Benutzerhandbuch

Der Leistungsumfang der aktuellen Version (1.5x) ist im Wesentlichen der des
OpenSource-Vorgängers OpenProject. Gegenwärtig umfasst dies:

● Aufgabenverwaltung
● Erstellung des Projektstrukturplans in grafischer- oder Listenform
● Ressourcenzuweisung und -überwachung
● Gantt-Diagramme zur Darstellung des kritischen Pfades der Arbeitspakete aus der
Terminplanung.

Diese Aufzählung erhebt absichtlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit; es ist

nichts wirklich Bemerkenswertes daran. Tatsächlich ist es angebracht, die
Definition der häufig verwendeten Terminologie im Projektmanagement genauer
zu betrachten, bevor die Fähigkeiten von ProjectLibre weiter erläutert werden. Der
Gebrauch dieser Begriffe ist weder bei den Software-Hilfsmitteln noch in der
betrieblichen Praxis, einheitlich.​44

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 1

 Inhaltsverzeichnis

Einführung in die Projektmanagement-Terminologie

Arbeitspakete, Ressourcen und Kosten

Installation und Anwendung von ProjectLibre

Anforderungen:
Installation:
Projekte anlegen und speichern
Navigation mit den Primärmenüs (Oberste Zeile, Band)
Hauptmenü “Datei”
Hauptmenü “Vorgang”
Hauptmenü “Ressourcen”
Hauptmenü “Ansichten”
Anlegen eines Beispielprojekts
Schritt 1: Anlage des Projektplanungsrahmens
Schritt 2: Projektressource identifizieren
Schritt 3: Festlegen der obersten Projektstrukturebene
Schritt 4: Festlegen der Abhängigkeiten
Schritt 5: Den Vorgängen Ressourcen zuweisen
Schritt 6: Bestimmung und Aufteilung der Vorgänge
Schritt 7: Bewertung des Projektplans
Ansichten:
Gantt Auswahl
Network or flow diagram view:
Work Breakdown Structure:
Task Usage view:
Zoom In or Zoom Out:
Clipboard:
Tasks:
Insert and delete:
Indent and Outdent:
Link and Unlink:
Information:
Kalender
Resources
Save Baseline
Clear Baseline
Find
Scroll to Task
Update Tasks
Resource
Views

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 2

 Resources
RBS
Resource Usage
Zoom In/Zoom Out
Clipboard
Resource
Insert
Delete
Indent/Outdent
Information
Calender
Notes
Find
View
Task Views
Gantt
Network
WBS
Task Usage
Resource Views
Resources
RBS
Resource Usage
Other Views
Projects
Report
Sub-Views
Histogram
Charts
Task Usage
Resource Usage
No Sub Window
Filters
Filter function
Sort function
Keyboard Shortcuts

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 3

 Einführung in die Projektmanagement-Terminologie

Die nachfolgenden Definitionen beschreiben die Verwendung der Begriffe in ProjectLibre. Ihre
Organisation mag diese anders anwenden, aber dieses Glossar liefert Ihnen eine eindeutige
Richtlinie zum Verständnis und Gebrauch dieser Software. Eine umfangreichere Liste von
Definitionen ist im Bedarfs Fall verfügbar.

hghdjdhgshgdfjgdshl

Arbeitspaket Letztes / unterstes Element der Projektstruktur. Dem AP werden i. d. R. Ressourcen

(AP) zugeteilt.

EF (CPI) Effizienzwirtschaftlichkeitsfaktor = FW / IK = ACWP / BCWP (engl. cost performance

index). Ist dieser < 1, ist das Projekt teurer als geplant.

FW (BCWP) Ist-Fertigstellungswert bzw. Fertigstellungswert (zum Stichtag). Plangesamtkosten

(PGK) x Ist-Fertigstellungsgrad (FGR​ist​). Plankosten (budgetierte Kosten) für
ausgeführte Leistung.

IK (ACWP) Ist-Kosten zum Stichtag.

Konto Ein Konto wird bei der Kostenplanung verwendet, um die Kosten von Einsatzmitteln
und Ressourcen zu aggregieren.

Kostenplanung / Die Kostenrechnung od. Kostenplanung arbeitet mit Konten je Arbeitspaket (AP) aus
-rechnung dem Projektstrukturplan (PSP). Die Kostenrechnung stellt die Konten in einem
(CBS) separaten Tabellenwerk zusammen, so dass diese vom PSP und der
Ressourcenplanung abgekoppelt werden können.

Meilenstein Ein Meilenstein repräsentiert ein Ereignis im Projekt ohne Zeit-Aufwand. Generell
kennzeichnet ein M. wesentliche Lieferzeitpunkte od. Phasenübergänge. Beispiel:
Zufriedenstellende Lieferung und Abnahme eines Produktes an den Kunden.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 4

PERT Die Programm Evaluierungs- und Revisions-Technik ist eine Weiterentwicklung der
Kritischen Pfad-Methode. Der kritische Pfad.
PERT-Verteilung Vereinfachte Berechnung der Erwartungsschätzung
aus optimistischer, wahrscheinlicher und
pessimistischer Schätzung

PK (BCWS) Plan-Kosten (zum Stichtag). PGK x FGR​plan​.

Prognose Eine Vorhersage zu Restaufwand bzw. Restkosten

(zum Stichtag) für ein gegebenes Arbeitspaket
(Aufgabe)

PSP Projektstrukturplan wird verwendet, um Projekte in

Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete zu untergliedern.
Es dient als Schlüsselelement bei der Schaffung von
Ordnung innerhalb eines Projekts.

Ressource Eine Ressource kann drei Formen haben:

Arbeit(-saufwand), Material, Team(-mitarbeiter). Alle
Ressourcen müssen der Ressourcengruppe
angehören.

Ressourcengruppe Ein Ansammlung gleichartiger Ressourcen

RP (RBS) Ressourcenplanung (engl. resource breakdown

structure)

Team Mannschaft, Arbeitsgruppe od. Menge von Ressourcen, die

zusammen arbeiten.

Teilaufgabe/-projekt (engl. summary task) Eine Teilaufgabe besteht aus weiteren

Teilaufgaben oder aber Arbeitpaketen als letztes
Strukturelement.

ZK (SPI) Zeitplan-Kennzahl = Fortschrittswert / Plankosten =

FW / PK bzw. BCWP / BCWS (engl. SPI: schedule
performance index)
Ist ZK < 1, so liegen die Istkosten (IK) über den
Plankosten (PK).

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 5

 Zuteilung

In der Planungsphase eines Projekts werden den

Aufgaben Ressourcen zugeordnet oder zugeteilt.
Die Zuteilung erfolgt in der Terminplanung. Es ist
wichtig anzumerken, dass die Zuteilung nicht die
Verfügbarkeit garantiert.
liefert eine Aufwandsschätzung punktuell aus einem Wert, während PERT das
gewichtete, berechnete Ergebnis aus “P”essimistischer, “W”ahrscheinlicher und
“O”ptimistischer Aufwandschätzung [(O + 4*W + P)/6] darstellt.

Arbeitspakete, Ressourcen und Kosten

Drei der am häufigsten auftretenden Begriffe sind Arbeitspakete, Ressourcen und Kosten; dies
sind die benutzten Hauptelemente, die im Projektmanagement organisiert und verwaltet
werden.
Wir werden in den nachfolgenden Abschnitten jeden dieser Bestandteile erörtern und wie mit
diesen, im Zusammenhang mit ProjectLibre umgegangen werden kann. Zur Einführung in
diesem Absatz sollen diese Elemente jedoch zunächst dem Anwender gedanklich klar gemacht
werden.

Arbeitspakete sind die grundlegenden Bausteine für die Terminplanung. Die Definition im
vorigen Abschnitt war kurz umrissen aber bedeutungsvoll. Ein Arbeitspaket ist “eine in sich
geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten
Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann”1.
Wie leicht nachvollziehbar sein dürfte, müssen Aufgaben häufig in hierarchischer Form zerlegt
und untergliedert werden, um sie leichter handhaben und verständlich machen zu können. Dies

1
GPM-Handbuch PM3 Band 1, Seite 308, Auflage 5, 2012

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 6

ist der genaue Zweck des PSP; der PSP ist ein hierarchisches Baumdiagramm aller
Projektaufgaben, aufgeteilt in Arbeitspakete. Die im PSP dargestellte Organisationsstruktur soll
das Verständnis und den Überblick über die vielen Teilaufgaben einer komplexen Aufgabe
fördern, und ProjectLibre ist für genau diese Hilfestellung bestens gerüstet.
Ressourcen sind gemeinsam genutzte Einheiten; alle personellen und materiellen Ressourcen
einer Organisation können dabei jedem der Projekte dieser Organisation zugeordnet werden.
Personelle Ressourcen decken dabei von der Art her “Arbeitsaufwand” (ausgedrückt in
Zeiteinheiten) ab. Materialien hingegen decken als Ressource “Material” (ausgedrückt in
Mengeneinheiten, z. B. 10 Sack Zement) ab. ProjectLibre nutzt eine Tabellendarstellung zur
Verwaltung dieser Ressourcen (Abbildung 1). Die aus Tabellenkalkulationsanwendungen her
bekannten Spalten lassen sich an die individuellen
Anforderungen eines Projekts anpassen.
Kosten beziehen sich auf monetäre Werte oder Preisfestlegungen aus spezifischer
Projekttätigkeit und stellen das häufigste Aggregat von Ressourcen im Projektmanagement dar.
Wie Abbildung 2 andeutet, werden Kosten einer Ressource typischerweise in Geldeinheiten pro
Zeiteinheit (Stunden, Tage, Wochen, …) angegeben
In 3ähnlicher Weise werden die anfallenden Kosten für materielle Ressourcen (ausgedrückt in
Geldeinheiten je Mengeneinheit) angegeben und repräsentieren den Wert verzehrter Güter.

Installation und Anwendung von ProjectLibre

Die Installation auf einem Einzel-Arbeitsplatz ist recht einfach. Für windows-basierte Systeme
gehen Sie auf ​[Link] und laden die .msi-Datei herunter.
Nach abgeschlossenem Download rufen Sie die msi-Datei durch Doppelklick auf und folgen den
Anweisungen des Assistenten im Installationsprogramm.
Wenn Sie ProjectLibre von der oben genannten Sourceforge-Seite auf einen Linuxrechner
herunterladen, wird eine *.[Link] (z. B. projectlibre1.5_beta5.[Link]) zum Download
vorgeschlagen. Diese Archivdatei entpacken Sie in ein geeignetes Verzeichnis Ihres Rechners.
Dieser Vorgang wird sich je nach Linux-Distribution und verwendeter Oberfläche (Gnome, KDE,
…) unterschiedlich darstellen. Im Archiv befindet sich eine Datei “[Link]” mit Hinweisen
zur Installation auf Windows- wie auch Linux-Rechnern.

Anforderungen:
ProjectLibre erfordert Java Version 6 oder höher. ​(zur Zeit Januar 2016 bedarf es zusätzlich der
Installation von Java in der 32 bit Version; Anmerkung)
Wenn Sie sehen möchten, welche Version bei Ihnen aktuell installiert ist, gehen Sie mit Ihrem
Browser auf: ​[Link]
Java selbst können Sie auf ​[Link] herunterladen.

Installation:
Entpacken Sie die Archivdatei in einen beliebigen Ordner Ihres Rechners.
Windows: Das Installationsprogramm legt die Verknüpfungen auf Ihrer Benutzeroberfläche an.
Ohne Installationsprogramm (Entpacktes Archiv) können Sie alternativ auch die Datei
[Link]​ bzw. ​[Link]​ ​aufrufen.
Macintosh: Clicken Sie auf ​[Link]
Linux: Öffnen Sie ein Terminal-Fenster, wechseln Sie in den Ordner mit den entpackten Dateien

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 7

und rufen dort ​./[Link]​ auf. Gegebenenfalls erscheint eine Meldung, dass die
Ausführung verweigert wurde. Setzen Sie die Datei dann mit ​chmod +x [Link]
als ausführbare Datei fest.
Wenn bei der Ausführung keine gültige, verwendbare Java-Installation entdeckt wird, wird eine
entsprechende Fehler-Meldung ausgegeben. In einigen Distributionen ist die Laufzeitumgebung
“JRE” (Java Runtime Environment) nicht als Standard installiert, kann als Option jedoch in der
Regel nachinstalliert werden.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 8

Projekte anlegen und speichern
Um eine bestehende *.pod oder *.xml-Datei zu öffnen oder eine neue zu erstellen, verwenden
Sie die Befehlsflächen oben links auf der neu gestalteten grafischen Benutzeroberfläche.
Klicken Sie mit der Maus auf entweder “Öffnen” oder “Neu”, um diesen Vorgang einzuleiten.

Abbildung 4: Erster Schritt zum Öffnen oder Erstellen einer Projektdatei

Mit der Auswahl von ​“Neu​” öffnet sich der in Abbildung 5 dargestellte Dialog.

Ing.
Ján
Krajník

Abbildung 5: Dialog für die Erstellung eines neuen Projekts

Hauptsächlich wird hier ein Name für das neue Projekt festgelegt. Der Projektname ist hier
verpflichtend. Sollte dieser nicht eingegeben werden, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Vielleicht wollen Sie bei dieser Gelegenheit auch bereits den Projektleiter (Manager) oder
Notizen zum Projekt angeben. Das Wahlfeld “Vorwärtsplanung” ist per Standard ausgewählt.
Entfernen Sie die Auswahl, wenn Sie dieses Merkmal nicht nutzen möchten (Ausführungen
hierzu folgen in einem eigenem Abschnitt “tbd”). Ist alles wunschgemäß eingetragen, können
Sie den Dialog mit “OK” abschließen. Sie werden unmittelbar in die Ablaufplanung versetzt
(Abb. 6). (Die unten rechts angebotene “Hilfe” ist derzeit noch nicht vollständig verfügbar)

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 9

Abbildung 6: Neu angelegtes, leeres Projekt

Sofern Sie in Abb. 4 nicht “Neu”, sondern “Öffnen” gewählt haben, erscheint der nachfolgende
Dialog:

Abbildung 7: “Datei öffnen” Dialog

Hinweis: Die Darstellung dieser neuen, leeren Projektplanung entspricht grundsätzlich der
anderer Projektplanungsvorlagen und ist nun bereit, Ihre Aufgaben, Ressourcen und
Terminplanung aufzunehmen.
Auf der rechten Hälfte des Fensters ist das Gantt-Diagramm zu finden, dessen Einträge
erscheinen, sobald Sie die Aufgaben in der Liste auf der linken Seite eintragen. Die Einträge
passen sich später automatisch an Ihre terminlichen Anforderungen an. Der Kalender ist auf
Standard-Vorgaben eingestellt. Zu den Kalendereinstellungen folgen in einem nachfolgenden
Abschnitt mehr Details.

Das Speichern eines Projekts im ProjectLibre-eigenen Format ist extrem simpel. In der Ansicht
in Abbildung 5 reicht das Klicken der Befehlsfläche “Speichern” (mit der Diskette) unmittelbar
unter dem OpenProj-Logo. Das Projekt wird unter dem Dateinamen der aktuellen
Projektbenennung mit angehängtem “.pod” gespeichert. Dieses “OpenProj” -eigene Dateiformat
ist das umfassenste und sicherste, um die Speicherung aller eingepflegten Informationen zu
gewährleisten.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 10

Abbildung 8: Datei “speichern als” -Dialog

Alternativ zum Standard-Format (pod) kann bei Wahl von “Speichern als” auch der Dateityp
“Microsoft Project XML (*.xml)” ausgewählt werden (Abbildung 8). Selbstverständlich kann bei
der Gelegenheit auch noch der Dateiname angepasst werden. Wenn Sie beim Dateinamen die
.pod-Endung stehen lassen und das MS Project - Format auswählen, wird das xml zusätzlich
angehängt, also die Datei schließlich “[Link]” genannt.
Schließlich gibt es im linken Block der Datei-Funktionen noch die Schaltfläche “Schließen”. Die
Datei wird unter dem aktuellen Dateinamen beendet. Sofern der letzte Stand der Änderungen
noch nicht abgespeichert wurde, wird dies durch einen sich öffnenden Dialog mitgeteilt (Abb. 9).

Abbildung 9: Änderungen Speichern vor Schließen

Bricht man hier das Speichern ab, wird man wieder zurückgeführt in die normale Bearbeitung.
Alle diese Datei-Funktionen im primären Datei-Menü lassen sich intuitiv und ohne
Überraschungen nutzen.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 11

Navigation mit den Primärmenüs (Oberste Zeile, Band)
Die Hauptnavigation zu Datei-Funktionen und allen projektbezogenen Funktionen von
ProjectLibre erfolgt über das Hauptmenü (oberstes Menüband, s. Abb. 4)
Die Hauptelemente zur Navigation befinden sich unmittelbar rechts der soeben besprochenen
Dateifunktionen “Speichern”, “Speichern als”, “Öffnen”, “Neu” und “Schließen” unterhalb des
Hauptmenü-Bandes. Wir werden nachfolgend diese Befehlsflächen, mit den vier
Hauptelementen des Hauptmenü-Bandes beginnend, besprechen. Diese vier Menü-Elemente
sind “Datei”, “Vorgang”, “Ressourcen” und “Ansichten” und werden Hauptthema der nächsten
vier Unterkapitel sein.

Hauptmenü “Datei”
Zunächst liefert das bereits bekannte Datei-Menü verschiedene Methoden für den Umgang mit
verschiedenen Dateien. Dazu gehören, über das bereits Beschriebene hinaus, auch das
Drucken und die Vorschau. Eine weitere unmittelbar rechts davon liegende Gruppe an
Funktionen erlaubt es dem Analytiker projektspezifische Anpassungen vorzunehmen bzw. diese
Funktionen anzuwenden. Hier ist festzustellen, dass der Hauptmenüpunkt “Datei” weiterhin
hellblau hinterlegt hervorgehoben bleibt, diese Funktionen demnach unter diesem Menüpunkt
geführt werden. Auf die Details der Funktionen dieser Gruppe von Funktionen kommen wir
später zurück.

Abbildung 10: LPFunktionsübersicht im Menü Datei

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 12

Hauptmenü “Vorgang”
Wir wechseln über das Hauptmenüband nun auf die Funktionen zum “Vorgang”. Eine andere
Gruppe von Unterfunktionen (Abbildung 11a und 11b) wird nun angeboten. Die linke
Untermenügruppe “Ansichten” bietet Kontrollelemente, die hauptsächlich für den Umgang mit
den Gantt-Diagrammen bestimmt sind, wie die Schaltfläche “Gantt” ganz links vermuten lässt.

Abbbildung 11a - Hauptmenü “Vorgang” - Untergruppen “Ansichten” und “Zwischenablage”

Die Betätigung dieser Schaltfläche bringt den Anwender zur Ansicht der Aufgabenliste mit
Terminplanung und Gantt-Diagramm. Hier finden Sie die existierenden Planungseinträge. Dies
ist die Standardansicht, die als Vorgabe auch nach dem Öffnen eines jeden Projekts verwendet
wird. Wenn Sie jedoch im Verlauf der Arbeit mit einem Projekt, mit anderen Aspekten /
Ansichten arbeiten (z. B. der Ressourceneinsatzplanung), werden Sie mit der “Gantt”
Schaltfläche zu dieser vertrauten Ansicht zurückgeführt.
Nach der Betätigung der “Vorgang”-Schaltfläche im Hauptmenü, werden Sie diese, anstelle der
Datei-Schaltfläche, hellblau hervorgehoben sehen.

Abbildung 11b: Unterfunktionen des Menü “Vorgang”; rechte Untergruppe “Vorgang”

Die verschiedenen Funktionen der Untergruppen diskutieren wir eingehend später. Zunächst
verschaffen wir uns einen Überblick über die Hauptelemente der Menüs. In diesem Menü
“Vorgang” und der “Gantt”-Ansicht wird jedoch ein Großteil der Planungsarbeit stattfinden.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 13

Hauptmenü “Ressourcen”
Als nächstes schauen wir uns die Funktionsgruppe “Ressourcen” des Hauptmenübandes an.
Wie Sie wohl richtigerweise annehmen, erlaubt uns dieser Block die Arbeit mit den
Projekt-Ressourcen. Die Auswahl des Hauptmenüpunktes “Ressourcen” verändert zunächst
noch nicht die Gantt-Diagramm-Ansicht. Wählen Sie jedoch die Schaltfläche “Ressourcen”

Abbildung 12: Hauptmenü “Ressourcen”

ganz links, so baut sich im Arbeitsfenster eine Tabelle auf (Abb. 13), die Ihnen die Eingabe,
Auswahl und Anpassung von Ressourcen erlaubt, sowie die Definition ihres Einsatzes.

Abbildung 13: Tabellenansicht “Ressourcen”

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 14

Hauptmenü “Ansichten”
Schließlich finden wir unter “Ansichten” des Hauptmenübandes (Abb. 14) noch Untergruppen
mit Funktionen für den einfachen Zugriff auf Berichte und Ansichten aller Phasen der
Projektplanung und -durchführung. Hier finden sich die verschiedenen Hauptelemente
“Vorgang” und “Ressourcen” auch als Gruppentitel wieder:

Abbildung 14: Hauptmenü “Ansichten”

Manche Funktionen der anderen Hauptmenü-Punkte finden sich auch hier in diesen
Ansichtsuntergruppen wieder, duplizieren diese gewissermaßen. Der Ansichten-Menüpunkt soll
jedoch die wesentlichen Ansichten und zugehörige Werkzeuge zusammenfassen.
Es soll betont werden, dass dieser Abschnitt die Funktionen nicht im Einzelnen beschreiben will,
sondern einen Überblick schaffen soll, wie Sie schnell durch die Hauptbereiche navigieren
können. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass die Ansicht in Abbildung 14 nunmehr 4
Arbeitsfenster erhalten hat. Durch das Betätigen der Befehlstaste “Histogramm” in der
Untergruppe “Geteilte Ansicht” wurde die untere Hälfte durch ein Histogramm der
Ressourcenauslastung ergänzt (dazu später mehr). Diese zusätzliche Fenstergruppe können
Sie durch erneutes Betätigen des Histogramm-Befehls oder auch über den Befehl “No sub
window” wieder ausschalten. Ebenso können Sie aber auch die Abkürzung über die die oben

rechts befindlichen Schaltflächen nehmen. Ganz links ist hier das

Histogramm und ganz rechts entsprechend das “No sub window”, also “keine
Fenster-Unterteilung”. Beim führen der Maus über diese Symbole, wird ersichtlich, dass diese
nur die Befehlsflächen in der Gruppe “Geteilte Ansichten” widerspiegeln.
Ganz rechts, neben diesen fünf Schaltflächen finden Sie noch ein blau umkreist dargestelltes
Fragezeichen.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 15

Abbildung 15: Blaues Fragezeichen führt zum Hilfefenster

Die Schaltflächen dieses Fensters dürften selbsterklärend sein.

Anlegen eines Beispielprojekts

Dieses Kapitel zur einführenden Anlage eines Projekts in ProjectLibre basiert im Wesentlichen
auf einer Veröffentlichung von javrsmith auf ​[Link] (​In dieser Übersetzung
werden die Ausführungen des englischen Guide aufgegriffen und im eingedeutschten
ProjectLibre eingepflegt wiedergegeben, das ist zwar mehr Aufwand für die Übersetzung, aber
das gibt für die Dokumentation mehr Sinn - Anm. d. Ü.​)
Wir werden also der ursprünglichen Gliederung (gem. OpenProj) folgen und die Stellen
anpassen, die von der neuen Benutzeroberfläche von ProjectLibre betroffen sind. Wie Herr
Smith es ausdrückt: “Der beste Weg, die Erstellung eines Projektplans mittels OpenProj /
ProjectLibre zu verstehen, führt über das Studium eines realistischen Beispiels wie in dem
nachfolgend dargestellten. Dieses Beispiel, wenn auch einfach gehalten, liefert eine
Schritt-für-Schritt Erläuterung typischer Vorgänge, die ein Projektmanager umsetzen mag, um
eine sinnvoll verwertbare Projektplanung mittels ProjectLibre umzusetzen”. Sehr wahrscheinlich
wird dieses Beispiel mit Ihrem Projekt kaum übereinstimmen; Sie können also entweder dieses
Beispiel an Ihre Bedürfnisse anpassen oder aber vollständig neues Projekt definieren. Die
grundsätzlichen Abläufe werden nichtsdestotrotz die gleichen sein.

Es wird ein verhältnismäßig wenige Annahmen für unser Beispielprojekt getroffen:

1. ProjectLibre ist, wie zuvor beschrieben, installiert und konfiguriert und es ist ein
verwendbarer Drucker angeschlossen (oder zumindest ein “Pseudo-Drucker” wie ein
PDF-Generator).
2. Das Beispielprojekt names “Beispiel-Projekt” ist eine Marketingmaßnahme von 6
Monaten Dauer.
3. Drei Vollzeit-Mitarbeiter, einschließlich dem Projektleiter, stehen dem Projekt
“Beispiel-Projekt” zur Verfügung.
4. Das Budget ist nicht beschränkt, die Organisation steht voll hinter dem Projekt, aber die
Befristung ist sehr bedeutsam. Das Projektziel muss innerhalb von 6 Monaten erreicht
worden sein.
5. Das erforderliche (verpflichtende) Abschlussdatum liegt keine sechs Monate nach dem
Anfangsdatum.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 16

Schritt 1: Anlage des Projektplanungsrahmens
Der erste Schritt besteht aus der Identifikation der Grundeinstellungen (Parameter) des
Projekts. Der Analytiker beginnt diesen Schritt, wie bereits zu Beginn beschrieben. Dort haben
wir gesehen, wie ein neues Projekt angelegt wird. Wir benennen das Projekt “Beispiel-Projekt”,
indem wir in die erste Zeile des Dialogs (wie in Abb. 5) eingeben. Ein Start-Datum geben wir
hier auch noch mit ein.

Abbildung 16: ProjectLibre nach Neustart

Abbildung 17: Beispiel-Projekt wird als Projekt neu angelegt.

Im Grunde könnten Sie auch die vorselektierte Auswahl “Vorwärtsplanung” ausschalten. Auf
diesem Wege wird ProjectLibre ein Abschlussdatum übergeben und von diesem rückwärts
terminiert. Diese Alternative bietet sich für Projekte mit fester Befristung im Abschluss, wie es
auch bei “Beispiel-Projekt” ist, an. Es ist, je nach Branche und Projektart wohl üblicher, mit
eingeschalteter “Vorwärtsplanung” in ein Projekt einzusteigen, am Startdatum die Aufgaben zu
beginnen und die Software das Enddatum ermitteln zu lassen. In unserem Fall jedoch werden
wir den Haken ausschalten und mittels Rückwärtsterminierung sicherstellen, dass wir unseren
Endtermin auch einhalten können. Diese Änderung unterscheidet unser Beispiel vom
ursprünglichen Beispiel des Herrn Smith geringfügig. Wenn Sie Ihr eigenes Lernbeispiel
entwickeln, werden Sie Ihr eigenes Umfeld interpretieren müssen und die entsprechenden
Einstellungen von ProjectLibre entsprechend so vornehmen müssen, dass diese Ihrem Fall am

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 17

besten entsprechen.
Die Annahmen und Beschränkungen festzulegen ist ein wenig, wie das Entwickeln, Verfeinern
und Validieren eines Systems. Das Feld “Notizen” bei der Projektanlage, ist eine gute Stelle, um
mit der Dokumentation solcher Voraussetzungen anzufangen. Ist dann “Ok” bestätigt, öffnet
sich das leere Gantt-Diagramm (Abb. 6), mit dem Unterschied, dass nun der neue Projektname
eingefügt ist.

Schritt 2: Projektressource identifizieren

Abbildung 18: Personelle Ressourcen in die Ressourcentabelle eintragen

Im nächsten Schritt gilt es die verfügbaren Ressourcen zu identifizieren und zu benennen. Für
unser Beispiel “Beispiel Projekt” sind alle Ressourcen personeller Art und wir können die
erforderlichen Informationen auf einem der bereits in “Navigieren mit den Primärmenüs”
beschrieben Wege in die Ressourcentabelle eintragen. Der beste Weg dürfte die Auswahl des
Menüpunktes “Ressourcen” im Hauptmenü (oberste Zeile des Menübandes) sein und dann
mit Klick auf die Befehlsfläche “Ressourcen” ganz links in der zweiten Zeile (Untergruppen) die
Ressourcentabelle aktivieren (Abb. 18).

Abbildung 19: Weitere Spalten mit Informationen in der Ressourcentabelle

Die linken Spalten, wie in Abb. 18 dargestellt, sind nur ein Teil der Information, die in der
Ressourcentabelle hinterlegt werden kann. Nutzen Sie die Scrollleiste im unteren
Fensterbereich, um die weiteren Spalten mit mehr Informationen zu erreichen.
Die rechte Seite der Ressourcentabelle (Abb. 19) enthält Informationen zu Stundensatz und
dem verwendenden Kalender.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 18

Abbildung 20: Fehlerhafte Eingabe beim Stundensatz

In die Zellen der Ressourcentabelle eingegebene Werte müssen ein spezielles Format
einhalten, ansonsten wird eine Fehlermeldung angezeigt (Abb. 20). Diese Tabelle wird somit
zur zentralen Informationsquelle bzgl. der verfügbaren personellen, als auch materiellen,
Ressourcen.
Sie erreichen die Ressourcentabelle auch über das Menü: “Ansichten”/ “Ressourcen
Ansichten”/“Ressourcen”.
Zur Bearbeitung wählen Sie entweder einen Doppel-Klick oder bearbeiten die Felder direkt in
der Tabelle.

Abbildung 21: Zusätzlicher Eingabedialog für Ressourcen

In manchen Situationen mag eine Dialogform (Abb. 21) bequemer für die Datenerfassung sein.
Überschaubar erlaubt dieser Eingabedialog in Reitern organisiert und mit zusätzlichem, großem
Notizen-Textfeld eine einfache Bearbeitung der relevanten Daten der gewählten Ressource. Wir
schauen uns die Reiter im Einzelnen an, um festzustellen in wie weit dieser Eingabedialog als
Alternative für Ihre Datenpflege im Projekt interessant sein kann.

Abbildung 22: Ressourcendialog - Reiter “Allgemein”

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 19

Zunächst einmal schauen wir uns den Reiter “Allgemein” des Eingabedialogs an und sehen,
dass dort viele Details zur Projektressource ergänzt werden können. Wir erkennen (Abb. 22),
dass Arbeitsgruppen, Kontaktinformation, Materialbeschreibungen, individuelle

Arbeitskalender (denken Sie an flexible Arbeitszeiten) und die Projekt-typische

Identifikationsnummer (hier: RBS) angegeben werden können.

Abbildung 23: Ressourcendialog - Reiter “Kosten”

Der Reiter “Kosten” (Abb. 23) erlaubt dem Planer verschiedene Aufwandskosten für jede
Ressource und Zeitraum festzulegen. Auf den Unterseiten “A” bis “E” lassen sich sogar noch
weitere Kostensätze festlegen. Ein Lohnerhöhung ist einfach möglich, indem in einer neuen
Zeile ab einem Stichtag (erste Spalte) ein neuer Stundensatz festgelegt wird.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 20

Abbildung 24: Resso

Resso​urcendialog - Reiter “Verfügbarkeit”

Die Ressourcenverfügbarkeit (Abb. 24) ist auf dieser Seite in Listenform einpflegbar. Neben
dem Datum der Gültigkeit einer jeweiligen Verfügbarkeit ist hier auch der Prozentsatz der
Verfügbarkeit in diesem Zeitraum ausweisbar.
Der “Aufgaben”-Reiter (Abb. 25) führt alle Verpflichtungen oder Zuweisungen dieser
+Ressource

Abbildung 25: Ressourcendialog - Reiter “Vorgänge”

auf, die in der Projektdatenbank hergestellt und geführt werden. In den Spalten dieser Liste
finden sich Details der jeweiligen Zuordnungen (Anfang und Ende der Zuweisung
beispielsweise).
Letztlich findet sich noch der Reiter “Notizen” wie er bereits in Abbildung 21 dargestellt wurde.
Kaum missverständlich können hier Vermerke zur Ressource hinterlegt werden. Der Platz ist
reichlich und so sind auch erzählende Ausführungen hier keine Problem, so dies erforderlich ist.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 21

Schritt 3: Festlegen der obersten Projektstrukturebene
Das Projekt “Beispiel-Projekt” weist (als Annahme) eine große Ähnlichkeit zu einem zuvor

durchgeführten Projekt auf. Wie ein Großteil aller Projekte, ist auch dieses in fünf wesentliche
Phasen aufgeteilt: Initiation, Vorprojekt (Planung), Vertragsabschluss, Entwicklung
(Durchführung) und Markt-Einführung. Diese Phasen stellen nicht die allgemeinste,
unmissverständlichste Einteilung dar, sind jedoch die üblichen Elemente in chronologischer
Reihenfolge. Zeitliche Oberziele wie diese werden häufig, wie auch hier, als oberste
Hierarchie-Elemente eines Projektes gewählt.

Abbildung 26: Oberste Hierarchie-Ebene für das Projekt

In Abbildung 26 wurden diese Hauptphasen eingepflegt und die Dauer der jeweiligen Aufgabe
aus einer Schätzung (Vergleich mit vorigem Projekt) ebenfalls eingetragen. Da wir derzeit noch
keine weiteren Angaben über Abhängigkeiten oder Ressourcen gemacht haben und wir uns
eingangs für Rückwärtsterminierung entschieden haben liegen alle Aufgaben (Vorgänge)
parallel bündig am Endtermin. Die Färbung der Balken deutet mit dem roten Balken auf den
kritischen Pfad hin, die anderen Aufgaben sind demzufolge nicht kritisch. Diese Feststellung hat
zu diesem frühen Zeitpunkt der Planung jedoch noch keine Relevanz.

Schritt 4: Festlegen der Abhängigkeiten

Einige Vorgänge können nicht beginnen bevor andere abgeschlossen sind, d. h. der zweite
Vorgang ist abhängig vom Abschluss des Ersten. In unserem Projekt-Beispiel ist offensichtlich,
dass die Anwendung nicht weltweit vermarktet werden kann bis sie gründlich getestet wurde
und der Beta-Test abgeschlossen ist. Der Beta-Test wiederum kann nicht beginnen bevor die
Anwendung entwickelt ist. Schlussletztlich kann natürlich keiner der Vorgänge beginnen, wenn
die Freigabe für das Projekt nicht erteilt wurde, was in diesem Fall durch einen erfolgreich
abgeschlossenes “Kick-Off” angenommen wird.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 22

Abbildung 27: Eingepflegte Abhängigkeiten

Diese Abhängigkeiten werden nun eingepflegt indem den Vorgängen in der Spalte Vorgänger
die Zeilennummer des vorausgehenden, abhängigen Vorgangs eingetragen wird. Sie erkennen
(Abbildung 27) sofort, dass nunmehr die Vorgänge 2, 4 und 5 auf dem kritischen Pfad liegen.
Die Verträge können unbehelligt der Entwicklung der Software parallel abgearbeitet werden und
beansprucht insgesamt weniger Zeit als diese. Deshalb liegt die “Sicherung der Verträge” nicht
auf dem kritischen Pfad. Es gibt vielerlei verschiedene Abwandlungen dieser Abhängigkeiten,
auf diese wird später noch eingegangen. Jetzt müssen wir den Vorgängen erst einmal
Ressourcen zuweisen und die erste, grobe Vorgangsebene bedarfsgerecht verfeinern und
unterteilen.

Schritt 5: Den Vorgängen Ressourcen zuweisen

Jede Aufgabe wird sehr wahrscheinlich eine oder mehrere Ressourcen benötigen, um
abgeschlossen werden zu können. Spalten im Gantt-Diagramm sind womöglich verborgen, Sie
können diese mit der horizontalen Scrollbar unten im Fenster erreichen. Die Namen der
Ressourcen können unmittelbar in die Spalte “Ressourcen” eingetragen werden.
Standardmäßig werden die eingetragenen Ressourcen zu 100% verfügbar gemacht. Diese
Vorgaben können im Zuweisungsdialog angepasst werden. Das Ressourcen-Feld erlaubt aber
auch die unmittelbare Eingabe mehrerer Ressourcen auf einmal, jeweils durch Semikolon
getrennt. Außerdem kann durch jeweils nachgestellten in eckige Klammern gesetzte
Prozentangabe die Vorgabe von 100% Verfügbarkeit geändert werden. Beispielhafte Eingabe in
einer Zeile :

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 23

Aber wir weisen der Einfachheit halber zunächst einmal allen Mitarbeitern 100 bei allen Vor-
gängen zu:

Abbildung 28: Alle machen alles zu 100%

Für die Wiedergabe der Fensterunterteilung, wie Abbildung 28 sie darstellt, wählen Sie ganz
rechts oben “Ressourcen Einsatz” als geteilte Ansicht aus. Dabei stellen wir fest, dass die
Dauer der Vorgänge sich auf ein Drittel der ursprünglich angesetzten Zeit verkürzt hat - ja, denn
wir haben ja auch 3 Mitarbeiter auf die Aufgabe angesetzt. (Anm. d. Ü. Ohne Zuteilung einer
Ressource geht ProjectLibre demnach von einer Ressource zu 100% aus). Im unteren Fenster
werden die Zeiteinheiten der jeweiligen Ressourcen pro Person und Aufgabe aufgeschlüsselt
dargestellt. Wir können ablesen: Gesamtaufwand für die Vertragsabschlüsse (Vorgang 3) liegt
bei 960 Stunden, diese teilen sich auf die drei Mitarbeiter zu je 320 Stunden auf. Im rechten
Viertel sehen wir diese Stunden zusätzlich aufgeteilt auf die Laufzeit: Jeder Mitarbeiter arbeitet
im März 104 Stunden, im April 176 Stunden und im Mai 40 Stunden an diesem Vorgang. Wir
wollen nun dem Projektleiter etwas Zeit schaffen, um seine Managementaufgaben umzusetzen
und reduzieren seinen Aufwand in Stunden - sagen wir auf die Hälfte. Solche (manuellen)
Veränderungen werden in aller Regel alle möglichen Veränderungen zur Folge haben. Der
Versuch von ProjectLibre diese Anpassung durch Gegenmaßnahmen auszugleichen schlägt
wahrscheinlich fehl. Der bessere Ansatz ist hier die Verfügbarkeit (in Prozent) des Teilnehmers
bzw. Mitarbeiters anzupassen. Auf solche Anpassungen kommen wir in Kürze nochmal zurück.
TeilePlanerische Aufgaben, wie Teilzeit-Arbeitseinsatz, Verfügbarkeitsanpassungen und
Auslastungseinregelung werden im Zusammenhang mit der Histogrammfunktion und der
Filterung nochmal aufgegriffen.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 24

Abbildung 29: Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen

Abbildung 30. Aufteilung höher priorisierter Vorgänge des Projekts

Schritt 6: Bestimmung und Aufteilung der Vorgänge

Ein guter Projektmanager muss in der Lage sein, Aufgaben (tasks) vernünftig einteilen zu
können. Projectlibre erleichtert die Arbeit des Analytikers.
Das Zerlegen einer komplexen Aufgabe in einfachere ermöglicht ein besseres Verständnis der
Zusammenhänge; der Ressourcenbedarf lässt sich besser abschätzen. Es bringt in fast allen
Fä[Link]-in-time-Auslastung resourcfgges (für Personen und Einrichtungen) in das

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 25

Planungsbild.
Vier solcher Aufgabenzerlegungen sind für unsere Nachrichten Duschen Beispiel in Abbildung
30 (grünes Rechteck) angezeigt. Bei komplizierteren Projekten gibt es viele weitere
Zerlegungen, die wahrscheinlich verwendet werden, aber diese einfachen genügen, um die
Nutzung des Programms zu illustrieren. Beachten Sie, dass Projectlibre Einkerbungen
verwendet, um die Hierarchie für die Teilaufgaben anzugeben; diese Funktion führt auch zur
Entwicklung des Projektstrukturplans, wie wir später im Handbuch sehen werden, wenn wir
überlegen, wie Aufgaben eingesetzt werden.

Schritt 7: Bewertung des Projektplans

Mit einem repräsentative Satz eingegebener Aufgaben und einigen spezifizierten
Unteraufgaben ist der Projektplan auf einem guten Weg. Der Kritische Pfad ist wahrscheinlich die
wichtigste Information in dieser rudimentären Struktur. Dessen Kenntnis ist recht wichtig für den
Projektmanager.

Das Analysieren und das Planen von Arbeitsbelastungen können gestützt auf die
Ressourcen-Informationen durchgeführt werden - nachdem die zugehörigen Tätigkeiten
abgeschlossen sind.
Später können wir mit den Fertigstellungs-Prozent-Sätzen auch Berichte erstellen, den den
jeweiligen Sachstand zeigen.
Projekt-Libre ist ein Werkzeug, um Fortschritte auf dem Weg zu den Projektzielen fortlaufend
auszuwerten.

(Markiert mit einem großen gelben Rechteck in Abbildung 30) .Aufgaben

Nun wenden wir die Aufmerksamkeit auf eine ausführliche Diskussion über Aufgaben und wie
sie in Projectlibre behandelt werden. Wir setzen den Grundstein für diese Ausarbeitung mit den
Absätzen umgebenden Figuren 10 und 11 und die Figuren auch 24, 26 und 27 Aufgaben sind
nach wie vor das primäre Element für einen Projektplan Auslegen, also müssen wir ein wenig
tiefer zu graben und ein wenig lernen mehr über das Gantt-Diagramm und seine Auflistung der
Aufgaben interagiert mit dem Rest des Programms die komplette Projektstrukturplan (PSP) und
andere nützliche Zersetzungen, die das Projekt und ermöglichen die Verwaltung beschreiben zu
produzieren, um leicht die Fortschritte Ressourcen umverteilen und Problembereiche zu
identifizieren . Die Aufgabenbeschreibungen sind von grundlegender Bedeutung für alle diese
Vorgänge. Also, lassen Sie uns das Gantt-Diagramm nochmals prüfen zuerst, diesmal an jeder
der Funktionen der Suche zur Verfügung mit der Registerkarte Aufgaben ausgewählt, um in der
obersten Zeile des Befehls Band. Die zweite Reihe hat drei Abschnitte (Views, Zwischenablage
und Aufgabe - dritte Zeile) und 24 verschiedene Auswahlmöglichkeiten in der zweiten Reihe

Ansichten:

Gantt Auswahl
Ausgehend von der linken Seite dieser Reihe von Funktionen im Abschnitt Ansichten ist die
schon früher eingeführte Gantt-Diagramm-Taste bereits ein wenig vertraut. Linksklick auf diese
Schaltfläche öffnet die Standard-Kalkulationstabelle, die mit passenden Bezeichnungen für
Projektmanagement-Zwecke vorbelegt wird - "Name", "Dauer", "Start", "Beenden" und

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 26

dergleichen. Auf der unteren linken Seite der Gantt-Seite von Projectlibre sind einige
einzigartige, mit dieser maßgeschneiderten Tabellenkalkulation verbundene Features zu sehen.

Die erste Spalte ist einfach ein fortlaufendes Nummerierung-Schema für jede Aufgabe und
Teilaufgabe, beginnend mit 1 und einer Erhöhung um eine Nummer mit jeder zusätzlichen Zeile.
In dieser Spalte sind also die Zeilennummer für die Task-Tabelle angegeben.

Die zweite Spalte zeigt mit einem Symbol an, daß Terminierungen festgelegt wurden ('Nicht
früher als...', 'Fertig nicht später als...' etc.)

.
Similarly, multiple row [Link] clicking in the first or title row also highlights that row for If you
right click on the icon, a dialogue box appears that offers three choices: (1) Insert column, (2) Hide
column, and (3) Find. Selecting any one of these choices pops up a dialogue box for insertion of more
information. The dialogue box for the first of these selections is below (Figure 31). There are a number of
choices for the field variable (see definitions at the beginning of the Manual) and making a selection
results in insertion of an additional column (Figure 32) labeled with the Field selection. In our example,
the new column is labeled “Baseline1 Start”. This feature allows the analyst to very flexibly tailor the
Gantt chart contents for tracking the project,.Figure 31. Dialog box for Gantt spreadsheet Insert Column
function

Figure 32. New Gantt chart column with label “Baseline1 Start”

The “Hide Column” selection for this dialogue box allows the user to remove this new column (or any
other of the other visible columns) by selecting that choice. Finally, the “Find” selection brings up a
dialog box (shown in Figure 33) that permits a search for a field name. [I do not understand how this
search function works. Can someone explain it to me? - DTW]

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 27

Figure 33. “Find” selection

igure 34. Network view of task flow

Network or flow diagram view:

Figure 34 shows of the tasks in our example project plan for News Showers in summary form. In one
sense, this network view is very similar to the right side of the Gantt chart (Figure 30); the information is
the same. The network view simply puts that information in a flow diagram form and relocates the
information in each task row within the appropriate block. The analyst can also move the task blocks in
the diagram to change the graphical presentation by hovering the cursor over the outline of the block to be
moved and waiting until a hand icon appears. Left click and hold the left mouse button down and

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 28

reposition the selected block to any desired position within the white space. Similarly, if you hover the
cursor over a location in the interior of a block and then left click, you can insert additional text or
corrected text with keypad inputs.

The linkages between tasks is retained and the critical path is also marked with a red outline for those
blocks. Linkages can also be added, removed, or modified in this view. If you hover the cursor over a task
dependency connection line, a plus sign appears. Then a left mouse click pops up a dialog box (Figure 35)
which allows you to alter the connection as desired. This dialog box lays out the From-To dependency
sequence, providing both labels for clear identification. Then it offers four possible dependency
connection types: FS (the default option), FF, SF, and SS. FS stands for Finish-to-Start (of the From task
to the To task), FF implies Finish-to-Finish, SF indicates Start-to-Finish, and SS means Start-to-Start. The
choice of connection types obviously alters the flow of the work between tasks. The default choice is by
far the most common usage. Notice that this dialog box also allows addition of lag (free) time between
tasks with a numerical value in either hours or days or other appropriate time unit. The lower row of four
selections allows you to completely remove the linkage, accept changes made, cancel your operation, or
go to the on-line help documentation (which is still being developed for ProjectLibre at this writing).

Figure 35. Task dependency modification dialogue box

Finally, the Network view does not show the chronology of the tasks quite as completely (there is no
calendar – merely start and finish dates – showing the progression of tasks).

Work Breakdown Structure:

Figure 37 is the default chart that appears when the WBS (blue ellipse in Figure 36) selection is made
with a left mouse click. This diagram is similar to the Network flow view of the tasks in that each block is
separate. However, the textual entries inside the block are related to blocks in the original Gantt
spreadsheet, in the example shown “Cost” (implying that as costs are entered during the course of a
project's life, they can be monitored by the analyst and/or manager from this block) and “Budget”. Notice
that this second entry is blank; if we add a budget column (How? There is no “Budget” entry in the
dialogue box of Figure 31.)

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 29

Figure 36. Work Breakdown Structure (WBS) view of tasks

This chart can be modified in much the same way as the Network view chart. Left clicking on textual
material in a block allows modification of the text. Also, hovering the mouse over a block outline allows
the block to be moved. For example, Figure 36 shows the task blocks for our example project laid out in a
horizontal configuration.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 30

Figure 37. Work Breakdown Structure (WBS) – tasks rearranged

It might suit your purposes better and be more descriptive to arrange the WBS in a vertical fashion
(Figure 37). Moving the blocks is carried out just as described in the Network view paragraph: hover the
cursor over the outline of the block to be moved, then left click-and-drag the block to the desired position.
The connection lines can be altered similar to how modifications described for the Network view
linkages. Of course, the dialogue box is slightly different (Figure 38) and the analyst can only remove the
hierarchical relationship (equivalent to selecting “Outdent” in the command line for the subtask) or accept

it.
Figure 38. Hierarchical relation dialog box

One final note: when the narrative in the boxes (the task descriptions, for example) exceeds the width

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 31

shown in the box, a left mouse click with the cursor simply inside the text area will show the rest of the
line of text. This “peek-to-the-right” trick also works in the Network view of the previous paragraph. In
that case, it is helpful to be sure the cursor is on the line of text to be extended for viewing.

Task Usage view:

Figure 39. Task Usage view

The next selection in the “Views” section of the command ribbon is the “Task Usage View” (Figure 39),
which shows hourly work based on information entered. The left half (the spreadsheet half) of the view
summarizes the total allocation of hours to each task while the right half (the schedule plan) shows the
hourly profile of available workers' hours against chronological time. The spreadsheet is identical to the
Gantt chart spreadsheet previously described; the only difference appears to be the light tan background
color for this information in the Task Usage view.

The right side of the view shows scheduled work. Observe that scheduled work for a task is the sum of
the time allotted to the subtasks within each hierarchical layer. For example, the sum of the hours in lines
3 and 4 adds up the total hours for the parent task in line 2 (green rectangle) for each month of time. It is
possible to directly edit the hours in the right side of this view, but it is also quite possible (perhaps even
likely) that doing so will alter the totals on the left side and may cause fractional hours or days to be
incorporated into the schedule.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 32

Zoom In or Zoom Out:

Figure 40. Zoom In to daily hours

This last set of selections in the “Views” section control the time scale in the schedule (right) side of the
Gantt chart. Left clicking on the “Zoom In” command can drive the schedule to show hours (still in the
Task Usage view) for each day of the planned work (Figure 40). Increments can go down to hours to be
devoted each day to a given task by repeatedly selecting this command (Figure 41); this level is the
smallest time increment that the Zoom In command can select in any of the Task Views.

Figure 41. Zoom In to hours for a given day

Zoom Out obviously resets the time scale on the right side of the Gantt chart in the opposite direction as
Zoom In. This pair of is quite useful in setting the scales to evaluate the critical path in the basic Gantt

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 33

chart (Figure 42). This graphic shows the schedule for the entire example News Showers project reduced
to a total length of five months in three different quarters of two different years. Of course, you can use
these two commands to help size a Gantt chart for printing in a report or to examine the details of how

work is scheduled.
Figure 42. Zoom Out on Gantt chart view

Zoom Out obviously resets the time scale on the right side of the Gantt chart in the opposite direction as
Zoom In. This pair of is quite useful in setting the scales to evaluate the critical path in the basic Gantt
chart (Figure 42). This graphic shows the schedule for the entire example News Showers project reduced
to a total length of five months in three different quarters of two different years. Of course, you can use
these two commands to help size a Gantt chart for printing in a report or to examine the details of how
work is scheduled.

Clipboard:
The Clipboard section of the Task command ribbon has only three possible selections: (1) Paste, (2)
Copy, and (3) Cut. The names are descriptive of what each selection does. To use these functions for the
Gantt chart spreadsheet the analyst must simply highlight the desired row by left clicking in the first
column of the spreadsheet; the selection turns black to show what is selected. Once the desired row is
highlighted, left click on Copy, move the cursor to the row on the spreadsheet where you want to insert
the duplicate row and left click to highlight the desired location, and then left click on Paste. The results
are shown in Figure 43.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 34

Figure 43. Use of Copy, Paste, and Cut from the Clipboard

The Cut command can be used to remove a highlighted row in the spreadsheet. The same effect can be
achieved by selecting the “Undo” command at the top of the ProjectLibre command ribbon (magenta
ellipse in Figure 43); this selection simply reverses the last issued command. The gold arrow just to the
right of this “Undo” arrow is the “Redo” arrow and it reverses the action of the “Undo” arrow. Quite
clearly, ProjectLibre provides more than one command to accomplish similar functions. Incidentally, the
“Cut”, “Copy”, and “Paste” command are also available by simply right-clicking with the cursor hovering
over any row or column in the main part of the Gantt chart spreadsheet. In fact this pop-up dialogue box
has several other functions including: (1) Indent, (2) Outdent, (3) New (for inserting a new row above the
cursor in the Gantt spreadsheet), (4) Delete (which deletes a selected or highlighted item), (5) Expand
??not sure what these last two do??), and (6) Collapse (?? ??). To use these last two functions the
cursor????

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 35

Tasks:

Figure 44. Task section of Task view

The third and last group of commands on the command bars under the Task tab is marked in Figure 44
with a magenta outline. It is by far the largest set of commands to be discussed under the Task view tab,
having a total of 15 possible selections available in this section of the command ribbons.

Insert and delete​:

These two commands allow insertion of a new row immediately above a selected row in the main Gantt
spreadsheet. If you left click on a row (say Row 8 in Figure 44), the row or column is highlighted and
choosing “Insert” enters a new blank row immediately above Row 8. If you then enter information for a
new task or subtask, the spreadsheet rows are all renumbered to show the new sequence as you inserted
them.
Selecting an active task row in the spreadsheet and left clicking on “Delete” in a similar fashion, deletes
the selected row and again renumbers the row in sequence. Note that selecting a row for use of either
“Insert” or “Delete” can be done in any column on the left hand Gantt spreadsheet and the command
action is still carried out for the entire row. These commands have no effect on the schedule elements on
the right side of the Gantt chart.

Indent and Outdent:

The Indent and Outdent commands have already been briefly introduced and used in the introductory
sections where we spelled out how to show levels in the hierarchy for subtasks. The yellow rectangle
shows the result of making “Indent” selections for the indicated subtasks. It is also possible to repeat the

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 36

process and move the hierarchy down in sub-subtasks. Naturally, the “Outdent” is the inverse of the
“Indent” command and simply removes a level from the hierarchy.

Link and Unlink​:

The Link and Unlink commands have also already been briefly introduced and used in the introductory
sections where we spelled out how to connect tasks and subtasks when the elements were dependent on
one another (p. 15 and following). To use the commands on this Task ribbon, first select the link to be
operated upon in the left side of the Gantt chart by left-clicking on one of the two task rows connected by
the link to be modified. The task row will be highlighted in black as row 2 is shown in Figure 45. Then go
to the task row at the other end of the linking arrow (row 8 in this case), hold down the ctrl key and left
click again to highlight both rows 2 and 8 (Figure 45). Then select the Link (or Unlink) command from
the ProjectLibre command ribbon to modify the connection.

Figure 45. Using Link and Unlink commands

You can also hover the cursor over the link (yellow ellipse in Figure 45) or any of the white space on the
right side of the Gantt chart, right-click, and a dialog box similar to the one shown in Figure 46 pops up.

Figure 46. Link popup dialogue box

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 37

If you left-click on “Split”, a small cursor with vertical parallel bars displays. Moving that cursor to one
of the blocks on the schedule (right hand) side of the Gantt chart and left-clicking splits the designated
block into two parts. Splitting a block can be applied to any of the main blocks (not the black schedule
bar). This feature allows repetitively accomplished task events to be shown on the Gantt schedule.

If you left-click on the white circle (radio button) in front of “Show Assignments”, resource assignments
for the task will be shown (Figure 47), assuming that resources have been previously assigned to the task.
This action toggles between the Task view and the Resources view.

Figure 47. “Show Assignments” results illustrated

The “Show Links” radio button serves as a similar toggle and is operational in either these Gantt schedule
or the Resource Assignment views. It simply allows showing all the linkages between tasks or removing
them from the schedule (right-hand side) chart.

The “Show Calendar” radio button (in Figure 46) is also a similar toggle switch in both the Gantt
Schedule and the Resource Assignment views. However, note that this switch only controls the calendar
grid; it does not switch on or off the calendar headings in the top two lines of these two views. The “Show
Rows” toggle button (again a radio button in Figure 46) simply adds or removes a horizontal grid to the

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 38

right side of these two views. Note that no horizontal grid lines are added for task rows on the spreadsheet
side of the Gantt chart that are not filled in. This result might suggest that when you want to copy a
schedule containing horizontal gridding for the Gantt schedule it might be best to omit the blank lines on
the spreadsheet side (left side) of the Gantt chart (as suggested in

Figure 48).
Figure 48. Results of toggling on “Show Rows”

The last two selections in the dialogue box illustrated in Figure 46 allow tailoring of the Bar Styles
(Figure 49) and the Annotation Styles (Figure 50) for the Gantt schedule (right side of the Gantt chart).
Each of these “Styles” menus is a set of radio buttons that merely toggles on on or off the selected style;
as is by now familiar, a filled in radio button indicates that the style is shown on the Gantt schedule and
an empty radio button indicates that the style is not shown there. These second layer dialogue boxes do
not allow any change in color or shape of the bars on the Gantt schedule.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 39

Figure 49. Bar Styles second-level pop-up dialogue

Figure 49 shows the Bar Styles second-level dialogue box with its default settings. To illustrate a change
(shown in Figure 48), toggle the Total Slack bar on by left-clicking in the cleared radio button at the
bottom of the chart and this selection puts the blue diagonal bars at the end of several task bars on the
Gantt schedule chart. Notice that these “Slack” bars cover up portions of the resource listings; this effect
may not be desirable for all purposes.

Figure 50. Annotation Styles second-level pop-up dialogue

Figure 50 shows the Annotation Styles second-level dialogue box with its two default settings – Normal
Tasks and Milestones. Typically, the analyst would want to show both of these Annotation Styles.
However, in the examples shown in Figures 45, 47, and 48 none of the tasks have been marked as
milestones. To do so, you must go to the Information command (yellow ellipse in Figure 48) and
left-click; the dialogue box shown in Figure 51 appears. Go to the “Advanced” tab and click on the
“Display task as milestone” check box and the Kickoff Meeting task will appear as a black diamond on
the Gantt schedule (magenta ellipse in Figure 52).

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 40

Figure 51. Setting milestones

Figure 52. Kickoff task as a milestone

Information:
The Information command (yellow ellipse in Figure 48) was introduced earlier to discuss Annotation
Styles in the previous paragraphs. Now we need to look at each of the Tabs shown in Figure 51 and
explain the functionality they provide.

You have to mark a Task before the Information function is started, alternatively after a click on the

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 41

“Information” button, select a Task before a new window will open.. When the Information window has
opened, we start with the General tab, the default tab that appears when the Information tab is selected
with the mouse. This tab is an alternative way to fill in the most important information about project tasks
in one convenient menu. You can enter/edit task information: Duration, Start date and time, Finish date
and time, Percent complete (blank until entered), whether Duration is estimated or not (? indicates
estimated), the amount of work to be done (usually in hours or days), Priority assigned to the task (a
numerical value between 0 and 1000), and Baseline information (Start and End) - once a baseline
schedule has been agreed upon and entered. Our starting entries (so far entered directly on the spreadsheet
for our News Showers example) is displayed on this General tab.

To use the Information command properly, first select a task as suggested in Figure 53, where the Kickoff
task is highlighted in black by lft-clicking on the 1 in column 1 of the Gantt spreadsheet (left side). If you
select more than one task row and then click on the Information command, a warning box will remind
you that only one task can be edited at a time with this approach (Figure 54). Once a single task is
properly selec33ted (Figure 53), clicking on Information command brings up the dialogue box in Figure
55 with the General tab selected by default.

FiKickoffgure 53. Kickoff task selected for Information command in Task block

Figure 54. Warning message if multiple tasks are selected for Information

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 42

Figure 55. General tab for Information command

Kalender
Der Kalender ist ein sehr wichtiges Feature in ProjectLibre und die Basis für alle verknüpften
Berechnungen. Einen Kalender frühzeitig in einem Projekt bereitzustellen ist wichtig und effektiv.
ProjectLibre kann nur mit einem Kalender arbeiten.

Das Kalenderfenster (Abb. 57) öffnet normalerweise mit dem voreingestellten Standardkalender und dem
aktuellen Datum, das in blauer Schrift angezeigt wird, hier der 13. April 2013. Ein Linksklick auf das
Datum zeigt die Arbeitszeit von… bis… auf der linken Seite des Fensters.

Im Kalender kann man mit den Pfeilbuttons oben rechts vorwärts und rückwärts blättern.(Abb. 57), ein
Klick auf den “Haus-”Button führt wieder zum aktuellen Datum.

Abb. 56 Vor- und Zurückblättern im Zeitablauf

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 43

Abb. 57 Kalenderfenster

Ein Klick auf den “Options”-Button öffnet ein neue

8), in dem Sie die Arbeitsstunden pro Tag und pro Woche sowie die Arbeitstage pro Monat angeben
können. ProjectLibre verwendet diese Daten für die Kalkulation der Projektdauer.

Figure 58 Window to set working hours per day/week

Other Calenders are shown after a mouse click on the scroll arrow/ window on top-left (Figure 56); All
available Calender in your ProjectLibre program are available, the standard ProjecLibre Calenders as well
as your own previously save Calenders. If none of these Standard Calenders offers the required working
times for your project, ProjectLiber allows you to define and save your own Calender.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 44

A click on the “New” button (left bottom) pops-up a new Window (Figure 59) to define your own
Calender with your choice of Working- and Rest-days en even working times. First, you are asked to
provide a Name for your new Calender, a relevant Name that indicates the purpose of this Calender.
Oman​ to make a Calender that will be used in many Arabian countries with a working week from
Saturday till Wednesday. Two choices are offered, either to create a New Base Calender or to modify an
existing Base Calender; the window will be activated to allow you to choose that Base Calender you like
to copy from. An “OK” will create your New Calender (Figuur 60) with the given Name and save it.

Figure 59 Window to create you own Calender

Saturday and Sunday are made normal working days already. The Thursday has been made a
Non-working day and the mouse cursor is marking all Fridays (a square around each Friday in the
Calender ). Using the radio buttons on the left, the Fridays can be made a Non-working day as well.
Clicking on one particular day allows you to specify the type of day and the individual working hours e.g.
Bank holidays. When all days, national and religious holidays are indicated and the working hours
defined as required, the Calender will be created and saved with a click on “OK”. In future it will be
available in the list of Base Calenders.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 45

Figure 60 Window to create your Own Calender

Resources
ProjectLibre has a good feature in the assignment of Resources to Tasks, after which ProjectLibre will use
these assigned Resources to optimize the schedule. Click in the Task commando on “Resources” and a
window appears to assign Resources to Tasks. Best is to first select a task before the Resources window is

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 46

opened, as than the details of the task are already filled, (indicated with green highlight), else you may
select the tasks after the window is opened.
Figurer 61 Resources assignment window.

Additional persons or Resources can be added, just mark the resource and click on “Assign”. A new
Resource is added with standard a 100% input; this however can be changed to click on the percentage
and type your percentage number or click the up or down small arrows.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 47

A person or resource can be removed from this task by marking the resouce an a click on “Remove”.
A person or resource can be changed from this taks by marking the resource and clicking on “Replace. A
new window with all available resources will open and allows you to select the new name (Figure 62).
After selecting the proper resource(name) an “OK” is sufficient to make the change. George will replace
jean. George comes with a 100% effor, which can be changed as explained before.

Figure 62 Resources replace window

Save Baseline
With the project progressing, You will notice that the actual schedule starts deviating from the start
schedule. In order to be able, later, to review the changes, it is possible to freeze and save 10 baseline
schedules at different times with its name. If your project has some milestones , that would be a good time
to create a baseline.

Figuur 63 Basisplan venster

Click on “Save Baseline” in the Task command bar. A new Baseline window opens (Figure 63) and
allows to select a name for a baseline from this moment be it for the whole of the project or for just those
actions that are selected. Confirm this with an “OK” and the baseline schedule is saved.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 48

Figure 64 The Gantt diagram with a Baselines

Later you can evaluate the different baselines stored, Figure 64. The New Douche project had a basic
schedule of 23 days till the Launch of the product and a Baseline was made , see greyish bar of smaller
heights under the main Task bars. Notice that the contract discussions with production company starts
only after the brainstorm session and prototype construction has started. Marketing starts when the
prototype B is well on its way and the contract discussions come in its finalization phase; Link SS with
lag..
An optimisation session with all involved was made during the Brainstorm session and it was concluded
that main part of the Prototype B work would be able to start during the Prototype A construction, as well
as the contract and marketing guys and dolls got some hurry. So an improvement on the scheduler of 3
days was gained and this saved as Baseline 1, in yellowish color, in the right part of this Gantt diagram..

Clear Baseline
A click on “Clear Baseline” brings a similar window on your screen. Now you can mark any made
Baseline and remove it. Confirming with an “OK” will get rid of it.

Find
In a large Project it might be difficult to find that special Task. A “Find” feature (Figure 65) is making
this easier; click on “Find” in the Task command. Type your find keyword, or part off, then select the
“Field” it will be in (in this example “Name”) and click the green or blue button; the green ee ebutton will
search in the rows below your mouse cursor, while the blue button will search in the rows above your
mouse cursor. The found task will be highlighted in grey, if it exists that is.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 49

Figure 65 The Find windown

Scroll to Task
For larger projects, the scheduling bars in the right side of the Gantt chart, might have moved out of sight.
You have to mark that Task you want to see the scheduling bar for and a click on the “Scroll to Task”
button in the Task command will bring the bar within the screen.

Update Tasks
Making a project Schedule is one, but the actual reporting of actual progress is a necessary second!.
ProjectLibre is only able to forecast an accurate project finish date if all progress on task is updated
regularly.

Figuur 66 Het bijwerken van de actuale voortgang

cthe Project Schedule and will make changes visible in the Gantt chart, other charts and the tables.
The Help feature is still not functioning; till this document is finished.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 50

Resource
Personen werkend aan een project, Materialen, Gereedschap en Materieel worden door
ProjectLibre op vergelijkbare manier verwerkt in het project.

Het Hoofmenu “Middelen”, heeft een aantal functies die opgedeeld zijn in drie groepen:
“Afbeeldingen”, “Prikbord” en “Middelen”; enkele functies, zoals b.v. kalender zijn gelijk aan de
kalender in het Taak Hoofdmenu en dit zal dan ook met een verwijzing en link aangegeven
worden.

Views

Resources
The “Resources” spreadsheet pops up with a mouse click on the “Resources” button in the Views group.

Figuur 67 Middelen definitie venster

This spreadsheet contains all details on Resources, such as Name, RBS, type , an e-mail address, initials,
a hourly rate, overtime rate, base Calender etc.
The information form this spreadsheet is used by ProjectLibre to make calculations for your Project, e.g.
duration of work for a person depending on his/her maximal units, or expenditure using the personell
rates etc. Filling the spreadsheet is possible by direct typing into the cells and a right mouse click offers a
windown with easy features to help

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 51

Figure 66

The spreadsheet is flexible and easy to adapt to your needs by hiding a column or adding new ones. To
hide a Column simply click on “Hide Column” and the selected Column disappears from the View; it is
however not deleted. To add a new Column, click on “Insert Column” and a new Insert Column window
will appear. The window allows to choose which Column from a long scroll-list to add, select your
required Column and confirm with a click on “OK”.

Figure 68 Window to select New Column

It is possible to assign a separate Base Calendar to each Resource/Person. E.g. a Crane may have a 24 hrs
Calendar, while the crane-drivers each have an 8 hrs or 12 hrs Calendar for their respective shifts.
A double mouse-click will show the “Resource Information window; later on this window.

RBS
Resource Breakdown Structure (RBS) zeigt eine hierarchische Struktur als große Liste der Ressourcen an,
welche Personal, Werkzeuge, Material, Ausstattung und andere Dienste umfasst. Kosten selbst sind keine
Ressource, da alle Ressourcen Geld kosten. Ein Klick auf den “RBS” Knopf im Registerreiter
“Ressourcen” zeigt ein Schema wie in Abbildung 69.

Jeder Kasten repräsentiert eine Ressource und gibt an, welche Kosten im Vergleich zum Budget bereits
verplant sind.
The hierarchical relation between Resources is indicated with a line. A click on this relation line brings a
new window, that allows the line to be removed by a klik on the “Remove” button, Figure 70.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 52

 Figuur 69 Middelen Struktuur voor het project (RBS)

An option to make a new relation line between Resources is also available: click the mouse inside a
Resource block and a line will appear from the block to the mouse with a ∞ symbool, click the mouse to
the other block to create the new relation.

Figuur 70 venster voor Middelen relatie te wijzigen

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 53

Resource Usage

Figure 71 Details spreadsheet with users data for Resources

A detailed spreadsheet will be shown with all usage data for Resources by the Task, just click on the
“Task Usage” button in the Resource command, Figure 71. Per Resource is indicated in the left side in
columns its usage per Task in hours, a total of hours and also where averaging has been applied, etc. A
mouse click on the head of the Column allows either to hide a Column or even to create a New Column.
A New Column window opens that allows you to select the Column from a long list, among them some
cost data.
On the right side of this spreadsheet the assigned hours per Resource and Task are indicated in date
structure, in hours, days or weeks. The time scale can be adjusted using the “Zoom In” or “Zoom Out”
buttons from hours to quarters of a year. The mouse allows you also to change the size of left and right
panes on this screen, with a click and drag action.

Zoom In/Zoom Out

This feature is comparable with the​ ​ ”Zoom In/Zoom Out function”​ and already discussed in the Task
command.

Clipboard
The Clipboard features for​ ​ Paste, Copy and Cut​ ​, are comparable to the once in the Task command.

Resource
The Resources group in the Resource command has several functions, some of which are similar to
functions in the Task command; these will be referred to.

Insert
The “Insert” button is working in the Resource spreadsheet and the Resource Usage table only. First a

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 54

Resource should be marked. A click on the “Insert” button will add a row above the marked one and
allow you to enter a new Resource.

Figure 72 The “Insert” function in the Resource spreadsheet.

When in the Resource Usage table and you mark a task row , within a Resource and click the “Insert”
button, a new row will be create at the end of this Resource and allow you to enter a Resource.

Delete
The “Delete” button is also working in the Resource spreadsheet and the Resource Usage table only.
First the row to be deleted has to be marked, by a mouse click. The row is highlighted in grey and a click
on “Delete” will remove this Resource row from the table.

Indent/Outdent
The “Indent” and “Outdent” functions are powerful in making changes to the hierarchical structure of the
RBS, similar to the​ ​Indent and Outdent functions​ discussed in the Task command.

Information
Clicking on the “Information” button in Resource command will open a new “Resources Information”
window only if a Resource was selected, else a Resource has to be selected for the window to appear.

The Resource Information window has five Tabs, but will standard open with the “General” tab open.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 55

 Figuur 73 Resource Information window

Some General information on the Resource can be entered, notice that the name of the Resource is
already in.

Figuur 74 Resource Cost Information

The “Cost” tab, allows for this resource to specify the labour rates, overtime rates and Cost per Use.
Notice that the first column with the name effective date, and that there are some 5 smaller tabs, A,B, C,
D, E.(Figure 74) This will allow you to set 5 different time intervals with each its own rates for this

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 56

Resource; pretty good for a salary raise eh?
The Resource availability tab allows you to specify for the Resource the percentage time available for the
project with some timeintervals.
The “Task” tab offers a summary of all Tasks that the marked Resource is involved with.
The “Notes” tab offers some free space for extra information for this Resource.

Calender
The “Calender” button in the Resource command brings the same information window as the​ ​“Calender”
button​ in the Task command.

Notes
The “Information” window will be opened by clicking on the “Notes” button in the Resource command,
but this time the “Note” tab is already opened. The “Notes” tab offers some free space for extra
information for this Resource.

Find
The “Find” button in the Resource command brings the same Find window as the​ Find button​ in the Task
command.

View
Many Views in the “View” command are identical to the Views in the Task and Resource
command sections. e.g. Gantt and Resource spreadsheets. For Ease of Using this Manual the
text and images are repeated here, while there is also a link to the earlier sections given.

An important feature of the View section is the possibility to show sub-Views on the lower part of the
screen, either from the View command with the icons in the Sub-View section or the icons in the top row
right top​.
The “Sub-Views” are always in the bottom part , but as for a vertical split in the Gantt spreadsheet, the
View -- Sub-Views screens have a horizontal split. With the mouse Figuur 75 the size of top and bottom
part can be changed, click the mouse on the split line and a double arrow appears, with the mouse you can
move this horizontal split as you wish.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 57

 Figure 75 Sizing lower and bottom part of Views

Task Views

Gantt

Starting at the left side of this row of functions, in the Views section, the Gantt chart button is already
somewhat familiar, having introduced it earlier. Left clicking on this button brings up the default
spreadsheet that is prelabeled with convenient labels for project management purposes - “Name”,
“Duration”, “Start”, “Finish”, and the like. There are some unique features associated with this tailored
spreadsheet on the lower left side of the Gantt page of ProjectLibre.
The first column is simply a sequential numbering scheme for each task and subtask, starting at 1 and
in-creasing one number at at time with each additional row. So, this column is the row number for the
Task spreadsheet.
The second column provides some flexibility in tailoring the spreadsheet to your own needs. It has a
circle with an “i” in it (magenta ellipse in Figure 30), perhaps to imply that this icon allows insertion of
new columns. If you left click on the icon, the entire column is highlighted in black and you can change
all rows suit your needs. (Similarly, left clicking in the first or title row also highlights that row for
multiple row insertions.) If you right click on the icon, a dialogue box appears that offers three choices:
(1) Insert column, (2) Hide column, and (3) Find. Selecting any one of these choices pops up a dialogue
box for insertion of more information. The dialogue box for the first of these selections is below (Figure
31). The are a number of choices for the field variable (see definitions at the beginning of the Manual)
and making a selection results in insertion of an additional column (Figure 32) labeled with the Field
selection. In our example, the new column is labeled “Baseline1 Start”. This feature allows the analyst to
very flexibly tailor the Gantt chart contents for tracking the project,.

Figure 31. Dialog box for Gantt spreadsheet Insert Column function

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 58

 Figure 32. New Gantt chart column with label “Baseline1 Start”

The “Hide Column” selection for this dialogue box allows the user to remove this new column (or any
other of the other visible columns) by selecting that choice. Finally, the “Find” selection brings up a
dialog box (shown in Figure 33) that permits a search for a field name. [I do not understand how this
search function works. Can someone explain it to me? - DTW]

Figure 33. “Find” selection

Network
Figure 34. Network view of task flow

Figure 34 shows each of the tasks in our example project plan for News Showers in summary form. In
one sense, this network view is very similar to the right side of the Gantt chart (Figure 30); the
information is the same. The network view simply puts that information in a flow diagram form and
relocates the information in each task row within the appropriate block. The analyst can also move the
task blocks in the diagram to change the graphical presentation by hovering the cursor over the outline of
the block to be moved and waiting until a hand icon appears. Left click and hold the left mouse button
down and reposition the selected block to any desired position on the white space. Similarly, if you hover
the cursor over a location in the interior of a block and then left click, you can insert additional text or
corrected text with keypad inputs.
The linkages between tasks is retained and the critical path is also marked with a red outline for those
blocks. Linkages can also be added, removed, or modified in this view. If you hover the cursor over a task

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 59

dependency connection line, a plus sign appears. Then a left mouse click pops up a dialog box (Figure 35)
which allows you to alter the connection as desired. This dialog box lays out the From-To

dependency sequence, providing both labels for clear identification. Then it offers four possible
dependency connection types: FS (the default option), FF, SF, and SS. FS stands for Finish-to-Start (of
the From task to the To task), FF implies Finish-to-Finish, SF indicates Start-to-Finish, and SS means
Start-to-Start. The choice of connection types obviously alters the flow of the work between tasks. The
default choice is by far the most common usage. Notice that this dialog box also allows addition of lag
(free) time between tasks with a numerical value in either hours or days or other appropriate time unit.
The lower row of four selections allows you to completely remove the linkage, accept changes made,
cancel your operation, or go to the on-line help documentation (which is still being developed for
ProjectLibre at this writing).

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 60

 Figure 35. Task dependency modification dialogue box
Finally, the Network view does not show the chronology of the tasks quite as completely (there is no
calendar – merely start and finish dates – showing the progression of tasks).

WBS

Figure 37 is the default chart that appears when the WBS (blue ellipse in Figure 36) selection is made
with a left mouse click. This diagram is similar to the Network flow view of the tasks in that each block is
separate. However, the textual entries inside the block are related to blocks in the original Gantt
spreadsheet, in the example shown “Cost” (implying that as costs are entered during the course of a
project's life, they can be monitored by the analyst and/or manager from this block) and “Budget”. Notice
that this second entry is blank; if we add a budget column (How? There is no “Budget” entry in the
dialogue box of Figure 31.)

Figure 36. Work Breakdown Structure (WBS) view of tasks

This chart can be modified in much the same way as the Network view chart. Left clicking on textual
material in a block allows modification of the text. Also, hovering the mouse over a block outline allows
the block to be moved. For example, Figure 36 shows the task blocks for our example project laid out in a
horizontal configuration.
Figure 37. Work Breakdown Structure (WBS) – tasks rearranged

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 61

It might suit your purposes better and be more descriptive to arrange the WBS in a vertical fashion
(Figure 37). Moving the blocks is carried out just as described in the Network view paragraph: hover the
cursor over the outline of the block to be moved, then left click-and-drag the block to the desired position.
The connection lines can be altered similar to how modifications described for the Network view
linkages. Of course, the dialogue box is slightly different (Figure 38) and the analyst can only remove the
hierarchical relationship (equivalent to selecting “Outdent” in the command line for the subtask) or accept

it.
Figure 38. Hierarchical relation dialog box

One final note: when the narrative in the boxes (the task descriptions, for example) exceeds the width
shown in the box, a left mouse click with the cursor simply inside the text area will show the rest of the
line of text. This “peek-to-the-right” trick also works in the Network view of the previous paragraph. In
that case, it is helpful to be sure the cursor is on the line of text to be extended for viewing.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 62

 Task Usage

Figure 39. Task Usage view

The next selection in the “Views” section of the command ribbon is the “Task Usage View” (Figure 39),
which shows hourly work based on information entered. The left half (the spreadsheet half) of the view
summarizes the total allocation of hours to each task while the right half (the schedule plan) shows the
hourly profile of available workers' hours against chronological time. The spreadsheet is identical to the
Gantt chart spreadsheet previously described; the only difference appears to be the light tan background
color for this information in the Task Usage view.
The right side of the view shows scheduled work. Observe that scheduled work for a task is the sum of
the time allotted to the subtasks within each hierarchical layer. For example, the sum of the hours in lines
3 and 4 adds up the total hours for the parent task in line 2 (green rectangle) for each month of time. It is
possible to directly edit the hours in the right side of this view, but it is also quite possible (perhaps even
likely) that doing so will alter the totals on the left side and may cause fractional hours or days to be
incorporated into the schedule.

Resource Views

Resources
The “Resources” spreadsheet pops up with a mouse click on the “Resources” button in the Views group.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 63

Figuur 67 Middelen definitie venster
This spreadsheet contains all details on Resources, such as Name, RBS, type , an e-mail address, initials,
a hourly rate, overtime rate, base Calender etc.
The information form this spreadsheet is used by ProjectLibre to make calculations for your SAProject,
e.g. duration of work for a person depending on his/her maximal units, or expenditure using the personell
rates etc. Filling the spreadsheet is possible by direct typing into the cells and a right mouse click offers a
windown with easy features to help

The spreadsheet is flexible and easy to adapt to your needs by hiding a column or adding new ones. To
hide a Column simply click on “Hide Column” and the selected Column disappears from the View; it is
however not deleted. To add a new Column, click on “Insert Column” and a new Insert Column window
will appear. The window allows to choose which Column from a long scroll-list to add, select your
required Column and confirm with a click on “OK”.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 64

 Figure 68 Window to select New Column

It is possible to assign a separate Base Calendar to each Resource/Person. E.g. a Crane may have a 24 hrs
Calendar, while the crane-drivers each have an 8 hrs or 12 hrs Calendar for their respective shifts.
A double mouse-click will show the “Resource Information window; later on this window.

RBS
Recourse Breakdown Structure (RBS) shows a hierarchic structure in large list with Resources, from
personnel , tools, materials, equipment and other services. Cost is not a Resource as such, though all
Resources cost money. A click on the “RBS” button in the “Resources” commando shows this scheme,
Figure 68.

Each block represents a Resource and indicated the expenditure of that Resource of the usage in the
project against the budget.
The hierarchical relation between Resources is indicated with a line. A click on this relation line brings a
new window, that allows the line to be removed by a klik on the “Remove” button, Figure 70.

Figuur 69 Middelen Struktuur voor het project (RBS)

An option to make a new relation line between Resources is also available: click the mouse inside a
Resource block and a line will appear from the block to the mouse with a ∞ symbool, click the mouse to
the other block to create the new relation.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 65

 Figuur 70 venster voor Middelen relatie te wijzigen

Resource Usage

Figure 71 Details spreadsheet with users data for Resources

A detailed spreadsheet will be shown with all usage data for Resources by the Task, just click on the
“Task Usage” button in the Resource command, Figure 71. Per Resource is indicated in the left side in
columns its usage per Task in hours, a total of hours and also where averaging has been applied, etc. A
mouse click on the head of the Column allows either to hide a Column or even to create a New Column.
A New Column window opens that allows you to select the Column from a long list, among them some
cost data.
On the right side of this spreadsheet the assigned hours per Resource and Task are indicated in date
structure, in hours, days or weeks. The time scale can be adjusted using the “Zoom In” or “Zoom Out”
buttons from hours to quarters of a year. The mouse allows you also to change the size of left and right
panes on this screen, with a click and drag action.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 66

Other Views
Luckily there are some interesting functions in “Other Views” that will offer some new views and
even reports of vary sorts.

Projects
A click on “Projects button in the View section of command will open a screen that shows all your
projects actually opened in ProjectLibre, Figure 76. This makes it very easy and fast to switch between
the different Projects that you are managing. A right mouse click on the Heading of a Column will open a
small window that allows to Hide the marked Column or to Add a New Column. The addition of a new
Column was explained before, selection from a “New Column” window. The Column width can easily be
changed moving the mouse to the side of the Column heading, when a double arrow appeard you can
drag the mouse till the required width is obtained.

Figure 76 A list of Open Projects with some information

Double-Clicking anywhere in the project list , will open the Project Information window with more
detailed information on the selected Project. Have you noticed as well, a small scroll box in the top right
corner, with a Project Name? The is the live Project you are working on, but a click on the small arrow,
opens a window that shows the ohter active Projects in the ProjectLibre program; this allows a quick shift
to the other project.

Figure with Active Projects

Report
Reports are meant to be printed and read by those interested in the content or those that are supposed to
invest their money in your Project. Consequently the format of the report looks better and more attractive
as the Views on the screen.

Clicking on the “Report” button in the View command section opens a nice “Report”, Figure 77.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 67

 Figure 77 The Project details Report using the report function from ProjectLibre

It is possible to select a variety of reports, but that later. First lets see the icons just above the report.
These are standard icons and can be explained easily.
The left one: Save : to save this report in different formats, among them pdf, xml,htm, csv, xls, rtf,
2nd one: Print: to make a hard-copy print of your report,
3rd one: Refresh, which will make a new version of the same report e.g. after an update,
4th-8th: these are functions mainly for multiple page reports to scroll through the pages,
9th-11th: these are button to manage the report on the screen, fit the height or the width of the screen,
12th-14th: zoom buttons to enlarge or shrink the report to fit on the screen or to have a detailed look.

As said there is a variety on reports to choose from and there two lists with related options available,
Figure 78.

Figure 78 Two scroll boxes with related lists to select your desired report.

Depending what you choose on the Report scroll list, another list will become available to choose from.
So 4 main choices and from that some 6-12 additional choices; a good chance your desired report will be
found.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 68

Sub-Views
We explainerd already how to change the size of the Sub-Views, so for easy of use you may start with the
Main/Ssub-Views split about half the screen. The selection in the Main-View has some influence on the
information shown in the Sub_View as we will see later.
The switching of Sub-Views can be made in two ways: first the icons in the “Sub-View” command
section and secondly with the Icons in the top right of the screen, Figuur 79; which is very convenient if
you were viewing the Task or Resource Main Menu and don’t have to switch to Views first. .

Figuur 79 Icons for the Sub-Views

Histogram
Clicking the “Histogram” icon will show the Sub-View for Histograms with input from the Main View
selected before, or you may as well select it later.. The Task or Resource selected in the top part
(main-view), will be the source for data shown in the Sub-View Histogram. In this example the Task
“idee optimaliseren” is selected. In the Sub-View under resources “ard” and “george” are indicated with a
green dot, to show that both are assigned to this task. As a Resource “ard” is selected and “Unstarted
Assignments” from the available list in the Resource Filter, to show his filtered data. .

Figure 80 A Histogram Sub-View

The blue bars in the Histogram is for the Selected Resource; “ard” in this case. The green bars are for The
complete Project. The black line indicates the percentage availability of resources.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 69

Charts
Clicking the “Charts” icon will show the Sub-View for Charts again related to the selected Task in the
main-view. Again as an example a screenshot in Figure 81.

Also in Charts the Resources assigned to the Task are indicated with a Green dot. The ​Resource filter
list offers the same choices but there is more to choose from.
With check boxes you may select to view a Histogram or the contours and on top of this also you can
view the Cumulative Cost (in this case) over the project duration.
With the radio buttons “work” and “cost”, different lists will appear with many input variable to choose
from. Choose a selection and the outcome will be shown in the chart.
An explanatoin for some cost codes:
ACWP: Actual Cost of Work Performed
BCWP: Budgeted Cost of Work Performed
BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled.

Figure 81 A Chart Sub-View

Task Usage
Clicking the “Task Usage” icon will show the Sub-View for Task Usage, again related to the selected
Task in the main-view: Brainstorming. As example a screenshot in Figure 82.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 70

 Figure 82 A Task Usage Sub-View
No further selections here. The Task usage of resources is shown in tabel form on the left side. The
columns can be hidden or new ones added as explained before. It shows that 4 persons are participating
in the brainstorming task with the amount of hours worked on this task, that is a part of the “Ontwikkelen
idee” main task.
The rights side of the Sub-View shows the hours worked on this task by the day; shifting the calendar
days can be done with the slider in the top Gantt diagram.

Resource Usage
Clicking the “Resource Usage” icon will show the Sub-View for Resource work, again related to the
selected Task in the main-view: Brainstorming. As example a screenshot in Figure 83.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 71

 Figure 83 A Sub-View for Resource Usage

For the Resources assigned to the Project(not only persons, but also equipment etc. ), this Resource Usage
Sub-View will show all the hours worked on the different Tasks in the Project as well as on the right side
these hours indicated in the days worked on the project. It also shows the total of hours for each
Resourcem, while for the manager the total of all working hours is rolled up. The columns can be
changed, by either hiding some or by adding new columns in the familiar manner.
The column “Work Contour” shows a small scroll window, after a click with the right mouse-button.
Here you may indicate the form for the working pattern of the resource per task; you may prefer flat or
maybe front-loaded; I am always scared for back-loaded as the hours passed , have passed. Notice also
that in the Column “Cost Rate” you can indicate which of the labour rates of the Resource is applicable.

No Sub Window
This function is the easiest to explain: clicking the “No Sub Window” will close any Sub Window that is
open.

Filters
In the “Filters” section of the Views command window are three functions that allow you to
arrange the Tasks and/or Resources to those you want to view on your screen: The filter-, The
sort- and The group-functions, Figure 84.
These functions do also influence the content of the reports that you program ProjectLibre to
print.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 72

Filter function

Figure 84 The Gantt diagram for my New House project, no filter.

Figure 84 shows the Gantt diagram for the project to build a New House from the start till the final check
including all links and resources assigned to the tasks.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 73

 Figure 85 The same Gantt diagram for my New House project, Critical task filter.

The”Filter” function will filter the list of Task and will show only those Task choosen by the filter
selection. In the filter list, there are several options to choose from, see Figure 85. Selecting the “Critical
tasks” option will filter only those tasks that are on the critical path (colored in red) and will hide the other
tasks that are not critical. This is a good way to concentrate on what is critical and where a slip will
extend the duration; a gain on the other hand will improve duration on your project.
The filter lists offers 18 different filters , so a lot to choose from and shape your report and views to your
liking. Some interesting choices for project management are: Cost over-budget tasks, Incomplete tasks,
Late/over-budget tasks, and slipped tasks.

Sort function
The “Sort” function works similar as the Filter function, but now all jobs will stay visible but sorted in an
order you select from the available sort options. In Figuur 86 you see wcich Sort options are available. If
you choose Name, than the Gantt view will show the Critical Tasks (filter still applies) but sorted in
alphabetic order on the Name of the Task.
Notice that sorting happens on tasks at same level, the indented tasks have their own sorting, and
the Sort function only sorts the tasks that are filtered in this example.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 74

 Figure 86 The Gantt diagram with Critical Task filter ​and​ the Name Sort option.

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 75

 Figure 87 The Gantt diagram with tasks grouped on the resources

===

Keyboard Shortcuts

resources
[Link]
[Link]
[Link]

libre resourcen© ProjectLibre Inc. Alle Rechte vorbehalten 76