Módulo 5
Estableciendo costes
5.1. Establecer costes
Es muy importante tener presente que los proyectos deben vivir por sus propios
medios. Cuando nos encargan gestionar un proyecto, por lo general, las partes
involucradas ya cuentan con un presupuesto para el mismo.
Uno de los parámetros de medida del éxito de un proyecto es que el coste del mismo
esté dentro o por debajo de la estimación inicial. Así, el margen de beneficio será
mayor.
Debemos controlar las tasas de los recursos, así como las tasas por uso y tasas por
horas extra que puedan surgir debido a cambios en la planificación.
Para muchos jefes de proyecto, el costo es un aspecto importante de la programación
y del control del proyecto. Las consideraciones de costos pueden determinar la rapidez
con la que se llevan a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos. Como ya se ha
mencionado, muchas veces el éxito de un proyecto se mide por la desviación entre los
costos finales del proyecto y los costos previstos.
La asignación de costes nos permitirá:
• Asignar salarios o tasas a los recursos.
• Contabilizar el costo de los materiales.
• Controlar la acumulación de costos.
• Consultar los costos del proyecto.
• Seguir la evolución del proyecto y crear escenarios de costos del tipo
“que pasaría si”, mediante ajuste de los recursos y la posterior revisión
del efecto de los cambios de los costos de la programación.
• Determinar los costes de cada una de las tareas, donde se incluyen los
costes de los recursos asignados así como los costes adicionales, como
el coste de los materiales y los costes por uso.
• Desarrollar un historial de costes para proyectos futuros.
Los costes del proyecto son todos los recursos requeridos para poder llevar a cabo un
proyecto.
La asignación de costes se puede establecer desde el principio y de esa forma
predecir cuál va a ser el coste total del proyecto o de partes de este, o bien se puede ir
asignando los costes reales tal como se van completando las tareas para controlar, no
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sólo que el proyecto se acaba en los plazos previstos, sino que también se está
cumpliendo con el presupuesto establecido.
Existen infinidad de preguntas a las que puede ser interesante contestar a lo largo del
proyecto, por ejemplo:
• ¿Cuál es el coste de los recursos de una tarea?
• ¿Cuál es el coste de los recursos del proyecto?
• ¿Cuánto costará completar una tarea?
• ¿Cuál es el costo total de alguna fase del proyecto?
• ¿Cuál es el coste planificado del proyecto?
La creación de un presupuesto para el proyecto permite al jefe de proyecto especificar
la capacidad máxima de gasto de dinero, ejecución de trabajo o uso de materiales de
un proyecto. Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar lo siguiente:
• Inicialmente, se crean los recursos de presupuesto que representan el
presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto
para costos, trabajo y materiales.
• A continuación, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de
resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarán a
todo el proyecto.
• Después, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
• Posteriormente, se identifican otros recursos del proyecto que se van a
supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Los
recursos se identifican agrupándolos todos ellos (incluidos los recursos
del presupuesto) según el tipo de presupuesto con el que se van a
comparar.
• Para finalizar, tras clasificar todos los recursos según el tipo de
presupuesto al que pertenecen, se agrupan los recursos para
compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto.
Si se descubre un problema con el presupuesto del proyecto, puede iniciar acciones
correctivas para resolver el problema y volver a optimizar la programación para los
costos.
• Determinar en qué grado afecta la calidad a los costos Se debe pensar
en las opciones que se tienen si debe reducir los costos.
Si se acumulan costos que superen el límite de su presupuesto,
debe decidir qué acciones emprender para mantener los costos
bajo control, teniendo en cuenta las limitaciones del triángulo del
proyecto. Los cambios de programación que realice para cumplir
el presupuesto dependen de lo que estime que es más
importante.
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Se puede sacrificar la calidad usando recursos más económicos,
por ejemplo personas con menos experiencia o materiales de
calidad inferior. También se puede cambiar el alcance y,
sencillamente, quitar algunas de las tareas que se había
propuesto realizar.
Podría ser mejor aumentar el gasto en recursos de alta calidad si
dichos recursos le servirán de ayuda para completar las tareas o
el proyecto en un tiempo significativamente menor, lo que podría
reducir los costos.
Independientemente de las acciones que se emprendan para
reducir los costos, no hay que olvidar los efectos que tendrán en
otras tareas, recursos y en las entregas del proyecto. Es posible
que también sea necesario renegociar los niveles de calidad con
los clientes y las partes interesadas.
• Examinar los efectos de la optimización de costos. Se puede examinar
el efecto que surtirán los cambios realizados en los recursos, fechas,
costos y otros proyectos.
Mostrar la ruta crítica para asegurarse de que no se ha
pospuesto la fecha de finalización del proyecto y de que las
tareas no críticas no se han convertido en tareas críticas
innecesariamente.
Ver los costos del proyecto para comprobar el estado general de
sus costos por tarea, por recurso, por asignación o por proyecto.
Ver la carga de trabajo de los recursos para comprobar que no
ha sobreasignado ni infraasignado recursos al cambiar la
asignación de las tareas.
Ver y actualizar las dependencias entre tareas de todos los
proyectos si el proyecto tiene dependencias externas.
Comparar dos versiones de un proyecto mediante la revisión de
las diferencias entre una versión actual y una versión anterior del
mismo proyecto en un informe detallado.
• Guardar un presupuesto con los ajustes de costos. Se pueden agregar
los ajustes realizados en el plan previsto.
Crear o actualizar un plan previsto
• Comunicar el plan al equipo. Se puede informar de los cambios
efectuados en el plan de manera electrónica o impresa.
Publicar las asignaciones de equipo y de planes más recientes
para que estén disponibles a través de Project Web Access.
Imprimir una vista para compartir las actualizaciones del plan en
formato impreso, utilizando los datos mostrados en una vista
concreta.
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Estableciendo costes
Crear un informe visual para ver los datos del proyecto en
informes de Tabla dinámica de Excel 2007 y vistas de diagrama
dinámico de Visio 2007.
Crear e imprimir un informe básico para generar e imprimir un
informe en el que se describan los datos del proyecto.
5.2. Tipos de costes
Los costes de un proyecto, generalmente, provienen de los recursos que requiere
dicho proyecto para ser llevado a cabo. Esto es: las personas del equipo de trabajo, el
equipamiento necesario, el material necesario, gastos de gestión, etc.
Si, como jefes de proyectos, somos capaces de especificar todos estos costes
podremos obtener el cálculo relativo a los costes de trabajo, a los costes de
materiales,…
Veamos los tipos de costes que emplea Project y cómo manejarlos:
Costo basado en tareas: Los costos de recursos basados en tasas son
costos de recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se
asignan tasas estándar y, si procede, tasas de horas extra, que se
calculan normalmente por horas. Cuando asigne un recurso a una tarea,
Project calculará el costo total de recurso mediante las tasas de recurso
horarias especificadas y el tiempo empleado en realizar la tarea.
De forma predeterminada, Project utiliza tasas de recurso estándar para
calcular los costos de la cantidad completa de trabajo empleado en
realizar una tarea. Project no calcula automáticamente las horas
adicionales como horas extra, a menos que estas horas se definan
específicamente como horas extra.
Como el trabajo representa siempre la cantidad total de trabajo
realizado, la cantidad de trabajo de horas extra se incluye, pero no se
suma, en la cantidad total de trabajo. Por ejemplo, si una persona tiene
previsto trabajar 40 horas durante 4 días, de las que 8 son horas de
trabajo normal y 2 son horas extra trabajadas cada día, debe asignar 10
horas de trabajo al día y, después, designar 2 de esas 10 horas como
horas extra. Project calcula el costo de las horas especificadas como
horas extra utilizando la tasa de horas extra especificada. Las horas
restantes se calculan con la tasa estándar.
Los costos de material basados en tasas son los costes de recursos de
material consumible, como materiales de construcción o suministros, a
los que se asignan tasas estándar, que no suelen calcularse por hora.
Para asignar costos de recursos de material, se define la tasa por
unidad de material, como tasa por metro o por tonelada. Cuando asigne
un recurso de material a una tarea, Project calculará el total de costos
de material multiplicando la tasa de recurso de material especificada por
el número de unidades de material utilizadas para realizar la tarea.
Los recursos de trabajo tienen a veces aplicada una tabla de tasas de
costo cuando se calculan los costos. Una tabla de tasas de costo es un
conjunto de tasas o costos por uso para recursos de material o de
trabajo. Project proporciona cinco tablas de tasas de costo, con
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nombres que van desde la A hasta la E (y que no se pueden cambiar),
de forma que si un recurso tiene tasas diferentes para tipos de trabajo
distintos, puede asignar cinco conjuntos de tasas distintos a ese
recurso. Por ejemplo, si un albañil tiene una tarifa para los retoques
finales y otra para el encofrado, puede aplicar una tabla de tasas de
costo a la asignación de retoques finales y otra a la asignación de
encofrado.
En cada tabla de tasas de costo, hay hasta 25 filas que puede utilizar
para especificar cambios futuros en las tasas (como un incremento de la
tasa de pago o un cambio en los costos de material). Para cada cambio
de tasa deberá especificar la fecha en que surte efecto el cambio. Por
ejemplo, si sabe que el pago de un recurso aumentará dentro de seis
meses, puede configurar Project para que comience a utilizar esa nueva
tasa en esa fecha.
Costo por uso: Costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso
o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso. Los costos por
uso son cuotas únicas para el uso de un recurso, como un equipo. Los
costos por uso no dependen nunca de la cantidad de trabajo realizado,
sino que se contraen cada vez que se utiliza el recurso. Mientras que un
costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de
unidades de asignación utilizadas, un costo por uso de un recurso de
material sólo se aplica una vez.
Este tipo de coste se emplea para especificar el coste de recursos
materiales y también algunos casos de recursos de trabajo. Como por
ejemplo, si un alicatador tiene un costo por uso de 300 euros (en lugar
de una tasa por horas) y para realizar una tarea se necesitan tres
alicatadores, el costo es de 900 euros. Pero un costo de entrega por
uso de 100 euros de un recurso de material como el yeso se aplica una
sola vez por entrega, independientemente de si se entregan 10 o 100
toneladas.
Se definen en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del
recurso.
Coste fijo: Costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los
costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea
o del trabajo realizado en la tarea por un recurso; permanecen
constantes independientemente de la duración, la cantidad de trabajo
realizado por el recurso y el número de unidades de asignación.
Este tipo de coste está asociado a tareas. En estos casos, se asigna un
coste a una tarea completa. A diferencia de los costes derivados de las
tasas, este tipo de costes no variarán, aunque la tarea finalmente lleve
más tiempo del estimado.
Por lo tanto, un costo de recurso basado en tasas puede aumentar
cuando una tarea requiere más tiempo del previsto; pero no sucede lo
mismo con los costos fijos. Por ejemplo, si un ebanista es un recurso
basado en tasas (es decir, se le paga por horas) y se prevé que realice
una tarea en cinco días; pero en realidad tarda ocho días en realizarla,
se le pagará más de lo presupuestado. Sin embargo, si al ebanista se le
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paga un costo fijo por el trabajo, el costo sigue siendo el mismo con
independencia del tiempo que tarde en realizar la tarea.
Puede asignar costos fijos a una tarea que tenga asignada también
costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso
basado en tasas asignado a una tarea contrae también gastos de viaje,
puede agregar los costos de viaje a la misma tarea como importe fijo.
Los costos fijos se incluyen en el total de costos tanto de las fases del
proyecto (en tareas de resumen) como de todo el proyecto.
Los costos fijos se definen en una vista de tareas (como un diagrama de
Gantt) aplicando la tabla de tasas de costo correspondiente y definiendo
el importe de costo en el campo Costo fijo.
Recurso de costo: Recurso que permite acumular costos puntuales o
periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se
incluyen los billetes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos
puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos
para ese costo mientras dure la tarea.
A diferencia de los costos fijos y los costos por uso, los recursos de
costo se crean como un tipo de recurso y después se asignan a una
tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no
pueden tener un calendario aplicado; por tanto, no afectan a la
programación de la tarea. La cantidad de recursos de costo no depende
de la cantidad de trabajo realizado en una tarea.
Los recursos de costo se utilizan cuando se desea aplicar a una misma
tarea varios costos distintos de diverso tipo que no cambian a raíz de la
cantidad de trabajo realizado en la tarea. Por ejemplo, un ejecutivo que
trabaja en una nueva propuesta de proyecto podría tener tres recursos
de costo aplicados: uno para los billetes de avión, otro para las dietas
de comida y otro para los gastos de alojamiento en un hotel. Por tanto,
varios costos fijos se pueden aplicar a una sola tarea. A diferencia de
los recursos de trabajo y de los recursos de material, las tasas de costo
no se pueden aplicar a los recursos de costo.
Los recursos de costo se crean en la hoja de recursos, en la ficha
General del cuadro de diálogo Información del recurso, haciendo clic en
Costo, dentro de la lista Tipo. Después de crear el recurso de costo,
puede asignarlo a las tareas según sea necesario. Una vez asignado a
una tarea, puede definir el importe del costo en el cuadro de diálogo
Información de la tarea, en el cuadro de diálogo Información de la
asignación de dicha tarea o en la vista Uso de tareas que tiene aplicada
la tabla de costos.
Recurso de presupuesto: Recurso que se aplica al proyecto en su
totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad
máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o
de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda
superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un
modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para
poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.
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Estableciendo costes
¿Cómo se crean presupuestos y se comparan con los costos?
Los presupuestos se pueden crear y supervisar desde dos direcciones: mediante un
método de estimación ascendente o descendente. Project permite el uso de ambos
métodos.
En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos,
y los costos fijos o recursos de costo de tareas individuales. Project calcula el total de
costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método
(denominado también estimación ascendente) permite obtener resultados fiables y
exactos.
Cuando se crea un presupuesto ascendente en Project:
¾ En primer lugar, se especifican las tasas de pago, los costos por uso, los
costos fijos y los recursos de costo.
¾ A continuación, se especifica el trabajo o la duración prevista para cada tarea.
¾ Por último, se asignan recursos a las tareas.
En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los
costos generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia
anterior con proyectos similares. Si dispone de una cantidad máxima fija de dinero que
puede gastar en un proyecto, el método de creación de presupuestos descendente es
preferible al método ascendente.
Cuando se crea un presupuesto descendente para el proyecto:
¾ En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el
presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para
costos, trabajo y materiales.
¾ En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de
resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarán a todo el
proyecto.
¾ En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
¾ En cuarto lugar, se indica qué otros recursos del proyecto se van a supervisar
y comparar con los recursos generales del presupuesto. Para ello, se crea un
campo personalizado para todos los recursos del proyecto y, a continuación, se
clasifica cada recurso (incluidos los recursos del presupuesto) especificando en
ese campo un valor que indique con qué tipo de presupuesto se va a comparar
el recurso.
¾ Por último, después de clasificar todos los recursos por tipo de presupuesto,
se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto global del
proyecto.
Una vez que conocemos los distintos tipos de costes, veremos que para especificar
cualquier tipo de coste (excepto los costes fijos que veremos a continuación)
utilizaremos la Hoja de Recursos.
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Recursos de trabajo:
1. Seleccionar el menú Ver -> Hoja de recursos
2. Seleccionar el recurso al que se desea asignar un coste.
3. En el campo Tasa Estándar escribir la tasa y periodo de tiempo. Por ejemplo:
50,00€/h (50 euros por hora) 0 500,00€/d (o 500 euros por día)
4. En el campo Tasa hora extra, especificaremos el precio que se paga al recurso
si trabaja más horas.
5. En el caso que siempre que utilicemos ese recurso debemos paga una tarifa
fija, lo escribiremos en la celda Coste/Uso
Recursos materiales:
1. Seleccionar el menú Ver -> Hoja de recursos
2. Seleccionar el recurso al que se desea asignar un coste.
3. En la celda Tipo de recurso seleccionar la opción Material
4. En la celda Etiqueta de Material especificar la unidad de medida. Por ejemplo:
metros, litros,…
5. En el campo Tasa Estándar escribir el precio por unidad de material. Por
ejemplo: 1.15€/l (1.15 euros por litro)
6. En el caso que siempre que utilicemos ese recurso debemos paga una tarifa
fija, lo escribiremos en la celda Coste/Uso
5.3. Coste total
En un proyecto, tendrá que tener en cuenta distintos tipos de costes:
¾ Coste previsto: Son los costes originales del proyecto según se
muestra en el plan previsto. Son una instantánea del coste en el
momento en que se realizó el plan. Project permite realizar un
seguimiento de los costes previstos comparándolos con los costes
reales.
¾ Coste real: Información que muestra lo que ha ocurrido realmente con
los costes.
¾ Coste restante: Lo que está previsto gastar aún.
¾ Coste total: El coste final previsto en el momento actual.
Project le permitirá comprobar de forma sencilla el coste total de las tareas o el coste
total de los recursos. De este modo, podrá asegurarse que dichos costes se ajustan a
sus previsiones.
Para ver los costes totales de las tareas, se debe seguir el siguiente
procedimiento:
¾ En el menú Ver, seleccione la opción Más vistas…
¾ En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en
Aplicar
¾ En el menú Ver, debe elegir la opción Tabla y, posteriormente, hacer
clic en Costo.
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¾ Compruebe el campo Costo total.
Si los costos totales de una tarea han cambian inesperadamente a medida que
se progresa la programación se puede deber a un cambio de programación de
recursos o tareas, aunque no se hayan especificado costos nuevos ni se hayan
actualizado los costos existentes.
Para solucionar este hecho se deberá hacer lo siguiente:
¾ Comprobar las fechas efectivas de los cambios de tasas de
recursos que se hayan establecido en la tabla de tasas de costo
en la ficha Costo del cuadro de diálogo Información del recurso.
Es posible que esté vigente un cambio de tasa que se haya
establecido para que tuviera lugar en una fecha específica.
¾ Comprobar la fecha de comienzo y la fecha de fin de una tarea
que se haya movido. Si se ha movido una tarea a otro intervalo
de tiempo, puede que se haya aplicado una tasa diferente que
se haya establecido para ese intervalo.
Para ver los costes totales de los recursos agrupados por recursos de
trabajo, recursos materiales y recursos de costo, se debe seguir el siguiente
procedimiento:
¾ En el menú Ver, seleccione la opción Hoja de recursos.
¾ En el menú Ver, debe elegir la opción Tabla y, posteriormente, hacer
clic en Costo.
¾ Para ver los costes totales de recursos resumidos, haga clic en Trabajo
y recursos materiales en el cuadro Agrupar por.
¾ Compruebe el campo Costo.
Si después de especificar las tasas de costo y los costos fijos de los recursos,
advertimos que los costos totales son incorrectos se puede proceder de la siguiente
forma.
Exposición del caso:
La cantidad esperada de costo total de una tarea puede parecer diferente de la suma
calculada de sus costos basados en tasas, los costos por uso y los costos fijos. Los
costos totales son la suma de los costos basados en tasas, los costos por uso y los
costos fijos.
Los costos se calculan únicamente después de que los recursos se han asignado a
tareas.
Resolución
Se deben comprobar los costos totales de la asignación y los costos totales de la tarea
mediante la vista Uso de tareas después de aplicar a la misma la tabla Costo. Busque
los costos por uso o los costos fijos que puedan haberse pasado por alto
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Comprobar también los costos totales en el nivel de tarea. Los costos fijos no se
resumen en el campo Costo fijo en el nivel de tarea de resumen.
Otra comprobación adicional sería que todos los recursos con información de costo se
han asignado a tareas.
La última comprobación consistiría en verificar que se ha aplicado la tabla de tasas de
costo correcta a la asignación de recursos. Esto es:
¾ En el menú Vista, haga clic en Uso de tareas para ver las tareas
agrupadas con sus asignaciones de recursos.
¾ Seleccione la asignación que desee ver y el recurso asignado a la
tarea que desea comprobar.
¾ Haga clic en Información de la asignación.
¾ En la lista Tabla de tasas de costo, asegúrese de que está utilizando la
tabla de tasas de costo correcta. Si no es la tabla correcta, seleccione la
tabla de tasas de costo adecuada.
Para ver los costes totales de todo el proyecto, se debe seguir el siguiente
procedimiento:
¾ En el menú Ver, seleccione la opción Más vistas…
¾ En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en
Aplicar
¾ En el menú Herramientas, debe elegir la opción Opciones y,
posteriormente, hacer clic en Vista.
¾ En Opciones de esquema para, active la casilla de verificación Mostrar
tarea de resumen del proyecto y haga clic en Aceptar.
¾ En el menú Ver, seleccione Tabla y, posteriormente, haga clic en
Costo.
Otra posibilidad que ofrece Project de poder revisar los costes totales del
proyecto es la siguiente:
¾ En el menú Proyecto, seleccione Información del proyecto y, a
continuación Estadísticas.
Para calcular el costo total de horas extra deberá seguir los pasos que se
indican a continuación.
De forma predeterminada, Project 2007 calcula el trabajo necesario para completar
una tarea mediante la tasa estándar de cada recurso asignado. Project no calcula el
costo de las horas de trabajo adicionales aplicando las tasas de horas extra definidas
hasta que especifique esas horas como trabajo de horas extra. Por ejemplo, si está
previsto que un recurso trabaje ocho horas al día y dicho recurso trabaja en realidad
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diez horas, las dos horas de trabajo adicional no se consideran automáticamente
horas extra.
Pasos a seguir:
¾ En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.
¾ En el menú Ver, elija Tabla y, posteriormente, haga clic en Trabajo.
¾ Haga clic en el campo Trabajo.
¾ En el menú Insertar, haga clic en Columna.
¾ En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Trabajo de horas extra y,
después, en Aceptar.
¾ En el campo Trabajo de horas extra, haga clic en la asignación de
recursos para la que desee especificar trabajo de horas extra. Presione
la tecla TAB (Tabulación) para desplazarse al campo si no está visible.
¾ Si las asignaciones de recursos están ocultas, haga clic en el símbolo
de esquema de la tarea para que se muestren.
¾ En el campo Trabajo de horas extra, teclee la cantidad de horas extra
para la asignación de recursos.
La cantidad de trabajo de horas extra que se especifique no se agrega a la cantidad de
trabajo de la tarea porque el trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo. El
trabajo de horas extra simplemente representa la parte de la cantidad total de trabajo
que se debe considerar y calcular como horas extra. Cuando se define trabajo de
horas extra, la duración de la tarea puede disminuir, a menos que sea un tipo de tarea
de duración fija.
Reducir los costes
Para intentar reducir los costes podremos utilizar:
¾ La tabla de costos.
¾ Filtros como el de “costos mayor que el presupuestado”.
Podemos realizar diferentes combinaciones con las tareas y la asignación de
recursos para buscar la alternativa más económica:
¾ Se puede comparar el coste total del proyecto antes y después de los
cambios mediante el uso de líneas base.
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