UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
2011
INSTRUCTIVO
UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJE.
(HOJA DE RUTA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE).
FORMULARIO A UTILIZAR.
[Link].11 - Rendición gastos de viaje - [Link]
UTILIZACIÓN.
1. Imagen superior
2. Imagen inferior
3. ¿Cómo se completa?
4. ¿Qué datos tengo que colocar en cada campo?
5. ¿A dónde tengo que enviar este formulario una vez completado?
6. ¿Para qué sirve?
7. ¿Quiénes lo utilizan?
8. ¿Dónde terminan estos datos?
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS.
Es fundamental poseer OFICCE 2007 de MICROSOFT o superior para la
perfecta ejecución de la planilla de cálculos. (Recomendado)
También se puede utilizar la misma con OPEN OFICCE versión
[Link] 3.3.
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UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
2011
UTILIZACIÓN.
1. Imagen superior
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UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
2011
2. Imagen inferior
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UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
2011
3. ¿Cómo se completa?
Campo “ADELANTO”.
Se debe colocar el número de adelanto generado por el fondo fijo del
sistema FLEXXUS.
Campo “HOJA DE RUTA”.
Se debe colocar el número correlativo de hoja de ruta que se venía
utilizando o bien repetir el mismo del de número de adelanto generado
por el fondo fijo del sistema FLEXXUS.
Campos:
“FECHA DE “SALIDA/REGRESO” y “HORA DE SALIDA/REGRESO”.
Se debe colocar la fecha real de salida/regreso y el horario de
salida/regreso.
Para el caso del campo hora el formato es de 24:00 horas, por lo que para
ingresar las “02:30 p.m.” se deberá tipiar “14:30”.
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Campos “TRACTOR y REMOLQUE”.
Estos campos contienen una lista desplegable auto-completable con
datos previamente cargados de las unidades tractoras y los remolques.
Solamente se debe hacer “click” en el campo y este muestra la lista
desplegable con las opciones a seleccionar.
Campos “CHOFER y ACOMPAÑANTE”.
En el caso de estos campos los únicos que se completan son los de
“ACLARACIÓN” y contienen una lista desplegable auto-completable con
datos previamente cargados de los CHOFERES y ACOMPAÑANTES.
Solamente se debe hacer “click” en el campo y este muestra la lista
desplegable con las opciones a seleccionar.
Campos “KILOMETRAJE DE SALIDA, REGRESO Y TOTAL”.
En el caso de estos campos los únicos que se completan son los KM
INICIALES y LOS KM FINALES, EN LOS KM TOTALES SE AUTO CALCULA
CON EL TOTAL DE LOS KM RECORRIDOS.
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UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
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Campos “ADELANTO EFECTIVO, GASTOS y SALDO”.
En el caso de estos campos los únicos que se completan son ADELANTO
y SE AUTO “CALCULA” GASTOS y “SALDO” del total del adelanto.
Campos “CIUDAD, KILOMETROS DE ARRIBO Y FECHA”.
Se debe completar cada uno de los campos tal cual indica en la columnas,
comenzando por la primera ciudad que se visita, el kilometraje de arribo y
la fecha, continuando así sucesivamente.
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Campos “GASTOS CUENTA CORRIENTE”.
Se debe completar cada uno de los campos tal cual indica en la columna,
observando que en el campo de factura/orden de compra, se coloque la
numeración del mismo, como así también los litros exactos e importe
exacto.
NOTA: Entiéndase gastos de lubricantes a (aceites y aditivos de aceites y
combustibles); en el caso de rodados (reparaciones de cubiertas y
mecánica en general).
Campos “GASTOS CONTADO”.
Se debe completar cada uno de los campos tal cual indica en la columna,
observando que en el campo de factura, se coloque la numeración de la
misma, como así también los litros exactos e importe exacto.
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UTILIZACIÓN DE PLANILLA DE RENDICIÓN DE GASTOS DE VIAJES
2011
NOTA: Entiéndase gastos de lubricantes a (aceites y aditivos de aceites y
combustibles); en el caso de rodados (reparaciones de cubiertas y
mecánica en general).
Se debe completar cada uno de los campos tal cual indica en la columna,
observando que en el campo número, se coloque la numeración del ticket
comprobante, como así también el importe exacto.
Campos auto-completable:
“ANÁLISIS DE COSTOS Y CONSUMOS DEL VIAJE”
Dichos campos como expresa el título son de auto completado, por lo que
una vez completados los GASTOS, estos realizan un cálculo de gastos y
consumos a nivel de información del viaje.
NOTA: Cuando se imprime esta hoja para entregarla al chofer, estos
campos se pueden ocultar y luego de cargados se pueden volver a ver.
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(la hoja de cálculos posee un desplegable a la izquierda).
Campos de “FIRMAS CONFORMES DEL CHOFER, ENCARGADO
SUCURSAL y TRANSPORTE”.
Al finalizar la rendición de los gastos e impreso la planilla completada los
intervinientes deben conformar la misma.
Campos fijos “NOTIFICACIONES A CHOFERES”.
Esta leyenda que se indica al pié es a modo de información.
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4. ¿A dónde tengo que enviar este formulario
una vez completado?
El formulario una vez completado se debe enviar al Departamento de
Transporte a la dirección de correos de transporte@[Link]
5. ¿Para qué sirve?
El formulario sirve para tener un documento donde se reflejen los gastos
que se realizaron en el viaje y obtener de ello un análisis de costo y un
control tanto de consumo de combustible como del kilometraje que se
realiza en el viaje.
6. ¿Quiénes lo utilizan?
Lo utilizan:
El cajero de la sucursal, que completa los datos;
El Dto. De Transporte, que hace un análisis de ello.
7. ¿Dónde terminan estos datos?
Estos datos finalizan en un informe que recaba el Departamento de
Calidad y la Gerencia de la empresa.
Realización del instructivo: Alan López – Juan Bertolini
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