Manual para la solicitud
y legalización de gastos.
Manual para Descargar la aplicación Rindegastos
1. Descarga de la aplicación
Desde el celular o tablet, ingresa a Play Store o App Store, busca la aplicación
de Rindegastos y descárgala.
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2. Inicio de sesión
Luego de instalar la aplicación, ábrela.
Encontrarás los espacios donde debes ingresar
el usuario y contraseña asignados previamente
a través del correo electrónico.
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CREAR SOLICITUD POR RINDEGASTOS
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1. Para generar una nueva solicito encontraremos
en la parte inferior un icono naranja “Gasto”, luego
le damos clic en el boton verde “Crear Gasto”
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2. Diligenciar la solicitud
Ingresa el nombre del fondo, que siempre debe iniciar con
OT, seguido del nombre del sitio.
En el campo Tipo de solicitud, selecciona Fondo por rendir.
Posteriormente, presiona el botón Continuar (color verde).
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3. Selección de la categoría del gasto
Selecciona el tipo de categoría.
Se desplegará un menú con los diferen-
tes tipos de gastos disponibles.
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Si sale algun error al moneto de guardar
(botón verde) el gasto se debe verificar y
se puede realizar edisiones del gasto
generado (botón azul).
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4. Ingresar el monto del gasto
Selecciona el gasto requerido y digita
el monto correspondiente.
Agrega los gastos necesarios a la lista.
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5. Continuar a Paso 2
Luego de agregar los gastos, haz clic en Paso 2.
Aparecerá una nueva ventana para completar
los campos adicionales.
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6. Diligenciar campos obligatorios
Completa todos los campos solicitados:
• Jefatura técnica: Selecciona la ciudad correspondiente al sitio.
• Actividad: Selecciona el tipo de servicio a ejecutar según el proyecto.
• Notas: Campo obligatorio.
• Archivo: Permite adjuntar evidencia de la actividad (opcional en solicitud).
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8. Revisión de solicitud
Al guardar, se mostrará una ventana con el monto total del fondo.
Selecciona “Ver más datos” para revisar o editar la solicitud.
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9. Si no necesitas realizar modificaciones,
cierra con la X y selecciona Enviar.
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10. Selección del flujo de revisión
Selecciona el flujo de revisión correspondiente:
Caja Operativa Enviar.
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11. La solicitud pasará a estado En revisión para
aprobación de los líderes y posterior dispersión.
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12. Verificación del flujo de revisión
Al seleccionar los tres puntos, podrás visualizar el flujo de revisión, los aprobadores
y el estado del proceso.
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LEGALIZACIÓN DE FONDO
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1. Crear un gasto para legalización
Selecciona Gastos y luego el botón +.
Puedes elegir entre: ScanIt: La app toma la foto del soporte y completa datos
automáticamente.
Ingreso manual: Diligenciar los datos si no se reconocen de manera automática.
Presiona Crear gasto.
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2. Seleccionar la política del proyecto
En la ventana de “Nuevo gasto”, selecciona la política
correspondiente al proyecto y luego
presiona Continuar.
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3. Diligenciar los campos del gasto
Completa todos los campos obligatorios.
Si necesitas corregir algún dato, puedes
editar o eliminar el gasto.
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4. Crear el informe de legalización
Selecciona el icono de Informe para crear
la legalización y elige los gastos a incluir.
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5. Adjuntar soportes
En la ventana de Editar informe, adjunta los
soportes correspondientes a cada gasto.
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6. Validar información del informe
Verifica:
• Título del informe
• Fondo asociado
• Notas
• Documentos adjuntos (si aplica)
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7. Luego presiona Enviar informe. Editar
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8. Verificación final
Antes de enviar, asegúrate de que el saldo del fondo esté en 0.
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9. Aparecerá el mensaje: “Enviaste tu informe”.
El informe quedará pendiente de aprobación del
custodio principal.
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10. Informes aprobados y rechazados
Verifica si tu informe fue aprobado o rechazado.
En caso de rechazo, selecciona la ventana correspondiente.
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11. Revisar observaciones
Selecciona Historial para ver el motivo del rechazo
y la observación dejada por el aprobador.
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12. Editar gasto rechazado
Selecciona con observaciones para editar el gasto.
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13. Haz clic en los tres puntos para editar.
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14. Validar y enviar nuevamente
Valida que los datos coincidan con el soporte corregido.
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[Link] presiona nuevamente Enviar informe.
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