Módulo 2
Introducción general a la herramienta
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Módulo 2
Introducción general a la herramienta
2.1. Introducción a Project
Project es una herramienta desarrollada por Microsoft para entornos Windows. Es un
programa ideal para la creación y desarrollo de todo un plan de proyecto: tiempos de
ejecución, presupuestos de realización, recursos necesarios, etc.
Project no garantiza la ejecución de un proyecto con éxito; pero contribuye
notablemente a facilitar la gestión del mismo. Uno de los motivos principales del
fracaso de un proyecto es una mala gestión del mismo.
Facilita la tarea respecto a:
• Realizar un seguimiento adecuado de todos los factores que
intervienen en un proyecto: requisitos del trabajo, descripción de las
tareas, duración, costes, recursos, etc.
• Planificar de forma efectiva las tareas y recursos.
• Presentar un plan de proyecto en un formato correctamente definido.
• Gestionar la información adaptándola a las necesidades del proyecto.
¿Qué es Project?
• Es la herramienta ideal para optimizar el tiempo de que se dispone,
facilitando la creación y desarrollo de todo un plan de proyecto.
• Es la herramienta que utilizan los jefes de proyectos y personas
encargadas de planificar y administrar proyectos para el desarrollo de
los mismos.
¿Qué nos permite hacer?
• El control de los proyectos mediante la programación y el seguimiento
de las actividades para supervisar su progreso.
• Comunicar información de la programación, delegar tareas, obtener
actualizaciones de estado y notificar detalles del proyecto a fin de
informar e involucrar a otras personas.
• Controlar información acerca de los recursos (personas, equipamiento y
materiales) y programar el trabajo de éstos en las tareas.
• Realizar un seguimiento del presupuesto del proyecto y de todos los
costes que conlleva.
• Permite trabajar con subconjuntos de información de la programación
en diversas vistas.
• Aparecen iconos en las tareas o los recursos e informan de:
• Problemas de programación o fechas de vencimiento
específicas.
• Información adicional (notas).
• Permite imprimir la información detallada.
¿Cómo lo hace?
Las principales características de Microsoft Project que nos permite realizar estas
tareas son:
• Permite trabajar con subconjuntos de información de la programación
en diversas vistas.
• Aparecen iconos en las tareas o los recursos e informan de:
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• Problemas de programación o fechas de vencimiento
específicas.
• Información adicional (notas).
• Permite imprimir la información detallada
• Grupos de trabajo distribuidos:
• Project Central, Internet Information Server: compartir datos de
trabajo.
• Acceso a bases de datos (SQL Server, Oracle, MSDE) vía
navegador Web.
• Comunicación a través de correo electrónico (Outlook).
• Mayor flexibilidad:
• Se puede definir un formato de numeración de actividades.
• Permite emplear varios lenguajes.
• Mejoras en la programación de tareas:
• Se dispone de una nueva unidad de tiempo: el mes.
• Se pueden asignar calendarios distintos (en función de las
tareas).
• Ampliación de la escala de valoración de prioridades (1 a 1000).
• Se pueden asignar prioridades a los subproyectos.
• Se ha modificado y renombrado la vista del PERT.
• Programación, personalización:
• Creación de campos calculados.
• Realización de formularios propios (listas de opciones).
• Utilización de programas en Visual Basic (nuevos objetos).
• Permite disponer del entorno VBA para crear nuevos formularios
y variables.
• Facilidad de uso. Procedimientos similares al resto de programas de
Office.
• Accesibilidad:
• Ajuste del monitor (carpeta de control del sistema).
• Permite el empleo de técnicas MSAA (lectores de texto,
reconocimiento de voz).
¿Qué versiones y ediciones existen?
Versiones: Project 2000, 2003 y 2007.
Ediciones: Standar, Professional y Server.
2.2. Menús y Funcionalidades
A continuación, veremos cómo es la interfaz gráfica de Project. Se describirán las
partes principales y las funcionalidades más comunes.
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En primer lugar, aparece la Barra de título, que muestra el nombre del proyecto en el
que se está trabajando, en este caso “Project1”. Como en cualquier aplicación
Windows, la herramienta va nombrando por defecto a los documentos como Project1,
Project2, etc. hasta que se asigne un nombre más significativo al guardar el
documento
A continuación aparece la Barra de menús, donde se agrupan las opciones que
Project ofrece para realizar las operaciones más comunes.
• Menú Archivo: En este menú se disponen de las operaciones
más frecuentes respecto al archivo o fichero creado con la
aplicación.
• Menú Edición: En este menú se disponen de las operaciones
más frecuentes respecto a la edición del proyecto o elemento
que tengamos seleccionado
• Menú Ver: En este menú se disponen de las operaciones más
frecuentes respecto a las diferentes vistas que ofrece el
proyecto.
• Menú Insertar: Desde este menú tendremos la posibilidad de
incorporar más elementos al proyecto. Estos pueden ser:
nuevas tareas, recursos, objetos, etc.
• Menú Formato: Desde este menú tendremos la posibilidad de
definir el formato de algunos elementos, como la fuente, la
cuadrícula, etc.
• Menú Herramientas: Desde este menú tendremos la posibilidad
de utilizar diferentes funcionalidades que ofrece Project como el
corrector ortográfico, personalizar las barras de herramientas,
asignar recursos, realizar un seguimiento del proyecto, etc.
• Menú Proyecto: Desde este menú tendremos la posibilidad de
mostrar la información del proyecto de acuerdo a unos filtros,
obtener más información de las tareas o proyectos, mostrar la
información esquematizada, etc.
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• Menú Colaborar: Permite trabajando con una aplicación
complementaria a Project denominada Project Server, compartir
la información del proyecto con otros miembros del equipo del
proyecto. Estos aspectos se realizan mediante las opciones de
este menú.
• Menú Ventana: Desde este menú puede simultanear la
visualización de varios proyectos abiertos en mosaico, cambiar
de uno a otro...
• Menú Ayuda (?): Desde este menú se puede buscar ayuda
sobre aspectos del programa. Incorpora una novedosa
herramienta para detectar y reparar posibles problemas con el
propio programa. A través de este menú también se configura y
gestiona el asistente de Office.
Para acceder a los menús será necesario hacer clic sobre el menú correspondiente o
utilizar el teclado con la combinación de letras Alt-letra (la letra aparece subrayada
como aparece en la imagen).
En tercer lugar aparece la Barra de herramientas. Como en cualquier aplicación
entorno Windows, permiten el acceso rápido a las operaciones más frecuentes.
Para añadir o quitar estas barras:
• Haga clic en el menú contextual de cualquier barra de herramientas o
• Haga clic en el menú Ver – Barra de Herramientas
Es posible personalizar las barras de herramientas, añadiendo o quitando botones de
las ya existentes o creando nuestras propias barras de herramientas. Para ello, se
deberá hacer clic en el menú Ver – Barra de Herramientas – Personalizar.
Por último aparece la Ventana del Plan de Proyecto, que contiene una vista del
proyecto.
Para cambiar de una vista a otra:
• Hacer clic en el menú Ver y seleccionar la vista deseada.
2.3. Creación de un proyecto
Una vez que se han visto los elementos principales de la interfaz gráfica de la
herramienta, se mostrará cómo se crea un plan de proyecto.
Project le ofrece un asistente para la creación de un nuevo proyecto, el cual se
denomina Guía de proyectos.
Para mostrar la barra de herramientas de esta guía, deberá seguir los siguientes
pasos:
En Project 2003:
1º. Hacer clic en el menú Ver.
2º. Seleccionar la opción Barra de Herramientas -> Guía de Proyectos.
En Project 2007:
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1º. Hacer clic en el menú Ver.
2º. Seleccionar la opción Activar Guía de Proyecto.
Este asistente sigue cuatro fases:
¾ Tareas.
¾ Recursos.
¾ Seguimiento.
¾ Informe.
Lo primero que se establece cuando se está creando un nuevo plan de proyectos es el
calendario, ya que sobre él se definen las tareas y los recursos necesarios para
llevarlas a cabo.
El calendario define los días y horas laborables para realizar las tareas que componen
el proyecto, pudiendo existir recursos concretos que pueden presentar excepciones.
A continuación, se explica cómo se define el calendario laboral del proyecto. Para ello,
sobre el proyecto:
• Seleccionar el menú Herramientas-> Cambiar calendario laboral
• Aparecerá un cuadro de dialogo como la imagen que se muestra a
continuación
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Existen tres tipos de calendarios:
• 24 horas, el cual no dispone de días no laborables.
• Turno de noche, cubre de lunes a viernes desde las 24:00 a 8:00 h. Es
decir, un turno nocturno.
• Estándar, el cual cubre el trabajo de una jornada habitual. Esto es de 9
a 19 h. con dos horas para comer de lunes a viernes.
En la parte central se puede avanzar o retroceder en el tiempo para ver el mes
deseado. Cada día esta coloreado indicando cada uno de estos colores si es laborable
o no. En la parte izquierda del calendario se muestra la leyenda correspondiente.
Al calendario base se pueden definir excepciones. Como por ejemplo, un día no
laborable porque hay organizadas unas “Reuniones Técnicas”. Para ello, en la pestaña
Excepciones se escribe el nombre de la excepción y los días que serán.
Posteriormente, en el vídeo se mostrará como se realizar está modificación en el
calendario.
Una vez hecha, se puede observar en el Diagrama de Gantt que esos días aparecerán
como los fines de semana (en color gris, es decir, indica días no laborables).
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