Büroassistent
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ScribdTranslationsAdministrative Assistent
Descripción
Die Verwaltungsassistenten sind dafür verantwortlich, die reibungslose Funktionsweise eines
Büro oder Unternehmen, das administrative Tätigkeiten wie Archivieren, Planen und ...
coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes
entsprechenden. In bestimmten Fällen, insbesondere wenn es sich um kleine Unternehmen handelt, die
Administrative Assistants können Aufgaben übernehmen, die mit ... zu tun haben.
Personalwesen, wie z. B. die Lohnbuchhaltung, Rekrutierung und Logistik.
Der Hauptunterschied zwischen einem Verwaltungsassistenten und einemExekutivassistentson verdächtig
Aufseher. Letztere sind im Grunde persönliche Assistenten und kümmern sich um eine
Eine Person hingegen arbeitet ein Verwaltungsassistent für ein Team.
Abteilung oder Büro. Außerdem variieren seine Verantwortlichkeiten und Funktionen.
respektive; das heißt, die Aufgaben eines Executive Assistants sind weniger administrativ
und autonomer, betreffen nur eine Person; während die eines Assistenten
Die Verwaltung betrifft alle Operationen des Unternehmens oder der Organisation.
Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass der Begriff "Sekretärin" langsam
Durch die Jahre ersetzt durch "Assistent", da ersterer als angesehen wird,
derzeit, als ein unangemessener und veralteter Begriff.
Hauptfunktionen
Im Folgenden die häufigsten Funktionen eines Verwaltungsassistenten:
Die Besucher empfangen und sie zu ihren entsprechenden Zielen führen.
Alle Anrufe, E-Mails, Korrespondenz und Faxe sowohl verwalten
Eingehende wie ausgehende:
oMonitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
Die Koordination der Kurier- und Botendienste.
Empfangen, filtern und die Korrespondenz unter den Mitarbeitern verteilen.
Die Vorschläge der Kunden (Designs und Berichte) lokalisieren und wiederherstellen.
Dokumente erstellen, archivieren und überprüfen, wie beispielsweise Quittungen, Berichte, Memos,
Tabellenkalkulationen und andere administrative Dokumente:
Informationen aus verschiedenen Werkzeugen sammeln, um die zu studieren
Daten und die entsprechenden Berichte erstellen.
oRedigieren, überprüfen und verteilen von Korrespondenz.
Die bestehenden Verfahren und Richtlinien sowie die Listen aktualisieren und auf dem neuesten Stand halten
Kontakte, unter anderem.
Dokumente, sowohl physische als auch digitale, einschließlich E-Mails, archivieren und organisieren
elektronische, Quittungen, Berichte und andere Verwaltungsdokumente:
Dokumente scannen, um sie digital zu sichern.
Unterstützung beim Erfassen von Informationen und der Durchführung von Wartungsarbeiten
Datenbank.
Koordinierung und Planung von Geschäftstreffen, Interviews, Terminen, Veranstaltungen
Unternehmen und andere verwandte Aktivitäten:
Den Kalender verwalten und die Arbeit mit den Geschäftstreffen koordinieren.
Die Tagesordnung für die Sitzungen erstellen, um sicherzustellen, dass sie durchgeführt werden.
effizient.
Die erforderlichen Konferenzräume oder andere Räumlichkeiten reservieren.
Bestätigen Sie die Reservierung von Sälen oder Räumen und koordinieren Sie das Essen, zudem
Sich um die Logistik der Unternehmensveranstaltung kümmern.
Notizen während der Arbeitstreffen machen, eine Zusammenfassung erstellen und verteilen
unter den entsprechenden Personen.
Sich um die Reisevorbereitungen der Unternehmensführung kümmern.
Organisation.
Mit Kunden und Dritten interagieren, ihre Akten verwalten und ihre Beschwerden lösen
oder sich um seine Anforderungen effektiv kümmern:
Folgen Sie nach und pflegen Sie gute Beziehungen zu den Kunden.
Überarbeiten und Bereitstellen von Dokumenten an Kunden, die Informationen anfordern über
Projekte und die angemessene Nachverfolgung durchführen.
Sicherstellen, dass die laufenden Projekte termingerecht abgeschlossen werden.
festgelegt.
Die allgemeine Koordination des Büros übernehmen und alle Probleme lösen
die Verwaltungsanforderung:
Die Reparatur und Wartung der Büromaschinen anfordern und vereinbaren.
Neue Materialien anfordern und das Inventar übernehmen, ersetzen
Materialien und Geräte, wenn nötig.
Berichte über Ausgaben erstellen.
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich.
Tägliche Arbeiten
Alle Anrufe, E-Mails, Korrespondenz und Faxe verwalten, sowohl
Eingehende sowie ausgehende, zudem für die allgemeine Agenda verantwortlich.
Mit Kunden interagieren und Anfragen beantworten.
Archivieren, Organisieren, Speichern und Überprüfen aller Arten von Dokumenten.
Fotokopien anfertigen.
Lieferungen anfordern und die Wartung oder Reparatur der Geräte vereinbaren
Büro.
Besprechungen organisieren und sich um die Logistik kümmern.
Informationen verarbeiten und erfassen durch die Aktualisierung von Datenbanken oder
Computerdateien.
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich.
Profil des Kandidaten
Bedienung der Telefonzentrale:
Einen klaren Vortrag haben.
Die Anrufe respektvoll, eloquent und effektiv verwalten.
Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, Dienstleistungsbereitschaft, Kundenorientierung
Kunde und Proaktivität:
Klar kommunizieren, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit Dritten, Kunden
und andere Mitarbeiter.
Über Kundenservicedenken verfügen, geduldig und protokollarisch sein.
In der Lage sein, dauerhafte berufliche Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
In der Lage sein, unabhängig und als Teil eines Teams zu arbeiten
multidisziplinär.
Organisiert und in der Lage, seine Zeit effektiv zu managen:
Organisiert und detailorientiert, in der Lage, Aufgaben angemessen zu priorisieren.
oSer capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en
eine dynamische und aktive Umgebung.
Sicherstellen, dass die Follow-ups professionell und effektiv durchgeführt werden.
Fähig sein, Dokumente zu archivieren und den Arbeitsbereich sauber zu halten
zu jeder Zeit ordentlich.
Analytische Fähigkeit und die Fähigkeit, Konflikte zu lösen:
Information effektiv lesen und interpretieren.
Konflikte effizient und schnell lösen.
Vorwegnehmen der Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden.
Detailversessen und akribisch:
METICULOUS Derjenige, der mit Sorgfalt und unter Berücksichtigung der kleinsten Details ausgeführt wird.
Sicherstellen, dass die Spezifikationen der Projekte eingehalten werden.
In der Lage sein, sich bei der Ausführung von wiederholenden und monotonen Arbeiten zu konzentrieren.
Capacidades administrativas:
Texte bearbeiten, Tabellenkalkulationen verwenden und Datenbanken verwalten.
oTeclear von 40 bis 60 Wörtern pro Minute.
oSaber anwenden und mit Büromaschinen (Kopierer und Drucker) umgehen.
Ehrlich, diskret und mit hohen Integritätswerten:
In der Lage sein, vertrauliche und sensible Informationen zu bearbeiten.
Motiviert, entschlossen, verantwortungsbewusst und in der Lage, sich an verschiedene Situationen anzupassen.
Einfallsreich und geschickt, mit allgemeinen Kenntnissen über Verfahren, Prozesse und
Büromaschinen.
Eine gute Präsenz haben.
Administrativen Assistenten müssen besonderes Augenmerk darauf legen, wie sie sind
von anderen Menschen wahrgenommen, daher ist es unerlässlich, über ausgezeichnete Fähigkeiten zu verfügen.
Kundenservice; zudem sollte der perfekte Kandidat höflich und protokollarisch sein.
zu jedem Zeitpunkt, lächelnd und eine positive und begeisterte Einstellung zeigend. Erfahrung
Vorerfahrung in Projektmanagement, Vertrieb und Kundenbindung wird als großartig angesehen.
Vorteil für den Kandidaten, der sich für diese Position bewirbt.
Der Mindestbildungsgrad für die Einstellung als Verwaltungsassistent ist, dass man ...
Die Sekundarstufe abgeschlossen. Allerdings gibt es derzeit immer mehr
empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración y Dirección
von Unternehmen, Rechnungswesen und anderen verwandten Studien oder die Studenten der
letzte Zyklen. Über diese Art von Bildung oder etwas Fortgeschritteneres (Postgraduierte oder Master)
es ist von besonderer Bedeutung für Kandidaten, die in ihrer Karriere vorankommen möchten und
eventuell zu Executive Assistants werden, die auch bekannt sind alsSekretäre
Führungskräfteo Persönliche Assistenten. Die Verwaltungsassistenten können entscheiden
sich auf ein bestimmtes Gebiet spezialisieren, indem man für eine Anwaltskanzlei oder in einer Praxis arbeitet
Arzt, in diesen Fällen, müssen sie spezielle Begriffe kennen und Aufgaben durchführen.
spezifisch für den Bereich.
Die meisten Stellen als Verwaltungsassistent erfordern 1 bis 3 Jahre Erfahrung.
Erfahrung in diesem Bereich und eine Beherrschung des Office-Pakets (Word, Excel und PowerPoint);
Außerdem kann es sehr nützlich sein, eine zweite Sprache wie Englisch oder Französisch zu beherrschen.
vorteilhaft für den Kandidaten, der sich für diese Stelle bewirbt.
LosEmpfangsdamenmüssen bereit sein, reguläre Bürozeiten zu arbeiten, diese
werden ausschließlich von den Öffnungszeiten jedes Unternehmens, jeder Organisation oder
Büro. Außerdem muss er in der Lage sein, eine Zeit lang zu stehen oder zu sitzen.
verlängerte Zeit.
COMPETENCIAS
Aktualisiere die Aufzeichnungen der Arbeiter.
Aktualisiere Aufzeichnungen.
Fähigkeiten zur Arbeit mit Bürogeräten.
Fähigkeiten für die Arbeit im Kundenservice.
Nehmen Sie telefonische Anfragen entgegen.
Gut organisiert.
Gute Behandlung am Telefon.
Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
Capacidad para trabajar en equipo.
In der Lage, vertrauliche Informationen zu bewahren.
Fähig, auf Details zu achten.
In der Lage, die Initiative zu ergreifen.
Nimm Nachrichten.
Vereinbare Termine.
Intelligent aussehend.
Fähigkeiten in der Informatik.
Bestellungen aufgeben.
Flexibel.
Fähigkeit im Maschinenschreiben.
Fähigkeit, Englisch zu schreiben.
Fähigkeit für Zahlen.
Kommunikative Fähigkeiten.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Er macht Kopien und führt administrative Aufgaben durch.
Führe eine Aufzeichnung, erledige administrative Aufgaben, führe die Buchhaltung.
Methodisch.
Dokumente am Computer erfassen.
Empfange und sende E-Mails.
Registriere und verifiziere Informationen.
Er kümmert sich um die eingehende und ausgehende Post.
Arbeite im Team.
Arbeitet an der Rezeption.
Behandelt Kunden oder die Öffentlichkeit im Allgemeinen.
CARRERAS, DIE KOMPLEMENTIEREN
Técnico en Gestión Administrativa
Staatlich geprüfter Techniker für Verwaltung und Finanzen