe registrar los datos que el sistema solicita. Tomar en cuenta que los campos marcados
con asterisco rojo es obligatorio completarlos.
Luego debe aceptar y confirmar los mensajes que muestra el sistema. Es importante destacar,
que siempre se deben leer los mensajes del sistema, en caso de error, se muestra el texto con
el error o bien señala que todo fue correcto.
El sistema lleva directamente al usuario a la pantalla de inicio de sesión en el sistema
SER. Debe presionar el botón “Inicio de Sesión” y proceder a validar la firma digital.
o Esto para que el representante legal proceda con el Inicio de sesión en el sistema y
registrar a los empleados de la empresa que podrán utilizar el sistema SICOP.
o Se les ingresa los perfiles o roles que cada uno de ellos tendrá.
o Es importante aclarar que, si los empleados de la empresa no son registrados
en el sistema SER, no podrán posteriormente tener acceso al sistema SICOP.
El usuario presiona al final de la pantalla el botón llamado “Registro de empleado” que se
utiliza para registrar a cada una de las personas de la empresa que serán usuarios en el
sistema SICOP.
El usuario debe en el apartado de “Autoridades SICOP”, seleccionar o marcar los roles
o permisos que ese usuario tendrá en SICOP. Por lo tanto, es el Representante legal quien
autoriza que hacen sus empleados en el sistema.
Una vez que se confirme el registro del empleado el sistema permite realizar
modificaciones de la información ingresada en caso de que así se requiera, oprimiendo el
botón “Modificar”. Caso contrario, oprimir el botón “Listado” para continuar.
Una vez completado el formulario con la información del empleado, se debe oprimir el
botón “Registrar” ubicado al final de la pantalla. El sistema muestra un mensaje de
confirmación, el cual se debe aceptar para continuar
Seguido de esto confirme el registro del empleado el sistema permite realizar
modificaciones de la información ingresada en caso de que así se requiera, oprimiendo el
botón “Modificar”. Caso contrario, oprimir el botón “Listado” para continuar.
El sistema regresa a la pantalla “Clasificación de empleados” en la cual aparecen los
empleados registrados hasta el momento.
Una vez que los empleados han sido registrados en SER por el Representante Legal de la
empresa, el siguiente paso es que dicho representante registre la empresa en SICOP y
posterior a esto cada empleado realice el registro personal en SICOP con su propia firma
digital
Elaboración de un cartel
Proceso para elaborar y publicar un cartel y el rol que debe tener el funcionario que realice el
proceso.
1. Se elabora el cartel especificando el suministro, obra o servicio que se licita, la cual
es redactada por la administración, en este caso la oficina de proveeduría de la
municipalidad de golfito por medio de SICOP.
Vista de una Solicitud en la ventana de información de bienes y servicios de SICOP.
2. Ingreso de declaraciones, archivos adjuntos, solicitud de aprobación, etc.
3. Se verifica la aprobación del cartel
Vista del estado de verificación desde la ventana del listado de solicitudes de verificación
de SICOP.
4. Cuando el cartel este con toda su información completa, ingresadas las declaraciones,
adjuntos en caso de ser necesarios y las aprobaciones correspondientes, se procede
con la publicación en SICOP.
Nota : El funcionario que va a publicar el cartel puede ser asignado por el elaborador
del mismo al momento de confeccionar el cartel o por un distribuidor de trámites.
Vista de la publicación del cartel en SICOP.
Solicitud de Contratación
A continuación, se muestran los pasos generales para elaborar una solicitud de contratación y el
rol que debe tener el funcionario que realice el proceso.
1. Se elabora la solicitud de contratación. El sistema SICOP muestra la pantalla
“Registro de solicitud de contratación” con formulario que se divide por secciones
(Información de la institución , contratación y del bien , servicio y obra, información
de usuarios, archivo adjunto, validación presupuestaria y aprobaciones).
Vista de la ventana de Solicitud de Contratación de SICOP.
2. Se realiza la validación presupuestaria y se solicita la aprobación de la contratación.
La sección de validación presupuestaria se habilita una vez que se guarda la solicitud
Nota : Las validaciones puedes ser por Interface en caso de que exista o de forma
Manual.
Ventana de Validación Presupuestaria SICOP.
Seguido de esto para solicitar la aprobación de la contratación el usuario debe oprimir
el botón “asignar aprobador”. Esta funcionalidad es para enviar a aprobar la solicitud
que se está confeccionando.
3. Aprobación de solicitud de contratación, esta acción en el Sistema la puede hacer
únicamente por los aprobadores seleccionados por el que hizo la solicitud de
aprobación de la contracción. El aprobador debe ingresar al menú “Aprobación”,
revisar las solicitudes en estado Sin tramitar. Una vez revisado la solicitud se oprime
el botón “Aprobar”.
Ventana de aprobación de contratación de SICOP.
4. Finalización de trámite, se asigna elaborador de cartel o se envía a distribuidor.
Recibida la información que la solicitud fue aprobada, seleccione la opción “Solicitud
de contratación” ingrese a la solicitud.
1. Si conoce quien es la persona encargada de hacer el cartel, en punto donde dice
“Elaborador del cartel” se agrega el nombre de esa persona y se oprime el botón
“Solicitar trámite de contratación”.
2. Si no se conoce entonces se debe usar el botón de “Enviar a distribuidor”, donde un
distribuidor (dentro de la misma institución, posiblemente de la Proveeduría) va
entrar a la solicitud y se la asigna a un funcionario que se va encargar de elaborar el
cartel.
Ventana de aprobación SICOP.
El encargado de distribuir el cartel, entra en Al menú a “Distribución de trámites”,
clasifica en el filtro por “Solicitud de Contratación” y entra a la solicitud que le
enviaron para que asigne a la persona que va a elaborar el cartel y lo guarda.
Ventana de Distribución de tramites SICOP.
Para seleccionar al encargado, oprime el botón “Buscar” selecciona al elaborador y
oprime “Guardar”.
Con esta etapa se ha terminado de confeccionar y aprobar la solicitud de contratación,
además, se ha asignado al funcionario encargado de la confección del cartel, finalizando
el proceso de solicitud de contratación.
Catalogo Mer-link.
El Catálogo de Bienes y Servicios Mer-link es el instrumento oficial en el que se registran los
productos requeridos por las Instituciones Usuarias y ofrecidos por los Proveedores Registrados.
Es una plataforma electrónica para la codificación de los bienes y servicios mediante la
utilización de estándares internacionales de categorización y normalización de atributos. Al
utilizarse el Catálogo de Bienes y Servicios en los procesos de contratación administrativa que se
desarrollan a través del sistema Mer-link, el usuario registrado puede verse en la necesidad de
incorporar nuevos datos en el catálogo para mostrar una especificación deseada. Ante esta
necesidad, se elabora el presenta instructivo, pretendiendo garantizarle al usuario un proceso de
registro, modificación o eliminación de datos en el catálogo óptimo.
La figura a continuación muestra el proceso que debe seguirse para pasar de un catálogo de
productos particular a un sistema de información de administración del catálogo de bienes y
servicios estandarizado.
La imagen representa un resumen del catálogo de producto.