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Módulo 5: Hoja de cálculo Excel

5.1 ¿Qué es y para qué sirve?
Hola bienvenido a este nuevo módulo del curso de Computación Básica, en este curso
abordaremos el programa de Office Excel 2013, el cual forma parte de la paquetería de
programas de ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) de
Microsoft. Este programa presenta características similares en su interfaz (la parte visual
del mismo) que Word, es decir cuenta con pestañas, fichas, Cinta de opciones o Barra de
Menú, que te permiten manipular y dar formato al libro de Excel.
Excel es un programa (software) que permite realizar tareas contables y financieras
gracias a las funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con
hojas de cálculo, las cuales permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por
la unión de filas y columnas.

 Algunas formas de iniciar Excel 2013

Puedes hacerlo desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Haz clic en la carpeta Microsoft Office 2013, a continuación en el
icono de Excel 2013.

Dar clic sobre la imagen para ampliar

Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar
Office.

Nociones básicas

Libro de trabajo
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 Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
 Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
 Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así
sucesivamente.
 Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de
1 hoja aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255.
 Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo
libro.

Hoja de cálculo

 La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo.
 Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
 Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
 Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
 Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un
conjunto de celdas de una hoja de datos.
 La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se
llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente.
 Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un
bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos
son muy importantes en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.

 Guardar un libro de trabajo

Una vez que se modifica una hoja de Excel, se habilita la opción de guardado, el icono de
guardar se reconoce con la imagen ( ), la información que se guarde quedará
almacenada en el disco duro de la computadora (o en dispositivo externo, USB, DVD, CD,
etc., si así se indica) de forma permanente.

Para guardar un documento haz clic en el icono guardar de la zona superior izquierda o
pulsa las teclas CTRL+G y aparecerá una ventana similar a esta.
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Dar clic sobre la imagen para ampliar

Se debe elegir el lugar (carpeta o unidad) donde se va a guardar el archivo y el nombre

con que se va a guardar. Para nombrar el archivo, recuerda las recomendaciones que se
hicieron a la hora de nombrar carpetas en módulos previos, estas también aplican para
nombrar archivos. Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el
botón Guardar.

 Abrir un documento

Si se necesita trabajar con un archivo previamente guardado se debe Abrir, para hacerlo
existen varias formas:

1. Hacer clic en la pestaña Archivo y seleccionar la opción Abrir, aparecerá

una lista con los archivos de Excel utilizados recientemente y solo se deberá
escoger el indicado dando clic sobre él.
2. También aparecerá esta ventana si al abrir Excel pulsas en Abrir otros
Documentos.
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Dar clic en la imagen para ampliar

3. Si el documento que queremos abrir no se encuentra enlistado, se puede dar clic

en Equipo, y se tendrá que buscar la ubicación del archivo

entre las carpetas que están en la computadora dando clic en el ícono Examinar.

 Cerrar documento
 Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento se debe cerrar.

 Para cerrar un documento haz clic en el botón Archivo posteriormente

hacer clic en Cerrar. Si se ha realizado alguna modificación en el documento sin
ser guardada, aparecerá un cuadro de dialogo, preguntando si se quieren guardar
los cambios. Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Excel, con
el botón CERRAR ubicado en la esquina superior derecha.

 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación

de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

El entorno de trabajo de Excel

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El entorno de trabajo del programa de Excel es muy semejante al de los otros programas
de la paquetería de Office, por supuesto tiene sus particularidades debido a la naturaleza
del programa, observa la siguiente tabla para conocer el entorno de trabajo de este
software, te darás cuenta que es muy similar a lo visto en Word.

1. Barra de herramientas de acceso rápido

Contiene los botones de los comandos más utilizados.

Ahora observa el siguiente video para reafirmar lo antes visto.

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5.2 Empezando a trabajar con Excel

Al trabajar en Excel se debe considerar que sólo se visualiza una pequeña parte de la
hoja en la ventana del documento, recuerda que cada hoja cuenta con 16384 columnas y
1.048.576 filas, y que puede haber en un libro hasta 255 hojas, por tanto es necesario
moverse por el documento rápidamente.

 Moverse entre hojas de cálculo (celdas)

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través
de la hoja son:
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Las acciones que se pueden realizar con estas teclas son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna FIN FLECHA ABAJO
activa
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o
INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma de moverse por la hoja (cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir), es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
de la barra de fórmulas:

Lo más práctico es utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Moverse entre libros

Dentro del libro existen varias hojas de cálculo, por defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo
aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón nueva hoja (ver imagen).
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Desplazarse utilizando la barra de etiquetas.

1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre
la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
2. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de
los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro

del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Ingresar datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas.
Puedes utilizar cualquiera de los tres métodos siguientes:

 ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón “la palomita” de la barra de fórmulas. Al
hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

 Si deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón cancelar de la barra de fórmulas.
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 Al introducir incorrectamente una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dándo

información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo
detenidamente para comprender lo que dice y aceptar o no la corrección.
 Para introducir varias líneas dentro de una misma celda, no se pulsa ENTER pues se
valida el valor escrito. En cambio se debe pulsar ALT+ENTER.

Modificar los datos

Se puede modificar el contenido de una celda si aún no se ha validado la introducción de

datos o se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso. NOTA: no se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.

En cambio si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, entonces se

debe seleccionar la celda adecuada, y después activar la Barra de Fórmulas pulsando la
tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma;

ahora es cuando se puede modificar la información.

Después de teclear la modificación se presiona INTRO o haremos clic sobre el botón

Introducir botón correcto.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar

el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botón Cancelar botón correcto de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

 VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda (número, fecha, hora o texto).
 Las FÓRMULAS, son una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas
de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula
se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas
saber más sobre las fórmulas pulsa aquí Básico.
 Errores, en ocasiones puede ocurrir que al crear una Fórmula ésta este mal,
depende del error si Excel mande un aviso (mediante un cuadro de diálogo) o no. En
el mensaje se da una posible propuesta a la solución del error, uno puede aceptar o
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no. El error puede ser detectado desde el momento de teclear la fórmula cuando
aparece en la celda un símbolo en la esquina superior izquierda similar a este:
 Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como información error que nos
permitirá saber más sobre el error.

La validación de datos

Esta acción permite asegurarse de que los valores introducidos en las celdas son los
adecuados, dando la opción de si se introducen datos erróneos aparezca un mensaje de
error. Como aplicar la validación a una celda:

a) Seleccionamos la celda que queremos validar.

b) Accede a la pestaña DATOS, al grupo Herramientas de datos y pulsamos Validación de

datos.

c) Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la

siguiente imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
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d) En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea

correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar otras opciones (Cualquier valor, Número
entero, Decimal…) Por ejemplo, si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números
enteros en esa celda, si se intenta escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de
error.

e) Para restringir más los valores permitidos en una celda, se utiliza la opción Datos,
donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 20 y 80.

f) La opción Permitir/Lista, posibilita que de una lista determinada por uno mismo, el
usuario final pueda escoger un valor de los disponibles en la misma. En el recuadro que
aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma)
para que aparezcan en forma de lista.

g) En la pestaña Mensaje de entrada se puede introducir un mensaje que se muestre al

acceder a la celda. El mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son válidos para
esa celda.

h) En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que le aparecerá

al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
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5.3 Manipulación y formato de celdas

El programa de Excel permite no solo realizar cuentas o ingresar fórmulas para llevar un
adecuado trabajo administrativo, sino que también permite darle una buena presentación
a la hoja de cálculo logrando dar una mejor presentación al trabajo realizado, para lo cual
es importante manipular y dar formato a las celdas, a continuación, veremos las diferentes
opciones disponibles para cambiar el aspecto de las celdas y cómo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados …, en la celda.

Seleccionar celdas

A continuación se abordarán distintos métodos de selección de celdas, para poder

modificar su aspecto. La selección de celdas en Excel se puede realizar de diferentes
maneras:

 Para seleccionar de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
 Para seleccionar de un rango de celdas, si son adyacentes se pulsa el botón
izquierdo del mouse y se arrastra hasta la última celda a seleccionar.
 También puedes indicar un rango al seleccionar de la celda X a la celda Y,
manteniendo pulsada la tecla Mayús (Shift).
 Para selección de una columna hay que hacer clic en el identificativo superior de la
columna a seleccionar.

Dar clic en la imagen para ampliar

 Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

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Dar clic en la imagen para ampliar

 Para selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de
la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

 Para hacer la selección de elementos no contiguos (celdas, columnas o filas), se hace

la selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Copiar y pegar celdas

Copiar celdas

Esta acción permite duplicar una celda o rango de celdas a otra posición, primero hay que
seleccionar las celdas a copiar y pulsar CTRL + C o dar clic en el botón Copiar de
la barra INICIO o hacerlo desde el menú secundario. Si se hace correctamente el borde
de las celdas seleccionadas aparecerán con una línea punteada.
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Pegar celdas

Una vez ubicado en el lugar donde quieras insertar los datos copiados, se da clic en la
opción Pegar de la barra INICIO, o bien se pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Copiar en celdas adyacentes

Para copiar celdas adyacentes, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección

que contiene un cuadrado negro; es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del

ratón se convertirá en una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta dónde quieres copiar el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar

el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina

inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones

de autorrelleno.

Es importante considerar que cuando se copian celdas que contienen referencias a otras
celdas, la fórmula variará, dependiendo de donde se copie la formula. Cuando esta
actualización de datos no es lo que se busca Excel 2013 dispone de otros tipos de
referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Referencia absoluta: para indicar una referencia absoluta en una fórmula se pone el
signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$B$3, y
así, aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Referencia mixta: pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,

dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
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Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de
números, Excel 2013 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Pegado Especial

Este tipo de pegado se utiliza cuando solo se quieren copiar ciertos elementos de la celda
seleccionada (es el valor y no la fórmula, o la fórmula y no el formato, etc).

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en
la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar.
Deberás elegir Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

 Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

 Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
 Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el
formato.
 Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
 Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).
 Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado
en este curso).
 Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto
bordes.
 Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
 Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas las
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
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 Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Mover celdas

Se puede desplazar una celda o un rango de las mismas a otra posición de diferentes
maneras:

1.- Utilizando la opción de Cortar (Ctrl+X) y Pegar (Ctrl+V), para lo cual primero hay
que seleccionar la celda o rango de celdas a mover, darle la opción de Copiar (Ctrl+C) o
Cortar, posteriormente posicionarse en el lugar donde queremos reubicar la selección y
presionar Pegar.

Nota: al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de estas
últimas. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula
asociada a la celda que movemos.

2.- También se puede mover celdas utilizando el mouse haciendo lo siguiente:

a) Seleccionar las celdas a mover.

b) Situarse sobre un borde de la selección.

c) El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas.

d) Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta dónde se quiera mover el
rango.

e) Soltar el botón del ratón cuando hayas llegado a dónde se quiera dejar las celdas.

Borrar celdas

Para borrar información ingresada a una celda se puede hacer lo siguiente:

1.- Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

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2.- Ir a la pestaña INICIO de ahí al grupo Modificar.

3.- Escoger la opción Borrar y aparecerá otro submenú.

4.- Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

a. Borrar todo: elimina el contenido de las celdas

seleccionadas (comentarios, formato)
b. Borrar formatos: borra el formato de las celdas
seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar (no
borra contenido, ni comentarios).
c. Borrar contenido: elimina el contenido de las celdas
seleccionadas, tengan o no fórmulas (mantiene comentarios
y formato).
d. Borrar comentarios: suprime cualquier comentario ligado
al rango de las celdas seleccionadas (conserva contenidos y
formatos.
e. Borrar hipervínculos: se borrará el enlace asociado a una
dirección de internet.

Formato de celdas

Fuente

Para cambiar la apariencia de los datos que se muestran en la hoja de cálculo, se puede
utilizar las mismas opciones que se presentan en Word, desde la Cinta de Opciones en la
ficha INICIO grupo Fuente, solo que previamente se deberá seleccionar el rango de
celdas a las que se les va a modificar el formato. Desde aquí se puede modificar:

- Estilos (Normal, Cursiva, Negrita).

- Tamaño

- Subrayado

- Color

- Efectos (Tachado, Superíndice y Subíndice).

Alineación

Se puede seleccionar un formato a las entradas de las celdas con el fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada al ingresarlos.

Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, se debe hacer lo siguiente:
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a) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

b) Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

c) Aparecerá la siguiente ventana.

Dar clic en la imagen para ampliar

d) Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ventana son:

Alineación del texto Horizontal: alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
siguientes opciones:

I. GENERAL: alinea las celdas seleccionadas, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.
II. IZQUIERDA (Sangría): alinea el contenido a la izquierda independientemente del tipo
de dato.
III. CENTRAR: centra el contenido de las celdas.
IV. DERECHA (Sangría): alinea el contenido a la derecha.
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V. RELLENAR: esta opción repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la

celda. Ejemplo, si en una celda tenemos escrito un asterisco (*) y elegimos la opción
Rellenar, en la celda aparecerán ************ hasta completar la anchura de la celda.
VI. JUSTIFICAR: el contenido se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
VII. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: centra el contenido de una celda respecto a todas
las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
VIII. DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha y, además,
trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como
sea necesario.

Alineación del texto Vertical: alinea el contenido verticalmente, es decir, respecto de la

altura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se puede elegir una de las
siguientes opciones:

I. SUPERIOR: alinea el contenido en la parte superior de las

celdas.
II. CENTRAR: centra el contenido respecto a la altura de las celdas.
III. INFERIOR: alinea el contenido en la parte inferior de las celdas.
IV. JUSTIFICAR: alinea el contenido tanto por la parte superior
como por la inferior.
V. DISTRIBUIDO: distribuye el texto en la celda, de forma que no
se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de
la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal, de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido opuesto a las
agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.

Control del texto: en esta opción se puede determinar el comportamiento de la celda al

ingresar un texto.
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I. Ajustar texto: si se introduce un texto en una celda y no cabe, utiliza las celdas
contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta. Para ello,
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de
la celda.
II. Reducir hasta ajustar: el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.
III. Combinar celdas: las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
IV. Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.

Borde y rellenos

Excel al igual que Word permite crear líneas en los bordes de las celdas y de la misma
manera, esto posibilita cambiar la apariencia de la hoja de cálculo haciendo lo siguiente:

a) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

b) Seleccionar la pestaña INICIO.

c) Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo el grupo Fuente.

d) En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Borde.

e) Aparecerá la siguiente ventana.

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f) Seleccionar las opciones de Estilo, Color, Borde, etc., deseadas y finalmente hacer
clic sobre el botón Aceptar.

Rellenos

También se puede sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás, realizando lo siguiente:

a) Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.

b) Seleccionar la pestaña INICIO.

c) Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo el grupo Fuente.

d) Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

e) Aparecerá la ventana siguiente.

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f) Elegir las opciones deseadas del recuadro.

g) Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Copia de formato de celda

Cuando las celdas ya tienen formato (color, fuente, relleno, bordes, etc.) y no queremos
repetir todo con otras que se deben ver igual, lo mejor es copiar el formato.

La forma de hacerlo es:

a) Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

b) Luego, en la pestaña INICIO, seleccionar la herramienta Copiar formato. Está

situada en la categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.
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c) Seleccionar la celda o el conjunto de celdas al que se quiere aplicar el formato.

Formato de los valores numéricos

Para poder modificar la visualización de los números en la celda. Se debe realizar lo

siguiente:

a) Seleccionar el rango de celdas a modificar.

b) Seleccionar la pestaña INICIO y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
sección Número.

Dar clic en la imagen para ampliar

c) Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

d) Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

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Dar clic en la imagen para ampliar

e) Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Las distintas opciones de la ventana Categoría son:

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 General: visualiza en la celda exactamente el valor introducido

(admite enteros, decimales, números en forma

exponencial).Número: permiten especificar el número de

decimales, el separador de millares y la forma de visualizar

los números negativos.

 Moneda: permite especificar el número de decimales, se puede

escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de

visualizar los números negativos.

 Contabilidad: alinea los símbolos de moneda y las comas

decimales en una columna.

 Fecha: contiene números que representan fechas y horas

(tienen diferentes formatos de fecha).

 Hora: contiene números que representan valores de horas

(tiene diferentes formatos de hora).

 Porcentaje: visualiza los números como porcentajes (se

multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %).

 Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción.

 Científica: muestra el valor de la celda en formato de coma

flotante (se puede escoger el número de decimales).

 Texto: las celdas con formato de texto son tratadas como texto

incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

 Especial: contiene algunos formatos especiales como, el código

postal, el número de teléfono, etc.

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 Personalizada: se puede crear un nuevo formato.

El formato condicional

El formato condicional permite aplicar un formato especial a una celda o conjunto de ellas,
si se cumple o no una determinada condición. Esta opción se puede utilizar para resaltar
errores o valores específicos.

Cómo aplicar el formato condicional a una celda:

 Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar

un formato condicional.
 Accedemos al menú Formatocondicional de la
pestaña INICIO.
 Se tienen varias opciones, como resaltar algunas
celdas dependiendo de su relación con otras, o
resaltar aquellas celdas que tengan un valor
mayor o menor que otro.
 Las opciones Barras de datos, Escalas de
color y Conjunto de iconos aplican diversos
efectos a determinadas celdas.

Si se quiere determinar una condición específica, se utiliza la opción Nueva regla que
permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a las celdas que
cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos a
continuación.
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Dar clic en la imagen para ampliar

En este cuadro se selecciona el tipo de regla que se quiere, por lo general se aplica
formato únicamente a las celdas que contengan un valor específico, aunque puedes
escoger otro diferente.

En la opción Editar una descripción de regla se indican las condiciones que debe cumplir
la celda y el formato que tendrá (Color de fondo, de la fuente, el borde, etc). Los valores
de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará.

Ahora puedes ver en el siguiente video de cómo aplicar algunas de las funciones antes
vistas:
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5.4 Las funciones

Está es una de las principales funciones de Excel, pues es indispensable el trabajo
conjunto de una hoja de cálculo y una base de datos con las fórmulas que evitan tener
que recalcular por cada cambio realizado. En este tema se verá el manejo de las
funciones que permiten agilizar la creación de hojas de cálculo, su sintaxis y el uso del
asistente para funciones.

Introducir funciones

¿Qué es una función?, es una fórmula predefinida ya sea por Excel o por el usuario que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

a) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

b) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe

dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
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c) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

d) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).

Ejemplo: =SUMA(B1:C10)

En el ejemplo se encuentra la función SUMA(), la cual presenta como resultado la suma de

sus argumentos, también está el operador ":" que determina un rango de celdas. De
manera que B1:C10 indica todas las celdas incluidas entre la celda B1 y la C10, lo cual
equivale a:

= B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10

Por tanto la fórmula =SUMA(B1:C10), indica que se realice la suma de los valores
contenidos en el rango de celdas de la B1 a la C10.

Dando como resultado:

 45

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis (como en

el caso anterior), o se puede utilizar alguna de las herramientas de las que Excel dispone
para facilitar esta tarea.

En la pestaña INICIO o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma, que nos

permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la siguiente lista desplegable.

 46

Desde donde se pueden utilizar otras funciones como Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo).

Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar estas opciones, es importante tener seleccionada la celda en que se quiere
realizar la operación.

Los operadores y su precedencia

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

En este caso se indica la suma del rango de A1 hasta B4, dividida entre la suma del rango
de C1 hasta D4.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan (matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información).

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace
entre dos argumentos.

Los operadores más utilizados son:

SIGNO OPERACIÓN QUE

REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
 47

^ EXPONENCIACIÓN
& UNIÓN / CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR
IGUAL QUE
<= Comparación MENOR IGUAL
QUE
<> Comparación DISTINTO

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo
en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Ejemplo:

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Al presentarse formulas tan complejas como la anterior, Excel como en cualquier fórmula
matemática, determina la preferencia de los operadores, es decir que operaciones debe
realizar primero, basándose en los siguientes criterios:

SIGNO OPERACIÓN QUE PREFERENCI

REALIZA A
^ EXPONENCIACIÓN 1
* MULTIPLICA 2
/ DIVIDE 2
+ SUMA 3
- RESTA 3
& UNIÓN / CONCATENAR 4
= Comparación IGUAL QUE 5
> Comparación MAYOR QUE 5
< Comparación MENOR QUE 5
>= Comparación MAYOR 5
IGUAL QUE
<= Comparación MENOR 5
IGUAL QUE
<> Comparación DISTINTO 5
 48

NOTA: Hay que considerar que la precedencia máxima, es decir, la operación que antes se
evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

En el ejemplo previo:

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Se presentan 10 operaciones:

 5 SUMAS
 3 MULTIPLICACIONES
 1 DIVISIÓN
 1 COMPARACIÓN

Excel primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después las de
MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y, por último, la
COMPARACIÓN.

Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:

a) Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

b) Hacer clic en la pestaña Fórmulas

c) Elegir la opción Insertar función.

d) También se puede hacer clic sobre el botón formulas de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

 49

Excel permite buscar la función requerida, escribiendo una breve descripción en el

recuadro Buscar una función: y, a continuación, haciendo clic sobre el botón Ir.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa se puede seleccionar una categoría del
cuadro combinado (O seleccionar una categoría:). Si no se está seguro de la categoría se
puede elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que se desea
haciendo clic sobre ésta.

Conforme se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos
y una breve descripción de ésta.

Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde se pide introducir

los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que se haya elegido. En
este caso se eligió la función SUMA ().
 50

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una
celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro
se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de
celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y, sin soltar
el botón, arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al
cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de
que existiera.

Si se introduce un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

Cuando hayan introducido todos los argumentos, se da clic sobre el botón Aceptar.

Funciones de texto

Aunque Excel está pensado para trabajar con hojas de cálculo, también presenta un
conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Función CARACTER(número)

Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L

Función CODIGO(texto)

Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el
 51

número de código de caracteres ASCII

CODIGO Devuelve un código numérico (ASCII) del
primer carácter de una cadena de texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno
solo
DECIMAL Da formato a un número como texto con un
número fijo de decimales
DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un
valor de texto
ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro
ENCONTRARB (distingue mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres
de una cadena de texto que comienza en la
posición que se especifique
HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no
distingue mayúsculas de minúsculas)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son
idénticos
IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de
IZQUIERDAB un valor de texto
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una
cadena de texto
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no
imprimibles
MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en
minúsculas respectivamente
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato
de moneda $ (dólar)
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada
palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR, Reemplaza caracteres de texto
REEMPLAZARB
REPETIR Repite el texto un número determinado de
veces
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una
cadena de texto
T Si el valor es un texto lo devuelve, y si no
devuelve una cadena vacía
TEXTO Convierte un valor en texto, con un formato de
número específico
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato
de moneda ß (Baht)
 52

Funciones de búsqueda

Esta es una función muy importante al trabajar con Excel, por eso existe una agrupación de
funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Función AREAS(ref)

Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues únicamente hay un área.

Función COLUMNA(ref)

Ejemplo: =COLUMNA(D:H) devuelve 4, pues la primera columna de la matriz D:H es la

D (la columna4).

Las funciones disponibles para realizar búsqueda son:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
AREAS Devuelve el número de áreas de una
referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y
devuelve el valor de la celda indicada
BUSCARV Busca en la primera columna de una
matriz y se mueve en horizontal por la fila
para devolver el valor de una celda
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA Devuelve el número de columna de una
referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una
referencia
DESREF Devuelve un desplazamiento de
referencia respecto a una referencia dada
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una
sola celda de una hoja de cálculo
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una
referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una
referencia
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre
un documento almacenado en un servidor
de red, en una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un
informe de tabla dinámica
 53

INDICE Usa un índice para elegir un valor de una

referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un
valor de texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos
financieros. Las funciones agrupadas en la categoría de Financieras son:

Función [Link](costo; fecha_compra; primer_período; costo_residual;

período; tasa; [base])

Ejemplo: =[Link](2400;"17/08/2010";"14/11/2010";250;1;14%;4)

Las funciones financieras de Excel son:

 FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
[Link] Devuelve la amortización de cada uno de los
períodos contables 54
[Link] Devuelve la amortización de cada período
contable mediante el uso de un coeficiente
de amortización
[Link] Devuelve el número de días del período
(entre dos cupones) donde se encuentra la
fecha de liquidación
[Link].L1 Devuelve el número de días desde el
principio del período de un cupón hasta la
fecha de liquidación
[Link].L2 Devuelve el número de días desde la fecha
de liquidación hasta la fecha del próximo
cupón
[Link].L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la
fecha de liquidación
[Link].L2 Devuelve la fecha del próximo cupón
después de la fecha de liquidación
[Link] Devuelve el número de pagos de cupón entre
la fecha de liquidación y la fecha de
vencimiento
DB Devuelve la amortización de un bien durante
un período específico a través del método de
amortización de saldo fijo
DDB Devuelve la amortización de un bien durante
un período específico a través del método de
amortización por doble disminución de saldo
u otro método que se especifique
DVS Devuelve la amortización de un bien durante
un período especificado usando el método de
amortización acelerada con una tasa doble y
según el coeficiente que se especifique.
DURACION Devuelve la duración anual de un valor
bursátil con pagos de interés periódico
[Link] Devuelve el interés acumulado de un valor
bursátil con pagos de interés periódicos
[Link].V Devuelve el interés acumulado de un valor
bursátil con pagos de interés al vencimiento
[Link] Devuelve la tasa de interés anual efectiva
[Link] Calcula el interés pagado durante un período
específico de una inversión. Esta función se
incluye para proporcionar compatibilidad
con Lotus 1-2-3.
[Link] Convierte una cotización de un valor bursátil
expresada en forma fraccionaria en una
cotización de un valor bursátil expresada en
forma decimal
[Link] Convierte una cotización de un valor bursátil
expresada en forma decimal en una
cotización de un valor bursátil expresada en
forma fraccionaria
NPER Devuelve el número de pagos de una
inversión, basada en pagos constantes y
periódicos y una tasa de interés constante.
 55

Puedes ver en el siguiente video dando clic en el botón play, donde se practican algunas de
las funciones básicas:

00:00

5.5 Gráficos
Este elemento es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita la
interpretación de los mismos, por eso es importante saber cómo crearlos. En Excel se
pueden crear gráficos de dos formas:

 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear un gráfico.

Para insertar un gráfico existen varias opciones, pero siempre se utiliza la

sección Gráficos que se encuentra en la pestaña INSERTAR.

Considera que:

 Es conveniente tener seleccionado el rango de celdas con los datos que formarán parte
del gráfico, para que sea generado de forma automática y ahorrar tiempo.
 Existen diversos tipos de gráficos que se pueden seleccionar con solo dar clic sobre el
que interesa.
 En cada uno de los tipos generales de gráficos se encuentra un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Más gráficos
 56

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

Aquí se pueden ver los listados de todos los gráficos disponibles. Tras seleccionar el
gráfico deseado dando clic en aceptar, aparecerá en la barra de menús una sección
nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.
 57

Dar clic para amplia la imagen

Pestaña Diseño

Añadir datos al gráfico

Se puede cambiar o añadir nuevos datos al gráfico creado para que aparezcan en el mismo,
accediendo a la pestaña Diseño donde se encuentran las siguientes opciones:

Seleccionar datos

Al dar clic en ésta opción se mostrará la siguiente ventana:

En el campo Rango de datos del gráfico, se indica el rango de celdas que se tomarán en
cuenta para crear el gráfico. Para escoger los datos se puede escribir el rango o bien pulsar
el ( ) y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez determinados los datos a utilizar, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías)
y otros al eje vertical (series). Se debe tener en cuenta que hay gráficos que necesitan más
 58

de dos series para poder crearse (por ejemplo, los gráficos de superficie) mientras que otros,
en cambio, se bastan con una sola.

Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se
mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.

Cambiar entre filas y columnas

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y
viceversa. Tiene la misma función que el botón que se encuentra en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas, disponible en la pestaña Diseño.

En el grupo Diseños de gráfico se puede agregar o modificar la presentación de los

elementos del gráfico, o bien escoger un Diseño rápido que incluyen (título al gráfico,
situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio
gráfico, etc.).

Estilos de diseño

En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo al gráfico rápidamente, con la opción
de Estilos de diseño, la cual incluye distintas presentaciones para cambiar su aspecto (las
opciones de estilo van en función del gráfico insertado).

Dar clic en la imagen para ampliar

Formato del gráfico

 59

En la pestaña Formato se encuentran los grupos Estilos de forma y Estilos de WordArt,

entre otros.

Dar clic en la imagen para ampliar

Estas opciones permiten aplicar diversos estilos sobre los gráficos, solo hay que seleccionar
el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y,
luego, haz clic en el estilo que se desea.

El siguiente video muestra cómo crear un gráfico y como modificarlo, da clic en el botón
play para iniciar:

00:00
04:55
60
61
62
63
64
65
66
 67

5.6 Tabla o lista de base de datos

Hay que tener en claro que aunque pareciera que en Excel se trabaja en una tabla (por la
hoja de cálculo cuadriculada), no es así, una tabla en Excel es un conjunto de datos
organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los datos
almacenados.

Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda, se
puede ordenar los registros, filtrar el contenido de la tabla, crear un resumen de los datos
o aplicar formatos a todos los datos.

Para crear una tabla (lista de base de datos) se debe realizar lo siguiente:

a) Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

b) Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.

c) Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

 68

d) Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

e) Hacemos clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño,

correspondiente a las Herramientas de tabla:

Dar clic en la imagen para ampliar

Modificar los datos de una tabla

Se puede teclear directamente los nuevos valores en la tabla o bien utilizar un formulario
de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la tabla es muy grande.

Veamos un ejemplo: tenemos la siguiente tabla con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar

con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que esté
activa y pulsar en el icono Formulario.

Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

 69

 Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

 Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
 Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
 Buscar anterior: Se desplaza al registro
anterior.
 Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente
registro.
 Criterios: Sirve para aplicar un filtro de
búsqueda.
 Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, se posiciona sobre el que se desea cambiar y se
rectifican los datos. Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios,
hacemos clic en el botón Restaurar; si queremos guardar los cambios pulsamos la
tecla ENTER.

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango

de datos, con la aclaración de si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer
en la misma posición, por tanto sólo se puede aumentar y disminuir filas.

Dar clic en la imagen para ampliar

 Se puede modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o

encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
 70

 Se puede añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo
pulsando la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
 Para insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, se puede hacer
desde el botón Insertar, en la pestaña de INICIO. También desde el menú contextual
de la tabla.

 Eliminar filas o columnas, se logra posicionándose sobre una celda, y

elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña
de INICIO y en el menú contextual de la tabla.
 Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, se eliminan los
datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
 Para eliminar la tabla completa, se selecciona toda la tabla y se pulsa SUPR. Si
deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,
entonces se pulsa Convertir en rango, en la pestaña de Diseño de la tabla.
 71

Filtrar el contenido de la tabla

Esta acción nos permite de todos los registros ingresados seleccionar aquellos que se
correspondan con un criterio definido por uno mismo. Excel presenta dos maneras de
hacerlo:

Utilizando el Filtro (autofiltro)

El Filtro utiliza las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos
mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el
botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Ingreso diario, nos aparece un menú
desplegable como éste, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
 72

Si sólo marcamos el valor (45), Excel filtrará todos los registros que tengan ese valor
en Ingreso diario y las demás filas 'desaparecerán' de la tabla.

Para quitar el filtro, se vuelve a desplegar la lista y se elige la opción (Seleccionar Todo).
Así, reaparecerán todos los registros de la lista.

Filtros avanzados

Se utiliza esta opción si se quiere filtrar los registros de la lista por una condición más
compleja, utilizando el cuadro de diálogo Filtro avanzado ubicado en el grupo Ordenar y
filtrar de la pestaña Datos. Se debe tener previamente en la hoja de cálculo unas filas
donde indicaremos los criterios del filtrado.
 73

 Rango de la lista: aquí se especifican los registros de la lista a los que se quiere
aplicar el filtro.
 Rango de criterios: aquí se selecciona la fila donde se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).
 También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción copiar a otro lugar, en este caso, se rellena el campo (Copiar
a:), con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
 Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Funciones de base de datos

Estas funciones se utilizan cuando se quieren realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir,
aplicando previamente un filtro.

Por ejemplo, si se tiene una columna con el beneficio obtenido por los automóviles (ver
figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no se puede
utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos
conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluyendo la condición de filtrado
automóvil="Ford"

Para explicar las funciones de Base de datos que ofrece Excel, se utilizaran los siguientes
datos:
 74

En esta hoja, se tiene una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de
plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la
misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que
cumpla un criterio de selección
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un
campo
BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de
valores
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos los
valores de un campo