PROYECTO FINAL .
Trabajo de Investigación
Integrantes:
Samuel Martinez
Jordi Garcia
Gael Ávalos
Adolfo Garcia
Docente: Aneida de la Rosa Garcia
Materia: Fundamentos de Administración
Universidad Politécnica de Victoria.
INTRODUCCIÓN
Nuestra empresa elegida fue “Su Bodega CD. Victoria” ya que
es una de las empresas de venta de productos alimenticios,
domésticos y varios. más reconocidas en el país y en la
ciudad y a continuación vamos a ver cómo se hacen las fases
del proceso administrativo dentro de esta empresa y revisar
detenidamente cada una de estas fases, como lo son la fase
de planeación, la fase de organización, la fase de dirección y
la fase de control.
Nos dimos a la tarea de investigar más á profundo
entrevistando al gerente de la sucursal “Su Bodega”
Industrial, Eduardo Soto Franco, y lo que presentaremos a
continuación es en base a lo platicado con él y con las
respuestas que nos dio
Sin mas por añadir, Continuemos…
PLANEACIÓN
Aquí se define desde un Inicio lo que la empresa quiere
alcanzar hay distintos jefes de departamentos en la empresa,
los cuales ellos han inicio de cada operación o cada cosa que
se tiene que hacer dentro de la empresa, se definen una
visión y una meta a la que quieren lograr y alcanzar, ya sea en
poco tiempo o a largo tiempo.
una de las metas que nos platicó
el gerente fue que en cada fin de
mes, se revisa si se llegó a los
objetivos esperados que se
plantearon, ya sea en los gastos,
ventas o personal, etc.
Es importante mencionar que también á la hora de la
planeaciones de cada operación, se revisa el “FODA” que son
básicamente las fortalezas, oportunidades, debilidades ,
amenazas que tendrán a la hora de realizar cierta operación
o trabajo, y recalca que es algo que les ayuda como guía para
poder llevar una buena planeación.
FODA
Fortalezas Oportunidad Debilidades Amenazas
es
Precios bajos Mercados Percepción Competencia de
rurales limitada de tiendas locales
calidad
Amplia cobertura Incremento en Enfoque en Cambios
programas zonas específicas económicos
sociales
Diversidad de Digitalización Dependencia de Mayor conciencia
productos Walmart ambiental
Aquí observamos algunos ejemplos sobre el “FODA” que tiene
la empresa, es importante recalcar, que este se hace al inicio
de cada operación para así tener parámetros y poder tener
una buena gestión a lo largo de toda la planeación, la
empresa “Su Bodega” como el gerente nos platicaba, es que
ellos cuentan con una visión y con esa visión conlleva una
misión, La misión que tienen es contar con un alcance mayor
en cada uno de los sectores, tanto económico como social y
la Visión general es ser uno de los líderes en el ámbito de las
ventas y contar con 100 tiendas á un lapso de 2 años y
medio.
Algo en que la empresa tiene muy marcado , es que en cada
departamento o cada área interna, hacen también sus
propias planeaciones, y algunos ejemplos que nos pudieron
dar fueron:
Área Administrativa - Busca poder tener los mayores
beneficios y eficiencias con los menores recursos posibles
Área Operativa - Gestiona todos los recursos necesario que
se necesita para que la planeación se lleve acabo de la mejor
manera
Área de Ventas - Aqui se tiene como objetivo alcanzar
alrededor de un 20% o 40% de las ventas esperadas en el
mes
Área de Seguridad - Tratan de encontrar y seleccionar al
personal capacitado para la seguridad del lugar y de los
productos almacenados.
Hay distintas áreas con su planeación interna, pero algo que
está empresa tiene es que todas las áreas van con una
misma visión y objetivo que la empresa en general tiene
En cada empresa tienen algunas metodologías o
herramientas que utilizan para hacer una planeación efectiva.
La empresa maneja algunas herramientas que para ellos son
indispensables á la hora de la planeación como lo son:
-Check list
-Correos electrónicos
-Información
Estás son algunas herramientas
que utiliza la empresa para
gestionar de mejor manera todo
lo planificado. También se tienen
capacitaciones cada 5 o 6 meses
con “Coachings” para así tener
una mejor planeación en cada
sucursal.
Pero algo en que merma un poco la empresa, es que á la
hora de llevar a cabo la planeación , surgen dificultades, y
una que nos recalca mucho el gerente, fue sobre el Personal,
a veces no está conforme o no le gusta y podemos llevar la
mejor planeación pero si la gente no está dispuesta a llevar tu
visión a lo que quieres, no lo vas a lograr.
ORGANIZACIÓN
Esta fase del proceso administrativo está ligada ligeramente a las
habilidades de cada trabajador de la empresa y los recursos
físicos que esta posee , el propósito principal de la organización
es asignar objetivos específicos a cada área de la empresa y se
definen tanto los roles como las responsabilidades que cada
trabajador conlleva, es importante recalcar que á la hora de hacer
alguna actividad o procesos, seleccionan encargados para dicha
actividad y este a su ves, organiza á los empleados para que todos
hagan diferentes cosas pero que lleven a la misma meta.
En la empresa “Su Bodega Industrial” se asigna un presupuesto
mensual y en cada departamento se le asigna un presupuesto
meta en donde tienen que lograr tal porcentaje de ventas con un
incremento del 6% anual , si lo lograr se hace un incentivo y si no
se trata de que se mejore y corrija errores.
En la empresa ciertas cifras que califican la efectividad de los
trabajadores a final de cada mes , la efectividad te da un número
de porcentaje y depende de cómo esté el desempeño, este se
evalúa cada mes, por ejemplo: :
4 - Para abajo. Quiere decir que andas muy mal en tus labores
5 - 7. Quiere decir que estás bien.
8 - 10. Estás excelente en tus labores.
También es importante saber los roles y jerarquías que existen
dentro de la empresa, por eso es importante usar métodos como
el “Organigrama” para especificar y saber a quién dirigirse en cada
aspecto de atrás .
A continuación está un ejemplo del “Organigrama “ de La empresa
“Su bodega” que el gerente de la Sucursal “Su bodega Industrial “
nos hizo llegar Vía Whatsapp.
Cómo podemos observar en la imagen anterior , nos muestran
como la empresa tiene definido sus niveles y jerarquías, como
primer nivel tenemos á el presidente general de la empresa, que
también puede incluirse los socios que esta tiene, y después
siguen los gerentes de cada sucursal de la empresa, y si
observamos vemos que hay distintos departamentos
administrativos dentro de la empresa como lo son por ejemplo
-Área de Ventas
-Área de Contabilidad
-Área de Créditos
-Área Legal
-La Bodega
Este organigrama nos permite establecer puestos y jefes de áreas,
para así tener una excelente organización en cada una de estas,
En la empresa el gerente general de la sucursal Industrial nos
platicaba que , á la hora de ya tener la
planeación estructurada y definidas,
va con los jefes de cada área y les
platica sobre el plan de trabajo y los
jefes de área se encargan de dirigir a
su gente y define trabajos para cada
empleado, esto con la misma meta y
visión que la empresa en general tiene, y como ejemplo tenemos
que cada mes se trata de llegar al presupuesto anterior o superar
el número de ventas, y cada área se organiza y trabaja para lograr
esa meta y para el bien colectivo de la empresa.
En este proceso se administra muy bien los distintos recursos que tiene
la empresa, como los son por lo general:
Recursos Materiales
Recursos Financieros
Recursos Tecnológicos
Recursos humanos
Se tiene que saber administrar muy bien y de la manera más eficiente y
eficaz posible cada recursos que ocupa la empresa, Se tienen
mecanismos o herramientas que permite que los trabajadores trabajen
de manera integrada y alineada a los objetivos que se tiene en la
empresa. Por eso es importante crear mecanismos internos que
permitan el mejor funcionamiento dentro de cada área, Y es algo
confidencial que se tiene en la empresa, los platicaba el gerente
general que ellos tienen su propio manual, políticas y normas dentro de
la empresa, y cada trabajador está obligado a cumplir y á respetar
dicho manual que regule el comportamiento y permita un buen
ambiente laboral . Y aquel que no
cumpla con dicho manual o
tenga un bajo desempeño laboral
, lo primero que se hace es
hablar a solas con el trabajador
pero cuando no se llega a un
acuerdo , se pasa al área de
derechos humanos y si tampoco
se hace un arreglo , se llega al
despido del empleado
.
DIRECCIÓN
En esta fase se centra la ejecución de los planes y metas
establecidas, coordinando y motivando al personal á que
realice sus funciones, es importante recalcar esta fase del
proceso administrativo ya que en toda empresa siempre
surgirán problemas, fallas y conflictos internos es aquí
cuando si la empresa o el área tiene un buen líder , podrá
sobrellevar el problema , pero cuando la empresa merma de
líderes y no tiene a la persona capacitada y con el perfil de
líder, muy difícilmente podrá llevar de buena manera los
problemas y conflictos internos.
En la empresa “Su bodega” nos platicaba el gerente general
que a veces como líder, tienes que lidiar con algunos
empleados que alomejor no están conformes con alguna
cosa dentro de la empresa , y es ahí cuando deben tomar
cartas en el asunto para prevenir el mal ambiente laboral, en
la empresa se hace juntas diarias en donde se checan
detalles internos, se revisan los presupuestos, se aplaude o
felícita á los trabajadores y al contrario, cuando alguno tuvo
algún inconveniente, se platica para que al próximo dia ,
llegue de una mejor manera a trabajar. Y a cada empleado
que logre generar cierto número, se le da un incentivo de una
despensa y el reconocimiento de empleado del mes
El gerente general de la sucursal Industrial, nos platicaba que
él como líder , tiene á su gente clave y de confianza con los
que platica á final de dia, lo que va bien, lo que va mal y lo
que se tiene que mejorar y así corregirlo en el momento si es
posible para no generar más margen de inconformidad en el
empleado.
Como líder o jefe de área, se presentan casos de
inconformidad de empleados y aqui en “Su bodega” se
manejan primeramente con el diálogo con el empleado, y si
no se llega a algo de conformidad, se pasa el caso al área de
recursos humanos, como anteriormente lo dijimos. Los
platicaba de casos en donde hubo empleados que
simplemente no quisieron dialogar con el líder y se pasó
directamente al área de recursos humanos y cuando no se
llegó a buenos términos, se daba la renuncia ya sé propia o
de la empresa, y es por eso que como líder a veces hay que
saber tratar a los trabajadores de la mejor manera, siendo
empáticos y con tacto , para que no generen conflictos
internamente. Y también es importante saber motivar , saber
y tener buen ojo en las cosas que se dejan de hacer o las
cosas que faltan por hacer, y motivar a dicho empleado
encargado de tal actividad para que haga un mejor esfuerzo y
tenga un mejor desempeño, primeramente laboral pero
también para el bien colectivo de la empresa.
La empresa tiene objetivos, tiene
sus metas , tiene la planeación
junto con la organización, pero lo
más importante que hay, siempre
será el personal, serán aquellas
personas que te ayuden a cumplir
esos objetivos, y es por eso que
esta fase del proceso, es de las
más importantes, porque no puede haber planeación
organización ni nada, si no hay á quien dirigirse , necesitamos
lideres y personas capacitadas para saber controlar el desempeño
de cada empleado.
Es muy difícil que 50 personas vayan hacia un mismo rumbo ,
pero aqui es cuando se nota un Líder, porque el mejor ejemplo
que puede dar un lider es , El ejemplo. Si los demás te ven
trabajando y te ven con ellos y
ayudándoles , cómo nos decía el
gerente de la sucursal Industrial “
Si te ven levantando la primera
piedra, levantarán la segunda, la
tercera, etc. “ y eso es lo que te
va a ayudar con esos empleados
difíciles, si pides llegar temprano
y tú llegas tarde, no van a querer
trabajar contigo o no te van a
tomar la seriedad que un líder debe hacerse notar
En la fase de dirección contamos con distintas características que
se deben de hacer, una de ella y muy importante es la toma de
decisiones , saber tomar decisiones es saber y conocer lo que es
mejor para la empresa, Los gerentes y jefes de áreas, toman
decisiones para que las metas establecidas se cumplan de la
mejor manera, En La sucursal “Su bodega Industrial “ se genera
seleccion de personal requerido para hacer alguna actividad y es
ahí cuando el líder delega a dicho empleado á encargarse de tal
actividad , y los demás deben de obedecer de acompañar y hacer
lo mejor posible
Y es ahí cuando los “Coachings” que utilizan “Su bodega” capacitan
y preparan a los trabajadores, la toma de decisiones puede llevar
el rumbo de una operación , si no sabemos tomar buenas
decisiones , habrá muchos problemas en la empresa, es por eso
que se identifica primeramente , los recursos que se tiene, á
quienes se tiene y que se necesita para lograr dicho objetivo.
CARACTERÍSTICAS DE LA DIRECCIÓN Y LIDERAZGO
-Liderazgo
-Comunicación
-Motivación
-Supervisión
-Toma de decisiones.
CONTROL
La fase de Control es la que mide y evalúa el desempeño para
garantizar el cumplimiento de los objetivos, En “Sub Bodega”
cuentan con ciertas metodologías y formas de controlar la
supervisión de la empresa, una de las metodologías que nos
platicaba el gerente general de la sucursal Industrial.
Horarios -
La primera forma en que miden el control de los trabajadores
es viendo su desempeño, y uno de ellos está tanto la hora de
entrada como de salida, si por alguna razón el trabajador
llega después de su hora de entrada o sale antes de su hora
de salida, es penalizado con el descuento del sueldo de ese
dia.
Establecimiento de estándares -
En la empresa miden los indicadores de desempeño con
herramientas principales como el KPI , esta herramienta es
utilizada para medir y evaluar el rendimiento de una persona,
equipo o proyecto.
“Su bodega” usa esta herramienta herramienta tanto en las
personas como en los proyectos de la empresa , evalúan su
crecimiento y desempeño y en proyectos de la empresa
miden tanto el número de ventas y gastos como que tan bien
fue aceptado por los clientes.
Existen distintos tipos de KPI utilizados en la empresa , pero
los que más son utilizados en la fase de control en “Su
bodega” platicado por el gerente general son:
KPI de Calidad
KPI de productividad
KPI de Recursos Humanos.
Medición de Resultados -
En la empresa cada que hay proyectos o actividades
realizándose , los supervisores o jefes de dicha actividad,
recopilan datos e información sobre el progreso de la
actividad. Se utilizan herramientas como:
Informes
Auditorías
Revisiones
Evaluación -
En “Su bodega Industrial” se hacen evaluaciones cada
semana, aunque diariamente se hacen pequeñas juntas con
todo el equipo, para revisar algunos detalles o puntos, para
corregir en el momento, y cada semana se hace una revisión
y evaluación en donde se ve el presupuesto final de esa
semana y el desempeño de cada empleado.
Se analizan también causas de Desviación si hay casos en que
los haya y problemas internos entre empleados.
Importancia del Control en la Empresa
“Su Bodega” se ha caracterizado por años por ser una
empresa que acepta empleados de cualquier edad , mayor de
10 años, desde paqueterito hasta supervisor de área, hay
diferencias de edad, pero no deja de pertenecer a la
empresa, es por eso que con esas personas menores de edad
en la empresa se les tiene otro trato y normativas especiales ,
porque no es lo mismo exigirle lo mismo a alguien que su
economía depende de ese trabajo á que un niño que no tiene
transporte , o familia que atender, es por eso que se le debe
de llevar una supervisión importante y control á todo tipo de
empleados.
Garantiza eficiencia y eficacia -
El proceso de Control nos ayuda que se trabaje y se utilicen
los recursos de manera adecuada para lograr los objetivos,
en la Empresa, se tiene como meta interna, tratar de
conseguir los objetivos con el mínimo de recursos y el max de
eficiencia, es por eso que se trata de usar la maquinaria,
equipo, trabajadores, etc, necesarios para ahorrar recursos
pero sin desgastar la eficacia.
Identifica áreas a mejorar -
En la empresa se toma la fase de Control como una medida
para poder identificar y ver en que áreas hay problemas o
desviaciones antes de que se convierta en una crisis mayor,
es importante tener á un supervisor en cada área de la
empresa , es por eso que cada uno de los supervisores de la
empresa, da un informe semanal y así pueden identificar
todo juntos , que se puede mejorar o corregir en algunas
áreas.
Y por último la fase de Control ayuda a promover la calidad
dentro de la empresa, ayuda a mantener estándares altos de
calidad tanto en los productos como en el servicio y procesos
dentro de la empresa.
¿ Que parte de la fase del proceso se lleva a cabo en la
empresa ?
Técnicamente se lleva a cabo todas las fases , desde cómo se
planea el objetivo, cómo se organizan para conseguirlo,
quienes son los encargados de tales áreas y equipos internos
y cómo controlan o monitorean a los trabajadores en la
empresa
¿ Quienes realizan esas fases ?
En la empresa no hay como tal una persona específica para
cada fase , pero se tiene á un coordinador de servicios que
revisa a todos los supervisores de cada área
¿ Cada cuánto se realizan esas fases ?
Cada fase se realiza primeramente antes de comenzar alguno
proyecto o actividad nueva dentro de la empresa, pero se
trata de hacer revisiones ya sea de control o dirección ,
semanalmente o incluso diarias.
CONCLUSIÓN
Y para finalizar podemos observar que cada fase del proceso
administrativo es muy importante, ya que lleva á que la
empresa , primeramente tenga claro sus objetivos y metas a
corto o largo plazo, sepa cómo organizarse para cumplir esos
objetivos, sepa á qué personas con las capacidades
necesarias sean los líderes o cabezas de distintas áreas o
equipos de trabajo, y sepa cómo controlar y monitorear a
todos los trabajadores de la empresa, y si reflexionamos un
poco podemos notar que tanto en una empresa como en la
Vida diaria utilizamos al menos una fase del proceso, como la
planeación u organización. Gracias al gerente Eduardo Soto
Franco de la sucursal “Su bodega Industrial” por brindarnos el
apoyo y el conocimiento desde adentro de la empresa para
así basarnos para hacer este proyecto, Sin más por añadir.
MUCHAS GRACIAS.