Módulo 4
Trabajando con recursos
4.1. Tipos de recursos
Los recursos comprenden las personas y el equipo necesarios para completar las
tareas de un proyecto.
A continuación, se verán los tipos de recursos en la gestión de proyectos. Project
trabaja con tres tipos distintos de recursos: de trabajo (personas y equipo que realizan
el trabajo), de material y de costo.
Recursos de trabajo: Los recursos de trabajo son las personas y el equipo que
realizan el trabajo del proyecto.
Ejemplo de recursos de trabajo:
- Personas individuales identificadas por su nombre: Gerardo Díaz
- Equipo: cámara de fotos
En Project, la manera de introducir recursos humanos y equipos es similar,
existen algunas diferencias en cuanto a la planificación de cada uno de ellos.
Por ejemplo, los recursos humanos generalmente tienen una jornada de trabajo
de 8 horas y, sin embargo, un recurso como un servidor estaría disponible 24
horas. Así mismo, los recursos humanos pueden ser más flexibles que los de
equipo.
Cuando estamos introduciendo estos recursos en la Hoja de recursos, en la
columna Tipo, seleccionaremos la opción Trabajo. Ya sean recursos como
persona o equipo necesario para la ejecución del proyecto.
Recursos de material: Son artículos de consumo que se utilizan a medida que
el proyecto avanza. Por ejemplo, en la construcción: ladrillos, cemento, etc.
Cuando introduzcamos en la Hoja de recursos este tipo de recursos, debemos
seleccionar en el campo Tipo, la opción Material. Generalmente, en el campo
Etiqueta de Material (sólo aplicable a los recursos de tipo material) se
introducirá la unidad de medida para ese material.
Este tipo de recurso no realiza ningún trabajo y no afecta a la planificación.
Recursos de costo: Se utilizan para representar un coste financiero asociado a
una tarea.
El único propósito de un recurso de este tipo es asociar un tipo concreto de
coste a una o varias tareas.
Este tipo de recurso no realiza ningún trabajo y no afecta a la planificación.
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A continuación, nos centraremos algo más en los recursos humanos viendo algunos
aspectos importantes a tener en cuenta.
En los proyectos, es fundamental que todos los miembros del equipo sean conscientes
de sus responsabilidades.
Es aconsejable crear una matriz de responsabilidades y un organigrama del proyecto,
ya que estos dos documentos permitirán gestionar los recursos del mismo de una
manera eficaz.
Matriz de responsabilidades: Documento que generalmente se realiza en Excel
e identifica los grupos que participan en el proyecto y el nivel de
responsabilidad de cada uno de ellos. Establece quién es responsable de cada
parte del proyecto y quién tiene autoridad para tomar decisiones. De esta
manera, desde la planificación queda claro cuales son las partes integrantes
del proyecto y las responsabilidades que tienen en el mismo. También se
involucra más a los miembros del equipo en el proyecto, este hecho favorece la
ejecución del mismo.
Ventajas:
¾ Resuelve conflictos sobre quién es el responsable: Al revisar esta
matriz con las partes involucradas durante la planificación pueden
identificarse áreas en las que varios grupos sean responsables. Es
aconsejable abordar esta situación al principio del proyecto para
evitar desavenencias antes de que surjan tensiones.
¾ Identifica áreas huérfanas del proyecto: Muchas tareas pueden
quedar sin hacer porque nadie “las hace suyas”. Cuántas veces no
habremos oído “¿..pero esto lo tenía que hacer yo?” . Realizando
esta matriz estas situaciones se evitarían.
¾ Aclara interacción entre las partes interesadas: La matriz
esquematiza las interacciones entre distintos grupos. La
comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo es
fundamental para que un proyecto tenga éxito (principalmente para
evitar conflictos).
Se distinguen cuatro niveles de responsabilidad:
¾ E (Encargado) => será el encargado de realizar una determinada
área del proyecto.
¾ I (Informado) => este grupo únicamente deberá ser informado.
¾ C (Consultado) => este grupo deberá ser consultado sobre la toma
de decisiones (no será vinculante).
¾ R (Responsable) => este grupo puede tomar decisiones.
Organigrama: Documento que muestra la estructura jerárquica de los miembros
del equipo, así como la relación de otras empresas que se encuentran fuera de
los límites del proyecto.
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Es frecuente que los organigramas de los proyectos, muestren relaciones
adicionales externas. Por ejemplo, si estamos generando productos para una
empresa externa, en nuestro organigrama aparecerá parte del organigrama de
la otra empresa para establecer los diferentes niveles jerárquicos y los
interlocutores de cada nivel.
Se pueden utilizar para su realización herramientas como Word, Visio, etc.
Tiene como finalidad: Identificar los grupos involucrados en el proyecto y a
quién tienen que acudir en la cadena de mando. Es decir, a quién se debe
asistir cuando surjan dudas, exista un problema o sea necesario tomar una
decisión. Es muy importante, desde el comienzo del proyecto, dejar claro los
miembros del equipo con autoridad y responsabilidad.
Al mismo tiempo que vamos identificando las distintas tareas a realizar, podemos ir
definiendo los perfiles necesarios para llevarlas a cabo. De esta forma comenzaremos
a formar el equipo de trabajo.
Al comenzar a definir nuestro calendario, no conoceremos el número exacto de
personas que necesitaremos.
Según vamos avanzando en el análisis del proyecto, generando la lista de tareas y
formando secuencias de trabajo podremos ir haciendo un plan previo sobre cuántos
recursos necesitaremos y su perfil.
Si el resultado del cronograma no coincide con los plazos de los que disponemos o los
costes de los perfiles se exceden de nuestro presupuesto, tendremos que ir revisando
de nuevo el proceso anterior. Para reducir el tiempo podremos añadir más recursos y
para disminuir el coste sustituir por recursos más baratos.
Todo este proceso es la fase de reunir un equipo de trabajo, el cual comienza con el
cronograma inicial del proyecto y no finaliza hasta que el proyecto se termina. Es un
trabajo repetitivo, ya que durante el progreso del proyecto deberemos ir haciendo
análisis del mismo e ir tomando decisiones respecto al cumplimiento de los objetivos
establecidos.
Para conseguir a los perfiles más idóneos es muy importante tener desglosado el
proyecto en tareas y conocer muy bien en qué consisten cada una de ellas. De esta
forma podremos seleccionar a personas capaces de ejecutarlas.
Por otro lado, una vez que ya hemos conseguido a los recursos del equipo del
proyecto debemos ser capaces de mantener a esas personas asignadas a sus tareas
y crear un ambiente de trabajo cómodo, evitando conflictos.
Asignar los recursos de forma efectiva es el antídoto para el fracaso de los proyectos.
Si conseguimos hacer una estimación precisa del trabajo y asignamos los recursos
necesarios basándonos en su disposición real, obtendremos un cronograma lo más
realista posible. De esta forma, podremos mantener cargas de trabajo equilibradas y
retener a los trabajadores (no estarán demasiado relajados, ni asfixiados), facilitando
las tareas de gestión.
En Microsoft Project, antes de asignar las tareas a los recursos, debemos incluirlos en
la aplicación. Existen muchos campos para detallar información sobre cada uno de los
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recursos; pero antes de verlo te mostraremos distintas formas de cargar en Project los
recursos de los que se dispone en el proyecto:
Importando datos: Tal vez la opción más rápida es importar la información de
nuestros recursos desde otra aplicación. Project acepta información de
Microsoft Access, Microsoft Excel, XML y textos planos delimitados por comas.
El caso más habitual es importar de ficheros Microsoft Excel. En este caso
existe una plantilla “Microsoft Project Plan Import Export Template” para crear
un nuevo libro con las columnas correspondientes a los campos de recursos
más empleados en Project.
De forma manual: En la vista Hoja de Recursos podemos ir introduciendo uno a
uno los recursos que forman nuestro equipo de trabajo.
Para ello, seleccionaremos el menú Ver -> Hoja de Recursos. Si esta opción no
aparece, seleccionaremos el menú Ver -> Mas Vistas -> Hoja de Recursos.
Nos aparecerá una hoja en la que podremos ir introduciendo los recursos.
Cada fila es un recurso y las columnas son campos de información por cada
recurso.
Para crear un recurso en Microsoft Project el único campo que debemos
rellenar es el que corresponde al Nombre del recurso. El resto de campos,
Project los rellanará de la siguiente manera:
• Tipo=> con el valor Trabajo. Es decir, presupone por defecto que es un
recurso que consumirá tiempo (bien una persona, bien el alquiler de un
taller).
• Iniciales => con la primera letra del nombre del recurso.
• Tasa estándar => 0,00 €/hora. Es recomendable, asignar un coste a
cada recurso para sacarle el máximo rendimiento a Project.
Si en la Hoja de Recursos no aparece alguno de los campos que se desean
rellenar, haciendo doble clic sobre el recurso se abrirá un cuadro de dialogo
con información de cada recurso organizado en distintas pestañas.
Ampliamos la información para que le resulte más fácil realizar la descripción completa
de un recurso:
Información básica: Nombre del recurso, Tipo, Etiqueta de material, Iniciales y
Unidades.
Información de Costos: Tasa estándar, Tasa horas extra, Costo por uso y
Acumulación de costos.
Clasificar recursos: A través del campo Grupo, Project ofrece la posibilidad de
clasificar los recursos. Se usará si se necesitan organizar o filtrar tareas por
departamentos a los que pertenecen los recursos.
Disponibilidad de Recursos: En el cuadro de diálogo Información del recurso,
en la pestaña Horario de trabajo, se puede especificar el horario de trabajo
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para ese recurso, especificando los días no laborables o el periodo de
vacaciones asignados al mismo.
Otra forma de definir la disponibilidad de los recursos es la siguiente, en la
pestaña General del cuadro de diálogo Información del recurso, en la tabla
Disponibilidad de recursos podemos especificar el % de tiempo que está
disponible un recurso.
4.2. Asignación de recursos
Una vez que hemos establecido las tareas, las dependencias entre ellas y formado el
equipo de trabajo podemos empezar a asignar las tareas a los recursos que las
llevarán a cabo.
A continuación, te mostramos diferentes formas para asignar tareas en Project:
En la Hoja de tareas: Esta opción es la más cómoda cuando asignamos un
único recurso a una tarea. Lo único que tenemos que hacer es determinar el
nombre del recurso en la columna Nombre de los recursos y pulsar Intro.
1. Para mostrar una tabla con la columna Nombre de los recursos,
seleccionar el menú Ver, la opción Tabla-> Entrada.
2. En la Hoja de tareas, desplegar la lista del campo Nombres de los
recursos. Seleccionar la persona que realizará la tarea en la que nos
encontramos.
3. Pulsar Intro.
4. Para asignar a la misma persona en el resto de tareas, podremos
pinchar y arrastrar hacia abajo.
En un Formulario de tareas: Esta opción es la más cómoda cuando queremos
asignar más de un recurso a una misma tarea o queremos especificar las
unidades que queramos asignarle:
1. Seleccionar el menú Ver -> Más vistas y seleccionar la opción
Formulario de tareas.
2. En la Hoja de tareas (parte superior) seleccionar la tarea
correspondiente.
3. En el Formulario de tareas (parte inferior) hacer clic en la columna
Nombre del recurso y seleccionar el recurso que realizará la tarea.
4. Para asignarle un porcentaje de unidades determinado, hacer clic en
Unidades y escribir el valor.
5. Podemos seguir añadiendo más recursos para esa misma tarea,
seleccionando la siguiente celda en blanco en el campo Nombre de
recurso.
6. Así asignaremos todos los recursos necesarios para la tarea.
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En cuadro dialogo Asignar recursos: Esta opción es la más cómoda cuando
queremos continuar trabajando sobre la ventana del Diagrama de Gantt
aunque el cuadro de dialogo este abierto.
1. Seleccionar el menú Herramientas -> Asignar recursos. Se abrirá el
cuadro de diálogo Asignar recursos.
2. Para asignar la tarea deberemos hacer clic en las celdas situadas a la
izquierda de los nombres de los recursos.
3. Desde esta opción podremos reemplazar un recurso por otro o generar
un gráfico con la cantidad de trabajo asignado a un recurso.
4.3. Gestión eficaz de recursos
Tener la habilidad de guiar a los recursos de un equipo de trabajo es uno de los roles
fundamentales de un jefe de proyecto. Es muy importante crear un ambiente de
trabajo y no olvidar que los recursos responderán mejor ante jefes que les conozcan
bien y respeten su dedicación.
Recopilar información sobre el cumplimiento del proyecto no bastará, esta información
sobre la marcha del proyecto únicamente será parcial. Tendremos que salir y hablar
con los diferentes recursos, es decir, proporcionar una comunicación efectiva.
Para ello, algunos consejos son:
¾ Definir y comunicar desde el comienzo del proyecto las funciones y
responsabilidades de cada recurso.
¾ Definir de forma clara los objetivos a conseguir, los cuales deben ser factibles.
¾ Proporcionar en todo momento a los recursos los medios necesarios para
conseguir los objetivos marcados.
¾ Valorar a todos los recursos como individuos valiosos para el proyecto.
¾ Apoyarlos y facilitar soluciones ante los obstáculos.
¾ Fomentar la comunicación y mantenerles informados.
¾ Fomentar el buen ambiente de trabajo.
¾ Reconocer el trabajo bien hecho.
En muchas ocasiones, a pesar de nuestros esfuerzos como jefes de proyecto en crear
un equipo de trabajo efectivo y un buen ambiente de trabajo, puede que algún
componente no se lleve con otros miembros del equipo o no realice las tareas
asignadas.
Si el problema es respecto a las relaciones, se debe averiguar el motivo de esa mala
relación. Tal vez, un mal comportamiento de un recurso puede estar debido a que
considere que tiene más trabajo asignado que los demás, peores condiciones
económicas, etc. Generalmente, en estos casos habremos cometido un error por no
cumplir los consejos que hemos citado a lo largo del curso. No hemos dimensionado,
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valorado, ni motivado el trabajo de un recurso. En este caso, habrá que valorar si aún
estamos a tiempo de rectificar.
Si el problema es respecto a la realización de las tareas, habrá que averiguar si ese
recurso está realmente cualificado para hacer las tareas asignadas. Tal vez no cumpla
las expectativas estimadas. En estos casos habrá que valorar la posibilidad de alargar
la duración de las tareas, sustituir el recurso, etc. Todo ello, dependerá de si
disponemos de más tiempo y/o dinero. Es muy importante, que en los casos en los
que no sea posible alargar la duración, ni sustituir al recurso porque ya no disponemos
de presupuesto, que el resto de recursos del equipo asuman las tareas de otro recurso
‘ocioso’ para ellos.
En muchos casos, la solución estará en prescindir del recurso conflictivo. Llegado el
momento deberemos reconocer una mala decisión cuando seleccionamos a ese perfil
y justificar con hechos por qué ahora no es un recurso válido en el proyecto. Para ello,
es muy importante tener informes de su rendimiento, ejemplos de un mal
comportamiento con sus compañeros, etc.
Disponemos de un informe en Project para encontrar aquellos recursos que no están
cumpliendo las expectativas.
Se trata del informe Recursos con presupuesto sobrepasado, ya que nos muestra
todos los recursos del equipo cuyas asignaciones han sobrepasado el coste previsto.
Al ver el coste sobrepasado por recurso, podremos identificar qué personas están
consumiendo más tiempo del que inicialmente estimamos. En estos casos, como ya
hemos mencionado anteriormente, habrá que encontrar el motivo de estos retrasos.
Para generar dicho informe habrá que realizar los siguientes pasos:
• Seleccionar Menú Ver -> Informes.
• Seleccionar en el cuadro de diálogo Costos.
• En el cuadro de dialogo Informes de Costes la opción Recursos con
presupuesto sobrepasado. Por último, hacer clic en Seleccionar
Disponemos de diferentes filtros para evaluar el progreso de los recursos:
• Asignaciones pospuestas.
• Costo mayor que el presupuestado.
• Recurso o asignaciones con hora extra.
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