NOMBRE EMPRESA

DESARROLLO

SISTEMA DE xx PARA nombre

cliente
“nombre software”

VISIÓN
IDENTIFICACIÓN
Documento .............. Visión

Fecha edición ........... 30/03/2023

Fecha Entrega ........... 04/04/2023

Ultima Actualización. 04/04/2023

Versión..................... 1.0

Cantidad de Páginas . 24

Autor ..................... Responsable 1 Chávez

HISTORIAL DE REVISIONES
REGISTRO DE CAMBIOS

Fecha Versión Referencia de cambio Autor

30-03-2023 1.0 Construcción del documento Responsable 1
tomando como referencia los
documentos y entrevistas con los
interesados.
02-04-2023 1.0 Se actualiza el documento Responsable 1

04-04-2023 1.0 Se actualiza el documento Responsable 1

Página 2
REVISORES
Nombre Versión Cargo Fecha FIRMA
aprobado
Responsable 1 1.0 Gerente Gral. 04-04-2023
Responsable 2 Encargado de Desarrollo
de IT.

DISTRIBUCIÓN - LECTORES
Nombre Empresa
Equipo de Desarrollo
Funcionarios de IT.
Participantes en Gral.

Página 3
Contenido
PARTE 1: INTRODUCCIÓN 5
1.1 PROPÓSITO. 5
1.2 ALCANCE 5
1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS 5
1.4 REFERENCIAS 6
1.5 OBJETIVO 6
PARTE 2: DESCRIPCIONES DE PARTICIPANTES Y USUARIOS 7
2.1 RESUMEN DE PARTICIPANTES 7
2.2 PERFILES DE LOS PARTICIPANTES 8
2.3 RESUMEN DE USUARIOS POTENCIALES DEL SISTEMA 11
2.4 AMBIENTE DE USUARIO 11
2.5 NECESIDADES CLAVES DE LOS PARTICIPANTES Y USUARIOS 12
PARTE 3: DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 17
3.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO 17
3.2 RESUMEN DE FUNCIONALIDADES 18
PARTE 4: CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA 20
4.1 ADMINISTRAR PROVEEDORES. 20
4.2 GESTIONAR EL PROCESO DE COMPRA 20
4.3 ADMINISTRAR CLIENTES 20
4.4 GESTIONAR EL PROCESO DE VENTA 20
4.5 EMISIÓN DE COTIZACIONES 21
4.6 ADMINISTRAR EL INVENTARIO 21
4.7 EMITIR REPORTES 21
4.8 ADMINISTRAR SEGURIDAD 21
PARTE 5: OTROS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 22
5.1 ESTÁNDARES APLICABLES 22
5.2 REQUERIMIENTOS DE SISTEMA 22
5.3 REQUERIMIENTOS DE PERFORMANCE 22
5.4 REQUERIMIENTOS DEL ENTORNO 22
5.5 OTROS REQUERIMIENTOS 23
PARTE 6: REQUERMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN 24
6.1 MANUAL DE USUARIO 24
6.2 AYUDA EN LÍNEA 24
6.3 GUÍAS DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN. 24

Página 4
PARTE 1: INTRODUCCIÓN

1.1 PROPÓSITO.

El propósito de este documento es recoger, analizar y definir

necesidades y características de alto nivel del sistema. Este
documento se enfoca en las capacidades necesitadas por los
participantes y los usuarios finales, y en el porqué estas
necesidades existen.

Se pretende con este documento lograr un consenso sobre los

problemas que se necesitan resolver.

1.2 ALCANCE

En esta documentación se contemplan:

❑ Aquellos problemas que se necesitan resolver.

❑ Los interesados en el sistema.

❑ Los límites del sistema.

❑ Los sistemas con los que interactuará.

❑ Las características preliminares que contendrá el sistema.

1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

Remitirse al documento Glosario.

Página 5
 1.4 REFERENCIAS

El documento Visión ha sido construido tomando con referencia

los siguientes documentos:

❑ Requerimientos de Interesados de la empresa "Nombre

empresa cliente S.R.L.".

❑ Tesis para licenciatura universitaria: "Estrategia comercial

para incrementar las ventas en la empresa Nombre
empresa cliente S.R.L.”.

1.5 OBJETIVO

El Sistema de gestión integrado "SGI-PRO" se concibe con la

finalidad de construir a Nombre empresa cliente una herramienta
que le permita:

❑ Administrar las compras y ventas en general.

❑ Gestionar los inventarios de todas las sucursales.

Página 6
PARTE 2: DESCRIPCIONES DE PARTICIPANTES Y USUARIOS

2.1 RESUMEN DE PARTICIPANTES

Nombre Representa

Nombre cliente 1 Referente en la definición de

requerimientos para el área
comercial de Nombre empresa
cliente.

Nombre cliente 2 Referente en la definición de

requerimientos para el área de
almacenes e inventarios de
Nombre empresa cliente.

Nombre persona 3 Encargado del control y el

seguimiento de las actividades
del equipo de desarrollo.

Referente de IT

Responsable 1 Chávez Encargada de la coordinación

general del proyecto.

Referente de IT

Nombre persona 4 Encargado de coordinar el equipo

de desarrollo del proyecto.

Página 7
2.2 PERFILES DE LOS PARTICIPANTES

2.2.1. Área Comercial

❑ Nombre cliente 1

Descripción Referente en la definición de requerimiento para

el área comercial.
Responsabilidades Validar que los requerimientos presentados
reflejen las necesidades del área.
Criterios de Éxito La solución será exitosa si se verifica que:

o Se registran todas las transacciones

comerciales de manera correcta y eficiente.
o La cantidad de errores en los datos es
mínima.
o Se reduce los registros manuales
necesarios para efectuar las transacciones.
o Se puede contar con un sistema abierto
que permita generar reportes específicos
del área.
Participación Usuario final.

Entregables Documentos del proyecto:

o Glosario
o Visión
o Especificación de Requerimientos de
Software
o Especificaciones Suplementarias

Reportes requeridos por el área comercial

Comentarios / Que el sistema cuente con el respaldo de: un
Consideraciones manual de usuario del sistema y un manual
técnico(uso y mantenimiento de equipos de
control).

Página 8
2.2.2. Almacenes e inventarios

❑ Nombre cliente 2

Descripción Referente en la definición de requerimiento para

el área de almacenes e inventarios
Responsabilidades Validar que los requerimientos presentados
reflejen las necesidades del área.
Criterios de Éxito La solución será exitosa si se verifica que:

o Los artículos son localizados de manera

rápida y empleando un mínimo esfuerzo.
o Se vigile la existencia de los distintos items
en el inventario para su reabastecimiento
(entradas y salidas).
o Se tiene una constante información sobre la
existencia real de items.
o Se prevenga que los items no superen los
límites máximos y mínimos establecidos.
o Se puede contar con un sistema abierto
que permita generar reportes específicos
del área.
Participación Usuario final.

Entregables Documentos del proyecto:

o Glosario
o Visión
o Especificación de Requerimientos de
Software
o Especificaciones Suplementarias

Reportes requeridos por el área de almacenes e

inventario.
Comentarios / Que el sistema cuente con el respaldo de: un
Consideraciones manual de usuario del sistema y un manual
técnico(uso y mantenimiento de equipos de
control).

Página 9
2.2.3. Empresa de desarrollo

❑ Responsable 1 Chávez

Descripción Encargado de la coordinación general del

proyecto.
Responsabilidades Validar que el avance del proyecto se cumpla en
base a los estándares definidos y tiempos
acordados.
Criterios de Éxito La solución será exitosa si se verifica que:

o La calidad de la solución cubra las

expectativas de los usuarios.
o Los tiempos del proyecto estén dentro de
los plazos razonables.
Participación Coordinación general del proyecto.

Entregables Documentos del proyecto:

o Documentos generados durante la vida del
proyecto.
o Informes de los equipos de trabajo.
Comentarios /
Consideraciones

Página 10
2.3 RESUMEN DE USUARIOS POTENCIALES DEL SISTEMA

Nombre Descripción

Usuario de Consulta Realiza todo tipo de consulta sobre el

sistema.

Usuario de Carga Actualiza información del sistema en

cuestión.

Usuario Otorga los permisos de acceso a los

Administrador usuarios en las diferentes funciones del
sistema. Como así también actividades de
mantenimiento en el sistema.

2.4 AMBIENTE DE USUARIO

El conjunto de usuarios de este sistema se caracteriza por ser en

su mayoría usuarios de las siguientes áreas: comercial, compras,
ventas, almacenes e inventario y otras áreas gerenciales.

Página 11
2.5 NECESIDADES CLAVES DE LOS PARTICIPANTES Y
USUARIOS

Necesidad Priorid Preocupaci Solución Soluciones

ad ones Actual propuestas

Que el Alta La sobre Se registra Que el sistema

sistema carga de los sea capaz de
permita trabajo. productos controlar y
registrar manualmen facilitar el ingreso
grandes te. y salida de
cantidades productos
de mediante
productos dispositivos
diferentes ópticos.
(entrada -
salida)
fácilmente.

Conocer el Media No saber Obtener un El sistema

tiempo que cuánto promedio calculará el
demoran en tiempo tarda de compras tiempo que tarda
llegar los en llegar un pasadas a en llegar un
productos al producto. lo largo del producto al hacer
hacer una tiempo. una compra
compra a analizando
los distintos distintos
proveedore parámetros para
s devolver
resultados
precisos.

Que el Media No registrar Registrar El sistema tendrá

sistema todos los manualmen la capacidad de
permita combos te todos los crear y guardar

Página 12
construir creados por combos. todos los combos
diversos la empresa. ofertados por la
combos empresa.
promocional
es para la
venta.

Disponer de Media Demora en Mostrar a Mostrar catálogos

catálogos mostrar e los clientes en línea con
con indicar los catálogos información
información detalles de impresos detallada de los
detallada de productos al con productos a la
todos los cliente. información venta.
productos a básica de
la venta. los
productos.

Que el Alta Demora y Recurrir a Brindar interfaces

sistema sobre catálogos, de usuario fáciles
permita una esfuerzo de sentido de usar con
búsqueda los usuarios común y diversos tipos de
de al realizar memoria filtros.
productos búsquedas del
de manera de personal.
sencilla e productos.
intuitiva.

Disponer de Media No conocer Registro Registrar y

la mayor gustos y manual con gestionar toda la
cantidad de preferencias información información
información de los básica de detallada de los
de los clientes. los clientes. clientes.
clientes.

Registrar y Alta No conocer Registro Brindar al usuario

diferenciar el motivo manual la capacidad de
los distintos exacto por el donde se registrar los
tipos de cual indica el motivos del
ingresos y ingresaron o tipo de ingreso o salida

Página 13
salidas de salieron ingreso o de productos del
productos productos egreso del inventario.
del del inventario
inventario. inventario. como una
simple
observación
.

Obtener Alta No contar Revisión El sistema dará

reportes con manual de informes
detallados información todas las detallados
con actualizada planillas instantáneamente
información del estado de con con el estado de
de los los productos ingresos y los productos en
estados en en el egresos de el inventario.
los que se inventario. productos.
encuentran
los
productos
en el
inventario.

Conocer el Alta Sobre Designar El sistema

lugar físico esfuerzo del lugares indicará el lugar
exacto en el personal específicos exacto en el que
que se buscando para los se encuentran los
encuentran productos sin productos y productos.
los ubicación almacenar
producto en exacta. esta
inventarios. información
en
catálogos
de
productos

Que el Alta En muchas No se Que el sistema

sistema ocasiones restringe el otorgue permisos
otorgue acceden acceso. de acceso a las
permisos y personas no diferentes áreas

Página 14
privilegios autorizadas a de la empresa o
de acceso al áreas que bloquee el
sistema a contienen acceso.
los información Definiendo para
usuarios. confidencial esto también
para la horarios de
empresa. permisos.

Que el Alta Que no se Revisiones El sistema

sistema cuenta con y reportes brindará reportes
brinde esa en hojas según las
reportes información Excel. necesidades de
adecuados al momento los usuarios.
para dar que se la
apoyo a las necesita para
tareas de tomar una
control de decisión
la empresa. rápida

Que el Media Sobre carga No lo Que el sistema

sistema de trabajo y permite. Se permita exportar
permita mala calidad utiliza datos en distintos
exportar de herramient formatos.
datos a presentación as de copiar
formato en los y pegar.
plano informes.

Que Media Pérdida de Los El sistema

usuarios tiempo usuarios permitirá acceder
selectivos desplazándos tienen que a los datos desde
accedan al e al lugar ir al lugar la web.
sistema donde se donde se
desde encuentra el encuentra
cualquier acceso los el acceso a
lugar y en datos para los datos.
cualquier realizar
momento. ciertas
acciones
administrativ

Página 15
 as.

Ofrecer Media Perder No se El sistema será

planes de clientes cuya realizan capaz de realizar
pago para capacidad de créditos. ventas al crédito
el proceso pago en permitiendo
de venta. efectivo no establecer planes
es posible. de pago.

Página 16
PARTE 3: DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

3.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO

El sistema de gestión integrado “SGI-PRO” funcionará dentro del

ambiente de “NOMBRE EMPRESA CLIENTE” permitiendo:

❑ Registrar todos los productos que requiera la empresa.

❑ Deducir el tiempo que demora en llegar un producto al

hacer una compra.

❑ Crear combos y ofertas de productos.

❑ Disponer de información detallada en línea de los productos.

❑ Gestionar el inventario controlando los estados de los

productos.

❑ Asignar permisos y privilegios al sistema de acuerdo al tipo

de usuario.

❑ Acceder al sistema y datos desde la web.

❑ Establecer planes de pago para ventas al crédito.

Página 17
3.2 RESUMEN DE FUNCIONALIDADES
La tabla en esta sección identifica las principales funcionalidades del
sistema de gestión integrado en términos de beneficios y
características.

Beneficios para Características

el Usuario soportadas

Brindar Otorga una herramienta

información en el de consulta sobre el
momento y lugar manejo de compras,
oportuno. ventas e inventarios.

Ahorro de tiempo, El sistema permitirá

costos y esfuerzos organizar la información
en la de los productos
administración de facilitándose el uso de
productos. esta en los procesos de
negocio.

Incrementar las El sistema admitirá la

entradas y salidas creación de ofertas y
de los productos combos en la venta de
del inventario. productos.

Conocer el estado Comunicar al usuario si

del stock de los el stock de productos
productos. necesita ser
reabastecido tomando
en cuenta los máximos y
mínimos establecido.

Delimitar las Asignación de permisos

responsabilidades y privilegios de acuerdo
de los usuarios al cargo y
respecto al responsabilidades
sistema. asignadas al usuario.

Página 18
Promover las El sistema permitirá
ventas a clientes crear y establecer planes
que no dispongan de pago para las ventas
del efectivo al crédito.
correspondiente al
precio de los
productos.

Exportar El Sistema permitirá

información a los exportar datos para ser
formatos digitales integrados con otras
estándares. aplicaciones.

Página 19
PARTE 4: CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

Se define aquí las características que serán las capacidades de alto nivel
del sistema. Son necesarias para entregar los beneficios a los usuarios.
Cada característica es un servicio deseado externamente que típicamente
requiera una serie de entradas para lograr el resultado esperado

4.1 Administrar proveedores.

El sistema podrá categorizar proveedores bajo distintos criterios
como ser: Rubro, marca, procedencia, etc. Dentro de esta
característica debe dar la posibilidad de gestionar la información
de los proveedores.

4.2 Gestionar el proceso de compra

El sistema se encargará de registrar las transacciones que
intervienen en el proceso de comprar un producto de proveedores
externos e internos del país, almacenando información detallada
de todos los costos que implica realizar este proceso.

4.3 Administrar clientes

El sistema se encargará de registrar la mayor información posible
de los clientes como ser nombre, NIT, teléfono, dirección, gustos,
preferencias, etc. Además se podrán agrupar a los clientes en
categorías definidas a criterio de los usuarios.

4.4 Gestionar el proceso de venta

El sistema se encargará de registrar las transacciones que
intervienen en el proceso de vender un producto a los clientes, los
cuales tendrán acceso a catálogos de productos donde se podrá
apreciar las características de estos.

Además se podrá brindar la opción a los clientes de elegir una

forma de pago (crédito o contado), donde, en caso de hacerlo al
crédito se deberá establecer un plan de pago.

Página 20
4.5 Emisión de cotizaciones
Emitir proformas con cotizaciones de los productos indicando el
cliente que requiere la cotización, usuario emisor de la proforma y
el tiempo de validez de esta. Posteriormente esta proforma podrá
convertirse en una venta si el cliente lo requiere dentro de la
fecha establecida.

4.6 Administrar el inventario

El sistema podrá registrar diferentes tipos de ingresos al
inventario por compras, traspasos entre almacenes, devoluciones,
etc. Además de registrar egresos por ventas, salida de productos
dañados o en mal estado.

4.7 Emitir reportes

El sistema debe permitir la generación de los reportes solicitados
por las diferentes áreas, en distintos formatos. Los reportes
deben contar con un proceso previo de selección que permita
acotar los resultados generados según las necesidades de los
usuarios en cada momento. También deben dar la posibilidad de
obtener diferentes agrupaciones y ordenamientos. En el
documento de requerimientos de software se detalla
exhaustivamente la lista de los reportes solicitados.

4.8 Administrar Seguridad

El sistema debe contener un módulo que permita administrar la
seguridad e integridad de los datos, basándose en el manejo de
usuarios y permisos de acceso a las distintas funciones.

Página 21
PARTE 5: OTROS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

5.1 ESTÁNDARES APLICABLES

El desarrollo de todo el proyecto se debe regir bajo normas y

patrones definidos por la Gerencia de "Nombre empresa cliente".

5.2 REQUERIMIENTOS DE SISTEMA

❑ La base de datos debe ser MySql

❑ Las herramientas de desarrollo para las capas de negocio y

datos serán PHP

❑ La herramienta de desarrollo para la capa de presentación

será HTML

❑ La base de datos deberá prever contingencias para no

perder datos en las transacciones comerciales.

❑ Se debe establecer una política de respaldo de información

(backups).

5.3 REQUERIMIENTOS DE PERFORMANCE

El sistema debe mantenerse dentro de los límites aceptables de

rendimiento para aplicaciones de este tipo.

5.4 REQUERIMIENTOS DEL ENTORNO

❑ Debe ser diseñado para funcionar en varios sistema

operativos (windows, linux).

❑ Enfocado en interfaces gráficas web.

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5.5 OTROS REQUERIMIENTOS

❑ El sistema debe proporcionar información confiable,

evitando la duplicación e inconsistencia.

❑ El sistema debe brindar información completa, segura y

oportuna para la toma de decisiones tácticas y estratégicas
que fundamenten la gestión administrativa.

❑ El sistema debe permitir acciones de auditoría.

Página 23
PARTE 6: REQUERMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN

6.1 MANUAL DE USUARIO

Se debe contar con un manual de usuario detallado.

6.2 AYUDA EN LÍNEA

El manual de usuario debe estar disponible en línea.

6.3 GUÍAS DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN.

Se debe contar con guías y manuales de instalación del sistema

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