GESTIÓN ORGANIZACIONAL Y DE
CALIDAD
MAPA DE PROCESOS
Todas las organizaciones se componen de múltiples actividades que permiten el correcto funcionamiento
de la compañía, tanto a nivel interno como externo (mapa de procesos). Es común que estas actividades
estén agrupadas en bloques según sea el objetivo a alcanzar con su consecución. Es decir, en las
empresas existe una serie de actividades organizadas para realizar un proceso, y éste a su vez se
complementa con otros procesos para conseguir prestar los servicios o fabricar los bienes del negocio.
Al igual que existen relaciones entre las actividades empresariales, existen relaciones entre los procesos,
siendo la definición de esta interrelación el mapa de procesos de la organización.
El mapa de procesos permite representar los procesos y sus interrelaciones. La tarea principal para
llevarlo a cabo consiste en identificar los procesos de la empresa y relacionar unos procesos con otros
según su orden de ejecución, de manera estructurada.
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¿Por qué es importante el mapa de procesos?
El mapa de procesos aporta claridad y organización tanto a los procesos nuevos como a los ya existentes.
Eche un vistazo a algunas de las principales razones por las que es importante:
1. Simplifica los procesos
Utiliza un mapa de procesos para racionalizar tus procesos. Elimina las áreas
innecesarias y simplifica todo el proceso de principio a fin.
2. Mejora la comprensión de un proceso
Compártelo con los miembros del equipo interno y los accionistas externos
para crear alineación en toda la empresa.
3. Mejora la comunicación
Anima a las personas a mejorar su comunicación describiendo
claramente los procesos de tu proyecto. Indica a todos los implicados
en el proceso cuáles son sus responsabilidades y a quién deben
dirigirse si tienen preguntas. Esto es especialmente útil para los
equipos interfuncionales que pueden no estar familiarizados con los
miembros del equipo de otros departamentos.
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4. Proporciona documentación de los procesos
Documenta tus procesos para poder estandarizar los flujos de
trabajo en toda la empresa. Vuelve al mapa en el futuro para
analizar cómo está funcionando el proceso y hacer los cambios
necesarios.
5. Ayuda a planificar proyectos
Planifica y organiza mejor tus próximos proyectos con este
mapa. Visualiza todas las etapas de tus procesos para
asegurarte de que tienes la información y los recursos que
necesitas para ejecutar el proyecto con éxito.
¿Cómo se elabora el mapa de procesos?
Antes de definir la estructura, es necesario clasificar los procesos, habitualmente se utilizan
tres categorías:
• Procesos estratégicos o directivos: orientan a todo el Sistema hacia la mejora continua. Se
encargan de la toma de decisiones y del pensamiento estratégico de la empresa
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• Procesos misionales, también llamados operacionales o de la cadena de valor: sobre los que
se apoya la compañía para el desempeño del objeto del negocio son los encargados de la
elaboración del o los productos que la compañía ofrece a sus clientes
• Procesos de soporte o apoyo: sobre los que se apoyan el resto y que dan coherencia al conjunto.
Sin ellos la organización no tendría un correcto funcionamiento
Una vez clasificados, debemos realizar la representación gráfica del mapa según las categorías que
acabamos de definir. Visualmente se mostrarán a izquierda y derecha las entradas y las salidas
respectivamente; en la parte suprior se mostrarán los procesos estratégicos; los procesos operacionales
en el centro del mapa, por último los procesos de soporte, enfatizando su labor de apoyo de estos al
resto de procesos.
Además, los procesos operacionales deben mostrarse secuencialmente de izquierda a derecha, de
manera que sea posible recorrer fácilmente los procesos que sigue la compañía para dar su
servicio/producto final al cliente
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Un mapa de procesos es la representación gráfica de la manera en que se interrelacionan todos los
procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Funciona como un diagrama de valor en el que se
pone de manifiesto la importancia de cada uno de ellos dentro de la maquinaria global de funcionamiento
de tu compañía.
La unidad, el orden y la coherencia son tres elementos asociados a cualquier mapa de procesos. No
olvides, además, que para obtener los resultados esperados, también debes impulsar labores continuas
de monitorización y seguimiento.
A continuacón verás de manera gráfica como se distribuyrn los procesos en el mapa de procesos: