KPIs tienen estas características:
Relevante, se enfocan solo en información útil
Temporal Se define el tiempo que deben medir
Cuantificables: Se valoran en unidades según el caso. Por ejemplo: peso, moneda, tiempo,
cantidad, entre otros.
Específico: Se enfocan en medir un solo aspecto
Medibles: Se establecen parámetros para conocer su magnitud.
KPI DE EFICACIA
Mide el porcentaje de logro en los objetivos
KPI DE EFICIENCIA
Mide la relación entre los recursos utilizados y los productos o servicios que resultaron de ellos.
KPI DE CALIDAD
Mide las características, atributos o capacidad que tienen los productos o servicios producidos
para satisfacer las solicitudes de los clientes.
Este tipo de KPI tiene la capacidad de monitorear sus objetivos desde diferentes perspectivas, por
ejemplo, la opinión que tienen los cliente3s de un producto o el grado de precisión que se tiene al
momento de elaborarlos.
KPI DE ECONOMIA
Mide la capacidad de administración de los recursos financieros que tiene la empresa para
administrarlos de forma adecuada.
EJEMPLO
OBJETIVO: La empresa fabricó 5000 productos en 2018 para vender en ese mismo año.
Ámbito de desempeño
INDICADOR: Porcentaje de los productos vendidos en 2018
Dimensión
PARA SELECCIONAR TUS KPIs ASEGÚRATE DE QUE CUMPLAN CON LAS SIGUIENTES
CARACTERÍSTICAS:
CLARO: Es entendible y preciso. Evita cualquier ambigüedad para que no surjan dudas.
RELEVANTE Sus elementos más importantes se relacionan directamente con el objetivo
ECONOMICO: Puede ser financiado por la organización, es decir, sus beneficios no superan los
costos.
MONITOREABLE: Los medios de verificación y cálculo deben de ser claros para que se puedan
comprobar.
ADECUADO: La información que brinda el indicador es suficiente para realizar un juicio o tomar
una decisión.
APORTE MARGINAL: Si creas más de un indicador para un mismo objetivo, estos deben brindarte
información adicional relevante.
Si propones más de un KPI para medir un mismo objetivo, utiliza esta tabla, para calificarlos del 1
(poco) al 3 (mucho), y así elegir el que resulte con mayor puntaje.
Responde las siguientes preguntas para definir cada calificación
C – CLARO - ¿La información o significado del indicador es clara y directa?
R – RELEVANTE - ¿El indicador sí representa lo que se quiere medir?
E – ECONOMICO - ¡Los métodos para emplear este indicador sí pueden ser financiados por la
empresa?
M – MONITOREABLE - ¿Están bien definidas las variables del indicador para que puedan ser
medidas en cualquier momento?
A – ADECUADO - ¿Resulta claro y fácil medir este indicador?
A – APORTE MARGINAL ¿Se obtiene información adicional de este indicador, con relación a los
objetivos propuestos?
La frecuencia con que realices la medición del KPI puede ser intuitiva, pero debes de tomar en
cuenta las dimensiones. Por ejemplo:
FORMULACION DE KPI
Para que sus resultados sean confiables es importante que su estructura sea completa adecuada y
responda efectivamente las preguntas ¿Qué quieres evaluar y porque lo quieres evaluar?
Para formular el KPI identifica los objetivos a alcanzar y las estrategias empleadas para lograrlo
asegurarse de que los objetivos sean claro preciso y cuantificables para que permita su medición
Redactar KPI especificando que aspecto de los objetivos vas a medir por ejemplo si el objetivo es
fabricar 5000 productos para vender en 2018
El indicador es la cantidad de productos vendido sen dicho período una vez definido el indicador
asignar nombre línea base meta y rango
Determinar las fuentes de donde se obtendrá la información para generar, si evalúas la gestión de
los recursos para crear un producto tus principales fuentes deben ser el inventario cantidad de
insumos rotación de producto, entre otras.
Haz una lista de los recursos que se requieren para aplicar el PKi y para acceder a las fuentes de
información
De esta manera se sabrá cuanto le costará a la empresa realizar el KPI si es muy elevado
restructura el KPI hasta que represente un costo sostenible.
Con base en lo que medirá el KPI y las variables que intervienen en él asigna un método de cálculo
para estimar resultados
Formula los KPIs que necesites para medir los procesos de tu empresa esto te permitirá obtener
más información para analizarla y tomar decisiones.
METODO DE CALCULO EN PORCENTAJE Y TASA DE VARIACION
El objetivo de calcular un KPI es obtener de él los datos que te servirán como referencia para
realizar la evaluación. Existen distintos métodos a utilizar según el objetivo a medir, así como las
variables y valores que intervengan en el proceso.
Un método de cálculo es el porcentaje, éste representa a un número como parte de cada 100 y
sirve para conocer el grado de avance o cobertura de alguna variable en un período definido de
tiempo.
Para obtenerlo divide una unidad de medida entre otra del mismo tipo (días/días, horas/entre
horas) Después multiplica el resultado por 100.
Este método es útil para medir el avance que haya presentado un desempeño por ejemplo en
solicitudes de entrevistas en la convocatoria de vacantes que fueron atendidas por recursos
humanos durante marzo el valor que se debe calcular es el porcentaje de solicitudes atendidas en
marzo.
Para realizarlo identifica el total de solicitudes recibidas e identifica cuantas se atendieron. Realiza
la división: 70 recibidas y 60 atendidas 60/70 = 0.8571 = 85.71% EL resultado refleja que se atendió
el 85.71% de las entrevistas recibidas.
El método de cálculo de tasa de variación sirve para verificar algún cambio relativo en el tiempo, es
decir, permite obse5var el comportamiento de la misma variable en diferentes períodos. Para
calcular la tasa coloca la tasa actual en el numerador y la menos reciente en el denominador.
(( Período pasado ) )
Período actual
−1 x 100
Las unidades de medida deben de coincidir entre sí.
Al resultado de esta división réstale 1 y multiplica el total por 100. Por ejemplo, en becas
entregadas a estudiantes de en maestría lo que se puede medir es la tasa de variación de becas
entregadas. Para lograrlo, hay que tener la información del período anterior divide el número de
becas entregadas en el último período (55,000) entre el número de becas entregadas en el período
pasado (50000) al resultado de esta división réstale 1 y multiplícalo x 100
(( Período actual
Período pasado ) )
−1 x 100
(( 55000
50000 ) )
−1 x 100
( 1.1−1 ) x 100
.1 x 100=10 %
El resultado de la tasa de variación es de 10 esto significa que en el transcurso de un año la entrega
beca aumentó en un 10%. Evita incluir juicios de valor en el nombre del indicador para que los
resultados sean objetivos.
METODO DE CALCULO EN NUMEROS INDICES
Son medidas que se diseñan par realizar comparación de una o más magnitudes que en su mayoría
son períodos de tiempo y de los cuales una de ellas se considera como referencia o situación base
que será el punto de partida para las demás observaciones. Para calcularlo hay que dividir el
período que se va a analizar entre el valor del período inicial o que se está tomando como base
para hacer la comparación y el resultado se multiplica por 100 para obtenerlo de forma porcentual.
Por ejemplo para analizar la variación de clientes que ha habido en una empresa desde el primer
semestre del año 1 hasta el segundo semestre del año 2, toma como referencia el valor del
semestre 1 del año 1 el cual representará el 100% por que será la base para la comparación. Estima
el valor porcentual del resto de los semestres dividendo el número de clientes entre el valor de
referencia multiplica el resultado por 100.
Año Semestre Clientes Porcentaje Base %
1 1 250 100%
1 2 360 144%
2 1 360 144%
2 2 400 160%
Para ver cuanto han cambiado los valores base de los semestres solo debes restarle el 100%. Por
ejemplo, si comparas las variaciones del segundo semestre del año 2 resta el 100% al 160% lo que
nos revela que el número de clientes del semestre 2 del año 2 es 60% mayor que el del primer
semestre del año 1. Puedes usar los índices de otras empresas o procesos similares como valores
de referencia para las variables que estás analizando si es que todavía no dispones de datos para
hacer tu comparación.
Año Semestre Clientes Porcentaje Base %
1 1 250 100%
1 2 360 44%
2 1 360 44%
2 2 400 60%
Nivel 2 - Lección 1
Aplicación de KPI en la evaluación de procesos
En toda empresa hay 3 áreas que funcionan como ejes principales que deben ser evaluadas para
conocer su proceso interno de operación y así aplicar los KPIs más eficientes.
1. Recursos humanos: Evaluar su proceso de trabajo permite la estabilidad laboral y el
rendimiento de los integrantes así como ubicar sus fortalezas y áreas de mejora. Para
lograrlo en un período de 1 año contabiliza cuantas personas formaron el equipo de
trabajo, cuantas salieron y cuantas se mantienen. De estas últimas verifica sus metas, el
tiempo asignado para su cumplimiento y el tiempo real en que lo lograron. Verifica su
carga de trabajo y utiliza la retroalimentación para identificar los factores que influyeron en
su avance o su retraso.
2. Equipos e instalaciones: Evaluar el proceso de esta área permite conocer el estado de
funcionamiento de la infraestructura. Para conocerlo identifica que tipo de equipo tiene la
empresa y registra cuantos de ellos se encuentran en funcionamiento averigua porque hay
equipos sin funcionar. Clasifica los equipos entre los que solo requiere actualización y los
que deben sustituirse por otros. Estima el costo de realizar estas actividades para
gestionarlo en el presupuesto de la empresa.
3. Finanzas empresariales: Evalúa su situación ayuda a administrar los recursos económicos
para que las decisiones de inversión sean oportunas. Para obtener este análisis, verifica
que los ingresos diarios sean mayores que los gastos. Crea una lista de las cuentas que se
deben de pagar en un lapso de un mes y otra de las cuentas por cobrar. Haz la suma para
saber la cantidad de cada uno, con base en los resultado de ingresos y egresos, así como
cuentas por pagar y por cobrar sabrás si la empresa debe de hacer ajustes para mejorar su
situación financiera.
Formula KPIs que midan el rendimiento de éstas con relación a sus objetivos particulares. Para
aplicarlos establece el objetivo particular que tiene cada área, describe la forma en la que opera y
las variables que se identifiquen. Por ejemplo, cantidad de trabajadores por área, tiempos
establecidos para cumplir metas, producción por día. Con las variables redacta el indicador
asignando los valores que tienen como meta y base. Calcula el grado de rendimiento de cada
proceso con relación a su objetivo, verifica si existe influencia por parte de otros factores como
precios, tendencias o nueva competencia entre los procesos para generar una conclusión general.
Seguir los pasos para gestionar adecuadamente cada proceso y aplicar KPIs que les den
seguimiento permiten detectar inmediatamente que aspectos presentan fallos, corregirlos y
planificar una operación precisa de cada proceso para que la empresa no pierda su productividad.
KPIs en el Cuadro de Mando Integral
El cuadro de mando integral (CMI) es una herramienta tecnológica que sirve para dar seguimiento
por medio de KPIs al cumplimiento de los objetivos establecidos por una empresa en cada uno de
sus procesos.
1. Económicos: Para encontrar la forma de minimizar los costos de producción.
2. Clientes: Para evaluar sus comportamientos, gustos, preferencia y saber como satisfacer
sus demandas.
3. Procesos Internos: para identificar como optimizar los procedimientos utilizados por la
empresa y hacerlos más eficientes.
4. Perspectivas de desarrollo: Para identificar la manera de ayudar a evolucionar el capital
humano y la tecnología empleada.
Los 4 tipos de indicadores que debe contener run cuadro de mando integral son:
1. Indicador Financiero_ Mide el grado de alcance de los objetivos económicos de la empresa
y permite obtener información que ayude a saber cómo sacar mayor provecho de las
inversiones realizadas.
2. Indicador de clientes: Evalúa el nivel de satisfacción que el producto o servicio genera en
los clientes, e informa como éste es visto por ellos. También identifica la posición de la
marca frente a la competencia.
3. Indicador de procesos internos de la empresa: Mide el nivel de trabajo del capital humano
y tecnológico para detectar áreas donde se requiera ampliar las habilidades de operación-
4. Indicador de Crecimiento: Da seguimiento al desarrollo que tienen las áreas de la empresa
al enfocarse en el análisis del resultado obtenido con sus operaciones productivas, la
innovación que manejan y la calidad con que lo hacen.
Los KPIs del Cuadro de Mando Integral deben estar orientados a:
Un progreso o un fin para obtener información acerca de los factores que influyen positiva
o negativamente en el éxito de un área de la empresa.
Objetivos de tiempo para analizar los hechos ocurridos, dar seguimiento a un proceso en
tiempo real o para predecir un resultado futuro si se mantienen constantes las
condiciones.
Objetivos de operaciones para evaluar el grado de un cumplimiento de cada proceso, y se
definen con base en las metas particulares de cada tarea.
EVALUADOR DE KPIs – SEGUIMIENTO DE CUBOS OLAP CON KPI
Un cubo OLAP es una herramienta digita que reúne grandes cantidades de información generad
por la empresa, la cual se encuentra en una base de datos. Tiene la capacidad de realizar análisis
de forma desglosada o integral; en temas o subtemas, para generar un reporte que incluya las
características que se quieran ver.
El cubo OLAP funciona por sí solo como un almacén de datos, por lo que la información obtenida
de los procesos empresariales se vierte en él para su tratamiento y se puede consultar para crear
nuevos KPIs o para realizar comparaciones.
A través de los cubos OLAP, la información obtenida de los KPIs puede ser:
Segmentada Clasifica la información en campos o variables. Por ejemplo, trimestres o
tipo de producto.
Giratoria Cambia de una variable analizada a otra, según lo requieras. Por
ejemplo, si estás observando información por mes, te permite pasar de
“costos de producción” a “tipo de producto” en el mismo período.
Sintetizada Resume la información mostrándola en conjunto.
Filtrada Conjunta dos o más variables para generar un informe. Por ejemplo,
total de ingresos por ventas en determinado lugar y fecha.
Profundizada Amplía la información obtenida. Por ejemplo, si tu análisis es anual, el
cubo OLAP puede desglosarla en semestres, trimestres o meses según tu
necesidad.
Los cubos OLAP pueden ser personalizables, lo que te permite agregar o quitar información y
transportarla a otras herramientas como hojas de cálculo o procesadores de texto.
El seguimiento de información utilizando cubos OLAP ayuda a tratar los datos obtenidos con los
KIPIs para tomar decisiones después de analizar un mismo objetivo o proceso desde las distintas
variables que lo componen.
EXTRACCION DE KPIs
Define que es, para qué sirve y las fases a sguir para la extracciòn de KPIs en minería de datos.
L aminería de datos es un conjunto de tñenicas y tecnologías que sirven para exploraralmacenes
de datos masivps y extraeer de ellos información util que sirve para explicar el comportamiento de
distintas variables utilizadas en la aplicaciones deKPIs.
Para definir un proyecto xe minería de datos cumple con las siguietnes fases:
1. Conocimeinto de la empresa y la necesidad a resolver.
2. Definición obtención y depuración de las basede la cual se extraen los datos
3. Plantear modelos que ayuda a analizar las variables
4. Interpretación y formulación de estrategias con base en el análisis y validación de la
información
5. Integración si es factible de los resultado a los procesos empresariales.
Para extraer KPIs de la minería de datos:
1. Selecciona el conjunto de datos que incluya las variables que se van a estudiar de la base
2. Grafica los datos o colocalos en tablas para identificar las variaciones en el tiempo así
como la información atípica o ausente
3. Depura la infrmacíon al elegir estrictamente los datos que son referentes al fenómeno que
se está evaluando
4. Construye un modelo de predicción con los datos extraídos o bien clasificar y segmentar
de tal modo que sirvan como variables para construir otro KPI
5. Aplicar el nuevo KPI para compara resultados con los KPI antiguos
6. Interpretar los datos y comprobar que las conclusiones son correctas
Minería de datos requiere de la ayuda de sistemas programados como R. Este es un sistema que
sirve para gestionar la información a través d el manipulación de datos, cálculo y representación
gráfica.
Algunas de las cosas que se pueden hacer con R son:
1. Almcenar y manejar grandes bases de datos.
2. Calcular el valor de variables nuevas con infomración de variables ya existentes.
3. Seleccionar información específica dentro de un conjunto de datos.
4. Relizar presentaciones gráficas fáciles de leer e interpretar
Con la minería de datos serás más efectivo en la búsqueda de información ya que se podrán
encontrar tendencias, patrones o reglas que expliquen el coportamiento de los datos analizados
para usarlos a nuestro favor en el futuro.
LECCION 2 - FILTRACION DE LA INFORMACION
Una vez que se reunan los datos de todas las fuentes y se tengan en una basea hay que realizar un
proceso de clasificación donde se extraigan aquellos requeridos para el analisis y separarlos de los
no relevantes. Para realizar la filtración de la información se determinar que se espera conocer
para concetrarse en ello, depurar los datos que no aporten respuestas o información relacionada.
Registrar los datos que se van recolectando, estadnarizar los datos para clasificarlos según su
natoraleza, origen, objetivo que miden e incluso tipo de medida para que sea facil filtrarlos y
analizarlos despues. Organizar la información en categorías, temas y fechas. De esta manera se
asegurará que esta integra, limpia y disponible. Verificar periodicamente las fuentes para realizar
correcciones en caso de detectar que linformación no está siendo recolectada correctamente o
para evaluar que no este obsoleta. Para que el procesdo de filtración sea ágil usar estrategia que se
basa en la clasificación de l infromación de acuerdo al nivel de descripción. Esta consiste en
1. Nivel alto: información recientemente orgiinada de fuentes confiables y con relación al
objetivo de análisas. Extraer de ella los datos requeridos
2. Nivel medio: Información confiable origniada hace 3 meses o menos, clasifica los datos en
vigentes y obsoletos. Posteriormente revisar cuales se encuentran en la primer categoría,
estos servirá de referencia
3. Nivel bajo: Infrmación aparentemente confiable originada hace màs de 3 meses. Verificar
la fuente y si es confiable, utilizar los datos solo como refrencia cuando no haya mas datos,
que se requiera información solamente como punto de partida.
4. Nivel malo: Información ajena a los objetivos de análisis obsoleta y originada por fuentes
desconocidas descartar estos datos para vitar errores y confusiones en el análisis y toma
de decisiones
Filtrar los datos ayuda a generar información clara y clasificada según el tema de interés. A hacer
eficiente el análisis de la información, minimizar costos, emitir un único mensaje, facilitar la
elección de formato de presentación de l información, disminuir el margen de error en la toma de
decisiones, aumentar la productividad. Conservar la base de donde se extrajo la información ya
que aunque no se haya utilizado por completo alguno de sus datos pueden servir de indicadores
de algún proceso que se analice después.
VISUALIZACION DE DATOS KPI
La presentación de los resultados de los KPIs al equpo de trabajo debe facilitatr su visualización y
comprensión. Por lo tanto, realiza un documento por cada indicador, que cumpla con los siguientes
atributos:
1. Identificadores del indicador
- Un nombre que permita reconocerlo fácilmente y que exprese de forma clara su
objetivo.
- El método de cálculo que demuestre como se obtuvo el resultado y que variables
intervinieron en él.
- Unidades de medida que respresenten el valor cuantificable del indicador
2. Formato de presentación
Se utilizan los siguientes tipos según l necesidad de análisis y variables del indicador.
3. Ficha técnica
Es un documento con la información resumida y ordenada sobre el proceso de
formulación, el objetivo por el que se aplicó y los resultados del KPI.
Sus elemetos son:
INTERPRETACION DE DATOS KPI
Cuando se obtengan los datos arrojados por los indicadores hay que interpretar lo que estos
quieren decir ya sea que se analice el resultado obtenido en el proceso de ejecución o su
tendencia y con base en esto este tener suficiente información para tomar decisiones o
implementar nuevas estrategias. Para interpretar resultados obtenidos en l medición de prcoesos
hay que utilizar los siguientes valores:
1. Capacidad: Sirve como valor de referencia ya que se refiere al resultado u objetivo que
pretende alcanzar la empresa siempre y cuando utilice de forma adecuada los recursos
destinados a lograrlo. Se asigna verificando los resultados de los períodos pasados para
decidir cuanto se quiere cumplir en el siguiente. El valor de capacidad se ubica entre dos
valores, actualidad (45,000) que representa el resultado real obtenido con relación a los
recursos utilizados. Potencialidad (60,000) es el valor que la empresa supone que tendría
el indicador si se aprovecharan todos los recursos al 100%.
potencialidad ( 60,000 )−actualidad ( 45,000)
Para obtenerlo: x 100 = 25%
potencialidad (60,000)
Con este valor obtenido se podrá interpretar porcentualmente cuanto le faltó al indicador para
lacanzar el mejor resultado utilizando los recursos al 100%. Para identifcar la latencia (la diferencia
entre el índice de actualidad y el de capacidad) se resta el valor de actualidad al de capacidad:
capacidad ( 50,000 ) −actualidad (45,000)
x 100=10 %
capacidad(50,000)
De esta manera se podrá interpretar porcentualmente cuanto faltó para cumplir con los objetivos
del proceso. Con la información anterior se podrá interpretar la tendencia del indicador, esta se
refiere a la inclinación que tenga a lo largo del tiempo. Si tiende a la maximización se esperarán ver
ingresos productividad, entre otros.
Si tiende a la minimización representa un buen resultado cuando se trate de reclamos, mermas,
entre otros. De lo contrario indica falla en la operación del proceso.
Por su parte la tendencia estable indica que el valor fue constante o tuvo muy pequeñs
variaciones, se espera en valores como inventarios ya que si estos aumentan significa una inversión
improductiva y si disminuyen significa que hay costos de oportunidad.
Para observqar la tendencia se recolecta los resultados a determinados lapsos.
En un papel o programa digital graficar colocando una línea horizontal que indique el tiempo y otra
vertical que indique el alcance porcentual de cada uno de los resultados.
Relacionar el comportamiento de cada variable para observar la tendencia. Una tendencia estable
no significa ausencia de variablildad sino que los cambios son predecibles y se encuentran dentro
del rango del inidicador. Registrar aspectos que influyeron en las tendencias de las variables de
observación, estos pueden ser poca dispònibilidad de los recursos , inasistencias de los empleados,
implementación de nuevas estrategias de promoción, fecha especial, aumento de precios, entre
otros. Una vez identificados se podrán decidir las acciones a implementar paara dirigir las
actividades de la empresa en el rumbo correcto.
Analiza los resultados obtenidos y calcula valores de referencia para realizar la interpretación de
los datos de los KPI.
FACTIBILIDAD DE LOS PROCESOS EMPRESARIALES
Para que una empresa conozca si cuenta con los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos
y metas, debe evaluar la factibilidad de sus tres principales procesos:
- Productivo
- Mercado
- Tecnológico (Web)
La evluación de factibilidad te permite:
- Identificar los valores de éxito y las ñáreas de oportunidad.
- Encontrar fallas que indiquen la necesidad de ajustar los procesos establecidos o de
reestructurarlos con base en sus objetivos
- Optimizar la distribución del presupuesto empresarial
1. EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD EN PROCESO PRODUCTIVO: Aplica KPIs que midan la
eficiencia de tus gastos de nómna, materisa primas, equipos y producción para determinar
el nivel de rendimiento y saber si cuentas con el presupuesto suficiente.
Da seguimiento a tu producción verificando los cambios de variables com oprecios
de productos y costos de producción en el tiempo para comparar los resultados y
determinar que factores del proceso productivoa debees mantener o corregir.
2. EVALUACION DE FACTIBILIDAD EN EL MERCADO EMPRESARIAL: Aplica KPIs que midan tu
porcentaje de cobertura en el mercado con relación a tus competidores, la aceptación de
tu producto y las t5endencias del mercado para planificar una estrategia de promoción y
distribución de tus productos.
Controla los registros de información, producción y de comercialización para
optimizar recursos en inversión.
3. EVALUACION DE FACTIBILIDAD EN PROCESOS TECNOLOGICOS (WEB): Utiliza web
scraping, esto es, extraer información de internet que complemente a la generada en la
empresa para comparar tu nivel de competencia e identificar necesidades internas y
externas. Con esto, determinará la factibilidad de implementar nuevos procesos de
marketing o de producción.