Manual de Usuario - a2 Contabilidad - Versión 2.

Menú Mantenimiento - Plan de Cuentas: Esta opción le permite crear, modificar, buscar y eliminar las
cuentas contables que van a integrar el plan de cuentas de su empresa.

El diseño del código contable consiste en la asignación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas
del código contable.

Nota: El sistema no permite eliminar las cuentas cuando tienen movimientos.

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Los pasos a seguir para crear un plan de cuentas son los siguientes:
1. Especificar o asignar en primer lugar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance
general como del estado de utilidad y pérdidas.
2. Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
3. Desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría
contable y las necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de
nivel de detalle.
Descripción de los campos:

Código de la Cuenta. Tiene un máximo de 40 caracteres (Incluyendo los separadores) de formato libre y se
refiere al código de la cuenta contable de acuerdo a los siguientes aspectos:
a. Los códigos deben ser creados de manera jerárquica y estructurada basándose en Principios de
Contabilidad generalmente aceptados. Las cuentas pueden ser delimitadas a través de los separadores que
están a su disposición.

b. La detección de niveles o cuentas de grupo y cuentas de movimientos se efectúa de manera automática.

De esta forma el usuario será advertido a través de un mensaje cuando intente registrar un asiento en un
grupo o registrar una cuenta que genere asientos de manera automática.
Ejemplo:
1 ACTIVO -> Grupo
1.1 ACTIVO CIRCULANTE -> Grupo
1.1.1 DISPONIBLE -> Grupo
[Link] EFECTIVO -> Grupo
[Link].10 CAJA PRINCIPAL -> Movimiento
[Link].11 CAJA CHICA -> Movimiento
Las cuatro primeras cuentas del Balance acumulan los resultados de los asientos registrados en las cuentas
[Link].10 y [Link].11. Por esta razón sólo las últimas cuentas de la jerarquía asociadas a un grupo de
códigos aceptan movimientos o asientos contables.

c. La cantidad de niveles para totalizar resultados está limitada según la capacidad de dígitos del código de
la cuenta. Los dígitos para los niveles de las cuentas pueden ser distintos, se recomienda que para cada
cuenta general se mantenga una estructura uniforme.

Ejemplo:
CUENTA ACTIVO PASIVO PATRIMONIO
Nivel 1 (Grupo) 1 2 3
Nivel 2 (Grupo) 1.1 2.1 3.01
Nivel 3 (Grupo) 1.1.1 2.1.1 3.01.01
Nivel 4 (Movimiento) [Link] [Link] [Link]
FORMATO: [Link] X.X.X.X. [Link]

d. Al introducir el código, se verifica que el nivel anterior no posea movimientos para evitar que una cuenta
de movimientos se convierta en una cuenta de grupo o totalizadora. Además se verifica que la cuenta de
movimientos no posea subgrupos.

e. Si la cuenta introducida ya existe, el sistema emitirá el mensaje correspondiente.

Para modificar una cuenta previamente incluida, se debe presionar el botón o ir al menú Archivo Modificar
Registro. En este momento el sistema permite cambiar el código o la descripción, de acuerdo a las
siguientes condiciones:
1. La cuenta que se desea modificar, no debe tener asientos actualizados, ni por actualizar en las bases
de datos para los asientos de contabilidad histórica.
2. No debe poseer saldos de movimientos o resultados de cualquier tipo.
3. No debe poseer sub. cuentas o ser grupo o cuenta totalizadora de subcuentas inferiores.
4. No debe estar asociada con algún activo incorporado.

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Descripción: Nombre ó descripción de la cuenta. Máximo 70 caracteres alfanuméricos.

Tipo de actividad: Seleccione el tipo de cuenta: Operacional, Inversión, Financiamiento, Otro ó Ninguna.
Características: Puede activar ó desactivar los siguientes cuadros de verificación:
 Cuenta de Movimiento: Para definir si la cuenta es de movimiento ó es un grupo.
 Maneja Presupuesto: en este sistema, existen dos formas de manejar presupuestos: Partidas
Presupuestarias y los Presupuestos por cuenta. Cuando usted marca esta casilla activa la capacidad de
poder crear presupuestos de las dos formas. Para crear un Presupuesto, solo tiene que ir a la opción Detalle
Presupuesto de cuenta por periodo, en la cual se presenta una tabla de presupuesto mensual para el
ejercicio.
 Maneja Bases: Si la cuenta es de impuestos ó retención debe activar esta casilla.
 Maneja Centro de Costo: Marque esta casilla si la cuenta maneja centro de costo para controlar los costos
y gastos.
 Maneja F. Efectivo: Si la cuenta maneja flujo de efectivo, active esta casilla.
 Maneja Terceros: marque esta casilla si la cuenta maneja terceros. Además, si la cuenta maneja bases es
obligatorio manejar terceros para tener control sobre las retenciones y los impuestos.
 Maneja Documentos y Aplicar Auditoria: Asignar a una cuenta los documentos haciendo click en el botón
que se activa chequeando la opción Maneja Documentos en el módulo de cuentas. Luego para que esta
cuenta sea tomada en cuenta al momento de la auditoria se debe chequear la opción Aplicar Auditoria. Este
punto será ampliando en la opción Auditoria de Documentos.
Centro de Costo, usted selecciona un centro de costo previamente creado presionando el botón y si marca
Centro de Costo Fijo, cuando introduzca un movimiento, automáticamente asignará el centro de costo
seleccionado. A las cuentas contables se les puede asignar un centro de costo en el momento de la creación.
Dicho centro de costo va a estar asociado a todos los movimientos que se efectúen contra la cuenta, a menos que
se asigne otro centro de costo al registrar el movimiento en un comprobante de diario. Es necesario crear al
menos un centro de costo para crear Partidas Presupuestarias.
Saldos se visualiza el saldo inicial de la cuenta, los débitos y créditos acumulados y el saldo actual, el cual es la
suma del saldo inicial más los débitos y créditos del ejercicio actual.
Activa: Para activar o inactivar una cuenta. Cuando una cuenta está inactiva el sistema no permite la creación de
movimientos que la involucren a partir de la fecha en la cual quedó inactiva.
Cuenta en Empresa Consolidadora: Configure las cuentas de las empresas normales en el "Maestro de Plan de
Cuentas". Es decir, para cada cuenta de movimiento de las empresas normales debe asignarle la cuenta de
movimiento correspondiente en la empresa consolidadora, de lo contrario, no se tomará en cuenta en el proceso
de consolidación.

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Plan de Cuentas - Empresa Demostrativa:

Estatus de cada cuenta, para visualizarlos deberá mover con el cursor del Mouse la ventana hacia la derecha, al
hacerlo podrá, visualizar si la cuenta, es de Movimientos, se maneja Centros de Costo, si maneja Presupuesto, si
Maneja terceros, si maneja Efectivo y si esta Activa, como lo indica la figura.

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Botón Detalle (Listado de Plan de Cuentas):

Posibilidad de visualizar:
 Saldos
 Movimientos
 Saldos de Terceros
 Saldos de Centros de Costo

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Posibilidad de visualizar los saldos de una cuenta como lo indica la figura:

Operaciones Disponibles:
 Saldo Inicial
 Débitos
 Créditos
 Diferencia
 Saldo Actual

Posibilidad de Elaborar un Gráfico de los saldos de una cuenta especifica:

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Gráfico de una cuenta seleccionando de los campos disponibles (saldo actual):

Posibilidad de visualizar los Movimientos (Mayor Analítico) de una cuenta específica:

Posibilidad
de Visualizar
el Reporte
Ajustado x
Inflación

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Reporte Movimientos (Mayor Analítico) de una cuenta Detallada e incluyendo terceros:

Cuenta Contable
Tercero

Movimientos

Totales X tercero

Posibilidad de visualizar Saldos de Terceros:

Terceros

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Detalle de Tercero:

Detalle de un Tercero (Saldo Inicial, Débitos, Créditos, Diferencia y Saldo Actual):

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Posibilidad de visualizar Saldos de Centros de Costo:

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Plan de Cuentas- Menú Detalle:

Plan de Cuentas - Menú Detalle - Presupuesto de Cuenta por períodos: Esta es la manera de crear
Presupuestos por Cuentas Esta opción le permite al usuario incorporar los montos establecidos que han sido
presupuestados para cada uno de los periodos. Los periodos se crean automáticamente cuando se crea la
empresa. Esta versión no realiza la distribución automática de los montos por periodo, usted debe introducir cada
monto por periodo

Venezuela: [Link] Colombia: [Link] Pág. 74

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Muestra la siguiente tabla:

Plan de Cuentas - Menú Detalle - Saldos: Se puede hacer consultas y gráficas de los saldos de cada uno de los
terceros por cada una de las cuentas, detallando el movimiento en débitos y créditos de cada uno de los períodos.

Consulta de Saldos Cuentas: Posibilidad de visualizar la siguiente información:

 Saldo Inicial
 Débitos
 Créditos
 Diferencia
 Saldo Actual

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Plan de Cuentas - Gráficos:

Posibilidad
de elaborar
Gráficos,
para los
saldos.

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Acumulado por:
Posibilidad de acumular la información en: Un Período, Trimestre, Semestre, Doce Periodos

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Tipos de Gráficos:
Barra
Barras Horizontales
Área
Torta Nota: El gráfico de tipo Área, representa las barras en forma de cintas, no es
Línea un gráfico de torta o pie.
Puntos

Barra: Barras Horizontales:

Área: Torta:

Línea: Puntos:

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Títulos (Gráficos):
 Título Visible: Activa el título del gráfico o no.
 Pie de Pagina: Muestra ó no el Pie de Página.
 Abreviar Títulos: Activa la abreviatura de los títulos del eje de las X.
Nota: Al cambiar alguna de las opciones anteriores las mismas no pueden ser cambiadas de nuevo, para hacerlo
cierre el gráfico en el botón de cerrar ventana ubicado en la esquina superior derecha y vuelva a ejecutarlo.

Incluir Promedio:

Esta opción le permite visualizar un promedio de los datos

seleccionados para la elaboración del gráfico.

Incluir Máximo:

Al determinar cual es la escala máxima, le permitirá

diferenciar del resto de los valores.

Incluir Mínimo:

Al igual que la anterior con esta opción sabrá donde se

encuentra el mínimo de los valores.

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Menú Varios:
Guardar: Almacena el gráfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp.
Imprimir: Envía a la impresora el gráfico actual.
Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del gráfico.

Guardar: Imprimir:

Herramientas:

Cuadro de Verificación 3D: Activa o desactiva la visualización 3D, es decir la profundidad del gráfico. Las
siguientes opciones no están disponibles si está desactivada esta opción.
%3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del gráfico.
Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificación aplica el estado del zoom a los textos del gráfico, de lo
contrario los mismos son mostrados en un solo tamaño.
Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parámetros de Rotación, Elevación y Perspectiva. En
caso contrario los valores están preestablecidos.
Rotación: Gira el gráfico en sentido de las agujas del reloj.
Elevación: Gira el gráfico en el eje Z.
Perspectiva: Aleja o acerca el gráfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.

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Opciones Avanzadas Barra de Herramientas:

Estilo: Forma de las figuras que representan los valores en la gráfica.

 Rectángulo
 Pirámide
 Pirámide Invertida
 Cilindros
 Elipses
 Flechas
 Rectángulos Degradados
Distribución: Forma de representar los valores del eje X, al momento de representar varias variables.
 Ninguna
 Lado: Al lado de otro.
 Apilado: A partir de la segunda variable, empieza su representación donde terminar el valor anterior.
 Apilado 100%: Igual que anterior con la diferencia que se representa a partir del 100%.
Diseño: Tipo de Relleno de las formas seleccionadas en la opción Estilo.
 Sólido
 Transparente
 Horizontal
 Vertical
 Diagonal Atrás
 Diagonal Adelante
 Cruzado
 Diagonal Cruzado
Posición Leyenda: Indica el lugar donde desea posicionar la leyenda del gráfico.
 Sin Leyenda
 Arriba
 Abajo
 Derecha
 Izquierda
Tipo de Marca: Etiquetas de valores representados en cada barra, por defecto no son mostradas, en caso
contrario seleccione de las siguientes opciones.
 No incluir marcas
 Valor
 Porcentaje
 Etiqueta
 Etiqueta y Porcentaje
 Etiqueta y Valor
 Total
 Porcentaje y Total
 Etiqueta, Porcentaje
 Eje X
Tipo de Punto: Solo Disponible para gráficos donde se representen los valores con puntos.
 Rectángulo
 Circulo
 Triangulo
 Triangulo Invertido
 Cruz
 Equis
 Estrella

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Paso a Paso
1. En la ventana de Configuración de Valores, seleccione los mismos según las necesidades.
2. Haga click en el botón Ejecutar para mostrar el Gráfico, en caso contrario presione Cancelar o ESC para
Cancelar.
3. En la ventana siguiente se muestra el gráfico en la parte superior y en inferior la barra de herramientas antes
descrita, realice los cambios necesarios hasta lograr los objetivos deseados.
4. Si los valores representados no son los esperados puede cerrar la ventana haciendo click en el botón cerrar en
la esquina superior derecha. Luego vuelva al paso 1.
5. Para terminar hay dos opciones: Guardar o Imprimir el grafico realizado, se recomienda utilizar la primera
opción para usarlo en reportes más elaborados en cualquier procesador de texto.

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Plan de Cuentas - Menú Detalle - Movimientos: Nos permite obtener los movimientos ó mayor analítico de una
cuenta especifica.

Rango de
Fechas

Posibilidad
de Incluir
Posibilidad de
Terceros.
Visualizar el
Reporte Posibilidad
Ajustado x de
Inflación. Exportar.

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Exportar: Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel, HTML y a2Visor.

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Plan de Cuentas - Menú Detalle - Saldo de Terceros:

Opción Detalle saldos de Terceros: Al seleccionar el tercero y oprimir el botón denominado detalle obtendremos
los saldos por tercero:
 Período
 Saldo Inicial
 Débitos
 Créditos
 Diferencia en el debe y el haber
 Saldo Actual

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Posibilidad de elaborar gráficos por terceros:

Venezuela: [Link] Colombia: [Link] Pág. 86

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Plan de Cuenta - Menú Detalle - Saldos de Centros de Costo:

Venezuela: [Link] Colombia: [Link] Pág. 87

 Manual de Usuario - a2 Contabilidad - Versión 2.0

Gráficos para los saldos de Centro de Costo:

Venezuela: [Link] Colombia: [Link] Pág. 88