Los Eventos y sus Etapas

Chef: Gonzalo Orellana H.

 EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificación.
Clasificación de los Eventos

• De acuerdo con la Naturaleza del Evento.

* Culturales *Deportivos * Políticos
* Socíales *Educativos * Científicos
* Comerciales ‘Tecnológicos * “Recreativo

De acuerdo con el Grado de

Exclusividad
* Públicos * Privados
• De acuerdo con el Alcance Magnitud del
Evento.
* Mundial * Internacional * Nacional
* Regional * Local
r 71 7F
 Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas
Proceso
Administrativo

Pre-Evento Planificación
Organización

Evento Dirección

Post-Evento Evaluación
 v

Pre-Evento
Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento
Tipo y Nombre.

Determinar QUÉ se quiere

alcanzar con la realización
del Evento
 Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento
Tipo y Nombre.

El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.
• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del
Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local,

regional, nacional o internacional

Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

 Comisiones de
Trabajo
Coordinador General Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
Es el responsable general del los pasos del Evento
desarrollo del evento. sistematizadamente
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
éstas con la máxima autoridad
de la institución responsable
del Evento
 2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo

Comisión Transporte

de Logística Alojamiento
*
Alimentación

Secretaría

Se encarga de todas Servicios Generales

aquellas actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecución del evento
Pre-Evento 2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo

Comisión Técnico-Académica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en función de
éstas.
• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución de

las ponencias.
 2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo

Comisión de Promoción,
Relaciones Públicas y
Protocolo
• Atiende las actividades que abarcan
la promoción y difusión del evento.
• Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecución del Evento.
•Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.
 Pre-Evento 2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo

Comisión de Festejos y
Recreación
Planifica y coordina:
• Lo relativo a la celebración de
cócteles y fiestas.
• Los tours y excursiones para los
participantes en el evento.
• La presentación de grupos artísticos
y culturales en el evento.
 Pre-Evento 3.- Seleccionar la Fecha

Se debe tener en cuenta:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la
organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de público.
•Horario y frecuencia de los transportes.
• Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de ésta.
 Pre-Evento 4.- Determinar el Número y
el Tipo de Asistentes al
Evento
Expositores o ponentes Participantes
Personas que asisten al Acompañantes:
Son los encargados de evento en calidad de
No están directamente
hacer las disertaciones público.
relacionados con el
durante el evento.
evento, acompañan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.

Delegados: Invitados Especiales:

Asisten al evento en representación Personas que por su prestigio,
de una empresa, institución o grupo reconocimiento científico, social o
particular. político ,le confieren notoriedad al
evento
 Pre-Evento 5.- Seleccionar el Lugar o
Lugares de Realización.

• Ciudad Sede.
• Instalaciones específicas
donde se realizará el evento:
• Capacidad

• Comodidad

• Iluminació

• Equipos

• Acceso
 Pre-Evento 6.- Elaborar Cronograma de
Actividades

Programas:
Técnico o Científico
- DURACION
Social
- OBJETIVOS Para Acompañantes
De Visitas Técnicas
Turístico
 7.- Estimación de Recursos

HUMANOS
:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la
realización del evento

TÉCNICOS:
MATERIALES: Equipos de sonido, grabación,
interpretación simultánea, apoyo
Implementos necesarios audiovisual, computación,
(Ejemplo: lápices, carpetas, comunicaciones y reproducción; así
mesas, sillas), y las como formatos, fichas, programas,
instalaciones a utilizar. cronogramas, etc.
 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar
Fuentes de Financiamiento

Egresos: Ingresos:
•Publicidad y Promoción
• Espacios Publicitarios
•Impresos y Originales
•Actividades especiales •Venta
•Alojamiento
de comidas y bebidas
•Alquiler y Montaje Salones
•Concesiones para venta
•Transporte
• Eventos Sociales •Cuotas de registro al evento

• Recursos Humanos • Donativos y patrocinios

•Venta de boletos para
•Servicios Profesionales
actividades sociales,
• Papelería artísticas, Culturales y
•Alquiler de Equipos Deportivas.
•Otros
•Imprevistos
Pre-Evento 9.- Promoción del Evento

Medios de Comunicación

Publicidad Impresa

Volante Anuncios
Pre-Evento 10.-Diseño y Elaboración de
Impresos
Evento
Montaje de los Salones
Evento
Montaje de los Salones
Evento
Montaje de salones Evento
Precedencia en eventos
Evento

5
Precedencia en eventos
Evento
Ubicación de los invitados Evento
Desarrollo Evento

Descripción en forma
cronológica de los actos
generales:
• Acto de Apertura y Clausura
• Desayuno
• Almuerzo
• Cena
Detallando el protocolo que
se debe seguir para lograr
orden y éxito pleno en tales
acontecimientos
Acto de apertura Evento

Determinar
• Los asistentes
• Material necesario para montar
el acto
• Ubicación de los invitados y
autoridades de acuerdo a la
precedencia
• Orden de intervención de cada
invitado.
Desarrollo de una ponencia o
exposición Evento
Determinar
• Descripción de la ponencia
• Tipo de montaje y descripción
del
• Elementos necesarios para la
elaboración de la ponencia
• Protocolo de desarrollo del
evento
• Diagrama de ubicación de las
ponencias
Desayuno Buffet Evento

Determinar
• Descripción del servicio a
ejecutar
• Alimentos y bebidas
(descripción del menú)
• Elementos necesarios para la
elaboración del servicio
• Protocolo de desarrollo del
evento
Desarrollo de una ponencia o
exposición Evento
Supervision durante el
desarrollo del evento Evento
Supervisar Servicios y Personal Evento

Alimentos y
bebidas

Personal de
Servicio
Equipos