Unidad II

IiII
Proceso para realizar una
auditoría administrativa
 DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL

II.- Proceso para realizar una Auditoria Administrativa.

2.1 Métodos para el desarrollo de una auditoria administrativa

2.1.1 Técnicas de obtención de información

2.1.2 Escalas de Evaluación

2.1.3 Planeación de la Auditoria Administrativa

2.1.4 Métodos de Análisis

2.2 La auditoría administrativa Interna y Externa

2.3 Diferencia entre la Auditoria Administrativa y Financiera

INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE URUAPAN

INGENIERIA ADMINISTRATIVA
L.C. RAFAEL C. MADRID LEMUS
22
2.1 Métodos para el desarrollo de una auditoria administrativa

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la
documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del
control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero, sin
embargo, para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información

pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las
necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas.
Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento
considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios
bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a
fondo del sistema de información.

En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se requieren políticas y procedimientos

definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas
de auditoría, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”.

Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o
grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el
auditor logra fundamentar su apreciación”. Naturaleza de los procedimientos de auditoría. Los diversos
tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer
procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues,
el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría
será el más indicado y eficiente.

Procedimientos de auditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que
tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una
manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos siguientes:

ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El área de influencia que abarca una auditoria administrativa comprende la totalidad de una
organización en lo que correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta
connotación incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurídica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administración
Proceso administrativo

Sector de actividad

Ámbito de operación

Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización productiva. Sea esta
pública, privada o social. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están ordenadas
estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y,
sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y
dimensión.

Sector privado

En el sector privado la auditoria se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinación y relación comercial, sobre la base de las siguientes
características.

 Tamaño de la empresa
 Sector de actividad
 Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

 Microempresa
 Empresa pequeña
Empresa mediana
 Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad que se refiere al ramo especifico de la empresa, el cual
puede quedar enmarcado básicamente en: telecomunicaciones, transportes, energía, servicios,
construcción, agrícola, publicidad, turismo, cinematografía, banca, seguros, comercio, textil,
maquiladora, electrónica, automotriz, editorial, arte gráfico, etc.

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

 Nacionales
 Internacionales
Mixtas

ESTRUCTURA DE ANÁLISIS

El auditor administrativo debe estructurar una línea de pensamiento enfocada a promover el cambio
personal e institucional:

 Respetar la vía institucional sin frenar la visión del estudio

 Estar en permanente búsqueda de los mejores resultados
 Ser selectivo
 Diseñar, desarrollar y efectuar seguimiento a los modelos que aplica
 Ser analítico
 Contemplar alternativas lógicas y caminos opuestos en forma alternativa
 Conservar la objetividad por encima de las presiones
 Ajustar las ideas en respuesta a nueva información
 Ser factor de sinergia

CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Cuando la organización toma la decisión de emprender un programa de auditoria administrativa a

fondo, tiene que valorar con precisión los siguientes aspectos:

 Los resultados que espera obtener

 Los compromisos que adquiere
 El seguimiento que tiene que efectuar.

Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organización debe evaluar su situación
interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:

 El número de empleados y las cargas de trabajo en las áreas funcionales

 El personal que puede ser retirado de sus labores habituales para ser asignado a la auditoria.
 El tiempo y los recursos que debe destinar para ello.
 La coordinación entre el trabajo cotidiano y el de los auditores La duración probable de la auditoria

Definidos estos elementos, así como la capacidad económica, la organización define si elige
efectuar el estudio con un equipo de auditoria interno, externo o combinado.
Equipo de auditoria interno

Ventajas

 Conocimiento profundo de la organización y sus expectativas Conciencia de la dinámica de la

organización.
 Comparte la cultura organizacional
Identificación con el personal
Menor resistencia al cambio
Percepción de sentirse apoyado
 Conoce los mecanismos de negociación internos
 Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto
 Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y resultados

Equipo de auditoria externo

Ventajas

 Aporta una visión objetiva e independiente

 Está plenamente capacitado y actualizado en avances en el área de trabajo específica
del estudio.
 Propone soluciones con celeridad y efectividad.
 Dispone de capacitación para ofrecer soluciones alternativas. Obligación contractual de brindar
resultados consistentes. Rápido acceso a niveles de decisión
 Racionalización de los recursos para minimizar el costo de la auditoria
 Tranquilidad para emitir observaciones y señalar anomalías sin temor a afectar a “alguien” en
particular.
 Contar con el respeto de la organización.

Contratación del servicio

Cuando una organización decide efectuar un programa de auditoria administrativa, el primer paso es
contactar al líder del equipo, bien sea interno, externo o combinado. Se lleva a cabo una o varias
entrevistas en las cuales se precisan las condiciones:

Logros que se esperan

Definición de los mecanismos de enlace
Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas
Requerimiento de una propuesta concreta

Una vez cumplida esta etapa el líder del proyecto presenta una propuesta técnica y un plan de trabajo
en el que se agregan aspectos como:

 Requerimientos de recursos humanos,

 Materiales y financieros y tecnológicos.
 Costo del estudio.
  Aplica para equipos externos y combinados.
METODOLOGIA GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La metodología tiene como propósito que las diferentes acciones y fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática y delimite la profundidad con que se revisara y
aplicara las técnicas de análisis administrativo.

También facilita al auditor la identificación y el ordenamiento de la información correspondiente al

registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones,
para su examen informe y seguimiento.

De esta manera, para utilizar esas diferentes técnicas se propone las etapas siguientes que integraran la
metodología:

 Planeación

 Instrumentación

 Examen
 Informe

 Seguimiento

2.1.1 Técnicas de obtención de información

 Entrevista

o Entrevistas a funcionarios y gerentes

o Entrevistas a jefes de departamento
o Entrevistas a personal operativo

 Encuesta

 Cuestionario

o Cuestionario general
o Cuestionario por áreas funcionales
o Cuestionario de análisis de funciones del trabajo
o Cuestionario de análisis de procedimientos
o Cuestionario de análisis del sistema de información
o Cuestionario de análisis de formas
  Observación (método científico)
o Observación directa

 Inspección de registros

o Investigación documental (de hechos y registros)

o Hoja de análisis
 Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de
informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del
proceso de planeación, etc.)

 Diagrama de flujo

 Diccionario de datos (base de datos)

 Sondeos de opinión

2.1.2 Escalas de Evaluación

O escalas de clasificación. Es una técnica de registro utilizada en la observación sistemática, y consiste

en un conjunto de cuestionarios que el observador lleva a cabo anotando las conductas que observa.
El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que está interesado (por
ejemplo las intervenciones de un alumno en clase) de forma cuantitativa, tratando de utilizar términos
que sigan una serie escalonada (por ejemplo: “siempre”, “frecuentemente”, “alguna vez”, “nunca”).
2.1.3 Planeación de la Auditoria Administrativa

[Link] Planeación

La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que forman parte de la

aplicación de la auditoria administrativa.

Objetivo

Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.

Factores a Revisar

Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la organización con relaciona

el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las funciones
que lo fundamentan; las cuales permiten un análisis lógico de la organización, ya que
secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
En el segundo caso, se incluye una relación de los elementos específicos que integran y
complementan el proceso administrativo. Esto se asocia con los tributos fundamentales que
enmarcan su fin y su función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso
en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

Proceso Administrativo

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

Planeación Definición del marco de Actuación de la Organización

Definición del marco de Actuación de la Organización

Visión
Misión
Objetivos
Metas
Estrategias/ Tácticas
Políticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte

Organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la

organización.
Estructura organizacional
División y distribución de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos técnicos de apoyo

Dirección: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización

Liderazgo
Comunicación
Motivación
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrés y conflicto
Información y tecnología
Toma de decisiones
Creatividad e innovación

Control: Medición del proceso de las acciones en función del desempeño.

Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
Áreas de aplicación
Herramientas
Calidad

Elemento específico: atributo fundamental

Objetivos Direccionan los esfuerzos de la organización

Políticas Norman y apoyan el funcionamiento general de

la organización

Procedimientos Sistematizan lógicamente el trabajo

Programas Ordenan en el tiempo las Acciones

Sistemas Definen la distribución interrelacionada de

componentes

Proyectos Promueven la unidad de propósito

Coordinación Determina la unidad de acción

Comunicación: Posibilita el flujo de información

Proveedores Suministran los insumos

Almacenes e inventarios Resguardan y canalizan los recursos

Servicios generales Desarrollan condiciones de Operación

Distribución del espacio Determina la disposición de instalaciones

Adquisiciones

Importaciones Proveen los insumos de origen extranjero

Recurso Humanos Promueven la calidad de vida en el trabajo

Recursos Financieros y Manejan y registran los recursos económicos.

Contabilidad.

Producción Genera los producción y servicios

Comercialización Desplaza y ubica los productos y servicios

Investigación y desarrollo Favorece la creatividad e innovación

Calidad Brinda seguridad y mejoría

Servicio al cliente Ofrece conocimiento y sistemas de respuesta

Asesoría interna Ofrece conocimiento y sistemas de respuesta

Asesoría Externa Proporciona soporte administrativo

Fuentes de estudio

Son las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se
registra en los papeles de trabajo.

Internas

Órganos de gobierno
Órganos de control interno
Socios
Niveles de la organización
Comisiones, comités y grupos de trabajo Sistemas de información

Externas

Normativas
Organizaciones análogas o del mismo sector o ramo
Organizaciones líderes en el campo de trabajo
Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias
Redes de información
Proveedores
Clientes o usuarios

Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar esto requiere de un reconocimiento o

investigación preliminar para determinar la situación administrativa, nos lleva a la necesidad de
revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de
documentos, lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, de las estrategia,
perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva, ya que la
información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:

Determinación de las necesidades específicas

Definición de estrategias de acción
Especificación del perfil del auditor
Preparación del proyecto de auditoria

Preparación del proyecto de auditoria

Se debe proceder a seleccionar la información necesaria para instrumentar la auditoria, la cual

incluye dos apartados:

Propuesta técnica

Naturaleza Tipo de auditoria que se pretende realizar

Alcance Áreas de aplicación

Antecedentes Recuento de auditorías anteriores

Objetivos Logros que se pretenden alcanzar

Ruta fundamental para orientar el curso de acción

y asignación de recursos.
Estrategias

Justificación Demostración de la necesidad instrumentarla

Acciones Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

Costos necesarios Estimación global y específica de recursos

financieros

Resultados Beneficios que se espera obtener

Información complementaria
Material e investigación que pueden servir como elemento de apoyo

Programa de trabajo

 Identificación Nombre del estudio

Responsable(s) Auditor a cargo de su implementación

Área(s) Universo bajo estudio

Clave Número progresivo de las áreas, programas o

proyectos

Actividades Pasos específicos para captar y examinar la

información

Fases Definición del orden secuencial para realizar las

actividades
Calendario Fechas asignadas para el inicio y término de cada
fase

Representación gráfica Descripción de las acciones en cuadros e

imágenes.

Formato Presentación y resguardo de avances

Reportes de avance Seguimiento de las acciones

Periodicidad Tiempo dispuesto para informar avances.

 Asignación de la responsabilidad

La organización designará al auditor o equipo de auditores quién como responsable

puede recaer en el titular del órgano del control interno, la organización puede optar
también por la contratación de servicio externo especializado. En la materia existe la
posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organización como
personal externo.

 Capacitación

Una vez definida la responsabilidad se debe capacitar a la persona o equipo designado, para
preparar la aplicación e instrumentación de la auditoría, se debe dar a conocer a este personal
la calendarización de actividades, los documentos de soportes, el inventario estimado de
información la forma de reportar y los mecanismos de coordinación y de reporte establecidos.

 Actitud
 La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por
parte del auditor. Es recomendable que opten una conducta amable y discreta. Lo que
facilitaría su tarea y estimularía la participación activa del personal de la organizaciones de vital
importancia que el equipo se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento o
de hacer promesas que no puedan cumplir.

Diagnostico preliminar

Debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a
examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar en el curso de acción del
auditoria.

El auditor está obligado a prever y debe seguir estos pasos:

Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoria

Afinar el objetivo general
Complementar la estrategia global
Ajustar y concretar el proyecto de la auditoría
Plantear alternativas de medición
Contribuir en la elaboración del informe
Proponer mecanismos de seguimiento

[Link] Instrumentación

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría en la cual se

tiene que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables,
de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medición que se empleará,
la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información

Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminación,
teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida de forma ágil y ordenada se debe de emplear

alguna de las siguientes técnicas:
Investigación documental
Observación directa
Acceso a redes de información
Entrevista
Cuestionarios
Cédulas

Investigación documental

Consiste en la selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos

de juicio a la auditoría, las fuentes que se pueden acudir son:

Normativa

Acta constitutiva
Ley que ordena la creación de la organización
Reglamento interno
Reglamentación específica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas nacionales e internacionales
Oficios circulares

Administrativa

Organigramas
Manuales administrativas
Sistemas de información
Sistemas de normalización y certificación
Cuadros de distribución del trabajo
Estadísticas de trabajo
Plantilla de personal
Sociogramas
Estudios de mejoramiento
Auditorias administrativas previas

Mercado

Productos y servicios
Áreas
Población
Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento de la demanda
Situación actual
Características
Situación futura proyectada
Comportamiento de la oferta
Situación futura previsible
Determinación de precios.

Ubicación geográfica

Localización
Ubicación espacial interna
Características del terreno
Distancias y costo de transporte
Alternativas de conexión con unidades nuevas
Justificación en relación con el tamaño y los procesos.

Estudios financieros

Recursos financieros para inversión

Análisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluación financiera
Situación económica
Sistema económico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía
Aspectos sociales variables demográficos
Relaciones con el exterior
Observación directa

Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa y comente y

discuta su percepción con su equipo de trabajo, de esta manera se asegura de que exista
un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios
a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría

Acceso a redes de información

El acceso a redes permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios,

proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener
información este es el más empleado, puesto que el entrevistador al tener contacto con el
entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Es
conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista
sobre la información que se desea obtener.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: Desarrollar un esquema de trabajo, asignando

responsabilidades y determinando las áreas o unidades a auditar.

Concertar previamente la cita: Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para
preparar la información con el tiempo y la tranquilidad necesaria para disminuir el margen de error y
evitar interrupciones.

Clasificar la información que se obtenga: En cuanto a la situación real, o la relativa sugerencias para
mejorar la procurando no confundir ambos aspectos.

Cuestionarios

Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad
de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas, con esto obtendremos la información
deseada en forma homogénea que estad constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos

Cedulas

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría, están
conformados por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la
agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, no obstante si en el curso de
la revisión se advierten situaciones de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las
pruebas deberán ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.

Medición

Las escalas cumplen la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se

registra en los papeles de trabajo que posteriormente servirá para comprobar la veracidad de
las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.

Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el auditor habrá de incorporar en
su informe ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe
preparar y conservar los papeles de trabajo, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el
respaldo de sus juicios y conclusiones. Su contenido debe incluir:
Identificación de la auditoría

El proyecto de auditoria

Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Ajustes realizados durante su ejecución

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación Reporte de posibles irregularidades

Para homogenizar su presentación e información y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no

deben sobrecargarse con referencias muy operativas si no consignar los tópicos relevantes. Estar
redactados en forma clara y ordenada y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que
cualquier persona lo revise, pueda seguir la secuencia del trabajo.

Evidencia

La evidencia representa la comprobación de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría por lo

que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el
auditor. Es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a
las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La
evidencia lo podemos clasificar en:

Física: se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos y
se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental: se obtiene por medio de análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos,
registros, actas, minutas, facturas, recibos.
Testimonial: se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la
auditoría.

Analítica: comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por

áreas apartados o componentes.

Para que la evidencia sea útil y válida debe cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente, competente, relevante, pertinente.

En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad
profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las
inconsistencias detectadas.

Supervisión del trabajo

A medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá
siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las
acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de la auditoría.

La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoria, comprende;

Revisión del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaración oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en función del estimado.

Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.

Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y
cumplen con su propósito.

Es importante que la supervisión del trabajo contemple:

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor
responsable

Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben
en tanto no lo autorice el auditor responsable.

Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoría.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales

detectadas y el camino para instrumentarlas.

[Link] Examen

El examen consiste en dividir o separar los elementos o componentes de la empresa para conocer la
naturaleza, las características y el origen de su comportamiento sin perder de vista la relación
interdependencia e interacción de las partes entre si y con el todo y de estas con su contexto.

Propósito

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos en la planeación deberá
llevarse a cabo con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen
y tomando en cuenta las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de
decisión óptimos para generar una opinión.

Procedimiento
El examen consiste en una clasificación e interpretación de hechos, diagnósticos de problemas así
como de los elementos que integran a la empresa para así evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio que busque la mejora y el perfeccionamiento.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

 Conocer el hecho que se analiza

 Describir ese hecho
 Descomponerlo aspectos y detalles
 Revisarlo críticamente
 Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en
conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el
camino para su revisión.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y
formular de manera sistemática seis cuestionamientos:

¿Que trabajo se hace?

¿Para que hace?

¿Quién lo hace?

¿Como se hace?

¿Con que hace?

¿Cuando se hace?

Técnicas de análisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones y le
posibilitan:
  Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo
 Examinar los resultados que está obteniendo la organización
 Verificar los niveles de efectividad
 Conocer el uso de los recursos
 Determinar la medida de consistencia en procesos específicos

Entre las técnicas que utilizamos para realizar el análisis y que representa un apoyo valioso para el
auditor encontramos las siguientes:

Organizacionales

Administración por objetivos : los cuales los niveles de decisión de una organización identifican
objetivos comunes y lo utilizan como guías para su operación.

Análisis de sistemas: proceso de clasificación e interpretación de hechos.

Análisis de costo beneficio: estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o
de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversión realizada.

Análisis de estructuras: examen detallado de la estructura de una organización para reconocer sus
componentes, características representativas y su comportamiento.

Análisis de criterio múltiple: técnica cualitativa de proyección que evalúa alternativas asignando
calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso.

Análisis factorial: se identifican en un número específico de factores que a su vez sirven para
determinar el desempeño y resultado de la operación en su conjunto.

Análisis FORD: su nombre de las palabras fuerza - oportunidades - riesgos debilidades. Es empleada
en los estudios de mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios.

Análisis marginal: técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como
producto de una decisión.
Árbol de decisiones: por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una
situación como incertidumbre o acontecimientos fortuitos al trazar en forma de un árbol los puntos de
decisión.

Auto evaluación: método a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y
comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo
específico.

Benchmarking: proceso sistemático y continúo de evaluación de los productos, servicios y procesos

de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo.

Control total de calidad: método orientado a elevar en forma consistente la calidad de procesos.
Productos y servicios de una organización. Con el propósito de satisfacer las necesidades
expectativas de los clientes.

Desarrollo organizacional: proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales

en una organización, en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

Diagrama de afinidad: permite agrupar por temas los planteamientos y propuestas surgidos de una
lluvia de ideas con el fin de identificar problemas.

Diagrama de causa y efecto: técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que
producen un efecto específico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede
provenir del material, equipo, mano de obra, método y clase de medida que se utilizan, las causas son
parte de un proceso el cual puede ser de cualquier naturaleza de producción, de ventas, de compras,
de personal etc.

Diagrama de Pareto: herramienta gráfica para clasificar hechos sobre la base de que el 80% de los
efectos surge del 20% de las posibles causas.

Diagrama de relaciones: clarifica la interrelación entre diferentes factores, así como la relación causa
efecto que prevalece entre ellos.

Empowerment: proceso estratégico con el que se busca una relación de socios entre la organización
y su personal pretendiendo aumentar su confianza, autoridad y compromiso.

Ergonomía: estudio del desempeño de un individuo con respeto a las actividades que realiza el equipo
que emplea y su entorno.

Estudio de factibilidad: análisis que permite precisar la situación y buscar alternativas de cambio
para un producto, proyecto, sistema o servicio de una organización tomando en cuenta su medio
ambiente.

Estudio de viabilidad: investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y

cualitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores tales como la oportunidad, la
exactitud, precisión y costo de la información.
Inteligencia emocional: método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los
sentimientos de los demás, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en
equipo y adoptar una actitud empática y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.

Reingeniería organizacional: proceso que replantea y redirecciona los procesos, la estructura

organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporación o negocio.

Reorganización: revisión y ajustes de una organización con el propósito de hacerla más funcional y
productiva.

Técnica Delphi: recurso para efectuar pronósticos con el consenso de un grupo de expertos, con el fin
de crear un concepto futuro se caracteriza por que los participantes no tienen contacto visual.

Teoría de las restricciones: establece que en toda clase de sistema existe alguna restricción por lo
que es necesario un método para representar las cadenas lógicas de relaciones causa - efecto en
forma de diagramas denominados árboles.

Teoría de la atribución: planteamiento que explica cómo se juzga a las personas de manera
diferente, partiendo del significado que se atribuye a una conducta.

Cuantitativas

Análisis de serie de tiempos: interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
producción, rotación, de personal, etc.

Cadenas de eventos: serie de actividades en la cual la probabilidad de que ocurra un evento depende
del evento anterior lo cual condiciona las posibilidades de las actividades futuras.

Correlación: determinación del grado de relación o de influencia mutua entre dos o más variables.

Modelos de inventarios: especificación de tiempo y cantidad de inventarios necesarios para satisfacer

las demandas de los clientes.

Modelos integrados de producción : reducción del costo con respeto a la fuerza de trabajo, la
producción y los inventarios.

Muestreo: sirve para inferir información acerca de un inverso de investigación partir del estudio de una
parte representativa del mismo.

Números índices: muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo lo que permite medir
con fines de control a partir de una base inicial, las fluctuaciones en el volumen de operaciones,
errores, costos ausencias y otras variables en un periodo determinado.
Programación dinámica: resolución de problemas que poseen varias fases interrelacionadas
donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de éstas sin perder de vista el objetivo
último que se pretende alcanzar.

Programación lineal: asignación de recursos de manera óptima en función de un objetivo con el fin
de minimizar costos y maximizar beneficios.

Simulación: imitación de una operación o un método antes de su ejecución real reproduciendo

situaciones difíciles o incosteables de experimentar la práctica.

Teoría de colas o de líneas de espera : optimización de distribuciones en condiciones de

aglomeración en los que se cuidan los puntos de estrangulamiento o tiempo de espera en alguna
punto de servicio.

Teoría de los grafos: técnicas de planeación y programación por redes son diagramas que buscan
identificar la trayectoria crítica para planear y programar en forma gráfica y cuantitativa la secuencia
coordinada para llevar a cabo un proyecto.

Teoría de las decisiones : selección del mejor curso de acción cuando la información se da en
forma probable.

Teoría de los juegos: determinación de la estrategia óptima de una situación de competencia.

Formulación del diagnóstico administrativo

La diagnosis administrativa, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce

los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse.

El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y

transforma las experiencias y los hechos en conocimientos administrativo.

Para que el diagnóstico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoría se debe
de tener los siguientes aspectos:

Descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y trayectoria histórica

Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoría administrativa Nivel de aplicación del
proceso administrativo

Calidad de vida de la organización

Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional Identificación de tendencias internas

y externas
Detección de oportunidades de mejora

[Link] Informe

[Link] Seguimiento
2.1.4 Métodos de Análisis

2.2 La auditoría administrativa Interna y Externa

2.3 Diferencia entre la Auditoria Administrativa y Financiera

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

• Visión • Misión • Objetivos • Metas • Estrategias/tácticas • Procesos • Políticas • Procedimientos •

Programas • Enfoques • Niveles • Horizonte

Definir el marco de actuación de la organización

ORGANIZACIÓN

• Estructura organizacional • División y distribución de funciones • Cultura organizacional • Recursos

humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo Diseñar
e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.

DIRECCION

• Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos y equipos de trabajo • Manejo del estrés, el conflicto
y la crisis • Tecnología de la información • Toma de decisiones • Creatividad e innovación Tomar las
decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

CONTROL

• Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Areas de aplicación • Herramientas • Calidad Medición del
progreso de las acciones en función del desempeño.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

• Adquisiciones Abastecimiento de recursos • Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de

recursos • Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio • Asesoría interna Asistencia
para mejorar el desempeño • Coordinación Determina la unidad de acción • Distribución del espacio
Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo • Exportaciones Alternativa de expansión •
Globalización Apertura en un mercado mundial • Importaciones Insumos de origen extranjero •
Informática Manejo alterno de información • investigación y desarrollo Innovación de valor • Marketing
Desplazamiento y ubicación de productos • Operaciones Generación de productos y/o servicios con un
valor agregado • Proveedores Suministro de insumos • Proyectos Promueven la unidad de propósito •
Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos • Servicio a clientes
Capacidad de respuesta • Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operación • Sistemas
Definen la distribución interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información
que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

• Órganos de gobierno. • Órganos de control interno. • Socios. • Niveles de organización. • Unidades

estratégicas de negocio. • Órganos colegiados y equipos de trabajo. • Sistemas de información.

b.- EXTERNAS • Órganos normativos (oficiales y privados). • Competidores actuales y potenciales. •

Proveedores actuales y potenciales. • Clientes o usuarios actuales y potenciales. • Grupos de interés. •
Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro. • Organismos nacionales e internacionales
que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. • Redes de información en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo
y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer
contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar
otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar
confusión cuando se interprete su contenido.
Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas. • Identificar los factores que requieren de atención. • Definir
estrategias de acción. • Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue. • Describir la
ubicación, naturaleza y extensión de los factores. • Especificar el perfil del auditor. • Estimar el tiempo y
recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para
instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA

• NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar).

• ALCANCE (áreas de aplicación).

• ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos).

• OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria administrativa).

• ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos).

• JUSTIFICACION (demostración de la necesidad de instrumentarla).

• ACCIONES (iniciativas o actividades necesarias para su ejecución).

• RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y tecnológicos).

• COSTO (estimación global y específica de recursos financieros necesarios).

• RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr).

• INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e investigaciones que pueden servir como elementos

de apoyo). b.- PROGRAMA DE TRABAJO

• IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). • RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su

implementación). • AREA (universo bajo estudio).

• CLAVE (numero progresivo de las actividades estimadas).

• ACTIVIDADES (pasos específicos para captar y examinar la información).

• FASES (definición del orden secuencial para realizar las actividades).

• CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase).

• REPRESENTACION GRAFICA (descripción de las acciones en cuadros e imágenes).

• FORMATO (presentación y resguardo de avances).

• REPORTES DE AVANCE (seguimiento de las acciones).

• PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD
Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de
auditores que estime conveniente.

La designación del responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo
en línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de alguna de las áreas de la
organización, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la
implementación de auditorias administrativas. La organización puede optar por contratar un servicio
externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que
incluya tanto a personal de la organización como personal externo.

CAPACITACION
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo
que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino
en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas
involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de
información que se pretende captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la
forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos.
Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, así
como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su área de adscripción, equipo de trabajo;
deben proveerse de apoyos visuales, técnicos y pedagógicos. También es conveniente implementar
una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de
confianza y colaboración.

ACTITUD

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte
del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de
procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del
personal de la organización.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto

de su experiencia y visión. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un
acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se
puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y
desempeño en el trabajo.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razón por
la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIÓN

• Creación de la organización. • Cambios en su forma jurídica.

• Conversión del objeto en estrategias.

• Manejo de la delegación de facultades.

b.- INFRAESTRUCTURA

• Esquema de operación (procesos/funciones).

• Modificaciones a la estructura organizacional.

• Programación institucional.

• Nivel de desarrollo tecnológico.

c.- FORMA DE OPERACIÓN

• Desempeño registrado.

• Logros alcanzados.

• Expectativas no cumplidas.

• Proceso de toma de decisiones.

d.- POSICION COMPETITIVA

• Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización.

• Competencias centrales.

• Clientes, proveedores y competidores.

INSTRUMENTACION
En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más
viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la selección de instrumentos de
medición que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión
necesaria para mantener una coordinación eficaz.

RECOPILACION DE INFORMACION

Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen
objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u
obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.
Se debe aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder
continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

3.3.- PLANEACION GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.3.1.-TECNICAS DE RECOLECCION

Para recabar información de forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las
siguientes técnicas:

a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

• NORMATIVA Acta constitutiva. Ley que ordena la creación de la organización. Reglamento interno.
Reglamentación especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e
internacionales). Oficios circulares.

• ADMINISTRATIVA Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de información y certificación.

Cuadros de distribución del trabajo. Estadísticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos
estratégicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas.
Sociogramas. Indicadores financieros y de gestión. Estudios de mejoramiento. Auditorias
administrativas previas.

• MERCADO Productos y/o servicios. Áreas. Población. Ingresos. Factores limitantes.

Comportamiento de la demanda.
Situación actual.

Características.

Situación futura (proyectada).

Comportamiento de la oferta.

Situación actual.
Análisis del régimen de mercado.

Situación futura (previsible).

Determinación de precios.

• UBICACIÓN GEOGRAFICA Localización. Orden espacial interno. Características del terreno.

Cercanía con el mercado (clientes y proveedores). Distancias y costo de transporte. Alternativas de
conexión con unidades nuevas. Justificación en relación al tamaño y procesos.

• ESTUDIOS FINANCIEROS Recursos financieros para inversión. Análisis y proyecciones financieras.

Programas de financiamiento. Evaluación financiera. Creación de valor.

• SITUACION ECONOMICA Sistema económico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía.

Aspectos sociales. Variables demográficas. Relaciones con el exterior.

• COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR Cultura. Estratos sociales o nivel socioeconómico. Grupos

de referencia y convivencia (baby boomers, generación XY, generación Y). Familia. Ciclo de vida del
consumidor. Factores internos de influencia (percepción, aprendizaje y motivación). Proceso de compra
(necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior).

b.- OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer
las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor
responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que
existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que
deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

c.- ACCESO A REDES DE INFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar información operativa o
normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a
su vez, facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.
d.- ENTREVISTA

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.

• Concertar previamente la cita.

• Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la
información de manera lógica y consecuente. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la
respuesta correcta no sea tan obvia. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible
escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Dejar
“abierta la puerta”.

• Clasificar la información que se obtenga.

• Registrar la información en una bitácora.

e.- CUESTIONARIO
Estos instrumentos se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o
temática especifica con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las
diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.
Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas
sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de
respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita,
puede incluirse un instructivo de llenado.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la información,
establecen cual es la mínima cantidad de información representativa del todo (muestra) que es
necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante,
si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen
irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

f.- CEDULAS
Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la
agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amen, de que abren la posibilidad de
ampliar el rango de respuesta.

Su incorporación al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captación de información y comparar

conceptos en las respuestas, lo que facilita el análisis de resultados. También hacen más fácil asociar
los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condición que favorece el
proceso de toma de decisiones.

Como herramientas de diagnóstico y evaluación posibilitan no solo realizar las variables bajo análisis,
sino apreciar su influencia en otras variables o áreas de operación, lo que transforma en un eslabón
entre factores, indicadores, registros y consecuencias. También simplifican el proceso de captación de
la información pues permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño, ordenan ideas
y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.
3.3.2.- MEDICION

Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y
validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que
las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan propiciar una interpretación muy general o
errónea. Así mismo, porque el manejo de enunciados, valores numéricos y matrices definen rangos de
respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la
información, lo que posteriormente servirá para lograr una mayor veracidad en las observaciones,
conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.
La elección y el empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las
directrices acordadas en la planeacion de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisión
dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las
integre de manera racional y congruente.

3.4.- EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA. a.- BASE CONCEPTUAL

La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y
circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es también una
oportunidad para diseñar un marco global de análisis para sistematizar la información de la realidad de
una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los
factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver
sus problemas; y, sobretodo, para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su
atención eficaz.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las
experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones
para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico de la realidad de la organización.

b.- MARCO DE REFERENCIA

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de información con
la perspectiva de la génesis, infraestructura administrativa, forma de operación y posición competitiva,
lo que permite establecer las bases de actuación con la certeza de que enmarca las variables y
estrategias fundamentales.

c.- CONTENIDO
Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoria tiene que
incorporar los siguientes aspectos:

• CONTEXTO Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria

histórica. Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento. Esfera de acción. Posición
en el mercado. Ciclo de vida de la organización.

• INFORMACION OPERATIVA Gestión de funciones, procesos y proyectos. Coordinación de las

acciones. Administración de la tecnología de la información. Análisis de la interacción, planeacion,
organización, dirección y control.

• DESEMPEÑO Manejo de indicadores financieros y de gestión. Comportamiento organización.

Resultados alcanzados. Margen de efectividad.

• ESTRATEGIA COMPETITIVA Propósito estratégico. Enfoque estratégico. Procesos estratégicos.

Habilidades distintivas.

• LIDERAZGO Cultura organizacional. Valores. Trabajo en equipo. Calidad de vida de la organización.

• PERSPECTIVAS Estructura. Oportunidades de negocio. Administración del cambio. Potencial de

innovación. Control estratégico.

3.5.- REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Para la descripción grafica del plan general y de los programas específicos de la investigación, se
recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de
camino critico (C.P.M.) y técnicas de programación, evaluación y revisión (PERT) y también los
llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

3.6.- PRESENTACION DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE IMPLANTACION.

En virtud de que en el informe se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones
de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los
hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones
revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que
tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos
tales como:

• OBJETIVIDAD Visión imparcial de los hechos.

• OPORTUNIDAD Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

• CLARIDAD Fácil comprensión del contenido.

• CALIDAD Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de
calidad.

• LOGICA Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

3.6.1.- ASPECTOS OPERATIVOS

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, con
base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma
operativa; para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:

• INTRODUCCION Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria.

• ANTECEDENTES Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.

• JUSTIFICACION Elementos que hicieron necesaria su aplicación.

• OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Razones por las que se efectuó la auditoria y los fines que se
persiguen con el informe.

• ESTRATEGIA Curso de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.

• RECURSOS Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos empleados.

• COSTO Recursos financieros utilizados en su desarrollo.

• ALCANCE Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.

• ACCIONES Pasos o actividades realizados en cada etapa.

• METODOLOGIA Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria.

• RESULTADOS Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.

• CONCLUSIONES Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.

• RECOMENDACIONES Señalamientos para mejorar el desempeño.

• ALTERNATIVAS DE IMPLANTACION Programa y métodos viables.

• DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la
auditoria.

• OPINIONES DE LOS RESPONSABLES DE LAS AREAS AUDITADAS Puntos de vista expuestos

acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

• ASUNTOS ESPECIALES Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo.

3.6.2.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARAR EL INFORME

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario
presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien
susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse
en cuenta los siguientes aspectos:

a.- No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones
finales.

b.- Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

c.- Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para
traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.

d.- Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los
hallazgos y los criterios para su atención.

e.- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar solidamente los resultados.

f.- Al llegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y
congruente.
g.- Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.

h.- Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o
hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.

i.- Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones.

j.- Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento
y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.

3.6.3.- TIPOS DE INFORME A.- INFORME GENERAL

• RESPONSABLE Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

• INTRODUCCION Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria,
mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así
como el propósito y explicación general de su contenido.

• ANTECEDENTES Exposición de la génesis de la organización, es decir, orígenes, cambios, sucesos

y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisión de implementar la auditoria.

• TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en función del
objetivo.

• DIAGNOSTICO Definición de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los
ajustes o modificaciones posibles.

• PROPUESTA Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse,

implicaciones de los cambios y resultados esperados.

• ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar

los resultados. • SEGUIMIENTO Determinación de los mecanismos de información, control y
evaluación necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

• CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Síntesis de los logros obtenidos, problemas detectados,

soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.

• APENDICES O ANEXOS Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se

consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentacion de la auditoria.

b.- INFORME EJECUTIVO

• RESPONSABLE

• PERIODO DE REVISION Lapso que comprendió la auditoria.

• OBJETIVOS Propósitos que se pretenden obtener con la auditoria.

• ALCANCE Profundidad con la que se audito la organización.

• METODOLOGIA Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la

evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.

• SINTESIS Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

• CONCLUSIONES Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de

actuación.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

• Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicación de la auditoria.

• Si se presentaron observaciones relevantes.

• Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo.

• Las horas hombre que realmente se utilizaron.

• Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.

• Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes
características:

• Inconsistencia en la cadena de valor de la organización.

• Inobservancia del marco normativo aplicable.

• Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.

• Deficiencia en el servicio de los proveedores.

• Falta de información del desempeño de competidores.

• Perdida de oportunidades de negocio. • Baja rentabilidad y productividad.

• Existencia de una cultura organizacional débil.

• Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.

• Generación de bienes y servicios sin la calidad requerida.

• Potencial de innovación desaprovechado. • Urgencia de replantear los procesos centrales.

• Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico.

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe puede
presentarse acompañado de un ejemplar del informe general o ejecutivo.

3.6.4.- PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma
efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones
específicas para cumplir con el propósito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:
a.- PREPARACION DEL PROGRAMA

• Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realización.

• Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementación. • Estimar los

requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.

• Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución.

b.- METODOS DE IMPLEMENTACION

• METODO INSTANTANEO Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en

los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y
que existan condiciones para hacerlo eficazmente.

• METODO DEL PROYECTO PILOTO Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo
una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en
una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en
forma global.

• METODO EN PARALELO Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del
ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite
efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones
funcionen libremente antes de suspender las anteriores.

• METODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS Selecciona parte de los resultados de

la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente
paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

• COMBINACION DE METODOS Constituye el empleo de más de un método para implementar las

recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la
organización.

c.- INTEGRACION DE RECURSOS

Una vez estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en
marcha.
Después, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la
implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones.

Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementación, se lleva
a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.
Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo
del método seleccionado y la realización de las actividades programadas.

Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la información y orientación oportuna
para interactuar en condiciones optimas.
En forma simultánea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se hayan
realizado.

2.2 La Auditoria Administrativa Interna Y Externa

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA.

En nuestro país, la auditoria administrativa se encuentra en proceso de desarrollo, por tanto, en una
posición favorable para practicar la auditoria administrativa en forma tanto interna como externa.

La auditoria administrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de
una unidad adminisrativa de la empresa, o bien, pueda efectuarse por auditores administrativos
independientes.

La auditoria administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental, el cual
puede derivar de las siguientes premisas:

a) Existe una interrelacion entre todas las funciones de la empresa.

b) En términos de reducción de costos e incremento de eficincia es preferible la acción preventiva,

cuando es posible, a la acción terapéutica.

c) Probablemente sea mas efectivo que un grupo

de análisis efectue la revisión y evaluación de toda la empresa, que hacer que varios especialistas
independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que están inextricablemnte
conectados.
d) La administración de empresas no puede separarse de los hombres de empresa, la auditoria
administratia es, por su intención, un plan interesado en las personas, su interés principal esta en el
“quien” de la administración.

La auditoria administrativa tanto interna como externa deberá aplicarse pensando en que la empresa es
un sistema y no un rompecabezas de funciones, las herramientas de análisis a utilizar serán comunes y
especificas pero siempre sencillas y pococs costosas en su aplicación .

La auditoria interna

El comité de investigaciones del institute of international auditors define a la auditoria administrativa: “

Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la
contabilidad , de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección”.

-Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles.

La anterior definición, indica realmente lo que debe entenderse por la moderna auditoria interna al
situarla como un servicio especializado para la dirección superior, no solo para que esta conozca
oportunamente la deficiencias e irregularidades financieras y administrativas. Bajo ningún concepto
podrá considerarse completo un sistema de control superior, si no incluye una auditoria adinistrativa
interna.

En síntesis, la auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante
del sistema total de control superior; es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los
resultados logrados.

Cumple con una doble misión:

Primero: Como parte integrante del control superior, es decir, un medio para obtener y mantener el
control.

Segundo: Es el medio principal para la medición y evaluación de resultados, por tanto, la dirección
superior, los propietarios, accionistas, audotores financieros y otros interesados deben confiar en la
auditori administrativa interna para la prevención de incovenientes y garantizar la adecuada marcha del
sistema.

Adscripción de la unidad de auditoria administrativa.

a) Una extensión de la auditoria interna financiera.

b) Función independiente de la administración financiera.

c) Forma departamental con la auditoria interna.

d) Órgano asesor del consejo de administración.

Beneficios de la auditoria administrativa.

a) Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los
objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.

b) Hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas etc.

c) Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y, si es necesario un

medio para la descentralización de las operaciones.

La auditoria externa.

La auditoria administrativa se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para
sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente.

Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,

realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el
sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u
opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información
generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a
tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización
y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la
evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante
los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría
Externa a Auditoría de Estados Financieros.

2.3 Diferencia Entre Auditoria Administrativa Y Financiera

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte

primordial como medio de control y cambio. La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar
el estado actual de la empresa y qué tan lejos está de lo que se quiere hacer y qué medidas adoptar
para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de
desempeño.

Por qué se le considera como factor de cambio?

Una Auditoría Administrativa no se produce en el vacío.

Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisión del más alto
nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización tenga la capacidad para
transformarse y crecer de manera efectiva.
Definición:

Una Auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Por sus características, la Auditoría Administrativa permite que se revele en qué áreas se requiere de
un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar
obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis
causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

Auditoría Financiera. Antes de proceder con el análisis de la Auditoría Financiera, es recomendable

hacer un breve análisis comparativo entre ésta y la Auditoría Contable. Para ello, se iniciará con la
definición de lo que se conoce como tal, como Auditoría Contable, siendo ésta la siguiente: es el
examen sistemático de los libros y registros de un negocio u otra organización, con el fin de determinar
o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas para poder
informar sobre los mismos.

El objetivo de la Auditoría Contable es: conocer los resultados financieros del negocio, para así
fundamentar determinados criterios o puntos de vista, según el particular interés que cada parte tiene
en la empresa: el accionista para conocer los rendimientos sobre su inversión; el banquero para
conceder crédito; el personal para conocer las utilidades que justamente le corresponden, etc.

LIMITACIONES DE LA AUDITORÍA CONTABLE La Auditoría Contable no nos informa de las causas

que motivaron la situación financiera y los resultados obtenidos según los estados financieros
dictaminados, es decir, no nos da información referente a: La posición que la empresa guarda en el
mercado; La forma como se han venido logrando los objetivos de la empresa; Las políticas
administrativas; La misión de los sistemas y procedimientos de operación; Como se ha desarrollado el
elemento humano, principalmente el directivo; Como se han utilizado los recursos con que cuenta la
empresa;

AUDITORÍA FINANCIERA Definición: es un examen objetivo, sistemático, profesional e independiente,

efectuado de acuerdo con normas de Auditoría generalmente aceptadas tomando como base los
estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o déficit acumulado y
cuotas a los estados financieros. OBJETIVO: evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a
los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinión o dictamen sobre si presentan
razonablemente la situación financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los
cambios que ésta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad
generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y
asegurándose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un
período a otro. Objetivos Específicos: Emitir un dictamen u opinión con respecto a la razonabilidad del
contenido y presentación de los estados financieros. Evaluar los controles internos establecidos por la
empresa examinada, como base para determinar el nivel de confianza a depositar en el y de acuerdo
con eso, fijar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de Auditoría. Evaluar el
cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a cada empresa en particular. Formular
recomendaciones para mejorar los controles internos de la administración, y cualquier aspecto que
ayude a la obtención de una mejor eficiencia en la gestión financiera y económica. Fases de la
Auditoría Financiera El proceso de la Auditoría Financiera comprende las siguientes fases: Origen y
planeación del examen. Formulación del programa. Trabajo de campo. Formulación del informe final. Y
seguimiento de las recomendaciones Limitaciones de la Auditoría Financiera Información sobre mal
gasto durante las operaciones contables. Extravagancias en el ejercicio contable Ineficiencia e
ineficacia. Y análisis de la gestión inadecuada.

Unidad 3 Plan de Trabajo para la práctica de la Auditoria Administrativa

3.1 Planeación Auditoria Administrativa

PLANEACION
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa
para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación
preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

OBJETIVO

El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para
instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que
tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el
estudio de la organización en función de 2 vertientes:

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan,
las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos
sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón
de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organización en todos sus
ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno,
lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en
relacion con su objeto o atribución sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacion de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo.
Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo
que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la
organización.

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

• visión
• Misión

• Objetivos

• Metas

• Estrategias/tácticas

• Procesos

• Políticas

• Procedimientos

• Programas

• Enfoques

• Niveles

• Horizonte

Definir el marco de actuación de la organización

ORGANIZACIÓN

• Estructura organizacional

• División y distribución de funciones

• Cultura organizacional

• Recursos humanos

• Cambio organizacional

• Estudios administrativos

• Instrumentos técnicos de apoyo Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la

organización.

DIRECCION

• Liderazgo

• Comunicación

• Motivación
• Grupos y equipos de trabajo

• Manejo del estrés, el conflicto y la crisis

• Tecnología de la información

• Toma de decisiones

• Creatividad e innovación

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

CONTROL

• Naturaleza

• Sistemas

• Niveles

• Proceso

• Areas de aplicación

• Herramientas

• Calidad Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

• Adquisiciones Abastecimiento de recursos

• Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos

• Asesoria externa Soporte especializado con visión de negocio

• Asesoria interna Asistencia para mejorar el desempeño

• Coordinación Determina la unidad de acción

• Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

• Exportaciones Alternativa de expansión

• Globalización Apertura en un mercado mundial

• Importaciones Insumos de origen extranjero

• Informática Manejo alterno de información

• investigación y desarrollo Innovación de valor

• Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

• Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado

• Proveedores Suministro de insumos

• Proyectos Promueven la unidad de propósito

• Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

• Servicio a clientes Capacidad de respuesta

• Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operación

• Sistemas Definen la distribución interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información
que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

• Órganos de gobierno.

• Órganos de control interno.

• Socios.

• Niveles de organización.

• Unidades estratégicas de negocio.

• Órganos colegiados y equipos de trabajo.

• Sistemas de información.

b.- EXTERNAS

• Órganos normativos (oficiales y privados). • Competidores actuales y potenciales. • Proveedores

actuales y potenciales. • Clientes o usuarios actuales y potenciales. • Grupos de interés. •
Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. • Organismos nacionales e internacionales
que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. • Redes de información en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo
y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer
contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar
otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar
confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas. • Identificar los factores que requieren de atención. • Definir
estrategias de acción. • Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue. • Describir la
ubicación, naturaleza y extensión de los factores. • Especificar el perfil del auditor. • Estimar el tiempo y
recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para
instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA

• NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). • ALCANCE (áreas de aplicación). •

ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). •
OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria administrativa). •
ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos). •
JUSTIFICACION (demostración de la necesidad de instrumentarla). • ACCIONES (iniciativas o
actividades necesarias para su ejecución). • RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y
tecnológicos). • COSTO (estimación global y específica de recursos financieros necesarios). •
RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr). • INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e
investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo).

b.- PROGRAMA DE TRABAJO

• IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). • RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su

implementación). • AREA (universo bajo estudio). • CLAVE (numero progresivo de las actividades
estimadas). • ACTIVIDADES (pasos específicos para captar y examinar la información). • FASES
(definición del orden secuencial para realizar las actividades). • CALENDARIO (fechas asignadas para
el inicio y termino de cada fase). • REPRESENTACION GRAFICA (descripción de las acciones en
cuadros e imágenes). • FORMATO (presentación y resguardo de avances). • REPORTES DE AVANCE
(seguimiento de las acciones). • PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD
Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de
auditores que estime conveniente.

La designación del responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo
en línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de alguna de las áreas de la
organización, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la
implementación de auditorias administrativas. La organización puede optar por contratar un servicio
externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que
incluya tanto a personal de la organización como personal externo.

CAPACITACION

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo
que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino
en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas
involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de
información que se pretende captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la
forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos.

Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, así
como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su área de adscripción, equipo de trabajo;
deben proveerse de apoyos visuales, técnicos y pedagógicos. También es conveniente implementar
una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de
confianza y colaboración.

ACTITUD

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte
del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de
procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del
personal de la organización.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto

de su experiencia y visión. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un
acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se
puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y
desempeño en el trabajo.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razón por
la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIÓN

• Creación de la organización. • Cambios en su forma jurídica. • Conversión del objeto en estrategias. •
Manejo de la delegación de facultades.

b.- INFRAESTRUCTURA

• Esquema de operación (procesos/funciones). • Modificaciones a la estructura organizacional. •

Programación institucional. • Nivel de desarrollo tecnológico.

c.- FORMA DE OPERACIÓN

• Desempeño registrado. • Logros alcanzados. • Expectativas no cumplidas. • Proceso de toma de

decisiones.

d.- POSICION COMPETITIVA

• Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización. • Competencias centrales. •

Clientes, proveedores y competidores.

INSTRUMENTACION

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más
viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la selección de instrumentos de
medición que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión
necesaria para mantener una coordinación eficaz.

RECOPILACION DE INFORMACION

Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen
objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u
obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.

Se debe aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder

continuamente a su revisión y y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

3.3.- PLANEACION GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.3.1.-TECNICAS DE RECOLECCION

Para recabar información de forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las
siguientes técnicas:

a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

• NORMATIVA

Acta constitutiva.
Ley que ordena la creación de la organización.

Reglamento interno.

Reglamentación especifica.

Tratados y convenios.

Decretos y acuerdos.

Normas (nacionales e internacionales).

Oficios circulares.

• ADMINISTRATIVA

Organigramas.

Manuales administrativos.

Sistemas de información y certificación.

Cuadros de distribución del trabajo.

Estadísticas de trabajo.

Plantilla de personal.

Proyectos estratégicos.

Inventarios de mobiliario y equipo.

Redes para el análisis lógico de problemas.

Sociogramas.

Indicadores financieros y de gestión.

Estudios de mejoramiento.

Auditorias administrativas previas.

• MERCADO

Productos y/o servicios.

Áreas.

Población.

Ingresos.
Factores limitantes.

Comportamiento de la demanda.

Situación actual.

Características.

Situación futura (proyectada).

Comportamiento de la oferta.

Situación actual.

Análisis del régimen de mercado.

Situación futura (previsible).

Determinación de precios.

• UBICACIÓN GEOGRAFICA

Localización.

Orden espacial interno.

Características del terreno.

Cercanía con el mercado (clientes y proveedores).

Distancias y costo de transporte.

Alternativas de conexión con unidades nuevas.

Justificación en relación al tamaño y procesos.

• ESTUDIOS FINANCIEROS

Recursos financieros para inversión.

Análisis y proyecciones financieras.

Programas de financiamiento.

Evaluación financiera.

Creación de valor.

• SITUACION ECONOMICA

Sistema económico.
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía.

Aspectos sociales.

Variables demográficas.

Relaciones con el exterior.

• COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR

Cultura.

Estratos sociales o nivel socioeconómico.

Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación XY, generación Y).

Familia.

Ciclo de vida del consumidor.

Factores internos de influencia (percepción, aprendizaje y motivación).

Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior).

b.- OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer
las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor
responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que
existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que
deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

c.- ACCESO A REDES DE INFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar información operativa o
normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a
su vez, facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

d.- ENTREVISTA
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. • Establecer anticipadamente la

distribución del trabajo. • Concertar previamente la cita. • Atender el compromiso.

Concentrarse de manera relajada.

Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

No hacer preguntas irrelevantes.

En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

Asegurarse de no presionar la entrevista.

Evitar la confianza en su memoria.

Dejar “abierta la puerta”.

• Clasificar la información que se obtenga. • Registrar la información en una bitácora.

e.- CUESTIONARIO

Estos instrumentos se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o
temática especifica con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las
diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.

Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas
sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de
respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita,
puede incluirse un instructivo de llenado.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la información,
establecen cual es la mínima cantidad de información representativa del todo (muestra) que es
necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante,
si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen
irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

f.- CEDULAS

están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la
agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amen, de que abren la posibilidad de
ampliar el rango de respuesta.

Su incorporación al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captación de información y comparar

conceptos en las respuestas, lo que facilita el análisis de resultados. También hacen más fácil asociar
los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condición que favorece el
proceso de toma de decisiones.

Como herramientas de diagnostico y evaluación posibilitan no solo realizar las variables bajo análisis,
sino apreciar su influencia en otras variables o áreas de operación, lo que transforma en un eslabón
entre factores, indicadores, registros y consecuencias. También simplifican el proceso de captación de
la información pues permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño, ordenan ideas
y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.

3.3.2.- MEDICION

Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y
validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que
las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan propiciar una interpretación muy general o
errónea. Así mismo, porque el manejo de enunciados, valores numéricos y matrices definen rangos de
respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la
información, lo que posteriormente servirá para lograr una mayor veracidad en las observaciones,
conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.

La elección y el empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las
directrices acordadas en la planeacion de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisión
dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las
integre de manera racional y congruente.

3.4.- EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA.

a.- BASE CONCEPTUAL

La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y
circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es también una
oportunidad para diseñar un marco global de análisis para sistematizar la información de la realidad de
una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los
factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver
sus problemas; y, sobretodo, para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su
atención eficaz.

El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las
experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones
para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico de la realidad de la organización.

b.- MARCO DE REFERENCIA

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de información con
la perspectiva de la génesis, infraestructura administrativa, forma de operación y posición competitiva,
lo que permite establecer las bases de actuación con la certeza de que enmarca las variables y
estrategias fundamentales.

c.- CONTENIDO

Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoria tiene que
incorporar los siguientes aspectos: • CONTEXTO

Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica.

Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento.

Esfera de acción.

Posición en el mercado.

Ciclo de vida de la organización.

• INFORMACION OPERATIVA

Gestión de funciones, procesos y proyectos.

Coordinación de las acciones.

Administración de la tecnología de la información.

Análisis de la interacción, planeacion, organización, dirección y control.

• DESEMPEÑO

Manejo de indicadores financieros y de gestión.

Comportamiento organización.

Resultados alcanzados.
Margen de efectividad.

• ESTRATEGIA COMPETITIVA

Propósito estratégico.

Enfoque estratégico.

Procesos estratégicos.

Habilidades distintivas.

• LIDERAZGO

Cultura organizacional.

Valores . Trabajo en equipo.

Calidad de vida de la organización.

• PERSPECTIVAS

Estructura.

Oportunidades de negocio.

Administración del cambio.

Potencial de innovación.

Control estratégico.

3.5.- REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Para la descripción grafica del plan general y de los programas específicos de la investigación, se
recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de
camino critico (C.P.M.) y técnicas de programación, evaluación y revisión (PERT) y también los
llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

3.6.- PRESENTACION DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE IMPLANTACION.

En virtud de que en el informe se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones
de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los
hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones
revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que
tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos
tales como:

• OBJETIVIDAD

Visión imparcial de los hechos.

• OPORTUNIDAD

Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

• CLARIDAD

Fácil comprensión del contenido.

• CALIDAD

Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de calidad.

• LOGICA

Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

3.6.1.- ASPECTOS OPERATIVOS

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, con
base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma
operativa; para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:

• INTRODUCCION

Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria.

• ANTECEDENTES

Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.

• JUSTIFICACION

Elementos que hicieron necesaria su aplicación.

• OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Razones por las que se efectuó la auditoria y los fines que se persiguen con el informe.

• ESTRATEGIA

Curso de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.

• RECURSOS

Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos empleados.

• COSTO

Recursos financieros utilizados en su desarrollo.

• ALCANCE

Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.

• ACCIONES

Pasos o actividades realizados en cada etapa.

• METODOLOGIA

Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria.

• RESULTADOS

Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.

• CONCLUSIONES

Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.

• RECOMENDACIONES

Señalamientos para mejorar el desempeño.

• ALTERNATIVAS DE IMPLANTACION

Programa y métodos viables.

• DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS

Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria.

• OPINIONES DE LOS RESPONSABLES DE LAS AREAS AUDITADAS

Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

• ASUNTOS ESPECIALES

Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo.

3.6.2.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARAR EL INFORME

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario
presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien
susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse
en cuenta los siguientes aspectos:

a.- No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones
finales.

b.- Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

c.- Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para
traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.

d.- Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los
hallazgos y los criterios para su atención. e.- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar
solidamente los resultados.

f.- Al llegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y
congruente.

g.- Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.

h.- Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o
hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.

i.- Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones.

j.- Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento
y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.

3.6.3.- TIPOS DE INFORME

A.- INFORME GENERAL

• RESPONSABLE

Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

• INTRODUCCION

Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de
coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el
propósito y explicación general de su contenido.

• ANTECEDENTES

Exposición de la génesis de la organización, es decir, orígenes, cambios, sucesos y vicisitudes de

mayor relevancia que influyeron en la decisión de implementar la auditoria.
• TECNICAS EMPLEADAS

Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en función del objetivo.

• DIAGNOSTICO

Definición de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o
modificaciones posibles.

• PROPUESTA

Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de

los cambios y resultados esperados.

• ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION

Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados.

• SEGUIMIENTO

Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación necesarios para garantizar el

cumplimiento de los criterios propuestos.

• CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Síntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas
para el logro de las propuestas.

• APENDICES O ANEXOS

Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos

auxiliares para la presentación y fundamentacion de la auditoria.

b.- INFORME EJECUTIVO

• RESPONSABLE

• PERIODO DE REVISION

Lapso que comprendió la auditoria.

• OBJETIVOS

Propósitos que se pretenden obtener con la auditoria.

• ALCANCE

Profundidad con la que se audito la organización.

• METODOLOGIA
Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria
para cumplir con los objetivos de la auditoria.

• SINTESIS

Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

• CONCLUSIONES

Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

• Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicación de la auditoria. • Si se presentaron observaciones

relevantes. • Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. • Las horas hombre que
realmente se utilizaron. • Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. • Las
posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes
características:

• Inconsistencia en la cadena de valor de la organización. • Inobservancia del marco normativo

aplicable. • Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. • Deficiencia en el servicio
de los proveedores. • Falta de información del desempeño de competidores. • Perdida de
oportunidades de negocio. • Baja rentabilidad y productividad. • Existencia de una cultura
organizacional débil. • Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. • Generación de bienes y
servicios sin la calidad requerida. • Potencial de innovación desaprovechado. • Urgencia de replantear
los procesos centrales. • Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que
reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización.

Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

• Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicación de la auditoria. • Si se presentaron observaciones
relevantes. • Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. • Las horas hombre que
realmente se utilizaron. • La fundamentacion de cada observación. • Las causas y efectos de las
principales observaciones formuladas. • Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las
observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes
características:

• Inconsistencia en la cadena de valor de la organización. • Inobservancia del marco normativo

aplicable. • Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. • Deficiencia en el servicio
de los proveedores. • Falta de información del desempeño de competidores. • Perdida de
oportunidades de negocio. • Baja rentabilidad y productividad. • Existencia de una cultura
organizacional débil. • Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. • Generación de bienes y
servicios sin la calidad requerida. • Potencial de innovación desaprovechado. • Urgencia de replantear
los procesos centrales. • Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico.

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe puede
presentarse acompañado de un ejemplar del informe general o ejecutivo.

3.6.4.- PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma
efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones
específicas para cumplir con el propósito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:

a.- PREPARACION DEL PROGRAMA

• Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realización. • Establecer el

tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementación. • Estimar los requerimientos de
personal, instalaciones, mobiliario y equipo. • Delimitar claramente las responsabilidades del personal
responsable de su ejecución.

b.- METODOS DE IMPLEMENTACION

• METODO INSTANTANEO

Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria

en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para
hacerlo eficazmente.

• METODO DEL PROYECTO PILOTO

Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización, con la
finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo
cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.
• METODO EN PARALELO

Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones
normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y
ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de
suspender las anteriores.

• METODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS

Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar
grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que
permite un cambio gradual y controlado.

• COMBINACION DE METODOS

Constituye el empleo de más de un método para implementar las recomendaciones, tomando en

cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organización.

c.- INTEGRACION DE RECURSOS

Una vez estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en
marcha.

Después, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la
implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones.

Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementación, se lleva
a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.

Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo
del método seleccionado y la realización de las actividades programadas.

Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la información y orientación oportuna
para interactuar en condiciones optimas.

En forma simultánea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se hayan
realizado.

Llevar a cabo un estudio preliminar a traves de revisar información documental.

-Plnear la auditoria administrativa

-Investigar y examinar los elemntos funcional, analitico y ambiental.

-Analizar y evaluar la información obtenida.

-Informar los hallazgos de la auditoria.

-Implantar las recomendaciones.