Manual Excel

Introducción

Actualmente las hojas de cálculo son una herramienta utilizada por el administrador en su vida
cotidiana, sus aplicaciones pueden ser diversas, desde el control de una lista de alumnos hasta la
realización de cálculos financieros complejos, este tipo de herramienta tienen injerencia en diversas
áreas como la ingeniería, la administración, la contabilidad, la estadística, las finanzas y mucha otras
áreas más. 1

La hoja de cálculo, tratando de utilizar un concepto reducido podemos decir que es una herramienta
que nos permite hacer cálculos matemáticos y gráficos, esa es su función principal.

Una de las hojas de cálculo más utilizadas hoy en día es la creada por Microsoft®, dentro de su suite
Microsoft Office® existe una hoja de cálculo llamada Microsoft Excel®, la cual ha sido muy aceptada
a nivel mundial por el gran potencial que tiene.

Propósitos generales

Este curso tiene como propósito proporcionarte los conocimientos básicos sobre el manejo de la
hoja de cálculo de Microsoft Excel®, para ello haremos una breve explicación de cada tema y
posteriormente a manera de manual encontraras una serie de pasos que te irán indicando cómo
utilizar algunas de las opciones que nos proporciona Microsoft Excel®.

Propósitos específicos

 Conocerás el entorno de Microsoft Excel® y cada uno de sus componentes de manera

general.
 Utilizarás las herramientas básicas para asignar formato a la hoja de cálculo Microsoft Excel®
tanto a los datos numéricos como alfabéticos.
 Podrás usar las fórmulas y funciones básicas que te permitirán realizar cálculos con la
información numérica contenida en la hoja de cálculo.
 Podrás elaborar gráficos que expresen relaciones numéricas sobre un tópico determinado.
 Usarás opciones que te permitirán manejar la información contenida en Microsoft Excel®
para su óptimo uso.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 Ambiente de Excel

Hoja de Cálculo

Microsoft Excel ® es una hoja de cálculo muy poderosa, se utiliza para manipular números y resolver
problemas matemáticos así como a hacer gráficos, entre otras cosas.

Al iniciar Microsoft Excel ® nos encontramos con la ventana principal de Microsoft Excel ®

Celda.

La hoja está dividida en filas y columnas, la intersección entre una fila y una columna se le conoce
como celda. Cada celda tiene una dirección única que también se denomina referencia de celda. Las
filas están identificadas por números en la barra vertical de la izquierda y las columnas por las letras
en la barra superior horizontal. Cada celda tiene una identificación que está dada por la
combinación de la letra que designa la columna y el número de la fila. Para referirnos a una celda,
nombraremos primero la columna a la que pertenece y enseguida a la fila. En este caso A1, es la
celda activa. Celda activa se refiere a la celda que se encuentra remarcada con un contorno más
intenso. Siempre habrá una celda activa en una hoja.

Hoja.

Como se mencionó, una hoja contiene muchas celdas, y a su vez varias hojas forman un libro. Por
defecto, cuando abrimos Microsoft Excel ® se crea un libro con tres hojas, pero nosotros podemos
agregar más, según nuestras necesidades de trabajo. En la imagen anterior, podemos visualizar en
la parte inferior derecha que la hoja activa es la Hoja1, pero tenemos otras dos. Para activarlas basta

con dar clic en cada una de ellas. Para crear una nueva hoja, damos clic en al símbolo e
inmediatamente aparecerá la Hoja4 y sucesivamente aparecerán cada vez que demos clic en el
mismo ícono. Podemos cambiar el nombre y color de hojas, proceso que veremos más adelante.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Es posible cambiar el nombre y color de etiqueta de una hoja, solo tienes que dar clic con el botón
derecho del mouse y en el menú que aparece elijes la opción deseada para realizarlo.

Libro.

Una vez que abrimos Microsoft Excel ®, se crea un archivo con el nombre de Libro1 y la extensión
.XLS y así permanece hasta que guardemos el archivo y le asignemos un nombre. Como se mencionó
inicialmente el libro tiene sólo tres hojas, pero podemos agregar hasta 253 hojas más.

Administración de Libros

Excel está compuesto por una serie de Hojas, es por ello que se conoce también como Libro de Excel,
estas Hojas están situadas en la parte inferior izquierda de la Hoja activa y se notan por medio de
una serie de pestañas que de inicio Excel les asigna el nombre de Hoja1, Hoja2, Hoja3, sin embargo
se pueden adicionar hasta 253 Hojas

Para adicionar más Hojas simplemente con presionar el icono localizado a la derecha de la
última Hoja se agregará una Hoja más cada vez que se indique

Cada una de estas pestañas pueden ser renombradas, eliminadas e incluso se les puede asignar un
cambio de color en su apariencia

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Simplemente hay que situarse encima del nombre de la Hoja elegida y presionar el botón derecho
del mouse para que despliegue el menú contextual correspondiente

Como se podrá notar, en esté menú localizamos las opciones para Cambiar nombre, Insertar una
nueva Hoja, Eliminar una Hoja, Mover o copiarla, Protegerla e incluso Cambiar el Color de Etiqueta

En esta ocasión veremos el cambio de nombre, simplemente activas la opción y se activará el modo
edición el nombre de la Hoja elegida

En ese momento se podrá teclear el nombre deseado

También cuando se pretende cambiar el color de la etiqueta del nombre de la hoja se usa el mismo
menú contextual y se elige el color deseado, es importante considerar que la Hoja que tengamos
activa no se visualizará totalmente el color de la etiqueta

Aquí tenemos un ejemplo, la Hoja3 es la hoja activa, y pesar de ser de color verde, no es notorio el
color

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Otra opción que también es de utilidad es la opción de copiar o mover, de igual forma nos situamos
sobre la Hoja deseada, presionamos el botón izquierdo del mouse para activar el menú contextual
y elegimos la opción Mover o copiar…, al hacerlo nos desplegara una ventana en dónde indicaremos
los detalles de nuestra acción a aplicar 5

Como se podrá notar, si deseamos mover la Hoja, tenemos que elegir la nueva ubicación, en caso
de desear copiar en su totalidad la Hoja, con todo y contenido, se tiene que activar la casilla que
dice Crear una copia, al presionar Aceptar, la copia se ubicará al inicio de todas las Hojas

Aplicaciones de la hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son muy utilizadas hoy en día, sus aplicaciones pueden ser en diversas áreas
como la ingeniería, administración, contaduría, estadística, finanzas, etcétera.

Recomendamos que se consulte el siguiente link para poder conocer algunas aplicaciones
específicas de Excel ® [Link]

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 Uso de los menús

Banda de Opciones

La banda o Cinta de Opciones, es la barra que contiene todas las opciones de Microsoft Excel ®
agrupadas en pestañas, por ejemplo la pestaña Formulas contiene todas las herramientas ligadas a
la utilización, edición y control de fórmulas y funciones, las pestañas también reciben el nombre de
Fichas.
6
Dentro de las opciones con las que cuenta Excel tenemos, Inicio, Insertar, Diseño de Página,
Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Programador, etcétera, sin embargo cuando activamos, por ejemplo
un gráfico, de inmediato se activan otras pestañas u opciones como Formato, Diseño y Presentación

Cada una de estas pestañas están ordenadas por grupos o módulos los cuales tienen asignado un
nombre como el caso del Menú Inicio que tiene los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación,
Número, Estilos, Celdas, etcétera

Algunos grupos o módulos presentan a la derecha de su nombre una muesca como la siguiente
esto significa que al presionar con el botón izquierdo del mouse sobre ella, se desplegará una
ventana con una serie de especificaciones que puedes elegir, tomemos el ejemplo de Alineación

Cuando sitúas el puntero del mouse sobre la muesca se despliega de inmediato el nombre que le
corresponde

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Al presionar sobre esta muesca se desplegará una ventana como estas en donde podrás elegir 7
cualquier especificación sobre lo que deseas realizar en Excel®

En ocasiones, algunas opciones de cada una de las pestañas, estarán deshabilitadas, esto es, porque
las herramientas de Office están diseñadas para habilitarse sólo en las pantallas en las que son útiles.
Al pulsar la tecla ALT, se activarán los accesos cortos por teclado, para desactivarlos volvemos a
pulsar ALT.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 8

Recomendamos que se consulte el siguiente link para reforzar el tema de Menús de Excel ®
[Link]

Dentro de cada Banda de Opciones

Datos.

En cada celda podemos introducir texto, números o fórmulas. El dato será introducido en la celda
activa (es la celda que contiene el contorno más intenso). Una vez que se introduce un dato, éste
se visualizará en dos partes: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

Los datos introducidos en una celda pueden ser de dos tipos:

a. Valores constantes como una oración, un número, una fecha u hora.

b. Fórmulas, las cuales son una cadena de texto formada por valores, constantes, nombres,
funciones y referencias a celdas. También se escriben en la Barra de Fórmulas pero en este
caso deben ir precedidas por un signo de =.

Edición de Datos

Una vez que se ha introducido un dato en una celda, puede ser modificado seleccionando la celda
que lo contiene, para convertirla en celda activa y pulsando la tecla F2, iremos directamente a la
Barra de Fórmulas en donde aparecerá el punto de inserción o cursor, finalmente pulsamos Enter.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Si después de haber modificado la información, se desea regresar al contenido anterior sólo
pulsaremos en la tecla Esc. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Ancho y Alto de filas y columnas

Uno de los aspectos importantes a manejar en Microsoft Excel ® es el manejo de las columnas y
filas, para ello nos valemos de lo siguiente 9

En el bloque Celdas de la pestaña o ficha Inicio localizamos la opción Formato, la cual nos permite
ajustar el alto de fila, ancho de columna, entre otras más.

Con un ejemplo vamos a aprender a cambiar el alto de las filas de nuestra tabla, considerando que
para cambiar el ancho de una columna son similares los pasos
1. Selecciona la fila a la que deseas cambiarle el alto
2. Activa la opción Formato de la ficha Inicio
3. Se desplegará una ventana en la que debes especificar el tamaño que requieres y por último
debes dar clic en el botón Aceptar

Insertar y Eliminar filas y columnas

Otras opciones más que nos servirán para manipular la hoja de cálculo son las que nos permite
insertar o eliminar celdas, filas o columnas, para ello debemos realizar lo siguiente

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Insertar Fila/Columna

Vamos a insertar una columna en nuestra tabla siguiendo conforme a las siguientes indicaciones:

1. Selecciona la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de

la columna en la que deseas insertar la celda nueva, presionando el botón derecho del
mouse sobre ella.
2. Ubica el mouse sobre el botón Insertar y presiona el botón derecho del mouse sobre la
flecha que se encuentra en el mismo; se desplegarán diferentes opciones.
3. Elije la opción que deseas presionando el botón derecho del mouse sobre ella. 10

Eliminar Fila/Columna

El procedimiento para eliminar una fila/columna es el siguiente

1. Selecciona las filas, celas o columnas que deseas eliminar.

2. Ubica el mouse sobre el botón Eliminar y presiona el botón derecho del mouse sobre la
flecha que se encuentra en el mismo; se desplegarán diferentes opciones.
3. Elije la opción que deseas presionando el botón derecho del mouse sobre ella.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 11

Recomendamos que se consulte el siguiente link para reforzar el tema de Insertar filas y columnas
en Excel ® [Link]

Formato de Texto y Números

Dentro de las posibilidades con las que contamos para asignarle formato a la información contenida
en las celdas de Excel tenemos el bloque Fuente del menú Inicio

En él podemos utilizar las opciones Fuente, Tamaño, Negritas, Cursiva, Subrayado, Bordes, Relleno
y Color de Fuente, a continuación veremos los pasos para aplicar cada una de estas opciones

Fuente

1. Marca la información a la que deseas cambiar el tipo de fuente.

2. En la flecha que aparece a la derecha del nombre de la fuente activa, sitúa el puntero del
mouse.
3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de opciones con las que se
cuentan.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 4. Elije el tipo de fuente deseada y presiona el botón izquierdo del mouse.

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Tamaño

El tamaño de la fuente contenida en las celdas se determina mediante los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas que contienen la información a la cual deseas ampliar o reducir el
tamaño de fuente.
2. En la flecha que aparece a la derecha del tamaño de la fuente activa, sitúa el puntero del
mouse y presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar los tamaños de fuente que
puedes elegir.
3. Selecciona el tamaño de fuente deseada y presiona el botón izquierdo del mouse.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Negritas

1. Marca la información cuyo texto deseas resaltar en negritas.

2. Presiona el botón .

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Cursiva

1. Marca la información cuyo texto deseas que resalte de forma cursiva.

2. Presiona el botón .

Subrayado

1. Selecciona la información cuyo texto deseas subrayar.

2. En la flecha que aparece a la derecha del botón , sitúa el puntero del mouse
3. Elige si deseas Subrayado o Subrayado doble.

Bordes

1. Elige las celdas a las cuales deseas ponerles bordes.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 2. En la flecha que aparece a la derecha del botón de Bordes , sitúa el puntero del
mouse.
3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de opciones de bordes con
las que se cuentan.
4. Elije el tipo de borde que deseas y presiona el botón izquierdo del mouse.

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Relleno

1. Selecciona las celdas cuyo relleno deseas cambiar de color.

2. Sitúa el puntero del mouse en la flecha que aparece a la derecha botón
3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de colores de relleno con
las que se cuentan.
4. Elije el color de relleno y oprime el botón izquierdo del mouse.

Color de Fuente

1. Marca la información a la que deseas cambiar el color de fuente.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 2. Sitúa el puntero del mouse en la flecha que aparece a la derecha del botón
3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de colores de fuente con las
que se cuentan.
4. Elije el color de fuente deseada y presiona el botón izquierdo del mouse.

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Alineación

En aspecto importante es tener el control de la posición de la información que se localiza en las

celdas, para ello usamos el bloque Alineación del menú Inicio.

En este bloque podemos utilizar las opciones de alinear en la parte superior, alinear en medio,
alinear en la parte inferior, alinear el texto a la izquierda, centrar el texto, alinear el texto a la
derecha, disminuir sangría, aumentar sangría, ajustar texto, orientación y combinar y centrar.

A continuación veremos los pasos para aplicar estas opciones.

Alineado Horizontal/Vertical

1. Marca celdas que deseas cambiar la alineación.

2. Entre las opciones de alinear en la parte superior, alinear en medio, alinear en la parte
inferior, alinear el texto a la izquierda, centrar el texto, alinear el texto a la derecha, elige la
de tu preferencia presionando el botón correspondiente.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

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En este caso, elegimos dos opciones: Centrar y Alinear en el Medio , de esta forma
logramos centrarla tanto horizontal como verticalmente.

Combinar y Centrar

1. Elige la celda que deseas combinar y centrar. En este caso debes elegir la celda que contiene
la información más una o más celdas en las que quieras centrar la información de la primera.
2. Sitúa el puntero del mouse en la flecha que aparece a la derecha del botón

3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de opciones para combinar.
4. Elije la opción deseada y presiona el botón izquierdo del mouse.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

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Orientación

1. Elige la celda a la cual deseas cambiar el formato de orientación. En este caso puedes elegir
la celda acabas de combinar y centrar para darle un formato que mejore su presentación.

2. Sitúa el puntero del mouse en la flecha que aparece a la derecha del botón
3. Presiona el botón izquierdo del mouse para desplegar la galería de opciones de orientación.
4. Elije la orientación deseada y presiona el botón izquierdo del mouse.
5. De ser necesario, elige nuevamente una opción de alineación para dar una mejor
presentación a nuestra celda que acabamos de darle una nueva orientación. En este caso
elegimos Alinear en el Medio

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Ajustar Texto

1. Elige la celda en la cual deseas que el texto que contiene, se ajuste con el fin de que se
visualice completo.
2. Presiona el botón

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Formato de Números

En la misma ficha de Inicio tenemos el bloque Número en el que podemos elegir la tipología, la cual
puede ser una moneda, una fecha corta o larga, un numero entero o uno decimal, etc.

Texto

1. Selecciona las celdas a las cuales quieres aplicar determinada tipología. En esta ocasión
vamos a trabajar con celdas que contienen únicamente texto.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 2. Ubica el mouse en el botón General y presiona el botón izquierdo
del mouse sobre la flecha para desplegar la galería de opciones con las que se cuenta.
3. Elije la opción Texto y presiona el botón izquierdo del mouse.

Fecha Corta o Larga

1. Selecciona las celdas a las cuales quieres aplicar el formato Fecha

2. Ubica el mouse en el botón General y presiona el botón izquierdo del
mouse sobre la flecha para desplegar la galería de opciones con las que se cuenta.
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3. Elije la opción Fecha Corta y presiona el botón izquierdo del mouse.

Porcentaje

1. Selecciona las celdas a las cuales quieres aplicar estilo Porcentaje.

2. Ubica el mouse en el botón Porcentaje y presiona el botón izquierdo del mouse para
aceptar.
3.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

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Formato de Número de Contabilidad

1. Selecciona las celdas a las cuales quieres aplicar un determinado formato de número de
contabilidad (dólares, euros, pesos, etc.).
2. Ubica el mouse en el botón “formato de número de contabilidad” y dale un presiona
el botón derecho del mouse en la flecha para desplegar las opciones existentes.
3. Presiona el botón derecho del mouse en la opción que elijas.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

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Una opción también muy utilizada es la agregar o disminuir decimales, para ello utilizamos los

siguientes iconos

Recomendamos que se consulte el siguiente link para reforzar el tema de Formato de celdas en
Excel ® [Link]

Configuración de Página

Las necesidades de ajustar las hojas de Excel a nuestra información se puede resolver al Configurar
las páginas, esto nos permitirá determinar los márgenes, orientación y tamaño

Los pasos que deberán aplicarse son los siguientes

1. Ubicarse en el menú o pestaña Diseño de Página

2. Activar la opción deseada, siendo estas cualquiera de las siguientes

a) Márgenes, en donde podrás elegir entre el Normal, Ancho o Estrecho, señala con el mouse
el margen deseado y presiona clic con el botón izquierdo

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

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b) Orientación, en donde podrás elegir entre Vertical u Horizontal, señala con el mouse la
orientación deseado y presiona clic con el botón izquierdo

c) Tamaño, en donde podrás elegir entre varios tamaño como desde Carta y Legal hasta
personalizados, señala con el mouse el tamaño deseado y presiona clic con el botón
izquierdo

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 23

Recomendamos que se consulte el siguiente link para reforzar el tema de Configuración de Página
en Excel ® [Link]

Fórmulas en Excel

Como mencionamos en un principio una de las funciones principales de Microsoft Excel ® es realizar
cálculos matemáticos, la forma más elemental es utilizando fórmulas, las fórmulas deben iniciar con
un signo =, posteriormente es recomendable usar referencias de celda, las referencias de celda,
mencionamos anteriormente, se generan a partir de la letra o letras de la columna y el número de
fila, un ejemplo de ello B33, C15, F19.

A continuación iniciaremos el uso de fórmulas con un simple ejemplo

Obtener una suma en Microsoft Excel ®:

1. Capturamos los datos en la Hoja de Cálculo.

2. Nos posicionamos en una celda en blanco.
3. Escribimos la fórmula iniciando con el signo =
4. Escribimos la primera referencia a la celda (primero columna y después fila) seguida del
signo +

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 5. Repetimos el paso 4 hasta terminar de escribir todas las referencias a celdas que deseamos
sumar.

Videos básicos para realizar fórmulas y la función Suma

Consulta el siguiente video para realizar una suma con funciones

[Link]

Consulta el siguiente video para realizar una multiplicación en Excel 24

[Link]

Calcular un porcentaje en Excel [Link]

Fórmulas básicas en Excel [Link]

Otro ejemplo puede ser combinando varios tipos de operadores como la suma, la resta, la
multiplicación y la división e incluso el uso de los paréntesis, es importante que consideres que las
leyes de la aritmética elemental aplican en el uso de esos operadores y paréntesis.

Jerarquía de los operadores

Al trabajar con fórmulas de Microsoft Excel ®, nos daremos cuenta que podemos construir
nuestras propias fórmulas cada vez más complejas ya que contendrán diversos operadores
matemáticos. Microsoft Excel ® como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas
para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

La jerarquía de los operadores de Microsoft Excel ® se muestra a continuación:

SIMBOLO OPERACIÓN JERARQUÍA

() La operación dentro 0
^ EXPONENCIACIÓN 1
* MULTIPLICA 2
/ DIVIDE 2
+ SUMA 3
- RESTA 3
& UNIÓN / CONCATENAR 4
= Comparación IGUAL QUE 5
> Comparación MAYOR QUE 5
< Comparación MENOR QUE 5
>= Comparación MAYOR IGUAL 5
QUE
<= Comparación MENOR IGUAL 5
QUE
<> Comparación DISTINTO 5

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Continuaremos con un ejemplo más, en esta ocasión utilizando nuestros operadores elementales

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Ya que estamos iniciando a trabajar con fórmulas, es necesario conocer lo siguiente

Referencias de Celdas, Absolutas, Relativas y Mixtas

Cuando copiamos una celda que contiene una fórmula que hace referencia a otras celdas, el
contenido de la copia irá cambiando. Esto se sebe a que las referencias la celda que las contiene
son RELATIVAS. Por ejemplo si tenemos valores en la celda A1 y B1 y deseamos sumar su contenido
en la celda C1, la fórmula la escribiremos = A1 + B1. Ahora si copiamos esta fórmula a la celda C2,
automáticamente tendremos la fórmula = A2 + B2. Pero qué pasa si deseamos que la celdas de la
columna A vayan cambiando de A1, A2, A3 y así sucesivamente, pero no deseamos lo mismo para
la columna B, ésta deberá seguir siendo siempre B1. Para logra esto, utilizaremos una Referencia
Relativa (A1, A2, A3, etc.) y una Referencia Absoluta (B1). Para indicar una Referencia Absoluta en
una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la
celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, ésta nunca cambiará. Para indicar
una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo:

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Observemos la Barra de Fórmulas: La columna A cambiará relativamente, pero la columna B,
siempre sumará el valor 7.

Recomendamos que se consulte el siguiente link para reforzar el tema de Referencias absolutas y
relativas en Excel ® [Link] y
[Link]

Funciones
26
Otra forma de realizar cálculos matemáticos es con el uso de Funciones, las funciones son palabras
que encierran una o más operaciones matemáticas, existen desde las más sencillas hasta las más
complejas, estas pueden ser de diversos tipos, Lógicas, Texto, Financieras, Matemáticas, etcétera,
la Ficha o Pestaña donde las localizas se denomina Fórmulas

Las funciones simplemente son la forma más simplificada de realizar operaciones, algunas funciones
requieren de más especificaciones que ya iremos conociendo.

Microsoft Excel ® es capaz de hacer operaciones muy complejas de una manera muy sencilla,
además de que te proporciona un ayudante que te permitirá insertar las funciones que necesites y
te irá indicando el tipo de dato que se requiere,

El icono que nos sirve para Insertar Función la puedes localizar tanto en la Pestaña Inicio como en
la de Fórmulas, al dar clic de las dos formas de activarla aparecerá una ventana como esta

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

 27

Ahí localizarás una ventana de categoría de función que es donde podemos indicarle el tipo de
operación a realizar, si deseamos que nos muestre todas las funciones existentes basta con
desplegarlas con el botón Más de Seleccionar un Categoría para tener toda la lista ordenadas de
forma alfabética, al elegir una función aparecerá el ayudante.

Funciones Básicas

Este tipo tiene un nivel de complejidad bajo ya que solo requieren un número de datos limitado, no
por ello significa que sean menos importante, al contrario, son de las más utilizadas, continuaremos
con estas funciones para empezar a involucrarnos con ellas.

Para acceder a este tipo de funciones puedes recurrir a la opción Autosuma de las Pestañas Inicio o
Fórmulas como te lo muestro a continuación

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Otra opción de usarlas es de forma manual, con fines de aprendizaje utilizaremos en esta explicación
el método manual, sin embargo puedes recurrir al icono que te permitirá utilizarlas.

Función Suma

La forma de utilizar esta función es mediante los siguientes pasos

1. Captura los datos involucrados.

2. Sitúate en una celda en blanco. 28
3. Escribe la siguiente fórmula =SUMA(B5:B10) y presiona ENTER.

Como verás nos hemos evitado escribir el texto largo: =B5+B6+B7+B8+B9+B10

Función Promedio

El promedio de un grupo de cantidades es la suma de las cantidades divididas entre el número de

las mismas. Esta categoría se incluye en las funciones de Microsoft Excel ®, recuerda que los datos
pueden no estar en una misma columna u hoja también se pueden involucrar en una misma función
datos de distintas hojas, para usar esta función realizamos lo siguiente:

1. Nos situamos en donde deseamos aparezca el resultado de obtener el promedio.

2. Escribimos el signo =.
3. Inmediatamente escribimos la palabra PROMEDIO
4. Abrimos paréntesis y elige el rango de celdas a promediar, cerramos paréntesis.
5. Presionamos ENTER.

Ahora tienes la cantidad promedio de todos los números del grupo de celdas que elegiste, a ese
grupo de celdas elegidas se le conoce como RANGO.

Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Funciones Suma y Promedio
[Link]

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Función Contar

Con esta función podrás contar el número de celdas que contienen datos numéricos. Al usar esta
función se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, textos o valores de error del rango que
utilices. Utiliza la función contar si necesitas valores lógicos, texto o valores de error.

1. Escribimos el signo =
2. Enseguida la palabra CONTAR
3. Entre paréntesis el rango, comenzando con la celda inicial, y terminando con la celda final,
separadas ambas por dos puntos.
4. Presionamos ENTER. 29

Función MAX

Esta función devuelve el número mayor de un grupo de elementos numéricos, solo tienes que
marcar el rango y activar la función MAX localizada en el botón Más de Autosuma

Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de la Función Max
[Link]

Función MIN

Al contrario de la función MAX, esta función te arrojará como resultado el número de menor valor
de un grupo de celdas que contengan información numérica.

Otras funciones básicas y avanzadas son las que a continuación describo, sin embargo también es
importante que consideres que éstas las localizas de dos formas, desde las opciones Autosuma o
Insertar Función

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

La forma de utilizarlas se enumera a continuación: 30

1. Seleccionamos la opción Insertar Función, pulsando en el ícono de la pestaña

Fórmulas.
2. Enseguida aparecerá la ventana Insertar Función
3. Al oprimir el botón de la línea O seleccionar una categoría, se desplegará una lista de
todas las categorías de funciones que existen. En las líneas de abajo, aparece una pequeña
descripción de lo que realiza la función seleccionada.

Una vez que hemos seleccionado una fórmula, damos clic en botón Aceptar y aparecerá una
nueva ventana en la cual nos irá guiando para completar la función con todos sus argumentos y
una explicación de la misma

Funciones Avanzadas

Función Hoy

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Esta función es muy sencilla, en la celda que nos situemos y al activarla nos pone la fecha que tenga
en ese momento tu computadora.

1. Posiciónate en la celda en la que desees aparezca la fecha.

2. Activa el menú Insertar y da clic en función.
3. Elige la opción de HOY
4. Oprime Aceptar

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Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de la Función Hoy y Ahora
[Link]

Función Redondear

Nos sirve para llegar al entero de cualquier número, quitándole fracciones, o si esta en valor de
moneda, los centavos, por ejemplo si tuvieras capturadas diversas cantidades con fracciones y
quieres que dichas cantidades se redondeen, es decir que no existan centavos, sino números
cerrados seria de la siguiente manera:

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Fíjate como el numero $78.56 elimina el número 56 que representaba los centavos y lo redondea 6.
Esto nos sirve si queremos manejar los números de una manera más sencilla

Es importante saber que es necesario indicarle en la función cuantos decimales queremos que
incluya, es decir, en este caso le dijimos 1 (uno) decimal e incluye uno de la cantidad original, pero
si queremos que no incluya ningún decimal de la cantidad original se lo podemos indicar al escribir
la función.

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Funciones redondear impar y redondear par:

Redondear impar nos da el número redondeado hasta el próximo entero impar y Redondear par
muestra el próximo entero par:

Veamos la siguiente pantalla con los ejemplos que nos muestran ambas funciones.....

Función entero

La función entero hace casi lo mismo, redondea hasta el número inferior más próximo así si tenemos
la cantidad 234.56 nos devolverá 234 que es el número inferior entero más próximo.

Función residuo

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Esta función nos proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor. Al dividir la
celda A4 entre la celda B4, (7 entre 3), nos regresa como sobrante o residuo 1.

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Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de la Función Residuo [Link]
Gdm0A

Funciones Avanzadas

Función [Link]()

Permite hacer sumas selectivas, es decir, suma los datos de un rango de celdas que cumplen con
un determinado criterio o condición. Por ejemplo, imaginemos que deseamos sumar los costos de
todos los televisores de una lista de productos vendidos.

Observemos la Barra de Fórmulas: Si los valores de la columna A, son iguales a “Televisión”,

entonces sus correspondientes valores de la columna B se sumarán. La celda A4, A6 y A10
cumplen con este criterio por lo que sus valores $3000, $5000 y $1500 se suman dando como
resultado $9000.

Mtra. Martha Patricia Tello Cano

Función [Link]()

La función [Link] funciona de manera parecida, sólo que este caso obtendrá el promedio del
rango que cumpla con el criterio, como en el ejemplo:

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Nuevamente observemos la Barra de fórmulas, Microsoft Excel ® analiza el rango de datos de A3 a

A11, en donde encuentra la palabra “Televisión”, toma su correspondiente valor de la columna B,
y obtiene el promedio de los tres valores localizados.

En el caso de la función [Link], aparecen los argumentos con los que habíamos trabajado
anteriormente: el rango a evaluar, el criterio o condición y el rango a sumar.

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Impresión de una hoja de Cálculo

Ahora veremos las distintas opciones que tenemos para imprimir nuestra hoja de cálculo. Para
imprimir, seleccionamos la opción Imprimir del Botón de Office, inmediatamente aparecerá la
siguiente ventana

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Si lo que deseamos es imprimir directamente, seleccionamos la primera opción de la derecha

Imprimir, lo cual provocará que despliegue la siguiente ventana

Aquí podemos seleccionar si deseamos imprimir las Hojas Activas, es decir las hojas en las que
estamos trabajando actualmente o tal vez sólo una Selección de celdas o rango que hayamos
definido anteriormente con la ayuda del mouse.

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Si elegimos la segunda opción Impresión rápida, imprimirá toda la hoja de cálculo, sin preguntar
más.

La tercera opción, Vista preliminar, nos permitirá hacer varios ajustes antes de mandar a
impresora nuestro trabajo, como por ejemplo ajustar los márgenes de las hojas, la orientación del
papel y los encabezados y pies de página entre otras cosas más.

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Una opción más con la que se puede contar al imprimir es la de seleccionar un área de impresión,
es decir, no solo se puede imprimir una hoja determinada, sino una porción de la hoja que elijas, la
forma como se hace es la siguiente

1. Seleccionar con el mouse las celdas que se desean imprimir

2. Activar la opción Imprimir
3. Activar la celda que dice Selección y activar el botón Aceptar

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Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Impresión en Excel®
[Link]

Definir encabezado y pie de página

En la ficha Encabezado y pie de página tenemos dos recuadros vacíos en los cuales aparece una
muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. 37
En el recuadro Encabezado aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificar el
encabezado, damos clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Si damos clic en la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para
modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

También podemos cambiar los encabezados y pies de página desde el la pestaña Insertar

En la pestaña de Diseño encontraremos las diferentes formas en que podemos configurar el Pie de
Página y el Encabezado

Podemos insertar y podemos ajustar el formato de:

1. Número de página o de páginas.
2. Fecha
3. Hora actual
4. Ruta de acceso al archivo
5. Nombre del archivo
6. Nombre de la hoja
7. Una imagen

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Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Encabezado y Pie de Página en Excel®
[Link]

Formato Condicional

Esta es una opción que se localiza en la Pestaña Datos, su utilidad radica en que con ella se pueden
distinguir datos que cumplan con ciertas condiciones, haciendo su distinción con un diferente
formato del que ya tiene asignado, la forma de hacerlo es la siguiente: 38

1. Marcar el rango de datos en dónde se desea buscar un criterio

2. Activar la opción Formato Condicional de la ficha o pestaña Inicio

3. Indicar el criterio que se desea buscar

4. Dar clic en el botón Aceptar

Ocultamiento y despliegue de Columnas y Filas.

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Existe la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen, pero sin perder su contenido, ya
sea para facilitar el trabajo con una hoja de cálculo con bastante información, o simplemente porque
deseamos que ciertas fórmulas no sean visibles a los usuarios de nuestra hoja de cálculo. Los pasos
a seguir son los mismos para ocultar columnas o filas.

1. Seleccionamos las columnas o filas a ocultar

2. Desplegamos la opción Formato de la pestaña Inicio
3. Elegimos la opción Ocultar mostrar
4. Seleccionamos Ocultar columnas
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Si deseamos mostrar columnas ocultas, seleccionamos las columnas a mostrar, por ejemplo si la
columna que deseamos mostrar es la B, seleccionamos desde la columna A hasta la columna C
oprimiendo la tecla Ctrl. Desplegamos el mismo menú y seleccionamos la opción Mostrar
columnas.

Ordenamiento de Ordenar datos

Microsoft Excel ® nos permite ordenar los datos contenidos en las celdas de una hoja de cálculo.
Este ordenamiento puede ser por un único campo por diferentes campos a la vez. Por ejemplo si
deseamos ordenar la siguiente lista por el campo apellido, debemos

1. Posicionarnos en la columna que contiene el apellido

2. Pulsar en el icono ordenar de la pestaña Datos. Enseguida se visualizará la ventana

Ordenar.

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3. En esta ventana, seleccionamos el criterio por el cual deseamos ordenar, en este caso
Ordenar por desplegamos el botón y aparecerán los distintos encabezados de columna.
4. Damos clic en Aceptar y listo.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el
apellido y luego por la edad, Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo
Ordenar donde podemos seleccionar los encabezados por los que queremos ordenar (pulsando
Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono
(en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z
a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia
arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos
se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en
orden descendente.

Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Ordenar datos en Excel®
[Link]

Filtros

Para empezar a usar los filtros debemos tener al menos una columna con rótulos, títulos o números,
los filtros son una manera de tener en pantalla solo los datos que nosotros elijamos. bien en la
grafica siguiente, tenemos columnas con el titulo de apellido paterno, apellido materno, nombre, y
parcial #1

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Para insertar un filtro realiza estos pasos

1. Sitúate en la celda en donde van a quedar los títulos, en este caso en el primer título el cual
se encuentra en la celda A3
2. Pulsa sobre el ficha Datos y la opción Filtros
3. Da clic en Autofiltro

Ahora aparecen en los títulos una flecha que despliega un pequeño menú, el cual al activarlo tiene
una serie de opciones

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4. Activa la flecha de parcial #1 y activa la opción de (personalizar), la cual nos desplegara un

cuadro como este…

5. Escribe en parcial #1 es igual a … el numero 9 y da clic en aceptar

6. Ahora visualizaras todos aquellos alumnos que sus calificaciones sean únicamente de 9.

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Cuentas con diferentes opciones en el recuadro que despliega al activar las flechas de los títulos
como cuando eliges la opción de personalizar, ya que dentro de ese cuadro puedes elegir diferentes
condiciones como igual que, mayor o igual que, menor que, etc. Es cuestión de práctica para
familiarizarse con dichas condiciones.

Tomemos nuevamente otro ejemplo de cómo personalizar el filtro…

Supongamos que en una lista de amigas, con la opción personalizar , podemos hacer que sólo se
muestre los nombres a lo que les pongamos condición. Nuestro rango puede ser solo las que
comiencen o terminen con determinada letra.
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Eligiendo la opción comienza por y en la siguiente casilla tecleando una A, nos mostrara únicamente
los nombres que comiencen con la letra A De la misma manera podemos pedirle que nos muestre
las que terminan con la letra A o cualquier letra.

El autofiltro personalizado tiene muchas opciones, como se muestra en la grafica anterior. Podemos
pedirle que nos muestre una columna solo con la condición de contener determinada letra o
número, que acabe o termine, etc.

Filtros Avanzados

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Como se ha visto, Autofiltros nos permitirá desplegar datos que cumplan una o varios criterios de
una lista determinada, sin embargo cuando existe la necesidad de extraer esos datos que cumplen
alguna condición a otra ubicación, independiente de la base de datos original, podemos usar la
opción de Filtro Avanzados la cual se ubica en el Menú Datos, sigamos estos pasos para obtener
resultados

1. Determina la base de datos de donde se obtendrá el resultado final

2. Escribe el criterio o criterios que determinarán el filtrado

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(En este ejemplo, la base de datos está ubicada de A3 hasta G29 y el criterio esta
determinado de I3 a I4)
3. Activa el menú Datos y elige la opción Avanzadas
4. En la ventana que despliega se deberá elegir lo siguiente
a) Rango de la lista: Es la base de datos de origen (En el ejemplo de A3 hasta G29)
b) Rango de criterios: Es la condición que debe cumplir la información que se va a extraer
(En el ejemplo es de I3 hasta I4)
c) Copiar a otro lugar: Se deberá activar esta opción y señalar en alguna parte de la Hoja
el lugar donde se situarán los datos que extraerá Excel y que cumplan la condición que
se determinó

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5. Presionar el botón Aceptar y se obtendrá la información que cumpla con el o los criterios
señalados, en el ejemplo quedaría así

En el caso de los Filtros Avanzados se pueden utilizar varios criterios, considerando el ejemplo
anterior podemos tomar criterios como los señalados a continuación gráficamente, lo único que
tenemos que hacer es que en la opción Rango de criterios señalemos todas las celdas que contengan
las condiciones

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En este caso se extraerán todos los alumnos que pertenezcan al grupo A y tengan una beca mayor
a $350.00 46

Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Filtros Avanzados en Excel®
[Link]

Gráficos

Por medio de un gráfico se pueden presentar e interpretar mejor los resultados de una tabla con
datos y se pueden crear en Microsoft Excel ® de dos formas:
1. Creando un gráfico en la hoja como un objeto más.
2. En una hoja distinta a la que contienen los datos.

Loa pasos para crear una gráfica son:

1. Seleccionamos el rango de celdas con la información a graficar.

2. Seleccionamos el tipo de gráfico ideal para representar sus datos, escogiendo una opción
de la barra de gráficos.
3. Si no tenemos un rango de datos seleccionado, aparecerá la opción para buscar los datos.
4. Configuramos la vista o presentación de los gráficos.
5. Damos formato a las gráficas, colocando etiquetas para los datos, título del gráfico y
mostrando los valores de la gráfica.

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El tipo de gráfico a seleccionar dependerá de la información a presentar o de los resultados que se

quieren representar.

Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que
aparezcan en el gráfico.

En las pestañas de Presentación podemos encontrar algunas opciones que nos permitirán cambiar
o ajustar la imagen de los gráficos, como por ejemplo:
1. Cambiar los eje de los datos
2. Visualizar con cuadrículas a la gráfica
3. Insertar un titulo a la presentación
4. Colocar rótulos a los ejes
5. Mostrar una leyenda
6. Colocar etiquetas a los datos
7. Mostrar una tabla con los datos graficados

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Como opción para reforzar el tema, compartimos el siguiente link en dónde se encontrará una
explicación sobre el tema de Gráficos en Excel® [Link] y
[Link]

Macros
Cuando trabajamos con un libro al cual le hemos definido una serie de funciones y características
que nos han llevado mucho tiempo, probablemente queramos guardar todas estas características
para poderlas aplicar a otros libros. Con una macro podemos automatizar varias tareas y
ejecutarlas de una sola vez.
Para crear una macro utilizamos el grabador de macros del que dispone Microsoft Excel ®.
1. Pulsamos en la pestaña Vista y seleccionamos la opción Macros y dentro de éste
seleccionamos la opción Grabar macro…

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 2. Se abrirá la ventana Grabar macro en donde podemos darle un nombre a la macro y
asignarle un método abreviado mediante la combinación de las teclas CTRL + “una tecla”

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En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos detallar cuál es la función de la macro o cualquier otro dato

relacionada con la macro.

3. Para comenzar la grabación de la macro, damos clic en el botón Aceptar, observemos

que en la Barra de estado aparece este botón que nos permite
detener la grabación.

4. Desde este momento podemos empezar a realizar las acciones que deseamos grabar.
5. Una vez que hemos realizado las acciones, presionamos el botón Detener de la Barra de
estado.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

1. Seleccionamos las celdas en las cuales deseamos se aplique la macro.

2. Accedemos al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña
Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde
tenemos una lista con las macros creadas.
3. Seleccionamos la macro creada
4. Pulsamos el botón Ejecutar.

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