ELO Java Client

Einträge
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Inhaltsverzeichnis

Einträge 3

Einträge ablegen 3
Metadaten bearbeiten 19
Einträge bearbeiten 47
Einträge suchen 61
Einträge verwalten 81
Einträge teilen und ausgeben 98
Einträge über die Postbox ablegen 107
Dokumente einscannen 113
Einträge synchronisieren 119
ELO Assistant 124
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Einträge
Einträge ablegen

Ordner anlegen

Sie wollen einen neuen Ordner in ELO anlegen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Wählen Sie den Ordner aus, in dem der neue Ordner angelegt werden soll.

3. Wählen Sie Neuer Ordner im Tab Neu.

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Der Dialog Metadaten für neuen Ordner erscheint. Die Maske Ordner ist voreingestellt.

Information

Im Dialog Metadaten für neuen Ordner werden in der Spalte Maskenauswahl nur
die Masken angezeigt, bei denen in der Maskenverwaltung in der ELO
Administration Console die Option Ordner aktiviert ist.

4. Tragen Sie im Feld Kurzbezeichnung den Namen des neuen Ordners ein.

Information

Je exakter Ihre Eingaben, umso leichter können Sie Ordner über die Suche
wiederfinden.

5. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, wählen Sie OK .

Ergebnis

Der neue Ordner wurde angelegt.

Ausblick

Der Ordner kann für die Ablage von Dokumenten oder für die Anlage von weiteren Unterordnern
genutzt werden.
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Sie können eine bestehende Ordnerstruktur als Standardregister speichern und in andere Ordner
einfügen. Ein Standardregister dient als Vorlage und kann beliebig oft verwendet werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Als Standardregister speichern.

Dokument ablegen

Sie haben folgende Möglichkeiten, ein Dokument in ELO abzulegen:

• Per Drag-and-drop
• Mit der Funktion 'Datei einfügen'
• In die Postbox scannen und ablegen
• Mit der Funktion 'Dokument aus Vorlage'

Dokument per Drag-and-drop ablegen

Sie wollen ein Dokument per Drag-and-drop vom Windows-Explorer in ELO abgelegen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie in ELO den Funktionsbereich Ablage.

2. Öffnen Sie den Windows-Explorer.

3. Klicken Sie auf das Dokument im Windows-Explorer und ziehen Sie es mit gedrückter
linker Maustaste auf den gewünschten Zielordner.

Alternativ: Sie können mehrere Dokumente in ELO ablegen. Markieren Sie die Dokumente
mit gedrückter UMSCHALT- oder STRG-Taste im Windows-Explorer und ziehen Sie sie mit
gedrückter linker Maustaste auf den gewünschten Zielordner.
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4. Lassen Sie die Maustaste los.

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Der Dialog Metadaten für ein neues Dokument erscheint.

5. Wählen Sie in der Spalte Maskenauswahl eine Maske.

6. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

Alternativ: Bei mehreren Dokumenten können Sie unterhalb des Feldes Kurzbezeichnung
die Option Gleiche Metadaten für alle Dokumente (Serienablage) aktivieren. Mehr
Informationen finden Sie im Kapitel Serienablage.

Information

Je genauer die eingegebenen Informationen ein Dokument beschreiben, desto

leichter lässt sich das Dokument später wiederfinden. Detaillierte Informationen zu
diesem Thema finden Sie im Kapitel Metadaten.

7. Sind alle Metadaten eingetragen, wählen Sie OK .

Ergebnis

Sie haben das Dokument in ELO abgelegt.

Ausblick

Sie können in ELO abgelegte Dokumente verändern. Wenn das Dokument versionsverwaltet ist,
wird nach einer Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Die alte Version bleibt
erhalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

•
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Dokument auschecken und bearbeiten

• Neue Version laden

Dokument mit der Funktion 'Datei einfügen' ablegen

Sie wollen ein Dokument aus Ihrem Dateisystem in ELO abgelegen.

Vorgehen

1. Wählen Sie im Funktionsbereich Ablage den Ordner aus, in den Sie das Dokument
einfügen wollen.

2. Wählen Sie im Menüband Neu > Einfügen > Datei einfügen.

3. Wählen Sie im Dialog Datei einfügen die gewünschte Datei aus.

Alternativ: Sie können mehrere Dateien in ELO ablegen. Wählen Sie die gewünschten
Dateien mit gedrückter UMSCHALT- oder STRG-Taste aus.

Der Dialog Metadaten für ein neues Dokument erscheint.

4. Wählen Sie in der Spalte Maskenauswahl eine Maske aus.

5. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

Alternativ: Bei mehreren Dateien können Sie unterhalb des Feldes Kurzbezeichnung die
Option Gleiche Metadaten für alle Dokumente (Serienablage) aktivieren. Mehr
Informationen finden Sie im Kapitel Serienablage.
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Information

Je genauer die eingegebenen Informationen ein Dokument beschreiben, desto

leichter lässt sich das Dokument später wiederfinden. Detaillierte Informationen zu
diesem Thema finden Sie im Kapitel Metadaten.

6. Sind alle Metadaten eingetragen, wählen Sie OK .

Ergebnis

Sie haben das Dokument in ELO abgelegt.

Ausblick

Sie können in ELO abgelegte Dokumente verändern. Wenn das Dokument versionsverwaltet ist,
wird nach einer Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Die alte Version bleibt
erhalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Dokument auschecken und bearbeiten

• Neue Version laden

Dokument in die Postbox scannen und ablegen

Sie wollen ein Dokument einscannen und in ELO ablegen.

Voraussetzungen

• Sie benötigen einen angeschlossenen Scanner.

Beachten Sie

Wenn Sie ELO als 64-Bit-Version verwenden, müssen Sie das ELOscanTool als
Scanmethode einsetzen. Sie finden die Einstellung über Menüband > Benutzermenü >
Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Allgemein > Als Scanmethode verwenden
> ELOscanTool TWAIN (Windows).

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Postbox.

2. Legen Sie das Dokument in den Scanner.

3. Um den Scanvorgang zu starten, wählen Sie im Tab Ablegen die Funktion Dokument
scannen.

Optional: Gegebenenfalls erscheint ein zusätzlicher Dialog. Nehmen Sie die gewünschten
Einstellungen vor und wählen Sie Scannen.

Der Scanvorgang wird ausgeführt.

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Das gescannte Dokument wird im Anzeigebereich sichtbar.

Dokument ablegen

Um das gescannte Dokument in ELO abzulegen, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte.

1. Markieren Sie das gescannte Dokument im Funktionsbereich Postbox.

2. Wählen Sie im Tab Ablegen die Funktion Ablage in ELO.

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Der Dialog Ablage in ELO erscheint.

3. Markieren Sie den Ordner, in dem das gescannte Dokument abgelegt werden soll.

4. Wählen Sie OK .
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Der Dialog Metadaten für neues Dokument erscheint.

5. Wählen Sie in der Spalte Maskenauswahl eine Maske aus.

6. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

Information

Je genauer die eingegebenen Informationen ein Dokument beschreiben, desto

leichter lässt sich das Dokument später wiederfinden. Detaillierte Informationen zu
diesem Thema finden Sie im Kapitel Metadaten.

7. Sind alle Metadaten eingetragen, wählen Sie OK .

Ergebnis

Sie haben das Dokument in ELO abgelegt.

Ausblick

Weitere Informationen zu den Funktionen im Tab Ablegen finden Sie im Kapitel Einträge über die
Postbox ablegen.

Sie können in ELO abgelegte Dokumente verändern. Wenn das Dokument versionsverwaltet ist,
wird nach einer Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Die alte Version bleibt
erhalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Dokument auschecken und bearbeiten

• Neue Version laden

Dokument mit der Funktion 'Dokument aus Vorlage' ablegen

Sie wollen ein neues Dokument mithilfe einer Dokumentenvorlage erstellen.

Voraussetzungen

• Die Vorlagen müssen in einem Anwendungsprogramm wie z. B. Microsoft Word erstellt

worden sein.

• In ELO muss eine Dokumentenvorlage vorhanden sein, z. B. für Microsoft-Word-

Dokumente.

• Sie müssen den Ordner mit den Dokumentenvorlagen in ELO kennen.

Information

Über die Funktion Vorlagen (aufrufbar über: Menüband > Ansicht > Navigation)
springen Sie zum Ordner mit den Dokumentenvorlagen in ELO. Den Ablageort des
Ordners mit den Dokumentenvorlagen definieren Sie unter Menüband >
Benutzermenü > Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Ordner für
Dokumentenvorlagen.

•
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Sie müssen den Ablageort für das Dokument in ELO kennen.

Information

Mit entsprechender Berechtigung können Sie in ELO einen zentralen Ordner für Vorlagen
definieren. Sie finden die Einstellung dafür über Menüband > Benutzermenü >
Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Ordner für Dokumentenvorlagen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Öffnen Sie in der Baumstruktur den Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll.

3. Wählen Sie im Menüband Neu > Einfügen >Dokument aus Vorlage.

Tastaturbefehl: STRG + N

Der Dialog Dokument aus Vorlage erscheint.

4. Öffnen Sie den Ordner mit den Dokumentenvorlagen und wählen Sie die passende Vorlage
aus.

5. Wählen Sie OK .
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Der Dialog Metadaten für neues Dokument erscheint.

6. Wählen Sie in der Spalte Maskenauswahl eine Maske aus.

7. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

Information

Je genauer die eingegebenen Informationen ein Dokument beschreiben, desto

leichter lässt sich das Dokument später wiederfinden. Detaillierte Informationen zu
diesem Thema finden Sie im Kapitel Metadaten.

8. Sind alle Metadaten eingetragen, wählen Sie OK .

Der Dialog wird geschlossen. Die für die Vorlage vorgesehene externe Anwendung wird
gestartet und die Dokumentenvorlage wird geöffnet.

9. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

10. Speichern Sie das Dokument und schließen Sie die externe Anwendung.

Das neue Dokument befindet sich im zuvor gewählten Ordner in ELO.

11. Markieren Sie das Dokument in ELO.

12. Wählen Sie im Menüband Dokument > Einchecken.

Tastaturbefehl: ALT + I
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Eventuell erscheint der Dialog Versionsinformation. Geben Sie eine Versionsnummer und
einen Versionskommentar ein.

Ergebnis

Sie haben das neue Dokument in ELO abgelegt.

Ausblick

Sie können in ELO abgelegte Dokumente verändern. Wenn das Dokument versionsverwaltet ist,
wird nach einer Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Die alte Version bleibt
erhalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Dokument auschecken und bearbeiten

• Neue Version laden

Dynamischen Ordner anlegen

Mit der Funktion Dynamischer Ordner (aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband >
Suche > Ergebnis) können Sie eine ausgeführte Suche als einen dynamischen Ordner im
Funktionsbereich Ablage speichern.

In einem dynamischen Ordner werden nur Einträge angezeigt, die mit den Suchkriterien
übereinstimmen. Wird ein neues Dokument in ELO abgelegt, das mit den Suchkriterien
übereinstimmt, wird das neue Dokument automatisch im dynamischen Ordner angezeigt. So
können Sie sich z. B. in einem dynamischen Ordner alle Rechnungen mit dem Status Offen
anzeigen lassen.

Dynamische Ordner werden im Funktionsbereich Ablage gespeichert. Sie können den

Speicherort dort frei wählen.

Sie erkennen dynamische Ordner am Ordnersymbol mit Lupe.

Standardregister

Als Standardregister speichern

Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Verwalten > Strukturieren

Diese Funktion speichert die Ordnerstruktur eines aktuell markierten Ordners als
Standardregister. Ein Standardregister dient als Vorlage und kann beliebig oft wiederverwendet
werden.

Über die Funktion Standardregister einfügen kann das Standardregister in anderen Ordnern
eingefügt werden. Enthaltene Dokumente oder Unterordner mit mehr als zwei Ebenen werden
nicht gespeichert.

Vorgehen

1. Wählen Sie den Ordner aus, der die Unterstruktur enthält, die Sie als Standardregister
speichern möchten.

2. Wählen Sie im Menüband Verwalten > Strukturieren > Als Standardregister speichern.
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Der Dialog Als Standardregister speichern erscheint.

3. Geben Sie einen Namen für das neue Standardregister ein.

Optional: Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Optionen. Sie haben folgende
Möglichkeiten:

◦ Unterstrukturen aus der Vorlage mit in das Standardregister kopieren: Ist diese
Option aktiviert, werden alle Unterordner des gewählten Ordners in das
Standardregister übernommen.

◦ Dokumente aus der Vorlage mit in das Standardregister kopieren: Ist diese Option
aktiviert, werden die Dokumente im gewählten Ordner in das Standardregister
übernommen.

◦ Neues Standardregister für alle Benutzer sichtbar machen: Ist diese Option
aktiviert, kann das Standardregister von allen Benutzern (global) verwendet
werden. Ansonsten ist es ausschließlich für den Benutzer (lokal) verfügbar, der es
erstellt hat.

Globale Standardregister werden unter Administration // Default Indexes abgelegt.

Lokale Standardregister werden unter <Benutzername> // data // Default Indexes

abgelegt.

4. Wählen Sie OK .

Ergebnis

Das Standardregister wird gespeichert und steht Ihnen über die Funktion Standardregister
einfügen zur Verfügung.

Ausblick
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Um ein vorhandenes Standardregister zu löschen, wählen Sie im Funktionsbereich Ablage die

Funktion Standardregister löschen (aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Strukturieren). Der
Dialog Standardregister löschen erscheint. Dort wählen Sie das Standardregister aus, das Sie
löschen wollen.

Standardregister einfügen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Strukturieren

Mit dieser Funktion fügen Sie ein Standardregister in einen Ordner ein. Ein Standardregister ist
eine vordefinierte Unterstruktur innerhalb eines Ordners, wie z. B. ein Register mit
Firmennamen, Monaten, A-Z.

Voraussetzung: Um die folgenden Schritte ausführen zu können, müssen Sie mindestens ein
Standardregister erstellt haben. Nutzen Sie dafür die Funktion Als Standardregister speichern.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Markieren Sie den Ordner, in den Sie ein Standardregister einfügen wollen.

3. Wählen Sie im Menüband Verwalten > Strukturieren > Standardregister einfügen.

Der Dialog Standardregister einfügen erscheint.

4. Wählen Sie das gewünschte Standardregister aus.

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Ergebnis

Das Standardregister wird in den Ordner eingefügt.

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Metadaten bearbeiten
Über die Funktion Metadaten (aufrufbar über: Menüband > Tab Verwalten) schauen Sie sich die
Metadaten zum Eintrag an.

Wenn Sie dazu berechtigt sind, können Sie die Metadaten bearbeiten.

Metadaten sind Daten über einen Ordner oder ein Dokument.

Sie umfassen Informationen über den Eintrag selbst, zum Beispiel wann er abgelegt wurde oder
unter welchem Namen er im Funktionsbereich Ablage erscheint. Weiterhin umfassen sie die
Berechtigungsstruktur für den Eintrag, also wer in welchem Umfang Zugriff auf den Eintrag hat.
Die Qualität einer Ablage hängt stark von der Qualität der Metadaten ab. Mit Metadaten ist es
möglich, Dokumente standardisiert zu erfassen und schnell in ELO abzulegen. Außerdem
erleichtern Metadaten die Suche.

Zusätzlich zum bisherigen Metadatenmodell wurde mit der Version ELO 21 eines neues
Metadatenmodell eingeführt. Beide Modelle werden parallel verwendet. Im Folgenden werden
diese Metadatenmodelle als Generation 1 (Gen. 1) und Generation 2 (Gen. 2) bezeichnet.

In Gen. 2 ändert sich die Darstellung von Formularen und Masken im Dialog Metadaten. Das
Konzept der Metadaten bleibt bestehen.

Es gibt drei Möglichkeiten, den Dialog Metadaten manuell zu öffnen. Markieren Sie einen Eintrag
und

• wählen Sie im Menüband Verwalten > Metadaten.

• öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie Metadaten.
• führen Sie den Tastaturbefehl F4 aus.

In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen über die Eingabe von Metadaten. Wählen Sie
einen der folgenden Links, um direkt zu einem Thema zu gelangen:

• Masken
• Felder
• Tab 'Basis'
• Tab 'Zusatztext'
• Tab 'Optionen'
• Tab 'Berechtigungen'
• Tab 'Änderungschronik'
• Tab 'Weitere Infos'
• Personenbezogene Daten kenntlich machen
• Einträge mit personenbezogenen Daten löschen
• Metadaten eingeben mit ELO Click-OCR

Information

ELO kann Metadaten aus Barcodes übernehmen, wenn das Modul ELO Barcode installiert
ist. Informationen zum Modul ELO Barcode und zur Einrichtung über die ELO
Administration Console finden Sie in der Dokumentation ELO Barcode.
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Masken

Mithilfe von Masken geben Sie Metadaten ein. Masken enthalten speziell auf Dokumenttypen
zugeschnittene Vorgaben. So erhalten beispielsweise alle Dokumente eines Typs dieselben
Berechtigungseinstellungen und werden über ein festes Schema in ELO abgelegt.

Die Darstellung und die Funktionen in den Masken sind abhängig vom Metadatenmodell.

Metadatenmaske Gen. 2

Metadatenmaske Gen. 1
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Im Bereich Maskenauswahl erscheinen die verfügbaren Masken. Es werden entweder die

Masken für Ordner oder für Dokumente angezeigt, jeweils in Abhängigkeit vom markierten
Eintrag in ELO.

Information

Über den Button Masken ausblenden (nach links zeigender Pfeil) können Sie den Bereich
Maskenauswahl einklappen. Wenn der Bereich eingeklappt ist, können Sie den Bereich
über den Button Masken anzeigen (nach rechts zeigender Pfeil) ausklappen.

Beachten Sie

Beim Wechsel der Maske können Metadaten verloren gehen oder falsch zugeordnet
werden.

Felder

Die Metadaten zu einem Eintrag geben Sie über Felder ein.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Feldern ab. Es
gibt unterschiedliche Typen von Feldern, die wiederum von Maske zu Maske unterschiedlich
angelegt sein können.

Textfeld: In ein Textfeld lassen sich Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen eingeben.
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Pflichtfeld: Felder lassen sich so konfigurieren, dass sie befüllt werden müssen, um die Eingabe
der Metadaten erfolgreich abzuschließen. Pflichtfelder erkennen Sie am roten Sternchen und an
der roten Markierung des Feldes. Die untere Zeile des Dialogs weist auf mögliche Konflikte hin.

Beachten Sie

Tragen Sie in Feldern keine Wörter ein, die eine Operatorbedeutung für die Suche haben
(NOT, OR, AND). Andernfalls können Probleme auftreten, wenn Sie nach diesen Wörtern
suchen.

Symbole

Wenn sich innerhalb eines Felds ein Symbol befindet, bedeutet dies, dass ELO Sie bei der
Eingabe des Feldinhalts unterstützt.

Es gibt folgende Arten von Hilfsmitteln:

Stichwortliste

Drop-down-Menü

Kalender

Uhr

Relation

Stichwortlisten

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung von Eingaben und beschleunigen die Eingabe von
Metadaten.

Es gibt zwei Arten von Feldern mit Stichwortlisten:

• Die Eingabe ist nur durch die Stichwortliste möglich.

• Die Eingabe ist durch die Stichwortliste oder durch freie Eingabe möglich.

Wenn Sie in ein Feld klicken und die Stichwortliste erscheint, ist keine freie Eingabe möglich.

Information

Die folgenden Funktionen stehen nur in den Metadatenmasken der Gen. 1 zur Verfügung.

Sie können in diese Felder mehrere Stichwörter eintragen, die Sie durch ein Pilcrow-Zeichen (¶)
trennen.
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Beachten Sie

Stichwörter, die ein Pilcrow-Zeichen beinhalten, werden als Liste von Stichwörtern
behandelt, da Pilcrow-Zeichen als Trennzeichen zwischen mehreren Werten eingesetzt
werden.

Stichwortliste automatisch aufklappen: Ist diese Option aktiviert, wird die Stichwortliste
automatisch geöffnet, sobald Sie in einem Feld mit Stichwortliste zu tippen beginnen.

Information

Sie aktivieren bzw. deaktivieren die Option Stichwortliste automatisch aufklappen per
Mausklick oder über den Tastaturbefehl STRG + K.

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen deaktiviert, müssen Sie die Stichwortliste
über das Listensymbol am Ende des jeweiligen Feldes öffnen.

Alternativ: Öffnen Sie die Stichwortliste über die F7-Taste.

Um die Stichwortliste zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen
Stichwortlisten-Eintrag.

Über das Kontextmenü können Sie neue Stichwortlisten-Einträge oder Untereinträge hinzufügen.
Sie können bestehende Stichwortlisten-Einträge oder Untereinträge bearbeiten oder löschen.

Im Dialog Stichwortlisteneditor ändern Sie den Namen eines Stichworts.

Außerdem stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

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Stichwort zusammensetzen: Wenn ein Stichwort über Untereinträge verfügt, können Sie über
diese Option festlegen, dass die Untereinträge immer zusammen mit dem übergeordneten
Stichwort in das Feld übernommen werden. Dabei muss die Option für das übergeordnete
Stichwort aktiviert werden.

Enthält Ihre Stichwortliste z. B. das Stichwort Rechnung mit den Untereinträgen Meier und Müller
, wird entweder der Ausdruck Rechnung Meier oder der Ausdruck Rechnung Müller übernommen.
Sie können nur zwischen den Untereinträgen des Stichworts wählen.

Stichwort deaktivieren: Über diese Option können Sie ein Stichwort stilllegen. Das Stichwort
kann nicht mehr ausgewählt werden und wird ausgegraut angezeigt.

Relationen

Felder des Typs Relation dienen der Verknüpfung eines Feldes mit Metadaten eines anderen
Eintrags.

Über das Kettensymbol öffnen Sie eine Liste mit den Einträgen. Wählen Sie darin den Eintrag
aus, den Sie verknüpfen möchten. Über die Maus oder die Pfeiltasten navigieren Sie durch die
Liste.

Klicken Sie auf den Titel einer Spalte, um die Liste zu sortieren. Sie können Spalten über das
Kontextmenü aus- und einblenden, das Sie über einen Rechtsklick in den Spaltentiteln aufrufen.
25 ELO Java Client

Sie können direkt aus den Metadaten des Eintrags zu den Metadaten des verknüpften Eintrags
wechseln. Wählen Sie hierfür das Pfeilsymbol. Alternativ öffnen Sie über einen Rechtsklick auf
das Relationsfeld das Kontextmenü und wählen Gehe zu. Die Metadaten des verknüpften
Eintrags erscheinen in einem neuen Dialog Metadaten.

Weitere Funktionen im Dialog 'Metadaten'

Folgende zusätzliche Funktionen bietet Ihnen der Dialog Metadaten:

Rückgängig (STRG + Z)

Mit dem Tastaturbefehl STRG + Z nehmen Sie die letzte Aktion in einem Feld zurück.

Alternativ (nur Gen. 1): Rufen Sie im Kontextmenü des Feldes (rechte Maustaste) die Funktion
Rückgängig auf.

Wiederholen (STRG + Y)

Mit dem Tastaturbefehl STRG + Y wiederholen Sie die letzte zurückgenommene Aktion in einem
Feld.

Alternativ (nur Gen. 1): Rufen Sie im Kontextmenü des Feldes (rechte Maustaste) die Funktion
Wiederholen auf.

Für Masken der Gen. 1 stehen Ihnen zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:

• Metadaten automatisch füllen

• Anheften
• Letzte Eingabe verwenden
• Spaltenindex-Trennzeichen einfügen
• Metadaten laden
• Metadaten speichern

Nachfolgend werden diese Funktionen kurz erläutert.

26 ELO Java Client

Metadaten automatisch füllen

Über den Button Metadaten entsprechend der zuletzt gespeicherten/angezeigten Eingaben

befüllen [F3] (Symbol mit grünem Pfeil) können Sie die Metadaten übernehmen, die Sie zuletzt
eingegeben bzw. aufgerufen haben.

Alternativ: Rufen Sie die Funktion über die F3-Taste auf.

Information

Die Daten in den Feldern Dateiname, Eintragstyp und Dokumentenpfad werden mit
dieser Funktion nicht überschrieben. Die ursprünglichen Daten bleiben in diesen Feldern
erhalten.

Eingabe an Feld anheften (Nur in der Postbox)

Um in der Postbox ein Feld in mehreren Dokumenten mit demselben Wert zu befüllen,
aktivieren Sie die Funktion Eingabe an Feld anheften über die F8-Taste.

Alternativ: Rufen Sie im Kontextmenü des Feldes (rechte Maustaste) die Funktion Eingabe an
Feld anheften auf.

Ein Pinnnadelsymbol erscheint.

Sobald Sie das nächste Dokument mit demselben Feld ablegen, wird automatisch der zuvor
eingetragene Wert übernommen.

Beachten Sie

Der Wert wird nur für eine Sitzung gespeichert. Sobald Sie den ELO Java Client schließen,
"vergisst" das Programm den Wert.

Letzte Eingabe verwenden

Um einen Wert aus einem Feld bei der nächsten Eingabe der Metadaten erneut zu verwenden,
verwenden Sie die F9-Taste.

Beachten Sie
27 ELO Java Client

Der Wert wird nur für eine Sitzung gespeichert. Sobald Sie den ELO Java Client schließen,
"vergisst" das Programm den Wert.

Spaltenindex-Trennzeichen einfügen

Um mehrere Werte in einem Feld zu speichern, trennen Sie die einzelnen Werte durch ein
Pilcrow-Zeichen (¶). Verwenden Sie dazu den Tastaturbefehl STRG + P.

Alternativ: Rufen Sie im Kontextmenü des Feldes (rechte Maustaste) die Funktion Spaltenindex-
Trennzeichen einfügen auf.

Metadaten laden

Über diesen Button können Sie eine Metadatendatei (Dateiendung .es8) in die aktuellen
Metadaten des Dokuments laden. In ES8-Dateien werden die Metadaten eines ELO Eintrags
gespeichert.

Alternativ: Rufen Sie die Funktion über den Tastaturbefehl STRG + L auf.

Information

Wenn Sie eine ES8-Datei in die Metadaten laden, werden die vorhandenen Metadaten
ohne Rückfrage überschrieben.

Metadaten speichern

Über diesen Button können Sie eine Datei mit den Metadaten des aktuellen Ordners oder
Dokuments als ES8-Datei speichern.

Alternativ: Rufen Sie die Funktion über den Tastaturbefehl STRG + S auf.
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Tabs

Masken sind untergliedert in Tabs. Folgende Standard-Tabs gibt es:

• Basis
• Zusatztext (nur bei Masken der Gen. 1)
• Optionen
• Berechtigungen
• Änderungschronik
• Weitere Infos

Nachfolgend werden die Standard-Tabs kurz beschrieben. Weitere Tabs erscheinen je nach
Einstellungen der Maske.

Tab 'Basis'

Beim Öffnen des Dialogs Metadaten erscheint zuerst der Tab Basis. Er enthält mindestens die
folgenden Standardfelder:

Kurzbezeichnung: Name des Eintrags, der im Funktionsbereich Ablage in der Baumstruktur

angezeigt wird.

Dokumentendatum (Gen. 2)/Datum (Gen. 1): Das Dokumentendatum bezieht sich auf das
Datum, das die zugrunde liegende Datei zuletzt aufgewiesen hat. Bei Änderungen am
Dokument lässt sich das Dokumentendatum aktualisieren.

Das Dokumentendatum kann auch manuell bearbeitet werden. Dazu steht die Kalenderfunktion
zur Verfügung.

In Masken der Gen. 1 akzeptiert das Feld Eingaben mit folgender Syntax:

• +x = Heute in X Tagen
• +xd bzw. +xt = Heute in X Tagen (d für days/ t für Tage)
• +xm = Heute in X Monaten (m für months bzw. Monate)
• +xy bzw. +xj= Heute in X Jahren (y für years/ j für Jahre)
• Um ein Datum in der Vergangenheit einzutragen, verwenden Sie statt + (Plus)
entsprechend - (Minus)

Beispiel 1

Am 02.12.2019 wird mit der Angabe +1m das Datum 02.01.2020 eingetragen. Durch die Angabe
-1j würde hingegen das Datum 02.12.2018 verwendet.

Zudem erweitert ELO folgende Kurzangaben automatisch:

• Aus 05 wird 05.<aktueller Monat>.<aktuelles Jahr>

•
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Aus 05.12 wird 05.12.<aktuelles Jahr>

Beispiel 2

Am 02.12.2019 wird mit der Angabe 31 das Datum 31.12.2019 eingetragen.

Ablagedatum: Das Ablagedatum bezieht sich auf den Zeitpunkt der Ablage in ELO.

Version (Gen. 2)/Aktuelle Version (Gen. 1): Zeigt, falls eingegeben, die individuelle
Versionsnummer. Damit ist nicht der fortlaufende Versionszähler gemeint.

Bearbeiter: Zeigt die Person, die das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Nur bei Ordnern:

ELOINDEX: Dieses Feld dient dem Indexaufbau. Bei der automatischen Ablage von Dokumenten
erkennt ELO durch den ELOINDEX, wo das Dokument abgelegt werden soll.

Tab 'Zusatztext'

Information

Dieser Tab erscheint nur in Masken der Gen. 1.

In dieses Textfeld können Sie Informationen eintragen, die nicht durch die weiteren Felder
abgedeckt werden, z. B. eine genauere Beschreibung oder einen Kommentar. Das Feld kann
auch für Skripteinstellungen verwendet werden.

Tab 'Optionen'

Im Tab Optionen legen Sie Merkmale und Verhaltensweisen eines Eintrags fest. Je nachdem, ob
Sie Metadaten eines Dokuments oder eines Ordners eingeben, werden unterschiedliche
Einstellmöglichkeiten angezeigt.
30 ELO Java Client

Allgemeine Optionen

Für alle Ordner und Dokumente sind die folgenden Einstellungen im Tab Optionen verfügbar:

Information

Weitere Informationen zu den Feldern Personenbezug, Ende Löschfrist und Ende

Aufbewahrungsfrist finden Sie in den Kapiteln Personenbezogene Daten kenntlich
machen und Einträge mit personenbezogenen Daten löschen.

Vertraulichkeit: Sie können eine von fünf Vertraulichkeitsstufen für den Eintrag festlegen. Die
Vertraulichkeitsstufe wird im Anzeigebereich über der Dokumentenvorschau angezeigt.

Beachten Sie

Wenn Sie für einen Eintrag eine Vertraulichkeitsstufe eingestellt haben, können Sie die
Vertraulichkeitsstufe ändern, aber nicht wieder entfernen.

Eintragstyp: Mit dieser Option legen Sie den Typ des Eintrags fest, z. B. ob es sich um ein Word-
oder PDF-Dokument handelt. Entsprechend den hier vorgenommenen Einstellungen wird das
Symbol des Dokuments in der Listendarstellung in ELO angezeigt.

Schriftfarbe: Wählen Sie eine Farbe für den Eintrag, um Ihre Ablagestruktur optisch zu
verdeutlichen.
31 ELO Java Client

Kurzbezeichnung übersetzen: Ist diese Option aktiviert, wird die Kurzbezeichnung des Eintrags
in der jeweils gewählten Anzeigesprache angezeigt.

Beachten Sie

Damit die Übersetzung angezeigt werden kann, muss für die Kurzbezeichnung eine
Übersetzung in die Übersetzungstabelle eingetragen werden. Außerdem muss die Maske
entsprechend konfiguriert sein. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrer Administration.

Startpunkt für die Replikation: Über diese Option können Sie einen Ordner als Startpunkt für die
Replikation definieren. Nach dem nächsten Replikationsvorgang befindet sich dieser Ordner in
der Replication Base des Ziel-Repositorys. Dort muss der neue Ordner von der Administration an
der gewünschten Stelle im Ziel-Repository eingefügt werden. Damit besteht die Möglichkeit,
Teilbereiche von Repositorys miteinander zu replizieren, obwohl diese nicht in identischen
Strukturen abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für ELO
Replication.

Objekt-ID und GUID: Diese erste Nummer in diesem Feld ist die interne ELO Objekt-ID. Diese
Angabe dient vor allem zu Ihrer Information und ist nicht veränderbar. Die Objekt-ID wird
beispielsweise bei einer Überprüfung der Prüfsumme benötigt.

Die Zeichenfolge in Klammern gibt die GUID des Eintrags an. Bei der GUID (Globally Unique
Identifier) handelt es sich um eine einzigartige Identifikationsnummer. Sie wird automatisch
vergeben und kann nicht verändert werden. Dadurch wird jeder Eintrag, auch über Repository-
Grenzen hinweg, eindeutig identifizierbar.

Abgelegt von: Hier wird der Benutzer eingetragen, der den Eintrag angelegt hat.

Optionen für Dokumente

Folgende Optionen stehen nur für Dokumente zur Verfügung:

• Dokumentenstatus
• Dokumentenpfad
• Verschlüsselung
• In den Volltext aufnehmen
• Freigabedokument
• Dateiname

Dokumentenstatus: Wählen Sie über das Drop-down-Menü den Bearbeitungsstatus des Eintrags:

• Keine Versionskontrolle: Von dem Dokument wird nur eine Version gespeichert. Die vorige
Version wird dabei gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.

Achtung

Wenn Sie diese Option auswählen, wird mit jedem neuen Speichern die alte
Version überschrieben. Auch die Funktion Dokument > Versionen > Neue Version
laden erstellt keine neue Version, sondern überschreibt die aktuelle Version. Daher
raten wir von der Wahl dieser Option ab.
32 ELO Java Client

Wenn Sie Dateien an Dokumente ohne Versionskontrolle anbinden, kann nur eine
Datei angebunden werden. Wird eine weitere Datei angebunden, wird die erste
Dateianbindung überschrieben.

• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue

Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt
werden.

• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Metadaten werden durch
ELO unterbunden.

Achtung

Der Dokumentenstatus Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht

werden.

Dokumentenpfad: Hier sehen Sie, welcher Dokumentenpfad (Speicherpfad) für den Eintrag
eingestellt ist.

Verschlüsselung: Hier können Sie einen Verschlüsselungskreis wählen, um Dokumente zu

verschlüsseln. Dies können z. B. Dokumente aus einer einzelnen Abteilung sein. Beim Aufruf
eines Dokuments muss das Passwort des Verschlüsselungskreises eingegeben werden.
Verschlüsselungskreise werden von administrativer Seite festgelegt. Weitere Informationen
finden Sie im Kapitel Verschlüsselungskreise.

Achtung

Sie können die Verschlüsselung nicht rückgängig machen. Verschlüsselte Dokumente

bleiben verschlüsselt.

In den Volltext aufnehmen: Aktivieren Sie diese Funktion, um das Dokument in den Volltext
aufzunehmen. Jedes Wort wird indiziert und steht für die Suche bereit.

Freigabedokument: Ist diese Option aktiviert, werden neue Versionen des Dokuments nicht
automatisch zur Arbeitsversion. Personen mit dem Recht Autor für Freigabedokumente legen
fest, welche Version des Dokuments die Arbeitsversion sein soll.

Zwei Eigenschaften unterscheiden ein Freigabedokument von einem normalen Dokument.

• Nach der Bearbeitung wird beim Einchecken des Dokuments eine neue Version erzeugt.
Die neue Version wird nicht automatisch zur Arbeitsversion. Um eine Version des
Dokuments zur Arbeitsversion zu machen, nutzen Sie die Funktion Als Arbeitsversion
setzen (aufrufbar über: Menüband > Dokument > Dokument-Versionen).
• Vor dem Bearbeiten eines Freigabedokuments erscheint der Dialog Auschecken und
Bearbeiten. Darin können Benutzer wählen, ob sie die Arbeitsversion oder gegebenenfalls
die neueste Dokumentversion auschecken und bearbeiten möchten.

Dateiname: Hier wird der Dateiname des Dokuments angezeigt, wie er beispielsweise beim
Speichern außerhalb von ELO lauten würde.
33 ELO Java Client

Optionen für Ordner

Folgende Optionen stehen nur für Ordner zur Verfügung:

• Sortierung
• Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen

Sortierung: Hier können Sie festlegen, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.

• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A bis Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z bis A.
• Datum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Datum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.
• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der
Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Ist diese Option aktiviert, wird das
erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Tab 'Berechtigungen'

Im Tab Berechtigungen wird aufgelistet, wer Zugriff auf den gewählten Eintrag hat. Sie können
die Einstellungen ändern, falls Sie entsprechend berechtigt sind.

Information

Sie können die Berechtigungen für einen Eintrag direkt über die Funktion Berechtigungen
(aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften) aufrufen und bearbeiten.
34 ELO Java Client

Benutzer/Gruppe hinzufügen: Über dieses Feld suchen Sie die gewünschte Person bzw. die
gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.

Um eine Person oder eine Gruppe auszuwählen, wählen Sie den entsprechenden Vorschlag aus.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie
ein Drop-down-Menü. Darin erscheinen die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und Sie
können diese erneut auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den
gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren

Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Berechtigungen.

Folgende Optionen gibt es:

Zugriffsrecht Beschreibung
Sehen (R) Einträge und Metadaten sehen, Anmerkungen hinzufügen
Metadaten ändern
(W)
Einträge als gelöscht markieren. Nur Personen mit administrativen
Löschen (D)
Rechten können Einträge endgültig löschen.
35 ELO Java Client

Zugriffsrecht Beschreibung
• Dokumente: Dokumente bearbeiten, z. B. einchecken, auschecken,
neue Version laden, Arbeitsversion ändern.
• Ordner: Keine Auswirkung. Wird dieses Zugriffsrecht bei Ordnern
Bearbeiten (E)
vergeben, können darin abgelegte Einträge dieses Zugriffsrecht
automatisch erben.

Ordner: Inhalt eines Ordners verändern, z. B. Dokumente darin erstellen,

Liste bearbeiten (L)
verschieben, kopieren oder entfernen, Referenz einfügen oder löschen.
Berechtigungen
Berechtigungen ändern
setzen (P)

Information

Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen
Klammern dargestellt.

Persönlich (oranges Benutzersymbol): Über den Button Persönlich geben Sie sich selbst
alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe: UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen
wollen, die auch in der anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen,
markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und wählen Sie UND-Gruppe.

Mitglieder der Gruppe: Wenn Sie eine Gruppe auswählen, erscheint eine Liste der Mitglieder.

Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden
Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.

Berechtigungen entziehen: Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu

entziehen, wählen Sie auf X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten
Gruppe.

Beachten Sie

Wenn Sie einem Objekt Ihre eigenen Leserechte entziehen, können Sie den Eintrag nicht
mehr sehen. Wenn Sie das Recht Berechtigungen setzen entfernen, können Sie die
Berechtigungseinstellungen nicht mehr ändern.

Berechtigungen für Einträge in Spaces

Es gibt zusätzliche Berechtigungsmöglichkeiten für Einträge, die in einem Space erstellt

wurden.

Weitere Informationen zu Spaces finden Sie im Abschnitt Spaces.

36 ELO Java Client

Berechtigung nur für Mitglieder im Space <Space-Name>: Benutzer und Gruppenmitglieder mit
dieser Berechtigung können nur dann auf den Eintrag zugreifen, wenn sie Mitglied im
entsprechenden Space sind.

Information

Diese Option erscheint nur für Einträge, die in einem Space erstellt wurden. Für Einträge,
die außerhalb eines Space erstellt wurden, aber in einem Space angezeigt werden,
gelten die Berechtigungen des Eintrags in der Ablage.

Wenn Sie diese Option aktivieren, gelten für Gruppenmitglieder die Berechtigungen, die sich
aus der Schnittmenge ihrer Rolle im Space und den im Dialog Metadaten aktivierten
Zugriffsrechten ergeben.

Bei einzelnen Benutzern setzen sich die geltenden Berechtigungen für den Eintrag ebenfalls aus
dieser Schnittmenge zusammen.
37 ELO Java Client

Die geltenden Berechtigungen sehen Sie, wenn Sie im Dialog Metadaten einen Benutzer oder
eine Gruppe auswählen.

Beispiel

Ein Benutzer hat im Workspace Stellen und Bewerber die Rolle Teilnehmer. Teilnehmer haben
die Zugriffsrechte RWDEL für Einträge. Der Benutzer ist auch Mitglied der Gruppe Teamleiter.
Diese Gruppe hat im Dialog Metadaten alle Zugriffsrechte für den Eintrag.

Für diesen Eintrag hat der Benutzer nur die Zugriffsrechte RWDEL, da nur diese Zugriffsrechte an
beiden Stellen übereinstimmen.

Andere Mitglieder der Gruppe Teamleiter haben keinen Zugriff auf den Eintrag, wenn sie nicht
auch Mitglieder des Workspace sind.

Einem Nicht-Mitglied Zugriff auf einen Eintrag gewähren

Sie können Benutzern, die nicht Mitglied eines Space sind, über Zugriffsrechte Zugriff auf
Einträge im Space gewähren. Benutzer können diese Einträge z. B. über die Suche oder über ELO
Links aufrufen.
38 ELO Java Client

Beispiel

Eine Personalleiterin möchte einem Abteilungsleiter den Zugriff auf eine Bewerbung gewähren,
die im Workspace der Personalabteilung erstellt wurde. Der Abteilungsleiter soll die Bewerbung
lesen und die Metadaten bearbeiten können. Hierfür kann die Personalleiterin im Tab
Berechtigungen den Abteilungsleiter hinzufügen und ihm die Zugriffsrechte R und W erteilen.

Ausblick

Wenn Sie im Dialog Metadaten die Berechtigungen eines Ordners ändern, können die neuen
Berechtigungen an die untergeordneten Einträge (Unterordner und Dokumente) weitergereicht
werden. Nach einer Änderung erscheint der Dialog Berechtigungen geändert. Legen Sie fest, wie
sich die Änderung auswirken soll.
39 ELO Java Client

Beachten Sie

Die Änderungen wirken sich nicht auf Referenzen aus, da diese die
Berechtigungseinstellungen des Originaleintrags behalten.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Berechtigungen nicht weiterreichen: Die Änderungen werden nicht für die Dokumente und
Unterordner im Ordner übernommen.

Berechtigungen an die Untereinträge weiterreichen: Sämtliche Berechtigungen werden an die

Einträge im Ordner weitergereicht.

Nur Veränderungen nachführen, sonstige Berechtigungen beibehalten: Es werden nur die

Berechtigungen weitergereicht, die zu Änderungen an den Berechtigungen für die Dokumente
und Unterordner im Ordner führen.

Anwenden auf: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, ob die Änderungen auf alle
Untereinträge oder nur auf Ordner bzw. Dokumente angewendet werden soll.

Tab 'Änderungschronik'

Bei versionskontrollierten Dokumenten werden Änderungen an den Metadaten dokumentiert.

Diese Dokumentation finden Sie im Tab Änderungschronik .
40 ELO Java Client

Die Änderungschronik ist in zwei Bereiche unterteilt:

Der obere Bereich zeigt, welche Benutzer zu welchen Zeitpunkten Änderungen vorgenommen
haben.

Im unteren Bereich erscheinen die Änderungen, die der jeweils gewählte Benutzer
vorgenommen hat.

Tab 'Weitere Infos'

Information

Dieser Tab erscheint nur dann, wenn Sie von administrativer Seite dafür berechtigt
wurden.

Der Tab Weitere Infos stellt weitere Felder in der Datenbank (Maps) zur Verfügung. Diese Felder
lassen sich für Skripte, Workflows und weitere Zwecke nutzen.

Personenbezogene Daten kenntlich machen

Im Dialog Metadaten finden Sie im Tab Optionen drei Felder, die Ihnen ermöglichen, Einträge
mit personenbezogenen Daten wiederzufinden und fristgerecht zu löschen.

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug enthalten ist, tragen Sie in diesem Feld ein
geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein. Ziel dieses Begriffs ist, den
Eintrag über die Metadatensuche ausfindig zu machen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine
unternehmensweite Systematik für die Vergabe der Begriffe. Auf diese Weise können Sie
Einträge finden, die personenbezogene Daten von einer Person enthalten. Sie können darüber
41 ELO Java Client

hinaus aber auch alle Einträge suchen, die personenbezogene Daten enthalten – unabhängig
von der Person.

Ende Löschfrist: Tragen Sie ein, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden
muss. Dieses Datum muss zeitlich nach dem Datum liegen, das Sie im Feld Ende
Aufbewahrungsfrist eintragen. Sie können das Datum über das Kalendersymbol im Feld
auswählen.

Beachten Sie

Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig
ausgefüllt, erscheint ein Dialog, der darauf hinweist, dass kein Personenbezug
eingetragen wurde. Sie können den Dialog deaktivieren über Menüband > Benutzermenü
> Konfiguration > Dialoge.

Ende Aufbewahrungsfrist: Tragen Sie ein, bis zu welchem Datum der Eintrag aufbewahrt werden
muss. Bevor das eingetragene Datum erreicht ist, ist es nicht möglich, den Eintrag zu löschen.
Sie können das Datum über das Kalendersymbol im Feld auswählen.

Beachten Sie

Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Information

In der ELO Administration Console kann eine Aufbewahrungsfrist voreingestellt werden.

Wird ein Eintrag mit der entsprechenden Maske abgelegt, wird das Feld Ende
Aufbewahrungsfrist automatisch ausgefüllt.

Einträge mit personenbezogenen Daten löschen

Sinn der Markierung von Einträgen mit personenbezogenen Daten ist, die entsprechenden
Einträge gesetzeskonform zu löschen. Es gibt folgende Möglichkeiten, um Einträge mit
personenbezogenen Daten zu löschen:

• Über die Suche

• Mit der Funktion Verfallsdokumente löschen

Vorgehen über die Suche

1. Um Einträge mit personenbezogenen Daten zu löschen, führen Sie zunächst eine Suche
durch. Hier bietet sich an, die Suche anhand der Felder Ende Löschfrist oder Ende
Aufbewahrungsfrist einzugrenzen.

2. Im Suchergebnis wählen Sie die Einträge aus, die gelöscht werden müssen. Um mehrere
Einträge zu markieren, drücken Sie die STRG-Taste und klicken Sie auf alle Einträge, die
Sie auswählen möchten. Falls Sie alle Einträge auswählen möchten oder alle Einträge
zusammenhängen, die Sie auswählen möchten, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und
klicken Sie auf den obersten und den untersten Eintrag, den Sie auswählen möchten.

3.
42 ELO Java Client

Sobald Sie den Eintrag oder die Einträge im Suchergebnis markiert haben, wählen Sie im
Menüband Verwalten > Löschen. Wählen Sie im Auswahldialog In ELO löschen.

Ergebnis

Die Einträge sind nicht mehr im Funktionsbereich Ablage sichtbar.

Achtung

Die Einträge sind nicht final gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Diese Markierung
signalisiert der Administration, dass sie die Einträge dauerhaft aus ELO entfernen muss.
Nähere Informationen finden Sie unter Gelöschte Einträge einblenden und Dauerhaft
entfernen.

Vorgehen mit der Funktion 'Verfallsdokumente löschen'

Beachten Sie

Mit der Funktion Verfallsdokumente löschen, werden nicht nur Einträge mit
Personenbezug, sondern alle Einträge, deren Aufbewahrungsfrist überschritten ist,
gelöscht.

1. Wählen Sie im Menüband Verwalten > System > Verfallsdokumente löschen.

Der Dialog Verfallsdokumente löschen erscheint.

2. Wählen Sie aus, ob Nur Dokumente oder Dokumente und Ordner mit überschrittener
Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Ergebnis

Die Einträge sind nicht mehr im Funktionsbereich Ablage sichtbar.

Achtung

Die Einträge sind nicht final gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Diese Markierung
signalisiert der Administration, dass sie die Einträge dauerhaft aus ELO entfernen muss.
Nähere Informationen finden Sie unter Gelöschte Einträge einblenden und Dauerhaft
entfernen.

Metadaten eingeben mit der ELO Click-OCR

Bei der Eingabe der Metadaten können Sie die eingebaute Texterkennung als Hilfsmittel nutzen.
Dabei übernehmen Sie Texte aus dem Dokument per ELO Click-OCR in die Maske. Durch die
automatische Übernahme werden Fehler beim manuellen Abtippen vermieden. Das
nachfolgende Beispiel erklärt die Vorgehensweise.

Die Click-OCR funktioniert in allen Funktionsbereichen. In diesem Beispiel wird das Vorgehen
über den Funktionsbereich Postbox beschrieben.

Information
43 ELO Java Client

Damit die ELO Click-OCR funktioniert, muss der entsprechende OCR-Dienst installiert
sein.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Postbox.

2. Wählen Sie das Dokument aus, bei dem Sie die Metadaten bearbeiten wollen.

Das Dokument erscheint im Anzeigebereich.

3. Wählen Sie im Menüband Ablegen > Metadaten.

Der Dialog Metadaten erscheint.

4. Wählen Sie die gewünschte Maske aus.

5. Klicken Sie in das Feld, in das Sie Metadaten übernehmen wollen.

Der Cursor blinkt im gewählten Feld.

6. Ziehen Sie den Mauszeiger im Dokument (Vorschau) auf die Stelle mit der gewünschten
Information.

Information

Erkennt die ELO Click-OCR ein Textelement (Wort oder Zahl), sehen Sie dies an der
Hervorhebung und dem Erscheinen eines Tooltips mit dem erkannten Text.

7. Klicken Sie auf den erkannten Text, den Sie übernehmen wollen.

Information

Wenn Sie mehrere Begriffe hintereinander übernehmen wollen, selektieren Sie

jeden einzelnen Begriff, während Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt halten. Lassen
Sie die Maustaste nach jedem Begriff los. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie
alle gewünschten Begriffe übertragen haben.

Ergebnis

Die erkannte Textinformation wird in das gewählte Feld übernommen.

44 ELO Java Client

Berechtigungen auflisten

Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Über die Funktion Berechtigungen auflisten können Sie sich zu jedem Ordner in ELO die
Berechtigungen anzeigen lassen. Die Funktion ist für Administratoren gedacht, die sich schnell
und unkompliziert über die Berechtigungsstrukturen informieren wollen.

Information

Die Funktion steht nur für Ordner zur Verfügung. Informationen zu den Berechtigungen
eines Dokuments finden Sie im Dialog Metadaten im Tab Berechtigungen.

Dieser Dialog zeigt die Berechtigungen für einen markierten Ordner und seine Untereinträge an.

Filter: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Untereinträge ( Alle Einträge, Nur
Ordner oder Nur Dokumente) die Berechtigungen angezeigt werden sollen.

inklusive Referenzen: Um die Berechtigungen von Referenzen ebenfalls aufzulisten, aktivieren

Sie die Option inklusive Referenzen.

Ausgewählter Ordner: Hier sehen Sie, welchen Ordner Sie ausgewählt haben.

Fortschritt: Solange nach Berechtigungen für die getroffene Auswahl gesucht wird, erscheint
neben Fortschritt ein grüner Balken, der die voraussichtliche Dauer des Vorgangs visualisiert.
45 ELO Java Client

In der Spalte unter Fortschritt sehen Sie die gefundenen Sets an Berechtigungen im gewählten
Ordner. Wenn Sie eines der Sets ausklappen (Dreieckssymbol) sehen Sie, welche Untereinträge
dieses Set an Berechtigungen verwenden.

Gehe zu: Über den Button Gehe zu springen Sie zum jeweiligen Eintrag in ELO.

Zur Ansicht öffnen: Über den Button Zur Ansicht öffnen öffnen Sie das jeweilige Dokument in
einer externen Anwendung.

Benutzer/Gruppe hinzufügen

Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die
gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden
Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie
ein Drop-down-Menü. Darin erscheinen die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und Sie
können diese erneut auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den
gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Berechtigungseinstellungen bearbeiten

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren

Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Optionen.

Folgende Optionen gibt es:

Zugriffsrecht Beschreibung
Sehen (R) Einträge und Metadaten sehen, Anmerkungen hinzufügen
Metadaten ändern
(W)
Einträge als gelöscht markieren. Nur Personen mit administrativen
Löschen (D)
Rechten können Einträge endgültig löschen.
• Dokumente: Dokumente bearbeiten, z. B. einchecken, auschecken,
neue Version laden, Arbeitsversion ändern.
• Ordner: Keine Auswirkung. Wird dieses Zugriffsrecht bei Ordnern
Bearbeiten (E)
vergeben, können darin abgelegte Einträge dieses Zugriffsrecht
automatisch erben.

Ordner: Inhalt eines Ordners verändern, z. B. Dokumente darin erstellen,

Liste bearbeiten (L)
verschieben, kopieren oder entfernen, Referenz einfügen oder löschen.
Berechtigungen
Berechtigungen ändern
setzen (P)

Information
46 ELO Java Client

Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen
Klammern dargestellt.

Persönlich (oranges Benutzersymbol): Über den Button Persönlich vergeben Sie sich selbst
alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen
wollen, die auch in der anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen,
markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und wählen Sie UND-Gruppe.

Mitglieder der Gruppe

Wenn Sie eine Gruppe auswählen, erscheint eine Liste der Mitglieder.

Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden
Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.

Berechtigungen entziehen

Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu entziehen, wählen Sie das
X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.

Übernehmen: Um Änderungen zu speichern, wählen Sie Übernehmen. Der Dialog bleibt

geöffnet.

OK: Um Änderungen zu speichern und den Dialog zu schließen, wählen Sie OK .

Abbrechen: Um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern, wählen Sie Abbrechen.
47 ELO Java Client

Einträge bearbeiten

Eintrag bearbeiten

Sie können den Inhalt von Dokumenten in ELO bearbeiten. Dazu müssen Sie das Dokument
auschecken und nach der Bearbeitung wieder in ELO einchecken. Sie können entweder ein
einzelnes Dokument auschecken und bearbeiten oder einen ganzen Ordner. Während Sie einen
Eintrag (Ordner oder Dokument) ausgecheckt haben, ist dieser Eintrag für die Bearbeitung durch
andere Personen gesperrt.

Dokument auschecken und bearbeiten

Sie wollen ein bestehendes Dokument bearbeiten und die neue Version wieder in ELO ablegen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie bearbeiten wollen.

Die Vorschau des Dokuments wird im Anzeigebereich angezeigt.

3. Wählen Sie im Menüband Dokument > Auschecken und bearbeiten.

Tastaturbefehl: ALT + O

Das Dokument wird in der entsprechenden externen Anwendung geöffnet und kann
bearbeitet werden.

In ELO wird in eckigen Klammern vor dem Dokumentennamen angezeigt, wer den Eintrag
aktuell ausgecheckt hat. Das Dokument kann nicht von anderen Personen bearbeitet
werden, solange Sie es ausgecheckt haben.

4. Bearbeiten Sie das Dokument in der externen Anwendung.

5. Speichern Sie das Dokument in der externen Anwendung.

6. Schließen Sie die externe Anwendung.

Information
48 ELO Java Client

Sie können das geänderte Dokument entweder über den Funktionsbereich Ablage
oder den Funktionsbereich Bearbeitung nach ELO übertragen. Nutzen Sie dazu die
Funktion Einchecken im Tab Dokument.

7. Markieren Sie das Dokument in ELO.

8. Um das geänderte Dokument nach ELO zu übertragen, wählen Sie im Tab Dokument die
Funktion Einchecken.

Tastaturbefehl: ALT + I

Alternativ: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im
Kontextmenü den Eintrag Einchecken.

Information

Wenn Sie ein Dokument nicht verändern und die Funktion Einchecken auswählen,
erscheint der Dialog Dokument einchecken. Über diesen Dialog können Sie die
Bearbeitung des Dokuments abbrechen oder das Dokument trotzdem als neue
Version ablegen.

Der Dialog Versionsinformation erscheint.

Optional: Geben Sie eine Versionsnummer und einen Versionskommentar ein.

Wenn Sie möchten, dass das in ELO angezeigte Dokumentendatum das aktuelle Datum
ist, aktivieren Sie die Option Das aktuelle Datum übernehmen. Das Dokumentendatum
entspricht dem Datum, das zusammen mit einer Dokumentversion gespeichert wird. Im
49 ELO Java Client

Gegensatz dazu gibt das Ablagedatum das Datum an, an dem ein Dokument in ELO
abgelegt wurde.

Personen mit ausreichenden Berechtigungen können bei einem versionsverwalteten

Dokument Versionen löschen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Version nicht gelöscht werden
kann, aktivieren Sie die Option Nicht löschbare Version.

9. Wählen Sie OK .

Ergebnis

Das eingecheckte Dokument befindet sich mit einer neuen Versionsnummer im

Funktionsbereich Ablage.

Verwandte Funktionen

• Neue Version laden: Mit dieser Funktion können Sie auch dann eine neue Version laden,
wenn Sie die aktuell in ELO abgelegte Version eines Dokuments nicht zuvor ausgecheckt
und bearbeitet haben.
• Nach OneDrive auschecken: Mit dieser Funktion checken Sie ein Microsoft-Office-
Dokument aus ELO nach Microsoft OneDrive zur Bearbeitung aus. Das Dokument wird in
Ihrem OneDrive-Ordner hinterlegt, bis Sie es wieder in ELO einchecken.

Ordner auschecken und bearbeiten

ELO bietet die Möglichkeit, ganze Ordner auszuchecken und deren Inhalt zu bearbeiten. Dadurch
sperren Sie mehrere Dokumente gleichzeitig.

Beachten Sie

Wird ein Ordner samt Referenzen ausgecheckt, können die Referenzen nicht einzeln
eingecheckt werden. Sie müssen den gesamten Ordner einchecken. Auch die mit den
Referenzen verknüpften Originale können erst eingecheckt werden, wenn der gesamte
Ordner wieder eingecheckt wird.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Markieren Sie den Ordner, den Sie auschecken wollen.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.

4. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Auschecken und bearbeiten.

50 ELO Java Client

Der Ordner wird temporär in einem Check-Out-Verzeichnis auf Ihrem Dateisystem

gespeichert. Dort können Sie die einzelnen Dokumente öffnen und bearbeiten.

Information

Unterordner werden nicht ausgecheckt. Für jedes Dokument wird eine Datei im
ES8-Format erzeugt. Dateien im ES8-Format dienen zum Speichern von Metadaten.
Mit Standardeinstellungen des Windows-Explorers werden ES8-Dateien
ausgeblendet.

Im Funktionsbereich Bearbeiten erscheint der komplette Ordner als ausgecheckt.

Einchecken

Wenn Sie die Bearbeitung der einzelnen Dokumente beendet haben, können Sie den
Ordner wieder in ELO einchecken.

5. Markieren Sie den ausgecheckten Ordner in ELO.

6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.

7. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Einchecken.

Beim Einchecken erkennt ELO, welche Dokumente geändert wurden. Mit

Standardeinstellungen erscheint der Dialog Versionsinformation für jedes geänderte
Dokument.

Ergebnis

Der Ordner wurde eingecheckt. Die geänderten Dokumente wurden als neue Versionen
abgelegt.

Neue Version laden

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Versionen

51 ELO Java Client

Sie können auch dann eine neue Version laden, wenn Sie die aktuell in ELO abgelegte Version
eines Dokuments nicht zuvor ausgecheckt und bearbeitet haben.

Mit der Funktion Neue Version laden laden Sie eine Datei aus Ihrem lokalen Dateisystem und
legen die Datei als neue Version eines Dokuments im Funktionsbereich Ablage ab. Bei einem
versionsverwalteten Dokument wird ein neuer Eintrag in der Versionsgeschichte erzeugt und zur
aktuellen Arbeitsversion gemacht. Bei einem frei zu bearbeitenden Dokument wird die
bisherige Version überschrieben.

Sie haben folgende Möglichkeiten, eine neue Version zu laden:

• Funktion Neue Version laden

• Drag-and-drop (neues Dokument mit gedrückter linker Maustaste auf Dokument in ELO
ziehen und loslassen)

Dokument-Versionen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Versionen

Über diese Funktion rufen Sie eine Übersicht mit den vorhandenen Dokumentversionen des
markierten Eintrags auf. Die aktuelle Arbeitsversion wird in fetter Schrift dargestellt. Sie
erkennen die aktuelle Arbeitsversion auch am Stiftsymbol in der Spalte Arbeitsversion.

Sie können u. a. Dokumentversionen zur Ansicht öffnen, vergleichen, als Arbeitsversion setzen
und löschen.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

52 ELO Java Client

Zur Ansicht öffnen: Öffnet die markierte Version in einer externen Anwendung.

Speichern unter: Mit dieser Funktion speichern Sie Versionen in Ihrem lokalen Dateisystem.

Vergleichen: Markieren Sie zwei Versionen, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten, und
wählen Sie Vergleichen. Die Versionen werden nebeneinander in einem neuen Fenster geöffnet.

Signatur prüfen: Überprüft die Signatur einer markierten Version. Das Signatur-Modul muss
installiert sein.

Als Arbeitsversion setzen: Die markierte Version wird zur Arbeitsversion. Eine Arbeitsversion ist
die aktuell verwendete Version.

Nicht löschbar setzen: Die markierte Version wird als nicht löschbar gesetzt.

Version löschen: Löscht die markierte Version. Zunächst wird die Version mit einer
Löschmarkierung versehen und kann wiederhergestellt werden, solange sie nicht endgültig
gelöscht wurde.

Information

Um gelöschte Versionen anzuzeigen, aktivieren Sie die Funktion Gelöschte Einträge

einblenden (Menüband > Verwalten > Löschen).

Wiederherstellen: Entfernt die Löschmarkierung von einer gelöschten Version.

Kommentar bearbeiten: Um den Kommentar zu einer Version zu bearbeiten, klicken Sie doppelt
Sie in das entsprechende Kommentarfeld.

Dokument bearbeiten

Tastaturbefehl: STRG + E

Mit dieser Funktion öffnen Sie ein ausgechecktes Dokument, das sich im Funktionsbereich
Bearbeitung befindet, aber derzeit nicht in der entsprechenden externen Anwendung geöffnet
ist.

Speichern Sie Ihre Änderungen in der externen Anwendung und übertragen Sie das Dokument
anschließend mit der Funktion Einchecken (aufrufbar über: Menüband > Dokument) nach ELO.

Dokumentenänderung verwerfen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Versionen

Mit dieser Funktion löschen Sie die aktuelle Arbeitsversion eines Dokuments und stellen die
Originalversion wieder her.

Diese Funktion ist nur für Dokumente aktiv, die von Ihnen ausgecheckt wurden.

Visueller Vergleich

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Prüfen

53 ELO Java Client

Mit dieser Funktion öffnen Sie zwei Dokumente nebeneinander in einem neuen Fenster. Dadurch
können Sie die beiden Dokumente direkt miteinander vergleichen.

Um den visuellen Vergleich nutzen zu können, markieren Sie mit gedrückter STRG-Taste zwei
Dokumente im Tab Inhalt eines ELO Ordners.

Dokumente konvertieren

Vorschaudokument erstellen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Konvertieren

Mit dieser Funktion erstellen Sie für das aktuell markierte Dokument ein Vorschaudokument im
TIFF- oder PDF-Format. Das Vorschaudokument ist ein spezielles Bilddokument, das gesondert
in ELO gespeichert wird. Mithilfe dieser Funktion können Sie ein Dokument auch dann zur
Vorschau anzeigen, wenn auf dem System kein Viewer für das Originalformat vorhanden ist.
Beispielsweise bei Dateien im CAD-Format.

Um das Vorschaudokument anzuzeigen, nutzen Sie die Funktion Vorschaudokument anzeigen.

Sie finden die Funktion Vorschaudokument anzeigen über Menüband > Ansicht > Darstellung.

Vorschaudokument anzeigen

Aufrufbar über: Menüband > Ansicht > Darstellung

Das Vorschaudokument ist ein spezielles Bilddokument, das gesondert in ELO gespeichert wird.
Mithilfe dieser Funktion können Sie ein Dokument auch dann zur Vorschau anzeigen, wenn auf
dem System kein Viewer für das Originalformat vorhanden ist. Beispielsweise bei Dateien im
CAD-Format.

Weitere Informationen finden Sie hier: Vorschaudokument erstellen.

PDF-Konvertierung

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Konvertieren

Voraussetzung: Ein ELO PDF-Drucker ist installiert.

Mit dieser Funktion wandeln Sie ein in ELO markiertes Dokument in ein PDF-Dokument um. Das
Dokument wird anschließend als neue Version abgelegt.

TIFF-Konvertierung

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Konvertieren

Voraussetzung: Ein ELO TIFF-Drucker ist installiert.

Mit dieser Funktion wandeln Sie ein in ELO markiertes Dokument in ein TIFF-Dokument um. Das
Dokument wird anschließend als neue Version des ursprünglichen Dokuments abgelegt.

Dateianbindung hinzufügen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Dateianbindung

54 ELO Java Client

Mit dieser Funktion können Sie eine Datei aus Ihrem lokalen Dateisystem als Dateianbindung an
ein ELO Dokument anfügen. Die lokale Datei wird nach ELO kopiert und mit dem in ELO
abgelegten Dokument verknüpft.

Eine Dateianbindung erkennen Sie am Büroklammer-Symbol des Buttons Dateianbindung

öffnen.

Um die Dateianbindung zu öffnen, wählen Sie Dateianbindung öffnen.

Information

Falls Sie einem Dokument eine zweite Dateianbindung hinzufügen, kann die erste
Dateianbindung nur noch über die Funktion Versionen der Dateianbindung erreicht
werden.

Verwandte Funktionen

• Dateianbindung zur Ansicht öffnen: Öffnet eine Dateianbindung in der entsprechenden

externen Anwendung, z. B. in Microsoft Word.
• Versionen der Dateianbindung: Öffnet eine Übersicht über die Versionen einer
Dateianbindung.
• Dateianbindung speichern unter: Speichert die Dateianbindung außerhalb von ELO in
Ihrem lokalen Dateisystem oder auf einem externen Datenträger.
• Dateianbindung löschen

Versionen der Dateianbindung

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Dateianbindung

Mit dieser Funktion öffnen Sie eine Übersicht über die Versionen einer Dateianbindung. Sie
können einzelne Dateianbindungen zur Ansicht öffnen, speichern, vergleichen oder löschen.
Außerdem können Sie die Signatur einer Dateianbindung prüfen und eine gelöschte
Dateianbindung wiederherstellen.

Sie haben folgende Optionen:

• Zur Ansicht öffnen

•
55 ELO Java Client

Speichern unter: Speichert eine in der Liste der Versionen markierte Version der
Dateianbindung außerhalb von ELO.

• Vergleichen: Um zwei Versionen miteinander zu vergleichen, markieren Sie zwei Einträge

in der Übersichtliste der Versionen und wählen Sie anschließend Vergleichen.

• Signatur prüfen: Bei einer signierten Dateianbindung können Sie über diese Funktion die
Signatur prüfen.

• Als Arbeitsversion setzen: Die markierte Version wird zur Arbeitsversion. Eine
Arbeitsversion ist die aktuell verwendete Version.

• Nicht löschbar setzen: Die markierte Version wird als nicht löschbar gesetzt.

• Version löschen: Löscht eine in der Liste markierte Version.

Die Version wird nach dem Löschen mit einer roten Markierung hervorgehoben.

• Wiederherstellen: Stellt Sie eine gelöschte Version (rote Markierung) wieder her.

Die Version wird wieder ohne Hervorhebung in der Liste angezeigt.

• OK: Speichert die Änderungen und schließt den Dialog

Anmerkungen anbringen und suchen

Anmerkungen anbringen

Anmerkungen sind Haftnotizen, Marker, Textnotizen und Stempel. Anmerkungen werden direkt
auf einer einzelnen Seite angebracht. Sie können Haftnotizen, Textnotizen und Stempel nur auf
Dokumenten anbringen, die mit dem Dokumenten-Viewer (PDF, TIFF, JPEG, …) angezeigt werden
können.

Das nachfolgende Beispiel zeigt das Vorgehen anhand einer Haftnotiz. Bei den weiteren
Anmerkungsarten gehen Sie auf ähnliche Weise vor.

Information

Damit Sie Stempel verwenden können, muss Ihnen mindestens ein Stempel von der
Administration zugewiesen sein.

Sie können auch eigene Stempel erstellen, die nur Sie selbst benutzen können.

Information

Sie können Randnotizen erstellen, wenn Sie einen Hinweis zu einem gesamten
Dokument oder zu einem Dokument anderer Formate verfassen möchten.

Voraussetzung

• Sie benötigen ein Dokument, das mit dem Dokumenten-Viewer angezeigt werden kann, z.
B. eine PDF- oder Bilddatei.
56 ELO Java Client

Vorgehen

1. Wählen Sie das Dokument aus, auf dem Sie die Anmerkung anbringen wollen.

Das Dokument wird im Anzeigebereich angezeigt.

Information

Sie können Berechtigungen vergeben, sodass nicht jeder Benutzer alle

Anmerkungen ansehen oder bearbeiten kann. Die Berechtigungseinstellungen für
die Haftnotizen und Textnotizen finden Sie über Menüband > Benutzermenü >
Konfiguration > Anmerkungen.

Für Stempel legen Sie die Berechtigungseinstellungen im Dialog Übersicht Stempel

fest. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Stempel hinzufügen.

Im Dokumenten-Viewer wird oberhalb des Dokuments die Symbolleiste des

Anzeigebereichs (Viewer-Leiste) angezeigt.

Haftnotiz anbringen

2. Um die Funktion Haftnotiz zu aktivieren, wählen Sie das Haftnotizsymbol in der Viewer-
Leiste.

Information

Um eine Anmerkungsfunktion mehrfach hintereinander zu verwenden, halten Sie

beim Klick auf die Funktion die STRG-Taste oder die ALT-GR-Taste gedrückt. Um in
den normalen Modus zurückzukehren, wählen Sie die Funktion Auswählen
(Mauszeigersymbol).

Optional: Um eine andere Farbe zu wählen, klicken Sie auf das Dreieckssymbol neben
dem Haftnotizsymbol und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Haftnotizfarbe aus.

Der Mauszeiger wird zum Haftnotizsymbol in der gewählten Farbe.

3. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der die Haftnotiz eingefügt werden soll.
57 ELO Java Client

Die Haftnotiz wird erstellt. An der gestrichelten Umrandung erkennen Sie, dass die
Haftnotiz bearbeitet werden kann. Unterhalb der Haftnotiz werden der Bearbeiter und das
aktuelle Datum angezeigt.

4. Geben Sie einen Text ein.

5. Klicken Sie in den Bereich außerhalb der Haftnotiz.

Ergebnis

Der eingegebene Text wird gespeichert. Die Haftnotiz wird auf dem Dokument angezeigt.

Information

Über das Kontextmenü können Sie E-Mail-Adressen, ELO Links und Webseiten in einer
Haftnotiz aufrufen (aufrufbar über: Rechtsklick > Links aufrufen).

Ausblick

Um die Haftnotiz zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Haftnotiz. Um die Haftnotiz zu
löschen, markieren Sie die Haftnotiz mit dem Auswahlwerkzeug und wählen Sie anschließend
Löschen in der Viewer-Leiste.

Stempel hinzufügen

Sie können neue Stempel erstellen oder vorhandene Stempel bearbeiten.

Information

Voreingestellte Stempel können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Vorgehen

1. Wählen Sie in der Viewer-Leiste das Dreieckssymbol neben dem Stempelsymbol.

2. Wählen Sie im Drop-down-Menü den Button Übersicht Stempel .

Der Dialog Übersicht Stempel erscheint.

3. Wählen Sie Hinzufügen.

58 ELO Java Client

Der Dialog Stempel hinzufügen erscheint.

In diesem Dialog wählen Sie den Namen sowie den Text oder das Bild für einen Stempel
aus. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

◦ Datum: Das aktuelle Datum wird dem Stempeltext hinzugefügt. Erscheint im

Textfeld als %d{[Link].y}.

▪ Weitere verwendbare Formatierungen: Über das Dreieckssymbol öffnen Sie

Beispiele für weitere Zeit- und Datumsformate.
◦
Uhrzeit: Die aktuelle Uhrzeit wird dem Stempeltext hinzugefügt. Erscheint im
Textfeld als %X.

◦ Benutzer: Der Name des Benutzers wird dem Stempeltext hinzugefügt. Erscheint im
Textfeld als %u.

◦ Schriftart

◦ Berechtigungen: Hier können Sie z. B. einstellen, wer den Stempel sehen kann.

Beachten Sie

Diese Berechtigungen legen nicht fest, wer den Stempel verwenden darf.

4. Speichern Sie den Stempel mit OK .

Ergebnis

Der Stempel erscheint im Drop-down-Menü, das Sie über das Dreieckssymbol neben dem
Stempelsymbol öffnen.

Ausblick

Sie können den Stempel über das Drop-down-Menü auswählen und benutzen.

Sie können Ihre selbst erstellten Stempel bearbeiten, indem Sie im Dialog Übersicht Stempel
einen Stempel markieren und Bearbeiten wählen.

Anmerkungen suchen

Über die Funktion Metadaten durchsuchen suchen Sie nach Anmerkungen und Randnotizen.

Voraussetzungen

• In ELO muss mindestens ein Dokument mit Anmerkung oder Randnotiz abgelegt sein.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Suche.

2. Wählen Sie im Menüband Suche > Suchlogik > Metadaten durchsuchen.

Tastaturbefehl: STRG + F

Der Dialog Metadaten durchsuchen erscheint. Die Standardsuchmaske ist ausgewählt.

59 ELO Java Client

Optional: Wählen Sie bei Bedarf eine andere Suchmaske aus.

3. Wählen Sie den Tab Optionen.

4. Tragen Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld Notizen ein.

Information

Um auch nach Anmerkungen zu suchen, die keinen Text beinhalten, tragen Sie als
Suchbegriff ein Sternchen (*) ein.

Optional: Über das Drop-down-Menü unter dem Feld Notizen wählen Sie aus, welche Art
von Notizen Sie suchen wollen.

5. Wählen Sie OK .

Ergebnis

Der Suchvorgang wird ausgeführt. Die Suchergebnisse erscheinen im Funktionsbereich Suche.

Randnotiz hinzufügen

Sie können über Menüband > Dokument > Randnotiz Randnotizen für ein Dokument oder einen
Ordner erstellen.

Randnotizen werden auf dem Mittelbalken angezeigt. Wenn Sie mit der Maus auf die Randnotiz
zeigen, werden der Text, das Erstelldatum und der Bearbeiter angezeigt.
60 ELO Java Client

Es gibt drei Arten von Randnotizen:

• Allgemeine Randnotiz (gelb): Kann von allen Personen eingesehen und bearbeitet werden.
• Persönliche Randnotiz (grün): Kann nur vom Ersteller eingesehen und bearbeitet werden.
• Permanente Randnotiz (rot): Ist für alle Personen sichtbar, kann aber nicht bearbeitet oder
gelöscht werden.

Über das Randnotiz-Symbol öffnen Sie die Randnotiz, um sie erneut zu bearbeiten oder zu
betrachten.

Über das Kontextmenü können Sie E-Mail-Adressen, ELO Links und Webseiten in einer Randnotiz
aufrufen (aufrufbar über: Rechtsklick > Links aufrufen).

Eine Randnotiz bezieht sich auf den gesamten Eintrag und nicht nur auf die aktuelle Version.

Signatur erstellen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Prüfen

Mit dieser Funktion können Sie Dokumente digital signieren.

Voraussetzung: Geeignete Soft- und Hardware eines Drittanbieters muss installiert sein.

Signatur prüfen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Prüfen

Mit dieser Funktion überprüfen Sie die digitale Signatur eines Dokuments. Die Funktion steht nur
zur Verfügung, wenn das Dokument über eine digitale Signatur verfügt.

Checksumme prüfen

Aufrufbar über: Menüband > Dokument > Prüfen

Diese Funktion prüft die Checksumme des markierten Dokuments. Die Checksumme zeigt an,
ob das Dokument vollständig und richtig nach ELO übertragen wurde. Es wird ein Hash-Wert von
dem Dokument gebildet. Dieser Wert wird auf Veränderungen überprüft, um zu gewährleisten,
dass ein Dokument nicht verändert wurde.
61 ELO Java Client

Einträge suchen
Sie können nach Einträgen (Ordnern oder Dokumenten) in ELO suchen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in ELO zu finden. Sie können entweder die ELO
iSearch oder die Metadatensuche nutzen.

Allgemeine Informationen zur Suche finden Sie im Kapitel Programmoberfläche > Suche.

Eingabe

Über das Eingabefeld geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein.

Während Sie tippen, werden Ihnen passende Suchbegriffe vorgeschlagen. Um einen Vorschlag
zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den Begriff.

Information

Tipps für die Eingabe Ihrer Suchbegriffe finden Sie unter dem Eingabefeld, wenn Sie mehr
wählen.

Wählen Sie Suche starten, um nach dem Suchbegriff zu suchen.

Über Suche zurücksetzen setzen Sie die Suche auf den Standard zurück.

Suche eingrenzen

Sie haben folgende Möglichkeiten, Ihre Suche einzugrenzen:

• Bereiche
• Ordner
• Filter

Bereiche eingrenzen

Sie können eingrenzen, welche Bereiche nach Ihren Suchbegriffen durchsucht werden.
62 ELO Java Client

Wählen Sie dafür in allen Bereichen und wählen Sie die Bereiche aus.

Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, verhält sich die Suche wie folgt:

Ein Suchbegriff:

• Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben haben, werden Ihnen Einträge angezeigt, die den
Suchbegriff in einem der Bereiche enthalten.

Mehrere Suchbegriffe:

• UND-Suche:
Bei einer UND-Suche (Eingabe der Bergriffe ohne verbindendes Element, z. B. Hund Katze)
werden Ihnen alle Einträge angezeigt, die in einem der durchsuchten Bereiche alle
Suchbegriffe enthalten.
• ODER-Suche: Bei einer ODER-Suche (Eingabe der Begriffe mit Komma, z. B. Hund, Katze)
werden Ihnen alle Einträge angezeigt, die in einem der durchsuchten Bereiche
mindestens einen Suchbegriff enthalten.

Information

Aus technischen Gründen und zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit der ELO iSearch
sind die Bereiche bei der UND-Suche nicht verknüpft durchsuchbar.

Beispiel

Sie suchen in mehreren Bereichen nach zwei Begriffen: Einer der Begriffe steht im
Volltext eines Dokuments, der andere in der Kurzbezeichnung. Die ELO iSearch findet
keine passenden Treffer. In diesem Fall listet sie nur Treffer auf, bei denen alle gesuchten
Begriffe im selben Bereich gefunden werden.

Suchen Sie stattdessen nach nur einem der Begriffe und grenzen Sie die Suche durch
Filter ein, um die Suchergebnisse zu verbessern.

Ordner eingrenzen

Sie können die Suche auf einen einzelnen Ordner eingrenzen.

63 ELO Java Client

Information

Technisch bedingt kann der Einsatz dieser Option zu langen Ladezeiten führen.

1. Markieren Sie im Funktionsbereich Ablage den Ordner, den Sie durchsuchen möchten.
2. Wechseln Sie in den Funktionsbereich Suche.
3. Wählen Sie im Menüband Suche > Suchlogik > Nur aktueller Ordner.
4. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor.

Damit
die Einschränkung für eine bereits durchgeführte Suche wirksam wird, müssen Sie erneut Suche
starten wählen. Wenn Sie mit der Maus auf die Option Nur aktueller Ordner zeigen, wird der
durchsuchte Ordner angezeigt.

Suchergebnisse anzeigen

Sie können aus dem Funktionsbereich Suche heraus die gleichen Funktionen auf Einträgen
ausführen wie aus dem Funktionsbereich Ablage, zum Beispiel Dokumente bearbeiten,
Aufgaben erstellen oder Einträge verschicken.

Wenn Sie zum Ablageort des Eintrags gelangen möchten, markieren Sie den Eintrag und wählen
im Menüband Ansicht > Gehe zu.

Die Suchergebnisse werden mit Standardeinstellungen in mehreren Spalten angezeigt. Die

Spaltenüberschriften entsprechen den Feldern der Masken. Innerhalb der Spalten können die
Ergebnisse gefiltert werden. Durch Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Ergebnisse
absteigend bzw. aufsteigend sortiert.
64 ELO Java Client

Kontextmenü

Mit einem Rechtsklick auf einen Spaltenkopf öffnen Sie ein Kontextmenü. Dort wählen Sie,
welche Spalten angezeigt werden sollen.
65 ELO Java Client

Numerische Werte

Für Spalten, die ausschließlich numerische Werte beinhalten, bietet ELO folgende
Zusatzinformationen über das Kontextmenü an:

• Summe: Berechnet die Spaltensumme.

• Minimum: Ermittelt den kleinsten Wert einer Spalte.
• Maximum: Ermittelt den größten Wert einer Spalte.

Filter

Auf die Spalten des Suchergebnisses lassen sich Filter legen.

66 ELO Java Client

Sie erreichen die Filter über das Dreieckssymbol neben der Spaltenbezeichnung.

Hervorhebungen im Volltext

Treffer werden in der Volltextanzeige hervorgehoben. Wechseln Sie dazu im Anzeigebereich in

den Tab Volltext.

Sind im Dokument mehrere Treffer vorhanden, springen Sie über die Buttons Nächsten Treffer
anzeigen (nach unten zeigendes Pfeilsymbol) und Vorherigen Treffer anzeigen (nach oben
zeigendes Pfeilsymbol) durch die Fundstellen im Volltext.

Sie können die Treffer auch in der Tabellenspalte Treffertext anzeigen lassen. Aktivieren Sie
dafür die Option Treffertext über Menüband > Benutzermenü > Konfiguration > Anzeige >
Suche.

Darstellung Suchtreffer

Im Standard werden die Suchtreffer als Liste angezeigt. Sie können die Suchtreffer auch als
Kacheln, Tabelle oder Baumstruktur anzeigen lassen. Sie erreichen die Einstellungen über
Funktionsleiste > Darstellungsoptionen.

Ausblick

Weitere Informationen zur Suche finden Sie hier:

• Programmoberfläche > Suche: allgemeine Bedienung, Wildcard-Suche, Phrasensuche

Ein Business-Objekt durchsuchen

67 ELO Java Client

Bei Business-Objekten starten Sie über das Suchfeld im Anzeigebereich eine Suche innerhalb
der Region eines Business-Objekts. Dabei wird nach der eingegebenen Kurzbezeichnung
gesucht. Die Suche ist auf die Region des Business-Objekts einschließlich der zugehörigen
Unterordner eingeschränkt.

Filter

Die ELO iSearch bietet die Möglichkeit, Filter hinzuzufügen. Auf diese Weise lässt sich das
Suchergebnis verfeinern.

Sie erreichen die Filter über Menüband > Suche.

Folgende Filter bietet die ELO iSearch an:

• Maske: Filtert die Suche anhand der ausgewählten Metadatenmaske.

• Eintragstyp: Filtert die Suche anhand des ausgewählten Eintragstyps (Beispielsweise:
Ordner, Bilddokument, Word-Dokument).
• Datum: Filtert die Suche anhand des ausgewählten Dokumentendatums.
• Abgelegt von: Filtert die Suche anhand der ausgewählten Person, die die Einträge
abgelegt hat.
• Alle Felder: Ermöglicht eine Suche über alle Metadatenfelder.
• Feld auswählen: Ermöglicht eine Suche in einem Feld einer Maske. Sie können mehrere
Felder einer Maske auswählen (mit gedrückter STRG-Taste).
• Feed: Ermöglicht eine Suche über Beiträge und Hashtags aus dem ELO Feed.
•
68 ELO Java Client

Bearbeiter: Filtert die Suche anhand der ausgewählten Person, die im Dialog Metadaten
als Bearbeiter eingetragen ist.
• Ablagedatum: Filtert die Suche anhand des gewählten Ablagedatums.
• Dateigröße: Filtert die Suche anhand des ausgewählten Dateigrößenbereichs.
• Space durchsuchen: Ermöglicht eine Suche in einem ausgewählten Space.

Beachten Sie

Wenn Sie über das Suchfeld oder die Filter nach NOT, OR oder AND suchen, können
Probleme bei der Suche auftreten.

Filter aktivieren/deaktivieren

Durch einen Klick auf den Filter aktivieren oder deaktivieren Sie den Filter. Sie erkennen einen
aktiven Filter an der dunklen Markierung des Buttons. Sobald Sie einen Filter aktiviert haben,
erscheint unterhalb des Suchfelds das jeweilige Filterfeld.

Über das Pfeilsymbol hinter dem Feld öffnen Sie ein Drop-down-Menü zur Auswahl des Filters.

Die Auswahlmöglichkeiten unterscheiden sich je nach Filter.

Die ausgewählte Einstellung erscheint im Filterfeld.

Sobald Sie einen Suchvorgang starten, wird der Filter angewendet.

Alternativ: Wählen Sie Suche aktualisieren, um das Suchergebnis eines bereits durchgeführten
Suchvorgangs zu filtern.
69 ELO Java Client

Filter kombinieren

Sie können Filter miteinander kombinieren:

• Mehrere unterschiedliche Filter: Kombinieren Sie unterschiedliche Filter, grenzen Sie das
Suchergebnis über mehrere Kriterien ein. Dadurch erstellen Sie sehr genaue
Suchanfragen.
• Mehrere Filter eines Typs: Verwenden Sie mehrere Filter desselben Typs, um den Filter zu
erweitern. Mehrere Filter des Typs Eintragstyp erlauben beispielsweise eine Suche, die
nach mehreren Eintragstypen gefiltert ist.

Filter negieren

Filter können so eingestellt werden, dass ein bestimmter Wert nicht enthalten sein darf.
70 ELO Java Client

Öffnen Sie dazu das Kontextmenü eines Filters mit einem Rechtsklick auf das Filterfeld.
Aktivieren Sie im Kontextmenü die Option enthält nicht.

Der Filter ist nun im Modus ist nicht.

Filter entfernen

Um den Filter zu entfernen, wählen Sie das X-Symbol hinter dem ausgewählten Filterwert.
71 ELO Java Client

Filter mit Datumseingabe

Über die Filter Datum und Ablagedatum filtern Sie die Suche anhand eines Datums oder
Zeitraums. Beide Filter werden nach demselben Prinzip verwendet.

Diese Art von Filter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten:

Eingabefeld: Um ein einzelnes Datum auszuwählen, klicken Sie auf das entsprechende Datum
im Kalender.

Alternativ 1: Tragen Sie ein Datum manuell in das Eingabefeld ein. Dabei empfiehlt sich
folgendes Schema: [Link].

Alternativ 2: Tragen Sie einen Zeitraum manuell in das Eingabefeld ein. Dabei gelten folgende
Regeln:

• Vergangenheit: Tragen Sie ein Minus und eine Zahl ein, wird der entsprechende Zeitraum
in der Vergangenheit gewählt.

• Zukunft: Tragen Sie ein Plus und eine Zahl ein, wird der entsprechende Zeitraum in der
Zukunft gewählt.

•
72 ELO Java Client

Monate: Ergänzen Sie den Zahlenwert um ein m, wird der Zeitraum nicht in Tagen, sondern
Monaten berechnet.

Beispiele

Geben Sie beispielsweise den Wert -14 ein, verwendet der Filter die Einstellung Letzte 14
Tage.

Tragen Sie dagegen den Wert -6m ein, wird die Einstellung Letzte 6 Monate verwendet.

Bereich: Über Bereich öffnen Sie zwei zusätzliche Eingabefelder (von und bis). Über diese Felder
können Sie einen Zeitraum festlegen. Das Start- bzw. Enddatum des Bereichs tragen Sie
manuell ein oder wählen es jeweils über den Kalender aus.

Heute: Über Heute wählen Sie automatisch das aktuelle Datum aus.

Letzte 10 Tage: Über Letzte 10 Tage wählen Sie automatisch die letzten 10 Tage als Zeitraum
aus.

Letzte 30 Tage: Über Letzte 30 Tage wählen Sie automatisch die letzten 30 Tage als Zeitraum
aus.

Letzte 3 Monate: Über Letzte 3 Monate wählen Sie automatisch die letzten 3 Monate als
Zeitraum aus.

Kalender anzeigen (kleines Kalendersymbol): Ist der Button Kalender anzeigen aktiviert,
erscheint in der Mitte des Drop-down-Menüs ein Kalender.

Jahresübersicht anzeigen (Listensymbol): Ist der Button Jahresübersicht anzeigen aktiviert,

erscheint in der Mitte des Drop-down-Menüs eine Liste mit Jahren. Um eines oder mehrere Jahre
als Datumsbereich auszuwählen, aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen.
73 ELO Java Client

Filter: Numerisch

Metadatenfelder, deren Datentyp auf Nummer eingestellt ist, können nach Zahlenwerten und
Zahlenbereichen gefiltert werden.

Tragen Sie den gesuchten Zahlenwert oder den gewünschten Zahlenbereich in das Eingabefeld
des Filters ein.

Um einen Zahlenbereich einzugeben, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• <: Um einen Zahlenbereich kleiner als eine bestimmte Zahl einzugeben, tragen Sie das
Kleiner-als-Zeichen (<) und die entsprechende Zahl ein.
• >: Um einen Zahlenbereich größer als eine bestimmte Zahl einzugeben, tragen Sie das
größer-als-Zeichen (>) und die entsprechende Zahl ein.
• ...: Um einen Zahlenbereich zwischen zwei Zahlen einzugeben, trennen Sie die
entsprechenden Zahlen durch drei Punkte (...).
74 ELO Java Client

Suche speichern

Sie können Suchanfragen dauerhaft als Favoriten speichern. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine
Suche mit einem Suchfavoriten zu starten:

• Über das Drop-down-Menü Suchfavoriten im Tab Suche

• Über die Kachel des Suchfavoriten im Funktionsbereich Mein ELO

Suchfavoriten werden automatisch im Drop-down-Menü Suchfavoriten und als Kachel

gespeichert. Sie finden die Kachel im Funktionsbereich Mein ELO über Kachelbereich >
Ausgeblendete Kacheln.

Durch einen Klick auf einen Suchfavoriten wird der Suchbegriff in das Suchfeld übernommen.
Sie können mit dem Suchfavoriten eine neue Suche starten.

Suchfavoriten verwalten

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Suchfavoriten

Über diese Funktion können Sie eine als Favorit gespeicherte Suche umbenennen oder löschen.

Über die Pfeilsymbole können Sie die Anordnung der Favoriten im Drop-down-Menü ändern.

Über Löschen entfernen Sie den ausgewählten Favoriten. Der Favorit wird zunächst rot markiert.
Sobald Sie den Dialog mit OK schließen, wird der Favorit gelöscht. Wenn Sie den Dialog mit
Abbrechen schließen, wird die Löschung verworfen.

Metadaten durchsuchen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Suchlogik

Tastaturbefehl: STRG + F

Mit dieser Funktion durchsuchen Sie die Metadatenfelder der Masken.

Zusätzlich zur Suche per ELO iSearch bietet ELO die Möglichkeit, über Masken die Metadaten zu
durchsuchen. Mit der Metadatensuche können Sie gezielt nach bestimmten Metadaten suchen.

Information

Damit Sie eine Maske für die Suche verwenden können, muss Ihre Administration die
Maske für die Suche freigeben.
75 ELO Java Client

Im Dialog Metadaten durchsuchen haben Sie folgende Optionen:

Maskenauswahl

Alle Masken, die als Suchmaske verwendbar sind, werden im Bereich Maskenauswahl
angezeigt. Markieren Sie die Maske, mit der Sie das gesuchte Dokument abgelegt haben, z. B.
Rechnung. Dadurch grenzen Sie die Suche auf Dokumente ein, die mit dieser Maske abgelegt
wurden.

Information

Über das Feld Filtern lässt sich der Bereich Maskenauswahl filtern bzw. durchsuchen.

Dashboards

Im Funktionsbereich Suche stehen Ihnen nach einer Suche mit einem Maskenfilter im
Suchergebnis Buttons zur Verfügung, über die Sie Dashboards aufrufen können. Diese Buttons
erscheinen nur dann, wenn in der jeweiligen Maske Dashboards hinterlegt wurden.
76 ELO Java Client

Die Dashboards werden administrativ angelegt. Sie können nur mit den Metadaten der Gen. 2
erstellt werden.

Durch die Dashboards werden Metadaten der Einträge, die unter einer Maske abgelegt wurden,
unterschiedlich visualisiert. Es können Balken-, Linien- und Doughnut-Diagramme sowie
Kennzahlen angezeigt werden.
77 ELO Java Client

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Diagramme auf dem Dashboard, um sich Details
anzeigen zu lassen.

Suchfelder

Die Suchfelder der Maske werden in den jeweiligen Tabs angezeigt. Sie entsprechen den Feldern
einer Maske. Welche Tabs und Suchfelder verfügbar sind, hängt davon ab, wie die jeweilige
Suchmaske eingestellt ist.

Über die Suchfelder können Sie gezielt nach den Einträgen in diesen Feldern suchen,
beispielsweise nach der Rechnungsnummer oder dem Ablagedatum .

Information

Beim Durchsuchen der Metadaten ist es möglich, Eingaben in mehreren Feldern einer
Suchmaske vorzunehmen. Dadurch lassen sich komplexe Suchanfragen gestalten.

Geben Sie z. B. im Feld Status den Status Offen ein. ELO sucht dann ausschließlich im
Eingabefeld Status bei den Dokumenten, die mit der Maske Rechnung abgelegt wurden.

Information

Für die Sucheingabe können Sie Stichwortlisten nutzen.

78 ELO Java Client

Optionen

Der Tab Optionen bietet zusätzliche Möglichkeiten, um die Suche auf bestimmte Kriterien
einzuschränken.

Personenbezug: Über dieses Feld durchsuchen Sie die Inhalte des Feldes Personenbezug. Geben
Sie den Begriff ein, den Sie bei den Metadaten eingetragen haben. Falls Sie alle Einträge mit
Personenbezug suchen möchten, geben Sie * in das Suchfeld ein.

Ende Löschfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit einer bestimmten
Löschfrist einzuschränken.

Ende Aufbewahrungsfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit einer
bestimmten Aufbewahrungsfrist einzuschränken.

Eintragstyp: Ermöglicht es, die Suche auf bestimmte Eintragstypen (z. B. Ordner, PDF, Word-
Dokument) einzuschränken.

Notizen: Ermöglicht die Suche nach Notizen. Über das Drop-down-Menü wählen Sie die Art der
Notizen aus.

Suchbereich: Über die Optionen im Bereich Suchbereich legen Sie fest, was durchsucht werden
soll.

Suchmodus: Der Suchmodus ist dann wichtig, wenn Sie mehrere Felder für die Suche
verwenden. Über das Drop-down-Menü Suchmodus legen Sie fest, ob die Felder mit booleschem
UND oder mit booleschem ODER verknüpft werden.

• AND: Sie finden nur Treffer, die alle Kriterien erfüllen.

• OR: Sie finden alle Treffer, die mindestens eines der Kriterien erfüllen.

Abgelegt von: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge von bestimmten Personen einzuschränken.

Dateiname: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge mit bestimmtem Dateinamen
einzuschränken.

Suche starten

Wählen Sie OK , sobald Sie die Suchmaske ausgefüllt haben.

Vorherige Suche

Wenn Sie schon mehrere Suchabfragen durchgeführt haben, können Sie über den Button
Metadaten entsprechend der zuletzt gespeicherten/angezeigten Eingaben befüllen [F3] (Symbol
mit grünem Pfeil) eine Liste aufrufen, welche die schon ausgeführten Suchabfragen enthält. Es
wird jeweils der Suchbegriff und das verwendete Feld angezeigt.

Markieren Sie den Listeneintrag und wählen Sie OK . Die Einträge werden in die Suchmaske
übernommen.
79 ELO Java Client

UND/ODER Suche in den Feldern

Um in Feldern mit UND-/ODER-Verknüpfungen zu suchen, müssen die Suchbegriffe in

Anführungszeichen gestellt werden. Zwischen den Suchbegriffen muss einer der Operatoren UND
bzw. ODER (Alternativ AND und OR) stehen.

Aus dem Suchergebnis entfernen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Ergebnis

Mit dieser Funktion entfernen Sie einzelne Einträge aus der Liste der Suchergebnisse. Die
Einträge bleiben unverändert in ELO erhalten. Wenn Sie die Suche erneut ausführen, erscheinen
wieder alle Treffer.

Letzte Suchanfragen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche

ELO speichert die zehn zuletzt durchgeführten Suchen. Mit einem Klick auf die Suchanfrage
führen Sie die Suche erneut aus.

Die Suchanfragen bleiben auch nach dem Schließen von ELO gespeichert.

Im Menü befinden sich ELO iSearch-Suchanfragen und Suchanfragen, die über die
Metadatensuche ausgeführt wurden.

Nur aktueller Ordner

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Suchlogik

Mit dieser Funktion beschränken Sie die Suche auf den zuletzt im Funktionsbereich Ablage
markierten Order. Damit die Einschränkung für eine bereits durchgeführte Suche wirksam wird,
müssen Sie erneut Suche starten wählen. Wenn Sie mit der Maus auf die Option Nur aktueller
Ordner zeigen, wird der durchsuchte Ordner angezeigt.

Beachten Sie

Die Option Nur aktueller Ordner kann die Suchzeit erheblich verlängern.

Gelöschte Einträge einblenden

Aufrufbar über: Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Suchlogik
80 ELO Java Client

Um ausschließlich nach gelöschten Einträgen zu suchen, aktivieren Sie die Funktion Gelöschte
Einträge einblenden. Ist die Option Gelöschte Einträge einblenden aktiviert (gelbe Markierung),
dann erscheinen NUR gelöschte Einträge im Suchergebnis.
81 ELO Java Client

Einträge verwalten

Verschieben

Ausgangsort: Funktionsbereich Ablage

Sie können Einträge (Ordner oder Dokumente) innerhalb der Baumstruktur verschieben.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Einträge zu verschieben:

• Funktion 'Verschieben'
• Drag-and-drop

Funktion 'Verschieben'

Vorgehen

1. Markieren Sie den Eintrag, den Sie verschieben wollen.

2. Wählen Sie im Menüband Verwalten > Verschieben.

Der Tab Verschieben erscheint. Im Feld Original wird der markierte Eintrag angezeigt.

3. Markieren Sie den Zielordner in der Baumstruktur.

Im Feld Zielordner wird der gewählte Ordner angezeigt.

4. Wählen Sie Eintrag verschieben.

Wenn die Berechtigungen des Eintrags nicht den Berechtigungen am Zielort entsprechen,
erscheint der Dialog Einträge verschieben. Hier können Sie die Berechtigungen der
verschobenen Einträge anpassen.

Optional: Sie können Ihre Auswahl speichern, damit der Dialog beim nächsten
Funktionsaufruf nicht mehr erscheint. In der Konfiguration können Sie Ihre Auswahl ändern
(aufrufbar über: Benutzermenü > Konfiguration > Dialoge > Berechtigungen vererben
beim Verschieben).

Ergebnis

Der Eintrag wird in den Zielordner verschoben.

Drag-and-drop

Vorgehen

1. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie verschieben möchten, und ziehen Sie ihn mit
weiterhin gedrückter Maustaste auf den Zielordner.

Der Dialog Drag-and-drop erscheint.

2.
82 ELO Java Client

Entscheiden Sie, ob Sie den Eintrag verschieben oder referenzieren wollen. Eine Referenz
ist ein Verweis auf einen Eintrag.

Optional: Sie können Ihre Auswahl speichern, damit der Dialog beim nächsten
Funktionsaufruf nicht mehr erscheint. In der Konfiguration können Sie Ihre Auswahl ändern
(aufrufbar über: Benutzermenü > Konfiguration > Dialoge > Drag-and-drop).

Referenzieren

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Strukturieren

Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Referenz auf ein in ELO markiertes Dokument oder auf
einen markierten Ordner. Eine Referenz ist eine Verknüpfung zwischen einer Kopie und einem
Originaldokument, wobei das Dokument physikalisch nur einmal in ELO vorhanden ist. Alle
Änderungen am Dokument wirken sich automatisch auf die Referenzen aus. Die Ablage von
Dubletten wird vermieden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Einträge zu referenzieren:

• Funktion 'Referenzieren'
• Drag-and-drop

Information

Sie können Einträge automatisch in dynamischen Ordnern ablegen oder referenzieren.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Einträge ablegen.

Funktion 'Referenzieren'

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Markieren Sie ein Dokument oder einen Ordner.

3. Wählen Sie Verwalten > Strukturieren > Referenzieren.

Der Tab Referenzieren erscheint.

Im Feld Original wird der Name des ausgewählten Dokuments oder Ordners angezeigt. Sie
werden aufgefordert, einen Zielordner in ELO auszuwählen.

4. Markieren Sie den Ordner in ELO, in dem die Referenz erstellt werden soll.

Der Ordner wird im Feld Zielordner angezeigt.

5. Wählen Sie Referenz einfügen.

Ergebnis
83 ELO Java Client

Der Tab Referenzieren wird geschlossen. Die Referenz wird im ausgewählten Zielordner
angelegt.

Die Referenz ist mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet.

Drag-and-drop

Vorgehen

1. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie referenzieren möchten, und ziehen Sie ihn mit
weiterhin gedrückter Maustaste auf den Zielordner.

Der Dialog Drag-and-drop erscheint.

2. Entscheiden Sie, ob Sie den Eintrag referenzieren oder verschieben wollen.

Optional: Sie können Ihre Auswahl speichern, damit der Dialog beim nächsten
Funktionsaufruf nicht mehr erscheint. In der Konfiguration können Sie Ihre Auswahl ändern
(aufrufbar über: Benutzermenü > Konfiguration > Dialoge > Drag-and-drop).

Kopieren

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Strukturieren

Mit dieser Funktion kopieren Sie den aktuell ausgewählten Eintrag in die Zwischenablage. Sie
können ein einzelnes Dokument, einen Ordner oder eine Ordnerstruktur mit Unterordnern
kopieren. Über die Funktion Kopie einfügen fügen Sie den kopierten Eintrag an der gewünschten
Stelle in ELO ein.

Vorgehen

1. Markieren Sie in ELO den Eintrag, der kopiert werden soll.

2. Wählen Sie Verwalten > Strukturieren > Kopieren.

Der Tab Kopieren/Einfügen erscheint.

3. Markieren Sie in ELO den Zielordner.

Der Zielordner wird in das Eingabefeld Zielordner übernommen.

4. Wählen Sie Kopie einfügen.

Je nachdem, ob Sie ein Dokument oder einen Ordner kopiert haben, erscheint der
entsprechende Dialog Kopie einfügen.
84 ELO Java Client

Bei der Ablage der kopierten Dokumente oder Ordner können Sie zwischen verschiedenen
Optionen wählen. Sie können beispielsweise festlegen, ob Sie die Notizen, die Referenzen
oder die Berechtigungen beibehalten wollen.

5. Wählen Sie OK .

Ergebnis

Die Kopie wird im Zielordner eingefügt.

Dialog 'Kopie einfügen'

Kopie eines Dokuments einfügen

Wenn Sie die Kopie eines Dokuments einfügen wollen, haben Sie folgende Optionen im Bereich
Kopieren:

Notizen: Ist diese Option aktiviert, werden Notizen mitkopiert.

Alle Dokumentversionen: Ist diese Option aktiviert, wird die Versionsgeschichte der Dokumente
mitkopiert. Ansonsten wird jeweils die aktuelle Arbeitsversion kopiert.

Dateianbindungen: Ist diese Option aktiviert, werden Dateianbindungen mitkopiert.

Versionen der Dateianbindungen: Ist diese Option aktiviert, wird die Versionsgeschichte der
Dateianbindungen mitkopiert. Ansonsten wird jeweils die aktuelle Dateianbindung kopiert.
85 ELO Java Client

Kopie eines Ordners einfügen

Wenn Sie die Kopie eines Ordners einfügen wollen, haben Sie folgende Optionen im Bereich
Kopieren:

Nur den Basiseintrag: Ist diese Option aktiviert, wird nur der markierte Ordner ohne
Untereinträge kopiert.

Nur Ordnerstruktur: Ist diese Option aktiviert, wird die Ordnerstruktur ohne Dokumente kopiert.

Ordnerstruktur mit Dokumenten: Ist diese Option aktiviert, werden die Ordnerstruktur und die
darin enthaltenen Dokumente kopiert.

Referenzen: Ist diese Option aktiviert, werden Referenzen mitkopiert.

Notizen: Ist diese Option aktiviert, werden Notizen mitkopiert.

Alle Dokumentversionen: Ist diese Option aktiviert, wird die Versionsgeschichte der Dokumente
mitkopiert. Ansonsten wird jeweils die aktuelle Arbeitsversion kopiert.

Dateianbindungen: Ist diese Option aktiviert, werden Dateianbindungen mitkopiert.

Versionen der Dateianbindungen: Ist diese Option aktiviert, wird die Versionsgeschichte der
Dateianbindungen mitkopiert. Ansonsten wird jeweils die aktuelle Dateianbindung kopiert.

Berechtigungen

Folgende Einstellungen können Sie sowohl für Dokumente als auch für Ordner vornehmen:

Ersetzen durch die Berechtigung des Zielordners: Die Berechtigungen der kopierten Einträge
werden durch die Berechtigungen des Zielordners ersetzt.

Bisherige Berechtigungen unverändert beibehalten: Die kopierten Einträge behalten die

bestehenden Berechtigungen.

Vom bisherigen Ordner vererbte Berechtigungen ersetzen, individuelle Berechtigungen

beibehalten: Die Berechtigungen der kopierten Einträge werden durch die Berechtigungen des
Zielordners ersetzt. Berechtigungen, die nicht vom Ursprungsordner vererbt wurden, bleiben
erhalten.

Benutzer im Feld "Abgelegt von" und "Bearbeiter" beibehalten: Die eingetragenen Benutzer in
den Feldern Abgelegt von und Bearbeiter werden von den Originaleinträgen übernommen.

Veränderungen überwachen

Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen

Mit dieser Funktion können Sie Änderungen an einem Dokument oder Ordner nachverfolgen.
Erstellt ein anderer Benutzer eine neue Version des überwachten Dokuments oder fügt ein
anderer Benutzer einen Eintrag im überwachten Ordner hinzu, erhalten Sie eine
Benachrichtigung im Funktionsbereich Aufgaben.

Information
86 ELO Java Client

Wenn Sie einen Ordner überwachen, werden Sie informiert, sobald ein anderer Benutzer
ein neues Dokument oder einen neuen Unterordner in diesem Ordner anlegt. Die
Überwachung zeigt keine Veränderungen in Unterordnern an. Um Veränderungen in
einem Unterordner zu überwachen, müssen Sie für den Unterordner eine neue
Überwachung erstellen.

Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:

• Name: Geben Sie einen Namen für den überwachten Eintrag ein. Voreingestellt ist der
Name des ausgewählten Eintrags.
• Prio: Legen Sie die Wichtigkeit der Überwachung fest: A (= hoch), B (= mittel) oder C (=
niedrig). Anhand der Priorität kann die Aufgabenliste sortiert bzw. gefiltert werden.
• Info: Tragen Sie hier einen Hinweistext ein, der in Ihrem Aufgabenbereich erscheint.

Benachrichtigungen erkennen Sie am Kamerasymbol.

Um die Benachrichtigung wieder aus Ihrer Aufgabenansicht zu entfernen, markieren Sie die
Benachrichtigung und wählen im Menüband Verwalten > Löschen.

Übersicht Überwachungen

Eine Übersicht Ihrer Überwachungen öffnen Sie über Menüband > Verwalten > Übersichten. Hier
können Sie die Überwachungen bearbeiten oder beenden.

Um eine Überwachung einzurichten, nutzen Sie die Funktion Veränderungen überwachen

(aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen).
87 ELO Java Client

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Dialog Übersicht Überwachungen zur Verfügung:

• Gehe zu: Öffnet den Ablageort des ausgewählten Eintrags

• Zur Ansicht öffnen: Öffnet das jeweilige Dokument in einer externen Anwendung

• Überwachung bearbeiten: Öffnet den Dialog Überwachung bearbeiten. In diesem Dialog

ändern Sie die Bezeichnung, die Priorität und den Hinweistext einer Überwachung, der in
Ihrem Aufgabenbereich erscheint.

• Überwachung beenden: Entfernt die gewählte Überwachung. Die Überwachung wird

zunächst rot markiert. Sobald Sie den Dialog mit OK schließen, wird die Überwachung
gelöscht. Wenn Sie den Dialog mit Abbrechen schließen, wird die Löschung verworfen.

Verlinken

Sie können Einträge (Ordner oder Dokumente), die miteinander in Beziehung stehen,
miteinander verlinken. Auf diese Weise gelangen Sie von einem Eintrag mithilfe der Verlinkung
direkt zu dem anderen Eintrag. Wenn zwei Einträge miteinander verlinkt sind, wird das Symbol
Verlinkung angezeigt.

Information

In der Layout-Ansicht Baum und Tabelle können Sie in der Tabelle die Spalte Verlinkung
einblenden. In dieser Spalte erscheint ebenfalls ein Verlinkungssymbol, wenn für einen
Eintrag eine Verlinkung vorliegt.

Vorgehen

1. Markieren Sie ein Dokument im Funktionsbereich Ablage.

2. Wählen Sie Menüband > Ansicht > Navigation > Verlinkung.

88 ELO Java Client

Der Dialog Verlinkung erscheint.

3. Markieren Sie ein zweites Dokument im Funktionsbereich Ablage und wählen Sie im
Dialog Verlinkung den Button Ausgewählte Einträge als Links hinzufügen (Pfeil nach
rechts).

Das zweite Dokument wird als Link hinzugefügt.

Folgende Funktionen stehen im Dialog Verlinkung zur Verfügung:

Gehe zu: Springen Sie zum jeweiligen Eintrag im Funktionsbereich Ablage.

Zur Ansicht öffnen: Öffnen Sie das jeweilige Dokument in einer externen Anwendung.

Vollverlinken: Ist ein Eintrag mit mehreren anderen Einträgen verlinkt, können Sie über diese
Funktion alle Einträge untereinander verlinken.

Untrennbarer Link: Der Link wird untrennbar mit dem gewählten Eintrag verbunden.
Untrennbare Links lassen sich nicht entfernen.

Entfernen: Löschen Sie einen markierten Eintrag aus der Liste der Links. Die Verlinkung der
Einträge wird aufgehoben.

OK: Um die Einträge zu verlinken und den Dialog zu schließen, wählen Sie OK .

Um eine bestehende Verlinkung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Verlinkung.

Dokumentendateien verschieben

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > System

Über die Funktion Dokumentdateien verschieben lassen sich Dateien, Dateiversionen,

Dateianbindungen und/oder Versionen von Dateianbindungen auf ein anderes Medium
verschieben (d. h. auf einen anderen Dokumentenpfad). Dabei bleibt die Ablagestruktur
erhalten.
89 ELO Java Client

Auswahl

Vorauswahl im Funktionsbereich Ablage: Zeigt an, welcher Ordner im Funktionsbereich Ablage

gewählt wurde.

Dokumentenpfade auswählen

Quellpfad: Geben Sie den Quellpfad an, falls Sie nur Dateien eines bestimmten Pfads
verschieben möchten.

Zielpfad: Bestimmen Sie den Zielpfad. Ist der gewünschte Zielpfad nicht vorhanden, muss er
über die ELO Administration Console angelegt werden.

Einstellungen

Datum von: Geben Sie das Datum an, ab dem verschoben werden soll.

bis: Geben Sie das Datum an, bis zu dem verschoben werden soll.

Referenzierte Dokumente auch verschieben: Ist diese Option aktiviert, werden Dokumente, für
die es Referenzen in ELO gibt, ebenfalls auf einen anderen Pfad verschoben.

OK: Um die Dokumentendateien zu verschieben, wählen Sie OK .

Schriftfarbe

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften

90 ELO Java Client

Mit dieser Funktion ändern Sie die Schriftfarbe eines markierten Dokuments oder Ordners.

Sortierung

Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Mit dieser Funktion ändern Sie die Sortierung innerhalb eines markierten Ordners. Über ein
Drop-down-Menü können Sie zwischen unterschiedlichen Sortierungen wählen.

Manuell sortieren

Ist die Option Manuell gewählt, lassen sich die Untereinträge im jeweiligen Ordner nachträglich
umsortieren.

1. Wählen Sie ein Anzeigeprofil aus, welches das Anzeigeelement Inhalt beinhaltet.

2. Klicken Sie auf den jeweiligen Ordner mit manueller Sortierung.

Optional: Falls noch nicht geöffnet, öffnen Sie das Anzeigeelement Inhalt.

3. Klicken Sie im Anzeigeelement Inhalt auf den Eintrag (Ordner oder Dokument), den Sie
verschieben wollen.

4. Verschieben Sie den Eintrag per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle.

Die Sortierung wird geändert.

91 ELO Java Client

Information

Weitere Sortieroptionen für Einträge in der Listen- und Kachelansicht finden Sie in der
Funktionsleiste.

Löschen

Tastaturbefehl: STRG + ENTF

Mit dieser Funktion löschen Sie

• im Funktionsbereich Ablage Einträge aus ELO

Achtung

Die Einträge (Ordner oder Dokumente) werden nicht final gelöscht. Sie werden
ausgeblendet und mit einer Löschmarkierung versehen. Diese Markierung
signalisiert der Administration, dass er die Einträge dauerhaft aus ELO entfernen
muss. Um Einträge vollständig und dauerhaft zu löschen, nutzen Sie die
Funktionen Gelöschte Einträge einblenden und Dauerhaft entfernen. Bis die
Einträge dauerhaft entfernt werden, können sie wiederhergestellt werden.

• im Funktionsbereich Aufgaben Workflows, Überwachungen und Wiedervorlagen

Es wird nur die Aufgabe gelöscht. Der dazugehörige Eintrag bleibt erhalten.

Beachten Sie

Dokumente, die sich in der Postbox befinden und noch nicht in ELO abgelegt wurden,
werden durch die Funktion Löschen permanent entfernt.

Ausblick

Mit der Funktion Verfallsdokumente löschen entfernen Sie Einträge, deren Aufbewahrungsfrist
abgelaufen ist aus ELO. Die Aufbewahrungsfrist geben Sie bei der Ablage in den Metadaten ein.

Gelöschte Einträge einblenden

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Löschen

Mit dieser Funktion aktivieren Sie die Anzeige gelöschter Einträge. Gelöschte Einträge sind
Einträge, die mit der Funktion Löschen entfernt und mit einer Löschmarkierung versehen
wurden. Die mit einer Löschmarkierung versehenen Einträge werden in ELO ausgeblendet.

Wenn Sie die gelöschten Einträge einblenden, wird hinter dem Namen der gelöschten Einträge
der Ausdruck [gelöscht] angezeigt. Über die Funktion Wiederherstellen, können Sie den
Löschvorgang rückgängig machen und die Löschmarkierung entfernen. Um gelöschte Einträge
permanent zu löschen, nutzen Sie die Funktion Dauerhaft entfernen.
92 ELO Java Client

Wiederherstellen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Löschen

Mit dieser Funktion entfernen Sie die Löschmarkierung von einem Eintrag in ELO. Damit können
Sie das Löschen eines Eintrags rückgängig machen. Dies ist nur möglich, solange der Eintrag
noch nicht dauerhaft entfernt wurde.

Um gelöschte Einträge wiederherzustellen, müssen Sie die Einträge zuerst wieder in ELO
einblenden. Nutzen Sie dafür die Funktion Gelöschte Einträge einblenden. Die Einträge werden
mit [gelöscht] vor der Kurzbezeichnung markiert. Wählen Sie einen mit [gelöscht] markierten
Eintrag aus und wählen Sie Wiederherstellen. Die Löschmarkierung wird entfernt.

Wenn Sie einen gelöschten Ordner wiederherstellen, können Sie unter Wiederherstellen ab
Löschdatum eine Datumsgrenze festlegen, ab der die im Ordner enthaltenen und gelöschten
Dokumente wiederhergestellt werden sollen.

Verfallsdokumente löschen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > System

Mit dieser Funktion können Sie Einträge löschen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Achtung

Die Einträge (Ordner oder Dokumente) werden nicht final gelöscht. Sie werden
ausgeblendet und mit einer Löschmarkierung versehen. Diese Markierung signalisiert der
Administration, dass sie die Einträge dauerhaft aus ELO entfernen muss. Um Einträge
vollständig und dauerhaft zu löschen, nutzen Sie die Funktionen Gelöschte Einträge
einblenden und Dauerhaft entfernen. Bis die Einträge dauerhaft entfernt werden, können
sie wiederhergestellt werden.

Information

Die Aufbewahrungsfrist legen Sie in den Metadaten im Tab Optionen fest. Ihr
Administrator kann in der ELO Administration Console eine Aufbewahrungsfrist
voreinstellen (Masken und Felder > Optionen der Einträge > Lebensdauer).

Nur Dokumente: Mit dieser Option werden nur Dokumente mit einer Löschmarkierung versehen,
deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Dokumente und Ordner: Mit dieser Option werden Dokumente und Ordner mit einer
Löschmarkierung versehen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
93 ELO Java Client

OK: Nach einem Klick auf OK werden die Löschmarkierungen entsprechend den ausgewählten
Optionen gesetzt.

Dauerhaft entfernen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > System

Achtung

Durch diese Funktion werden die mit einer Löschmarkierung versehenen Einträge
endgültig aus ELO entfernt. Es gibt keine Möglichkeit, die dauerhaft entfernten Einträge
wiederherzustellen. Beachten Sie, dass in diesem Zusammenhang auch ein
differenziertes Backup-Konzept nur eingeschränkt die Möglichkeit bietet, die gelöschten
Einträge wiederherzustellen.

Im Dialog Dauerhaft entfernen legen Sie fest, welche mit einer Löschmarkierung versehenen
Einträge dauerhaft aus ELO entfernt werden.

Gelöschte Einträge entfernen: Alle gelöschten Dokumente und Ordner werden dauerhaft aus ELO
entfernt.

Gelöschte Dokumentversionen und Versionen der Dateianbindung entfernen: Alle gelöschten

Dokumentversionen und gelöschten Versionen der Dateianbindung werden dauerhaft aus ELO
entfernt.

Löschdatum bis: Geben Sie hier ein Datum ein. Alle Einträge, die vor dem angegebenen Datum
gelöscht wurden, werden dauerhaft aus ELO entfernt.

Report zum Eintrag

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Mit dieser Funktion rufen Sie eine Übersicht mit Informationen zum aktuell markierten Eintrag
auf. Im Dialog Report konfigurieren legen Sie fest, welche Angaben die Übersicht enthält. Sie
können z. B. festlegen, welche Aktionen für den Report berücksichtigt werden oder auf welchen
Zeitraum sich der Report beziehen soll.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Anzahl der Einträge: Legen Sie fest, wie viele Einträge der Report maximal enthalten soll.

Datum: Geben Sie den Zeitraum ein, für den der Report erstellt werden soll.

Benutzer: Über das Feld Benutzer suchen Sie nach Benutzern und Gruppen. Sobald Sie anfangen
zu tippen, erscheint ein Drop-down-Menü mit möglichen Treffern. Wählen Sie den Benutzer bzw.
die Gruppe aus, auf den/die sich der Report beziehen soll.

Aktionen: Wählen Sie die Aktionen aus, die im Report aufgezeichnet werden sollen.

Alles auswählen: Hiermit selektieren Sie alle Aktionen.

Nichts auswählen: Hiermit deselektieren Sie alle Aktionen.

OK: Um den Report mit den neuen Einstellungen zu erstellen, wählen Sie OK .
94 ELO Java Client

Der Dialog Report erscheint.

Dieser Dialog enthält eine Übersicht der Aktionen, die für einen Eintrag ausgeführt wurden. In
der Spalte Aktionsname wird der Name der ausgeführten Aktionen angezeigt. Außerdem sehen
Sie, wann und von wem eine Aktion ausgeführt wurde.

Gehe zu: Über den Button Gehe zu springen Sie zum jeweiligen Eintrag.

Zur Ansicht öffnen: Über den Button Zur Ansicht öffnen öffnen Sie das jeweilige Dokument in
einer externen Anwendung.

Zwischenablage: Über den Button Zwischenablage kopieren Sie den im Dialog Report
markierten Bereich in die Zwischenablage. Auf diese Weise können Sie beispielsweise
Teilbereiche des Reports in ein externes Dokument speichern.

Details: Über den Button Details öffnen Sie den Dialog Details von. Der Dialog Details von listet
die Rechte und Gruppenzugehörigkeiten des Benutzers auf, der den jeweiligen Reporteintrag
ausgelöst hat.
95 ELO Java Client

Information

Der Dialog Details von steht nur für Reporteinträge mit dem Aktionsnamen Indexserver:
Anmeldung bzw. der Aktions-ID 501 sowie für Aktionen in Zusammenhang mit
Vertretungen zur Verfügung. Diese Aktion wird nur ausgewertet, wenn Sie einen Report
für die oberste Ebene des Repositorys durchführen und die Reporteinstellungen (Aktion
ELO öffnen) entsprechend gewählt wurden.

Optionen: Über den Button Optionen gelangen Sie zum Dialog Report konfigurieren. Im Dialog
Report konfigurieren nehmen Sie die Einstellungen für den Report vor.

Replikationskreise zuordnen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Der Replikationskreis ist ein Merkmal, das Sie einzelnen Einträgen zuweisen, um sie in ein
anderes Repository zu replizieren. Ein Replikationskreis steht für ein Repository.
Replikationskreise ermöglichen den Abgleich von Daten zwischen mehreren Standorten. Die
Replikationskreise müssen zuvor mit dem Modul ELO Replication erstellt worden sein.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation für ELO Replication.

Im Feld Replikationskreise sehen Sie, welche Replikationskreise dem Eintrag bereits zugeordnet
wurden. Um einen neuen Replikationskreis hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und
wählen Sie einen neuen Replikationskreis aus.

Beachten Sie
96 ELO Java Client

Replikationskreise werden in der Repository-Struktur aufwärts an die Parent-Ordner

vererbt. Um eine Vererbung zu verhindern, aktivieren Sie die Option Startpunkt für die
Replikation im Dialog Metadaten des Ordners, den Sie replizieren wollen.

In Volltext aufnehmen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt eines Dokuments in den Volltext aufnehmen. Das
Dokument muss über Volltextinformationen verfügen. Die Volltextinformationen werden in die
Volltextdatenbank geschrieben und werden bei der Suche nach Dokumenten verwendet.

Im Anzeigebereich können Sie sich den Dokumenteninhalt im Volltextmodus anzeigen lassen,

um den Text nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen.

Aus Volltext entfernen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Mit dieser Funktion entfernen Sie ein Dokument, das in den Volltext aufgenommen wurde, mit
seinen Textinhalten wieder aus der Volltextdatenbank. Das Dokument kann dann nicht mehr
über die Volltextsuche gefunden werden.

Beachten Sie

Diese Funktion steht auch zur Verfügung, wenn das markierte Dokument keine
Volltextinformationen enthält.

Einträge zählen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Eigenschaften

Über diese Funktion können Sie die Einträge im markierten Ordner zählen. Außerdem können
Sie das Speichervolumen der Einträge im markierten Ordner ermitteln.

Sie können festlegen, welche Einträge für die Zählung berücksichtigt werden sollen. Zudem
können Sie das Ergebnis als PDF-Datei speichern.

Sperre entfernen

Aufrufbar über: Menüband > Verwalten > Löschen

97 ELO Java Client

Wenn eine Person einen Eintrag zur Bearbeitung ausgecheckt hat, wird dieser Eintrag für die
Bearbeitung durch andere Personen gesperrt. Mit dieser Funktion entfernen Sie die Sperre von
einem Dokument oder Ordner. Als normaler Benutzer können Sie nur eigene Sperren entfernen,
als Administrator können Sie auch die Sperre von fremden Dokumenten entfernen.

Achtung

Das Entfernen einer Sperre kann zu Datenverlust oder dem Überschreiben von
Änderungen führen, wenn der Eintrag oder die Metadaten sich bei einem anderen
Benutzer in Bearbeitung befinden. Um ein zur Bearbeitung gesperrtes Dokument wieder
für alle Benutzer freizugeben, sollten Sie die Funktion Bearbeitung abbrechen im Dialog
Dokument einchecken verwenden.

Weitere Informationen zur Bearbeitung eines Eintrags finden Sie im Kapitel Eintrag bearbeiten.
98 ELO Java Client

Einträge teilen und ausgeben

Dokument versenden

Tastaturbefehl: STRG + M

Mit dieser Funktion versenden Sie das markierte Dokument als E-Mail-Anhang. Eine neue E-Mail
mit dem Dokument als Anhang öffnet sich in Ihrem E-Mail-Programm. Ergänzen Sie die
notwendigen Angaben und versenden Sie das Dokument.

Versenden als ELO Link

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe

Mit dieser Funktion versenden Sie den ausgewählten Eintrag als ELO Link. Eine neue E-Mail mit
dem ELO Link als Anhang öffnet sich in Ihrem E-Mail-Programm. Der Empfänger kann über den
ELO Link den Eintrag aufrufen. Dafür muss der Empfänger Zugriff auf ELO haben.

Versenden als PDF

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Versenden

Mit dieser Funktion konvertieren Sie ein Dokument in PDF. Eine E-Mail mit dem erzeugten PDF
als Anhang öffnet sich in Ihrem E-Mail-Programm.

Sie können das PDF mit oder ohne Anmerkungen (z. B. Haftnotizen) versenden. Wählen Sie die
gewünschte Option im Dialog Versenden als PDF aus.

Sie können in der Konfiguration (im Bereich Dialoge > Anmerkungen beim Versenden als PDF)
Ihre bevorzugte Einstellung festlegen (Nachfragen per Dialog, Anmerkungen nicht einbetten,
Anmerkungen immer einbetten).

Speichern als ELO Link

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Speichern

Mit dieser Funktion speichern Sie den markierten Eintrag als ELO Link im lokalen Dateisystem.
Mithilfe des ELO Links rufen Sie den Ablageort der Datei in ELO auf. Dadurch kann auch eine
andere Person direkt den Eintrag in ELO aufrufen. Die Person muss dafür Zugriff auf ELO haben.

Link Drag-and-drop

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Speichern

Wenn diese Funktion aktiviert ist, erzeugt ein Herausziehen von Einträgen aus ELO (Drag) eine
Linkdatei. Beim Fallenlassen am Zielort (Drop) wird ein Link erzeugt, der zu dem Eintrag in ELO
führt. Mit dieser Funktion können Sie zum Beispiel Verlinkungen auf den Desktop oder in eine E-
Mail legen.

1. Klicken Sie auf den Eintrag, für den Sie einen ELO Link erstellen wollen.

2.
99 ELO Java Client

Ziehen Sie den Eintrag mit gedrückter linker Maustaste an eine Stelle außerhalb des
Clients, z. B. auf Ihren Desktop.

3. Lassen Sie die Maustaste los.

Der ELO Link wird erstellt.

4. Klicken Sie auf den Link, um den entsprechenden Eintrag in ELO zu öffnen.

Externen Link erstellen

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Mit einem externen Link können Sie Dateien für Personen zur Verfügung stellen, die keinen
Zugriff auf ELO haben. Sie können den externen Link z. B. per E-Mail an Personen außerhalb
Ihres Firmennetzwerks senden. Über den Link können Personen die Dateien direkt
herunterladen.

Information für die Administration

Ohne weitere Konfigurationen steht die Funktionalität nur für Computer zur Verfügung,
die sich im selben Netzwerk oder in derselben Domäne wie der ELO Server befinden.
Informationen zur Aktivierung der Funktion für externe Geräte finden Sie in der
Dokumentation des ELO Servers.

Um den externen Link zu beschränken, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Verfügbar bis einschließlich: Zeitraum, in dem der Link extern verfügbar ist
•
100 ELO Java Client

Zeitlich unbegrenzt verfügbar

• Anzahl der Zugriffe beschränken auf

Um den Link zugänglich zu machen, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Per E-Mail versenden: Schicken Sie eine E-Mail mit dem externen Link auf das
freigegebene Dokument.
• In die Zwischenablage kopieren: Der externe Link befindet sich zur weiteren Verwendung
in der Zwischenablage. Er kann z. B. in einem HTML-Dokument verwendet werden.

Information

Haben Sie mehrere Dokumente ausgewählt, steht die Funktion In die Zwischenablage
kopieren nicht zur Verfügung.

Ein externer Link funktioniert auch noch, wenn der Eintrag, auf den er verweist, verschoben
wurde.

Ausblick

Sie können eine Übersicht aller externen Links aufrufen. Dort können Sie die externen Links
bearbeiten oder löschen.

Übersicht externe Links

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Der Dialog Übersicht der externen Links zeigt eine Übersicht aller Dokumente, für die ein
externer Link erstellt wurde. Sie können die externen Links bearbeiten und löschen.

Die Liste unterteilt sich in folgende Spalten:

•
101 ELO Java Client

Typ: Art des Dokuments

• Bezeichnung: Kurzbezeichnung des Dokuments, auf das der externe Link verweist.
• Erstellt am
• Verfügbar bis: Zeigt, bis zu welchem Zeitpunkt der externe Link verfügbar ist. Ist kein
Zeitpunkt angegeben, ist der Zugriff dauerhaft möglich.
• Zugriffe: Zeigt, wie viele Zugriffe auf den externen Link noch möglich sind. Ist keine
Anzahl eingetragen, sind unbegrenzt viele Zugriffe möglich. Mit jedem Aufruf des
externen Links reduziert sich die Anzahl der möglichen Zugriffe.
• Erstellt von

Der Dialog verfügt über folgende Buttons:

• Gehe zu: Springt zum jeweiligen Dokument

• Zur Ansicht öffnen: Öffnet das jeweilige Dokument in einer externen Anwendung
• Externen Link bearbeiten: Öffnet den Dialog Externen Link bearbeiten.
Dort können Sie die Einstellungen des gewählten externen Links ändern.
• Externen Link löschen: Entfernt den gewählten externen Link. Der externe Link wird
zunächst rot markiert. Sobald Sie den Dialog mit OK schließen, wird der Link gelöscht.
Wenn Sie den Dialog mit Abbrechen schließen, wird die Löschung verworfen.

Tabelle in Zwischenablage

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Speichern

Mit dieser Funktion kopieren Sie die aktuell ausgewählten Tabelleneinträge in die
Zwischenablage. Die Einträge können dann in ein geeignetes Programm eingefügt werden, z. B.
Microsoft Excel.

Alternativ aufrufbar über: Funktionsleiste > Darstellungsoptionen > Tabelle.

Dokument drucken

Tastaturbefehl: STRG + P

Mit dieser Funktion drucken Sie ein in ELO markiertes Dokument.

Metadaten drucken

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Drucken

Mit dieser Funktion können Sie die Metadaten zu einem markierten Eintrag drucken. Dabei
werden nur die Basisinformationen berücksichtigt, die auch im Tab Metadaten des
Anzeigebereichs angezeigt werden.

Weitere Informationen zu Metadaten finden Sie im Kapitel Wichtige Komponenten.

102 ELO Java Client

Dokument faxen

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Drucken

Mit dieser Funktion versenden Sie ein Dokument als Fax. Dafür wird der im Dialog Konfiguration
eingerichtete Faxdrucker verwendet (Menüband > Benutzermenü > Konfiguration > Technische
Voreinstellungen > Allgemein > Als Fax Drucker einstellen).

Information

Ist nur ein Drucker ohne Faxfunktion vorhanden, wird das Dokument gedruckt.

Export

Mit dieser Funktion exportieren Sie Ordner oder Dokumente aus ELO. Sie können auch das
gesamte Repository exportieren.

Information

Um das gesamte Repository zu exportieren, markieren Sie die oberste Ebene des
Funktionsbereichs Ablage.
103 ELO Java Client

Über diesen Dialog nehmen Sie die Einstellungen für den Dateiexport vor.

Exportziel

Im Bereich Exportziel sehen Sie, wenn bereits gewählt, den Zielpfad für den Exportdatensatz.

Auswählen: Öffnet den Dialog zum Auswählen des Zielpfads und zur Vergabe des Dateinamens.
Als Dateityp müssen Sie ELOEXP verwenden.

Auswahl

Im Bereich Auswahl sehen Sie, wie viele Elemente welches Typs (Ordner oder Dokument) Sie für
den Export ausgewählt haben.

Dokumente filtern

Im Bereich Dokumente filtern haben Sie die Möglichkeit, einzugrenzen, welche Dokumente Sie
exportieren.
104 ELO Java Client

Nach Datum: Ist diese Option aktiviert, legen Sie einen Zeitraum für das Dokumentendatum
oder das Ablagedatum fest. Nur Dokumente mit entsprechendem Datum werden exportiert.

Nach Maske: Ist diese Option aktiviert, wählen Sie über ein Drop-down-Menü eine oder mehrere
Masken aus. Nur Dokumente, die mit entsprechender Maske abgelegt wurden, werden
exportiert.

Exportumfang

Im Bereich Exportumfang legen Sie fest, welche Komponenten beim Export berücksichtigt
werden. Sie haben die Auswahl zwischen Ordnerstruktur mit Dokumenten, Nur Ordnerstruktur
und Nur Dokumente. Je nach Auswahl können Sie weitere Optionen für den Export wählen. Dazu
gehören beispielsweise Dateianbindungen, Stichwortlisten, Wiedervorlagen und die Option
Referenzen durch Originale ersetzen.

Ordnerstruktur mit Dokumenten: Ist diese Option aktiviert, werden alle Ordner und Dokumente
exportiert.

Nur Ordnerstruktur: Ist diese Option aktiviert, wird nur die Ordnerstruktur ohne Dokumente
exportiert.

Nur Dokumente: Ist diese Option aktiviert, werden nur die Dokumente ohne Ordnerstruktur
exportiert.

Leere Ordner: Ist diese Option aktiviert, werden leere Ordner ebenfalls exportiert.

Alle Dokumentversionen: Ist diese Option aktiviert, werden Dokumentversionen mit exportiert.

Dateianbindungen: Ist diese Option aktiviert, werden Dateianbindungen mit exportiert.

Stichwortlisten: Ist diese Option aktiviert, werden die Stichwortlisten mit exportiert, die in den
Metadaten der exportierten Einträge verwendet werden.

Beachten Sie

Beim Import werden eventuell bereits vorhandene Stichwortlisten im Ziel-Repository

überschrieben. Sind im Exportdatensatz und im Ziel-Repository identische Masken
vorhanden, prüfen Sie, ob Sie die Stichwortlisten mit importieren wollen.

Wiedervorlagen: Ist diese Option aktiviert, werden Wiedervorlagen mit exportiert.

Referenzen durch Originale ersetzen: Ist diese Option aktiviert, werden Referenzen beim Export
in jedem Fall durch die Originaldokumente ersetzt. Ist die Option deaktiviert, werden nur
Referenzen ersetzt, deren Originaldokumente nicht mit exportiert werden.

Verschlüsselte Dokumente entschlüsseln und exportieren: Berücksichtigen Sie mit dieser Option
auch verschlüsselte Dokumente.

OK: Startet den Export

Import

Mit dieser Funktion importieren Sie Daten in den Funktionsbereich Ablage.

105 ELO Java Client

Beachten Sie

Sie können nur Daten importieren, die zuvor aus einem ELO Repository exportiert
wurden.

Quelle

Auswählen: Um eine Quelle für den Import auszuwählen, wählen Sie hinter dem Feld Quelle den
Button Auswählen. Die Quelle muss eine ZIP- oder ELOEXP-Datei sein.

Importziel

Legen Sie das Importziel in ELO fest. Sie können entweder ein neues Ziel in ELO auswählen oder
den alten Ablageort aus dem Exportdatensatz übernehmen.

Auswählen: Um ein neues Importziel in ELO auszuwählen, wählen Sie im Bereich Importziel den
Button Auswählen.

aus Exportdatensatz übernehmen: Ist diese Option aktiviert, wird der Datensatz mit der
gleichen Struktur importiert, wie sie beim Export vorlag. Die jeweilige Struktur wird hinter der
Option angezeigt.

Methode

Für den Import stehen folgende Methoden für den Umgang mit GUIDs zur Auswahl:

Information

Ein Globally Unique Identifier (GUID) ist eine Zahl mit 128 Bit, die zur eindeutigen
Identifizierung von Dokumenten und Ordnern in ELO auf verteilten Computersystemen
genutzt wird.
106 ELO Java Client

GUIDs prüfen: Beim Import werden die GUIDs des Importdatensatzes mit den GUIDs in ELO
verglichen. Wenn identische GUIDs entdeckt werden, gibt es folgende Möglichkeiten:

• GUID neu vergeben: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden mit
neuen GUIDs importiert. Dadurch können Dubletten erzeugt werden.
• nicht importieren: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden nicht
importiert.
• als neue Version anlegen: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden
als neue Version der entsprechenden Einträge importiert.

GUIDs aller Einträge neu vergeben: Beim Import wird nicht überprüft, ob GUIDs bereits
vorhanden sind. Alle Einträge aus dem Importdatensatz werden mit neuen GUIDs importiert.
Dadurch können Dubletten erzeugt werden.

Optionen

Ablagedatum beibehalten: Um das Ablagedatum zu übernehmen, aktivieren Sie diese Option.

Stichwortliste importieren: Mit dieser Option können Sie Stichwortlisten aus dem Datensatz
importieren.

Dokumente erneut verschlüsseln: Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint eine Liste mit den
gefundenen Verschlüsselungskreisen. Um Einträge mit Verschlüsselungskreis verschlüsselt zu
importieren, geben Sie die entsprechenden Passwörter ein. Tragen Sie für einen
Verschlüsselungskreis kein Passwort ein, werden Einträge des entsprechenden
Verschlüsselungskreises unverschlüsselt importiert.

OK: Startet den Import

Paketabhängigkeiten

Wenn eine Quelle über Paketangaben verfügt, erscheinen in diesem Bereich ihre
Paketabhängigkeiten.

Die Quelle kann nur dann importiert werden, wenn alle angegebenen Paketabhängigkeiten in
ELO vorhanden sind.

Information

Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre Administration, falls Paketabhängigkeiten fehlen.

Paketabhängigkeiten prüfen: Sie können die Abhängigkeiten erneut prüfen, z. B. nachdem die
erforderlichen Pakete importiert wurden.
107 ELO Java Client

Einträge über die Postbox ablegen

Sie können Einträge über die Funktion Datei einfügen oder per Drag-and-drop im
Funktionsbereich Postbox einfügen und von dort in ELO ablegen.

Alternativ können Sie neue Dokumente über die Funktionen Seiten scannen oder Dokumente
scannen einscannen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Dokumente einscannen.

In der Postbox erscheint der Tab Ablegen mit zusätzlichen Funktionen für Einträge in diesem
Funktionsbereich.

Über Aktualisieren können Sie die Ansicht aktualisieren.

Über Löschen löschen Sie das ausgewählte Dokument endgültig aus der Postbox.

Sie können Dokumente in der Postbox mit den folgenden Funktionen bearbeiten und in ELO
ablegen.

Dokument bearbeiten

Tastaturbefehl: STRG + E

Mit dieser Funktion öffnen Sie das ausgewählte Dokument zur Bearbeitung in einem externen
Programm.

Speichern Sie Ihre Änderungen im externen Programm. Die Änderungen werden im Dokument in
der Postbox übernommen.

Metadaten bearbeiten

Über die Funktion Metadaten (aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen)
geben Sie Informationen über ein Dokument ein, um es standardisiert zu erfassen und über die
Suche auffindbar zu machen. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel Metadaten.

Mit der Funktion Metadaten löschen (aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband >
Ablegen > Bearbeiten) löschen Sie die Metadaten eines Dokuments im Funktionsbereich
Postbox. Sobald ein Dokument in ELO abgelegt wurde, können Sie die Metadaten nicht mehr
löschen, sondern nur noch bearbeiten.

Ablage in ELO

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen

Mit dieser Funktion legen Sie ein Dokument aus dem Funktionsbereich Postbox in ELO ab. Über
einen Auswahldialog wählen Sie den gewünschten Ablageort. Um sich nach der Ablage den
Ablageort anzeigen zu lassen, nutzen Sie die Funktion Gehe zu.
108 ELO Java Client

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Neuer Ordner: Mit dieser Funktion erstellen Sie einen neuen Ordner an der in ELO
markierten Stelle.
• Hinzufügen: Mit dieser Funktion erstellen Sie einen neuen Favoriten. Die Favoriten werden
im Bereich Favoriten aufgelistet und dienen der schnellen Auswahl eines Ablageorts.
• Löschen: Entfernt einen zuvor markierten Favoriten.

Automatische Ablage

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Ablage

Über diese Funktion kann ein Dokument automatisch in ELO abgelegt werden. Das Ablageziel
muss nicht manuell ausgewählt werden. Um die Funktion zu nutzen, muss das Dokument eine
Metadatenmaske zugewiesen bekommen haben, in der ein Indexaufbau definiert wurde.

Beachten Sie

Das Bearbeiten von Masken ist im ELO Java Client nicht möglich. Wenden Sie sich bei
Bedarf an Ihre Administration.

Serienablage

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Ablage
109 ELO Java Client

Mit dieser Funktion legen Sie mehrere Dokumente mit den gleichen Metadaten in ELO ab.

Voraussetzungen

In Ihrer Postbox befinden sich mehrere Dokumente ohne Metadaten.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Postbox.

2. Markieren Sie mehrere Dokumente mit gedrückter UMSCHALT-Taste.

3. Wählen Sie im Menüband Ablegen > Ablage > Serienablage.

Der Dialog Metadaten für neues Dokument erscheint.

4. Legen Sie die Einstellungen für die Serienablage fest. Hier können Sie mit Variablen z. B.
eine laufende Nummer (##) bei der Ablage vergeben.

Information

Die möglichen Variablen finden Sie in dem Tooltip unterhalb der Kurzbezeichnung
bzw. im Abschnitt Platzhalter.

5. Wählen Sie OK .
110 ELO Java Client

Der Dialog Serienablage erscheint.

6. Wählen Sie den Ordner in ELO aus, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

◦ Neuer Ordner: Mit dieser Funktion erstellen Sie einen neuen Ordner an der in ELO
markierten Stelle.
◦ Hinzufügen: Mit dieser Funktion erstellen Sie einen neuen Favoriten. Die Favoriten
werden im Bereich Favoriten aufgelistet und dienen der schnellen Auswahl eines
Ablageorts.
◦ Löschen
7.
Wählen Sie OK .

Ergebnis

Die Dokumente werden in ELO abgelegt.

Platzhalter

Folgende Platzhalter können in der Kurzbezeichnung und den anderen Feldern der Dokumente
bei der Serienablage verwendet werden:

Platzhalter Funktion Ergebnisbeispiel

Rechnung Sichler
#.# Der Dateiname wird eingefügt. Zählergebnis
Grenkeleasing
111 ELO Java Client

Platzhalter Funktion Ergebnisbeispiel

Rechnung
[Link]
#F# Der Dateiname wird mit der Dateiendung eingefügt.
Zä[Link]
[Link]
tif
#E# Die Dateiendung wird eingefügt. pdf
doc
11.07.2024 15:28
#D# Das Dateidatum und die Uhrzeit werden eingefügt. 26.06.2020 11:31
02.12.2019 18:03
1
## oder #1# Die Dokumente werden durchnummeriert, beginnend mit 1. 2
3
001
Die Dokumente werden dreistellig durchnummeriert,
#001# 002
beginnend mit 001.
003
Foto 1 png
Foto #1# Die Platzhalter können beliebig mit Text und untereinander
Foto 2 jpg
#E# kombiniert werden.
Foto 3 gif

Neue Version

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Ablage

Mit dieser Funktion erzeugen Sie aus einem Dokument aus dem Funktionsbereich Postbox eine
neue Version eines Dokuments im Funktionsbereich Ablage.

Information

Das Anlegen einer neuen Version für ein gesperrtes oder gelöschtes Dokument ist nicht
möglich.

Seiten anfügen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Ablage

Information

Alternativ lässt sich die Funktion aufrufen, wenn Sie eine TIFF- bzw. PDF-Datei per Drag-
and-drop auf ein TIFF- bzw. PDF-Dokument ziehen.

Mit dieser Funktion fügen Sie ein im Funktionsbereich Postbox markiertes TIFF- oder PDF-
Dokument einem Dokument im Funktionsbereich Ablage hinzu.

Vorgehen

1. Markieren Sie ein TIFF- oder PDF-Dokument im Funktionsbereich Postbox.

2.
112 ELO Java Client

Wählen Sie Ablegen > Ablage > Seiten anfügen.

Die Zwischenablage Seiten anfügen erscheint.

3. Wählen Sie im Funktionsbereich Ablage das TIFF- bzw. PDF-Dokument aus, an das die
Seiten angefügt werden sollen.

4. Um das Originaldokument am Anfang des Zieldokuments einzufügen, wählen Sie in der

Zwischenablage Vorne anfügen. Um das Originaldokument im Zieldokument hinten
anzufügen, wählen Sie in der Zwischenablage Hinten anfügen.

Ergebnis

Die Seiten werden angefügt.

Versenden in andere Postbox

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Übergabe

Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument an eine oder mehrere Personen versenden. Sie
können auswählen, ob nach dem Versenden eine Kopie des Dokuments in Ihrer Postbox bleiben
soll.

Barcode-Erkennung

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Bearbeiten

Die Funktion startet die automatische Auswertung von Barcodes. Um diese Funktion zu nutzen,
benötigen Sie das Modul ELO Barcode. ELO Barcode ermöglicht Ihnen die Auswertung von
Barcode-Informationen in Bilddokumenten, z. B. in eingescannten Rechnungen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ELO Barcode.

113 ELO Java Client

Dokumente einscannen
Mit der Funktion Einscannen (aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Neu >
Scannen) können Sie Dokumente direkt in den Funktionsbereich Ablage scannen. Nach dem
Scannen müssen Sie Metadaten für das Dokument eingeben. Abschließend wird das gescannte
Dokument im zuletzt ausgewählten Ordner in ELO abgelegt.

Beachten Sie

Es muss ein kompatibler Scanner angeschlossen und ausgewählt sein.

Alternativ können Sie im Funktionsbereich Postbox im Menüband > Tab Ablegen folgende
Funktionen nutzen:

• Seiten scannen: Mit dieser Funktion scannen Sie einzelne Seiten. Diese werden als
einzelne Dokumente im Funktionsbereich Postbox abgelegt.
• Dokument scannen: Mit dieser Funktion scannen Sie mehrere Seiten, die zu einem
Dokument zusammengefügt werden. Das gescannte Dokument wird im Funktionsbereich
Postbox angezeigt.

Weitere Informationen, wie Sie ein Dokument in die Postbox scannen und ablegen, finden Sie im
Kapitel Dokument einfügen.

Zusätzlich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung.

Seiten anfügen

Mit den Funktionen Seiten hinten anfügen und Seiten vorne anfügen (aufrufbar über:
Funktionsbereich Ablage > Menüband > Neu > Scannen) fügen Sie Seiten an ein bereits in ELO
abgelegtes TIFF-Dokument an. Dazu müssen Sie die Seiten einscannen.

Beachten Sie

Es muss ein kompatibler Scanner angeschlossen und ausgewählt sein. Um zu prüfen, ob

ein Scanner vorhanden ist und ausgewählt wurde, führen Sie die Funktion Scanner
auswählen über Menüband > Neu > Scannen aus.

Scanprofile

Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen oder Funktionsbereich Postbox > Menüband >
Ablegen > Scannen

Mit dieser Funktion öffnen Sie den Dialog Scanprofile. Dort definieren Sie Profile für das Scannen
von Dokumenten. In einem Scanprofil legen Sie z. B. fest, welche Auflösung verwendet werden
soll oder in welchem Format die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. Auf diese
Weise können Sie für jedes Ausgangsdokument ein passendes Scanprofil anlegen.

Über Scanprofile werden die spezifischen Eigenschaften von Dokumenten berücksichtigt, wie
z. B. Texte, farbige Abbildungen, Bilder in hoher Auflösung, verschiedene Formate usw.
114 ELO Java Client

Information

Im Dialog Scanprofile finden Sie auch die Funktion Trennseiten drucken. Mehr
Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Klammern (Trennseiten).

Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:

Vorhandene Scanprofile

Im Bereich Vorhandene Scanprofile erscheinen alle Scanprofile, die die gewählte Person bzw. die
gewählte Gruppe verwenden kann.

Neu: Erstellt ein neues Scanprofil

Löschen: Entfernt das ausgewählte Scanprofil

Trennseite drucken: Öffnet den Dialog Trennseite drucken. Im Dialog Trennseite drucken wählen
Sie, ob eine Trennseite mit horizontalem oder mit vertikalem Balken gedruckt werden soll.

Eine Trennseite benötigen Sie, wenn Sie mehrere Dokumente hintereinander einscannen. Eine
Trennseite markiert den Übergang zu einem neuen Dokument und sorgt dafür, dass die
Dokumente nach dem Scannen einzeln im Funktionsbereich Postbox abgelegt werden.

Name des Profils

Name: Über das Feld Name bestimmen Sie den Namen des gewählten Scanprofils.
115 ELO Java Client

Scaneinstellungen

Die nachfolgenden Einstellungen beziehen sich auf den Scanvorgang. Die Einstellungen lassen
sich erst dann bearbeiten, wenn Sie ein neues Profil erstellt oder ein vorhandenes Profil
ausgewählt haben.

Information

Die Einstellungen werden nicht von allen Scannern unterstützt.

Auflösung in dpi: Über das Drop-down-Menü Auflösung in dpi wählen Sie aus, mit welcher
Auflösung (dpi = dots per inch) der Scanvorgang erfolgen soll.

Farboptionen: Über das Drop-down-Menü Farboptionen wählen Sie, ob der Scanvorgang in Farbe,
Schwarz-Weiß oder in Graustufen erfolgen soll.

Leerseiten verwerfen: Ist diese Option aktiviert, werden leere Seiten nicht gescannt.

Automatische Papierzufuhr: Diese Option ist für Scanner gedacht, die über einen automatischen
Papiereinzug verfügen.

Automatisches Geraderücken: Ist diese Option aktiviert, werden schräg gescannte Seiten, nach
Möglichkeit, automatisch gerade ausgerichtet.

Duplex-Scan: Diese Option ist für Scanner gedacht, die automatisch Vorder- und Rückseiten
scannen können.

Helligkeit: Hier definieren Sie die Helligkeit des Scans.

Kontrast: Hier definieren Sie, wie stark der Kontrast des Scans ausfällt.

Schaltschwelle: Hier definieren Sie die Schaltschwelle für den Scanvorgang. Mit Schaltschwelle
ist der Wert gemeint, ab dem ein Pixel als schwarz bzw. weiß gewertet wird.

Seiten trennen

Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf den Umgang mit Trennseiten.

Trennseiten: Über das Drop-down-Menü wählen Sie, ob bzw. welche Trennseiten verwendet
werden sollen. Werden mehrere Dokumente direkt nacheinander gescannt, erkennt ELO die
einzelnen Dokumente anhand der Trennseiten.

Automatisch nach der folgenden Seitenzahl trennen: Wenn Sie diese Option aktivieren, trennt
ELO beim Scanvorgang die Dokumente anhand der eingestellten Anzahl an Seiten.

Zusätzlich lassen sich Trennseiten verwenden. Wird in diesem Fall eine Trennseite erkannt,
trennt ELO nach der Trennseite. Nach der Trennseite beginnt die Seitenzählung erneut.

Seitenformat

Folgende Einstellungen beziehen sich auf die zu scannenden Dokumente.

Seitengröße: Über dieses Drop-down-Menü stellen Sie ein, welches Papierformat verwendet
wird.
116 ELO Java Client

Maße in: Über dieses Drop-down-Menü stellen Sie ein, welche Maßeinheit für die Definition
eines benutzerdefinierten Seitenformats gelten sollen.

Scanausschnitt: Haben Sie im Drop-down-Menü Seitengröße die Option Benutzerdefiniert

gewählt, legen Sie über die Felder unter Scanausschnitt den Bereich fest, der beim Scannen
berücksichtigt wird.

Dokument speichern

Folgende Einstellungen beziehen Sie auf den Speichervorgang.

Speicherformat: Über dieses Drop-down-Menü wählen Sie, in welchem Dateiformat die

gescannten Dokumente gespeichert werden. Folgende Formate stehen zu Auswahl.

• TIFF: Schwarz-Weiß-Scans und Farbscans

• JPEG: Nur Farbscans
• PDF: Schwarz-Weiß-Scans und Farbscans

Kompression: Über dieses Drop-down-Menü wählen Sie, ob die gescannten Dokumente

komprimiert werden.

Qualität: Haben Sie im Drop-down-Menü Kompression die Option JPEG gewählt, können Sie die
Bildqualität bestimmen.

Scanprofil auswählen (Drop-down-Menü)

Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen oder Funktionsbereich Postbox > Menüband >
Ablegen > Scannen

Über das Drop-down-Menü wählen Sie ein Scanprofil für den nächsten Scanvorgang aus. Neue
Scanprofile erstellen Sie über die Funktion Scanprofile.

Scanner auswählen

Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen oder Funktionsbereich Postbox > Menüband >
Ablegen > Scannen

Mit dieser Funktion wählen Sie den Scanner, der verwendet werden soll. Es wird vorausgesetzt,
dass Sie mit mehreren Scannern arbeiten.

Seiten klammern

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen

Mit dieser Funktion fassen Sie mehrere im Funktionsbereich Postbox markierte TIFF- oder PDF-
Dateien zu einer mehrseitigen Datei zusammen.

Information

Anmerkungen auf den Dateien werden in das resultierende Dokument übernommen.

Vorgehen

1.
117 ELO Java Client

Klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste nacheinander auf die einzelnen Dokumente in der
Postbox.

Das oberste ausgewählte Dokument wird zur ersten Seite des neuen Dokuments.

2. Wählen Sie Seiten klammern.

Tastaturbefehl: STRG + K

Ergebnis

Die Einzelseiten werden zu einem Dokument zusammengefasst.

Ausblick

Mit der Funktion Seiten trennen können Sie ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten zerlegen.

Seiten trennen

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen

Tastaturbefehl: STRG + T

Mit dieser Funktion trennen Sie die Seiten eines mehrseitigen Dokuments im Funktionsbereich
Postbox. Die Seiten werden nummeriert als einzelne Dokumente im Funktionsbereich Postbox
abgelegt. Das Original wird entfernt. Die Funktion steht nur für mehrseitige TIFF- und PDF-
Dokumente zur Verfügung.

Klammern (Trennseiten)

Aufrufbar über: Funktionsbereich Postbox > Menüband > Ablegen > Klammern

Information

Die Funktion steht nur für TIFF- und PDF-Dateien zur Verfügung.

Information

Anmerkungen auf den Dateien werden in das resultierende Dokument übernommen.

Diese Funktion benötigen Sie beim Scannen von mehrseitigen Dokumenten. Um den Anfang
und das Ende eines Dokuments zu markieren, fügen Sie beim Scannen Trennseiten in den
Papierstapel ein.

Als Trennseiten können Sie leere Seiten oder mit einem schwarzen Balken versehene Seiten
verwenden. Die Trennseiten können Sie über Ablegen > Scannen > Scanprofile drucken.

Ist die Funktion Klammern (Trennseiten) aktiviert, werden die Trennseiten automatisch erkannt
und die Dokumente zwischen den Trennseiten werden zu mehrseitigen Dokumenten
zusammengefasst.

Für die Trennseiten können Sie zwischen zwei Klammeroptionen wählen:

• Klammern mit Balkentrennblatt

•
118 ELO Java Client

Klammern mit Leerseitentrennblatt

Die Einstellungen für die Klammeroptionen finden Sie im Menüband > Benutzermenü >
Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Trennseitenerkennung.
119 ELO Java Client

Einträge synchronisieren

Ordnersynchronisation

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Über die Funktion Ordnersynchronisation können Sie Daten aus einem ELO Ordner mit einem
externen Dateisystem oder einem mobilen Gerät synchronisieren oder eine Kopie des Ordners
erstellen. So können Sie beispielsweise alle notwendigen Dokumente zu einem externen Termin
mitnehmen und mögliche Änderungen anschließend wieder in ELO einspielen.

Voraussetzung: Sie müssen zuerst die Zuweisung zwischen ELO Ordner und externem Ordner
vornehmen über Ausgabe > Externe Anbindung > Ordner bereitstellen.

ELO prüft, ob sich Synchronisationsordner von bekannten Cloud-Anbietern auf Ihrem Computer
befinden. Dann werden diese Ordner als mögliche Gegenstücke für Ordner aus ELO angeboten.
Sie können auch selbst Paare von Synchronisationsordnern einrichten. Über diese Verbindung
werden Daten automatisch in beide Richtungen übertragen. Neben der Synchronisation von
Dokumenten ist es zudem möglich, Ordnerstrukturen abzubilden.

Von jedem internetfähigen Gerät ist es möglich, auf die Daten der Cloud Ihres Anbieters
zuzugreifen und Änderungen vorzunehmen. Sobald Sie sich wieder im ELO Java Client
anmelden, haben Sie die Möglichkeit, Änderungen oder neue Dateien nach ELO zu übertragen.

Achtung

Da die Synchronisation in beide Richtungen (bidirektional) ablaufen kann, erlaubt sie

auch Löschungen im Dateisystem des Computers.

Im Folgenden ist beschrieben, wie Sie mit der Ordnersynchronisation arbeiten, sobald
mindestens ein Ordnerpaar eingerichtet ist. Weitere Informationen zum Einrichten eines
Ordnerpaares finden Sie im Abschnitt Ordner bereitstellen.

Vorgehen

Wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe Anbindung > Ordnersynchronisation.

120 ELO Java Client

Der Dialog Ordnersynchronisation erscheint. Sie sehen die bisher eingerichteten Ordnerpaare
und den Status der letzten Synchronisation.

Der Dialog bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Starten (grünes Dreieckssymbol): Startet die Synchronisation für das jeweilige Ordnerpaar

Beachten Sie

Wenn Sie in den Einstellungen die Option Synchronisieren, ohne Metadaten aktiviert
haben und im Ordner auf dem Dateisystem eine Datei hinzufügen, muss der Dateiname
mit einem Plussymbol (+) beginnen, damit er bei der Synchronisation nach ELO
übertragen wird. Das Plussymbol im Dateinamen wird bei der Synchronisation
automatisch entfernt.

Einstellungen (Zahnradsymbol): Öffnet den Dialog Ordner hinzufügen. Dort können Sie die
Einstellungen des jeweiligen Ordnerpaares ändern. Wurden die Einstellungen eines Ordnerpaars
geändert, erscheint im Dialog Ordnersynchronisation ein oranger Balken vor dem jeweiligen
Ordnerpaar.

Löschen (X-Symbol): Entfernt das jeweilige Ordnerpaar

Information

Beim Löschen eines Ordnerpaars werden nicht die Ordner selbst gelöscht. Es wird
lediglich die Zuweisung aufgehoben.

Alle starten: Startet die Synchronisation für alle verfügbaren Ordnerpaare

121 ELO Java Client

Beachten Sie

Beim Löschen und Bearbeiten der JSON-Dateien gehen wichtige Verarbeitungsdaten der
synchronisierten Dateien verloren.

Ordner bereitstellen

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Über die Funktion Ordner bereitstellen können Sie einen ELO Ordner für eine Synchronisation
mit einem Ordner außerhalb von ELO einrichten oder eine Kopie speichern.

Um einen Ordner für die Synchronisation auszuwählen, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte.

1. Markieren Sie einen Ordner in ELO.

2. Wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe Anbindung > Ordner bereitstellen.

Im Dialog Ordner hinzufügen legen Sie den Zielordner im Dateisystem fest und nehmen
Einstellungen für die Übertragung vor.

ELO Ordner

Im Bereich ELO Ordner sehen Sie den ausgewählten Ordner in ELO.

122 ELO Java Client

Ziel im Dateisystem

Im Bereich Ziel im Dateisystem sehen Sie, welcher Ordner im Dateisystem als Ziel ausgewählt
ist. Über das Drop-down-Menü des Feldes Basisverzeichnis wählen Sie bereits verwendete
Pfade aus. Über den Button Neues Ziel weisen Sie einen anderen Ordner zu.

Information

Das Modul sucht automatisch nach Cloud-Ordnern der Anbieter: Leitz Cloud, Dropbox,
Google Drive, Microsoft OneDrive, GMX MediaCenter, [Link] Online-Speicher und
SpiderOak Hive. Wird ein solcher Ordner im Dateisystem des Rechners erkannt, trägt ELO
in Basisverzeichnis den gefundenen Pfad automatisch ein.

Optionen für die Übertragung

Im Bereich Optionen für die Übertragung wählen Sie aus, mit welchen Einstellungen die
Synchronisation ausgeführt werden soll. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:

Synchronisieren, mit Metadaten: Die oben ausgewählten Ordner werden synchronisiert. Pro
synchronisiertem Eintrag (Ordner oder Dokument) wird eine zusätzliche Datei im Dateisystem
gespeichert. Diese zusätzliche Datei speichert die Metadaten des synchronisierten Eintrags im
JSON-Format.

Synchronisieren, ohne Metadaten: Die oben ausgewählten Ordner werden synchronisiert. Dabei
werden nur die Dokumente und Unterordner ohne Metadaten abgeglichen. Wenn Sie im Ordner
auf dem Dateisystem eine Datei hinzufügen, muss der Dateiname mit einem Plussymbol (+)
beginnen, damit er bei der Synchronisation nach ELO übertragen wird. Das Plussymbol im
Dateinamen wird bei der Synchronisation automatisch entfernt.

Als Kopie speichern, ohne Metadaten: Die Option Als Kopie speichern bewirkt, dass auf dem
Windows-Dateisystem eine 1:1-Kopie des Ordners ohne Metadaten (GUID,
Maskeninformationen) gespeichert wird.

Automatisch beim Start von ELO: Setzen Sie das Häkchen bei Automatisch beim Start von ELO,
findet bei jedem Start von ELO ein Datenabgleich zwischen Basisverzeichnis und ELO Ordner
statt.

Beachten Sie

Eine zu hohe Anzahl von zu synchronisierenden Ordnern verzögert alle weitere Prozesse
beim Start von ELO. Diese Funktion ist daher nicht für umfangreiche Verzeichnisse zu
empfehlen, die sich selten ändern. Sinnvoll wäre, mehrere Ordnerpaare anzulegen und
nur für ausgewählte eine automatische Synchronisierung einzurichten.

Referenzen mit exportieren: Aktiveren Sie die Option Referenzen mit exportieren, um
Referenzen im Ordner ebenfalls für die Synchronisation zu exportieren.

Weitere Informationen

Um die Ordnersynchronisation zu starten, wählen Sie im Menüband Ausgabe > Externe

Anbindung > Ordnersynchronisation.
123 ELO Java Client

Mobile Geräte verwalten

Beachten Sie

Diese Funktion kann nicht mehr genutzt werden, da die App ELO Connect eingestellt
wurde.

Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Externe Anbindung

Mit dieser Funktion verwalten Sie die mobilen Geräte, die über die App ELO Connect Dokumente
an den ELO Java Client übertragen dürfen. Die Einrichtung einer Verbindung findet in ELO
Connect statt. Ein neues Gerät erscheint erst im Dialog Mobile Geräte verwalten, nachdem eine
Datenübertragung stattgefunden hat.

Sie können die mobilen Geräte umbenennen oder aus der Liste löschen.
124 ELO Java Client

ELO Assistant
Mit dem ELO Assistant können Sie erkannte Inhalte von Einträgen mithilfe von künstlicher
Intelligenz analysieren, bearbeiten oder in ELO weiterverwenden. Sie können den ELO Assistant
für Dokumente, Ordner und Business-Objekte verwenden. Hierbei greift der ELO Assistant nur
auf Einträge zu, für die Sie berechtigt sind.

Sie können vordefinierte Funktionen wählen oder eigene Fragen und Aktionen eingeben. Der
ELO Assistant verwendet für Anfragen und Antworten die Anzeigesprache von ELO.

Beachten Sie

Sie können für den ELO Assistant nur Sprachmodelle verwenden, die von administrativer
Seite für Sie konfiguriert wurden. Für die Administration steht die Dokumentation ELO
Pakete > KI-Prompts zur Verfügung.

Aufruf

Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie den ELO Assistant über den Button mit dem Funkeln-
Symbol.

Information

Sie können unter Benutzermenü > Konfiguration > Schnellzugriff auf Funktionen einen
Tastaturbefehl für den ELO Assistant festlegen.
125 ELO Java Client

Oberfläche

1 Sprachmodell auswählen: Dieses Drop-down-Menü erscheint nur, wenn Ihre Administration

mehrere Sprachmodelle hinterlegt hat und Sie über die Lizenz ELOenterprise verfügen. Sobald
Sie eine Anfrage absenden, ist das Modell für die Unterhaltung festgeschrieben. Der Tooltip des
Info-Icons zeigt das ausgewählte Modell während des Verlaufs an. Öffnen Sie den ELO Assistant
erneut, um über das Drop-down-Menü das Modell zu wechseln.

2 Eingabefeld: Stellen Sie eine individuelle Anfrage zum Dokument. Zudem können Sie nach
bereits hinterlegten Aktionen und Anfragen filtern. Während Sie tippen, werden Ihnen
Vorschläge angezeigt.

Information

Falls Sie mehrere Anfragen zum Dokument gestellt haben, können Sie mit den Pfeil-
Buttons zwischen dem Nachrichtenverlauf navigieren. Zudem können Sie nach der ersten
Anfrage über das Kopier-Symbol den vom Sprachmodell erhaltenen Text in die
Zwischenablage kopieren.

3 Aktionen: Bei Aufruf des ELO Assistants stehen nur Dokumente hinzufügen und Verwerfen zur
Verfügung. Nachdem Sie eine Unterhaltung begonnen haben, erscheinen weitere Aktionen.

4 Anfragen: Die Anfragen werden an das hinterlegte Sprachmodell gesendet. Im Standard

stehen fünf vordefinierte Anfragen zur Verfügung. Administrativ können weitere Anfragen
ergänzt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen sind möglich:

• Dokumente hinzufügen: Sie können weitere Dokumente hinzufügen, die bei Ihrer Anfrage
berücksichtigt werden sollen.
126 ELO Java Client

Information

Sie können immer nur ein Dokument im Auswahldialog auswählen. Möchten Sie
mehrere Dokumente hinzufügen, wählen Sie jedes Dokument einzeln über Suche
weitere Dokumente aus ELO aus.

Wenn Sie einen Ordner auswählen und den ELO Assistant öffnen, werden alle
Dokumente im Ordner unter Dokumente hinzufügen angezeigt.

• Daten speichern: Diese Aktion wird nur bei einer Metadatenextraktion angeboten. Sie
speichert die Werte in den Metadaten des Dokuments.

• Daten in Formular eintragen: Diese Aktion wird nur bei einer Metadatenextraktion
angeboten. Sie trägt Vorschläge in die Metadatenfelder des Dokuments ein.

• Suche starten: Löst mit dem Text der Antwort eine Suche in ELO aus. Die Aktion ist nur bei
kurzen Antworten sinnvoll. Sie kann z. B. für eine Kundensuche verwendet werden.

• Feed-Beitrag erzeugen: Hiermit kann zur Nachverfolgung dokumentiert werden, was

welche Person festgehalten hat. Der Feed-Beitrag ist nach einer Aktualisierung des
Funktionsbereichs sichtbar.

• Erneut versuchen: Falls die Antwort nicht zufriedenstellend ist, können Sie die Anfrage mit
dem gleichen Kontext nochmal an das Sprachmodell senden. Diese Aktion steht nur für
die letzte getätigte Anfrage zur Verfügung.

• Verwerfen: Alle Aktionen und Anfragen werden verworfen. Der ELO Assistant wird
geschlossen.

Anfragen

Vordefinierte Anfragen

• Einfache Sprache verwenden: Der Inhalt des Dokuments wird klar, verständlich und
zugänglich formuliert. Dies geschieht durch die Verwendung kurzer Sätze, einfacher
Wörter und den Verzicht auf Fachbegriffe oder komplexe Satzstrukturen.
• Erklär mir das: Die Anfrage bewirkt, dass der Inhalt des Dokuments prägnant und
strukturiert erklärt wird.
• Professionellere Sprache verwenden: Es wird ein formeller, sachlicher und präziser
Schreibstil verwendet. Es wird ein neutraler Ton gewählt, wie er in geschäftlicher und
akademischer Kommunikation üblich ist. Diese Anweisung hilft, Inhalte für professionelle
Zielgruppen aufzubereiten, z. B. für Berichte, offizielle Schreiben oder Präsentationen.
• Weiterschreiben: Fordert den ELO Assistant auf, einen begonnenen Text fortzusetzen.
Dabei orientiert sich das Sprachmodell am Stil, Ton und Inhalt des bisherigen Textes, um
eine konsistente und thematisch passende Fortsetzung zu erzeugen.
• Zusammenfassen: Weist an, den Text des Dokuments auf seine wesentlichen Inhalte zu
reduzieren. Hauptaussagen, Argumente und Ereignisse werden in komprimierter Form
dargestellt.

Beachten Sie
127 ELO Java Client

Falls der ELO Assistant keine dokumentspezifischen Antworten liefert, kann dies daran
liegen, dass nicht auf den Volltext des Dokuments zugegriffen werden kann. Überprüfen
Sie unter Metadaten > Optionen, ob die Option In den Volltext aufnehmen aktiviert ist.

Administrativ angelegte Anfragen

Es können administrativ weitere Anfragen ergänzt werden. Sie erkennen diese Art von Anfragen
am Funkeln-Symbol.

Beispiel: Kursteilnehmende in einer Liste ausgeben lassen

In unserem Szenario befinden wir uns in einer Studierendenverwaltung und möchten in einem
Dokument zur Kursplanung die Teilnehmenden erkennen lassen und auflisten. Hierfür wurde
hinter der Anfrage Kursteilnehmende ein Freitext-Prompt mit folgender Benutzeranfrage
angelegt:

Welche Studierenden nehmen an diesem Kurs teil? Liste sie mir in einer Tabelle auf.

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie analysieren möchten. In unserem Beispiel wählen wir
ein Dokument zur Kursplanung, in der Kursteilnehmende enthalten sind.
2. Wählen Sie die Anfrage (hier: Kursteilnehmende) im ELO Assistant aus.

Der ELO Assistant gibt die Antwort in der gewünschten Formatierung aus.

Metadatenextraktion

Der ELO Assistant kann Sie bei der Eingabe von Metadaten unterstützen. Sie können aus einem
Dokument Metadaten extrahieren und diese in den entsprechenden Feldern einer Zielmaske in
ELO speichern. Die Metadatenextraktion funktioniert nur mit Masken der Gen. 2.

Hierfür muss zuvor administrativ die Metadatenextraktion angelegt werden. Die Konfiguration
hierfür ist in der administrativen Dokumentation ELO Pakete > KI-Prompts beschrieben.

Sie erkennen diese Art der Abfrage an dem kombinierten Funkeln-Symbol mit einer Tabelle im
Hintergrund.

Beispiel 1: Extraktion der Kursdaten

Im folgenden Beispiel soll der ELO Assistant Kursdaten aus einem Dokument für eine
Kursplanung extrahieren. Daten sollen Feldern verschiedener Aspekte zugeordnet werden.

1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie Daten extrahieren möchten. In unserem Beispiel
wählen wir ein Dokument zur Kursplanung, in der Kursteilnehmende enthalten sind.

2. Wählen Sie die Anfrage zur Metadatenextraktion (hier: Kursdatenextraktion) aus.

Der ELO Assistant zeigt eine Tabelle mit allen hinterlegten Aspekten an und ordnet die
Werte den entsprechenden Feldnamen zu.

3. Überprüfen Sie, ob die Werte korrekt zugeordnet wurden. Falls Sie bestimmte Werte nicht
übernehmen wollen, deaktivieren Sie die jeweilige Checkbox.

4.
128 ELO Java Client

Wählen Sie die Aktion Daten speichern aus.

Die Werte werden in den Metadaten des Dokuments gespeichert.

Beispiel 2: Feldvorschläge als Metadaten eintragen

Im folgenden Beispiel soll der ELO Assistant Metadatenfelder mit vorgeschlagenen Werten
befüllen. Die Werte können dann nach Überprüfung gespeichert werden.

1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie Daten übernehmen möchten. In unserem Beispiel
wählen wir eine Rechnung, in der verschiedene Werte wie Bestelldatum, Name der Firma
und Rechnungsbetrag enthalten sind.

2. Wählen Sie zuerst die Anfrage zur Metadatenextraktion (hier: Rechnungsdaten

extrahieren) aus.

Der ELO Assistant zeigt die Felder der Aspekte an, zu denen extrahierte Inhalte gefunden
werden und ordnet die Werte den entsprechenden Feldern zu.
129 ELO Java Client

3. Wählen Sie die Aktion Daten in Formular eintragen aus.

Es erscheint die Information, dass der Metadatenvorschlag für das entsprechende

Dokument erfolgreich eingetragen wurde.

4.
130 ELO Java Client

Aktualisieren Sie den Funktionsbereich Ablage.

Die Metadatenfelder werden mit Vorschlägen befüllt. Die Vorschläge erkennen Sie an dem
Symbol mit der Doppeltilde (ungefähr gleich).

5. Überprüfen Sie die Feldvorschläge. Wählen Sie das Feld aus und drücken Sie die EINGABE-
Taste, um die Vorschläge jeweils zu übernehmen.
131 ELO Java Client

Die Felder mit den übernommenen Vorschlägen werden grün hervorgehoben und mit dem
Entspricht-Symbol gekennzeichnet.

6. Wählen Sie Metadaten speichern, um die Änderungen an den Metadaten vorzunehmen.