1.

Trazabilidad de la documentación y del producto

La mayoría de los documentos que se generan en las operaciones de compraventa y como

están relacionados

 Requisición de compras: El departamento técnico solicita materiales e inicia la consulta a

proveedores.

 Carta de solicitud de información: Compras pide presupuestos u ofertas al proveedor.

 Presupuesto: Ventas del proveedor envía la oferta; si se acepta, se genera el pedido.

 Nota de pedido: Compras formaliza el pedido y da lugar al albarán.

 Hoja de solicitud: Documento interno para pedir mercancía entre áreas de la misma empresa.

 Albarán: Ventas del proveedor acredita la entrega y sirve de base para facturar.

 Carta de porte: Documento que autoriza el transporte de la mercancía.

 Factura ordinaria: Ventas del proveedor emite la factura final si no hay errores.

 Factura rectificativa: Se emite si hay devoluciones o errores en la factura.

1.1. Trazabilidad del producto

En logística es importante seguir el rastro a un producto desde su origen como materia

prima hasta que pasa por producción, almacén y distribución. Esto se conoce como
trazabilidad del producto.

2. Ofertas y solicitud de mercancías

 Cuando el departamento de compras recibe la requisición de compras, necesita

realizar el pedido de los productos o servicios que en ella se indican.
 Sin embargo, si esos productos, materiales o servicios se van a comprar por
primera vez, es necesario enviar una carta de solicitud de información a distintos
proveedores para realizar el proceso de selección.

2.1. Presupuesto

 Como contestación a la solicitud de información sobre la prestación de un

determinado servicio que el departamento de compras envía a sus posibles
proveedores, estos suelen contestar con un documento llamado presupuesto.
 Este documento o informe detalla el coste que tendrá un bien o un servicio, en
caso de realizarse.
  Lo emite el proveedor y, si el cliente lo acepta, el proveedor ha de mantener las
condiciones pactadas hasta la fecha de validez indicada en él.

2.2. Pedido

 Pueden ser contratos firmados o acuerdos verbales, tan válidos como los
primeros.
 En el caso de que no se haya firmado contrato mercantil, puede decirse que
el pedido hace las veces de contrato.
 El pedido se puede formalizar por carta, por correo electrónico, por teléfono,
mediante la visita del agente comercial del proveedor a la empresa del
cliente o mediante una nota de pedido.
 Cuando los pedidos se hacen dentro de la misma empresa se usa un documento
interno denominado hoja de solicitud.

2.2.1. Clases de pedidos

 En firme: se origina cuando el proveedor y el cliente realizan una negociación

previa.
 Condicional: el cliente expone sus condiciones a su proveedor. Si este está
conforme, el pedido pasará a emitirse en firme.
 Cerrado: en él las condiciones del pedido, cantidad, plazo de entrega, etc., son
conocidas y fijas.
 Abierto: el cliente acuerda suministrar materiales o servicios según unas
condiciones acordadas, pero condiciones no determinadas aún.

[Link] online en el comercio electrónico

 Puede tratarse de comercio electrónico entre empresas a través del EDI

(Electronic Data Exchange), o de venta online directamente a los
consumidores.
 Un pedido online es aquel que se realiza a través de la tienda online de la
empresa.
 Características principales:
o Registro a través de la web.
o Gestión de los pedidos en tiempo real.
o Proporcionar al cliente un seguimiento del pedido online.

Las mercancías solicitadas siempre vienen acompañadas del albarán o nota de

entrega, que es el documento que emite la empresa proveedora junto con la mercancía
entregada. Este documento, debidamente firmado por el cliente, le sirve al proveedor
como justificante de haber entregado la mercancía. De acuerdo a este se elaborará
posteriormente la factura."
Texto rodeado con un círculo (negro)

1. Primer bloque: El jefe de almacén o el encargado de recepción de la mercancía

en la empresa cliente comprobarán que la mercancía se ajusta a lo solicitado en
el pedido y que los productos vienen en buen estado y son los esperados. Una
vez verificado firmará el albarán y, en caso de existir incidencias, las anotará en
el mismo albarán y rellenará la correspondiente hoja de incidencias.

2. Segundo bloque: Normalmente se emiten un original y dos copias de albarán.

Una de ellas se queda en almacén o en el departamento comercial de la empresa
proveedora, y dos copias se llevan por el transportista al almacén del cliente.
Allí firmarán las dos y el transportista traerá una de vuelta para la facturación.

Notas manuscritas (en los márgenes)

 Vicios aparentes: 4 días

 Vicios ocultos: 30 días
 Sin valorar: Aparece el precio

3. Albarán

 Es el albarán o nota de entrega, que es el documento que emite la empresa

proveedora junto con la mercancía entregada.
 Este documento, debidamente firmado por el cliente, le sirve al proveedor
como justificante de haber entregado la mercancía.
 De acuerdo a este se elaborará posteriormente la factura.
 Recepción: El jefe de almacén o el encargado de recepción de la mercancía en
la empresa cliente comprobarán que la mercancía se ajusta a lo solicitado en el
pedido y que los productos vienen en buen estado y son los esperados. Una vez
verificado firmará el albarán y, en caso de existir incidencias, las anotará en el
mismo albarán y rellenará la correspondiente hoja de incidencias.
 Plazos de reclamación: Para vicios aparentes son 4 d (días) y para ocultos son
30 d (días).
 Copias: Normalmente se emiten un original y dos copias de albarán. Una de
ellas se queda en almacén o en el departamento comercial de la empresa
proveedora, y dos copias se llevan por el transportista al almacén del cliente.
Allí firmarán las dos y el transportista traerá una de vuelta para la facturación.

3.1. Carta de portes

 La carta de portes es el documento que evidencia la existencia de un

contrato de transporte.
 Sirve como recibo de la mercancía por parte del transportista, así como ante la
autoridad si se precisa hacer una comprobación de la carga.
 La factura de transporte incluye los conceptos facturados y el IVA aplicado.
  Gastos de porte: Si es el proveedor el que corre con los gastos de porte se habla
de "portes pagados" o "portes pagados en origen". Si es el cliente el que corre
con los gastos, son "portes debidos" o "pagados en destino". Hay otra modalidad
de pago, que es contra reembolso: los paga el cliente al recibir la mercancía. El
IVA de transporte de mercancías es el 21%, a no ser que sean portes facturados
dentro de la factura de la operación principal, que llevarán el mismo IVA que los
productos que se transportan.

3.2. Servicios de transporte en el comercio electrónico

 Las características principales que debe tener un negocio online con

respecto al servicio de entrega son las siguientes:
o Ofrecer variedad de servicios en cuanto a la entrega. El cliente podrá
elegir en función de la urgencia y el coste.
o Pedir al destinatario que indique el horario preferente de entrega.
o Posibilidad de modificar el horario de entrega por parte del cliente.
o Seguimiento del pedido por parte del cliente. Por ejemplo, la empresa
vendedora informa al cliente sobre la salida del almacén, la fecha de
entrega a través de correo electrónico, teléfono, chat, etc..

4. Facturas

 La factura es el documento que acredita legalmente la operación de

compraventa o prestación de servicios
 Los empresarios están obligados a emitir y entregar facturas, conservando
copia un mínimo de seis años con carácter general o quince años para
compensar bases imponibles negativas
 Cálculo de la base imponible:
o $Cuota de IVA = Tipo impositivo \cdot Base imponible$.
o $Base imponible + Cuota de IVA = Total factura$39.
 Facturas con distintas bases imponibles de IVA: En una factura se deben
especificar por separado tantas bases imponibles como productos con tipos
diferentes de IVA haya; por tanto, habrá que prorratear los costes comunes
para saber qué proporción corresponde a cada base imponible40.

Obligación de expedir factura

 Casos obligados: Operaciones con empresarios o profesionales, entregas

intracomunitarias, exportaciones y operaciones con administraciones públicas.
 Tipos de operaciones respecto al IVA:
o Sujetas: Operaciones que son hecho imponible de IVA.
o No sujetas: Operaciones que no son hecho imponible de IVA.
o Exentas: Operaciones en las que el empresario no puede repercutir el
IVA en sus entregas.
 Exenciones y Recargos: Se detallan las exentas plenas, limitadas y el régimen
especial del recargo de equivalencia para minoristas, con tipos de recargo del
5,20%, 1,40% y 0,50% según el IVA aplicado.
4.2 Tipos de facturas

 La factura ordinaria, la factura rectificativa (para subsanar errores) y la

factura recapitulativa.
 Factura simplificada: podrá emitirse cuando el importe no exceda de 400 €,
IVA incluido, o no exceda de 3000 € en operaciones como ventas al por
menor, servicios en ambulancia o a domicilio.

Factura electrónica o e-factura

 Desde el 1 de enero de 2015 rige el régimen especial para la tributación del

IVA de las empresas electrónicas en la UE.
 Factura rectificativa: Se debe expedir por devolución de mercancía o
envases, si la factura original no cumple requisitos, por cuotas determinadas
incorrectamente o por descuentos posteriores.

Facturas recapitulativas

 Son aquellas que incluyen en una sola factura distintas operaciones

realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que
estas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.