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Benutzerhandbuch

Workflow Modul

webEdition Software GmbH

Workflow Modul
Benutzerhandbuch

Standard 3.1
20. September 2005

© 2005 webEdition Software GmbH

Alle Rechte vorbehalten.

Printed in Germany

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nicht in irgendeiner Form mit irgendwelchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, mittels Fotokopie,
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Microsoft Windows and Explorer are trademarks of Microsoft Corporation. Macintosh and Apple are trademarks of Apple Computer
Inc. UNIX is a trademark of UNIX System Laboratories. All other trademarks are the property of their respective owners.
 5

Inhaltsverzeichnis
Über dieses Dokument 7

1 Workflow Modul: Einführung 11

Was ist das webEdition Workflow Modul? 11
Installation 11
Allgemeine Information und Navigation 12
Workflow Menü 12
Explorermenü des Workflow Moduls 13
Information-Fenster 14
Workflow Modul Hauptfenster 15

2 Der Workflow in der Theorie 17

Serielle und parallele Schritte 17
Verwaltung der Benutzer 18
Matrix-Aufbau des Workflows 18
Dokumentarten, die einem Workflow zugeordnet werden können 18
Rechte zum Erstellen und Bearbeiten des Workflows 19
Benutzerverwaltung (Standard Version) 19
Benutzerverwaltung PRO 19
Recht zur Veröffentlichung 20

3 Erstellen eines Workflows 21

Neuen Workflow anlegen 21
Schritte des Workflows festlegen 23
Bearbeitungszeit festlegen 24
Benutzer für den Workflow auswählen 24
Dokument in den Workflow einstellen 26
E-Mail Nachrichten innerhalb des Workflows nutzen 27
ToDo/Messaging Modul in einem Workflow nutzen 27
Status eines Dokumentes oder Objektes untersuchen 29
Information Ansicht 29
Logbuch 30
Funktion "Arbeitszeitüberschreitung" nutzen 31
Cronjob unter UNIX einrichten 31
Eine geplante Aufgabe unter Windows mit dem Task Scheduler 32

Index 1

Workflow Modul
6 Inhalt

Standard 3.1 20. September 2004

 7

Über dieses Dokument

Zweck dieser Dokumentation
Dieses Handbuch behandelt das webEdition Workflow Modul. Es gibt
Ihnen eine umfassende Übersicht über die Funktionen und eine Einführung
in alle Verfahren, die im Umgang mit dem Modul erforderlich sind.

Das Benutzerhandbuch ist in die folgenden Abschnitte aufgeteilt:

• Was ist das Workflow Modul?
• Wie wird das Modul installiert?
• Wie erstelle ich Workflows?
• Was ist ein Workflow?

Weitere Informationen zur Installation von webEdition und einzelnen

Modulen entnehmen Sie bitte der "Dokumentations-Referenz" auf Seite 8.

Zielgruppe
Dieses Handbuch ist für folgende Personen vorgesehen:
• Administratoren
• Redakteure

Version und Auflage der Dokumentation überprüfen

Die Version und Auflage dieser Publikation können Sie der Titelseite
entnehmen. Sie finden sie ebenfalls in der Fußzeile jeder geraden Seite.

Die ersten beiden Ziffern zeigen die Versionsnummer an. Die

Versionsnummer wird bei jeder neuen Release der Software erhöht.
Beispiel: die erste Auflage eines Dokumentes hat die Versionsnummer
01.01. Bei der nächsten Release der Software hat die erste Auflage des
Dokumentes die Versionsnummer 02.01.

Die zweiten beiden Ziffern indizieren die Nummer der Auflage. Die
Nummer der Auflage wird erhöht, sobald das Dokument inerhalb eines
Softwarezyklus´ überarbeitet und neu herausgegeben wird. So wäre die
zweite Auflage innerhalb eines Zyklus die 01.02.

Workflow Modul
8 Über dieses Handbuch

Dieses Dokument online beziehen

Die aktuellste Version dieses Handbuches finden Sie auf der webEdition
Homepage unter folgender URL:

[Link]

Die webEdition Benutzerhandbücher

Die Dokumentationsabteilung veröffentlicht Dokumentationen zu allen
neuen Features, Modulen oder Verbesserungen in webEdition.

Unseren Handbüchern können Sie detaillierte Informationen zu einzelnen

Modulen entnehmen, die Sie erworben haben, oder aber sich schon vor
dem Erwerb ein genaueres Bild über ein bestimmtes Modul machen. Alle
Dokumentationen sind im "portable document format" (.PDF) auf der
webEdition Homepage erhältlich.

Dokumentations-Referenz
Die komplette webEdition Dokumentation besteht aus folgenden
Benutzerhandbüchern:
• webEdition Benutzerhandbuch
• Banner/Statistik Modul
• Benutzerverwaltung
• DB/Objekt Modul
• Editor-PlugIn
• Export Modul
• Newsletter Modul
• Scheduler Modul
• Scheduler PRO Modul
• Shop Modul
• ToDo/Messaging Modul
• Benutzerverwaltung
• Benutzerverwaltung PRO
• Workflow Modul
• webEdition Tag-Referenz
• webEdition Installationguide
• Handbuch zur Demosite we_demo2

Was die Warnhinweise bedeuten

Es gibt zwei Arten von Warnhinweisen in webEdition Dokumentationen:
"Achtung" und "Vorsicht".

Standard 3.1 20. September 2004

 Über dieses Handbuch 9

Ein mit "Achtung" überschriebener Warnhinweis enthält wichtige

Informationen, um eine beschriebene Aufgabe korrekt ausführen zu
können.

"Vorsicht" weist auf mögliche Schäden an Ihrer Datenbank oder Software

hin, falls Sie eine beschriebene Aufgabe ausführen, ohne die
entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen ergriffen zu haben (Backup etc.).

Beispiele der Warnhinweise:

ACHTUNG Informationen benötigt, um Aufgabe auszuführen

Sie müssen...

VORSICHT Mögliche Beschädigung der Datenbank

CAUTION
Datenbank Warnung
Falls Sie diesen Schritt vollziehen, wird Ihre
Datenbank überschrieben.

Wie Eingaben, Reaktionen des Systems und we:tags dargestellt

werden
Benutzereingaben, Systemantworten und webEdition Tags (kurz: we:tags)
werden in diesem Dokument folgenden Konventionen entsprechend
dargestellt.

Befehle über das Web Interface

Befehle, die über einen Webbrowser durchgeführt werden, sind kursiv
dargestellt. Beispiel:

Klicken Sie auf speichern.

Menübasierte Befehle in einem Webbrowser werden ebenfalls kursiv

dargestellt. Befehle, die sich in Dropdown Menüs oder Untermenüs
befinden, sind durch eine Eingabeaufforderung (>) [Link]:

Wählen Sie Kunden > Neu aus dem Hauptmenü der Kundenverwaltung.

webEdition Tags und Code in Vorlagen (template code)

In webEdition Vorlagen (Templates) werden spezielle Befehle, sogenannte
we:tags verwendet. Es gibt we:Tags, die ein Endtag (z.B: <we:block></
we:block>) benötigen, die meißten benötigen aber kein Endtag (z.B.
<we:css />).Diese we:tags werden in der Schrift courier und in spitzen
Klammern dargestellt:

Workflow Modul
10 Über dieses Handbuch

ohne Endtag: <we:tag />

mit Endtag: <we:tag> ... </ we:tag>

Entnehmen Sie die genaue Syntax der einzelnen Tags bitte der webEdition
Tag Referenz.

Codebeispiele, die in webEdition Vorlagen zur Anwendung kommen,

werden ebenfalls in der Schriftart courier dargestellt:
<we:sessionStart/>
<we:ifRegisteredUser>
Hallo: <we:sessionField nachname="user name"
type="print"/><br>
Logged in
</we:ifRegisteredUser>

Attribute und Variablen

Attribute und Variablen werden in courier italic dargestellt. Beispiel:

<we:hidden name="attribute1">

Kundenservice
Für weitere Informationen zu webEdition besuchen Sie bitte unsere
Webseite oder wenden sich an unseren Kundendienst:
• Webseite:[Link]
• Email:
— Technischer Support: technik@[Link]
— Vertrieb: sales@[Link]
— Information/Hilfe: info@[Link]

Standard 3.1 20. September 2004

 11

1 Workflow Modul: Einführung

Dieses Kapitel führt Sie in das webEdition Workflow Modul ein. Folgende Themen
werden behandelt:
• Abschnitt 1.1 "Was ist das webEdition Workflow Modul?" auf Seite 11
• Abschnitt 1.2 "Installation" auf Seite 11
• Abschnitt 1.3 "Allgemeine Information und Navigation" auf Seite 12

ACHTUNG!
Das Workflow Modul benötigt die webEdition Benutzerverwaltung
(Standard oder PRO) sowie das ToDo/Messaging Modul. Installieren Sie
die Benutzerverwaltung Standard oder PRO, um das Workflow Modul
benutzen zu können.

1.1 Was ist das webEdition Workflow Modul?

Das webEdition Workflow Modul kontrolliert den Arbeitsfluss Ihres Unternehmens
bzw. Ihrer Redaktion. Es bildet die Arbeitsschritte während des Webseitendesigns und
der Pflege der Inhalte als Matrix ab und kontrolliert, ob die Dokumente den ihnen
zugewiesenen Workflow durchlaufen und dabei die Freigabebestimmungen eingehalten
werden. Der Workflow kann unbegrenzt seriell und parallel ausgebaut werden.

Das Workflow Modul benötigt das ToDo/Messaging Modul. Sobald ein Dokument in
den Workflow gegeben wird, wird automatisch ein entsprechendes ToDo generiert und
an den ersten Bearbeiter des Workflows gesendet. Durch den standardisierten Workflow
entfällt die Notwendigkeit der manuellen Berichterstattung mit E-Mail, Telefon oder
eigenen Berichtssystemen.

Das Workflow Modul ergänzt die Module Benutzerverwaltung (PRO) und

ToDo/Messaging.

1.2 Installation
Die Installation aller Module ist in der webEdition Installationguide beschrieben. Eine
.pdf Version dieses Handbuches finden Sie unter folgender URL:
[Link]

Hinweis: Sie können auch das webEdition "Live update tool" benutzen, das Sie auf
[Link] finden.

Workflow Modul
12 Workflow Modul: Einführung

1.3 Allgemeine Information und Navigation

Nach der Installation des Workflow Moduls erscheint Workflow als neuer Menüpunkt
im Module Menü (siehe Abb. 1).
Abb. 1 Das Module Menü

Wählen Sie Workflow aus dem Dropdownmenü. Der Workflow Startbildschirm öffnet
sich (siehe Abb. 2):
Abb. 2 Der Workflow Hauptbildschirm

1.3.1 Workflow Menü

Folgende Auswahlmöglichkeiten finden Sie im Workflow Menü (siehe Abb. 3):

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Workflow Modul: Einführung 13

Abb. 3 Das Workflow Menü

• Neu. Neuen Workflow erstellen.

• Speichern. Workflow abspeichern.
• Löschen. Workflow löschen.
• Logbuch leeren... Bestimmte im Logbuch gespeicherte Einträge löschen.
Jedes Dokument oder Objekt besitzt ein eigenes logfile. Diese Datenmenge kann im
Laufe der Zeit sehr groß werden. Mit Logbuch leeren können Sie die logfiles
komfortabel verwalten. So können alle logfiles vor einem bestimmten Datum
gelöscht werden. Mehr Informationen zu Logbüchern finden Sie unter Abschnitt 3.8
"Status eines Dokumentes oder Objektes untersuchen" auf Seite 29.
• Schließen. Workflow Modul beenden.

1.3.2 Explorermenü des Workflow Moduls

Ein Workflow ist ein eigenständiges Element, das einen bestimmten Prozess darstellt.
Diesen Prozess müssen andere Elemente wie Dokumente und Objekte aus webEdition
durchlaufen.

Der Inhalt dieser Dokumente bzw. Objekte ist für den Prozess des Workflows
unwichtig. Deswegen können jedem Workflow verschiedenste Dokumente/Objekte
zugeordnet werden. Theoretisch kann es so viele Workflows geben, wie Dokumente
oder Objekte vorhanden sind. Es ist jedoch sinnvoll, einzelnen Arbeitsbereichen,
Verzeichnissen, Dokument-Typen und Kategorien Workflows zuzuweisen, welche die
ihnen zugewiesenen Dokumente und Objekte durchlaufen müssen.

Im Explorermenü werden die einzelnen definierten Workflows wie Ordner abgelegt.

Man erkennt Sie an einem kleinen "w" in der rechten oberen Ecke des Ordnersymbols
(siehe Abb. 4).
Abb. 4 Das Explorermenü mit Workflows

Wenn Sie auf das "+"-Zeichen klicken, öffnet sich der Ordner mit allen Dokumenten /
Objekten, die sich gerade aktiv in diesem Workflow befinden, also noch nicht endgültig
veröffentlicht sind.

Workflow Modul
14 Workflow Modul: Einführung

Wenn sich keine Dokumente/Objekte im Freigabeprozess dieses Workflows befinden,

ist der Ordner leer.

1.3.3 Information-Fenster
In der Information Ansicht sehen Sie den Status des jeweiligen Dokumentes im
Workflow ein. Klicken Sie auf das entsprechende Dokument im Explorermenü. Die
Information Seite öffnet sich dann (siehe Abb. 5).
Abb. 5 Die Information Seite

Im Information-Fenster sehen Sie folgende Daten:

• Dateityp und -größe
• Datum der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung des Dokuments
• Lokalen Pfad und HTTP Pfad
• Workflow-Matrix.
Nähere Informationen zur Workflow Matrix finden Sie in Kapitel 2 "Der Workflow
in der Theorie" auf Seite 17.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Workflow Modul: Einführung 15

1.3.4 Workflow Modul Hauptfenster

Im Workflow Modul gibt es zwei Ansichten, die Sie über die Karteireiter erreichen
können:
• Eigenschaften. Ordnen Sie Verzeichnisse, Dokument-Typen, Kategorien oder
Objekte einem bestimmten Workflow zu.
Abb. 6 Das Eigenschaften-Fenster

• Übersicht. Die eigentliche Form des Workflows wird als Matrix definiert und die
Eigenschaften der einzelnen Stufen werden festgelegt.
Abb. 7 Das Übersicht-Fenster

Im Übersicht-Fenster sehen Sie vier Spalten:

— Stufe: Nummer des Schritts in der Abfolge des Workflows.
— UND / ODER: Boolsche Verknüpfung, um Bedingungen für parallele Schritte
zu definieren. Sobald mehr als ein Benutzer einem Schritt zugewiesen ist, wird
durch UND oder ODER die Bedingung der Veröffentlichung definiert:
UND: Alle definierten Benutzer müssen der Veröffentlichung des Dokumentes
zustimmen.

Workflow Modul
16 Workflow Modul: Einführung

ODER: Jeder der definierten Benutzer kann das Dokument veröffentlichen.

— Arbeitszeit (Std.): Zugewiesene Zeit (in Stunden) für die Aufgabe.
— Benutzer. Vorgesehener Bearbeiter der Aufgabe.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 17

2 Der Workflow in der Theorie

In diesem Kapitel erfahren Sie notwendiges Hintergrundwissen zum Erstellen eines
Workflow-Prozesses.

2.1 Serielle und parallele Schritte

Komplexe Vorgänge können im Arbeitsalltag in seriellen oder in einer Kombination aus
seriellen und parallelen Schritten vorliegen. Serielle Schritte erfolgen
aufeinanderfolgend, parallele gleichzeitig.

Parallele Schritte werden mit boolschen Operatoren verknüpft. Bei der UND Funktion
müssen alle mit UND verknüpften Personen das Dokument freigeben, bevor es zum
nächsten Schritt weitergeleitet wird. Bei der ODER Verknüpfung genügt die Freigabe
durch einen der mit ODER verknüpften Bearbeiter.

Zur Veranschaulichung hier ein Beispiel (siehe Abb. 8):

Abb. 8 Hypothetischer Workflow

Redaktion Qualitäts
Inhalt Kontrolle 1

Redakteur Chef-
UND ODER
redakteur

Bild- Qualitäts
Redaktion Kontrolle 2

Verfassen (1) Bearbeiten (2) QC (3) Veröffentlichen (4)

1. Verfassen: Der Redakteur schreibt einen Artikel und stellt ihn in den Workflow ein.
2. Bearbeiten: Das Dokument wird an die Redaktionen für den Inhalt und für die
Bilder weitergeleitet. Da in diesem Beispiel der Operator
UND

Workflow Modul
18 Der Workflow in der Theorie

benutzt wurde, muss sowohl die Redaktion für den Inhalt als auch die Redaktion
für die Bilder dem Artikel zustimmen, bevor das Dokument zum nächsten Schritt
weitergeleitet wird.
3. QC: In diesem Schritt muss nur eine der beiden Qualitätskontrollen zustimmen, da
der Operator
ODER
verwendet wurde.
4. Veröffentlichen. Bei diesem letzten Schritt liegt die Entscheidung allein beim
Chefredakteur. Der Chefredakteur weiß, dass alle vorhergehenden Schritte wie im
Workflow vorgeschrieben abgearbeitet sind. Nun kann er das Dokument
veröffentlichen.

2.1.1 Verwaltung der Benutzer

Außerdem kann man mit dem webEdition Workflow Modul festlegen, ob die Personen
in den einzelnen Freigabestufen selbst Änderungen am Dokument vornehmen dürfen
oder nicht. Wenn nicht, geht das Dokument wieder an den Anfang des Workflows
zurück und muss nach der Änderung wieder neu in den Workflow eingebracht werden.

Ebenso ist es möglich, bei jeder Stufe automatisch eine E-Mail an den Freigebenden zu
schicken, damit dieser weiß, dass er eine Freigabeaufgabe erhält.

2.2 Matrix-Aufbau des Workflows

Der Workflow ist wie eine n mal m Matrix aufgebaut.

Man kann theoretisch n verschiedene Stufen in serieller Richtung (parallel zur

Zeitachse) und m verschiedene Stufen in paralleler Richtung (senkrecht zur Zeitachse)
definieren. Der Workflow kann in beide Richtungen, parallel und seriell, erweitert
werden (siehe Abb. 9).
Abb. 9 Beispiel einer 3X2 Matrix

Seriell

Schritt 1a Schritt 2a Schritt 3a

Parallel

Schritt 1b Schritt 2b Schritt 3b

Zeit

2.3 Dokumentarten, die einem Workflow zugeordnet werden können

Zwei Arten von webEdition-Dokumenten können einem Workflow zugeordnet werden:
• Dokumente (webEdition-Seiten, HTML-Seiten)
• webEdition Objekte (aus dem Datenbank/Objektmodul)

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Der Workflow in der Theorie 19

Dokumente können zwei verschiedenen Workflowtypen zugeordnet werden:

• Verzeichnisorientierter Workflow: Der Workflow, den ein Dokument durchlaufen
muss, wird durch das Verzeichnis bestimmt, in dem es gespeichert wurde.
• Typorientierter Workflow: Der Workflow, den ein Dokument durchlaufen muss,
wird durch Dokument-Typ und/oder Kategorie bestimmt. Der Workflow gilt für alle
Dokumente dieses Dokument-Typs bzw. dieser Kategorie, unabhängig davon, in
welchem Verzeichnis sie gespeichert sind.

Der Workflow von Objekten ist immer an eine Objektklasse gebunden.

2.4 Rechte zum Erstellen und Bearbeiten des Workflows

Wie in der Einführung erwähnt, erfordert das Workflow Modul eine installierte
Benutzerverwaltung (Standard oder PRO). Je nach installierter Version der
Benutzerverwaltung stehen Ihnen abhängig von den vergebenen Rechten
unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

2.4.1 Benutzerverwaltung (Standard Version)

In der Benutzerverwaltung Standard ist nur der Administrator berechtigt neue
Workflows zu erstellen oder bestehende zu verändern.

2.4.2 Benutzerverwaltung PRO

Die Benutzerverwaltung PRO ermöglicht es Ihnen, jedem Benutzer die Rechte
zuzuweisen, einen Workflow zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. (siehe Abb.
10).
Abb. 10 Workflow-Rechte

Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung und zur Benutzerverwaltung PRO

entnehmen Sie bitte den entsprechenden Handbüchern, die Sie unter der folgenden
URL herunterladen können:
[Link]

Workflow Modul
20 Der Workflow in der Theorie

2.4.3 Recht zur Veröffentlichung

Folgende Benutzer haben das Recht, ein Dokument zu veröffentlichen:
• Benutzer, denen das Recht zur Veröffentlichung in der Benutzerverwaltung
eingeräumt wurde.

Hinweis: Wenn einem Benutzer gemäß der Benutzerverwaltung das Recht zur
Veröffentlichung eingeräumt wurde, kann er ein Dokument zu jedem beliebigen
Zeitpunkt veröffentlichen, was gleichzeitig den Workflow beendet

• der Benutzer an der letzten Position des Workflows.

Hinweis: Der Benutzer, der an der letzten Stelle des Workflows steht, kann
veröffentlichen, auch wenn dieses Recht nicht in der Benutzerverwaltung
vergeben wurde.

Ihre Möglichkeiten, die Veröffentlichungsrechte zu verwalten, variieren je nach der von

Ihnen installierten Benutzerverwaltung.

Die Benutzerverwaltung (Standard) bietet Ihnen die in Abb. 11 gezeigten

Verwaltungsmöglichkeiten. Sie müssen für jeden einzelnen Benutzer festlegen, ob er
Dokumente veröffentlichen darf. Dies geschieht, indem Sie bei dem entsprechenden
Benutzer die Checkbox Benutzer darf veröffentlichen aktivieren.
Abb. 11 Rechte zur Veröffentlichung in der Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung PRO eröffnet noch eine Reihe weiterer Kontrollmöglichkeiten

neben der Benutzer darf veröffentlichen Checkbox, wie Sie in Abb. 12 sehen können.
Abb. 12 Rechte zur Veröffentlichung in der Benutzerverwaltung PRO

Im folgenden Kapitel erstellen und managen wir nun Schritt für Schritt einen Workflow.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 21

3 Erstellen eines Workflows

Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
• "Neuen Workflow anlegen"
• "Schritte des Workflows festlegen"
• "Bearbeitungszeit festlegen"
• "Benutzer für den Workflow auswählen"
• "Dokument in den Workflow einstellen"
• "E-Mail Nachrichten innerhalb des Workflows nutzen"
• "ToDo/Messaging Modul in einem Workflow nutzen"
• "Status eines Dokumentes oder Objektes untersuchen"
• "Funktion "Arbeitszeitüberschreitung" nutzen"

3.1 Neuen Workflow anlegen

Prozedur 1 Neuen Workflow erstellen

Im Workflow Dropdownmenü in der Hauptansicht des Workflow Moduls

1 Klicken Sie auf Workflow > Neu.
oder
Klicken Sie auf den Button Neuer Workflow im Quickstart-Fenster (siehe Abb. 13).

Abb. 13 Neuen Workflow erstellen

Die Eigenschaften-Ansicht wird geöffnet (siehe Abb. 14).

Workflow Modul
22 Erstellen eines Workflows

Abb. 14 Eigenschaften-Ansicht des Workflows

2 Geben Sie im Textfeld Name den Namen Ihres neuen Workflows ein.
3 Im Bereich Typ wird definiert, welche Dokumente oder Objekte diesen Workflow
durchlaufen müssen, bevor sie veröffentlicht werden können. Es gibt drei Möglichkeiten:
Verzeichnisbasiert, Dokument-Typ bzw. Kategorienbasiert oder Objektbasiert.
a Wenn Sie einen Workflow des Types Verzeichnisbasiert erstellen wollen, führen Sie
folgende Schritte aus:
i Klicken Sie auf den Radiobutton neben Verzeichnisbasiert.
ii Klicken Sie auf den Hinzufügen Button. Wählen Sie im Dateimanager, der sich
daraufhin öffnet, die Dokumente und/oder Verzeichnisse, die den Workflow
durchlaufen müssen.
Alle Dokumente in diesem Verzeichnis müssen den Workflow durchlaufen, bevor
Sie veröffentlicht werden können.

Hinweis: Sie können in diesem Bereich einen bestehenden Workflow auch

später bearbeiten.
Um einen verzeichnisbasierten Workflow zu löschen, klicken Sie auf den
Papierkorb neben dem Verzeichnisnamen.
Um alle zu löschen, klicken Sie auf den Alle löschen Button.
b Wenn Sie einen Workflow des Types Dokument-Typ bzw. Kategorienbasiert erstellen
wollen, führen Sie folgende Schritte aus:
i Klicken Sie auf den Radiobutton neben Dokument-Typ bzw. Kategoriebasiert.
ii Wählen Sie einen Dokument-Typ aus dem Dropdownmenü.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Erstellen eines Workflows 23

iii Klicken Sie auf den Hinzufügen Button unter Kategorien. Das
Kategorien-Auswahlfenster wird geöffnet, in dem Sie eine Kategorie auswählen
können.

Hinweis: In diesem Bereich können Sie auch einen bestehenden Workflow zu

einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.
Klicken Sie auf den Papierkorb, um eine Kategorie zu löschen oder auf Alle
löschen, um alle Kategorien aus dem Workflow zu entfernen.
c Für einen Workflow des Typs Objektbasiert führen Sie die folgenden Unterschritte aus:
i Klicken Sie auf den Objektbasiert-Radiobutton.
ii Um Objekte in den Workflow aufzunehmen, klicken Sie auf Hinzufügen unter
Klassen.
Das Fenster mit den Objekt Klassen wird geöffnet. Wählen Sie hier die Klasse des
Objekts.

iii Klicken Sie auf Hinzufügen unter Kategorien. Das Fenster für die Auswahl der
Kategorie wird geöffnet. Wählen Sie die Kategorie des Objekts.

Hinweis: Der Workflow kann zu einem späteren Zeitunkt hier bearbeitet

werden.
Klicken Sie auf den Papierkorb um einzelne Klassen zu löschen bzw. auf Alle
löschen, um alle Kategorien aus dem Workflow zu entfernen,

3.2 Schritte des Workflows festlegen

Prozedur 2 Schritte für einen neuen Workflow festlegen

Die Ansicht Übersicht im Workflow Modul

1 Klicken Sie auf den Karteireiter Übersicht
Die Ansicht Übersicht wird sichtbar (siehe Abb. 15).

Abb. 15 Die Ansicht Übersicht

2 In der Ansicht Übersicht definieren Sie den Workflow als eine n X m Matrix, ebenso wie alle
Funktionen und Attribute. Um Ihrem Workflow Schritte hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt
vor:
a Um den Workflow um einen seriellen Schritt zu erweitern, klicken Sie auf das Plus "+"
Zeichen unten links.
Der Workflow ist nun um einen seriellen Schritt erweitert (siehe Abb. 17).

Workflow Modul
24 Erstellen eines Workflows

Abb. 16 Dem Workflow einen seriellen Schritt Hinzufügen

b Um den Workflow um einen parallelen Schritt zu erweitern, klicken Sie auf das Plus "+"
Zeichen oben rechts (siehe Abb. 17).

Abb. 17 Dem Workflow einen parallelen Schritt Hinzufügen

3.3 Bearbeitungszeit festlegen

Nach der Definition der Arbeitsschritte des Workflows weisen Sie nun den einzelnen
Arbeitsschritten Bearbeitungszeiten zu.
Prozedur 3 Arbeitszeit bestimmen

1 Geben Sie in der Ansicht Übersicht (siehe Abb. 15) in das Feld Arbeitszeit (Std.) die
vorgesehene maximale Bearbeitungszeit für diesen Schritt an. Dieser Wert steht für die
maximale Dauer, die das Dokument in diesem Schritt verweilen kann.
Wenn Sie hier beispielsweise 24 eingeben, verbleibt das Dokument maximal24 Stunden in
dieser Position des Workflows.
2 Falls das Dokument nach Ablauf der angegebenen Zeit zum nächsten Schritt
weitergegeben werden soll (ungeachtet des Status der Bearbeitung), aktivieren Sie die
Checkbox Nächste Stufe. Ist diese Option nicht aktiv, wird das Dokument nach Ablauf der
Zeit einen Schritt nach oben zurückgesetzt.

3.4 Benutzer für den Workflow auswählen

Mit der folgenden Vorgehensweise ordnen Sie den einzelnen Schritten eines Workflows
Benutzer zu.

ACHTUNG!
Nur Benutzer, die in der webEditon Benutzerverwaltung (Standard oder
PRO) registriert sind, können Dokumente veröffentlichen.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Erstellen eines Workflows 25

ACHTUNG: Benutzerbeschränkungen
Falls ein Benutzer, der nicht Teil des Workflows ist, versucht, ein
Dokument aus dem Workflow zu öffnen, wird ihm der Zugriff
verweigert. Ein nicht dem Workflow zugeordneter Benutzer hat nur
Lese- aber keine Schreibrechte.

CAUTION
Gefahr der Aussperrung
Der Ersteller des Workflows ist nicht automatisch
Mitglied des Workflows. Nach dem Einstellen des
Dokumentes in den Workflow ist eine Bearbeitung des
Dokumentes nicht mehr möglich. Hat der Benutzer
allerding das Recht zu veröffentlichen, kann er das
Dokument sofort veröffentlichen.

Prozedur 4 Benutzerauswahl im Workflow

In der Ansicht Übersicht

1 Klicken Sie in der Ansicht Übersicht (siehe Abb. 15) auf Auswählen neben dem
Benutzerfeld, um einen Benutzer auszuwählen.
Ein Fenster mit den Namen der verfügbaren Benutzer wird geöffnet (siehe Abb. 18).

Abb. 18 Benutzerauswahl-Fenster

2 Klicken Sie auf den gewünschten Benutzernamen in der Liste.

Hinweis: Wenn Sie keinen Benutzer in einem parallelen Schritt hinzufügen möchten,
können Sie das entsprechende Feld leer lassen. Seriell muss immer ein Benutzer
ausgewählt sein.
3 Klicken Sie auf OK.
Der ausgewählte Benutzer erscheint jetzt im Workflow.

4 Wählen Sie (falls benötigt) weitere Benutzer aus, indem Sie die Matrix mithilfe der Plus
Buttons vergrößern und die Benutzer den entsprechenden Schritten im Workflow zuordnen.

Workflow Modul
26 Erstellen eines Workflows

Abb. 19 Benutzer in einem Workflow

5 Wenn Sie einem Benutzer die Möglichkeit geben wollen, das mit dem Workflow verknüpfte
Dokument oder Objekt zu bearbeiten, aktivieren Sie die Bearbeiten-Checkbox. Ist die
Bearbeiten-Checkbox deaktiviert, kann der Benutzer keine Veränderungen vornehmen.
6 Wenn der Benutzer eine E-Mail erhalten soll, sobald ein neues Dokument/Objekt den
Workflow erreicht hat oder ihm ein ToDo zugeteilt wurde, aktivieren Sie die E-Mail
verschicken Checkbox. Die E-Mail wird an die in der Benutzerverwaltung (Standard oder
PRO) hinterlegte Adresse verschickt.
Die E-Mail wird stets an die Person verschickt, die an nächster Stelle im Workflow steht.

ACHTUNG!
Das Veröffentlichungsrecht wird immer durch die Benutzerverwaltung (PRO)
kontrolliert. Der oder die letzten Benutzer in der Hierarchie haben allerdings stets das
Recht zur Veröffentlichung, auch wenn dieses Recht nicht ausdrücklich in der
Benutzerverwaltung (PRO) vergeben wurde. Darüberhinaus kann ein Benutzer, falls
er in einer vorhergehenden Stufe des Workflows das Recht zu veröffenlichen hat, das
Dokument veröffentlichen, wenn es in seinem Arbeitsbereich liegt.

7 Speichern Sie den Workflow durch einen Klick auf den Speichern Button unten links (siehe
Abb. 20).

Abb. 20 Workflow speichern und aktivieren

8 Aktivieren Sie die Workflow ist aktiv Checkbox, um den Workflow in Kraft zu setzen (siehe
Abb. 20).
Falls der Workflow nicht aktiviert wird, kann er zwar abgespeichert werden, ist aber noch
nicht in Kraft für die entsprechenden Dokumente/Objekte. Diese können immer noch auf
herkömmliche Weise veröffentlicht werden. Ein inaktiver Workflow wird in roter Schrift
dargestellt.
Nach der Aktivierung können alle zugeteilten Dokumente nur nach Durchlaufen des
Workflows veröffentlicht werden. Ein aktiver Workflow wird im Workflow Explorermenü in
schwarzer Schrift dargestellt. Nur der Benutzer an letzter Stelle des Workflows kann
veröffentlichen.
Die Prozedur ist hiermit abgeschlossen.

3.5 Dokument in den Workflow einstellen

Nach Installation des Workflow Modules können Sie im webEdition Hauptfenster in
der Ansicht Bearbeiten ein Dokument in den Workflow einstellen.
Prozedur 5 Benutzen der Option In Workflow

1 Klicken Sie auf den In Workflow Button, um das Dokument oder Objekt in den Workflow
einzustellen.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Erstellen eines Workflows 27

Das Fenster Dokument in Workflow erscheint (siehe Abb. 21).

Abb. 21 Das Dokument in Workflow Fenster

2 Wählen Sie den gewünschten Workflow aus dem Dropdownmenü aus.

3 Im Textfeld Nachricht können Sie eine kurze Nachricht für die nächste Person im Workflow
einfügen.
Die entsprechende Person erhält Ihre Nachricht in ihrer ToDo / Messaging Liste.

4 Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Falls Sie nicht mit OK bestätigen, wird das Dokument/Objekt nicht in den Workflow
eingestellt. Sobald es in den Workflow eingestellt ist, erscheint es in roter Schrift im
Explorermenü.
Die Prozedur ist hiermit abgeschlossen.

3.6 E-Mail Nachrichten innerhalb des Workflows nutzen

Kommunikation ist bei der Benutzung eines Workflows sehr wichtig, da die Benutzer
über Ihre Rolle und Position innerhalb des Workflows informiert sein müssen. Dafür
gibt es zwei Möglichkeiten:
• Externes E-Mail System
• webEdition Messaging

Nachdem Sie ein Workflow eingerichtet haben (siehe KapitelAbschnitt 3.4 "Benutzer
für den Workflow auswählen" auf Seite 24), wählen Sie nun die Personen aus, die im
Rahmen des Workflows auf den verschiedenen Stufen das Dokument/Objekt
überprüfen, weiterleiten und schließlich freigeben dürfen. Sie können nun definieren,
ob ein Benutzer eine E-Mail erhalten soll (siehe Abb. 19). Nachdem ein Dokument in
den Workflow eingestellt wurde, wird vom System eine Standard E-Mail generiert, die
eine Textbox enthält, in der Sie Ihre Nachricht eintragen können. Die E-Mail Adresse
wird automatisch (gemäß der in der Benutzerverwaltung hinterlegten Adresse)
eingetragen und an die Person verschickt, die an der folgenden Position des Workflows
steht.

3.7 ToDo/Messaging Modul in einem Workflow nutzen

Das webEdition Workflow Modul benötigt das ToDo/Messaging Modul.

Das ToDo/Messaging Modul vereinfacht die Benachrichtigung der nächsten Person im

Workflow.

Workflow Modul
28 Erstellen eines Workflows

Nach der Installation des ToDo/Messaging Moduls erscheinen zwei neue Icons oben
rechts in webEdition (siehe Abb. 22):
Abb. 22 ToDo/Messaging Icons

• Briefumschlag. Er zeigt neue Nachrichten an.

• Häckchen. Es symbolisiert neue Aufgaben/ToDos.

Klicken Sie auf eines der Icons, um das ToDo/Messaging Modul zu öffnen.

Das ToDo/Messaging Modul wird wie eine private Mailbox verwendet. Die
Nachrichten und Aufgaben werden an einen bestimmten in der Benutzerverwaltung
angemeldeten Benutzer verschickt und sind auch nur von diesem einsehbar.

Nähere Informationen zum ToDo/Messaging Modul finden Sie im Das

ToDo/Messaging Modul Benutzerhandbuch unter folgender URL:
[Link]

Im Ordner ToDo befinden sich alle ToDos eines speziellen Benutzers. Wird ein
Dokument von einem Redakteur in den Freigabe-Workflow gegeben, erscheint bei der
nächsten Person (in der Reihenfolge des Workflows) in deren ToDo-Liste ein Eintrag.
Diese Person erkennt, dass sie einen neuen Eintrag hat, nach dem Einloggen im System.
Vor dem ToDo-Icon oben rechts steht nun eine Zahl in roter Farbe (siehe Abb. 23).
Diese Zahl symbolisiert die Anzahl unerledigter ToDos.
Abb. 23 Unbearbeitetes ToDo

Klicken Sie auf das ToDo Icon, um das ToDo/Messaging Fenster zu öffnen. Sie sehen
nun in der ToDo-Ansicht eine Liste der noch offenen Aufgaben. Sobald Sie auf eine
Aufgabe aus dem Workflow klicken, erscheint deren Beschreibung (siehe Abb. 24).
Abb. 24 ToDo Benachrichtigung

Es wird automatisch der korrekte Link angezeigt, der Sie direkt zu dem zu
bearbeitenden Dokument/Objekt weiterleitet. Klicken Sie auf diesen Link, öffnet sich
das Fenster mit dem entsprechenden Dokument/Objekt zur Bearbeitung.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Erstellen eines Workflows 29

Der Empfänger des ToDos hat folgende Möglichkeiten (siehe Abb. 25):
Abb. 25 ToDo ablehnen, weiterleiten oder bearbeiten

1. ToDo bearbeiten. Der Empfänger bearbeitet das Dokument/Objekt in der

geöffneten Bearbeiten Ansicht und wählt danach Speichern bzw. in Workflow.
2. Ablehnen. Mit einem Klick auf den Ablehnen Button wird das ToDo an den
Absender zurückgeschickt.
3. Weiterleiten. Mit einem Klick auf den Weiterleiten Button wird das ToDo an den
ausgewählten Empfänger weitergesendet.

Hinweis: Falls das Dokument/Objekt weitergeleitet oder zurückgewiesen wird,

erscheint in der Status Zeile ein Wert von 100% und das ToDo wird unter
Erledigt abgespeichert. Zurückgewiesene Dokumente/Objekte werden im
Zurückgewiesen Verzeichnis gespeichert.

3.8 Status eines Dokumentes oder Objektes untersuchen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Status eines Dokumentes/Objektes innerhalb eines
Workflows abzufragen:
• die Ansicht Information im Dokumente bzw. Objekte Hauptfenster.
• das Logbuch

3.8.1 Information Ansicht

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie den Status eines Dokumentes/Objektes
mithilfe der Information Ansicht abfragen können.
Prozedur 6 Status eines Dokumentes/Objektes im Workflow erfragen

Im Workflow Modul:
1 Gehen Sie in das Explorer Menü.
2 Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, dessen Status Sie untersuchen möchten.
Die Ansicht Information wird geöffnet (siehe Abb. 26). Am unteren Rand wird der Status des
Dokuments in einer Matrix dargestellt. Die Prozedur ist hiermit abgeschlossen.

Workflow Modul
30 Erstellen eines Workflows

Abb. 26 Die Ansicht Information

3.8.2 Logbuch
Das Logbuch ist ein Archiv aller Workflowaktivitäten. Es enthält Informationen über
alle bisherigen Workflows, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer zu welchem
Zeitpunkt welche Veränderungen an dem entsprechenden Dokument/Objekt
vorgenommen hat. Das Logbuch erreichen Sie, indem Sie in der Ansicht Information
(siehe Abb. 26) den Logbuch Button anklicken.

Das Logbuch enthält in tabellarischer Form die folgenden Informationen (siehe Abb.
27):
Abb. 27 Das Logbuch

• Aktion. Welche Aktion wurde mit dem Dokument/Objekt an dieser Stelle des
Workflows ausgeführt.
• Beschreibung. Eine Beschreibung der Aufgabe, die mit diesem Schritt verbunden
ist.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Erstellen eines Workflows 31

• Zeit. Der Zeitpunkt der Aktion.

• Benutzer. Die Person, die die Aktion ausführte.

3.9 Funktion "Arbeitszeitüberschreitung" nutzen

Diese Funktion informiert den Benutzer automatisch, wenn er die vorgesehene
Bearbeitungszeit für eine zugeteilte Aufgabe überschritten hat.

Dafür muss auf dem Server in regelmäßigen Zeitabständen (z. B. alle 10 Minuten) ein
PHP-Script aufgerufen werden. Dieses Script finden Sie unter
/webEdition/we/include/we_modules/workflow/[Link]

Bei Unix Servern realisiert man dies am besten mit einem "Cronjob", bei Windows
Servern mit dem "TaskScheduler".

Hinweis: Nicht alle Provider bieten Cronjobs bzw. TaskScheduler an. Vergewissern
Sie sich vorher bitte bei Ihrem Provider, ob Cronjobs bzw. TaskScheduler unterstützt
werden.

ACHTUNG
Falls Sie keinen Cronjob oder Taskscheduler starten können, steht
Ihnen die automatische Benachrichtigungsfunktion bei
Zeitüberschreitungen leider nicht zur Verfügung.

3.9.1 Cronjob unter UNIX einrichten

Voraussetzungen:
• Das Cron Programm muss auf dem Server vorhanden sein.
• Sie können ein PHP Skript via HTTP aufrufen (also z. B. ein textbasierter
Webbrowser oder ein HTTP Downloader).

Bei Unix Servern ist dies z. B. lynx, wget, curl o.ä.. Der Cronjob startet alle x Minuten
das Programm und übergibt ihm die URL des aufzurufenden PHP-Skripts. Das
Programm startet somit das PHP-Skript.

Das Einrichten eines solchen Cronjobs ist von Provider zu Provider unterschiedlich.
Viele Provider bieten dazu ein Web-Interface an. Wenden Sie sich hierfür an Ihren
Provider.

Bietet Ihr Provider telnet oder ssh Zugang oder haben Sie direkten Zugriff auf den
Server über ein Terminal, kann der Cronjob nach Prozedur 7 eingerichtet werden:
Prozedur 7 Einrichten eines Cronjobs auf einem UNIX Server

In einem UNIX Terminal Fenster

1 Geben Sie bei der UNIX Eingabeaufforderung
crontab –e ein.
Dieser Befehl öffnet den Standardeditor des Servers (üblicherweise vi Editor).

2 Geben Sie folgende Zeile ein:

Workflow Modul
32 Erstellen eines Workflows

0,10,20,30,40,50 * * * * Program
[Link]
we_modules/workflow/[Link]
Geben Sie für die Variable Program lynx, wget, curl oder den Namen eines anderen
text-basierten Browsers oder "HTTP-Downloaders" an, den Sie benutzen möchten.
Geben sie an Stelle der Variablen [Link] Ihren Domainnamen an.

Hinweis: In obigem Beispiel wird der Cronjob alle 10 Minuten ausgeführt.

3 Speichern Sie.
Die Prozedur ist hiermit abgeschlossen.

3.9.2 Eine geplante Aufgabe unter Windows mit dem Task Scheduler
Bei Windows Servern benötigt man ein Programm, welches das PHP-Script per HTTP
aufruft. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Internet Explorer oder andere
externe Programme (z. B. wget).

Hinweis: Wir empfehlen hierzu "wget für Windows", welches unter folgender URL
erhältlich ist: [Link]
Prozedur 8 Task erstellen unter Windows

Auf Ihrem Windows Desktop:

1 Klicken Sie auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung.
2 Klicken Sie auf Geplante Tasks.
Der Taskassistent wird geöffnet.

3 Klicken Sie auf Weiter.

Ein Dialogfeld wird geöffnet.

4 Wählen Sie in dem Dialogfeld das Programm aus, das Sie benutzen möchten (z. B.
[Link]).
5 Setzen Sie das zeitliche Intervall für den Task fest.
6 Geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort an und klicken Sie dann auf Weiter.
7 Aktivieren Sie die Checkbox Erweiterte Eigenschaften.
8 Klicken Sie auf Fertig stellen.
9 Öffnen Sie weget.
10 Geben Sie in weget die webEdition URL als Parameter ein.
[Link]
we_modules/workflow/[Link]
11 Klicken Sie auf den Zeitplan Karteireiter.
12 Klicken Sie auf Erweitert und definieren Sie die folgenden Optionen:
a Aktivieren Sie die Wiederholungsintervall Checkbox.
b Stellen Sie das Intervall ein (z. B. 10 Minuten).
c Stellen Sie die Dauer auf 24 Stunden.
d Klicken Sie auf OK.
13 Klicken Sie auf den Einstellungen Karteireiter und geben Sie an, nach welcher Zeit der Task
beendet sein muss (z. B. 1 Minute).
14 Klicken Sie auf OK.
Der Task ist jetzt definiert und gestartet. Er wird im Fenster Geplante Tasks angezeigt.

Standard 3.3.1 2. Mai 2005

 Index 1

Index
B
Bearbeitungszeit 24

D
Dokumentations-Referenz 8

P
parallele Schritte 17

S
serielle Schritte 17

T
Typografische Konventionen 9

W
webEdition
aktuelles Handbuch 8
Benutzerhandbücher 8
we:tags 9
Workflow 17
Workflow-Modul 11

Benutzerhandbuch
2 Index

Standard 3.1 27. Juli 2004

Workflow Modul
Benutzerhandbuch

Standard 3.1
20. September 2005
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