EL DOCUMENTO EN SENTIDO AMPLIO:
1. LIBROS
2. CARTAS
3. PLANOS
4. ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
5. ARCHIVOS MAGNÉTICOS
6. TESTAMENTOS
7. FOTOGRAFÍAS
8. MONOLITOS
9. MAPAS
ART 178 CPCYM: DOCUMENTOS ADMISIBLES: Podrán presentarse toda clase de
documentos, así como fotografías, fotostáticas, fotocopias, radiografías, mapas,
diagramas, calcos y otros similares.
No serán admitidas como medio de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo en
materia relativa al estado civil de las personas, ejecución colectiva y en procesos de
o contra el estado, las municipalidades o entidades autónomas o descentralizadas.
DOCUMENTOS PRIVADOS: "Documento privado: El que, autorizado por las partes
interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o
sus herederos."
El documento privado es el que redactan o elaboran por sí mismas las partes
interesadas, sin intervención de funcionario o notario, por lo que en él no se ha
ejercitado la fe pública y, así, su eficacia probatoria se encuentra disminuida,
aunque constituye un principio de prueba en el caso de que llegare a necesitar.
Sin embargo, en términos legales, este instrumento así redactado, puede, y
efectivamente así sucede las más de las veces, adolece de inconsistencias legales y
no goza de presunción de veracidad, como veremos ocurre con un instrumento
público.
DOCUMENTOS AUTÉNTICOS: "Documento auténtico: El que está autorizado o
legalizado."2 En este caso, las partes han fraccionado o elaborado ellas mismas el
documento, pero después de firmarlo deciden acudir, en el caso que nos interesa,
ante un Notario, a efecto de que se autentique.
DOCUMENTOS PÚBLICOS: "El otorgado o autorizado, con las solemnidades
requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial o por otro
funcionario público competente, para acreditar algún hecho, la manifestación de
una o varias voluntades y la fecha en que se producen."
a) Cumple con las solemnidades que la ley establece:
b) Es otorgada o autorizada por un notario o funcionario público competente.
c) También demuestra la fecha en que se otorgó el documento.
EL INSTRUMENTO PÚBLICO: En el apartado anterior, al tratar lo referente al
documento público, se pudo establecer, de acuerdo a lo planteado por Guillermo
Cabanellas, que el documento público es el género, puesto que se trata de
instrumentos autorizados por funcionarios o notarios. Sin embargo, al hablar del
instrumento público, según dicho autor, se hace alusión específicamente a los
documentos públicos que son autorizados por notarios, los cuales prevalecen, en
número, frente a los demás.
FINES: El documento público posee ciertos fines fundamentales y otros
secundarios:
a) Crear o dar forma a los negocios jurídicos:
b) Probar un determinado hecho o la existencia de un acto;
c) Dar eficacia al negocio jurídico, o bien, certeza al hecho que refleja el
instrumento.
d) Verificar Jurisprudencia.
REQUISITOS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO PARA CUMPLIR CON SUS
FUNCIONES ESENCIALES:
1. PRUEBA
2. FORMA
3. EFICACIA
CARACTERES:
a)El instrumento público, como una especie del documento público, es el autorizado
por un Notario;
b) El instrumento plenamente reconocido en las legislaciones es la escritura pública,
por lo que, por antonomasia, (instrumento público es la escritura pública o matriz,
como dice nuestra legislación).
c) La escritura se redacta en papel sellado especial para protocolos.
d) Debe redactarse en idioma español.
e) Pueden escribirse a máquina o a mano, según el numeral 2 del artículo 13 del
Código de Notariado,
f) No deben utilizarse abreviaturas, sino escribirse en forma completa las palabras.
g) Las cantidades deberán consignarse en letras, si bien es posible utilizar entre
paréntesis guarismos.
h) Los espacios en blanco que permitan intercalaciones serán llenados con una
línea.
i) Deben ser firmados por las partes.
j) El notario deberá firmar y sellar el instrumento, después de haberlo hecho las
partes.
k) Son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan. al final
del documento y antes de las firmas.
l) Las enmendaduras de palabras son prohibidas.
m) Los instrumentos originales permanecen en poder del Notario.
n) El Notario puede extender testimonios de los originales, copias certificadas o
copias simples.
o) El instrumento público goza de presunción de veracidad, aunque puede ser
redargüido de nulidad (artículo 186 Código Procesal Civil y Mercantil).
Todo lo anterior puede resumirse en los aspectos señalados por Enrique Giménez
Arnau, en cuanto a que el instrumento cumple con los requisitos esenciales de
prueba, forma y eficacia.
VALOR: El VALOR SUSTANTIVO y también el VALOR PROCESAL. El valor procesal se
divide en dos: EL EJECUTIVO Y EL PROBATORIO.
CLASES:
INSTRUMENTOS PÚBLICOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
PROTOCOLARES, DENTRO DEL EXTRAPROTOCOLARES O FUERA DEL
PROTOCOLO O PRINCIPALES PROTOCOLO
a) Escrituras matrices. a) Actas notariales, cuyos
originales, las más de las veces,
b) Razones de legalización de se le entregan al cliente. (0.50
firmas. centavos)
c) Protocolizaciones b) Actas de legalización de firmas.
d) La transcripción del acta notarial c) Actas de legalización de copias o
de la cubierta del testamento documentos. (Q5 FISCAL, Q10
cerrado. NOTARIAL)
d) Decretos,y
e) Autos
f) Copias simples legalizadas,
g) certificaciones,
h) testimonios.
ESCRITURAS PÚBLICAS: La escritura pública o matriz (como la llama el Código de
Notariado guatemalteco), es el instrumento público más conocido y típico de todos
los que fracciona el Notario. Asimismo, se puede afirmar que la escritura es el
instrumento público más solemne, formal y seguro, desde el punto de vista jurídico,
que fracciona el Notario.
Para finalmente arribar a una definición de lo que es una escritura, creemos
necesario, primero, abonar a favor de la elaboración de un concepto, es decir, de
una idea sobre las características esenciales de este instrumento público.
Escritura pública: La que se hace por escribano público en presencia de las partes
que la otorgan con asistencia de dos testigos, firmando los interesados ó por su
ruego alguno de los testigos con el mismo escribano, el cual la pone primero en
extracto o borrador en un cuadernillo de papel común que llaman minutario, y luego
la extiende con más formalidad en el protocolo, que es un libro de pliego entero en
que se ponen y guardan por su orden los registros de los actos que pasan ante el
escribano para que consten en todo tiempo.
Lo autoriza un Notario (escribano).
Primero, el escribano elaboraba un extracto o borrador, en el cual sintetizaba los
aspectos más importantes del asunto que interesaba
Una vez depurado este borrador, y habiéndo la forma adecuada, el Notario procede
a extenderla más formalmente en el protocolo.
El Notario conserva el documento original, el cual pasa a formar parte del
protocolo.
traslados, en nuestra legislación reciben actualmente el nombre de testi-monios, las
cuales deberán hacerse con las mismas circunstancias que las originales, lo que
significa que en la copia, traslado o testimonio, deberá consignarse fielmente lo que
consta en la escritura matriz, sin posibilidad de añadir ninguna circunstancia, hecho
o modificación alguna.
La escritura no hace fe cuando le falta el signo del escribano, el nombre de este ó
de alguno de los contrayentes y testigos, las firmas, fecha, plazo si la hubiere, y
asunto sobre que se otorgó; ó bien si alguna de sus partes estuviese rota y
cancelada de suerte que no pueda entenderse; bien que sacándose el verdadero
sentido de la escritura, aunque esté rota en otras palabras que no sean sustanciales,
hará entera fe.
La escritura es el instrumento público por el cual una o varias personas
jurídicamente capaces establecen, modifican o extinguen relaciones de
derecho. Miguel Fernández Casado.
De las anteriores definiciones, vale la pena resaltar algunos de los aspectos más
importantes que caracterizan a la escritura pública o matriz:
1. Las escrituras matrices son instrumentos públicos,
2. Los otorgantes deben ser personas civilmente capaces,
3. Sirven para la constitución, modificación o extinción de relaciones jurídicas.
4. El funcionario que las autoriza es el Notario,
5. Se fraccionan a solicitud de parte,
6. En su otorgamiento debe cumplirse con los requisitos legales establecidos,
7. Deben respetar el orden público y la moral. 39
Estructura de la escritura (partes en que se divide):
PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO: El papel sellado especial para
protocolo lo imprime, con un formato especial, el Ministerio de Finanzas Públicas, de
acuerdo a lo establecido en la ley de timbres fiscales y de papel sellado especial
para protocolos.
El papel sellado especial para protocolos sirve para que en él se faccionen
determinados instrumentos públicos.
ARTÍCULO 9.
Las escrituras matrices, actas de protocolización y razones de legalización de firmas
se extenderán en papel sellado especial para protocolos.
Las oficinas fiscales venderán exclusivamente a los notarios en ejercicio, el papel
para protocolo, en lotes de veinticinco pliegos, por lo menos, guardando en éstos el
orden correlativo Dichas oficinas anotarán la venta en un libro de registro, en el que
se consignarán la serie y los números del papel, y el nombre y firma y sello del
notario que recibe el papel para sí, o por encargo de otro notario.
FORMULARIO SAT 71-30.
CARACTERÍSTICAS DEL PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO:
PROTOCOLIZACIÓN:
ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS:
Artículo 59. De cada acta de legalización el Notario tomará razón en su propio protocolo
dentro de un término que no excederá de ocho días, haciendo constar:
1. Lugar y fecha;
2. Nombre y apellidos de los signatarios;
3. Descripción breve y sustancial del contenido del documento que autoriza la firma o
firmas que se legalizan, con indicación del valor, números y quinquenios de las hojas
de papel sellado en que estén escritos, tanto el documento, como el acta de
auténtica o mención de la clase de papel en que estén escritos. POR MÍ Y ANTE MI
(FIRMA)
Estas razones se asentaron siguiendo el orden y numeración del protocolo y serán firmadas
únicamente por el notario.
RESOLUCIONES: La Ley del Organismo Judicial, Decreto número 2-89 del Congreso de la
República, establece cuál es la clasificación de las resoluciones judiciales en Guatemala,
así:
Artículo 141. Clasificación. Las resoluciones judiciales son:
a) Decretos, que son determinaciones de trámite.
b) Autos, que, deciden materia que no es de simple trámite, o bien resuelven incidentes o el
asunto principal antes de finalizar el trámite. Los autos deberán razonarse debidamente.
C)Sentencias, que deciden el asunto principal después de agotados los trámites del proceso y
aquellas que sin llenar estos requisitos sean designadas como tales por la ley.
También debe tomarse en cuenta que el Notario puede extender certificaciones de
documentos, copias simples legalizadas, avisos, testimonios, testimonios especiales y
plicas.
ACTA NOTARIAL:
• Es el instrumento autorizado, a instancia de parte, por un Notario o Escribano,
donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y
les constan, de los cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean materia
de contrato.
• Documento público notarial, autorizado por Notario a solicitud de parte interesada,
en la que hace constar hechos que presencia y circunstancias que le constan, los
cuales no son objeto de contrato.
• Encierra varios aspectos importantes, la instancia de parte o requerimiento, la
autoría del acta, las circunstancias, manifestaciones o hechos que el Notario
presencia y le consta, por los cuales da fe y excluye definitivamente los negocios ,
jurídicos.
Clasificación de las Actas:
• Presencia: Acreditar la realidad o verdad de un hecho que le consta
personalmente al notario, por haberlo presenciado o autorizado. Ejemplo:
Matrimonio, supervivencia, existencia o supervivencia.
• Referencia: El Notario hace constar lo que escuchó o le fue referido. Ejemplo:
Declaración de Testigos.
• Requerimiento: Se hace constar la solicitud del cumplimiento de una obligación.
Ejemplo: La radicación de un proceso de jurisdicción voluntaria. Dto. 54-77 CR Ley
Reguladora de la Tramitación Notarial de asuntos de Jurisdicción Voluntaria.
• Notificación: Se utiliza para comunicar a una persona, una situación que deber ser
de su conocimiento, porque le favorece o le afecta. Ejemplo: Notificación de una
donación, revocatoria de un mandato o de una acción.
• Notoriedad: Se utiliza cuando una persona en vida utilizó nombres o apellidos
diferentes que legalmente le corresponden. Ejemplo: Identificación de Tercero.
DIFERENCIAS:
Requisitos y Formalidades del Acta Notarial:
• Contenido mínimo de todo instrumento público
• Artículo 29 del código de notariado
• Actas notariales
• Artículo 60. objeto
• Artículo 61. contenido específico
• Artículo 62. formalidades especiales
Existen disposiciones especiales para ciertas actas:
• Acta de Matrimonio, arts. 93,101 C. Civil.
• Protesto, art. 480 C. Comercio.
• Notoriedad, art. 442 C.P.C.M.
• Inventarios, art. 558 C.P.C.M.