Datos y

cálculos

Recursos
Informáticos

1
 Edición de celdas
Una planilla de cálculo es una aplicación que forma parte del paquete
En el desarrollo de
esta materia, se
Microsoft Office. Esta nos permite ingresar y almacenar datos de diferentes
trabajará sobre las tipos y formatos, organizarlos al confeccionar planillas, realizar cálculos con
capacidades de diferentes grados de complejidad, reflejar en gráficos los datos procesados,
procesamiento que generar listados, consultar y ordenar gran cantidad de información según
brinda el software de distintos criterios, entre otras actividades que dicha herramienta ofrece al
aplicación Microsoft
Office. Este es una
usuario.
suite ofimática de tipo
administrativo, la La hoja que ofrece la aplicación (en donde se va a trabajar) es bastante
misma reúne particular: muestra una cuadrícula, ya que el área de trabajo se organiza en
aplicaciones que se numerosas filas y columnas, cada intersección de una fila con una columna
utilizan en la oficina. es lo que se conoce como celda.
En esta unidad, se va a
estudiar la planilla de En forma establecida de antemano, las filas se identifican con un número y
cálculo Microsoft
las columnas se encuentran etiquetadas con una letra que van de la a a la z.
Excel. Se trabajará
sobre los conceptos Al llegar a esta última letra, comienza a combinarlas, por ejemplo: aa, ab,
básicos de cada una vez que llega a az, comienza a colocar ba y así continúa sucesivamente
aplicación, lo que hasta llegar en la última versión a xfd.
escapa puntualmente
de la versión específica Cabe destacar que, en las últimas versiones, cada hoja consta de 1.048.576
y el nombre de la
filas por 16.384 columnas.
aplicación de la que se
disponga.

Figura 1: Ventana de Excel

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Al abrir una nueva hoja, por defecto, se denomina Libro1. La ubicación de la

celda en donde se posiciona se puede observar en el extremo izquierdo de
la barra de edición o de fórmulas. En esta versión, solo muestra una hoja, lo

2
que da la posibilidad al usuario de insertar las que necesite, renombrar,
eliminar, ocultar, proteger, colorear la etiqueta, entre otras opciones.

Las operaciones que permite realizar la aplicación se realizan generalmente

a través de cálculos entre las celdas, a las que se pueden ser referenciar a
través de la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo: B2). Esto
es lo que se denomina referencia relativa.

Cada celda tiene una dirección única. Es necesario introducir en las fórmulas
las direcciones de las celdas en donde se encuentran los valores sobre los
que se quiere calcular para indicar a Excel lo que se quiere obtener, por
ejemplo: =B2+C2. De lo contrario, si en la fórmula se utilizan directamente
los valores numéricos absolutos, por ejemplo, =1225+1550, si estos últimos
son modificados, los resultados no se actualizarán. Para que esto suceda, se
debe hacer referencia a las celdas en las fórmulas.

La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto,

editar una fórmula o función, insertar una imagen, un gráfico, una forma, un
SmartArt, entre otros objetos.

En una planilla de Excel, básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de

datos:

Numéricos (en todos los formatos permitidos).

Alfanuméricos: números y letras (se utilizan en los rótulos
de filas y columnas, títulos, entre otros).
Fórmulas: son expresiones que se utilizan para realizar
cálculos. Es el usuario quien las crea.
Funciones: fórmulas que han sido programadas previamente
al momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en esta. El
usuario solo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios para que
el Excel pueda calcular el resultado.

En el manejo de la planilla, en reiteradas oportunidades se hace referencia

a un conjunto de celdas, ya sea al momento de calcular una función,
seleccionar los datos para realizar un gráfico, ordenar, entre otros, y surge
la necesidad de trabajar con rangos. Al conjunto de celdas consecutivas se
lo denomina rango y se escribe indicando las celdas extremos, es decir, la
primera y la última celda separadas por dos puntos (los que significan desde-
hasta, por ejemplo: “=SUMA(B4:B10)”, en el caso que se desee sumar los
valores que se encuentran desde la celda B4 hasta B10, inclusive ambas).

Hay tres tipos de rangos:

 Rango columna: es aquel que se conforma de la misma columna y

distinta fila, por ejemplo: A6:A19.

3
 Rango fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por
ejemplo: d3:f3.
 Rango matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28.
Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.

Creación de fórmulas
Las fórmulas son creadas por el usuario. Mediante estas expresiones, se le
indica a la aplicación los cálculos o el procesamiento de valores que se desea
realizar. El resultado que arroja se mostrará en la celda en donde se ingresó
la fórmula.

Mayormente, en las fórmulas se calcula sobre valores que se encuentran en

una o más celdas dentro de la misma hoja o en diferentes hojas del mismo
libro. A esto último se lo denomina vincular hojas. Por ejemplo: si se quiere
en la hoja 1 hacer referencia al valor que se encuentra en la celda B20 de la
hoja 2, se debe colocar primero el nombre de la hoja seguido del nombre de
la celda: =Hoja2!B20.

También pueden utilizarse valores que pertenecen a diferentes libros. Para

esto, debe hacerse referencia a valores ubicados en diferentes archivos. En
este caso, siguiendo con el mismo ejemplo, es decir, utilizar el porcentaje
que se encuentra en la celda B20 de la Hoja2 del archivo [Link], se
debe colocar lo siguiente: =[[Link]]Hoja2!$B$20.

Se coloca desde lo general (nombre de archivo) a lo particular o específico

(nombre de la celda).

¿Cómo se conforman las fórmulas?

Las mismas integran:

 Operadores de cálculo: los operadores especifican el tipo de operación o

procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos: +, -, *, /, ^
y %.

4
Operadores de cálculo

Figura 2: Operadores

Fuente: Ramírez, s. f., [Link]

 Referencias a las celdas. Anteriormente se comentó que no es

conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque, si
estos se modifican, los resultados en donde intervienen no se actualizan
automáticamente.
 Y, en algunos casos, por funciones.

Para introducir una fórmula en una celda, se debe colocar como primer
caracter el signo igual (el signo igual [=] le indica a Excel que los caracteres
que le siguen constituyen una fórmula) o también pueden ser los signos + o
-. Si directamente se escribe la fórmula y se omite el signo, el Excel considera
que se ha ingresado un dato de tipo alfanumérico. Por lo tanto, lo muestra
en forma literal como una cadena de caracteres, es decir, no realiza el
cálculo.

Cálculo de porcentajes

Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es

colocarlo en una celda con formato porcentual. Posteriormente, en la
fórmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y
la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener
este.

Ejemplo:

5
Figura 3: Fórmula de cálculo del porcentaje

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 4: Resultado del porcentaje

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Referencias relativas y absolutas

 Referencias relativas. Al utilizar la referencia a celda en las fórmulas, si

esta se traslada de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se
modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda
destino. Por defecto, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan
referencias relativas.

Ejemplo práctico: en este ejemplo, cada empleado cobra un premio distinto

y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno.

Figura 5: Fórmulas realizadas utilizando referencia relativa

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

6
 Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada).
Una referencia absoluta de celda en una fórmula siempre hace referencia
a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada
dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), la
referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma
predeterminada, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan referencias
relativas y, para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el
signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por
ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otras celdas, la

referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que
contiene una referencia absoluta a la celda A1 se copia de la celda B2 a la
celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

Ejemplo práctico: en este ejemplo, el premio ya se ha cargado en una celda

y es para todos los empleados el mismo valor.

Figura 6: Fórmula realizada utilizando referencia absoluta

Fuente: elaboración propia con base en el software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).

Figura 7: Hoja en la que se muestran los resultados

Fuente: elaboración propia con base en el software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).

7
Referencias
Ramírez, I. J. (s. f.). Fórmulas en Microsoft Excel. Recuperado de
[Link]

Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el

12 de julio de 2017.

8
 Funciones

Recursos
Informáticos

1
Creación y edición de funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel. Estas han sido
programadas e incorporadas en la aplicación, y ejecutan cálculos al utilizar los
valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado para
producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas.

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:

=Función( )
En donde:

 =: la celda contendrá una fórmula a través de una función.

 Función: expresión genérica de cualquier función de Excel.
 ( ): entre ellos, se coloca el argumento.

Cabe aclarar que, si en el argumento de cualquier función se observan dos puntos

(:), este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5) suma todos los números
comprendidos entre A1 y B5. Se puede decir que los dos puntos significan: desde-
hasta.

Si, dentro del argumento, las celdas están separadas por punto y coma (;), la
función se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es
decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5)
realiza la suma de las celdas A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5.

Estructura de las funciones incluidas en Excel

=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;…;argumento n)

 Nombre de función. Título o nombre que identifica a cada función

incorporada en el Excel. Está compuesto por una cadena de caracteres
alfabéticos, por ejemplo, la función CONTARA. En algunos casos, el nombre
incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo
conforman, como, por ejemplo, la función [Link].
 Argumentos. Los argumentos son una lista de valores separados por punto y
coma (;). Estos pueden ser números, referencias de celda (referencia relativa),
texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, rangos o
valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes
(referencias absolutas), fórmulas u otras funciones. Dependiendo de la
función es la cantidad de argumentos que deberán ingresarse. Cada uno de
estos argumentos debe ser del tipo de dato que sea requerido en la función
como así también válido para esta. A algunas funciones no se les debe colocar

2
 argumentos, por ejemplo, la función HOY( ). Se debe destacar que, aunque no
tenga argumentos en forma obligatoria, se debe colocar tanto el paréntesis de
apertura como el de cierre.

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis
de cierre.

Existen diferentes formas de insertar una función dentro de una celda.

Si lo que se desea es abrir la lista de funciones disponibles, se selecciona una celda

y se presiona el botón para insertar una función . Este puede visualizarse en la
barra de fórmulas . Si esta se encuentra activa, otra alternativa es abrir
la solapa o ficha Fórmula y a continuación se selecciona la opción Insertar Función.

Figura 1: Ficha fórmulas. Comando Insertar Función

Fuente elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Al ejecutarse el comando Insertar función, se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Figura 2: Insertar función

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

3
Se debe seleccionar la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la
función que se necesite.
En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, se pueden visualizar las
categorías de estas representadas con íconos que hacen referencia a cada una. En
cada uno de ellos, se puede desplegar una lista en donde se puede seleccionar la
función que se está necesitando emplear.
En el siguiente ejemplo, para calcular el total a abonar, se puede utilizar una
fórmula o una función:

Figura 3: Insertar función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Figura 4: Creación de la función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

4
Al insertar una función, la ventana de esta mostrará el nombre de la función, cada
uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento y el
resultado actual de la función.

Figura 5: Ventana de la función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Explicación y sintaxis de las funciones que se van a utilizar

en la materia

 SUMA: suma todos los números de un rango.

Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se sumarán o

acumularán los valores de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas
vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
números causarán errores.

Ejemplos:
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
=SUMA(A2:C2) es igual a 50

 PROMEDIO: devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2; ...)

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Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que
contengan números.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas

vacías, esos valores se pasan por alto. Sin embargo, se incluyen las celdas cuyo
valor sea 0.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:
=PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11.

 MIN: devuelve el valor menor de un conjunto de valores.

Sintaxis
MIN(número1;número2; ...)

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error
o texto que no se puede traducir a números causan errores.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:
=MIN(A1:A5) es igual a 2.
=MIN(A1:A5;0) es igual a 0.

 MAX: devuelve el valor mayor de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores
de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

=MAX(A1:A5) es igual a 27.

=MAX(A1:A5;30) es igual a 30.

 CONTARA: cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que
hay en la lista de argumentos.

6
Sintaxis

CONTARA(valor1;valor2;...)

Valor1; valor2;... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que se

desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, lo que
incluye texto vacío (""), pero excluye celdas vacías. Si un argumento es una matriz
o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz
o en la referencia.

En el ejemplo siguiente:

Figura 6: Función CONTARA

=CONTARA(A1:A7) es igual a 6
=CONTARA(A4:A7) es igual a 4

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

 CONTAR: cuenta el número de celdas que contienen solamente números y los

números en la lista de argumentos.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia
a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.

En el ejemplo siguiente:

7
Figura 7: Función CONTAR

=CONTAR(A1:A7) es igual a 3
=CONTAR(A4:A7) es igual a 2

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Calcular un valor basado en una condición

En algunas oportunidades, en Excel se necesita calcular un valor según si se cumple
o no una condición o criterio, es decir, dependiendo del resultado de la validación
de dicho criterio, condición o prueba lógica es la operación que se va a ejecutar.
Para esto, se deben utilizar las funciones condicionales. En esta materia, se va a
trabajar con las siguientes:

 [Link]: cuenta las celdas dentro del rango que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado. En este ejemplo, la función de hoja de
cálculo [Link] cuenta el número de pedidos hechos por cada vendedor.

Figura 8: Función [Link]

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función [Link] tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el

valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).

Sintaxis

=[Link](rango;criterio)

=[Link](A2:A4;”JUÁREZ”)

8
La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda “JUÁREZ” (el
argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A4, el argumento rango).

 [Link]: busca un valor dentro de un rango y después suma todos los

valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la función de hoja
de cálculo [Link] calcula la cantidad total facturada por cada vendedor.

Figura 9: Función [Link]

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo [Link] tiene tres argumentos: el rango que debe
comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango
que contiene los valores que deben sumarse.

=[Link](rango;criterio;rango_suma)

Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:

=[Link](A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)

La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la lista

Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las cantidades
correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el argumento rango_suma).

 [Link]: busca un valor dentro de un rango y después promedia todos

los valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la función de
hoja de cálculo [Link] calcula el promedio facturado por cada
vendedor.

9
Figura 10: Función [Link]

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo [Link] tiene tres argumentos: el rango que

debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el
rango que contiene los valores que deben promediarse.
=[Link](rango;criterio;rango_promedio)

Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:

=[Link](A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)

La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la lista

Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después promedia las cantidades
correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el argumento
rango_promedio).

Función de hoja de cálculo SI

 SI: la función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) una condición que ha

de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un
valor y si, por el contrario, es falsa devuelve otro valor.

Imagina que la organización determina las bonificaciones por venta en una escala
variable que otorga un 10 o un 15 % según la cantidad facturada. Para determinar
cuál de los dos valores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera
o falsa, utiliza la función de hoja de cálculo SI.

10
Figura 11: Función SI

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10 o del 15 % según

la cantidad facturada.
Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor
que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la
condición es falsa.
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Para la facturación de 1200 de “JUÁREZ”, la función de la celda C2 tiene esta

forma:
=SI(B2<2000;10%;15%)

Si la cantidad facturada es inferior a $2000 (el argumento prueba_lógica), la

bonificación será del 10 % (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad
facturada son $2000 o más, la bonificación será del 15 % (el argumento valor
_si_falso).

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica si el valor de
la celda A10 es igual a 100. Entonces, la expresión se evalúa como VERDADERO.
De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.

11
Referencias
Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el 12 de
julio de 2017.

12
 Gráficos

Recursos
Informáticos

1
Creación de gráficos
Cuando se trabaja en una planilla de cálculo, resulta muy útil reflejar los datos
en un gráfico. De esta forma, se pueden apreciar de forma más intuitiva, rápida
y comprensible los datos numéricos. Al representar en un gráfico la
información, esta se puede interpretar más fácilmente.

Al crear un gráfico en Excel, se puede insertar como un objeto dentro de la hoja

en la cual se está trabajando o en una hoja nueva de gráfico.

Al momento de crear un gráfico, se deberán seleccionar los datos primero para

luego elegir el tipo de gráfico. Es muy importante elegir el tipo de gráfico
adecuado para mostrar la información, ya que cada tipo de gráfico visualizará
la información de una manera diferente, así que utilizar el gráfico adecuado a
la situación ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

Como se dijo anteriormente, es recomendable seleccionar los rangos de datos

y luego dirigirse a la solapa Insertar, grupo Gráficos. Al momento de realizar la
selección, también deben incluirse los rótulos de las columnas.

Figura 1: Insertar gráficos

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Dentro de este panel se puede seleccionar, el tipo y, dentro de este, elegir el

subtipo.

Por ejemplo, en el tipo columnas se observan columnas en dos y en tres

dimensiones, cada uno con su variante.

2
Figura 2: Subtipos de gráficos del tipo columna

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Figura 3: Nombre de los subtipos de columna en dos dimensiones

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Una vez seleccionado el tipo y subtipo el gráfico, este se genera

automáticamente y aparece dentro de un marco sobre la planilla en la cual se
está trabajando. Se debe mover y ubicarlo en el lugar correspondiente dentro
de esta hoja o, como se dijo anteriormente, en el comando Mover gráfico,
dentro de la Barra de herramientas de gráfico, se puede optar por dejarlo como
un objeto o llevarlo a una hoja de gráfico.
Al estar el gráfico seleccionado en el borde superior de la pantalla, se puede
observar la Barra de Herramientas de Gráfico con sus dos pestañas
correspondientes: Diseño y Formato.

Figura 4: Solapas de Barra de herramientas de gráficos

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

3
Figura 5: Opciones en la pestaña Diseño

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La opción Cambiar entre filas y columnas, permite invertir el gráfico, es decir,

en el siguiente ejemplo, agrupar por mes o sucursal.

Figura 6: Planilla de datos

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Figura 7: Gráfico agrupado por mes

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Figura 8: Gráfico agrupado por sucursal

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

4
Tipos de gráficos

Gráficos de columna

Un gráfico de columnas muestra los valores y las series como conjuntos de

columnas agrupadas por categoría. Los valores se representan por el alto de las
columnas con relación al eje de coordenadas cartesianas denominado Y. Las
etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de columnas
suelen utilizarse para comparar valores de categorías.

Este tipo de gráfico hace hincapié en cómo varían los datos a través del tiempo.

Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje

vertical. Este tipo se asemeja al de barras, pero se diferencia en que en los
gráficos de barra las categorías se visualizan en el eje vertical.

Gráficos de línea

Los gráficos de líneas muestran una serie de datos cargados en una planilla
como un conjunto de puntos que se conectan mediante una línea. Los valores
se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Los rótulos de las
categorías se presentan en el eje de coordenadas X. Los gráficos de líneas
suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

Existen dos tipos de gráficos de líneas: de líneas y de líneas suavizadas.

Un gráfico de línea muestra la variante de los datos en un periodo de tiempo.

Este gráfico se compara con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen
un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades,
como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares

Los gráficos circulares muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes en relación con un total (círculo). Las categorías se representan
mediante sectores individuales. El tamaño del sector viene determinado por el
valor. Los gráficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.

Existen dos tipos de gráficos circulares: circulares y circulares seccionados.

También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos
gráficos pueden contener una sola serie de datos, ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

5
Gráficos de barras

Los gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barras

horizontales agrupados por categoría. Los valores se representan por la
longitud de las barras con relación al eje X. Las etiquetas de las categorías se
presentan en el eje Y. Los gráficos de barras suelen utilizarse para comparar
valores de categorías.

Existen tres tipos de gráficos de barras: de barras, de barras apiladas y de barras

100 % apiladas.

Un gráfico de barra hace hincapié en la comparación entre series de datos en

un periodo de tiempo específico

Gráficos de áreas

Los gráficos de áreas muestran las series de datos como un conjunto de puntos
conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los
valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las
etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas suelen
utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

Existen tres tipos de gráficos de áreas: de áreas, de áreas apiladas y de áreas

100 % apiladas.

Gráficos XY (dispersión)

Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de puntos.

Estos valores se representan por la posición de los puntos dentro del espacio
del gráfico. Las categorías, por su parte, por diferentes puntos del gráfico. Los
gráficos de dispersión suelen utilizarse para comparar valores distintos de las
categorías.

Hay tres tipos de gráficos de dispersión: XY de dispersión, de dispersión con

puntos de datos conectados por líneas y de dispersión con puntos de datos
conectados por líneas suavizadas.

Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes
puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes
en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos
anteriores.

6
Gráficos de burbujas

Los gráficos de burbujas muestran las series como un conjunto de símbolos. Los
valores se representan por la posición del punto en el espacio del gráfico y el
tamaño del símbolo. Las categorías, por su parte, por diferentes símbolos en el
gráfico. Solo existe un tipo de gráfico de burbujas.

Gráficos de anillos

Los gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores
individuales. Los gráficos de anillos suelen utilizarse para mostrar porcentajes.
Son idénticos en cuanto a funciones a los gráficos circulares.

Existen dos tipos de gráficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados

7
Referencias
Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el 12
de julio de 2017.

8
 Edición de
datos

Recursos
Informáticos

1
Ficha Datos
La ficha Datos de la cinta de Opciones reúne a un conjunto de comandos que
permiten realizar diferentes operaciones sobre las listas de datos, como, por
ejemplo, analizar, administrar e interpretar los mismos. Recuerda que las listas
de datos son los bloques de datos conformados por un conjunto de filas y
columnas. En la fila superior, se visualizan los rótulos de las categorías que son
los nombres de campos que describen lo que contiene cada columna y en las
filas siguientes los datos que se desean almacenar en dicho archivo. Cada fila
es un registro dentro de la lista y cada columna un campo.

Figura 1: Cinta de Opciones de la ficha Datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

En esta lectura, se va a considerar a la expresión edición de datos como aquella

que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado y cálculo de subtotal
sobre una lista de datos estructurada dentro de una planilla de cálculo.

Ordenamiento por columnas y niveles

Cuando se está trabajando sobre un listado compuesto por muchos registros,
es muy útil ordenarlos según el contenido de una o más columnas. Esto se
puede realizar al definir criterios de ordenamiento.

Para poder ordenar, se debe, en primer lugar, seleccionar toda la lista de datos
o simplemente ubicarse en alguna celda que forma parte de aquella. En este
último caso, es la misma aplicación la que va a realizar la selección y la
extenderá a todas las celdas contiguas que contengan datos en su interior a la
celda que se encuentra activa. Ahí radica la necesidad de no dejar filas ni
columnas vacías en medio de las listas de datos.

Una vez seleccionada la lista, se debe ejecutar el comando Ordenar.

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Figura 2: Comando Ordenar, cinta de Opciones de la ficha Datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 3: Ejemplo de lista de datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Al pulsar el botón Ordenar, aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde se

pueden seleccionar los campos que se quieren ordenar.

Figura 4: Cuadro de diálogo Ordenar

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

En la lista desplegable que muestra Ordenar por, se debe seleccionar la

columna que se va a utilizar como criterio para el ordenamiento de los registros
que componen la lista de datos.

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Si la fila superior de la lista de los datos muestra los rótulos de las columnas, la
aplicación los mostrará. De lo contrario, en la lista se visualizarán los nombres
de columnas identificadas con letras, por ejemplo: columna A, columna B.

En Ordenar según, se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación. Se puede

elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo o
su ícono.

El criterio de ordenación que se puede elegir puede ser ascendente (A a Z) o

descendente (Z a A). O bien, si se trata de un criterio personalizado como:
enero, febrero, marzo, etcétera.

Si se desea, se puede agregar nivel para elegir un segundo criterio de

ordenamiento, como se muestra en la imagen. De esta forma, se puede
ordenar, por ejemplo, por sector y, en caso de que dos o más empleados
trabajen en el mismo sector, el orden entre ellos es según el sueldo y, si ocurre
que existen empleados del mismo sector y que cobran el mismo sueldo, solo en
estos casos el orden es según el tercer nivel seleccionado (nombre y apellido).

Figura 5: Lista de datos ordenada

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Solo si algún dato perteneciente a la columna que se eligió como primer criterio
para ordenar se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo criterio y, solo si se
repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio elegido, el Excel
considerará el tercer criterio de ordenación.

Utilización de filtros

El comando Filtro es una forma rápida y fácil de visualizar un subconjunto de

registros que forman parte de la lista de datos dependiendo de si cumplen o no

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con diferentes criterios. Un listado que ha sido filtrado muestra solo las filas
que cumplen el criterio que se haya especificado para una columna. Esta
herramienta oculta temporalmente las filas que no se desea visualizar.

Para activar la herramienta Filtro, se debe tener activa alguna celda que
componga el listado, es decir, hay que posicionarse en alguna de ellas. De esta
forma, el Excel muestra al lado del nombre de cada columna una flecha que
permite desplegar una lista.

Por ejemplo, si de acuerdo con este listado de empleados se desea visualizar

solo a aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:

Figura 6: Cómo se activa un filtro

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 7: Cómo muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el filtro

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se activa un

filtro en otra columna, el Excel solo tiene en cuenta estos tres registros.

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Cálculo de subtotal

La función Subtotales en Excel permite tener de forma sencilla y rápida filas en

donde se visualicen los totales de la información que forma parte de la lista de
datos.

En la siguiente ventana, se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para explicar

la herramienta. Lo primero que se debe realizar es ordenar la lista por el campo
que se desea cada corte de subtotal. Para resolver las dos actividades, se debe
ordenar por carrera.

Figura 8: Subtotales que se calcularán

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Al igual que para ordenar, se debe seleccionar toda la lista de datos o

posicionarse en alguna celda del listado. Luego, dentro de la pestaña Datos, se
debe ejecutar el comando Subtotal y aparecerá un cuadro de diálogo como el
siguiente:

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Figura 9: Ventana Subtotales para calcular la actividad 1

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Como resultado, se observa que en la hoja de cálculo aparecen tres cuadritos

numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja. Esto es porque se ha agrupado
la información del archivo en tres niveles: uno (la número 1), que incluye todos
los datos de nuestra hoja, la número 2 es por carrera y, por último, la número
3, que nos muestra todos los datos que se tienen.

Figura 10: Resultado de la actividad 1

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

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Figura 11: Ventana Subtotales para calcular la actividad 2

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 12: Resultado de la actividad 2

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

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Referencias
Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el 12
de julio de 2017.