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La planilla de cálculo

La planilla de cálculo está básicamente diseñada para la manipulación de números. Es una

herramienta muy dúctil para la construcción de modelos matemáticos o modelización. Un modelo
puede definirse como la representación o abstracción de una situación real. A través del modelo, se
establecen las relaciones (directas o indirectas) de los aspectos de la realidad que se consideran
indispensables para poder representarlas.
La principal función de la planilla de cálculo es facilitar la descripción y comprensión del problema, lo
que ayuda a tomar decisiones, ya que si una situación real es factible de ser expresada a través de
un modelo matemático, se puede analizar la influencia de cada parámetro en el comportamiento del
sistema.
Una hoja de cálculo es una matriz o una tabla de doble entrada en la que se introducen, se editan y
se visualizan datos. Posee filas y columnas, las filas se identifican con números y las columnas con
letras.
La intersección de una fila y una columna se denomina celda. Cada celda se reconoce por su
dirección, formada por la letra de la columna seguida por el número de la fila a la que pertenece.
Existe una gran oferta de este tipo de software, como Excel, Lotus 123, Quattro Pro, etc. Las últimas
versiones de Excel incluyen libros de trabajo, que contienen varias hojas, como se visualiza en la
siguiente imagen:

Área de trabajo
Indicador de celda activa
Botón
Seleccionar
todo Barra de herramientas Nombre del libro de trabajo
Barra de menús

Barra

de

Columna B Cuadro de
nombres

Celda B6
Fila 6

Barra
de
dibujo

Barras de
desplazam
iento
Barra de Etiquetas Hoja
estado activa
de las
Celdas, rangos y tipos de datos

Lo que se visualiza en pantalla es sólo una parte de la hoja de cálculo activa. Para activar una hoja
de cálculo, se debe hacer clic sobre su etiqueta. En una nueva hoja de cálculo, todas las celdas
están vacías. Cada celda puede contener un solo dato o una sola fórmula que deben ser
introducidos por el usuario. Una celda está activa cuando aparece resaltada con un borde, su
dirección aparece en el cuadro de nombres y su contenido en la barra de fórmulas.
Muchas veces es necesario hacer referencia a un conjunto de celdas contiguas, al que se denomina
rango o bloque. Un rango determina un área rectangular de celdas, y queda identificado por los
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nombres de las celdas que ocupan el ángulo superior izquierdo y el ángulo inferior de dicha área,
separados por el signo (:).
Se pueden introducir dos tipos de datos:
- Numéricos: Pueden ser constantes numéricas (valores) o fechas. Las fechas se consideran
valores porque internamente se almacenan como números.
- Alfanuméricos: Cualquier combinación de letras, números y signos de puntación;
generalmente como títulos o rótulos. Si el texto introducido en una celda es más largo que el
ancho de la celda, ocupará las celdas contiguas si éstas están vacías, o se visualizará en
forma truncada si la celda está ocupada.

Fórmulas
También se pueden introducir fórmulas que permiten establecer relaciones entre las celdas. Una
fórmula es una expresión que combina datos con operadores para determinar el contenido de una
celda. Los operadores especifican el tipo de relación que se desea realizar con los operandos.
Hay cuatro tipos de operador:
- Aritméticos: +, -, / , * , %, ^ (potenciación).
- De comparación: =, >, <, <=, =>, <>. Se usan para comparar dos expresiones y generan el
valor lógico verdadero o falso.
- De texto: & (concatenación) une dos datos alfanuméricos.
- De referencia: hacen alusión a un conjunto de celdas. Ejemplo, los dos puntos generan una
referencia al conjunto de celdas incluidas entre las celdas especificadas, A2:B4. La coma
hace referencia a varias celdas, A1,B3,C1,C5,D2. Un espacio es un operador de intersección
que hace alusión a las celdas comunes de los grupos de celdas especificados. Ejemplo,
A3:D3 B2:C4, la intersección de los bloques A3:D3 y B2:C4 es el bloque de celdas B3:C3.
En Excel las fórmulas van precedidas por el =. La celda que contiene la fórmula se denomina
dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras celdas.

Excel. La planilla de cálculo como herramienta para representar información.

En la planilla de cálculo, los gráficos se basan en los valores almacenados en las celdas, por lo
tanto, una representación gráfica es una manera distinta de presentar datos numéricos. Cada
conjunto de valores a representar constituye una serie de datos.

Los gráficos son un medio para presentar información de una forma concisa y altamente visual. En
general, se usan tres dimensiones: las dos dimensiones del plano (x e y) y una variación de color
que suele estar para resumir datos para resaltar tendencias o para centrar la atención sobre los
aspectos críticos de la información que se desea presentar.
El objetivo será encontrar el gráfico que proporcione mayor información posible sobre el proceso que
se estudia, de una manera clara y satisfactoria.

Tipos de gráficos

Líneas, columnas y barras

 Para representar un conjunto de observaciones hechas a lo largo del tiempo, normalmente a

intervalos iguales, se usa un gráfico de líneas. Está representación gráfica se suele llamar
serie cronológica o temporal, ya que la variante independiente es el tiempo. La escala del
tiempo se representa en el eje horizontal. Éstos se adaptan mejor a la representación de
tendencias, porque ponen en evidencia los incrementos y decrementos de las series de
valores.
 Para centrar la atención en los valores en sí, es posible combinar líneas y símbolos para
indicar con precisión la localización exacta de cada uno de los valores de una serie de datos.
 Para realizar comparaciones, Excel ofrece diferentes diagramas: de columnas, de barras, etc.
Los gráficos de columnas son apropiados para comparar los valores de una o más series. En
ellos se toman las áreas de las columnas proporcionales a los valores numéricos relacionados
con cada categoría. El ancho de las columnas son iguales pero la altura es al que mantiene la
proporcionalidad con los datos. Cuando se presentan distintas series, éstas se visualizan una
al lado de la otra, y a cada una se le asigna un patrón o color diferente.
 Para comparar el total de las categorías consideradas, visualizando además la contribución
relativa de cada serie, se usan los gráficos de barras o columnas apiladas. Constan de barras
o columnas verticales segmentadas para representar varias series de valores, donde cada
parte de las barras o columna representa un valor de cada una de las series.
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Radios, áreas, sectores, anillos

 Los gráficos radiales se usan para comparar datos con respecto a un único punto central.
Cada categoría considerada tiene su propio eje de valores con un epicentro en común.
 Para mostrar cómo afectan varios componentes al conjunto total a lo largo del tiempo se usan
gráficos de áreas. Cada serie que se haya en el gráfico queda ilustrada por un área con un
patrón de relleno o color que la distingue.
 Para mostrar las proporciones de las partes en relación al total se usan los diagramas
circulares o gráficos de sectores. Éstos usan un círculo para representar una única serie de
valores. A cada categoría se le asocia un sector del círculo, de forma que las áreas de los
sectores sean proporcionales al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la
serie.
 Para mostrar las relaciones de las partes con u todo incluyendo varias series de datos, se
utiliza el gráfico de anillos. Cada anillo se divide en coronas circulares, que mantienen la
proporcionalidad del área respecto al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la
serie. Para esto también se puede usar los gráficos de columnas apiladas 100% o barras
apiladas 100%.

XY, burbujas, superficie

Para mostrar el efecto de un conjunto de valores o condiciones (variable independiente) sobre un

segundo conjunto de valores o condiciones (variable dependiente), es conveniente usar los
gráficos XY. Este tipo de gráfico tiene como propósito plasmar la correlación entre dos variables,
visualizando cómo la serie X de valores afecta a la serie Y.
En este tipo de gráfico tanto la variable dependiente como la independiente deben ser de tipo
numérica.
Si la correlación entre dos variables se añade una tercera que muestra la cantidad de veces que
se repite cada par de valores considerados, se obtiene un gráfico de burbujas. El área de cada
círculo usado como marcador es proporcional a la frecuencia.
Para representar relaciones entre tres conjuntos de datos, se usan los gráficos de superficie. A
través de colores se destacan las áreas que están dentro del mismo rango de valores.

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores específicos,
denominados argumentos y que en general devuelven un resultado.
La sintaxis de un función comienza por un nombre, seguido de un paréntesis de apertura, los
argumentos separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula
entonces debe ir precedida por un signo igual (=).
EJ Nombre(argumento1,argumento2,.......,argumento30)
Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos, éstos pueden ser valores numéricos,
alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc, e incluso otras funciones. En este
último caso se dice que las funciones están anidadas.
Ante la gran cantidad de funciones disponibles, la mayoría de las veces es conveniente
seleccionar la opción Función del menú Insertar, o seleccionar el ícono fx de la barra de
herramientas estándar y aparecerá un cuadro de diálogo, en donde una vez elegida la función, se
visualizará un asistente que presenta una descripción más detallada.

Funciones de propósito general

SUMA(argumento1,argumento2,.....argumento30): Función matemática que devuelve el resultado

de la adición de los argumentos, que pueden ser valores, direcciones de celdas o rangos de
celdas. Si el contenido de las celdas es alfanumérico, se ignora, no produce mensaje de error, ej,
=SUMA(10,2,6), =SUMA(E3:E4, E7:E8).
PROMEDIO(argumento1,argumento2,...,argumento30): Función estadística que devuelve el
promedio o media aritmética de los argumentos especificados, ej, =PROMEDIO(E4:E6)
MAX(argumento1,argumento2.....): Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
MIN(argumento1,argumento2.....): Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
CONTAR(argumento1,argumento2,...,argumento30): Función estadística que cuenta el número
de celdas que contienen valores numéricos. Los valores de error o de texto se pasan por alto.

Funciones lógicas

Se pueden incluir condicionales en las fórmulas. Esto significa que permite elegir entre dos
acciones en función de que una condición sea verdadera o falsa.
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La sintaxis es: SI(argumento1,argumento2,argumento3), en el primer argumento se explicita la
condición, que es una expresión lógica cuyo valor de verdad puede ser VERDADER o FALSO. Si
el valor de verdad de la condición es VERDADERO, entonces se visualiza el resultado del
segundo argumento y si es FALSO, el del tercero. Ej, =SI(B2>=6,”Aprobado”,”Desaprobado”)

Condiciones compuestas

Son: Y(argumento1,argumento2,...,argumento30) y O(argumento1,argumento2,...,argumento30).

En el caso de la conjunción Y, devuelve el valor lógico verdadero si todos los argumentos tienen
valor de verdad VERDADERO, en caso contrario FALSO.
En el otro, la disyunción O devuelve el valor lógico VERDADERO si algún argumento tiene valor
de verdad VERDADERO, en caso contrario devuelve FALSO.
Ej, =SI(Y(B2=”Buena”,C2=”Si”),”Aceptado”,”No aceptado”).

Filtro

El proceso de filtrado de una lista consiste en ocultar las filas que no cumplen ciertas condiciones
específicas. Para realizar esto, se selecciona una celda cualquiera y se hace la siguiente
secuencia: Datos Filtro Autofiltro, entonces se visualizarán botones de lista
despegable en los encabezamientos de cada columna, por último se debe seleccionar uno de
estos valores para filtrar la información.
Filtro avanzado,- de criterios de diferentes columnas: Este permite:
 especificar los criterios que involucran a dos o más columnas mediante las funciones lógicas
(Y, O)
 dos o más criterios para una columna en particular
 criterios calculados mediante fórmulas.
Para realizar un filtrado de este tipo es conveniente insertar filas nuevas en la parte superior de la
hoja de cálculo, en donde se pondrán los criterios de selección. Después de establecer los
criterios se selecciona una celda cualquiera de la lista y se hace la secuencia Datos Filtro
Filtro avanzado. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe indicar los rangos solicitados.
-dos o más criterios de una misma columna
-criterios calculados mediante fórmulas

La importancia de un buen diseño

Un diseño apropiado de la hoja de cálculo facilita su comprensión, a la vez que agiliza el proceso de
validación y depuración de errores.
Una técnica útil es presentar la planilla separada en secciones lógicas, por ejemplo:
-Introducción: Se coloca un título, el nombre del archivo y su autor, una descripción del objetivo del
modelo y si es necesario aclaraciones para su correcta utilización.
- Suposiciones y datos iniciales: Aquí se incluyen todas las constantes que se introducen en el
modelo, es decir, la materia prima o datos de entrada necesarios para obtener los resultados,
ejemplo, rótulos que indican las unidades de medida de cada dato.
- Cálculos y salida: Se muestran los resultados esperados, en esas celdas se explicita el modelo a
través de fórmulas.

Depuración de errores

Organizar adecuadamente la hoja de cálculo ayuda a poner de manifiesto posibles errores en la

lógica de la planilla, clarificando las fórmulas y analizando las relaciones entre los datos.
Existe otro tipo de error producido al ingresar mal un dato o una fórmula: es un error sintáctico.
Algunos de ellos se detectan de inmediato, pues al intentar ingresar el contenido en la celda
presionando Enter aparece un mensaje que aclara la dificultad. Otro error muy común al introducir
una fórmula es la omisión del = como prefijo, sino Excel interpretará lo introducido como u texto.

La barra de menús de Microsoft Excel

BARRA DE MENÚ: las opciones de esta barra mas sobresalientes son las siguientes:

MENÚ ARCHIVO:
Las principales opciones de este menú son las que permiten manipular los documentos: NUEVO;
ABRIR; CERRAR Y GUARDAR
• GUARDAR: Guarda el documento con el nombre que fue creado.
• GUARDAR COMO: Guarda el documento bajo otro nombre distinto con el que fue creado.
Ambas opciones almacenan un documento en disco generando un archivo cuyo nombre es
elegido por el usuario. Su extensión (si no se modifica) es XLS.
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. GUARDAR ÁREA DE TRABAJO...: Se usa para almacenar un grupo de libros de trabajo. El archivo
de área de trabajo se graba con extensión XLW, y no contiene todos los libros que estaban
abiertos sino la información acerca a qué libros estaban abiertos, qué tamaño tenían y que
posición ocupaban en la pantalla.
Así como también las opciones que me permiten configurar e imprimir el documento:
CONFIGURAR PAGINA; VISTA PRELIMINAR E IMPRIMIR
 Configurar página: Permite determinar la apariencia de un documento. Esta determinación
de ajusta a la característica del papel que se va a imprimir.
 Vista preliminar: Muestran el documento en pantalla con el mismo aspecto que tendrá
cuando se lo imprima.

MENÚ EDICION
En esta unidad veremos comandos que simplificarán tareas para el usuario (manejo rápido de
texto), tales como DESHACER; REPETIR; CORTAR; COPIAR, PEGAR; BORRAR; ELIMINAR o
ELIMINAR HOJA; MOVER o COPIAR HOJA; BUSCAR; REEMPLAZAR y IR A

MENÚ VER
Ventana destinada principalmente a la visualización del documento en distintas forma, manejo
de la Barras de Herramientas, creación de Encabezados y Pie de Páginas. Se puede visualizar en
este menú: NORMAL; DISEÑO EN PANTALLA; DISEÑO DE PAGINA; ESQUEMA; DOCUMENTO
MAESTRO; BARRA DE HERRAMIENTAS; REGLA; ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINAS; NOTA AL PIE;
ANOTACIONES; PANTALLA COMPLETA y ZOOM

MENÚ INSERTAR
Este menú ofrece opciones de inserción importantes tales como Numeración de Páginas. Notas
al final de un documento, Gráficos, Combinación de Archivos, Símbolos, etc. Este menú contiene
las siguientes opciones: CELDAS, FILAS, COLUMNAS; HOJA DE CÁLCULO un libro por lo general
está compuesto por tres hojas, pero es posible insertar otra con esta opción); GRÁFICO ( se
visualiza el cuadro de diálogo del asistente de gráficos); FUNCIÓN; IMAGEN; HIPERVÍNCULO

MENÚ FORMATO
A través de estos comandos, el usuario podrá alterar la forma y presentación de la planilla que se
presenta por defecto (fuente, tamaño, estilo; ancho de la columna; alto de la fila; formato de
números; bordes, colores y tramas y alineación, etc.). Las opciones del menú formato son: CELDAS;
COLUMNAS; HOJA; AUTOFORMATO; ESTILO; FORMATO CONDICIONAL.

MENÚ HERRAMIENTAS
En esta unidad mostraremos el uso de diversas funciones que ayudan al usuario a lograr mayor
confiabilidad en los documentos editados, algunas de estas funciones son corrección ortográfica
y gramatical y la protección del documento. Las opciones de este menú son: ORTOGRAFÍA Y
GRAMATICA; PROTEGER

MENÚ DATOS
Excel permite seleccionar qué parte de la tabla se quiere ver. En este menú las opciones más
importantes son: ORDENAR; FILTRO; FORMULARIO(en ocasiones es necesario agregar o modificar
valores en la tabla; TABLA.

MENÚ VENTANA
Las opciones de éste son : NUEVA VENTANA; ORGANIZAR (cuando se usan varios libros, cada uno
ocupa una ventana y a través de esta opción se pueden organizar); OCULTAR.