Standardarbeitsanweisung (SOP) für das Geschäft

(Warenempfangsbestätigung (GRN) & Ausgabe (Ausgabeformular))

10. Mai 2017

A. Einführung

1. Der Materialempfang und die -ausgabe sind sehr wichtige Funktionen für jede Organisation. Bestandsmanagement
ist viel spezifischer für die Beschaffung, Lagerung und Handhabung des Inventars des Geschäfts (physische Artikel). Es ist
wichtig für das Dokument den Prozess der GRN und die Ausgabe von Artikeln, die beschafft werden
das Unternehmen oder vom Anbieter an das Unternehmen geliefert.

Dieses Dokument beschreibt den gesamten Prozess von Anfang bis Ende und skizziert die Verantwortlichkeiten von
verschiedene Abteilungen / Personal, die am Prozess beteiligt sind.

3. Der umfassende Prozess ist wie folgt:

Warenempfang
b) Lagerung - Ordentliche Aufbewahrung der Gegenstände an den vorgesehenen Orten
c) Ausgabe von Artikeln
d) Physische Bestandsprüfung
e) Bestandsmanagement - MIS, Mindestlageralarm, Kostenanalyse

4. Der Prozess erfordert die Einbeziehung mehrerer Abteilungen und daher wird vorgeschlagen, ihn umzusetzen.
der gesamten Prozess. Das einzelne Mitglied/die Gruppe von Mitgliedern hätte spezifische Verantwortlichkeiten in Bezug auf
die Aktivitäten. Die Verantwortungsmatrix würde 4 Ebenen umfassen, nämlich (i) Primär (Prozessverantwortlicher in
gewöhnlicher Verlauf, MIS und Verantwortlicher für Dokumente), (ii) Sekundär (um den primären Prozessverantwortlichen zu führen
und als primärer Eigentümer zu fungieren, falls der primäre Prozessverantwortliche nicht verfügbar ist), (iii)
Aufseher (um den gesamten Prozess zu überwachen, im Falle von Verzögerungen zu handeln und einzugreifen, falls erforderlich)
besondere Umstände, die in diesem SOP nicht vorgesehen sind) und (iv) Auditor (um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen
Prozess, MIS und heben Sie die Mängel für Nachhaltigkeit / Verbesserung hervor, wie erforderlich.

B. Wareneingangsbestätigung (WEB)

5. Nach Erhalt der von dem Unternehmen beschafften oder vom Verkäufer gelieferten Artikel soll folgender Prozess stattfinden:
angenommen

a. Gegenstände sind im vorgeschriebenen Register des Sicherheitsregisters einzutragen. Vor der Eintragung in
das Protokoll die körperliche Überprüfung der Anzahl der Artikel/Boxen und die Sichtprüfung des Artikels
und die Überprüfung der Challans/Rechnungen wird von Sicherheitsmitarbeitern durchgeführt. Jegliche Mängel
wie die Anzahl der Artikel oder jeglicher Verlust, einschließlich gebrochener Artikel usw., auf dem Frachtbrief/Rechnung vermerkt werden muss

sowie im vorgeschriebenen Register.

b. Nach Abschluss des im Punkt 5 (a) genannten Verfahrens ist das Material an das Lager und das Lager zu senden.
Das Personal soll die Bestellung überprüfen und einen Eintrag im Register vornehmen. Jede Mangelhaftigkeit, wie
Die Anzahl der Artikel oder jeglicher Verlust, einschließlich Beschädigungen an Artikeln usw., ist zu notieren und mitzuteilen.
an die Beschaffungsabteilung unter Mitteilung an seinen Vorgesetzten und den Benutzer.

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Warenannahmeschein (GRN) & Ausgabe (Ausgabeschein)

c. Nach Abschluss des in Punkt 5 (b) genannten Prozesses, Nutzer und zuständige Person der Qualitätsabteilung (falls
irgendwelche) werden die Qualität/Gewicht und alle anderen in erwähnten Parameter/Standards überprüfen/inspektieren.
Bestellauftrag (PO) für jedes Material/Artikel. Er soll den Bericht darüber erstellen und er soll sein
von Benutzer und Site-Leiter / Funktionsleiter unterzeichnet. Wenn Abweichungen vom PO festgestellt werden, der Bericht
soll an die Einkaufsabteilung zur weiteren Kommunikation an den Anbieter/Lieferanten gesendet werden.

d. Wenn das Material in Ordnung ist, wird die Rechnung für die Artikel zur Buchhaltung gesendet, um die Zahlung freizugeben oder
Anpassung der geleisteten Vorauszahlung (sofern vorhanden) gegenüber dem Material oder den Artikeln.

e. GRN ist zwingend erforderlich für die Rechnung zur Freigabe der Zahlung für den gelieferten Artikel/ das Material.

f. GRN darf nicht ausgestellt werden, wenn der Artikel nicht im Lager erhalten wurde. Falls ein Artikel direkt an den Verkaufsboden gesendet wird/

Maschinenhalle oder Standort ohne Eingabe im Lager, dann Quittung ausstellen, die zusammen mit
Challan/Rechnung. In diesem Fall sollen der GRN und die Ausgabebescheinigung gleichzeitig im Lagerbuch eingetragen werden.
zur selben Zeit.

C. Eingabe der Materialien/Waren in die Computersoftware (POMS)

a. Bei der Erstellung des physischen GRN muss der Eintrag in der Software/DMS vorgenommen werden. Für alle neuen Artikel muss ein Code erstellt werden.

entwickelt/zugewiesen, bevor die Software eingegeben wird.

b. Nach der Eingabe des Materials / der Artikel in die Software wird die Buchhaltungsabteilung die Überprüfung vornehmen und freigeben.
Zahlung.

D. Ausgabe von Gegenständen/Material

Ich. Zur Verwendung

a. Der Benutzer muss den Problemmeldeschein, der von seinem Vorgesetzten genehmigt wurde, einreichen und den Zweck angeben.
Name der Maschinen/Komponenten, wo Artikel verwendet werden sollen.

b. Das Material wird dem Benutzer zur weiteren Verwendung ausgegeben, und der Benutzer hat alte zurückzugeben/einzuzahlen.
Artikel/ ersetzter Artikel im Geschäft, falls ja.

II. Rückgabepässe werden unter folgenden Umständen ausgestellt

i. Jeder Artikel, der nicht gemäß den Spezifikationen der Bestellung in Ordnung ist, wird zurückgegeben.
Verkäufer/Lieferant unter Mitteilung oder auf Anfrage der Einkaufsabteilung.

ii. Jeder Artikel wird vom Benutzer abgelehnt und dasselbe wird an den Verkäufer zur Ersatzlieferung gesendet.
Änderung.

iii. Jeder Artikel wird zur vorübergehenden Nutzung oder im Leihverkehr an einen Verkäufer oder Mitarbeiter vermietet.

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Warenempfangsnotiz (GRN) & Ausgabe (Ausgabeschein)

iv. Irgendetwas, das für Probe- / F&E-Zwecke gesendet wird.

v. Jeder andere Zweck, der von der Geschäftsführung genehmigt wird.

III. Nicht rückgabefähige Zugangspässe werden unter folgenden Umständen ausgestellt:

i. Wenn ein Artikel vom Benutzer abgelehnt wird und keine Möglichkeit besteht, das Material zu kaufen oder
Die Bestellung wurde storniert.
ii. Im Falle, dass ein Artikel dauerhaft und nicht zurückgebbar an die Unternehmensgruppe gesendet wird.

iii. Im Falle des Verkaufs von Unternehmensvermögen/ -gegenständen.

iv. Jeder andere Zweck, der von der Geschäftsführung genehmigt wird.

E. Physische Bestandsverifizierung von Geschäftsgütern / Inventar

a. Die Bestandsprüfung der Ladenartikel/Inventar ist monatlich von der Person durchzuführen.
Wer kümmert sich um den Laden oder ist dafür verantwortlich. Er soll den Bericht darüber einreichen.
Betreuer bis 10thTag jeden Monats.
b. Die Bestandsverifizierung der Lagerartikel/Inventar soll vierteljährlich durchgeführt werden von der
Vorgesetzter besorgt und interner Prüfer bis 30thTag des Endes jedes Quartals.
c. Die Bestandsüberprüfung der Lagerartikel / des Inventars soll halbjährlich von der Buchhaltung durchgeführt werden.
Abteilung 30thTag des Endes der ersten Hälfte des Jahres.
d. Die Bestandsprüfung der Lagerartikel/Inventar ist jährlich zum 31. durchzufü[Link]
März jedes Jahr bis zum [Link]. Diese Übung soll von der Buchhaltungsabteilung der Zentrale durchgeführt werden und
verantwortliche Person für den Laden.

F. Verantwortungsmatrix

a. Die Materialien nach innen, nach außen und die Prüfmatrix sind wie folgt tabelliert:

Sn Aktivität Verantwortung Person

Ein Zutrittskontrolle/ Sicherheitsmitarbeiter (falls eingesetzt)/ verantwortliche Person/ Schichtleiter
Überprüfung Plat Shit Supervisor (PSS)
B Person nominiert/SH Betrifft SH der Funktion / Seite
C Eintrag im DMS/ Benannte Person/ SH APGPL &KRPL- Vishnu Runthla
POMS KHPPL &PHPPL- Kanwarpreet
KPCPL - Pankaj Kumar
BHPL- Tanweer

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D Monatliche Prüfung Person, die in POMS eintritt / Girish

Software und Person
nominiert für GRN
Verübung
E Vierteljährliche Prüfung Filialleiter und interne Anliegen SH und VD
Prüfer
F Halbjährliche Prüfung Buchhaltungsabteilung Girish
G Jahresprüfung Rechnungsabteilung / 3rdGirish/ AK/ AKA und SH, Person
Parteirevisor in Zeile C oben erwähnt.
3rdParteiwart, sofern vorhanden

Die Stelle, an der kein Sicherheitspersonal eingesetzt ist, dann ist dieser PSS/ Schichtleiter der betreffenden Schicht
wäre verantwortlich, diese Arbeit auszuführen, wenn das Material auf der Baustelle empfangen wird.

b. Die interne Revision wird den Prozess, die Dokumentation und die Aufzeichnung (Ablage usw.) regelmäßig überprüfen.
Basis und einen Bericht an den CEO einreichen, nachdem die Kommentare aller Beteiligten berücksichtigt wurden.

G. Überprüfung/ MIS und Prüfung

c. Die SOP würde nach drei Jahren (maximal) überprüft, um zu sehen, ob Änderungen / Optimierungen erforderlich sind.
im Prozess erforderlich.

d. Die Personalabteilung wäre verantwortlich dafür, die Zuständigkeitsmatrix mindestens einmal jährlich zu aktualisieren, um sicherzustellen

dass das designated Personal im Dienst des Unternehmens verfügbar ist.

H. Effektivdatum

e. Die SOP tritt mit dem Datum ihrer Genehmigung in Kraft.

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