CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MÒDULO ADMINISTRATIVO
PRIMERA PARTE
I LA ADMINISTRACIÒN
La Administración es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales y
técnicos) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio
puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.
Relación de la administración con otras ciencias
No debe confundirse a la administración con otras disciplinas, sino que debemos saber cuáles
son aquellas que contribuyen a que logre sus fines. La administración toma y utiliza teorías,
modelos, etc., de otras disciplinas, pero no las incluye a todas.
Gerencia y Gerentes
La gerencia puede entenderse de dos maneras básicas y centrales: como una de las partes o
secciones de una empresa, institución u organización, o como la actividad de gerenciar y
llevar adelante el trabajo de organización y planificación en cualquier tipo de espacio (aunque
principalmente se utiliza para el ámbito profesional). Junto a otros términos, la palabra
gerencia está hoy en día estrechamente vinculada con el espacio laboral y empresarial ya que
se relaciona específicamente con la posesión de actitudes y capacidades que tienen como fin
la obtención de resultados apropiados para el funcionamiento de una institución u
organización.
Habilidades de un gerente
1. La habilidad técnica: implica la capacidad para usar el conocimiento técnico, los métodos,
las técnicas y los medios necesarios para la ejecución de tareas específicas. Envuelve un
conocimiento especializado, capacidad analítica, facilidad para el uso de técnicas y
herramientas. Puede ser obtenida mediante educación formal o a través de la experiencia
personal o de otros.
2. La habilidad humana: es la sensibilidad o capacidad del gerente para trabajar de manera
efectiva como miembro de un grupo y lograr la cooperación dentro del equipo que dirige.
3. La habilidad conceptual: consiste en la capacidad para percibir a la organización como un
todo, reconocer sus elementos, las interrelaciones entre los mismos, y como los cambios en
alguna parte de la organización afectan o pueden afectar a los demás elementos.
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Las funciones del gerente
• La creación un grupo de trabajo armónico donde el todo sea más que la suma de sus partes.
Una entidad productiva que rinda más que la suma de los recursos incorporados a la misma.
• Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los
requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.
• Ejecutar seis tareas básicas: fijar objetivos; derivar metas en cada área de objetivos;
organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y,
desarrollar a la gente y a sí mismo.
Un gerente efectivo es aquel que:
• Comparte con sus colaboradores los objetivos y prioridades de su departamento y de la
organización.
• Utiliza el consenso para llegar a acuerdos con sus colaboradores.
• Estimula la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y
solución de problemas.
• Se preocupa por mejorar continuamente la comunicación.
• Busca medios para que los colaboradores se comprometan, de manera voluntaria, con el
logro de los objetivos de la organización.
• Analiza y evalúa, conjuntamente con sus colaboradores, los logros alcanzados, las causas
de las desviaciones y las posibles medidas correctivas.
• Enlaza logros con recompensas de una manera justa y objetiva.
• Facilita el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, les presta el apoyo
necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas.
• Delega, tanto las funciones como el poder para tomar decisiones, dando suficiente
autonomía de acción a sus colaboradores.
• Cuando se presentan conflictos, los afronta para resolverlos no para buscar culpables.
• Considera los errores, propios y ajenos, como una oportunidad para aprender y mejorar.
II EMPRESA
Funciones de la empresa
La empresa es la institución clave de la vida económica, manifestación de la creatividad y
libertad de las personas. Esencialmente, es un grupo humano al que unos hombres le aportan
capital, otros, trabajo y, otros más, dirección, con las finalidades económicas consiguientes:
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• Función económica externa, que es la producción de bienes o servicios para
satisfacer necesidades de la sociedad.
• Función económica interna, que es la obtención de un valor agregado para remunerar
a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o dividendos y a otros
en forma de sueldos, salarios y prestaciones. Esta finalidad incluye la de abrir
oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para trabajadores.
Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por encima de la otra. Ambas son
fundamentales, están estrechamente vinculadas y se debe tratar de alcanzarlas
simultáneamente. La empresa está para servir a los hombres de afuera (la sociedad) y a los
hombres de adentro (sus integrantes).
Tipos de Empresas
1. Por su Actividad o Giro: Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que
desarrollan en:
a) Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de
bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su
vez se clasifican en:
• Extractivas; Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya
sea renovables o no renovable.
• Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en
productos terminados y pueden ser de dos tipos:
1. Empresas que producen bienes de consumo final
2. Empresas que producen bienes de producción.
• Agropecuarias: Como su nombre lo indica su función es la explotación de la
agricultura y la ganadería.
b) Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función
primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en:
c)
• Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas tanto
al menudeo como al detalle. Ejemplo: Bimbo, Nestlé.
• Menudeo: Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como por
unidad ya sea para su reventa o para uso del consumidor final. Minoristas o
Detallistas: Son los que venden productos en pequeñas cantidades al consumidor
final.
• Comisionistas: Se dedican a vender mercancías que los productores dan en
consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
• Servicios: Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la
comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en:
• Servicios públicos varios (comunicaciones, energía, agua)
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• Servicios privados varios (servicios administrativos, contables, jurídicos,
asesoría, etc.).
• Transporte (colectivo o de mercancías)
• Turismo
• Instituciones financieras
• Educación
• Salubridad (Hospitales)
• Finanzas y seguros
2. Según el Origen del Capital: Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y
del carácter a quien se dirijan sus actividades las empresas pueden clasificarse en:
a) Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente
su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas
pueden ser las siguientes:
• Centralizadas: Cuando los organismos de las empresas se integran en
una jerarquía que encabeza directamente por el poder ejecutivo, con el fin
de unificar las decisiones, el mando y la ejecución.
• Descentralizadas: Son aquellas en las que se desarrollan actividades que
competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas
de personalidad, patrimonio y régimen jurídico propio.
• Estatales: Pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma
externa de sociedad privada, tiene personalidad jurídica propia, se dedican
a una actividad económica y se someten alternativamente al derecho
público y al derecho privado.
• Mixtas: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares
para producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser
el único propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa.
b) Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su
finalidad es 100% lucrativa.
• Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país.
• Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros.
• Trasnacionales; Cuando el capital es preponderantemente (que tiene más
importancia) de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países
de origen.
• 3. Según la magnitud de la empresa: Este es uno de los criterios más utilizados para
clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño de la misma se establece que puede ser
pequeña, mediana o grande. Existen múltiples criterios para determinar a que tipo de empresa
pueden pertenecer una organización, tales como:
• a) Financiero: El tamaño se determina por el monto de su capital.
• b) Ventas: Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la
empresa
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abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio una empresa es pequeña
cuando sus ventas son locales, mediana cuando son nacionales y grande cuando son
internacionales.
• c) Producción: Este criterio se refiere al grado de maquinización que existe en el
proceso de producción; así que una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo
del hombre
es decisivo, es decir, que su producción es artesanal, aunque puede estar mecanizada;
pero si es así generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de
obra.
Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta
con más maquinaria y menos mano de obra. Por último, la gran empresa es aquella
que esta
altamente mecanizada y/o sistematizada.
• d) Criterios de Nacional Financiera: Para esta institución una empresa grande es el
más
importante dentro de su giro.
• e) Criterios de Constitución Legal: De acuerdo con el régimen jurídico en que se
constituya la empresa, ésta puede ser: Sociedad Anónima, Sociedades de
Responsabilidad Limitada, Sociedades Cooperativa, Sociedades en Comandita
Simple, Sociedades en Comandita por Acciones, y Compañías Anónimas.
• f) Según su dimensión. No hay unanimidad entre los economistas a la hora de
establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio
único para medir
el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el
capital
propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el
número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma
mostrada a continuación:
• Microempresa si posee menos de 10 trabajadores. Pequeña empresa: si
tiene menos de
50 trabajadores.
• Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
• Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
III ORGANIZACIÓN
La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o
más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas
comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones,
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como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas detallistas,
departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, regional y nacional.
• Característica de las organizaciones
1. Existen organizaciones grandes y pequeñas.
• -Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que
coordinan e integran las -Labores de las personas a través de la interacción indirecta.
Las organizaciones pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente
con las personas.
2. Complejidad:
• Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién
lo ejecuta.
• 3. Anonimato:
• Los procesos y canales de comunicación existen en un ambiente despersonalizado
o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades o
grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.
• 4. Rutina estandarizada:
• Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, es más eficaz
que las estructuras formales.
• 5. Estructura especializada no oficiales:
• Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o técnicas,
las cuales necesitan un modelo extra formal de interdependencia
Autoridad-Capacidad para mantener el orden.
• Tipos de Organización
• Organización lucrativa: recibe su nombre ya que la misma posee fines de lucro, es
decir que además de buscar una rentabilidad social, busca una rentabilidad
económica. Este concepto lo podemos simplificar diciendo que son aquellas
organizaciones que buscan un beneficio económico.
Organización no lucrativa: Son organizaciones sin fines de lucro, es decir que su
objetivo principal no es la búsqueda de un beneficio económico
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SEGUNDA PARTE
I PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es considerada como una disciplina compuesta de cuatro funciones
fundamentales que constituyen el proceso administrativo: Planeación, organización,
dirección y control.
1. La Planificación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.
2. La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. La Dirección para que los integrantes del grupo lleven a cabo las tareas prescritas
con voluntad y entusiasmo.
4. El Control de las actividades para que se correspondan con los planes.
PLANIFICACIÓN
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con
los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las
preguntas ¿qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los
necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se
formula un plano un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto
requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.
Actividades Importantes de Planificación
1. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
2. Pronosticar.
3. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
4. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
5. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
6. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
7. Anticipar los posibles problemas futuros.
8. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
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ORGANIZACIÓN
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas,
el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias
actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada
miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas
tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de
gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo
similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros
administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una
actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros
grupos de la empresa
Actividades Importantes de la Organización
1. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
2. Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
4. Aclarar los requisitos del puesto.
5. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
6. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
7. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
DIRECCIÓN
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación.
Actividades Importantes de la Dirección
1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar a los miembros.
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4. Comunicar con efectividad.
5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se está haciendo
para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas
para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán
de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Actividades Importantes del Control
1. Comparar los resultados con los planes generales.
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
4. Comunicar cuales son los medios de medición.
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Interrelación entre las funciones
En la práctica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo
(termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en
particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden
de las funciones será quizás como se indica en el proceso, pero en una empresa en marcha,
el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar
y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente
esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente
talvez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor
énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así
como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en
acción.
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La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control
no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De
igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con
efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están
relacionadas para formar el proceso administrativo.
II DIRECCIÓN
Esta función representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En
consecuencia, incluye la utilización de la influencia para activar y motivar a las personas a
alcanzar los objetivos organizacionales. Por lo tanto corresponde a este proceso comunicar
las tareas e influir en el comportamiento de las personas que ejecutaran las labores esenciales.
Importancia de la dirección
Es importante porque promueve la integración y articulación entre las variables
organizacionales y las variables humanas, focalizando el ambiente y, más específicamente el
cliente. Por un lado están las variables organizacionales (misión, objetivos, estructura,
tecnología, tareas) y, por el otro las variables humanas (habilidades, actitudes, valores y
necesidades individuales) que se deben articular y balancear debidamente.
Aspectos principales de la dirección
Hay tres elementos que se consideran esenciales en la dirección, estos son la motivación,
comunicación y el liderazgo.
Motivación
La motivación en el trabajo es la disposición de las personas a emplear grandes niveles de
esfuerzos consistentemente dirigidos con el fin de alcanzar las metas organizacionales, a
condición de que el esfuerzo satisfaga también una o más necesidades individuales.
Una persona muy motivada trabajará mucho para alcanzar sus objetivos de desempeño, y si
además, cuenta con la capacidad y el entendimiento adecuado de las tareas, se convertirá en
un individuo sumamente productivo. Existen procesos fundamentales que influyen en la
motivación de las personas, tales como el establecimiento de metas, el refuerzo y la teoría de
las expectativas.
La teoría del establecimiento de metas indica que las metas específicas incrementan el
desempeño, y las metas difíciles cuando se aceptan, dan como resultado una mejor ejecución
que las metas fáciles.
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Así se tiene que si se quiere que una meta motive esta debe ser aceptable, lo que significa
que no debe entrar en conflicto con los valores personales y que existan razones para
seguirlas. Si los individuos participan en el establecimiento de los objetivos estos serán
admitidos y buscados voluntariamente. De esta manera, las metas admisibles y altamente
motivadoras deben ser retadoras pero alcanzables. En otras palabras, tienen que ser lo
suficientemente elevadas para inspirar un mejor desempeño, pero no demasiado como para
que nunca puedan lograrse.
Asimismo, las metas tienen que ser específicas, cuantificables y medibles.
Adicionalmente señalan los citados autores, que una contraparte de la teoría del
establecimiento de metas lo constituye la teoría del reforzamiento, que sostiene que el
comportamiento tiene causas externas. Lo que controla la actuación son los reforzadores, los
cuales se definen como las consecuencias que, cuando vienen inmediatamente después de
una respuesta, incrementan la posibilidad de que la conducta se repita.
Algunos autores, describen los llamados refuerzos positivos y refuerzos negativos, para
estimular que se repita un comportamiento considerado deseable. Los refuerzos positivos
consisten en las aplicaciones de consecuencias valoradas por parte de quienes la reciben, tales
como los elogios, los reconocimientos y las evaluaciones favorables. Los refuerzos negativos
consisten en eliminar o detener una consecuencia indeseable, como por ejemplo sacar a un
empleado de un periodo de prueba por mejorar en su actuación.
La teoría de las expectativas establece que las personas se comportan con base en la
probabilidad percibida de que sus esfuerzos le conducirán a un determinado resultado de
acuerdo con lo que valoren dicho resultado. Es decir, las expectativas altas sobre una
consecuencia deseada producen una motivación elevada.
Finalmente, la teoría de las expectativas incluye las siguientes variables o relaciones: (a) la
expectativa o relación esfuerzo desempeño, que es la probabilidad percibida por la persona
de que al ejercer cierta cantidad de esfuerzo obtendrá cierto nivel de desempeño. (b) la
Instrumentalidad o relación desempeño-recompensa, que es el grado en que el individuo cree
que realizar su trabajo a un nivel en particular es útil para llevarlo a la obtención de una
consecuencia deseada y (c) el valor o atractivo de la recompensa, que es la importancia que
la persona da al resultado potencial o recompensa que puede alcanzar en el trabajo.
Comunicación
Es la transmisión de una información de una persona a otra o de una organización a otra, o
el proceso mediante el cual se intercambia, se comprende y se comparte información entre
dos o más personas, generalmente con la intención de influir en el comportamiento.
En la práctica, la comunicación se debe considerar un proceso bidireccional para que sea
eficaz. Esto significa que la comunicación es un proceso que marcha en dos direcciones: de
la fuente o emisor hacia el destino o receptor y viceversa. En el proceso de comunicación, el
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destinatario debe desempeñar la operación inversa de la fuente para reconstruir el estímulo
recibido y encontrar un significado. La comunicación es eficaz cuando el receptor decodifica
el mensaje y le da un significado que se aproxima a la información o idea que el emisor
intentó transmitir.
La comunicación bidireccional significa no solamente que el receptor proporciona
retroalimentación, sino que el emisor está propenso a aceptarla. En estos intercambios
constructivos, ambas partes comparten información, por lo que también es más difícil y
consume más tiempo, no obstante, es más precisa; se cometen menos errores y surgen pocos
problemas.
Los receptores tienen la oportunidad de preguntar, de compartir sus preocupaciones, de hacer
sugerencias y modificaciones y en consecuencia, comprenden con mayor exactitud lo que se
comunica y lo que se debe hacer con la información.
El proceso de comunicación puede ser eficiente y eficaz. La eficiencia está relacionada con
los medios utilizados para la comunicación, mientras que la eficacia se refiere al objetivo de
transmitir un mensaje con significado.
En este sentido, la comunicación eficaz tiene como características las siguientes:
1. El mensaje es claro y objetivo.
2. El significado es coherente.
3. El destinatario comprende el mensaje.
4. Se completa la comunicación.
5. El mensaje se vuelve común.
Consejos para el logro de una comunicación eficaz:
(a) la regulación del flujo de información, para asegurar que los mensajes importantes sean
recibidos y que los mensajes más significativos tengan prioridad.
(b) el uso de la retroalimentación para disminuir la probabilidad de que un mensaje sea
malinterpretado.
(c) la simplificación del lenguaje, que consiste en escoger las palabras y la estructura del
mensaje en forma clara y comprensible para el receptor.
(d) la atención activa, lo que exige la concentración total y escuchar con empatía.
(e) la limitación de las emociones ya que un receptor perturbado puede interpretar mal un
mensaje y
(f) la observación de señales no verbales, para asegurarse que coincidan con las palabras.
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Barreras de la comunicación
Existen tres tipos de categorías, que se presentan como barreras en una comunicación
efectiva:
• Ambientales: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto
negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla
incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, teléfono,
alguien con tos, ruidos de construcción.)
• Verbales: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a
modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las
personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro
propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad,
clases sociales, nivel de educación e incluso entre dos profesionales, de distinto
interés, como ejemplo: un médico, no podría hablar de temas medicinales con un
ingeniero, sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar
bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención.
Interpersonales: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la
comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más comunes, son las
suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas. Una Suposición, es algo
que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposición será una barrera en la
comunicación. La Percepción, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista,
ósea dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando
tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas.
Los prejuicios con relación a la edad, sexo, raza, o religión son también barreras
interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados negativamente, según como
se planteen.
¿Cómo superar las barreras en la comunicación?
Si nosotros aceptamos que existen barreras, este es un solo paso a la solución, y poder
entablar una comunicación eficaz. Existen tres formas de superar las barreras de la
comunicación:
• Ambientales: - Escoger un lugar apropiado para la discusión -Hablar en un ambiente
sin distracción o interrupción.
• Verbales: -Tener muy claro lo que se quiere comunicar, y expresarlo con claridad.
-Escuchar atentamente lo que otra persona dice.
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• Interpersonales: -No tome en cuenta suposiciones y prejuicios. -Esté alerta a las
posibles, diferencia en la percepción. -Sea flexible, y si no nos comprenden la idea,
hay que expresarla de distintas formas, hasta su entendimiento.
III LIDERAZGO
Es la habilidad de un individuo en influir en el comportamiento de otras personas para
guiarlas en la consecución de un fin deseado.
Los líderes eficaces son sensibles a la interacción de las relaciones humanas, tratan de
minimizar las diferencias entre los individuos, transfiriendo las energías al logro de los
objetivos de una entidad. Así los integrantes de la organización aceptan a un líder como tal
cuando están convencidos de que él sabe lo que es mejor para la institución y sus integrantes
y les puede brindar dirección y aliento en la obtención de metas.
Características de los líderes:
(a) inteligencia, ya que pueden dar solución a una gran diversidad de problemas.
(b) conocimiento y amplitud social, porque tienden a ser emocionalmente más maduros y
con un amplio rango de intereses.
(c) motivación interna y afán de logro, porque desean hacer cosas y obtener resultados, una
vez logrado un objetivo buscan otro y dirigen sus esfuerzos y los del grupo a conseguirlo.
(d) actitud positiva hacia las relaciones humanas, lo que implica que son capaces de trabajar
con otras personas, se adaptan a las labores en equipo y desarrollan buenas relaciones con
otros individuos del grupo.
Estilos de liderazgo
• Liderazgo dictador: fuerza sus propias ideas en el grupo en lugar de permitirle a los demás
integrantes a hacerse responsables, permitiéndoles ser independientes. Es inflexible y le
gusta ordenar. Destruye la creatividad de los demás.
• Liderazgo autocrático: el líder es el único en el grupo que toma las decisiones acerca del
trabajo y la organización del grupo, sin tener que justificarlas en ningún momento. Los
criterios de evaluación utilizados por el líder no son conocidos por el resto del grupo. La
comunicación es unidireccional: del líder al subordinado.
• Liderazgo democrático: el líder toma decisiones tras potenciar la discusión del grupo,
agradeciendo las opiniones de sus seguidores. Los criterios de evaluación y las normas son
explícitas y claras. Cuando hay que resolver un problema, el líder ofrece varias soluciones,
entre las cuales el grupo tiene que elegir.
• Liderazgo paternalista: tiene confianza por sus seguidores, toma la mayor parte de las
decisiones entregando recompensas y castigos a la vez. Su labor consiste en que sus
empleados trabajen más y mejor, incentivándolos, motivándolos e ilusionándolos a posibles
premios si logran el objetivo.
• Liderazgo liberal (laissez faire): el líder adopta un papel pasivo, abandona el poder en
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manos del grupo. En ningún momento juzga ni evalúa las aportaciones de los demás
miembros del grupo. Los miembros del grupo gozan de total libertad, y cuentan con el
apoyo del líder sólo si se lo solicitan.
Diferencia entre grupo y equipo
El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo
de trabajo cada persona responde individualmente.
En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de
trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta
determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios).
En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras
que en el equipo es necesaria la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares
comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.).
En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus
miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo.
El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el equipo de trabajo en cambio
las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en
función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad, aunque
sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.
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REFERENCIAS
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Stoner James: “Administración”, Ed. Prentice Hall Internacional, Cap. 20, México. 2000.
Martinez Nogueira R: Empresas Familiares: Análisis organizacional y social. Ed. Macchi,
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