Unidades
Tecnológicas
de Santander
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nivel: Asistencial
Clase de empleo: Carrera Administrativa
Denominación del Empleo: Secretario
Código: 440
Grado: 02
No. de empleos: Nueve (9)
Dependencia: Donde se Ubique el Empleo
Empleo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la su ervisión directa
II ÁREA FUNCIONAL
DONDE SE UBIQUE EL EMPLEO - UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar labores de asistencia administrativa y complementaria con calidad, que contribuyan al
desarrollo y cumplimiento de los planes y programas para el logro de los objetivos de la institución.
IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar tareas de apoyo, en transcripción en los medios electromagnéticos, informáticos,
cartas, documentos, informes, correspondencia y otros textos que le asigne su jefe inmediato,
de acuerdo con las normas establecidas por la Institución.
2. Mantener actualizado y organizado el archivo de los documentos de la oficina, de acuerdo con
las normas vigentes.
3. Responder por el suministro adecuado de los útiles y papelería que requiera su oficina.
4. Llevar agenda de los compromisos oficiales y mantener informado a su superior inmediato,
sobre las diferentes actividades programadas, tales como reuniones, citas, asuntos pendientes,
entre otros.
5. Participar y apoyar la coordinación y organización de las actividades de protocolo, seminarios,
congresos y eventos en los cuales interviene su oficina.
6. Realizar control al préstamo de la documentación, equipo y materiales que pertenecen a su
oficina.
7. Atender en forma cortés y adecuada la comunicación por teléfono.
8. Prestar la colaboración correspondiente con otras oficinas en aquellas actividades que requieran
trabajo de apoyo en procesos institucionales.
9. Aplicar las últimas técnicas de correspondencia y archivo.
[Link] y acatar prioritariamente las tareas que le asigne el inmediato superior, relacionadas
con las funciones del cargo
[Link] y llevar los registros de control de la correspondencia recibida, despachada de acuerdo
con las normas establecidas en su oficina.
[Link] la debida reserva de asuntos confidenciales tratados en la oficina.
[Link] y orientar al público en general, suministrándole la información necesaria en forma
cortés y oportuna.
[Link] el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las
necesidades reales de los mismos, así como preparar y solicitar oportunamente los
requerimientos correspondientes.
[Link] por la buena organización, orden y presentación de su lugar de trabajo.
[Link] las tareas asignadas en los diferentes sistemas de información instalados en su oficina.
[Link] informes periódicos de las tareas realizadas e informar al inmediato superior cualquier
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Un buen presente , un mejor futuro
situación relacionada con el cumplimiento de las funciones del cargo.
[Link] con las normas y recomendaciones establecidas en el Sistema Integrado de Gestión
SIG, Sistema de Gestión de Calidad y de los reglamentos internos.
[Link] y actualizar los archivos de gestión del área de conformidad con los procedimientos
establecidos para la gestión documental y según las normas del Archivo General de la Nación.
20. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del empleo y las fijadas
por la constitución, la ley, estatutos y reglamentos.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Políticas y Lineamientos institucionales.
2. Estructura administrativa y funcional de la institución.
3. Conocimientos de servicio al cliente.
4. Conocimientos de normas de archivo.
5. Conocimientos en sistemas. Conocimiento Básico en Sistemas Operativos
6. Windows y Office (Word, Excel, PowerPoint). Herramientas básicas de informática
7. Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERÁRQUICO
• Aprendizaje Continuo
• Orientación a Resultados • Manejo de Información
• Orientación al usuario y al ciudadano • Relaciones Interpersonales
• Compromiso con la Organización • Colaboración
• Trabajo en Equipo
• Adaptación al Cambio
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
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Diploma de Bachiller en cualquier modalidad. Seis (06) meses de experiencia Laboral.
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