Verwaltungssupport-Profis

Kompetenzrahmen
Das Zentrum für Lernen und Entwicklung
 Inhaltsverzeichnis

01. Danksagungen .............................................................................3

[Link]ührung .........................................................................................4
[Link] .........................................................................................5
04. Kompetenzbewertungsmodell .........................................................6
[Link] Unterstützung Kernkompetenzen .......................................7
[Link] Support Professional Kompetenzmodell ..................8
[Link] zur Entwicklung Ihres Lernplans ...........................................11
08. Kompetenz-Selbstbewertungstool ...................................................14
[Link] Bewertungswerkzeug ................................................................23
[Link] Development Opportunities ..........................................31

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der Administrativen Unterstützung 2

 [Link]

Viele Menschen haben zur Entwicklung dieser Kompetenz beigetragen.

Modell. Wir sprechen unsere Anerkennung an die Personen aus, die teilgenommen haben.
in Fokusgruppen und Interviews, um ihr wertvolles Feedback zu geben. Ihr
Der Beitrag hat dazu beigetragen, sicherzustellen, dass dieses Rahmenwerk anpassungsfähig und relevant ist.

den Bedürfnissen von Verwaltungsunterstützungsfachleuten im öffentlichen Dienst

Dienst. Wir danken ihnen auch für ihr Engagement und ihre Begeisterung.
zum Lernen.

Wir erkennen das Engagement des Teams im Zentrum für Lernen an

und Entwicklung, Öffentlichkeitsdienstgeheimrat. Ihr fortlaufendes Feedback
und die Anleitung war entscheidend für dieses Rahmenwerk.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 3

 [Link]ührung

Das Kompetenzrahmen für administrative Unterstützung wurde entwickelt für

der Einsatz von Verwaltungsunterstützungsfachleuten im öffentlichen Sektor
Dienst, unabhängig von Abteilung, Division, Zweig, Arbeitsfunktion oder
Diese Broschüre soll bei der Entwicklung von
Lernpläne. Der Einsatz von Lernplänen ist ein Mittel, um sich zu nähern
Lernen und Entwicklung auf systematische und strategische Weise.
Der Prozess der Entwicklung eines Lernplans wird Ihnen helfen, zu identifizieren und
Ihre Lernbedürfnisse priorisieren sowie die Anforderungen unterstützen
Ihres Departments und der Organisation.

Der Zweck dieses Rahmens ist es,:

Einführung des Modells für die Kompetenz im administrativen Support
Veranschaulichen Sie die Schritte, die bei der Erstellung eines Lernplans erforderlich sind.

Dieser Leitfaden enthält den Hintergrund zur administrativen Unterstützung

Kompetenzrahmen. Er umfasst auch die Kompetenzbewertung
Modellübersicht und die Schritte zur Entwicklung Ihres Lernplans. Dies
Guide provides theSelf-AssessmentandManager Assessmenttools,
das Ihnen helfen wird, Lernprioritäten zu identifizieren.

Für zusätzliche Informationen zum Verfahren möchten Sie möglicherweise Ihre Kontaktperson erreichen.

Manager für organisatorische Entwicklung in Ihrem Sektor.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 4

 [Link]

Das Kompetenzrahmenwerk für administrative Unterstützung befürwortet das Lernen

und Entwicklungsmöglichkeiten zur Stärkung der beruflichen Kompetenz
von Verwaltungspersonal in Neufundland und
Labrador öffentlicher Dienst. Ihr Erfolg als Teil dieser Gemeinschaft ist entscheidend.
um diese Kapazität aufzubauen.

Die Ziele des Kompetenzrahmens für administrative Unterstützung sind:

Um das kritische Wissen und die Fähigkeiten zu entwickeln, die notwendig sind, um sich zu verbessern

Organisatorische und individuelle Effektivität und Leistung

To foster a learning culture that respects career advancement
Um Konsistenz in den Informationsmanagementpraktiken zu fördern
im öffentlichen Dienst

Die Verantwortung für kontinuierliches Lernen muss sowohl bei den Einzelpersonen liegen.
und die Organisation, um Kompetenzen aufrechtzuerhalten und auszubauen. Dieses Framework
wurde entwickelt, um kontinuierliches Lernen in Neufundland zu fördern
und Labrador öffentlicher Dienst durch die Einführung eines strukturierten
und systematischer Ansatz zum Lernen, speziell für die Verwaltung
Support-Profis.

Die in diesem Leitfaden identifizierten Kompetenzen gelten als grundlegend.

Kompetenzen im Zusammenhang mit administrativen Unterstützungspositionen im gesamten
Öffentlicher Dienst von Neufundland und Labrador unabhängig vom Department
oder Arbeitsfunktion.

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachkräfte 5

 04. Kompetenzbewertungsmodell

Die Bewertungsinstrumente bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre

persönliche Stärken und Verbesserungspotenziale in Ihrer Rolle als
Verwaltungsunterstützungsprofi.

Das Werkzeug umfasst sechs Kompetenzcluster und mehrere Verhaltensweisen.

Beschreibungen für jeden Cluster. Diese Kompetenzen sind die Schlüsselverhaltensweisen.
Kompetenzen für Verwaltungsmitarbeiter in der Regierung
von Neufundland und Labrador.

Organizational

Interpersonal Kommunikation

Kern
Kompetenzen

Service
Anpassungsfähigkeit Delivery

Technisch

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 6

 [Link] Unterstützung
Kernkompetenzen

This framework contains six competencies which are specific behaviors

und Fähigkeiten, die allgemein für alle administrativen Unterstützungsleistungen relevant sind
Positionen unabhängig von Abteilung, Division, Zweig, Arbeitsfunktion
or position.

Die sechs Kompetenzen, die im Rahmen enthalten sind, wurden

adapted from research into other government jurisdictions, industry
Forschung sowie interne Fokusgruppensitzungen, die durchgeführt wurden über die
Provinz. Die Fokusgruppenforschung umfasst Perspektiven von beiden
Verwaltungskräfte auf allen Verantwortungsebenen, sowie
als Führungspersonal. Die folgenden sechs Kompetenzen haben
identifiziert worden.

Organisation – Effektives Management, Organisation und Priorisierung

von Bürofunktionen sowie dem Arbeitstag/Woche/Monat für Menschen,
Management und andere Interessengruppen.

Kommunikation – Deutliches Übermitteln und Empfangen von Nachrichten, um die

Bedürfnisse aller. Dies umfasst das Zuhören, die Interpretation und die Lieferung von verbalen,
nicht verbale, schriftliche und elektronische Nachrichten.

Servicebereitstellung – Die Bedürfnisse der Kunden verstehen und erfüllen.

Klienten sind Einzelpersonen oder Gruppen, die die Dienstleistungen der Abteilung in Anspruch nehmen.

Technical– Ability to accurately and thoroughly utilize office technology

und um praktisches Wissen im Bereich Informationsmanagement zu demonstrieren,
E-Mail-Management und Datenschutzprobleme.

Anpassungsfähigkeit – Persönliche Bereitschaft und Fähigkeit, in zu arbeiten und sich anzupassen

zu ändern.

Interpersonal– Working cooperatively and productively with others

um Ergebnisse zu erzielen.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte in der administrativen Unterstützung 7

06. Verwaltungsunterstützungsfachkraft
Kompetenzmodell

Organisation
1. Entwickelt und nutzt Systeme, um zu organisieren und nachzuverfolgen
Information oder Arbeitsfortschritt.
[Link] Aufgaben in einem schnelllebigen, sich verändernden Umfeld durch
häufige Unterbrechungen und wechselnde Fristen.
[Link] Informationen oder Materialien für andere.
[Link] prepares for meetings, travel, and conferences
für andere.
5. Verfolgt, überwacht und kauft Büromaterialien genau.
Inventar zur Sicherstellung der Büro-Funktionalität.
6. Zeigt Fachkenntnis über die Büropolitik
und Verfahren.
7. Überprüft sorgfältig die Richtigkeit der Informationen in der Arbeit.
Berichte, die von der Geschäftsführung bereitgestellt werden, Managementinformationen
Systeme oder andere Einzelpersonen.
[Link], was getan werden muss, und ergreift Maßnahmen, bevor er sich ...
gefragt oder gefordert zu werden.

Kommunikation

9. Hört aufmerksam auf die Ideen und Anliegen der Menschen.

Spricht klar und ist leicht verständlich.
11. Zeigt die Fähigkeit, Erklärungen und/oder Optionen zur Verfügung zu stellen.
schwierige oder konfrontative Situationen lösen.
12. Ausdruck von Ideen klar und präzise schriftlich.
13. Verwendet angemessenen geschäftlichen Schreibstil.
14.Fähig, Probleme, Richtlinien und Verfahren klar und präzise zu erklären.
und andere relevante Informationen für Kunden und Kollegen.
15. Formuliert / lektoriert / bearbeitet Dokumente klar und präzise.
wie Briefe, Memos und E-Mails.
[Link] die korrekte Verwendung von Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung
in allen erstellten Dokumenten.
In der Lage, vollständige und genaue Nachrichten weiterzuleiten/umzuleiten an
entsprechende Personen/Abteilungen.
18.Hält seinen/ihren Vorgesetzten über Fortschritte und Probleme informiert;
vermeidet Überraschungen.

Kompetenzrahmen für Verwaltungssupport-Profis 8

Dienstleistungsbereitstellung

19. Beantwortet Anfragen mit Höflichkeit, Klarheit und Genauigkeit.

Kunden und andere Abteilungen und Agenturen.
Hat ein starkes Gefühl der Dringlichkeit, Probleme zu lösen und
Arbeit erledigen.
[Link] klare, präzise Fragen, um Informationen zu erhalten
von Kunden.
Verhält sich höflich, um die Bedenken ruhig anzuerkennen
Kunden, die feindselig, unhöflich, verwirrt und/oder frustriert sein können.
[Link] Entschärfen/Deeskalieren von schwierigen oder
konfrontative Situationen.
[Link] gebührende Sorgfalt und gesundes Urteilsvermögen an, wenn sie reagieren.
Anfragen und den Umgang mit vertraulichen Informationen.
25. Zeigt ein Verständnis für Vorschriften, Richtlinien und
Richtlinien zur Unterstützung von Kunden.
[Link] und effektiv löst er die Probleme der Kunden.

Technisch
27. Wendet technisches Wissen effektiv an, um eine Vielzahl von Problemen zu lösen.
Probleme mit Büromaschinen und computerisierten Geschäften
machines.
28.Fähig, elektronische und papierbasierte Ablagesysteme einzurichten und zu pflegen
damit Informationen leicht abgerufen werden können
[Link] die Fähigkeit, Bürosoftware zu verwenden, um zu erstellen, zu formatieren
und bearbeite Formulare und Präsentationen
30. Effizient abfragen, eingeben, bearbeiten, formatieren, übermitteln und verknüpfen
elektronische Dateidaten.
31. Erstellt, generiert und pflegt genau vielfältige
reports & documents utilizing databases, spreadsheets
und Kommunikation.
32. Zeigt Kenntnisse in Informationsmanagementrichtlinien
In Bezug auf die Büroebenenprozesse, -verfahren und -praktiken.
[Link] elektronische Post in einer Weise, die mit der Regierung übereinstimmt
Richtlinien und Verfahren zur E-Mail-Verwaltung.
[Link] die Regierungsrichtlinien genau und konsistent und
Richtlinien zur Nutzung von elektronischem Records Management, physisch
Dokumentenmanagement und -entsorgung sowie das Faxen von Informationen.
[Link] und hält sich an die Richtlinien und Verfahren und
Richtlinien der Einkaufsbehörde der Regierung.

Kompetenzrahmen für Verwaltungsunterstützungsfachleute 9

Anpassungsfähigkeit

[Link] und akzeptiert andere Standpunkte und erkennt die

Wert verschiedener Ansätze.
[Link] zu einer anderen Strategie, wenn eine zunächst ausgewählte nicht
ist erfolglos.
38. Zeigt Offenheit für neue Organisationsstrukturen.
Verfahren und Technologie.
39. Akzeptiert Veränderungen, auch wenn es Unklarheiten gibt.
40. Übernimmt bei Bedarf oder Erfordernis die Aufgaben von Kollegen.
Übernimmt bereitwillig neue Aufgaben.
[Link] kreativ innerhalb der Standardverfahren, um sich anzupassen
spezifische Situation.
[Link] spezielle Techniken, um mit stressbelasteten Situationen umzugehen
oder ändern.

Interpersonal

Respektiert und begrüßt die Vielfalt von Kunden und Kollegen.

44. Achtet die Vertraulichkeit von Informationen oder Anliegen, die geteilt werden.
von anderen.
[Link], die zur Teamarbeit beitragen, um zu erreichen
gemeinsame Ziele.
46.Hört zu und reagiert konstruktiv auf andere im Team
Mitgliederideen.
47. Äußert konstruktiv Meinungsverschiedenheiten (z. B. indem er/sie betont
Vereinbarungspunkte, die alternative Vorschläge machen können, die möglicherweise

akzeptabel für die Gruppe.)

48.Fördert die Zusammenarbeit mit anderen Regierungsbehörden
und Agenturen.

Persönliche Eigenschaften, die mit erfolgreicher Verwaltung in Verbindung stehen

Unterstützungsfachleute:

Genau Zugänglich ruhig

Mitfühlend Empfindlich Confident
Kooperativ Innovativ Respektvoll
Diplomatisch Aufgeschlossen Flexibel
Patient Positiv Selbstmotiviert
Vertrauenswürdig Entgegenkommend Empathisch

Kompetenzrahmen für Verwaltungsunterstützungsfachleute 10

 [Link] zur Entwicklung
Ihr Lernplan

SCHRITT 1: Führen Sie die Selbstbewertung durch

Das Selbstbewertungstool ist die Grundlage für die Entwicklung Ihres

individueller Lernplan. Dieses Werkzeug (Formular 1) ermöglicht es Ihnen, die
Führungsverhalten, das Sie häufig anwenden, und das, welches
Entwicklung erforderlich. Wenn möglich, sollten Sie eine Selbstbewertung durchführen.
Jährlich, um sicherzustellen, dass Ihre Lernpläne Ihre aktuellen
Lernprioritäten.

Es ist wichtig, dass Sie genügend Zeit einplanen, um die Bewertung abzuschließen.
with minimal distractions. The assessment will require approximately
30-45 Minuten. Überprüfen Sie jede Aussage sorgfältig und berücksichtigen Sie Beispiele.
wie Sie das Verhalten demonstriert haben.

Das Selbstbewertungsinstrument verwendet eine Frequenzskala, um Ihnen zu helfen, zu bestimmen

Wie häufig zeigen Sie die identifizierten Verhaltensweisen:
Fast nie – Ich handle selten auf diese Weise
Gelegentlich – manchmal handle ich auf diese Weise
Häufig – Ich handele regelmäßig auf diese Weise und ich kann bereitstellen.
aktuelle Beispiele
Fast immer – Ich verhalte mich immer so und kann es mit... illustrieren.
viele aktuelle Beispiele

Sie werden auch gebeten anzugeben, wie wichtig diese Verhaltensweisen sind in
Ihre derzeitige Rolle als Verwaltungsunterstützungsfachkraft im Öffentlichen
Dienst von Neufundland und Labrador:
Nicht wichtig – dieses Verhalten ist in dieser Rolle nicht relevant
Irrgendwie wichtig – relevant, aber man kann auch ohne erfolgreich sein
Anwendung dieses Verhaltens
Wichtig – es wäre schwierig, erfolgreich zu sein, ohne Anwendung.
dieses Verhaltens
Critical– it would be impossible to be successful without application
dieses Verhaltens

Seien Sie ehrlich und objektiv in Ihrer Bewertung, um sicherzustellen, dass Ihre Ergebnisse zuverlässig sind.
Bedeutungsvoll. Denk daran, dass deine ersten Instinkte normalerweise genau sind!

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 11

SCHRITT 2: Treffen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten

Dieses Meeting sollte als ein positives Ereignis angesehen werden, bei dem Sie und
Ihr Vorgesetzter wird jede der Kompetenzen besprechen. Die Partnerschaft
Die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten sollte die Grundlage Ihrer
Berufliche Entwicklungsziele und -pläne. Für das Treffen mit Ihrem
Manager, stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit für Ihre Diskussion einplanen. Sie
wird durch eine Diskussion jeder Kompetenz fortfahren. Ein wesentlicher Teil
Ihrer Diskussion sollte die Kritikalität jedes Verhaltens für die
erklärte Prioritäten für Ihre Arbeit.

Ihre Diskussion mit Ihrem Manager sollte Ihre Bewertung mit Ihrem verbinden.
Leistungsziele sowie spezifische Pläne und Initiativen der Abteilung.
Diese Diskussion wird euch beiden helfen, Entscheidungen bezüglich zu treffen
die Lernprioritäten.

SCHRITT 3: Bestimmen Sie die Prioritäten im Lernen

Um festzustellen, welche Kompetenzen als vorrangige Lerninhalte gelten,

Überprüfen Sie Ihre abgeschlossene Bewertung und die Bewertung(en) des Managers. Fragen Sie

Ist diese Kompetenz entscheidend für das Erreichen von Ergebnissen innerhalb
die nächsten 6-12 Monate?" Suchen Sie auch nach den Kompetenzen, die Sie
bewerteten die Häufigkeit als "selten" oder "dünn gesät" und Sie hielten sie für
wichtig" oder "kritisch" zu sein, um in Ihrer aktuellen Rolle angewendet zu werden. Diese
Identifizierte Kompetenzen können als Chancen für Prioritäten betrachtet werden
Lernen.

The discussion with your manager will assist in informing which of the
Kompetenzen, die Sie als Bereiche prioritären Lernens in Betracht ziehen sollten. Ihr
Die Diskussion sollte Ihren individuellen Arbeitsplan und die strategischen Aspekte einbeziehen.
Pläne für die Abteilung/Division und die Ziele der Organisation.

SCHRITT 4: Vervollständigen Sie den Lernplan

A learning plan is a valuable tool that provides a systematic way of

Identifizierung und Addressierung Ihrer spezifischen Entwicklungsbedürfnisse. Durch
der Prozess der Entwicklung eines Lernplans, bei dem Sie identifizieren und priorisieren werden
Ihre Lernbedürfnisse. Es ist wichtig, realistisch zu sein, um Ihre Ziele zu erreichen.
learning goals. Prioritize your goals and seek to accomplish one to two
alle 6-12 Monate.

Bitte erstellen Sie einen Lernplan für jeden der Kompetenzbereiche, die Sie ...
Ihren Wunsch ansprechen. Ihr Vorgesetzter muss den Plan durch eine Regelung genehmigen.
seiner/ihrer Unterschrift, vor deren Einreichung beim Strategischen Menschen
Ressourcenabteilung für Ihren Sektor.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte in der administrativen Unterstützung 12

Schritt 5: Den Lernplan umsetzen

Wenn der Lernplan vom Manager der Organisation erhalten wird

Entwicklung, Strategische Personalabteilung, sie können Kontakt aufnehmen
Sie bieten Vorschläge an, die Sie in Betracht ziehen können, um Ihr zu adressieren.
Lernziele.

Ein integrierter Lernansatz wird empfohlen, wenn man sich mit

competency development, recognizing and respecting the unique
Lernstile für Einzelpersonen.

Dieser Ansatz kann Lernmethoden wie folgt umfassen:

Bücher, Artikel oder Handbücher Coaching- und Mentoring-Beziehungen

Berufserfahrungen Development Opportunities
E-Learning-Programme Workshops und Kurse

Die Übertragung Ihres neuen Wissens auf den Arbeitsplatz erfordert Unterstützung.
und Ermutigung durch Ihren Vorgesetzten. Gelegenheiten zum Üben zu haben
Neue Verhaltensweisen gelernt und Zeit für Einzelne zugelassen, um sich auszutauschen.
Informationen aus der Lernerfahrung sind Beispiele für Strategien, die
viele Organisationen setzen ein, um den Wissenstransfer zu unterstützen.

Sollten Sie Fragen oder Kommentare haben, kontaktieren Sie bitte Ihre
Manager für Organisationsentwicklung, Strategisches Personal
Resources Management Division for your Sector; or the Centre
für Lernen und Entwicklung.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 13

08. Kompetenz-Selbsteinschätzungswerkzeug

Formular 1

Diese Kompetenzselbsteinschätzung soll Ihnen helfen, Ihre

Stärken und Entwicklungsbereiche im öffentlichen Dienst von
Neufundland und Labrador.

Das Bewertungsinstrument besteht aus den Verhaltensbeschreibungen für die

Rahmenwerk für die Kompetenz von Fachleuten im administrativen Support
Provinz Neufundland und Labrador. Die Verhaltensweisen sind gruppiert in
vier Kompetenzcluster. Diese Bewertung wird Ihnen helfen, hervorzuheben
die Verhaltensweisen, die Sie wiederholt zeigen, und welche benötigt werden
Entwicklung.

Organisatorisch

Interpersonal Communication

Kern
Kompetenzen

Dienst
Anpassungsfähigkeit Lieferung

Technisch

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der Administrativen Unterstützung 14

Anweisungen
Bitte überprüfen Sie jede Aussage sorgfältig. Bevor Sie Ihre Aufzeichnung machen
Antwort, du solltest versuchen, Beispiele für Situationen zu erinnern, in denen du
haben das Verhalten demonstriert. Dies wird Ihnen helfen, die auszuwählen
angemessene Antwort. Bitte geben Sie anhand der folgenden Skala an, wie
Häufig zeigst du das Verhalten:
Fast nie – Ich handle selten auf diese Weise.
Gelegentlich – ich handle manchmal auf diese Weise.
Häufig – Ich handle regelmäßig auf diese Weise und kann bereitstellen
aktuelle Beispiele.
Fast immer – Ich verhalte mich immer auf diese Weise und kann dies veranschaulichen mit
viele aktuelle Beispiele.

In Spalte 2 sind Sie aufgefordert, anhand der folgenden Skala anzugeben, wie
wichtig sind diese Verhaltensweisen in Ihrer aktuellen Rolle:
Nicht wichtig – dieses Verhalten ist in dieser Rolle nicht relevant
Gewiss wichtig – relevant, aber Sie können auch ohne erfolgreich sein.
Anwendung dieses Verhaltens
Wichtig – es wäre schwierig, erfolgreich zu sein ohne Anwendung.
dieses Verhaltens
Kritisch – es wäre unmöglich, erfolgreich zu sein ohne Anwendung
dieses Verhaltens

Um zu bestimmen, ob die Kompetenz als „Prioritätslerne“ angesehen wird

Bereich", reflektieren Sie über die folgenden Punkte:
Überprüfen Sie Ihre abgeschlossene Bewertung.
Fragen Sie sich: „Ist diese Kompetenz entscheidend für das Erreichen von
Geschäftsergebnisse in den nächsten 6-12 Monaten?
Suchen Sie nach den Kompetenzen, die Sie als 'Fast Nie' bewertet haben oder
„Gelegentlich“ und Sie hielten diese Kompetenzen für
„wichtig“ oder „kritisch“.
Ihr Gespräch mit Ihrem Manager wird auch darüber informieren, welche der
Kompetenzen gelten als prioritäres Lernen für Sie. Die
Abteilungsm Ziele und Bedürfnisse sollten eine wesentliche Überlegung sein.
Wenn Ihr Vorgesetzter das Formular „Manager-Feedback“ ausgefüllt hat, verwenden Sie das
Ergebnisse zur Validierung Ihrer Bewertung.
Indem man für einige Verhaltensweisen "Häufig" oder "Fast Immer" punktet,
Dies deutet darauf hin, dass Sie möglicherweise Stärken in diesem Kompetenzbereich haben.
Die niedrigeren Bewertungen könnten darauf hindeuten, dass Sie keine Möglichkeiten hatten.
um diese Kompetenzen zu demonstrieren.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 15

Zusammenfassungsseite

Nach Abschluss Ihrer Selbstbewertung und Verwaltung

Bewertungsinstrumente (sofern abgeschlossen), überprüfen Sie Folgendes:

Welche Verhaltensweisen zeige ich "fast immer" oder "häufig"?

Welche Verhaltensweisen zeige ich "fast nie" oder "gelegentlich"?

Wurden einige dieser Verhaltensweisen als „kritisch“ angesehen oder
„sehr wichtig“?

Priority Learning: _____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

Seien Sie realistisch, wenn Sie Lernprioritäten identifizieren. Erwägen Sie, darauf hinzuarbeiten
1-2 Lernziele in den nächsten 6-12 Monaten.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 16

Learner's Name:__________________ Date: ____________________

Wie häufig tun Sie das?

Wie wichtig ist das
Organisation demonstrieren Verhalten in meiner aktuellen Rolle?
dieses Verhalten?

Effektives Management, Organisation und Priorisierung

Bürofunktionen sowie der Arbeitstag/die Arbeitswoche/der Arbeitsmonat
für Menschen, Management und andere Interessengruppen.

Entwickelt und nutzt Systeme, um zu organisieren und den Überblick zu behalten über
Information oder Arbeitsfortschritt. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Priorisiert Aufgaben in einem sich schnell ändernden Umfeld durch
häufige Unterbrechungen und sich ändernde Fristen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Organisiert Informationen oder Materialien für andere.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Bereitet sorgfältig Meetings, Reisen und Konferenzen vor für
andere. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Verfolgt, überwacht und kauft Büromaterialien genau.
Inventar, um die Funktionalität des Büros sicherzustellen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Demonstriert Expertenwissen über Bürorichtlinien und
Verfahren. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Überprüft sorgfältig und prüft die Genauigkeit der Informationen in
work reports provided by management, management
Informationssysteme oder andere Personen.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Identifiziert, was getan werden muss, und ergreift Maßnahmen, bevor es notwendig wird.
gefragt oder verlangt zu werden. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Verwaltungsunterstützungsfachkräfte 17

 Wie wichtig ist das?
Wie häufig tun Sie das?
Kommunikation dieses Verhalten demonstrieren?
Verhalten in meinem aktuellen
Rolle?

Botschaften klar zu übermitteln und zu empfangen, um zu treffen

die Bedürfnisse aller. Dies beinhaltet Zuhören, Interpretieren
und die Lieferung von verbalen, non-verbalen, schriftlichen und
Elektronische Nachrichten

Hört aufmerksam auf die Ideen und Anliegen der Menschen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Spricht deutlich und ist leicht zu verstehen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Demonstriert die Fähigkeit, Erklärungen und/oder Optionen bereitzustellen
schwierige oder konfrontative Situationen zu lösen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Drückt Ideen klar und präzise schriftlich aus. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Verwendet einen angemessenen Geschäftsstil beim Schreiben.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
In der Lage, Probleme, Richtlinien klar und genau zu erklären,
Verfahren und andere relevante Informationen für Kunden und
Mitarbeiter.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Klar und prägnant, verfasst/Korrektur liest/bearbeitet
Dokumente wie Briefe, Memos und E-Mails. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Demonstriert korrekte Verwendung von Grammatik, Rechtschreibung und
Interpunktion in allen erstellten Dokumenten. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
In der Lage, vollständige und genaue Nachrichten weiterzuleiten/umzuleiten an
geeignete Personen/Abteilungen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Hält seinen/ihren Vorgesetzten über den Fortschritt informiert und
Probleme; Überraschungen vermeiden. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 18

 Wie häufig tun Sie ... Wie wichtig ist das
Service Delivery demonstrieren Verhalten in meiner aktuellen
dieses Verhalten? Rolle?

Das Verständnis und die Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden. Kunden sind
Einzelpersonen oder Gruppen, die die Dienste der Abteilung nutzen

Reagiert mit Höflichkeit, Klarheit und Genauigkeit auf Anfragen

von Kunden und anderen Abteilungen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Hat ein starkes Dringlichkeitsbewusstsein für die Lösung von Problemen und
Arbeit erledigen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Stellt klare, prägnante Fragen, um Informationen zu erhalten.
von Kunden. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Behaves courteously to calmly acknowledge the concerns
von Kunden, die möglicherweise feindlich, unhöflich, verwirrt und/oder
frustriert.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Wirksam diffundiert/deeskaliert schwierige oder konfrontative
Situationen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Wendet die gebotene Sorgfalt und einen sound judgment an, wenn
responding to requests and dealing with confidential
Information.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Demonstriert ein Verständnis für Vorschriften, Richtlinien und
Richtlinien zur Unterstützung von Kunden. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Löst die Probleme der Kunden schnell und effektiv.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der Verwaltungsunterstützung 19

 Wie oft tun Sie das? Wie wichtig ist das?
Technisch demonstrieren Verhalten in meinem
dieses Verhalten? aktuelle Rolle?

Fähigkeit, das Büro genau und gründlich zu nutzen

Technologie und praktisches Wissen zu demonstrieren
Informationsmanagement, E-Mail-Management und
Datenschutzprobleme.

Wendet technisches Wissen effektiv an, um eine Vielzahl von

Probleme mit Büromaterial und Computern
Büromaschinen.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
In der Lage, elektronische und papierbasierte Ablagesysteme einzurichten und zu pflegen

Systeme, damit Informationen leicht abgerufen werden können. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Demonstriert die Fähigkeit, Bürosoftware zu verwenden, um zu erstellen,
Formate und bearbeite Formulare und Präsentationen □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Effizient abruft, eingibt, bearbeitet, formatiert, überträgt und
Links elektronische Dateidaten □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Erstellt, generiert und pflegt genau vielfältige
Berichte und Dokumente, die Datenbanken und Tabellenkalkulationen nutzen
und Kommunikation.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Demonstriert Wissen im Informationsmanagement
Richtlinien bezüglich der bürobasierten Prozesse und Verfahren
und Praktiken.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Verwendet elektronische Post auf eine Weise, die mit
Richtlinien und Leitlinien zur E-Mail-Verwaltung der Regierung. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Anwendet Regierungsrichtlinien genau und konsequent
und Richtlinien zur Verwendung elektronischer Aufzeichnungen
Management, physische Aufzeichnungen Verwaltung und Entsorgung □ □ □ □ □□ □ □ □ □
sowie das Faxen von Informationen.
Understands and adheres to the policies, procedures and
Richtlinien der Beschaffungsbehörde der Regierung. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 20

 Wie häufig tun Sie das? Wie wichtig ist das?
Anpassungsfähigkeit demonstrate Verhalten in meinem
dieses Verhalten? aktuelle Rolle?

Persönliche Bereitschaft und Fähigkeit, in, und

sich an Veränderungen anpassen

Versteht und akzeptiert andere Standpunkte und

erkennt den Wert verschiedener Ansätze. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Wechselt zu einer anderen Strategie, wenn eine ursprünglich ausgewählte
man ist erfolglos. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Zeigt Offenheit für neue organisatorische Strukturen.
Verfahren und Technologie. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Akzeptiert Veränderungen, auch wenn es Unklarheiten gibt.
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Man springt in die Aufgaben von Kollegen ein, wenn es nötig oder erforderlich ist.
Übernimmt bereitwillig neue Aufgaben. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Arbeitet kreativ innerhalb der Standardverfahren, um sich anzupassen.
spezifische Situation. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Anwendung spezieller Techniken zur Bewältigung von Situationen, die sich auf
Stress oder Veränderung. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachleute 21

 Wie häufig tun Sie das? Wie wichtig ist das?
Interpersonal demonstrieren Verhalten in meinem
dieses Verhalten? aktuelle Rolle?

Kooperativ und produktiv mit anderen arbeiten

um Ergebnisse zu erzielen.

Respektiert und begrüßt die Vielfalt von Kunden und Kollegen.

□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Respektiert die Vertraulichkeit von Informationen oder Anliegen
von anderen geteilt. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Werte, die zur Teamarbeit beitragen, um zu erreichen
gemeinsame Ziele. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
Hört zu und reagiert konstruktiv auf andere Teammitglieder
Ideen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □
äußert konstruktive Meinungsverschiedenheiten (z. B. indem)
Hervorhebung von Übereinstimmungspunkten, Vorschläge für Alternativen
das für die Gruppe akzeptabel sein könnte)
□ □ □ □ □□ □ □ □ □
Fördert die Zusammenarbeit mit anderen Regierungen
Abteilungen und Agenturen. □ □ □ □ □□ □ □ □ □

Wettbewerbsrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 22

 [Link] Assessment Tool

Form 2

Dieses Bewertungsinstrument besteht aus den Verhaltensbeschreibungen für die

Kompetenzrahmen für Verwaltungsfachkräfte für die Provinz
Neufundland und Labrador. Die Verhaltensweisen sind in vier Gruppen eingeteilt.
Kompetenzcluster. Das Modell umfasst wichtige Verhaltensbeschreibungen für
jeder Cluster.

Ihr Mitarbeiter hat Sie gebeten, Feedback dazu zu geben, wie oft Sie
Beobachten Sie ihn/sie, während er/sie die Schlüsselverhalten in jedem der vier demonstriert.
Kompetenzbereiche. Feedback ist wertvoll, um mehr Objektivität zu erreichen.
und konzentrieren Sie sich auf die Identifizierung von Schlüsselbereichen für die Entwicklung.

Konstruktives Feedback, das spezifisch und klar ist, unterstützt die Person.
bei der Erstellung eines Lernplans, der relevant und erreichbar ist.

Organisatorisch

Interpersonal Kommunikation

Kern
Kompetenzen

Service
Anpassungsfähigkeit Delivery

Technisch

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachleute 23

Instructions

Jedes Kompetenzfeld listet eine Reihe von Schlüsselverhaltensweisen auf, die die
Demonstration dieser Kompetenz. Bitte überprüfen Sie jede Aussage.
sorgfältig. Verwenden Sie die untenstehende Frequenzskala, um zu beurteilen, wie häufig Sie
haben die Person beobachtet, die die Verhaltensweisen unter jedem zeigt
Kompetenz.
Bevor Sie Ihre Antwort aufnehmen, sollten Sie versuchen, Beispiele zu erinnern von
Situationen, in denen Sie beobachtet haben, dass Ihr Mitarbeiter die
Verhalten. Dies wird Ihnen helfen, die geeignete Reaktion auszuwählen.

Fast nie – handelt selten auf diese Weise.

Gelegentlich – handelt manchmal auf diese Weise.
Häufig handelt er/sie regelmäßig auf diese Weise und ich kann bereitstellen
aktuelle Beispiele.
Fast immer – verhält sich immer auf diese Weise und ich kann es mit
viele aktuelle Beispiele.

Nach Abschluss senden Sie die Bewertung bitte an Ihren Mitarbeiter zurück. Ihr
honest and constructive feedback serves as a significant component in
seine/ihr Entwicklung.

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 24

Learner's Name:__________________ Date: ____________________

Manager's Name: __________________________________________

Wie oft
Ihr Mitarbeiter
Organisation demonstrieren
dieses Verhalten?

Effektives Management, Organisation und Priorisierung des Büros

Funktionen sowie der Arbeitstag/die Arbeitswoche/der Arbeitsmonat für Menschen,
Management und andere Interessengruppen.

Entwickelt und verwendet Systeme, um zu organisieren und den Überblick zu behalten über
Information oder Arbeitsfortschritt. □ □ □ □ □
Priorisiert Aufgaben in einer schnelllebigen, sich verändernden Umgebung durch
häufige Unterbrechungen und sich ändernde Fristen. □ □ □ □ □
Organisiert Informationen oder Materialien für andere.
□ □ □ □ □
Bereitet sich sorgfältig auf Meetings, Reisen und Konferenzen vor für
andere. □ □ □ □ □
Verfolgt, überwacht und kauft Bürogeräte genau
Inventar zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Büros. □ □ □ □ □
Demonstriert Expertenwissen über Bürorichtlinien und
Verfahren. □ □ □ □ □
Überprüft sorgfältig die Richtigkeit der Informationen in der Arbeit
Berichte, die von der Geschäftsführung bereitgestellt werden, Managementinformationen

Systeme oder andere Personen.

□ □ □ □ □
Identifiziert, was getan werden muss, und ergreift Maßnahmen, bevor dies geschieht.
gefragt oder benötigt zu werden. □ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachkräfte 25

 Wie häufig geschieht Ihr
Kommunikation Mitarbeiter demonstrieren dies
verhalten?

Nachrichten klar zu vermitteln und zu empfangen, um zu treffen

die Bedürfnisse aller. Dies umfasst Zuhören, Interpretieren
und die Übermittlung von verbalen, nonverbalen, schriftlichen und
elektronische Nachrichten.

Hört aufmerksam auf die Ideen und Bedenken der Menschen. □ □ □ □ □

Spricht klar und ist leicht verständlich. □ □ □ □ □
Demonstriert die Fähigkeit, Erklärungen und/oder Optionen anzubieten
schwierige oder konfrontative Situationen zu lösen. □ □ □ □ □
Drückt Ideen klar und präzise schriftlich aus. □ □ □ □ □
Verwendet angemessenen Geschäftsstil beim Schreiben.
□ □ □ □ □
Fähig, Probleme und Richtlinien klar und genau zu erläutern,
Verfahren und andere relevante Informationen an die Kunden und
Kollegen.
□ □ □ □ □
Klar und präzise, verfasst/korrigiert/bearbeitet
Dokumente wie Briefe, Erinnerungen und E-Mails. □ □ □ □ □
Demonstriert korrekte Verwendung von Grammatik, Rechtschreibung und
Interpunktion in allen produzierten Dokumenten. □ □ □ □ □
In der Lage, vollständige und genaue Nachrichten weiterzuleiten/umzuleiten an
angemessene Personen/Abteilungen. □ □ □ □ □
Hält seinen/ihren Vorgesetzten über den Fortschritt informiert und
Probleme; Überraschungen vermeiden. □ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Verwaltungsunterstützungsfachkräfte 26

 Wie häufig tut Ihr
Dienstbereitstellung Mitarbeiter demonstrieren
dieses Verhalten?

Die Bedürfnisse der Kunden verstehen und erfüllen. Kunden sind

Einzelpersonen oder Gruppen, die die Dienstleistungen der Abteilung nutzen.

Antwortet mit Höflichkeit, Klarheit und Genauigkeit auf Anfragen

von Kunden und anderen Abteilungen. □ □ □ □ □
Hat ein starkes Gefühl der Dringlichkeit beim Lösen von Problemen und
Arbeit erledigen. □ □ □ □ □
Stellt klare, prägnante Fragen, um Informationen zu erhalten.
von Kunden. □ □ □ □ □
Verhält sich höflich, um die Bedenken ruhig zur Kenntnis zu nehmen.
von Kunden, die feindlich, unhöflich, verwirrt und/oder
frustriert.
□ □ □ □ □
Wirksam deeskaliert/entschärft schwierige oder konfrontative Situationen
Situationen. □ □ □ □ □
Wendet angemessene Sorgfalt und gesundes Urteilsvermögen an, wenn

auf Anfragen reagieren und mit Vertraulichem umgehen

Information.
□ □ □ □ □
Demonstriert ein Verständnis für Vorschriften, Richtlinien und
Richtlinien zur Unterstützung von Kunden. □ □ □ □ □
Löst die Probleme der Kunden schnell und effektiv.
□ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachkräfte 27

 Wie häufig tut Ihr
Technisch Mitarbeiter demonstrieren
dieses Verhalten?

Fähigkeit, das Büro genau und gründlich zu nutzen

Technologie und praktisches Wissen demonstrieren
von Informationsmanagement, E-Mail-Management und
Datenschutzprobleme.

Wendet technisches Wissen effektiv an, um eine Vielzahl von Problemen zu lösen
Probleme mit Büromaschinen und Computern
Büromaschinen.
□ □ □ □ □
In der Lage, elektronische und papirbasierte Akten einzurichten und zu pflegen
systems so that information can be readily retrieved. □ □ □ □ □
Demonstriert die Fähigkeit, Bürosoftware zu verwenden, um zu erstellen,
format & edit forms and presentations. □ □ □ □ □
Effizient abruft, eingibt, bearbeitet, formatiert, überträgt und
Links elektronische Dateidaten. □ □ □ □ □
Erstellt, generiert und pflegt genau verschiedene Berichte.
and documents utilizing databases, spreadsheets and
Kommunikationen.
□ □ □ □ □
Demonstriert Wissen im Bereich Informationsmanagement
Richtlinien bezüglich der bürointernen Prozesse und Verfahren
und Praktiken.
□ □ □ □ □
Verwendet elektronische Post auf eine Weise, die mit
Richtlinien und Vorgaben zur Verwaltung von Regierungs-E-Mails. □ □ □ □ □
Wendet die Regierungsrichtlinien genau und konsistent an
und Richtlinien zur Verwendung elektronischer Aufzeichnungen
Management, physische Aktenverwaltung und Entsorgung □ □ □ □ □
sowie das Faxen von Informationen.
Versteht und hält sich an die Richtlinien, Verfahren und
Richtlinien der Einkaufsbehörde der Regierung. □ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsprofis 28

 Wie häufig ist Ihre
Adaptability Mitarbeiter demonstrieren
dieses Verhalten?

Persönliche Bereitschaft und Fähigkeit, in ... zu arbeiten und sich anzupassen

zu ändern.

Versteht und akzeptiert andere Standpunkte und

erkennt den Wert verschiedener Ansätze. □ □ □ □ □
Wechselt zu einer anderen Strategie, wenn ein zunächst ausgewählter
einer ist erfolglos. □ □ □ □ □
Zeigt Offenheit für neue Organisationsstrukturen,
Verfahren und Technologie. □ □ □ □ □
Akzeptiert Veränderungen, auch wenn es Unklarheiten gibt.
□ □ □ □ □
Tritt bei Bedarf oder Erforderlichkeit in die Aufgaben von Kollegen ein.
Übernimmt bereitwillig neue Aufgaben. □ □ □ □ □
Arbeitet kreativ innerhalb standardisierter Verfahren, um zu passen
specific situation. □ □ □ □ □
Wendet spezielle Techniken an, um Situationen zu managen, die ...
Stress oder Veränderung. □ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 29

 Wie häufig geschieht das bei Ihnen?

Interpersonal Mitarbeiter zeigen

Dieses Verhalten?

Kooperativ und produktiv mit anderen zusammenarbeiten, um

Ergebnisse erzielen.

Respektiert und begrüßt die Vielfalt von Kunden und Mitarbeitern.

□ □ □ □ □
Respektiert die Vertraulichkeit von Informationen oder Anliegen
von anderen geteilt. □ □ □ □ □
Werte, die zur Teamarbeit beitragen, um Ziele zu erreichen
gemeinsame Ziele. □ □ □ □ □
Hört zu und reagiert konstruktiv auf andere im Team
Mitgliederideen. □ □ □ □ □
Äußert konstruktiv Meinungsverschiedenheiten (z. B. durch)
Hervorhebung von Übereinstimmungen, Vorschlag von Alternativen
das für die Gruppe akzeptabel sein könnte).
□ □ □ □ □
Fördert die Zusammenarbeit mit anderen Regierungsbehörden
und Agenturen. □ □ □ □ □

Kompetenzrahmen für Fachkräfte der administrativen Unterstützung 30

 10. Professionell
Entwicklungsmöglichkeiten

Das Zentrum für Lernen und Entwicklung bietet Führung in

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, die die Prioritäten unterstützen von
Regierung und ihre übergreifenden Strategien im Bereich Humanressourcenmanagement.
In Zusammenarbeit mit zentralen Behörden und Abteilungen, das Zentrum
fördert die Effektivität von Mitarbeitern und Organisationen insgesamt
der öffentliche Dienst.

Die CLD setzt sich dafür ein, Verwaltungsunterstützungsfachleute zu unterstützen.

bei der Entwicklung ihrer individuellen Kompetenzen durch eine Vielzahl von Schulungen
und Entwicklungsinterventionen, die Folgendes umfassen:

Microsoft Lernen – Das CLD bietet Kurse in an:

Microsoft Excel
PowerPoint
Wort

Führung und Managemententwicklung

Geschäftliches Schreiben
Time Management

Zertifikat in Arbeitsfähigkeiten: Schritte zu Ihrem Erfolg

Was es braucht, um erfolgreich zu sein: Die grundlegenden Prinzipien
Die Informationen, die Sie benötigen, erhalten
Mit Vertrauen sprechen
Positive Reaktionen auf Veränderungen
Entschärfung emotional aufgeladener Situationen
Ihren Team bei der Zusammenarbeit helfen
Das Leben außerhalb der Arbeit managen: Notfälle bewältigen und Widerstand leisten
Versuchungen

Eine vollständige Liste der Kursangebote finden Sie auf der Website des CLD:

[Link]/exec/pss/lernen_und_entwicklung/[Link]

Kompetenzrahmen für administrative Unterstützungsfachleute 31