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INTRODUCCION
Primero se debe definir el término jurídico “instrumento”, con lo cual podremos acercarnos al
tema. Debemos señalar que, para estos propósitos, la definición es la siguiente: “Soporte papel
que contiene determinado acto jurídico o hecho jurídico”. Este instrumento definido es de
diversas clases, variedades o tipos, siendo uno de ellos el instrumento notarial, sobre el cual trata
el presente trabajo. Es decir, existen otros tipos de instrumentos, dentro de los cuales podemos
citar el caso de los judiciales y administrativos, la cual constituye una clasificación o
enumeración importante en el estudio del derecho. Ahora, nos ubicamos dentro del derecho
notarial, y en este orden de ideas, debemos definir el término “instrumento notarial”, de la
siguiente manera: “Soporte papel en el cual consta determinado acto otorgado ante Notario
Público”. Los instrumentos notariales son importantes porque agilizan el tráfico comercial, y
además lo hacen más seguro, siendo el más conocido la escritura pública, pero este no es el
único, sino que existen otros instrumentos notariales, dentro de los cuales podemos citar el caso
de los testimonios, partes notariales, boletas notariales, copias certificadas, entre otros. Es decir,
se debe tener en cuenta el tráfico comercial, que es el mercado, el cual constituye un término
jurídico poco estudiado en el derecho notarial, pero ocurre lo contrario en la economía, y en el
derecho económico, por lo tanto, aprovechamos la sede para sugerir que se haga pedagogía
jurídica de dicho término jurídico económico. Para comprender la importancia del término
jurídico “instrumentos notariales”, se debe advertir que, en sede registral, los registradores
públicos califican en base a los indicados y no en base a conocimiento que no aparezca en el
expediente registral, lo cual es conocido en el derecho registral con el nombre de título. Por lo
tanto, los notarios públicos deben ser bastante cuidadosos al momento de expedir instrumentos
notariales, porque en caso de no tener el debido cuidado, se pueden generar una serie de
problemas, lo cual puede ser el motivo para iniciar procesos judiciales, que casi siempre
pudieron haberse evitado.
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Instrumento Notariales y La Escritura Pública
LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
Concepto de instrumento público, según Código del Notariado
Artículo 14.
Las Escrituras.
Las actas
En general todo documento o diligencia en asuntos no contenciosos en que intervenga o autorice
el Notario, ya sea el original o la copia. Sobre este aspecto sería documento público todos los
actos realizados por el Notario, mediante los cuales manifieste su voluntad. Todo lo que realice
en el expediente notarial, por ejemplo, autos, resoluciones, actas etc.
Como se puede ver el documento es el género y el instrumento es la especie.
Contenido de las escrituras públicas. De acuerdo a lo establecido en el artículo 14 del Código del
Notariado, requiere forma de escritura pública, todos aquellos actos en los cuáles las partes
manifiesten su voluntad para realizar un determinado negocio, por ejemplo el otorgamiento de un
poder, el reconocimiento de un hijo, etc. También cuando el acto jurídico implique la prestación
de consentimiento, por ejemplo, un acto en el cual una persona se comprometa a devolver una
cosa en determinada fecha, también que una persona se comprometa a no hacer algo, o
cualquiera en que sea necesario que el consentimiento de quien lo presta quede indubitado. Por
último, deben redactarse mediante escritura todos los contratos en general. Ejemplo, la compra
venta, etc. Véase además lo dispuesto por el artículo 1575 del Código Civil.
Deben redactarse en forma de acta, aquellos hechos que el Notario da fe que están aconteciendo.
En estos casos no se manifiesta la voluntad de ninguna persona, no se está realizando contrato
alguno. Por ejemplo, dar fe del estado de una cosa, o de un lugar determinado, y en general, de
cualquier acontecimiento que requiera ser documentado de forma indubitada.
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DOCUMENTO EN GENERAL
Concepto de documento.
En sentido amplio, documento es toda materialización de un dato, hecho o narración, es decir,
todo objeto que sea capaz de recoger algún dato, o una declaración de voluntad o pensamiento
atribuible a una persona y destinado a entrar en el tráfico jurídico.
Se puede definir el documento como Todo soporte material que exprese o incorpore datos,
hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
En ambos conceptos resalta el hecho que debe constar en principio de un soporte material que
sea susceptible de incorporar datos, hechos, narración etc, pues es lo que le da al documento su
cualidad de perpetuidad o posibilidad de retener lo que en él se materializa por un tiempo
relevante. Es indiferente la materia de que este hecho el soporte, lo mismo puede ser el papel,
madera, tela, una piedra, una pared, un disco de computadora, etc.
Pero siempre será necesario que en el se consigne a perpetuidad un hecho, no pueden serlo en la
arena, la nieve, etc.
No es lo mismo documento que instrumento, como ya se dijo el documento en el género y el
instrumento será la especie.
Los documentos se pueden clasificar en públicos y privados.
Documentos públicos,
son aquellos en que interviene un funcionario público en su creación. Serán pues documentos
públicos aquellos que provengan de archivos públicos. La calidad de público se lo dará la
función que desempeña su autor. Son documentos públicos también los redactados por un
Notario, es decir, los instrumentos públicos. En cuanto a la eficacia de los documentos públicos
hay que decir, de acuerdo a su naturaleza los mismos hacen prueba, aún contra tercero, del hecho
que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. La eficacia de los documentos públicos no es
absoluta, pues admite prueba en contrario.
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Documentos Privados.
De manera negativa se puede decir que serán documentos privados todos aquellos que no tienen
la calidad de públicos.
Forma de redactar los instrumentos. Ver artículo 15 del Código del Notariado.
Contenido de los instrumentos públicos
De acuerdo a lo que establece el artículo 16 del Código del Notariado los instrumentos públicos
deben de contener ciertos requisitos. Estos requisitos corresponden exclusivamente a los
instrumentos públicos, que adoptan la forma de escritura o de acta, no los demás a que se refiere
el artículo 14 del Código, por ser documentos producidos pro el Notario, y otros que no son de
su producción pero que han intervenido en ellos, no pueden cumplir con estos requisitos.
Relacionar cada uno de los requisitos según el artículo 16 del Código del Notariado.
Concepto de Nulidad.
De acuerdo a lo dispuesto por el artículo 1586 del Código Civil, hay nulidad absoluta de los
actos o contratos, en los siguientes casos:
1. Cuando falta alguna de las condiciones esenciales parta su formación o para suexistencia.
2. Cuando falta algún requisito o formalidad que la ley exige para el valor de ciertosactos o
contratos, en consideración a la naturaleza del acto o contrato y no a la calidad o estado de la
persona que en ellos interviene; y
3. Cuando se ejecuten o celebren por personas absolutamente incapaces.
Un acto es nulo y por ende ineficaz cuando adolece de una irregularidad tal que le impide
cumplir la función que legalmente está llamado a desempeñar. La irregularidad puede afectar a
su estructura, al sujeto o sujetos que han intervenido en el acto; al objeto del acto o contrato; a la
forma en que ha de manifestarse, y en general a las forma circunstancias de tiempo y espacio en
que ha de producirse.
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Nulidad de los instrumentos Públicos. Artículo 18 del Código del Notariado.
FALSIFICACION DE LOS DOCUMENTOS EN GENERAL. Ver artículo 456 del Código penal
de 2018.
Instrumentos Públicos Notariales
Definición. Son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato de la ley o a
solicitud de parte, extiende o autoriza en ejercicio de su función, dentro de los límites de su
competencia y con las formalidades de ley.
Efectos - Fe Pública – Fe de eficacia. Los instrumentos públicos notariales otorgados con
arreglo a lo dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los
hechos y circunstancias que el notario presencie.
Asimismo, producen fe aquellos que autoriza el notario utilizando la tecnología de firmas y
certificados digitales de acuerdo a la ley de la materia y emitidos por la Junta de Decanos de los
Colegios de Notarios o Colegio de Notarios a nivel nacional de modo directo o a través de
terceros
El notario cumplirá con advertir a los interesados sobre los efectos legales de los instrumentos
públicos notariales que autoriza. En el caso de los instrumentos protocolares deja constancia de
este hecho.
Clases
a) Instrumentos Públicos Protocolares
Una de las principales características del sistema de notariado latino, al que se encuentra adscrito
el notariado peruano, es la matricidad. Los instrumentos públicos notariales protocolares se
enmarcan dentro de esta característica. Son instrumentos públicos protocolares las escrituras
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públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial, bajo la forma
de registro físico en soporte papel debidamente autorizado; con la sola excepción, en soporte
magnético, del Registro de protesto autorizado por cada Colegio de Notarios. El Notario debe
conservar estos instrumentos y expedir los traslados que la ley determina.
b) Instrumentos Públicos Extraprotocolares
Son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se
refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su
función. Su redacción y medios de seguridad quedan a criterio del notario y a los lineamientos
que impartan los Colegios de Notaros. El notario no tiene la obligación de conservar en su
archivo copia del instrumento o documento que lo originó.
Forma de Extender un Instrumento Público
a) Idioma. Los instrumentos públicos notariales se extienden en castellano o en el idioma que la
ley permita. Quedan exceptuadas las palabras, aforismos y frases de conocida aceptación
jurídica.
Cuando alguno de los interesados no conoce el idioma usado en la extensión del instrumento, el
notario exige la intervención de intérprete, nombrado por la parte que ignora el idioma, el que
hace la traducción simultánea, declarando bajo su responsabilidad en el instrumento público la
conformidad de la traducción. El traductor no requiere la calidad de traductor público
juramentado y no tiene impedimentos por parentesco.
El notario a solicitud expresa y escrita del otorgante, inserta el texto en el idioma del interesado o
adherirlo, en copia legalizada notarialmente, al instrumento original, haciendo mención de este
hecho.
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b) Técnicas. Los instrumentos públicos notariales deben extenderse con caracteres legibles, en
forma manuscrita, o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia.
Los instrumentos públicos notariales no tendrán espacios en blanco. Éstos deben ser llenados con
una línea doble que no permita agregado alguno. No existe obligación de llenar espacios en
blanco, únicamente cuando se trate de documentos insertos o anexos, que formen parte del
instrumento público notarial y que hayan sido impresos mediante fotocopiado, escaneado u otro
medio similar bajo responsabilidad del notario. En este último supuesto el notario debe cuidar de
no dejar espacios en blanco al inicio y al final del escaneado o fotocopiado, debiendo
encuadrarlo dentro del texto del documento notarial.
c) Redacción. Los instrumentos públicos notariales deben extenderse con caracteres legibles, en
forma manuscrita, o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia.
La fecha del instrumento y la de su suscripción por notario (no se refiere a la suscripción por
cada uno de los comparecientes), cuando fuere el caso, constan necesariamente en letras. Debe
constar necesariamente en letras y en número, el precio, capital, área total, cantidades que
expresen los títulos valores; así como porcentajes, participaciones y demás datos que resulten
esenciales para la seguridad del instrumento a criterio del notario. Corresponde al notario
realizarlo cuando en la minuta se hubiera omitido.
En la redacción de instrumentos públicos notariales se pueden utilizar guarismos, símbolos y
fórmulas técnicas. No se emplean abreviaturas ni iniciales, excepto cuando figuren en los
documentos que se inserten.
El notario cumple con advertir a los interesados sobre los efectos legales de los instrumentos
públicos notariales que autoriza. En el caso de los instrumentos protocolares dejará constancia de
este hecho.
d) Inexactitudes – rectificación
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Se prohíbe en los instrumentos públicos notariales, raspar o borrar las equivocaciones por
cualquier procedimiento. Las palabras, letras, números o frases equivocadas deberán ser testados
y se cubrirán con una línea de modo que queden legibles y se repetirán antes de la suscripción,
indicándose que no tienen valor.
Los interlineados deben ser transcritos literalmente antes de la suscripción, indicándose su
validez; caso contrario se tienen por no puestos.
CONCLUSIONES
Los documentos públicos son aquellos que son autorizados por un funcionario público
competente, como un notario, y que dan fe y certeza de los hechos y voluntades contenidos
dentro de ellos. El documento público tiene un estatus preeminente frente a otros documentos, y
en principio, constituye plena prueba y hace fe. Sin embargo, las partes tienen derecho a
redargüirlos de nulidad.
El documento público se define como aquel autorizado por un funcionario público o notario,
quienes, con las formalidades de ley, dan certeza de los hechos y voluntades contenidas dentro
del mismo y proveen también seguridad en cuanto a la fecha en que se confeccionó. Además, se
establece que el documento público goza de un estatus preeminente frente a los demás
documentos porque, en principio, constituye plena prueba y hace fe.
los documentos y los instrumentos públicos son herramientas esenciales para acreditar hechos y
voluntades y para dar forma y eficacia a los actos jurídicos. Ambos son autorizados por
funcionarios públicos competentes, como los notarios, y deben cumplir con requisitos
específicos de forma y contenido para ser considerados válidos y eficaces. Los instrumentos
públicos, en particular, tienen como fines fundamentales crear o dar forma a los negocios
jurídicos, probar un determinado hecho o la existencia de un acto, y dar eficacia a los efectos
jurídicos de los actos y negocios jurídicos. En general, tanto los documentos públicos como los
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instrumentos públicos gozan de un estatus preeminente en cuanto a su valor probatorio, aunque
pueden ser impugnados y declarados nulos por las partes interesadas.