Edición de
texto
Recursos
Informáticos
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Edición de texto
A lo largo del desarrollo de esta materia, trabajaremos con las capacidades
de procesamiento que nos brinda el software de aplicación Microsoft
Office, que es una suite informática de tipo administrativo, compuesta por
varias herramientas: procesador de texto, planilla de cálculo, aplicación
para crear presentaciones gráficas, entre otras.
En esta unidad, vamos a estudiar el procesador de texto Microsoft Word.
Aclaramos que se trabajará sobre los conceptos básicos de cada aplicación,
cuestión esta que escapa puntualmente de la versión específica y el
nombre de la aplicación de la que dispongamos.
Es importante destacar que la real potencia del producto se encuentra en
el tratamiento de los datos para la resolución de distintos problemas que
se presentan en las actividades personales y laborales.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de “editar texto”?
Al abrir un procesador de texto, nos encontramos con una hoja en blanco
en donde podemos ingresar, tipeando las teclas, el texto que necesitamos
procesar. En ese proceso de edición, podemos modificar, transformar y dar
formato al grupo de caracteres ingresado, como así también recuperarlo
en un futuro y volver a modificarlo, imprimirlo o, simplemente, borrarlo.
Los procesadores de texto pertenecen a la categoría Software de
Aplicación y se pueden definir como una herramienta informática que
tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su edición y
manipulación (tipos de letra, inserciones, márgenes, etc.), además de
otras funciones como: tratamientos gráficos, gestión de archivos,
definición de características de impresión, diccionarios ortográficos y de
sinónimos para la corrección de textos, entre otras utilidades.
Los procesadores de texto procesan la información de forma similar, es por
esto que tienen la mayoría de las herramientas y comandos en común,
brindando las mismas prestaciones al usuario.
En las siguientes páginas, se desarrollan los comandos y herramientas que
son aplicables a cualquier procesador de texto (por ejemplo, Word y Open
Office).
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Componentes de la interfaz de Word
Es importante aclarar que desde su aparición (en la década del 90, los
primeros editores llegan a nuestro país) esta aplicación ha ido
evolucionando, pasando de un entorno en donde se ejecutaban comandos
en inglés a mostrar una colección de menús y barras de herramientas. En la
actualidad, se trabaja a través de una interfaz gráfica que contiene una
cinta de opciones con herramientas en forma de íconos.
En las últimas versiones de Microsoft Office, precisamente desde la versión
2007, hubo un cambio en la interfaz: la aplicación presenta un conjunto de
solapas con su correspondiente cinta de opciones, también conocida como
cinta en la interfaz de usuario (UI).
Figura 1: Cinta de operaciones
Fuente: Microsoft, 2017b, [Link]
Las fichas o solapas están diseñadas para estar orientadas a las tareas.
Los grupos de cada ficha dividen las tareas en subtareas.
Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o
muestran un menú de comandos.
Al abrir el procesador de texto Word, podemos observar la siguiente
interfaz de trabajo:
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Figura 2: Interfaz de trabajo
Fuente: imagen de elaboración propia propia a base de captura de pantalla del software Microsoft
Office Word (Microsoft, 2017a).
Referencias:
1) Barra de herramientas de acceso rápido.
2) Barra de título.
3) Cinta de opciones organizadas en pestañas.
4) Barras de desplazamiento.
5) Zoom.
6) Vistas de documento.
7) Barra de estado.
8) Ficha Archivo.
9) Área de edición.
Fuentes
La parte más importante de la pantalla de Word es el área de edición,
porque es allí en donde aparece el documento que se desea editar y los
caracteres que se van ingresando mediante el teclado. Si el documento no
se puede ver en su totalidad en la pantalla, se pueden utilizar las barras de
desplazamiento para recorrer la página hacia abajo o reducir la visión en
porcentaje empleando el zoom.
Word ofrece varios modos para ver su documento, pero, generalmente, se
trabaja con la vista de Diseño de Impresión.
Para dar formato al texto, es decir, aplicar un tipo de letra, un tamaño, un
color, un estilo, o si queremos que el texto aparezca subrayado, debemos
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seleccionarlo previamente y luego dirigirnos al grupo Fuente para elegir el
acceso directo a la herramienta que deseamos aplicar o bien abrir la
ventana Fuente.
Figura 3: Ventana Fuente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Figura 4: Fuente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Párrafo
El grupo Párrafo nos permite cambiar las características de formato de un
párrafo: alineación, interlineado, espaciado, sangrías. Basta con
seleccionarlo o posicionarnos en él para modificar las características que se
deseen.
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Figura 5: Elementos de Párrafo
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Figura 6: Configuración de Párrafo
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Estilos
Existe una manera de aplicar de forma rápida y sencilla un conjunto de
características referidas al formato del texto del documento (formato de
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fuentes, párrafo), ejecutando un solo comando; esto se puede realizar
mediante la utilización de Estilos.
Un estilo es un modelo que reúne las características de formato, como por
ejemplo: tipografía, tamaño, color, estilo, alineación de párrafo y
espaciado. También pueden incluírse: bordes y sombreado.
Al aplicar un estilo, en un único paso se pueden realizar todos los cambios,
lo que de otra forma nos hubiera llevado la ejecución de varios pasos.
Tabla 1: Estilos
Estilos
De carácter De párrafo
Solo contienen características Un estilo de párrafo incluye
de formato que se pueden todo lo que contiene un
aplicar al acceder a la estilo de carácter,
ventana Fuente. agregando también todos
los aspectos de la
apariencia de un párrafo.
Fuente: elaboración propia.
Guardar documentos
Cuando se trabaja con cualquier aplicación, se debe guardar el archivo
antes de salir del programa para evitar perder el trabajo realizado.
Recordemos que esta información se encuentra en la memoria RAM y,
como seguramente sabrás, dicha memoria es volátil.
Al realizar esta operación, el documento se almacena como un archivo en
el medio de almacenamiento elegido: disco duro, pen drive o la misma
nube. En este procedimiento se debe seleccionar:
1) dónde deseamos guardar;
2) con qué nombre;
3) con qué extensión (de acuerdo con el tipo que seleccionemos en la
ventana Guardar, la aplicación le coloca una extensión determinada, lo
que le permitirá al sistema operativo saber con qué aplicación se ha
creado y, de esta forma, abrir el archivo desde la aplicación
correspondiente).
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Figura 7: Guardar un documento
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Si un archivo ya ha sido guardado previamente, al ejecutar el comando
Guardar se graban los cambios sobre el original, se sobreescribe. Para
mantener el archivo original, se debe ir a Guardar Como y colocar otro
nombre.
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Referencias
Microsoft. (2017a). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.
Microsoft. (2017b). Novedades de Word 2010 para actualizaciones de Word 2003.
Recuperado de [Link]
[Link]?CTT=1
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Inserción de
objetos
Recursos
Informáticos
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Inserción de objetos
Al momento de editar un texto, a medida que van surgiendo diferentes
necesidades, se pueden insertar diferentes objetos: tablas, ilustraciones,
vínculos, encabezado y pie de página, texto y símbolos. Estos objetos
citados pertenecen a cada uno de los grupos que se pueden observar en la
ficha Insertar.
Figura 1: Ficha Insertar
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Una forma de colocar objetos puede ser a través del comando Pegar. Claro
que para usarlo, previamente debe haberse ejecutado alguno de estos
comandos: Copiar o Cortar.
Copiar y mover texto
Mientras escribimos un texto, son muy útiles las herramientas Copiar y
Cortar, las que, respectivamente, nos permiten duplicar o mover, es decir,
cambiar de lugar el objeto que hemos seleccionado.
Para poder hacer esto, la aplicación guarda en el Portapapeles lo que se ha
copiado o cortado. El portapapeles se encuentra dentro de la memoria
RAM. En este espacio se almacenan en forma temporal bloques
conformados por texto o gráficos.
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Figura 2: Portapapeles
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Haciendo doble clic con el cursor sobre algún contenido del portapapeles,
se pega dicho contenido en nuestro documento, en el lugar donde
tenemos posicionado el cursor.
Si hacemos clic sobre el botón Pegar todo, se pegan en nuestro documento
todos los contenidos del portapapeles.
La aplicación de Word 2010, al igual que las anteriores versiones del
programa, permite copiar, cortar y pegar texto, imágenes, tablas, gráficos,
entre otros elementos. El contenido del portapapeles no desaparece
cuando cerramos la aplicación actual, lo que permite la posibilidad de
duplicar o mover objetos dentro de un documento de igual o distinta
aplicación.
Insertar tabla
Las tablas en Microsoft Word representan una estructura formada por filas
y columnas que se configuran como un elemento muy importante para
editar documentos al momento de organizar la información (texto e
imágenes).
La forma más rápida de crear una tabla es haciendo clic en el ícono Tabla
de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar y moviendo el
ratón hasta seleccionar la cantidad de filas y columnas deseadas.
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Para crear una tabla, debemos dirigirnos a la pestaña Insertar >
grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de
crear tablas:
1) Utilizando la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa
una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la
selección que realicemos. Al hacer clic, confirmamos que la selección se
ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la
imagen siguiente, estaríamos creando una tabla de 3 x 3.
Tabla 1: Creación de tabla
Legajo Nombre
A123 García Delia
A156 Brun Juan
Fuente: elaboración propia.
Figura 3: Insertar tabla
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
2) Haciendo clic en Insertar tabla. Se abre una ventana que permite
especificar el número de filas y columnas para la tabla.
3) Usando el vínculo Dibujar tabla. El cursor tomará forma de lápiz y
simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta
posibilidad es muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas
ya existentes.
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Figura 4: Tabla
Fuente: imagen de elaboración propia.
Una vez creada la tabla, se puede observar la barra de herramientas que
pertenece a Tabla y que muestra las dos pestañas propias de este objeto:
Diseño y Presentación. En la pestaña Diseño, se visualizarán varias
opciones de configuración aplicables a esta (bordes, sombreado,
encabezados, etc.).
Insertar Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones, se encuentran las herramientas Imagen,
Imágenes prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráfico y Captura.
Figura 5: Ilustraciones
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Imagen: nos permite insertar un archivo de imagen en sus diferentes
extensiones, por ejemplo, .jpg, .png, .bmp, entre otros, a través de un
cuadro de diálogo en donde se lo puede buscar y seleccionar.
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Figura 6: Inserción de imágenes
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Al insertar una imagen, seleccionando este comando de la lista
desplegable, esta se incrustará, es decir, se guardará dentro del mismo
archivo. Si se selecciona la opción Vincular al archivo, se creará un vínculo o
enlace entre la imagen y el archivo de Word y dicha aplicación abrirá la
imagen desde el lugar en donde se encuentra (información que se guarda
en el vínculo creado). Esto último puede representar un problema en el
caso de que la imagen se mueva, se cambie de lugar (por ejemplo, a otra
carpeta) o se borre, pero la ventaja reside en que nuestro documento no
será tan pesado, en otras palabras, no ocupará tanto espacio. Si
seleccionamos Insertar y vincular, se realizarán ambas operaciones: se
incrustará la imagen y se guardará en el documento y, a la vez, se creará un
vínculo al archivo de esta. Si la imagen es eliminada o se cambia su
nombre, se usará la incrustada en el documento.
Imágenes prediseñadas: a través de un cuadro de diálogo, se puede buscar
y seleccionar, dentro de un conjunto de imágenes organizadas por
categorías, una imagen guardada en una librería de Word.
Formas: nos permite insertar, a través de la lista que se despliega, una
ilustración. Cada una de estas se encuentra organizada en diferentes
grupos: líneas (rectas, curvas y mano alzada), formas básicas, flechas de
bloque, diagramas de flujo, llamadas, cinta y estrellas.
SmartArt: se utiliza cuando se necesita ingresar información para que
visualmente quede atractiva, con el objeto de que se pueda comunicar más
eficazmente en forma gráfica.
Gráficos: nos permite insertar gráficos realizados en una aplicación de
planilla de cálculo.
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Captura: se puede obtener una captura propia haciendo clic en Recorte de
pantalla. De esta forma, se visualizará una neblina transparente que cubre
la pantalla sobre el documento y se debe seleccionar con el mouse el área
que nos interesa colocar.
“Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de información e
ideas, y un gráfico es una ilustración visual de datos o valores numéricos.
Básicamente, los elementos gráficos SmartArt están diseñados para texto y los
gráficos están diseñados para números” (Microsoft, 2017b,
[Link]
Encabezado y pie de página
El texto que aparece y se repite en la parte superior de cada página de un
documento (o las páginas que se seleccionen) se denomina Encabezado y
en la parte inferior se denomina Pie de página.
Si se desea, se pueden agregar números de página en la parte superior o
inferior del documento. Esto se realiza en el área de Encabezado o Pie de
página.
Figura 7: Encabezado y Pie de pagina
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Vínculos
Podemos seleccionar entre estas tres opciones:
Insertar un hipervínculo o enlace (elemento que hace referencia a otro
recurso), por ejemplo: a otro documento, a un archivo de cualquier
aplicación Office, a una imagen, a una dirección de correo electrónico o de
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un sitio web. Un hipervínculo, es decir, el objeto sobre el que debe hacerse
clic, puede ser un texto o una imagen.
Figura 8: Inserción de hipervínculo
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Figura 9: Localización de sitio web
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
En Dirección escribiremos la localización del sitio web (URL), a la cual
queremos ingresar mediante el hipervínculo, y damos clic en Aceptar.
Insertar un marcador a través de algún objeto creado en Word, el cual
permitirá identificar una posición o selección de texto que forma parte del
documento, al que se le asigna un nombre para futuras referencias.
Insertar una referencia cruzada se utiliza para hacer referencia a algún
elemento que se encuentra en el mismo documento, algún concepto sobre
el cual ya se ha trabajado o alguna imagen, tabla o gráfico que ya existe
dentro del documento. Se actualizan automáticamente.
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Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en
WordArt, letra capital, fecha y hora, entre otras opciones.
Existe la posibilidad de insertar un cuadro de texto, por ejemplo: cuando se
está dibujando en Word y se desea agregar un texto en algún lugar del
dibujo o cerca de este, con el cursor de Word de la manera tradicional,
pero es complejo ya que el área del dibujo no permite el ingreso para
escribir, es decir, no permite posicionar el cursor en cualquier lugar
La herramienta WordArt nos permite insertar objetos independientes de
texto, con formatos con una estética decorativa preestablecida, que
pueden ser modificados por el usuario. Estos elementos no son
exactamente texto, sino que están a medio camino de ser imágenes. Por
ello, veremos que al seleccionarlo dispondremos de las Herramientas de
dibujo, con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt y también
que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
La opción Letra capital permite definir la primera letra de comienzo de
párrafo con un formato especial; esta puede ocupar más de una línea.
La opción Fecha y hora nos permite insertar la fecha y hora configurada
según el sistema operativo de la computadora en la cual se encuentre
trabajando y presenta diferentes opciones de formato. Si marcamos la
casilla Actualizar automáticamente, se actualizará cada vez que se abra el
documento.
La opción de insertar un objeto nos permite colocar cualquier elemento
como archivo de texto, audio, imagen, etcétera. El hecho de insertar un
objeto vinculado implica que este se modificará en el archivo destino cada
vez que sufra alguna modificación en su archivo origen.
Símbolos
Se puede utilizar la orden Símbolo del menú Insertar para insertar en el
texto distintos símbolos y caracteres extranjeros que no se encuentran en
el teclado.
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Referencias
Microsoft. (2017a). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.
Microsoft. (2017b) ¿Cuándo debo utilizar un gráfico SmartArt y cuándo un
diagrama? Recuperado de [Link]
conviene-usar-un-elemento-grafico-smartart-y-cuando-conviene-usar-un-grafico-
[Link]
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Plantillas
Recursos
Informáticos
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Plantillas
Una plantilla es un documento que se crea como modelo para generar
nuevos documentos en base al primero. Se toma esa decisión en el caso de
que sea un archivo que se utiliza con frecuencia, respetando la misma
estructura.
Al crear una plantilla, en el mismo archivo, se guarda el formato utilizado:
estilos de fuente, tipografías, tamaño, formatos de párrafo, diseño de
página, la configuración de números de página, encabezados y pies de
página, entre otras características, de todo el documento, así como
también los formatos de las tablas.
Existen plantillas pregeneradas o predefinidas (a las que se accede a través
de la aplicación) y aquellas creadas por el usuario, generalmente al
momento de guardar, al seleccionar como tipo de archivo la opción
Plantilla.
Plantillas pregeneradas
Las plantillas pregeneradas o predefinidas vienen incorporadas en la
aplicación o puede accederse a ellas a través de una conexión a Internet, ya
que están disponibles en forma online.
Este tipo de plantillas se organiza en categorías.
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Figura 1: Plantillas pregeneradas
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017).
Tipos de plantillas: currículum, fax, carta, etcétera
Figura 2: Tipos de plantilla
Fuente: Diéguez, 2013, [Link]
Por ejemplo, si necesitamos realizar un currículum, sabemos que se crea en
Word, pero muchas veces no sabemos: ¿qué datos colocar?, ¿dónde?,
¿cómo? En lugar de crear la estructura de dicho currículum desde cero, se
puede optar por utilizar una plantilla que ya tenga un diseño de página,
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tipografías, márgenes y estilos predefinidos para este tipo de archivo y, lo
más importante, nos mostrará información que nos orientará en las
respuestas a las preguntas planteadas anteriormente.
Figura 3: Tipos de currículums
Como se observa en el
ejemplo, la plantilla
nos sugiere qué
contenido colocar,
dónde, cómo y
también nos muestra
por defecto un
formato de texto.
Igualmente, podemos
eliminar lo que no
deseamos completar o Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
modificar todo el Word (Microsoft, 2017).
modelo si lo creemos
necesario.
Figura 4: Ejemplo de contenido de un currículum
Fuente: [Imagen sin título sobre modelo de currículum]. (s. f.). Recuperada de [Link]
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La ventaja de usar una plantilla es que al hacer doble clic sobre el ícono de
esta, se crea un documento normal nuevo en Word al que se le agrega la
nueva información, mientras que la plantilla no se modifica.
Al guardar una plantilla Word, la extensión es .dot o .dotx (template:
plantilla, en inglés). Cuando contiene macros, es .dotm.
Figura 5: Guardar un documento
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017).
Al abrir un nuevo documento y elegir Documento en blanco, se abre un
documento nuevo basado en la plantilla que contiene la aplicación
denominada [Link], que tiene las características de formato y el
diseño de página establecidos en ella.
Si se desea cambiar los parámetros establecidos por defecto, como por
ejemplo, el formato de fuente contenido en la plantilla [Link], al
abrir la ventana Fuente y, luego, al hacer clic en el botón Predeterminar, la
aplicación nos advierte que al ejecutar este comando se modificará la
plantilla [Link]. Lo mismo ocurre con la ventana Formato de Párrafo
o Diseño de Página.
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Figura 6: Modificación de plantilla
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017).
Si no se encuentra la plantilla que se necesita, al explorar las carpetas
que guardan las plantillas instaladas en nuestra computadora, se puede
utilizar el cuadro de búsqueda y colocar el concepto sobre el que se
necesita trabajar. Posteriormente, la aplicación mostrará un mensaje
que indica un enlace que vincula con el sitio de Microsoft para descargar
el modelo en forma online.
Plantillas creadas por el usuario
Cuando un usuario utiliza con frecuencia un archivo, como se dijo
anteriormente, es muy útil crear la estructura básica la primera vez,
guardar el archivo como Plantilla y, cada vez que se necesite, abrir un
documento nuevo basado en este modelo. En este ejemplo, vamos a
suponer que se desea crear un listado de alumnos al comienzo del ciclo
lectivo.
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Figura 7: Ventana Guardar como>Plantilla de Word
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017).
Abrir un documento nuevo basado en una plantilla
En cada oportunidad que necesitemos trabajar con este Listado de
Alumnos (archivo modelo creado por nosotros y guardado como plantilla),
se deberá hacer doble clic sobre el ícono de la plantilla. A continuación, la
aplicación abrirá un documento nuevo que contiene todos los elementos y
las características de formato establecidos en el modelo original, pero que
mostrará en la barra de Título como Documento 1, como si fuese un
documento en blanco. Una vez que se han ingresado los datos que se
necesitan procesar en ese momento, por ejemplo, las calificaciones de
agosto de los alumnos, se deberá guardar este archivo con un nombre
nuevo con formato .docx, como un documento normal: Listado de Alumnos
[Link]. Es importante aclarar que la plantilla no ha sufrido ningún
tipo de modificación, permanece en su estado original.
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Figura 8: Documento nuevo basado en la plantilla
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017).
Abrir la plantilla propiamente dicha
Si lo que necesitamos es modificar la plantilla, siguiendo con el ejemplo,
para agregar al Listado de Alumnos nuevos alumnos inscriptos en el último
período, tenemos dos formas de hacerlo:
hacer doble clic en el ícono de la plantilla Listado de [Link];
abrir la aplicación Word y dentro del menú Archivo, comando Abrir,
seleccionar en la ventana que se muestra la plantilla Listado de
[Link].
En ambos casos, el resultado es el siguiente: Word muestra en una ventana
todo el contenido de la plantilla y en la barra de Título, el nombre de esta.
Esto nos da la certeza de que estamos editando y modificando el modelo.
Al momento de guardar, podemos utilizar el mismo nombre para
sobrescribir los cambios o un nombre diferente para preservar la versión
original del modelo.
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Referencias
[Imagen sin título sobre modelo de currículum]. (s. f.). Recuperada de
[Link]
Diéguez, L. (2013). Cómo utilizar plantillas de Word. Recuperado de
[Link]
Microsoft. (2017). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.
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Combinación de
correspondencia
Recursos
Informáticos
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Combinación de
correspondencia
La combinación de correspondencia tiene como objetivo enviar
información en forma masiva y personalizada a un grupo de personas.
Mediante esta opción, Word permite incluir en un documento datos
almacenados en otro lugar, lo que nos da la posibilidad de obtener varias
copias de un mismo documento, pero con los datos de distintas personas.
Por ejemplo: se pueden escribir cartas personalizadas en las que solo se
redacte el texto que va a permanecer fijo (es decir, el texto que va a formar
parte de la carta) y una vez que se le dé la orden precisa, Word se
encargará de generar los datos variables (los que cambian según cada
persona). Para hacer esto, la aplicación generará un tercer archivo que
contendrá tantas cartas como personas se hayan cargado en el archivo que
forma la base de datos.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos (lista de
destinatarios).
Documento principal
El documento principal es el documento creado en Word que contiene el
texto que permanecerá fijo y, una vez que se inserten, los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos
El origen de datos o lista de destinatarios es el archivo en donde se han
guardado los datos que necesitamos insertar en el documento principal.
Este archivo puede ser:
otro archivo de Word, en el cual los datos se organizarán dentro de una
tabla;
un archivo creado en Excel, el cual conviene que no contenga ningún
título, esto quiere decir que en la fila 1 se colocarán los nombres de
campo para que a partir de la fila 2 se carguen los datos de cada
registro;
una tabla de MS Access;
una lista de direcciones de Outlook.
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En cualquiera de estos ejemplos, el origen de datos se considera una base
de datos compuesta por registros y cada registro está compuesto por
campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una
columna.
Veamos un ejemplo:
Figura 1: Carta antes de insertarse los campos de combinación
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
En esta carta, se observan puntos suspensivos que indican que en ese lugar
deben insertarse los campos que contienen la información perteneciente a
cada uno de los destinatarios de las cartas, que conforman la lista de
direcciones o lista de destinatarios.
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Figura 2: Carta en donde se observan los campos de combinación
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
De la siguiente forma quedaría la carta combinada, es decir, personalizada
con los datos de cada cliente:
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Figura 3: Carta combinada
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Para lograr este proceso, es decir, editar las cartas individuales
personalizadas con los datos de cada cliente, se necesita seguir los
siguientes pasos: seleccionar la pestaña Correspondencia y allí el comando
Iniciar combinación de correspondencia. En dicho menú, es conveniente
seleccionar la opción Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia…, la cual, a través de seis pasos, nos permitirá responder
las preguntas que nos irá mostrando y, de esta forma, lograr el objetivo.
Figura 4: Abrir Asistente para combinar correspondencia
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
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Primer paso: definir el documento inicial, que es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres opciones, se obtiene una explicación de la
opción seleccionada en ese momento. Se debe seleccionar Cartas como
tipo de documento.
Figura 5: Primer paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Segundo paso: se debe definir el documento Inicial (dejar seleccionada la
primera opción).
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Figura 6: Segundo paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Tercer Paso: se debe seleccionar el origen de datos, el cual puede ser:
una lista nueva: si la lista aún no ha sido creada, en la siguiente ventana
que se abre al hacer clic en Crear, se deben colocar los campos que van
a formar parte de este origen de datos;
una lista existente: si el archivo que contiene los datos de los
destinatarios se creó con anterioridad (en Access, Excel o en una tabla
de Word, entre otras opciones), se hace clic en Examinar y en la ventana
que aparece en ese momento se debe seleccionar el archivo.
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Figura 7: Tercer paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Cuando se haya seleccionado el archivo correspondiente en la ventana que
aparece, se mostrarán los datos que contiene el archivo y se deberá hacer
clic en Aceptar.
Figura 8: Seleccionar archivo con la lista de destinatarios
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
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Figura 9: Datos que contiene la lista de destinatarios
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Cuarto paso: se debe redactar el texto de la carta (si todavía no se hizo) y,
posteriormente, insertar los campos de combinación. Para ello, se debe
posicionar el cursor en el lugar en donde queremos que aparezca el campo
de combinación.
Para poder ejecutar la operación anterior, se debe hacer clic en Bloque de
direcciones y seleccionar los campos que se desean insertar.
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Figura 10: Cuarto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Quinto paso: muestra una vista previa de las cartas.
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Figura 11: Quinto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Sexto paso: permite seleccionar entre imprimir las cartas que se han
generado o editar las cartas individuales visualizando en pantalla el tercer
archivo que Word acaba de crear.
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Figura 12: Sexto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
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Referencias
Microsoft. (2017a). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.
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