Excel in your Career - Basics
Adrian Stettler
Berner Fachhochschule | Wirtschaftsingenieurwesen
Terms to know
Workbook: Das gesamte .xlsx file
Worksheet: Ein Tabellenblatt innerhalb des Workbooks
Cell: Eines der Feld innerhalb eines Worksheets. Alle Daten müssen in Zellen
festgehalten werden. Jede Zelle hat eine klare Bezeichnung gemäss der zugehörigen
Column und Row.
Row: Eine Zeile auf einem Worksheet. Nummerisch nummeriert.
Column: Eine Spalte auf einem Worksheet. Alphabetisch nummeriert.
Cell Reference: Die Bezeichnung der Zelle gemäss Rows und Columns (z.B. G35)
Ribbon: Die Taskleiste oberhalb der Zellen, welche in mehrere Tabs unterteilt wird.
Range: Wenn mehrere Zellen gleichzeitig bearbeitet/berechnet werden, wird eine
Range definiert.
Formula: Eine Berechnung innerhalb einer Zelle. Beginnt immer mit “=“.
Function: Vordefinierte Formulas in Excel welche für komplexere Berechnungen
eingesetzt werden können.
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Example of Data Table
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Example of Visual Table (1/2)
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Example of Visual Table (2/2)
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Basic Formulas in Excel
Alle Formulas (wie auch sämtliche Funktionen) werden in einer Zelle in Excel aktiviert mit dem
=-Zeichen.
Beispiele (keine Leerschläge!): = (10 + 9)/2 =A2/A3
Berechnungen funktionieren in vielen Fälle über verschieden Zellenformatierungen hinweg.
Beispiel:
Invoice Datum Betrag Zinsen Kosten Formel
#001 01.01.2019 $100.00 20.00% 120 "=C2*(1+D2)"
#002 03.01.2019 $150.00 20.00% 180 "=C3*(1+D3)"
#003 03.01.2019 $140.00 20.00% 168 "=C4*(1+D4)"
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Basic Functions in Excel
= 𝑆𝑈𝑀(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑆𝑈𝑀(𝐴2: 𝐴99)
= 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝐵2: 𝐵99)
= 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝐵2: 𝐵99)
= 𝑂𝑅(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝑂𝑅(𝐴2, 𝐴3, 𝐴4)
= 𝐴𝑁𝐷(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝐴𝑁𝐷(𝐵2, 𝐵3, 𝐵4)
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Filter Data
How to activate filters:
1. Select a random cell in the first row of your data
2. Got to Data -> Filter
Purpose: Use filters to hide certain rows of data that you deem irrelevant for your current
analysis.
Filters are enabled individually for
every column. Multiple filters can
be active at the same time.
See your options for filtering by
selecting the dropdown arrow
in the first row.
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Copy und Paste
Copy Paste, wie in jedem Office Programm mit Ctrl+C und Ctrl+V
Copy Paste wird regelmässig eingesetzt um:
Funktionen zu kopieren (Achtung hier passt sich jeweils die Cell
Reference an, ausser diese wird festgehalten)
Daten zu manipulieren
Ganze Rows oder Columns kopieren
Formating von einem Ort auf einen anderen auszubreiten
Daten aus dem Internet in Excel zu importieren
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Advanced Paste Options
Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)
Paste: Alles wird übernommen (wie Ctrl + V)
Values: Nur nummerischer Wert (einsetzbar wenn Resultate
von Funktionen kopiert werden)
Formula: Kopiert Funktionen, allerdings ohne Formatting
Transpose: Horizontale Reihe zu Vertikal, und vice versa
Formatting: Nur Formatierung wird übernommen (Kann auch mit Format Painter erreicht
werden (Home -> Format Painter)
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Paste Special Menu
Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)
Viele der Funktionalitäten haben wir bereits
kennengelernt.
Kombination von Funktionalitäten (z.B. Paste
Values und Transpose)
Skip Blanks: Leere Zellen im Kopierfeld werden
nicht kopiert und im Pastefeld unverändert.
Operation: Die Werte des Kopierfeld werden
mit den Werten des Pastefeld mathematisch
verarbeitet (add, subtract, multiply, divide).
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Copy und Paste über Bereiche hinweg
Vorgehensweise:
Bereich markieren und unten rechts Linksklick und festhalten.
Cursor wird zu einem Kreuz
Über Zellen ziehen bis zu Destination
Funktionsweise:
Kopiert wird die Logik im markierten Bereich (z.B. 1, 2 -> 3,4 etc)
Funktionen werden auch übertragen
Kurze Übungen:
Kreieren Sie eine Column von Zahlen von 1 bis 10
Kreieren Sie eine Column von geraden Zahlen von 2 bis 20
Kreieren Sie eine Fibonacci-Reihenfolge von 10 Werten (Start mit 1)
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Formatvorlagen für Zellen in Excel
Excel kann verschiedene Datenarten in verschiedene Art und Weise darstellen.
Die Formatierung der Zelle muss dafür angepasst werden. Die Zelle markieren
und dann unter Home Tab, Rubrik «Number» zum Dropdown Fenster.
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Probleme mit Zellenformatierung (Beispiel Datumrechner)
Übung:
Erstellen Sie diese Struktur, inklusive der Zellenformatierung:
Jeder Mitarbeiter hat 7 Tage zur Verfügung um sein Projekt abzugeben. Wann muss der
jeweilige Mitarbeiter sein Projekt abgeben?
Zusatz: Stellen Sie sicher, dass nur Arbeitstage für die Herleitung des Abgabetermins
verrechnet werden (Google kann hier behilflich sein).
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Einige Generische Tipps
Create Worksheets with the Future in Mind.
Avoid Repetitive Formulas.
Avoid Fixed Numbers in Formulas.
Do not Merge Cells.
Avoid Hiding Data.
Be Clear Which Units Are Used.
Save Styling for the End.
Use Positive Numbers.
Avoid the Use of Macros.
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